Diarienr: Y2016/3 Styrning av GUgemensamma system, 2016-09-12 processer och projekt Projektplan Styrning av GU-gemensamma system, processer och projekt (GUSPP) Planen är en överenskommelse mellan projektägare/beställare Stina Sundling/Jörgen Tholin och projektledare Katrin Skepp om projektets åtagande. Datum för beslut av dokumentet: 2016-08-30 Mall från Tieto PPS (ME001, 8.0.0) Sida: 1 (10)
Innehåll 1 Bakgrund och samband... 2 2 Mål... 3 3 Tidsplan, förutsättningar och resursbehov... 5 4 Budget och kalkyl... 7 5 Organisation... 7 6 Arbetsformer... 8 7 Risker och riskhantering... 9 8 Begrepp och förkortningar... 9 9 Bilagor och referenser... 10 Dokumenthistorik Ändring Filnamn Version Datum Första version, fastställd på styrgrupp Projektplan_GUSPP_10 1.0 2016-08-30 30 aug 2016 Text uppdaterad enligt beslut på styrgrupp 30 aug 2016 Projektplan_GUSPP_11 1.1 2016-09-12 1 Bakgrund och samband 1.1 Bakgrund Gemensamma förvaltningen (GF) har ansvar för förvaltning av många IT-system som utvecklas efter de behov verksamheten uttrycker och för möjliggörande för Göteborgs Universitet att leva upp till de krav som föreligger en statlig myndighet. Ett återkommande tema för diskussion inom GF:s olika områden och enheter är hur man ska bemanna samt finansiera systemförvaltning, utveckling samt processförvaltning. GF har via arbetsordning och delegationer ansvar för administrativa processer och stödprocesser på GU. Utvecklingsarbete av administrativa processer och stödprocesser sker ofta i samband med systembyte. Det finns olika sätt att bemanna roller i samband med processutveckling eller att fördela ansvar och befogenhet inom respektive roll. GF har även ansvar för att driva IT-relaterade förändringsprojekt. GF har en gemensam projektportfölj som förvaltas och följs upp av ett projektkontor. Projektkontoret rapporterar månadsvis till områdescheferna på GF. Inom projektstyrning har GF en stark och fungerande organisation. PIL-enheten bedriver bl.a. förvaltning av Göteborgs universitets (GU) Learning management system (LMS) GUL. De har även som uppgift att bedriva utvecklingsprojekt och genomföra piloter inom utbildningsnära stödsystem. PIL enheten har med anledning av INU projektet (PIL ansvariga) belyst frågan kring fortsatt systemförvaltning inkl. budgetering av de nya system som projektet tagit fram efter projektets avslut. PIL enheten uttrycker även ett behov av att hantera alla system som stödjer undervisning i ett objekt för att få bättre styrning. För IT-enheten innebär nuvarande hantering av systemförvaltning och projekt att det förs enskilda diskussioner med systemförvaltare respektive projektledare om resursproblematik utan Mall från Tieto PPS (ME001, 8.0.0) Sida: 2 (10)
möjlighet till samordning eller diskussioner om gemensamma prioriteringar. För att fånga upp alla resurser och aktiviteter har GF arbetat med att ta fram systemförvaltningsplaner för alla system. Systemförvaltningsplanerna börjar nu närma sig den kvalité som möjliggör att de kan användas som underlag för gemensamma beslut och prioriteringar. Om man dessutom utgår från PIL-enhetens förslag om att dela in grupperingar av olika system i objekt, skulle det kunna leda till gemensamma prioriteringar av befintliga och framtida resurser över alla system men främst inom respektive objekt. Förstudien för E-arkiv adresserar viktiga områden ställningstaganden för styrningen av GU-gemensamma systemen och bör därför integreras inom projektet Styrning av GU-gemensamma system, processer och projekt (from nu kallat projektet). 1.2 Samband med andra organisationer eller projekt Projektet är ett enskilt projekt bestående av tre delprojekt och ingår i Gemensamma förvaltningens projektportfölj, men finansieras 2016 utanför projektportföljens budget. Förstudien E-arkiv som startades våren 2016 hanteras av samma styrgrupp men som ett enskilt projekt med egen projektplan och budget. E-arkiv och projektet delar resurser samt har starka beroenden till varandra inom vissa leveranser. E-arkiv är främst beroende av att det finns en välfungerande förvaltningsorganisation med tydliga roller och ansvar samt en finansieringsmodell som styr hur kostnader av utveckling och förvaltning skall hanteras. Vissa leveranser har därav flyttats från E-arkiv till projektet. Synkning av projektplanerna utförs kontinuerligt mellan projektledarna och presenteras för styrgruppen. Inom INU projektet finns värdefull erfarenhet kring behovet av en väl fungerande styrning av system- och processförvaltning. Projektet INU, som PIL-enheten är ansvariga för, består av olika delprojekt som kommer att leverera bl.a. IT-system som behöver systemförvaltas av GU. PIL-enheten har till GF:s områdeschefer lyft frågor om vem som ska förvalta och vem som skall budgetera för de nya systemen när projektet är avslutat 2018. Projektet kommer att utgå, i sitt arbete med att definiera en styrmodell, från pm 3 modellen och anpassa den efter förutsättningarna på GU. pm 3 är en förvaltnings- och portföljstyrningsmodell som äga och utvecklas av På AB och som har blivit en de-facto standard i Sverige. Den utvecklas löpande genom akademisk forskning kombinerat med erfarenheter från På AB:s praktiska tillämpning i uppdrag och utbildningsinsatser. 2 Mål 2.1 Projektidé Projektet bidrar till bättre samordning och prioritering av verksamhetsbehov och resurser inom förvaltning (av system och process) och utveckling genom att definiera en gemensam styrmodell som ger ett helhetsperspektiv och därmed möjliggör styrning på en strategisk nivå. 2.2 Projektmål Utforma och implementera en styrning som möjliggör samordning och prioritering av verksamhetsbehov och resurser inom förvaltning (av processer och system) och utveckling på GF och PIL-enheten. Det i sin tur leder till att GF och PIL utifrån en helhet kan ta beslut på verksamhetsbehov som ger störst nytta för GU:s verksamhet och i linje med universitetets strategi. Konkreta projektmål: Mall från Tieto PPS (ME001, 8.0.0) Sida: 3 (10)
Utforma förslag och implementera GU s gemensamma styrmodell för systemförvaltning inkl. portföljstyrning, utveckling (projekt) och processförvaltning samt hur det påverkar befintlig organisation och beslutsforum (inom tex befintlig systemförvaltningsmodell) Utforma förslag och implementera ny finansieringsmodell gällande förvaltning (av process och system) och utveckling som synkar med styrmodellen o Utforma förslag på förvaltningsobjektarkitektur (FOA) inklusive övergripande beskrivning av förvaltningsobjekten och dess ingående komponenter inom IT (system) och verksamhet (processer, informationsobjekt) Utvärdera förslag på IT-systemstöd för styrmodell samt implementering 2.3 Projektmålets prioritering Prioritering 0,8 Resultat 0,1 Tidpunkt 0,1 Kostnad 2.4 Effektmål Effektmål Ökad utvecklingsgrad i förhållande till förvaltning Ökad verksamhetsnytta genom en etablerad styrning som kan prioritera rätt utvecklings- och förvaltningsaktiviteter Hur ska effekten mätas? Förbrukning av resurser i utveckling jämfört med förvaltning Kontinuerlig uppföljning att resultatet av utveckling leder till nytta När ska effekten mätas? Nollmätning 2016 Jämförelse slutet av 2018 Nollmätning 2016 Jämförelse slutet av 2018 Ansvarig / Utförare Förvaltare av styrmodell Förvaltare av styrmodell 2.5 Avgränsningar Projektet hanterar primärt administrativa- och stödprocesserna inom GF och PIL, det betyder att tex Universitets biblioteket och andra delar av universitetet inte är del av projektet. Detta projekt avslutas när styrmodellen är etablerad i organisationen. Dock avgränsar sig den här versionen av projektplan till fas1 av projektet som är att utforma ett förslag på styrningsmodell och dess ingående komponenter. Fas2, etablering av styrmodell, kommer beskrivas i ett senare skede i en uppdaterad projektplan. Denna projektplan beskriver inte förstudien E-arkiv. Allt som berör E-arkiv hanteras i en egen projektplan för förstudien. 2.6 Leveranser Nr Beskrivning av leverans Lev. datum Beslut i SG/datum 1.1 Delprojekt Förvaltningsobjekt: Förslag på förvaltningsobjektindelning 1.2 Delprojekt Finansmodell: Nulägesanalys gällande finansiering av system- och processförvaltning samt projekt på GF och PIL v42 2016 v42 2016 v42 2016 - Mall från Tieto PPS (ME001, 8.0.0) Sida: 4 (10)
1.3 Delprojekt Styrmodell: Förslag på systemstöd för styrmodell v46 2016 v46 2016 1.4 Förslag på förvaltande part, ägare av styrmodell v46 2016 v46 2016 1.5 Delprojekt Förvaltningsobjekt: Förslag på beslutade förvaltningsobjekt inkl. detaljbeskrivning bestående av ingående komponenter inom IT (system) och verksamhet (processer, informationsobjekt) 1.6 Delprojekt Styrmodell, Finansmodell: Förslag på styrmodell inkl. portfölj - och ekonomistyrning. Detta inkluderar även beskrivning av påverkan på befintlig organisation och beslutsforum. 1.7 Uppskattning av förvaltningskostnader för styrmodellen v50 2016 v50 2016 v50 2016 v50 2016 v50 2016 v50 2016 2.7 Förvaltande part Att definiera förvaltande part i organisationen inkl. förvaltningskostnad är en leverans i projektet. Det ingår också att planera och leda ev verksamhetsförändringar ihop med ansvariga linjeroller. 3 Tidsplan, förutsättningar och resursbehov 3.1 Projekttidsplan Mall från Tieto PPS (ME001, 8.0.0) Sida: 5 (10)
3.2 Resursbehov 3.2.1 Resurser, kompetens Generellt behov av resurser i projektet är personer med kompetens i ett eller flera av de områden som projektet kommer att arbeta med; systemförvaltning, projekt, projektportföljstyrning, verksamhetsprocesser, informationsmodellering, ekonomi samt förändringsledning. Kompetens kring hur GU fungerar som organisation och dess olika verksamheter är också en framgångsfaktor. 3.2.2 Projektgrupp Projektgruppen består av projektledaren och de tre delprojektledarna. Namn Katrin Skepp Maria Elmlund Gabriel Salvadores Maria Renman Organisation ITE MUST/ITE Verksamhetsstöd Konsult ITE 3.2.3 Referensgrupp Namn Organisation Ylva Waller Wridell Projektkontoret Kamilla Petersson Projektkontoret Johan Augustsson Processkontoret Anders Ideskog Processkontoret Marta Petrides ITE+ Fastighet Emma Breding Strömberg PIL-enheten Anna Bergsten Utbildningsenheten Jeanette Arnesson Ekonomienheten Anette Gillek ITE Dan Ekstrand Infrastrukturstöd Stab 1 person från Personalenheten Personalenheten Per Jacobsson Infrastrukturstöd Stab Anna Danielsson E-arkiv Lisbeth Kinnunen Kommunikationsenheten 2 st. representanter från Strategisk IT Forum SITF 3.2.4 Projektdeltagare Alla personer i referensgruppen är även projektdeltagare och kommer i olika omfattningar att ingå i arbetsmöten och workshops. Utöver ovan nämnda personer kommer det under projektets gång tillkomma resurser som behöver bidra på olika sätt men troligen i mycket begränsad omfattning per resurs. 3.2.5 Utbildning Projektgruppen och till viss del projektdeltagarna kommer att behöva grundläggande förståelse för pm 3 modellens grundidé för att kunna bidra till att anpassa den efter GU s verksamhet. Mall från Tieto PPS (ME001, 8.0.0) Sida: 6 (10)
4 Budget och kalkyl 2016 Fas 1 Kostnad tkr Intern arbetstid projektgrupp 20 Extern arbetstid projektgrupp 272 Intern arbetstid identifierade resurser referensgrupp/projektdeltagare 33 Intern arbetstid ej identifierade resurser 0 Extern arbetstid, Informationsmodellering, IRM konsult 250 Övriga kostnader, IT-systemstöd licens 200 TOTALT 775 5 Organisation 5.1 Projektorganisation Styrgrupp Ordförande: Stina Sundling E-arkiv Projektledning Anna Danielsson Styrning av GU gemensamma processer, system och projekt Projektledning Katrin Skepp Referensgrupp Förvaltningsobjektarkitektur Delprojektledare: Maria Elmlund Finansmodell Delprojektledare: Gabriel Salvadores Styrmodell Delprojektledare: Maria Renman Styrgrupp: Stina Sundling, projektägare, ordförande i styrgruppen Bengt Petersson, Föreståndare PIL-enheten Sören Ehrnberg, Enhetschef, IT-enheten Elisabeth Ahlin, Enhetschef, MUST Peter Tellberg, Enhetschef, Ekonomienheten Thomas Erhag, Prefekt, Juridiska institutionen ---------------------------------------- Katrin Skepp, Projektledare Anna Danielsson, Projektledare E-arkiv Martin Thulin, Projektkontoret Mall från Tieto PPS (ME001, 8.0.0) Sida: 7 (10)
Det här projektet och förstudien E-arkiv kommer att styras av samma styrgrupp och med båda projektledarna representerade på styrgruppsmöten. Projektet kommer under fas1 att delas in i 3 delprojekt: Förvaltningsobjektarkitektur Finansmodell Styrmodell 5.1.1 Delprojekt Förvaltningsobjektarkitektur Detta delprojekt skall ta fram ett förslag på förvaltningsobjektarkitektur. Förslaget skall ligga till grund för styrmodellen. Förvaltningsobjektarkitekturen skall sedan beskrivas genom att respektive förvaltningsobjekt beskrivs övergripande bl.a. genom vilka processer och informationsmängder som ingår och system. 5.1.2 Delprojekt Finansmodell Delprojektet skall ta fram en nulägesbild över hur utveckling och system- och processförvaltning finansieras idag inom GU samt ge förslag på framtida finansieringsmodell som överensstämmer med styrmodellen. Utöver hantering av utveckling och system- och processförvaltning skall finansieringsmodellen också ta fram principer för hur olika aktiviteter skall finansieras, t.ex. systemanpassningar av obligatoriska krav och förändringar i system/infrastruktur (tex E-arkiv) som har bäring på många/alla system. 5.1.3 Delprojekt Styrmodell Att ta fram förslag på GU s gemensamma styrmodell för förvaltning (system och processer) och utveckling. Nuvarande systemförvaltningsmodell inom GF har till viss del utgått från delar inom pm3, därav är det lämpligt att projektet fortsatt utgår från pm3 och tittar på alla pm3 beståndsdelar inkl. portföljstyrning och anpassar den efter GU s verksamhet. Modellen skall även innehålla stöd för beredningsprocess samt för styrning och förvaltning av processer och information (informationsägarskap). Utöver styrmodellen skall ett förslag på ägarskap och förvaltning av själva styrmodellen arbetas fram, där förvaltande part i organisationen inkl. förvaltningskostnader skall framgå. Inom delprojektet ligger även att ta fram en kravspecifikation på ett systemstöd för styrmodellen. Med funktioner som portföljhantering, förvaltningsplaner, systeminformation, resursallokering etc. 6 Arbetsformer 6.1 Kravdialog Arbetet gällande krav-insamling kommer att utföras till stor del genom workshops och arbetsmöten där resurser med olika kompetenser lämpliga för ämnet deltar. Projektet kommer att facilitera och dokumentera mötena. Referensgruppen för projektet kommer att agera rådgivande gällande projektets resultat. Mall från Tieto PPS (ME001, 8.0.0) Sida: 8 (10)
6.2 Informationsspridning Internt inom projektet så används Box för hantering av information/dokument. Box-katalogen består av: Styrgruppsmaterial (inkl. E-arkivs styrgruppsmaterial) Projektledningsmaterial Arbetsmaterial per delprojekt Referensmaterial Information relevant för olika arbetsmöten inom projektet kommer att distribueras via mail eller delges vid själva mötet till deltagarna. 6.2.1 Möten Styrgruppsmöten kommer att hållas med ca 4-6 veckors mellanrum Projektmöten med projektgruppen (projektledare och delprojektledare) kommer att hållas varje vecka Referensgruppsmöten kommer att kallas till vid behov men ca 3-6 workshops/arbetsmöten kommer att behövas. 6.3 Projektets huvudsakliga intressenter Intressentanalys kommer att utföras av projektgruppen inom kort. 6.4 Kommunikationsplanering Kommunikationsplan kommer att utföras av projektgruppen i samband med intressentanalysen. 6.5 Administrativa rutiner Projektgruppen rapporterar tid i QBIS. 7 Risker och riskhantering Riskanalys kommer att utföras inom kort. 8 Begrepp och förkortningar Ord/förkortning/akronym GF PIL pm3 Definition Gemensamma Förvaltningen Enheten för pedagogisk utveckling och interaktivt lärande På Maintenance Management Model (pm3). En modell för att organisera och styra förvaltningsverksamheten på ett affärsmässigt sätt för att säkerställa den avsedda verksamhetsnyttan. Modellen verkar dels inom det enskilda förvaltningsuppdraget för att skapa ordning och reda men kan också användas för att hantera en organisations totala portfölj avseende förvaltning och utveckling (portföljstyrning). Mall från Tieto PPS (ME001, 8.0.0) Sida: 9 (10)
INU E-arkiv Förvaltningsobjektarkitektur (FOA) Portfölj Projekt vars mål är att erbjuda studenter och lärare vid Göteborgs universitet en infrastruktur där digitala tekniker på ett naturligt sätt finns som stöd för undervisning, handledning och lärande Förstudie för ett framtida projekt för införa ett e-arkiv. Förstudien syftar till att genomföra juridiska utredningar, kartlägga information och kravställa inför ett införande av ett systemstöd. Begrepp från pm3. Innebär att verksamhetskomponenter (t.ex. processbeskrivningar, användarstödmaterial och informationsmodeller) och ITkomponenter (applikationer, IT-system och IT-tjänster) grupperas i förvaltningsobjekt ur ett verksamhetsperspektiv. En organisations samlade förvaltnings- och utvecklingsuppdrag. 9 Bilagor och referenser Nr Dokumentnamn Dokumentbeteckning/id 1 GUSPP budget och kalkyl 2016 2017 Mall från Tieto PPS (ME001, 8.0.0) Sida: 10 (10)