Protokoll Sävar IK, styrelsen Datum Sida 1 av 14 2018-08-30 Agenda styrelsemöte Sävar IK 8-2018 09-03 Tid Måndag 2018-09-03, kl 18.30-21.30 Plats: Klubbstugan Deltagare: Petra Bohm Broman, Niclas Bromark, Björn Gladh, Marcus Larsson Patrik Nyström,, Malin Bjuhr, Staffan Norin, Jessica Sjöström, Anton Vennberg, Lars Westman och Per Höglund Frånvaro Björn Glad från p Övriga inbjudna Maria Bergkvist. FIka Protokoll förs av Petra Bohm Broman Nr/ Ärende Ansvar Beslut/bilaga tid 1. Inledning (15 min) ALLA Incheckning Staffan:Ordförande, En härlig match på skogsvallen för sävar ik. Träff med fotbollsstyrelsen söndag kväll. Anton:Ordförande i fotbollen Ett bra sektionstyrelse möte där hjördis från sisu var inbjuden. Malin: Är kassör för innebandyn och kommer att ersätta Anna-Karin. Är dessutom lagledare för två innebandy och två fotbollslag samt - inte minst - tröjansvarig.. Jessica: tränar flickor 09, spelar i korpen fotboll Marcus: ekonomiansvarig och kassör i föreningen. Surfar fortfarande på energin från strategidagen. Niclas: Ordförande handbollen. För vinteridrotterna har hallbekymret varit ett aktuellt bekymmer som tagit mycket tid att adressera, I fredags hade handbollen en kick off för de yngsta lagen och igår hade ledarna en jättebra dag för ledarna. Per: Är med i korpen, Tränar pojkar född 11 i fotboll. spelar cup i helgen. Maria: Haft en fantastisk helg med gymnastiken, handbollen och fotbollen. Lars: ordförande i Gymnastiken, haft en rolig gymnastikhelg med ledaren i fokus. Petra: Vice ordförande i föreningsstyrelsen, tränare i hopprep och finns också gymnastikens styrelsen. Försöker träna lite hopprep själv.
Sävar IK, styrelsen Sida 2 av 14 Björn: Ordförande i innebandy, har haft en fin helg i skogen innan han därefter såg en fin innebandymatch. Patrik: kassör i Korpen och ansvarig för sponsorgruppen. Har också träffat Modern reklam för att prata om hur vi skulle kunna skylta upp Skogsvallen/Klubbstugan lite bättre. Vi gratulerade Maria och varandra till ett år med henne i Sävar IK! 2 Dagordning och föregående protokoll (5 min) 3 Omvärld och externt (10 min) 4. Hallarna och tidsfördelning 5. Ekonomi och kansli Marcus Ordf Niclas Föregående protokoll, justerat och godkänns Dagens agenda fastställs. Niclas ordnar så protokollen kommer på hemsidan. Syfte: Dela info från omvärlden om det som är viktigt för Sävar IK - Översiktsplan för Sävar våra synpunkter (Anton) - VK om finansiering av Barn- och ungdomsutvecklare Översiktsplanen. Kommer att vara ett nytt möte för föreningarna i sävar. Niclas kommer att delta på mötet. Anton skickar ett underlag med svarsförslag från Säver IK till Niclas. Niclas ansvarar för att lämna skrifltiga synpunkter till Umeå kommun (SE AKT 46:18). Syfte: Info om kommunens besked, vårt agerande och tidsfördelning n noterar att det är ett besvärligt läge, då endast en del av b-hallen kan nttjas till jul. Inomhusidrotterna försöker gemensamt hitta den minst dåliga lösningen. Undersöker Bygdeå för innebandyn. Underlag Styrdokument för tidsfördelning?. Syfte: Diverse för att öka kunskap och samsyn kring ekonomi och kansliets arbete Budget 2018 och uppföljning Marcus redovisar ekonomiskt bild från Inge angående läge och historik för statligt LOK_stöd över åren. Ett bra mått att följa. Nytt kassörmöte i början av oktober, med förnyad bedömning av ekonomin 2018. Budget kommer att behöva justeras beroende på belysningen multiarenan och vattenskada omklädninsgrum. Korpen har fått 6000 kr från idrottslyftet. Kansliet kort info om aktuella frågor 6. Strategidagen, (30 min) Staffan Staffan Syfte: Stämma av dagen utvärdering och fortsatt arbete. Strategidagen bedömdes ha uppnått sitt syfte och målgrupp i stort Återblick och syfte med dag/strategiarbete (medlemsenkät) Värdegrund och riktlinjer för vår idrott Vision - vad är viktigt att göra? Fokusområden och prio 2019.
Sävar IK, styrelsen Sida 3 av 14 Ledarskap lätt att vara ledare utifrån ledarenkäten Kommunikation och Sponsring Medlemskap hur får vi fler i rörelse? Trevligt och stärkande för vi-känsla och föreningen Värdemärkesbok - Slutredigeras för tryck. Maria undersöker antal ex och kostnad. Vi har finansiering från idrottslyftet. Användning tas upp med utvecklingsrådet.. Värdegrund i praktisk vägledning fortsatt arbete utifrån inspel Vi sammanställer allt vi fått in och skickar det till utvecklingsrådet. Maria Ledarenkät Enkäten sammanställd, redovisas på mötet. Bra utfall! -Vi tar med oss några punkter i enkäten för fortsatt arbete. Främst frågor om lätt, roligt, stöd och genom projektet Ledaren i fokus. Vi funderar till nästa styrelsemöte på frågan hur vi samlat kan ge förutsättningar för förbättrad återkoppling och uppskattning till våra ledare. Bra om vi kan ta upp frågan med våra resp styrelser först. Medskick: ledartröja, fest, lyft frågan på föräldramöten, SÄvar Nytt. Enkätresultat återkopplas till ledare via sektionernas ordförande samt på hemsidan (Niclas). (AKT 43:18). ns slutsats är också att upprepa enkäten våren 2019. Maria ansvarar för det med stöd av utvecklingsrådet. Staffan Niclas Arenaområdet - framtidsgrupp n skjuter på arbetet med en större översyn/utveckling av arenaområdet. Vi vill möjliggöra för nya kreativa ideer om hur området kring skogsvallen kan användas. Ny Akt 47:18 : Staffan fortsätter att planera detta arbete april 2019. Kommunikation - Nästa steg i arbetet är målgruppsanalys. Niclas berättar om sina tankar med ett nytt klubbemblem och hur det kan bidra till att skapa engagemang kring Sävar Ik. Sponsring se nedan. Aktivitet och kö-garanti. Hur jobbar vi vidare med att få mer aktivitet (rörelseglädje) och mindre köväntan i våra idrottsgrupper? : Per fortsätter arbetet med att utveckla koncept och kögaranti i samarbete med universitetets forskningsstudie. Ny Akt 48:18 7. Sponsring mm Patrik Syfte: Lägesrapport samt vidare om interna riktlinjer för sponsring, avtal och kontakter med externa parter 1934-klubben. Kartläggning av företag i sävar för nätverk, träff och sponsringsavtal. Vi har skickat ett informationsbrev till 101 företagare
Sävar IK, styrelsen Sida 4 av 14 i och kring sävar. Planerar nu för möte för alla intresserade företag den 19 nov, kl 19:34. Hjälp till att informera. Sponsringsgrupp. Patrik har gjort en info om rollen för sektionernas kontaktperson för sponsring, så att resp ordf sedan kan utse dessa. Meddela Patrik snarast. ( Se AKT 42:18) Interna riktlinjer för sponsring Staffan redovisade reviderat förslag till interna riktlinjer. Förena behov av egna initiativ/drivkrafter för respektive sektion och respekt för ingångna sponsoravtal. n beslutar om justerade riktlinjer (REV BESLUT 15:18). Underlag : Tidigare beslutad extern policy och förslag interna riktlinjer 8. Fastighet och anläggning (20 min) 9. Ledamöter i styrelsen 10. Föreningsutveckling, sektioner 11. Uppföljning öppna akt Staffan Anton Maria Niclas Patrik Anton och Staffan Staffan Syfte: Kort info och ny fråga kring cykel/säkerhet vid klubbstuga Fastighetsgruppen. Möte planerat för akuta åtgärder, samt för utkast till i nvesterings- och underhållsplan för 2018. Staffan och ev Anton deltar från styrelsen vid mötet 12 sep. Omklädningsrummen. Anton och Maria redovisade vattenskada, samt försäkring och åtgärder. Återkommer med kostnader för ändring av budget. Noteras att vi behöver ordna en lösning för tillsyn av fastigheter (manuell eller automatik). Belysning multiarenan. Beviljade medel med 300 tkr, budget och kalkyl för en total kostnad på ca 400-450 tkr. Bygget startar nu. Rapportering om kostnad och påverkan på budget till Marcus (styrelsen). Uthyrning av klubbstugan Niclas ska kommunicera riktlinjerna med Inge/kansliet samt publicera på hemsidan. (NY AKT 45:18). Patrik gör översyn av prisbild och villkor, återkommer med förslag. Syfte: Stämma av hur vi gör med ev fyllnadsval till styrelsen Anna-Karin slutar i styrelsen pga privata åtaganden. n beslutar att göra ett fyllnadsval av Malin Bjuhr som är kassör i Innebandyn. Varmt välkommen Malin! Syfte: Stämma av planer på utvecklad organisation och struktur för fördelning av uppgifter och funktioner. Info från fotbollen. Anton redovisar planerad organisationsutveckling som syftar till att engagera fler personer för att hjälpas åt i sektionen och avlasta styrelsen. Hjördis /SIU, Maria och Staffan var med på möte och bidrar. Syfte: Säkra att vi följer upp beslut och akt Bilaga 1 Status akt. Staffan får i uppgift att uppdatera.
Sävar IK, styrelsen Sida 5 av 14 12 Till nästa möte Utveckla styrelsearbetet med inbjudna/studiebesök i höst. Övergripande mål (och nyckeltal/indikatorer) för föreningen Syfte och inriktning för Korpen, inkl ev behov av föreningsbidrag Uppskattning till ledare Ekonomi och budget 13 n; möten 2018 (10 min) Möten 2018 Mån 1 okt Mån 5 nov Möte resp ordförande sektion + valberedning 10 dec Samtliga möten kl 18.30-21.30 på Klubbstugan (Maria bokar) 13 Övriga frågor Inga 14. Slut Justeras av: Antecknas av : Staffan Norin Petra Bohm Broman Ordförande Sekreterare Bilaga 1 Öppna aktiviteter Uppdaterad 3 sep 2018 ID Innebörd Ansvar Datu (klart) 38:17 Kris och beredskap Petra och Lars uppdras att bereda frågan. Övergår till Maria - OK? MB (PBB LW) Status ny pågår klar 30 sep Pågår 59:17 n uppdrar till Marcus att genomföra utredning enligt underlaget Framtida behov av funktionalitet. 2:18 Föreningsbidrag till Korpensektionen. Beslut om att uppdra till korpsektionen om att inkomma med budgeterat behov av föreningsbidrag för 2018. Patrik tar med sig frågan till Korpensektionen (ordf) 3:18 Räkenskapsåret Vi gör ingen ändring tid för räkenskapsåret 2018 utan ska istället jobba enligt förslag till styrelsen och tillsätta en utredning kring övergång till brutet räkenskapsår och eventuella för- respektive nackdelar med detta. Utredning skall presenteras oktober 2018. ML Sep Ej startad Per H 1 okt Pågår ML Sep Ej startad
Sävar IK, styrelsen Sida 6 av 14 7:2018. Medskick till Korpens styrelse är att vi fyra olika syften under det samlade begreppet (målet) livslångt idrottande : 1. Inkubator för nya sporter eller arrangemang/ projekt som inte självklart hamnar under en sektion. Finns intresserade kan det resultera i en självgående sektion t ex, badminton, bordtennis, klättring, skidor 2. Erbjuda alternativ till tävlingsidrott, främst ungdomar som inte hittat någon idrott eller av någon anledning slutat 3. Erbjuda motionsaktiviteter för vuxna och äldre, t.ex. grupper som idag utövar idrott (innebandy) på egen hand eller vill delta i grupper som går eller åker skidor 4. Ordna evenemang och grupper som bidrar till ökade intäkter för föreningen, t.ex. Sävarået eller Gå till Ratan. Ordf Korpen Per H 30 sep Ej startad En annan fråga är vad sektionen ska kallas, och hur vi marknadsför. Vi anser att sektionen ska fortsätta heta Korpen, men där vi marknadsför aktiviteter och grupper för vad det är och under Sävar IKs namn. Ett exempel kan vara Sävar IK racket och nät. I vissa fall är Korpen ett starkt och känt varumärke som vi ska nyttja n ger Korpensektionen (ordf) i uppdrag att jobba vidare med syfte, inriktning, aktivitetsplan och budget för 2018. Patrik tar med tankar från styrelsens samtal. 10:18 Underhållsplan Skogstorpet n stöder förslag på åtgärder från Fastighetsgruppen ( Underhållsplan), och uppdrar åt dem att åtgärda de förslag märkta snarast. Mattias ombeds att i samråd med Fastighetsgruppen, göra en grov kostnadsbedömning och tidsätta övriga underhållsåtgärder och uppdatera en flerårig Underhålls- och investeringsplan. Kompl: Anton får i uppdrag att ta fram (med gruppen) investerings- och underhållsplan från 2018 och framåt. Möte 18 juni: n ger klartecken att åtgärda de akuta behoven som måste åtgärdas såsom duschar omklädningsrum i fotbollsdelen, hängrännor, målning. Det finns 110 000 kr i budget för året att använda till detta. n beslutar att inte åtgärda köket i år utan invänta ett långsiktigt arbete med arenaområdet och klubbstugans funktionalitet. n stöder förslaget till långsiktigt underhåll (tak, fönster etc) och ser behov och möjlighet till extern (AV) 30 sep Pågår
Sävar IK, styrelsen Sida 7 av 14 finansiering. Anton åter- kommer med investerings- och underhållsplan samt undersöker möjlig extern finansiering med stöd av Maria/Niclas. 11:18 n åtar sig att redovisa en behovsanalys för Klubbstugan och Skogstorpet med hjälp av sektionerna. 18:2018 Leverantörer. Vi har ett okänt antal kundnummer för fakturering i olika butiker. Vi kanske behöver en översikt och att varje sektion har koll på detta. Berör även vilka butiker vi ska använda. Marcus får tillsammans med Inge identifiera och förteckna leverantörer som fakturerats (kundnr) oss 2017, och kommunicera det med sektionernas kassörer. 26:2018 Kapitalplacering. Enligt årsmötesbeslut uppdras åt Marcus att i samråd med Inge och Staffan genomföra kapitalplacering enligt riktlinjer och rapportera. 29:18 Den effektiva styrelsen (vi själva och sektionerna) - se underlag. Alla funderar till kommande möte om det finns intresse i era respektiver styrelser att jobba vidare med. 30:18 Finns det viktiga mål- eller nyckeltal som ger oss bra koll på läget och ser framsteg? Vi har gjort en medlemsenkät som är bra som grund. Marcus ( Staffan) återkommer till styrelsen med förslag, och tar gärna hjälp av fler, 35:18 Cykel och säkerhet (hållbart) Det är mycket biltrafik kring klubbstugan. Ett tydligt cykelstråk kanske vore bra. Dessutom borde en tydlig cykelparkering upprättas så att det inte ligger cyklar i direkt anslutning till fotbollsplanerna. Anton tar med frågan till fastighetsgrupp. Okt Ej startad ML Sep Pågår ML Sep Pågår Resp ordf ML Sep Sep Ok stängd Ok Stängd Se akt 38:18 AV 18 juni Ok stängd Anton 11/6: Kommer att ta med frågan till kommande möten, med fastighetsgruppen, efter sommaruppehållet. Kommunen har ett ansvar här då parkeringen och gatorna till Skogsvallen hör till dem. Jag kontaktar även Umeå kommun för att höra om vilka åtgärder de kan vidta för att säkra framkomligheten till Skogsvallen på Cykel. Ett eventuellt cykelstråk bör ligga inom gator och parkers ansvarsområde. Fotbollen kommer att se över cykelparkering kring fotbollsplanerna för att göra framkomligheten säkrare. På nästa ledarträff i fotbollen v 26 tar vi upp frågan med ledare från alla lag. 18 juni. Samtal efter styrelsemötet om olika förslag. Förslag tas med i synpunkter på översiktsplan.
Sävar IK, styrelsen Sida 8 av 14 36:18 protokoll hemsidan saknas från 2017. Niclas ordnar så protokollen kommer på hemsidan. NB Aug Ok stängd 37:18 V arje sektion ska meddela kontaktperson för redaktionsrådet till Niclas Bromark. Resp ordf 30 juni Ok stängd 38:18 Övergripande mål och nyckeltal för ekonomi och verksamhet, som ger oss bra koll på läget och ser framsteg? Ledar- och medlemsenkät är en bra grund. Marcus ( Staffan) återkommer till styrelsen med förslag, och tar gärna hjälp av fler (utifrån strategidagen). ML 30 sep Pågår 39:18 Integrerad digital kedja för betalningslösning för bl.a. beställning av klubbkläder typ webshop. Vi funderar vidare. Staffan återkommer till frågan i höst. 40:18 Avtal på drive. Staffan utvecklar en avtalsplan för googeldrive till sista juli, med stöd av Inge. 31 okt Ej startad Sep Pågår 41:18 Utkast till en verksamhetshandbok dvs ett verksamhetssystem för styrande dokument. 42:18 Sponsringsgrupp. Vi ska ta fram en rollbeskrivning för sektionernas kontaktperson för sponsring till kommande styrelsemöte, så att resp ordf sedan kan utse dessa. 30 sep Ej startad PN 3 sep Ok stängd 43:18 Enkätresultat ledare återkopplas till ledare via sektionernas ordförande samt på hemsidan (Ordf + Niclas). Vi funderar till nästa styrelsemöte på frågan hur vi samlat kan ge förutsättningar för förbättrad återkoppling och uppskattning till våra ledare. Bra om vi kan ta upp frågan med våra resp styrelser först. 44:18 Skogstorpet. Staffan (med stöd av Anton) tar fram ett direktiv för : - Långsiktig utveckling och utformning av arenaområdet. n ska äga frågan men behöver stöd och input (våren 2019) - Klubbstugans funktionalitet och förvaltning Resp ordf NB (AV) 1 okt Pågår 30 sep Pågår 45:18 Uthyrning av klubbstugan Beslutas att fastställa riktlinjerna (BESLUT 15:18), kommunicera dem med Inge/kansliet samt publicera på hemsidan. Patrik gör översyn av prisbild och villkor, återkommer med förslag. NB PN 1 okt pågår 46:18 Översiktsplan för Sävar process synpunkter (31 aug) Anton med stöd av Staffan tar fram förslag till 15 aug. Niclas deltar på möte i Sävar och lämnar synpunkter till Umeå kommun utifrån Antons underlag och diskussionen NB () 30 sep Pågår
Sävar IK, styrelsen Sida 9 av 14 47:18 Arenaområdet - framtidsgrupp. n vill göra en större översyn/utveckling av arenaområdet. Vi vill möjliggöra för nya kreativa ideer om hur området kring skogsvallen kan användas. Staffan planerar detta arbete till april 2019. Apr 2019 NY Bilaga 2 Besluts-l ogg/id Innebörd Ansvar datum Ev uppföljning 2017 Se även protokoll från årsmöte och konstituerande möte för formella beslut 2:2017 Alla ledare i föreningen ska vara betalande medlemmar. ML Ingen uppf Varje sektion äger frågan om övriga villkor för ledare, däribland arvodering och nedsättning av deltagaravgifter. Ref 13:2017 Redaktionsrådet Fastställa Uppdragsbeskrivning enligt förslag (bilaga) NB OKT 5-2017 14:2017 Frivaror och overaller Beslutas att 1. Som medlem köper du föreningsvaror i klubbshopen till medlemspris + tryck 2. Föreningen använder sig av frivarusumman från Intersport/Adidas på 70000 av kostnaden. Vid uttag av frivaror betalar föreningen full pris för varan och (ej medlemsrabatt) och därför står Sävar IK för medlemsrabatten Beslutet ska gälla tills vidare under avtalsperioden fram till 2020 eller till dess att styrelsen beslutar annat. ML Se även beslut 12:2016. OK 5-2017 15:2017 Fortsätta arbetet med projektet Ledaren i fokus enligt förslag till direktiv. 20-2017 Beslutas att fastställa två redovisande dokument för principer för tidsfördelnin g. 21-2017 Beslutas att fastställa uppdragsdirektiv till fastighetsgruppen, samt ramar för arbetet enligt nedan. Mattias uppdras, tillsammans med Fastighetsgruppen, att se över behovet av investeringar och underhåll för Klubbstugan med under året, inklusive köksrenoveringen, till nästa styrelsemöte. (AKT 25:17) Ramen för underhåll i budget är 110.000. Denna ram ska även täcka årets avskrivning för eventuella investeringar. 23-2017 Strategiarbetet. n gör följande bedömning och uppdrar åt Niclas att hålla ihop helheten : OK 6-2017 NB OK 7-2017 MA OK 7-2017 9-2017
Sävar IK, styrelsen Sida 10 av 14 n behöver prioritera och gemensamt arbeta med Utbildning och ledarskap respektive Medlemskap. Högsta prio ska även ges Sponsring och partnerskap, men där delegeras uppgiften till en arbetsgrupp där Patrik ansvarar. Se mer om uppdraget i protokoll nr 7. Livslångt idrottande (ägs av styrelsen) o Här kan vi jobba sektionsvis för att rekrytera ledare och inventera intresset. Kommunikation (ägs av Niclas) o Ligger några månader efter men är på banan. o Niclas redovisar en grov tidplan till styrelsen vid oktobermötet. Anläggningar och arenor (Mattias och Per H) o Detta fokusområde kom i gång förra året. Sponsring och partnerskap (Patrik och Peter) o Patrik fortsatt ansvar att ta tag i att sammankalla grupp till möte och jobba vidare med konkreta förslag till nästa steg o Patrik redovisar en grov tidplan till styrelsen vid oktobermötet. Tar ett startmöte med Maria. Utbildning och ledarskap Projekt/Maria samt styrgrupp/ utvecklingsråd med Staffan och Marcus. Maria redovisar en grov tidplan till styrelsen vid oktobermötet. Medlemskapet o Ägs av styrelsen tills vi kan prioritera område och formulera ett uppdrag. 1-2018 n beslutar att Sävar IK medverkar i Sävar Camp s genomförande även detta år. Genom Korpensektionen vara administrativ hemvist samt huvudpart i styrgruppen med ordförande, Att Maria medverkar under genomförandet. Nivån för Marias deltagande behöver stämmas av löpande och anpassas till annan sommarlovsaktivitet i Sävar IK Ingen 2-2018 n beslutar att schablonmässigt - genom Marias försorg - boka av alla träningstider under skolloven med budskapet att de som vill ha halltider får manuellt boka på dem själv. 3-2018 Ekonomiskt stöd till de barn och ungdomar som saknas betalningsförmåga för medlems- och deltagaravgifter (beslut från 2016). Förslag att resp sektions ordf tillsammans med föreningsordf beslutar vilka som medges föreningsstöd för lagavgift samt deltagaravgift. Info på hemsida. ML Följs upp januari 2019 2:18 4-2018 Skogstorpet. Fastställa Antons och Mattias förslag på ansvarsfördelning mellan sektion och förening vad gäller Skogstorpets byggnader, planer och utrymmen AW 2:18
Sävar IK, styrelsen Sida 11 av 14 vid arenaområdet(skogsvallen). I samma dokument beskrivs också vilket ansvar som kommunen har. 5-2018 n beslutar att utse Patrik Nyström som föreningens sponsringsansvarig, samt därutöver utse Peter Sundkvist och Maria Bergkvist till sponsorgrupp. 6-2018 n beslutar att följande person/personer får företräda föreningen och teckna firma var för sig Staffan Norin 650301-6278 Marcus Larsson Inge NIlsson att följande personer ska vara företags- användare för föreningen i Swedbanks internetbank. Staffan Norin 650301-6278 Marcus Larsson Anton Vennberg 810102-8515 Helena Blom 800207-8601 Lars Westman 700513-8578 Susanne Aschan 730630-8524 Niclas Bromark 691230-1451 Åsa Säfsten Björn Glad 670830-1012 Malin Bjuhr 770312-0282 Per Höglund 691113-8516 Patrik Nyström ML 3:18 4-18 7:2018 n utser Marcus Larsson till kassör och ekonomiansvarig. Petra Bohm Broman till sekreterare och v ordförande - 8:2018 n beslutar om delegation till följande sektionsstyrelser enligt 31 i stadgarna, Fotboll, Gymnastik, Handboll, Innebandy och Korpen motion delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut av mindre betydelse som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen 9:2018 Sektionernas styrelser för 2018 beslutas Gymnastik : Lars Westman(ordförande) Susanne Aschan (kassör), Petra Broman, Gunilla Habling, Katarina Westman, Eveline Edblom, John Skottheim Honn, Johanna Taftö, Lena Lundman Myrlund, Maja Andersson (avgående), Innebandy : Björn Glad(ordförande), Malin Bjuhr(kassör), Ulf Arvidsson, Thomas Lundberg, Daniel 4-18 4-18 5-18
Sävar IK, styrelsen Sida 12 av 14 Brannelid, Sara Sjöberg, Erik Marklund, Helena Filipsson, Anna-Karin Rågfeldt Fotbollen: Anton Vennberg (ordförande), Helena Blom (Kassör), Richard Lundmark, Per-Anders Enquist, Jimmy Sjölander, Linda Vängbo, Handboll : Niclas Bromark (ordförande), Johanna Eriksson, Åsa Säfsten (kassör) Johan Olsson, Anna Sundqvist Korpen : Per Höglund (ordförande) och Patrik Nyström (kassör) 10:2018 Övriga kontaktpersoner i styrelsen beslutas ns kontaktperson i fastighetsgruppen är Anton Kommunikation och redaktionsråd är Niclas Vice ordförande i styrelsen är fortsatt Petra Kontakt för Sävar föreningsråd är Anton 11:2018 Beslutas att ordna en kioskverksamhet med namnet Valborgs Café Anno 1934 som drivs av Innebandy, Handboll och Gymnastiken. Anna-Karin och Lars är kontaktpersoner. AKR LW 5-18 5-18 12-2018 Redaktionsrådet. Utvecklingsplan och Rutin. NB 7:18 13-2018 Avtal rutin med förteckning och ansvarsfördelning. Okt 18 7:18 14-2018 Riktlinjer för tidsfördelningen NB 7:18 15-2018 Riktlinjer för det interna arbetet med sponsring Reviderade riktlinjer Okt 18 7:18 8:18 16-2018 Uthyrning av klubbstugan. Riktlinjer. NB 7:18
Sävar IK, styrelsen Sida 13 av 14 Bilaga 3 Vision vår ambition Hela Sävars IK. Vi får Sävar att växa och skapar Europas mest aktiva samhälle! Verksamhetsidé - vi vill Idrott till glädje för alla. Vi vill: - erbjuda ett livslångt idrottande, - skapa en hållbar förening och - bidra till ett attraktivt Sävar, Värdegrund vår vägvisare Alltid ett föredöme! - Omtanke och Glädje - Medskapande och Öppenhet, - Hållbart och Jämställt Bilaga 4 Årsplanering för Sävar IKs styrelse (Beslut aug 2017) Tidpunkt Innehåll Anmärkning Mars (direkt Konstituering av styrelsen efter årsmöte) Mötesplan för året Mars- april 10 april 2016 Maj- Juni Aug sep Okt Nov dec Jan- feb Uppföljning och utvärdering av årsmötet och ärenden Stämma av årsplan och styrelsens uppdrag och arbetssätt Delegationer till sektionsstyrelser Uppdrag inom styrelsen och andra föreningsgemensamma grupper Uppföljning av ekonomiska läget budget (vinteridrott). Översyn av ekonomi- och administrativa rutiner, avtal Kommunikation (Sävar-Nytt, hemsida etc.) Översyn av föreningens profil och klubbshop, policies Riktlinjer för tidsfördelning mellan sektioner Fastighetsförvaltning åtgärdsplan Uppföljning ekonomi, likviditet Strategisk planering inför kommande år (inkl vision och värdegrund), Uppföljning ekonomi sommaridrotterna/ SävarCamp. Strategiarbete med Fokusområden uppföljning och styrning Riktlinjer för verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna. Gemensamma kostnader (styrelsen) Plan för årsmötesprocessen. Årsmöte Valberedningen, riktlinjer. Organisation o funktioner i föreningen (grupper etc.) Ledare och funktionärer i sektionerna Uppföljning av tidigare beslut Medlemskap, innebörd och principer för avgifter Bokslut för revision, Kallelse till årsmötet (och bered ärende). Utbildningsplan Omvärldsspaning Utvärdering av styrelsearbetet Verksamhetsberättelse och plan, budget och årsredovisning
Sävar IK, styrelsen Sida 14 av 14 Bilaga 4 ns uppgift och arbetssätt ns uppgifter regleras i grunden i stadgarna 26-28 ns uppgift är att ns ledamöter företräder gemensamt hela föreningen (alla sektioner) och i förlängningen medlemmarna. Behandla, besluta och följa upp frågor som gäller ledning och styrning av föreningen. Verka för en helhet baserat på Sävar IKs vision, värdegrund och mål för verksamheten samt i enlighet med föreningens stadgar och årsmötesbeslut Forma och stödja ett långsiktigt #hållbart arbete med avseende på verksamhet, ekonomi, ledare och medlemmar Följa upp, utvärdera och dra slutsatser av verksamhetens kvalitet och resultat. Följa utvecklingen i omvärlden, en mötesplats för information och erfarenhetsutbyte Arbetssätt ns möten planeras för hela året Årsagenda och prioriterade frågor. I bilagan årsplanering finns årets möten med förslag till ärenden för kommande möten. I denna kan alla ange förslag till ärenden. Förslag till ärenden för agenda. Utifrån årsagenda svarar sekreteraren och ordföranden för att tas fram förslag till agenda. Ett förslag ska normalt skickas senast fem arbetsdagar innan mötet. Senast tre dagar före mötet fastställs agenda med mål och syfte, tidsram, föredragande samt ev. underlag för respektive punkt. Protokoll skrivs av sekreteraren som sedan justeras av ordföranden. Dokumentet sparas i word på onedrive, resp i pdf format på hemsidan Målet är att protokollet, justerat av ordföranden, finns tillgängliga senast en vecka efter mötet. Protokollet fastställs i efterföljande styrelsemöte. Sekreteraren svarar för att underskrivet protokoll förvaras på kansliet. För bokningar av lokal ansvarar sekreteraren.