Lönehanteringen Ängelholms kommun December 2010 Anna Eriksson, revisionskonsult Karin Andersson, revisionskonsult Kenix Vuong, riskhanteringskonsult
Innehållsförteckning Sammanfattning... 1 Inledning... 3 Bakgrund... 3 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning... 3 Metod... 4 Verifiering... 4 Validering av indata... 4 Avvikande ålder... 5 Översikt av månadslön... 5 Granskning av höga månadslöner... 6 Bonus/provision... 6 Dubbletter... 7 Ologiska personnummer... 7 Anställda med flera anställningsnummer... 7 Transaktioner för nyckelpersoner... 8 Kontrollberäkning av källskatt... 8 Sammanfattande bedömning... 9
Sammanfattning PwC har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer granskat kommunens lönehantering för perioden 2010-01-01 2010-06-30. Granskningen har inriktats på ett antal kontrollmål rörande bl.a. ologiska personnummer, kontrollberäkning av källskatt och dubbletter. I lönerutinen hanteras stora informationsmängder och stora belopp. Därför är det väsentligt att rutinen fungerar på avsett sätt. Den sammanfattande bedömningen är att hanteringen av löner, utifrån kontrollmålen, är över lag tillfredställande och ändamålsenlig. Det finns dock några moment i hanteringen som bör förbättras avseende bl.a. transaktioner för nyckelpersoner. Därför är det viktigt att revisionens synpunkter beaktas för att stärka den interna kontrollen inom detta område. Förklaring till kontrollmålen finns i bilaga. Validering av indata Avvikande värden För att bidra till en god intern kontroll avseende utbetalningar av större belopp krävs goda avstämningsrutiner för att kontinuerligt följa dessa transaktioner. Vid granskningen framkom inga felaktiga transaktioner. Avstämning transaktioner mot personalregister Avvikande ålder Revisionen anser att det är viktigt att berörda chefer informeras om gällande rätt avseende anställning av minderårig. I övrigt bedöms rutinen som ändamålsenlig. Översikt av månadslön Antal bruttolöner inom respektive beloppsintervall bedöms som rimligt. Revisionen har inget att erinra på denna punkt. Granskning av höga månadslöner Bonus/provision Dubbletter Ologiska personnummer 1
Anställda med flera anställningsnummer Transaktioner för nyckelpersoner Revisionen anser att det är viktigt att anställda informeras om de ersättningsformer som finns för olika utlägg, samt att de anställda utbildas i registrering i systemet. Detta för att minimera risken för felaktiga utbetalningar. Inköp ska i första hand ske via faktura och alltid följa kommunens ramavtal. Syfte med genomförda resor ska anges. Verifikationerna ska innehålla de uppgifter som krävs för att lagens krav ska uppfyllas och därmed kan de olika kontrollmålen utföras. Kommunstyrelsens personalutskott beslutade 2010-04-29 att förtroendevald som är egen företagare skall senast den 31 januari varje år inlämna registreringsbevis eller motsvarande som styrker detta och därefter vid förändring under året. Lämnas inget intyg kommer ingen ersättning att utbetalas. Revisionen anser att beslutet ska följas och att kontroll ska ske av efterlevnad. Kontrollberäkning av källskatt Rutinerna för skatteavdrag bör följa skatteverkets preliminära beslut. I övrigt har revisionen inget att erinra på denna punkt. 2
Inledning Bakgrund Personalkostnaderna utgör en stor del av kommunens externa kostnader. De totala personalkostnaderna uppgick år 2009 till 1 020,4 mnkr. Per 2010-11-30 hade kommunen 2 625 årsarbetare och antal anställda uppgick till 3 835 personer. Totalt fanns 4 521 anställningar/tjänster i kommunen. Revisionella insatser styrs av risk och väsentlighet. Eftersom personalkostnaderna utgör den största delen av kommunens kostnader motiverar detta denna granskning. I den centrala hanteringen kan det finnas risk för att registerhållningen och hanteringen av lönesystemet i övrigt, inte alltid är ändamålsenligt. För de verksamheter där lönehanteringen har decentraliserats finns en ökad risk för att lönerapporteringen och arbetsledarnas kontroll av löneunderlagen inte fungerar tillfredställande. Då kan det uppstå svårigheter att i alla delar upprätthålla kompetens och enhetlighet i kontrollen. Syfte, revisionsfrågor och avgränsning Granskningen syftar till att bedöma den interna kontrollen i lönehanteringen utifrån granskningens kontrollmål. Revisionsfråga: Är lönehanteringen, utifrån angivna kontrollmål, tillfredställande och ändamålsenlig ur ett intern kontrollperspektiv? Följande kontrollmål har använts för att svara på revisionsfrågan (se bilaga för utförligare beskrivning): Validering av indata Avvikande ålder Översikt av månadslön Granskning av höga månadslöner Bonus/provision Dubbletter Ologiska personnummer Anställda med flera anställningsnummer Transaktioner för nyckelpersoner Kontrollberäkning av källskatt Granskningen har avgränsats till perioden januari 2010 t.o.m. juni 2010. 3
Metod Granskningen har genomförts genom registerutdrag av personregister för all personal. Utifrån ett antal kontrollmål har olika sökningar gjorts med hjälp av registeranalysprogram, ACL (Audit Command Language). Resultatet av sökningar har därefter, stickprovsvis, kontrollerats med löneenheten och verifierats mot underlag. Intervjuer har även genomförts med berörda tjänstemän på löneenheten. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av berörda tjänstemän. Verifiering Kommunen använder systemet Personec P för registrering av löner. Även Aditros självservice-system P används, vilket innebär att de anställda elektroniskt rapporterar in lönepåverkande händelser. Då inte elektronisk attest genomförs skrivs tjänstgöringsrapporten ut och attesteras. Ca 3 300 anställda använder självservice. Validering av indata Avvikande värden Analys har gjorts på belopp (över- understigande +/- 70 000 kr) under granskningsperioden för att identifiera eventuellt oriktig data eller transaktioner. Transaktioner som avser nettolön, nettoavdrag och skatt har ej tagits med i denna analys. Stickprovskontroll av framkomna avvikande belopp har genomförts. Under granskningsperioden framkom 14 transaktioner som berör 6 personer med avvikande värde. Vid kontroll framkom att orsaken till de avvikande transaktionerna beror på utbetalda avgångsvederlag, avslut av anställning samt månadslön för en person. För att bidra till en god intern kontroll avseende utbetalningar av större belopp krävs goda avstämningsrutiner för att kontinuerligt följa dessa transaktioner. Vid granskningen framkom inga felaktiga transaktioner. Avstämning av transaktioner mot personalregister För att säkerställa att inga transaktioner skapas för anställda som ej finns upplagda i personalregistret har en matchning mellan transaktioner och personalregistret gjorts. 4
Stickprovskontroll har genomförts av de transaktioner som framkommit. Förklaringen till att anställda, som ej finns upplagda i personalregistret, får utbetalningar beror på anställningens upphörande eller pensionsavgångar. Resterande lön eller andra ersättningar har utbetalts efter anställningens upphörande. Avvikande ålder En genomgång har gjorts av samtliga anställda som upptas i personalregistret och extrahering av lönetransaktioner för anställda som är yngre än 16 år eller äldre än 67 år. Stickprovskontroll har genomförts för 18 personer äldre än 67 år. Personerna är bl.a. verksamma som god man, distriktssköterska, sjuksköterska och lärare. Vid kontroll konstaterades att de granskade personerna är eller har varit visstidsanställda efter sin pension. Enligt uppgift finns en bevakningsrutin för tillsvidareanställda arbetstagare som närmar sig åldern 67 år. Därutöver finns 18 personer under 16 år som upptas i kommunens personalregister. Vid stickprovskontroll framkom att personerna haft anställning för feriearbete. Enligt uppgift tillämpar Ängelholms kommun Arbetsskyddsstyrelsens författningssamling avseende minderåriga. Revisionen anser att det är viktigt att berörda chefer informeras om gällande rätt avseende anställning av minderårig. I övrigt bedöms rutinen som ändamålsenlig. Översikt av månadslön För samtliga utbetalningar har månadslönerna under granskningsperioden fördelats i beloppsintervall. Fördelningen i nedanstående tabell visar olika beloppsintervall samt antal månadslöner inom intervallet och syftar till att skapa en förståelse för populationen samt ge en översikt av förekommande månadslöner. 5
Beloppsintervall Antal 0 5 000 10 5 000-10.000 127 10 000-15.000 505 15 000-20.000 874 20 000-25.000 900 25 000-30.000 532 30 000-35.000 128 35 000-40.000 43 40 000-45.000 14 45 000-50.000 5 50 000-60.000 8 60 000 100 000 1 Totalt 3 147 Utifrån granskningen kan konstateras att merparten av kommunens bruttolöner uppgår till mellan 15 000 25 000 kr. Antal utbetalningar av månadslöner inom respektive beloppsintervall bedöms som rimligt. Revisionen har inget att erinra på denna punkt. Granskning av höga månadslöner De 25 högsta månadslönerna i kommunen har tagits fram för granskning. I granskningen har ingått att rimlighetsbedöma månadslönerna samt att stickprovskontroll utförts mot anställningsavtal och löneöversyn för nuvarande lön. Bonus/provision Utsökning av transaktioner avseende bonus och provision har genomförts. Vid kontrollen identifierades inga transaktioner som kan hänföras till bonus eller provision. 6
Dubbletter En analys av lönetransaktioner har gjorts för att söka efter en kombination av personnummer + löneperiod + löneart månadslön som förekommer mer än en gång under en och samma period. Utifrån genomförd analys har resultatet stickprovskontrollerats avseende utbetalda dubbletter som berör olika personer.vid stickproven har kontroll utförts för att säkerställa att inte dubblettregistreringar har gjorts, eller att dubbla transaktioner har utbetalats. Vid kontrollen framkom att orsaken till de dubbelregistrerade transaktionerna bl.a. beror på att den anställde har flera deltidstjänster eller att den anställde är tjänstledig från sin anställning och arbetar på annan tjänst inom kommunen. Vid granskning noterades att en person fått utbetalt för mycket lön. Detta korrigerades månaden efter. Ologiska personnummer En sökning har gjorts efter personnummer med avvikande kontrollsiffra och inga poster identifierades. Anställda med flera anställningsnummer Anställda i Ängelholms kommun har inte unika anställningsnummer, utan de anställda har ett eller flera anställningsnummer i kombination med sitt personnummer. Vid stickprovskontroll konstaterades att anledningen till att anställda har flera anställningsnummer beror på att den anställde har mer än en anställning, varvid ett anställningsnummer erhålls för varje anställning. I några fall beror flera anställningsnummer på att den anställde har övergått till annan tjänst eller ändrat anställningsform. Äldre anställningsnummer kvarstår i personalregistret. 7
Transaktioner för nyckelpersoner Samtliga lönetransaktioner för specifika nyckelpersoner (politiker och förvaltningschefer) har extraherats. Därefter har stickprovskontroll gjorts av transaktioner och dess underlag. Bland de stickprov som genomförts framkom att en reseräkning registrerats felaktigt och med fel belopp. I ett fall har reseräkning avseende personligt utlägg registrerats, vilket borde fakturerats och skett enligt kommunens ramavtal. Det framkom även att det i enstaka fall inte alltid anges syfte med genomförda resor. Därutöver har en förtroendevald fått ersättning för förlorad arbetsinkomst enligt schablon utan att registreringsbevis för företag lämnats in. Revisionen anser att det är viktigt att anställda informeras om de ersättningsformer som finns för olika utlägg, samt att de anställda utbildas i registrering i systemet. Detta för att minimera risken för felaktiga utbetalningar. Inköp ska i första hand ske via faktura och alltid följa kommunens ramavtal. Syfte med genomförda resor ska anges. Verifikationerna ska innehålla de uppgifter som krävs för att lagens krav ska uppfyllas och därmed kan de olika kontrollmålen utföras. Kommunstyrelsens personalutskott beslutade 2010-04-29 att förtroendevald som är egen företagare skall senast den 31 januari varje år inlämna registreringsbevis eller motsvarande som styrker detta och därefter vid förändring under året. Lämnas inget intyg kommer ingen ersättning att utbetalas. Revisionen anser att beslutet ska följas och att kontroll ska ske av efterlevnad. Kontrollberäkning av källskatt Denna analys visar om källskatteavdraget som gjorts under granskningsperioden på individnivå är rimlig eller ej. Stickprovsgranskning har genomförts där källskatteavdraget understiger 20 % eller överstiger 60 %. Vid kontroll konstaterades att anledning till att anställda har skatteavdrag som understiger 20 % beror på sänkt skatteunderlag/jämkning. Vid granskning av jämkningsbeslut utfärdat av skatteverket anges ett skatteavdrag vid varje utbetalningstillfälle med 15 %. Avdrag har gjorts med 13 % enligt den anställdes önskemål. Rutinerna för skatteavdrag bör följa skatteverkets preliminära beslut. I övrigt har revisionen inget att erinra på denna punkt. 8
Sammanfattande bedömning Är lönehanteringen, utifrån angivna kontrollmål, tillfredställande och ändamålsenliga ur ett intern kontrollperspektiv? Hanteringen av löner, utifrån kontrollmålen, är över lag tillfredställande och ändamålsenlig. Det finns dock några moment i hanteringen som bör förbättras då det finns brister avseende bl.a. transaktioner för nyckelpersoner. Därför är det viktigt att revisionens synpunkter beaktas för att stärka den interna kontrollen inom detta område. 2011-01-12 Anna Eriksson Projektmedarbetare Karin Andersson Projektledare 9
Bilaga Validering av indata: Avvikande ålder: Översikt av månadslön: Granskning av höga månadslöner: Bonus/provision: Dubbletter: Analysering av lönetransaktionsfilen för att validera indata. - Sökning efter onormala värden (belopp och datum). - Matchning mellan personalregister och lönetransaktioner. Personer yngre än 16 år eller äldre än 67 år identifieras. En översikt av månadslön skapas. Extrahering av de 25 högsta månadslönerna. Utdrag av lönetransaktioner som avser bonus/provision. Analys av lönetransaktionerna för att söka efter kombination av anställningsnummer + löneperiod + löneart + belopp som förekommer mer än en gång under en och samma period. Ologiska personnummer: Sökning efter anställda med avvikande kontrollsumma (ologiska personnummer). Anställda med flera anställningsnummer: Transaktioner för nyckelpersoner: Sökning efter anställda med mer än ett anställningsnummer. Extrahering av samtliga lönetransaktioner för specifika nyckelpersoner (enligt erhållen information från revisionen). Kontrollberäkning av källskatt: Avvikande källskatteavdrag identifieras och extraheras. 10