KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 1(2) Servicenämnden Tid Onsdagen den 29 mars 2017 kl. 13:00 Plats Magistern Enligt uppdrag Marcus Kindahl Föredragningslista Behandling av mötesärende 1 2 3 Dagordning/justering/övriga frågor Presentation servicenämnden Information från chefer Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Närvarande chefer 4 Granskning av Intäktsredovisning Beslutsärende (handlingar bifogas, 36 sid) Föredragande: Martina Adiels Balk 5 Beslutsattester serviceförvaltningen 2017 Beslutsärende (handlingar bifogas, 6 sid) Föredragande: Sara Andersson 6 Budgetuppföljning och prognos efter februari Informationsärende (handlingar bifogas, 2 sid) Föredragande: Sara Andersson 7 Resultat av inspektion 2017 hos produktion Informationsärende (handlingar bifogas, 6 sid) Föredragande: Tomas Lexinger
Kommunstyrelsen KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 2 (2) 8 Kommunens skogsförvaltning Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Tomas Lexinger 9 Hur skall vi använda vårt dricksvatten Informationsärende (handlingar bifogas, 3 sid) Föredragande: Tomas Lexinger 10 Cykelprojektet studenternas cykling Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Thomas Eidrup/Mattias Andersson 11 Cykelbokslutet 2016 Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Thomas Eidrup 12 Information från förvaltningschefen Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Benny Wennberg 13 Rapport från kontaktmannaskapet 14 Anmälan av delegationsbeslut 15 Anmälningsärenden 16 Övriga frågor
TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Martina Adiels Balk 2017-03-13 SFN 2017/0074 50574 Servicenämnden Granskning av Intäktsredovisning Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att anta denna skrivelse som sin egen och översända den till de förtroendevalda revisorerna som sitt svar på den uppföljande granskningen. Bakgrund Ernst & Young har på uppdrag av förtroendevalda revisorer granskat redovisning av kommunens intäkter, bland annat serviceförvaltningen. Den övergripande bedömningen enligt rapporten är att kommunen har en organisation som bedöms vara ändamålsenlig och ger förutsättningar för en god intern kontroll. Granskningen har identifierat några områden där förbättringsmöjligheter föreligger. Yttrande Dokumentet Granskning av Intäktsredovisning (bilaga 1) listar förslag till förbättringsarbete och i serviceförvaltningens fall gäller det att nedteckna de rutiner och processer där dessa styrande dokument saknas. Rutiner och processer ska finnas tillgängliga i verksamhetshandboken för att säkerställa en korrekt intäktsredovisning. Kommungemensamma rutiner finns i verksamhetshandboken och används i serviceförvaltningen för rutinmässiga interna och externa faktureringar. Till exempel Ekonomi ROR & IOF (Redovisning och reskontra & Inköp och fakturering), kundreskontra, fakturering och fakturaunderlag instruktion. (Bilaga 2) Identifierade områden: IT, nedtecknad beskrivning för KomMa körning saknas En process för hur IT arbetar med fakturering tas fram där KomMa (försystem) körningarna klargörs. (Bilaga 3) Kost, nedtecknad beskrivning av pedagogiska måltider saknas Serviceförvaltningen Administration Adress, Besök Tel 0480-45 00 00 vx Fax +46 480-450520 martina.adiels-balk@kalmar.se
SFN 2017/0074 2 (2) Process för icke-pedagogiska måltider finns, denna kompletterad med de pedagogiska måltiderna. (Bilaga 4) Produktion, nedtecknade beskrivningar saknas Dokumentet Produktion process tar upp faktureringssteget ur ett övergripande perspektiv. (Bilaga 5) Det finns även en del beskrivningar i verksamhetshandboken av specifika moment till exempel Uthyrning av båt och uppläggningsplatser och Ansökan om grävtillstånd process, där faktureringssteget finns dokumenterat. (Bilaga 6 och 7). Som komplement till dessa processer finns de kommunövergripande faktureringsdokuments som nämnts tidigare som används i produktionsverksamheten. Martina Adiels Balk Kvalitets- och miljösamordnare Patrik Ohlsson Ekonom Bilagor Bilaga 1, Granskning av Intäktsredovisning (Rapport) Bilaga 2, Ekonomi ROR & IOF (Redovisning och reskontra & Inköp och fakturering), kundreskontra, fakturering och fakturaunderlag instruktion Bilaga 3, Fakturering IT Process Bilaga 4, Fakturering kost pedagogisk lunch Process (sidan 2) Bilaga 5, Produktion process Bilaga 6, Uthyrning av båt och uppläggningsplatser Bilaga 7, Ansökan om grävtillstånd process
Fastsällt av IT-chef Robert Carlsson SERVICEFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Dokumentansvarig Systemtekniker Clas Rosengren Sida: 1 (1) Datum 2017-03-15 Fakturering Process - IT Nybeställning från förvaltning Utbyte, IT beställer Beställning dator Dator plockas från lager Centralförråd köper in datorer enligt avtal och lagerlägger. Prisinformation lämnas till IT. Installation Leverans Mall fylls i, information om aktuell dator Information importeras till system KomMa Kostnadsfördelning görs mot kundavtal Periodkörning/månad Extern Faktura till bolag/förbund Sänds till Östersund Fakturering Två fakturafiler Intern/ Extern? Intern Belopp dras via bokföringsintegration Slut Inköp & Faktura Telefoni Schablonisering 4 ggr/år Samlad faktura inkommer från leverantör Manuellt underlag ut till förvaltningarna Mät System förbind. övriga tjänster Bevakning vid kvartalsuppföljningar Schablonisering 2 ggr/år Underlag skapas av IT:s enheter Fakturering Inköp & Faktura Ärendehantering
Fastsällt av Förvaltningschef Benny Wennberg SERVICEFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Dokumentansvarig Kostchef Ann-Sofie Eriksson Sida: 1 (1) Datum REMISS Fakturering kost icke pedagogisk lunch - Process Fakturering kost Lunch/ fika? Fika Lunch Medarbetare antecknar sina luncher på lista Löneavdrag för lunch Kökspersonal sammanställer listor över luncher/fika för föregående månad Original till skolans/ förskolans personalredogörare Skolans/förskolans löneadministratör gör löneavdrag. (Lägger inte till SF:s kontering) Skolor granskar underlag. Ev felaktigheter meddelas SF adm senast den siste i månaden. SF adm gör ev korrigering Slut Fika förbeställs via förskolans personalredogörare Sammanställningar Kopior sänds till adm. kost skola Adm kost skola sammanställer under-lagen Lunch/fika Adm SF skickar info till skola/förskola om vad som kommer debiteras. (Kopia centralt BoU/ SKF) SF adm skickar bokföringsorder till ekonomienheten (KLK) för inkörning KLK gör inkörning och skickar till: SF, BoU, SKF centralt som beslutsattesterar Senast den 15 varje månad Senast den 9 varje månad Månad 1 Månad 2 Dag 1-5 Dag 5-10 Dag 10-15 Dag 16-31 Månad 3 Dag 1-4 Dag 5-9 SF=Serviceförvaltningen, SKF=Södermöre kommundelsförvaltning, BoU=Barn- och ungdomsförvaltningen, KLK=Kommunledningskontoret, Adm=administration
Fastsällt av Förvaltningschef Benny Wennberg SERVICEFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Dokumentansvarig Kostchef Ann-Sofie Eriksson Sida: 1 (1) Datum REMISS Fakturering kost pedagogisk lunch - Process Behov pedagogisk lunch SF adm sänder ut blankett till BoU och SKF för rapportering av antal pedagogiska luncher/dag BoU sammanställer antal pedagogiska luncher/dag för en termin i taget. HT/VT Sammanställning till SF adm som beräknar totalt antal för terminen Luncher/dag x antal skoldagar SF adm skickar bokföringsorder till ekonomienheten (KLK) för inkörning KLK gör inkörning och skickar till: SF, BoU, SKF centralt som beslutsattesterar Slut Senast den 9 varje månad Sammanställning
Fastsällt av Förvaltningschef Annette Andersson SERVICEFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Dokumentansvarig Avdelningschef Tomas Lexinger Sida: 1 (1) Datum 2011-02-02 Produktion - Process Nej Vänta Projekt och uppdrag utanför budget Finns resurser/ förutsättningar? Ja Månadsplanering Årskalender Produktion Morgonmöten Budget uppdrag Årsplanering Beredning (Produktions - avdelningens mappar) Veckoplanering Utförande Rapportering Fakturering Felanmälan Inköpsprocessen Ramavtal Upphandling Entreprenad Tidrapporter Arbetsorder Närvaro Kontoplan
Fastställt av Avdelningschef Tomas Lexinger SERVICEFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Dokumentansvarig Handläggare Madeleine André Sida: 1(1) Datum 2016-10-26 Uthyrning av båt- och uppläggningsplatser Process Se gällande taxor, klicka här Avtal skickas till kund för underskrift Villkor för Taxor för småbåtshamnar och hamnar och småbåts- uppläggningsplatser uppläggningsplatser Avtal Kund vill ha båt- eller uppläggningsplats Finns enligt kundens önskemål? Finns Plats blir ledig Bokning Fakturering sker direkt i mellanperioderna annars sker fakturering i samband med huvudfaktureringen. Klisterdekal skickas med fakturan. Kund har båtoch/eller uppläggningsplats Telefonsamtal om fel och brister Finns ej Kölista Fakturering Process felanmälan Xpand Ekonomisystem Tillhör Produktion - Process
Fastställt av Avdelningschef Tomas Lexinger SERVICEFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Dokumentansvarig Handläggare Madeleine André Sida: 1(1) Datum 2016-10-26 Tider vid uthyrning av båt- och uppläggningsplatser Process 31 jan Sista dag att säga upp sin båtplats Huvudfakturering av båtplatserna Säsong för båtplatser 1 maj - - 15 oktober Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Säsong för uppläggningsplatser 15 september - - 31 maj Huvudfakturering av uppläggningsplatserna Säsong för uppläggningsplatser 15 sept 31 maj 30 juni Sista dag att säga upp sin uppläggningsplats Tillhör Produktion - Process
Fastsällt av Förvaltningschef Annette Andersson SERVICEFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Dokumentansvarig Entreprenadingenjör Magnus Gustafsson Sida: 1 (1) Datum 2011-01-27 Ansökan om grävtillstånd - Process Kartor Nej Ansökan om tillstånd för förläggningar av ledning på gata eller parkområde Ansökan komplett Ja Handläggning Tillstånd godkänt Beslut godkänt Ansökan om tillstånd (blankett) Anvisningar för arbeten inom allmän platsmark Kontroll Gator Återställning via entreprenad Fakturering Anmälan av återställning efter ledningsgrävning Nöjd kund Grönområde Återställning i egen regi Avsyning och kontroll Generella tillstånd för akut grävning Tillhör Produktion - Process
KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Kommundirektör Annette Andersson Redovisningschef Anna Johansson 2016-05-11 1 (9) Ekonomi ROR & IOF (Redovisning och reskontra & Inköp och fakturering), kundreskontra, fakturering och fakturaunderlag - Instruktion Kundfaktura När Du kommer in i funktionen ser du tre flikar Under aktiva visas fakturor som är sparade och ännu inte skickade till kund. Under Klart för fakturering finns de fakturor som du skapat och som ännu inte blivit utskrivna/skickade. Du kan också se de som är fakturerade och makulerade. Fakturor i alla flikar kan användas för att kopiera till nya. För att skapa en ny klicka på + eller tryck på Insert på tangentbordet. Du börjar med att skapa fakturahuvudet. Här anger du fakturagrupp, verksamhet och kund. Ekonomi Ekonomiadministration
2 (9) Du kan antingen skriva in uppgifterna eller söka genom att klicka på. När huvudet är klart tryck Enter eller klicka på spara. Nu skapas första fakturaraden. Ange eventuella datum, artikel och text. Fördelen med artikel är att text och kontering kan hämtas automatiskt. Artikelbenämning, belopp och momsnivå är obligatoriska fält. När jag trycker Enter eller Spara öppnas en ny fakturarad. Använder jag inte artikel kommer jag över i konteringsbilden. Här konterar jag beloppet och trycker Enter eller Spara för att hamna i nästa fakturarad. Nu har jag tre flikar. Vill jag ändra konteringen markerar jag vilken fakturarad det gäller. Därefter klickar jag på fliken Kontering. Raden öppnas för redigering med Enter eller pennan.
3 (9) Under fliken Fakturabild ser jag resultatet. När fakturan är klar klicka på V. Fakturan lägger sig nu under fliken Klart för fakturering. Välj nu beställ fakturering Klicka på + i svarta listen så kommer denna bild fram. Skriv in fakturagrupp ex from 04 tom 04. Inget mer i det fältet.
4 (9) Klicka upp fältet styruppgifter fakturautskrift skrivs i förfallodatum utseende faktura och skriva. Klicka upp fältet styruppgifter bokföringsutskrift sätt en bock i bokföring styruppgifter. Ny kund Har du behörighet att lägga upp nya kunder finns en genväg till kundregistret under Fyll i namn organisationsnummer/personnummer och adress och spara.
5 (9) Övriga funktioner Hämta rader Ange fakturanummer för den faktura som raderna ska hämtas ifrån. Skapas en kreditfaktura görs en koppling i reskontran mot motsvarande debet. Periodisera faktura/rad Raden som ska periodiseras markeras i åtgärdskolumnen. Nytt fönster visas där du kan välja periodkurva eller datum. Bifoga anteckningar/bilaga. Kundreskontraöversikt För att kontrollera om en kund har betalt sina fakturor kan jag exempelvis använda mig av Kundreskontraöversikten. Frågan är uppdelad i tre paneler. Den först gör urval på kunduppgifter.
6 (9) I den andra görs urval på reskontrauppgifter så som datum och grupper. I den tredje kan jag välja om alla eller endast oreglerade fakturor ska tas med. Här visas alla obetalda fakturor för de som har ett namn som innehåller texten undber. Beroende på min behörighet kan jag sedan göra olika åtgärder på fakturan.
7 (9) Kreditfaktura Skriv först ett Kreditfakturaunderlag, motsvarande fakturaunderlag. Finns i verksamhetshandboken under ekonomi och ekonomiadministration. Utfärdare och Beslutsattest ska finnas på underlaget. Kreditfakturan ska enligt Skatteverket innehålla: En otvetydig hänvisning till ursprungsfakturan Uppgifter om vad som ändrats Momsen enligt ursprungsfakturan Ökning eller minskning av momsen I förekommande fall uppgift om att köparen är skyldig att betala momsen (omvänd skattskyldighet) Registrera underlaget som en vanlig externfaktura men sätt minus (-) framför beloppet. I texten måste en hänvisning finnas till vilken ursprungsfaktura kreditfakturan hör. Kreditfakturan skall göras på samma kundnummer som den ursprungliga debetfakturan. Meddela ekonomienheten fakturanummer på både debetfakturan och den nya kreditfakturan. Vi måste matcha fakturorna mot varandra manuellt i reskontran annars kommer det att gå ut påminnelse och krav på den ursprungliga debetfakturan. Hämta rader Kan användas antingen vid skapande av kreditfaktura eller flera likadana fakturor. Du kan hämta fakturarader från en annan faktura. Den kan alltså användas som mall för ny faktura eller kreditfaktura. Sedan fakturahuvud har registrerats, för den nya fakturan, kan knappen Hämta rader användas för att ange en valfri faktura och om kreditfaktura ska skapas eller inte. Kontroll görs av vald faktura. Vissa villkor ska vara uppfyllda. Fakturan ska ha samma fakturagrupp som den man är inloggad i. Fakturan får inte vara periodiserad. Fakturaraderna får inte sakna verksamhet. Fakturaraderna får inte ha verksamheter, som avviker mot eventuellt registrerad verksamhet i nya fakturans fakturahuvud.
8 (9) Motpart: Bocka i rutan intern i kundregistret. Klicka på listen motpart och fyll i uppgifterna. Artikelregister Artikelregistret når du under kundreskontra och styruppgifter. Klicka på plustecknet. Ange artikelnummer och benämning, prisuppgifter och eventuell kontering.
9 (9) Restlängd Inga restlistor skrivs ut automatiskt utan var och en får själv ta ut listan på sina utestående fordringar. Tag kundreskontra och frågor. Fyll i enligt nedan: Rapport restlängd per verksamhet Restlängdstyp ALLA Fakturans saldo 99999 Kreditman ALLA Fakturagrupp fyll i din fakturagrupp fr o m och t o m Förfallodatum ange 19970101-lämpligt datum ca 1 vecka bakåt i tiden Sorteringsordning kundnummer Starta med kugghjulet uppe i svarta menyn
TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Sara Andersson 2017-03-14 SFN 2017/0102 0480-45 05 16 Servicenämnden Beslutsattester serviceförvaltningen 2017 - uppdatering Förslag till beslut Serviceförvaltningen fastställer serviceförvaltningens förslag till beslutsattestanter och ersättare 2017. Bakgrund Uppdatering av attestförteckning med utökning av ersättare för ansvaren Gata, Kostchef skola samt Kostchef omsorg. Sara Andersson Ekonom Bilagor Beslutsattestanter serviceförvaltningen 2017 Serviceförvaltningen Administration Tel 0480-45 00 00 vx sara.andersson@kalmar.se
VERKSAMHETSHANDBOK Fastställd av Dokumentansvarig Fastställd Servicenämnden Sara Andersson 2017-03-29 Beslutsattestanter serviceförvaltningen 2017 Ansvar Benämning Beslutsattestant ordinarie Beslutsattestant ersättare Beloppsgräns (tkr) 15X Serviceförvaltningen Benny Wennberg Christina Karlberg, Sara Andersson 5 000 1512X Fastighet Gunilla Svensson Se överordnad nivå 5 000 15122 Förvaltare söder Göran Persson Björn Adolfsson, Mats Begnert 1 000 15123 Förvaltare norr Björn Adolfsson Göran Persson, Mats Begnert 1 000 15124 Förvaltare arrende Mats Begnert Björn Adolfsson, Göran Persson 1 000 1515 Upphandling Maria Kleveborn Anders Johansson 1 000 152 Administration Christina Karlberg Se överordnad nivå 5 000 153X Support Björn Hedbäck Se överordnad nivå 5 000 1531 Förråd Annika Eckefors Se överordnad nivå 1 000 1534 Transport Peter Hermansson Björn Hedbäck, Camilla Svensson 5 000 1535 Verkstad Peter Carlsson Camilla Svensson, Peter Hermansson 1 000 1536 Projekt support Maria Kleveborn Anders Johansson 1 000 154X Produktion Tomas Lexinger Anja Thörnell 5 000 1541 Park Ronny Erixson Bo Jonsson, Jenny Petersson 1 000 1542 Gata Anja Thörnell Henrik Bertilsson, Alexander 1 000 Allansson 1543 Fritid Ronny Gustavsson Pär-Åke Hallström 1 000 Sida 1 av 5
Ansvar Benämning Beslutsattestant ordinarie Beslutsattestant ersättare Beloppsgräns (tkr) 155X Fastighet Gunilla Svensson Se överordnad nivå 5 000 1551X Bygg Gunilla Svensson Peder Hultgren 5 000 15512 Byggprojektledare 1 Gunilla Svensson Dan Söderström, Jim Olofsson, Mats Borg, Peder Hultgren, Simon Gottfridsson, Toni Sjöö 1 000 15514 VVS-ingenjör Gunilla Svensson Dan Söderström, Jim Olofsson, Mats Borg, Peder Hultgren, Simon Gottfridsson, Toni Sjöö 1 000 15515 Byggprojektledare 2 Gunilla Svensson Dan Söderström, Jim Olofsson, Mats Borg, Peder Hultgren, Simon Gottfridsson, Toni Sjöö 1 000 15516 Byggprojektledare 3 Gunilla Svensson Dan Söderström, Jim Olofsson, Mats Borg, Peder Hultgren, Simon Gottfridsson, Toni Sjöö 1 000 15517 Byggprojektledare 4 Gunilla Svensson Dan Söderström, Jim Olofsson, Mats Borg, Peder Hultgren, Simon Gottfridsson, Toni Sjöö 1 000 15518 Byggprojektledare 5 Gunilla Svensson Dan Söderström, Jim Olofsson, Mats Borg, Peder Hultgren, Simon Gottfridsson, Toni Sjöö 1 000 15519 Byggprojektledare 6 Gunilla Svensson Dan Söderström, Jim Olofsson, Mats Borg, Peder Hultgren, Simon Gottfridsson, Toni Sjöö 1 000 1552X Fastighetsservice Kenneth Hinsegård Se överordnad nivå 5 000 15521 Planeringsingenjör Kenneth Hinsegård Se överordnad nivå 5 000 Sida 2 av 5
Ansvar Benämning Beslutsattestant ordinarie Beslutsattestant ersättare Beloppsgräns (tkr) 157X Kost, städ Björn Hedbäck Se överordnad nivå 5 000 1571X Lokalvård Peter Gertsson Se överordnad nivå 1 000 15711 Städområde centrala Kalmar Thomas Long Ann-Cathrine Stolpe, Jenita Silverstrand, Linnea Björling, Virpi Ragnarsson, Ylva Wallin 100 15712 Städområde södra och mellersta Kalmar Ann-Cathrine Stolpe Jenita Silverstrand, Linnea Björling, Thomas Long, Virpi Ragnarsson, Ylva Wallin 100 15713 Städområde gymnasieskolor Ylva Wallin Ann-Cathrine Stolpe, Jenita Silverstrand, Linnea Björling, Thomas Long, Virpi Ragnarsson 100 15714 Städområde yttre södra Linnea Björling Ann-Cathrine Stolpe, Jenita Silverstrand, Thomas Long, Virpi Ragnarsson, Ylva Wallin 100 15715 Städområde yttre norra Virpi Ragnarsson Ann-Cathrine Stolpe, Jenita Silverstrand, Linnea Björling, Thomas Long, Ylva Wallin 100 15716 Personalpool Ylva Wallin Ann-Cathrine Stolpe, Jenita Silverstrand, Linnea Björling, Thomas Long, Virpi Ragnarsson 100 15717 Städområde mellersta kommundelen Jenita Silverstrand Ann-Cathrine Stolpe, Linnea Björling, Thomas Long, Virpi Ragnarsson, Ylva Wallin 100 Sida 3 av 5
Ansvar Benämning Beslutsattestant ordinarie Beslutsattestant ersättare Beloppsgräns (tkr) 1572X Kostchef skola Ann-Sofie Eriksson Karolin Gleisner 1 000 15721 Kökschef norra kommundelen Jörgen Nilsson Ann-Jeanette Wetterling, Bo Gustavsson, Jörgen Folkesson, Mats Lindell, Magnus Bolander 100 15722 Kökschef norra centralorten 15723 Kökschef mellersta centralorten 15724 Kökschef södra centralorten 15725 Kökschef mellersta kommundelen Mats Lindell Ann-Jeanette Wetterling Bo Gustavsson Magnus Bolander Ann-Jeanette Wetterling, Bo Gustavsson, Jörgen Folkesson, Jörgen Nilsson, Magnus Bolander Bo Gustavsson, Jörgen Folkesson, Mats Lindell, Jörgen Nilsson, Magnus Bolander Ann-Jeanette Wetterling, Jörgen Folkesson, Mats Lindell, Jörgen Nilsson, Magnus Bolander Ann-Jeanette Wetterling, Bo Gustavsson, Jörgen Folkesson, Mats Lindell, Jörgen Nilsson 15726 Kökschef Södermöre Jörgen Folkesosn Ann-Jeanette Wetterling, Bo Gustavsson, Mats Lindell, Jörgen Nilsson, Magnus Bolander 1573X Kostchef omsorg Karolin Gleisner Ann-Sofie Eriksson 1 000 15731X Kostchef omsorg norra John Eliasson Stefan Hildingsson 100 delen 15732X Kostchef omsorg södra delen Stefan Hildingsson John Eliasson 100 158X IT Robert Carlsson Magnus Garp 5 000 1581 Kundservice Susanne Eklund Emmanuel Wintersteller, Lars-Olof 1 000 Kangas, Magnus Garp 1582 Klienthantering Emmanuel Wintersteller Lars-Olof Kangas, Magnus Garp, 1 000 Susanne Eklund 1583 Infrastruktur Lars-Olof Kangas Emmanuel Wintersteller, Magnus 1 000 Garp, Susanne Eklund 1584 Strategi, tjänsteutveckling Magnus Garp Emmanuel Wintersteller, Lars-Olof Kangas, Susanne Eklund 1 000 100 100 100 100 100 Sida 4 av 5
Bokföringsorder Nedanstående personer får attestera bokföringsorder med rättelser och omföringar, samt rätta andra uppenbara konteringsfel inom nedan angivna ansvar. Ansvar Benämning Beslutsattestant 15X Serviceförvaltningen 1512X Fastighet Ida Håkansson 154X Produktion Madeleine André 155X Fastighet Ida Håkansson Carina Loftenius, Patrik Ohlsson, Peter Broström, Rolf Johansson, Susanne Oscarsson, Ulla Possbeck Då annan tjänsteman under löpande verksamhetsår ersätter en av de nuvarande beslutsattestanterna eller ersättare på samma befattning, följer attesträtten med till den nya tjänstemannen utan särskilt beslut. Tillfälligt delegerade attesträtter vid kortare frånvaro beslutas av berörd förvaltningschef. Kostnader som överskrider beslutad beloppsgräns ska eskalera till överordnad nivå. Sida 5 av 5
TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Sara Andersson 2017-03-14 SFN 2017/0101 0480-45 05 16 Servicenämnden Budgetuppföljning och prognos efter februari Förslag till beslut Serviceförvaltningen fattar inget beslut med anledning av information. Bakgrund Budgetuppföljningen och prognosen efter februari visar ett nollresultat gentemot driftsbudgeten. Sara Andersson Ekonom Bilagor Prognos driftsredovisning februari Serviceförvaltningen Administration, Tel 0480-45 00 00 vx sara.andersson@kalmar.se
Servicenämnden Prognos driftsredovisning Prognos Driftsredovisning 2017 tkr Budget Prognos Skillnad Verksamhet Central ledning och administration 6 302 6 302 0 Centralförråd 4 262 4 262 0 Gata och park 123 965 123 965 0 IT 210 210 0 Kost 102 704 102 704 0 Lokaler och lokalvård -10 609-10 609 0 Transport -597-597 0 Upphandling 2 821 2 821 0 Summa 229 058 229 058 0 Samtliga serviceförvaltningens verksamheter redovisar en nollprognos efter årets två första månader. Dock har förvaltningen fått en tuff ekonomisk start på året, vilket gör att det kommer krävas prioriteringar i verksamheterna för att kunna hålla budgetramen vid årets slut. Stormen i början av januari kommer att innebära stora reperationskostnader för förvaltningen, mest på grund av att många bryggor, landfästen och stränder tog skada. Vid prognosläggningen är de totala kostnaderna för detta svåra att uppskatta. Från och med 2017 ska serviceförvaltningen betala en dagvattenavgift till Kalmar Vatten för bortledning av dagvatten från allmänna platser och gator. Avgiften beräknas för 2017 bli cirka 650 tkr. Beslut angående detta togs efter budgetprocessen, vilket innebär att täckning för taxan inte finns medräknade i budgeten för 2017. Beslut i slutet av 2016 angående utbyte av smörgåsmargarin innebär en ökad kostnad på cirka 500 tkr för kostverksamheten. Ytterligare en följd av beslutet är att andelen av omättade fetter i övriga livsmedel behöver ökas, vilket innebär merkostnader på cirka 1,5 mnkr. Dessa kostnader fanns inte medräknade i budgeten för året. Ytterligare faktorer som kan göra det svårt för verksamheten att hålla budgeten är de ökade grönsakspriserna på grund av vädersituationen vid Medelhavet samt en kommande kraftig prishöjning av ekologisk mjölk. 1
TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Tomas Lexinger 2017-03-20 SFN 2016/0591 Tfn. 0480-450446 Servicenämnden Skrivelse - Hur ska vi använda vårt dricksvatten? Förslag till beslut Servicenämnden uppdrar till förvaltningen att tillsammans med samhällsbyggnadskontoret och kultur och fritidsförvaltningen fortsätta arbetet med bevattningsfrågan. Servicenämnden anser att de i och med produktionschef Tomas Lexingers information i nämnden har fått svar på frågorna i Ingemar Einarssons skrivelse och lägger därmed skrivelsen till handlingarna. Bakgrund Efter sommarens bevattningsförbud och framtida möjliga vattenbrist har servicenämndens ordförande Ingemar Einarsson i en skrivelse framfört till serviceförvaltningen att det finns anledning att lära av det som sker. I skrivelsen till förvaltningen frågar han om det är rimligt att vi ska använda vårt viktiga dricksvatten, som framförallt är ett livsmedel, för bevattning av fotbollsplaner och större parkområden. Yttrande Den del i verksamheten som står för den i särklass största vattenförbrukningen är fotbollplaner, men kommunen vattnar även stadsparkens gräs och planteringar med sprinkler. Annan parkbevattning sker med hjälp av slang från tillgänglig vattentapp på platsen eller fordonsdragen tankvagn. Vattnet som används är dricksvatten. När bevattningsförbudet infördes vidtogs ett antal åtgärder för att även kommunen ska följa påbudet. 1. Kultur- och fritidsförvaltningen anförskaffade en större traktordragen tankvagn, som tog vatten från närliggande dämmen. 2. Enhet park tog vatten från Kalmar dämme med hjälp av befintliga tankvagnar. 3. Stadsparken sprinkler användes inte. Planteringar vattnades från anskaffade tankar. Serviceförvaltningen Produktion Adress Box 611, 391 26 KALMAR Besök Grindängsvägen 4B Tel 0480-45 00 00 vx E-post kommun@kalmar.se
SFN 2016/0591 2 (2) Parkbevattning generellt med tankvagn begränsades till krukor och etableringsplanteringar. För att hantera volymen med tankvagnar krävdes ytterligare en traktor (hyra) samt mer personal (semestervikarie). Normalt användande av dricksvatten för bevattning behölls på floras kulle och i växthuset. I och med att vatten togs från Kalmar dämme blev det ett ärende hos länsstyrelsen på grund av flygets tillstånd. Efter att ärendets handlagts var den allmänna åsikten att det är bra att vattna med dämmevatten men att flyget kan få hantera värden som avviker i sin rapportering. Vattennivån i dämmet fylls dock snabbt upp vid ett regn. Utifrån problemet med bevattningsförbud har kultur- och fritidsförvaltningen via WSP tagit fram alternativ vattenförsörjning Hållbara bevattningssystem på Kalmar kommuns fotbollsplaner. Den ger även ingångar för hur parkbevattning kan ske till exempel med egen brunn i stadsparken eller tillgång till fotbollsplanernas lösningar som kan samordnas. Efter ett möte med kultur- och fritidsförvaltningen har de även tagit till sig att ta upp bevattningen av de föreningsstyrda fotbollplanerna. Serviceförvaltningen produktion kommer nyfiket titta vidare på: Hur bevattning i stadsparken kan ske med djupborrad brunn och om det i detta sammanhang kan ske med parkdammen som volymutjämnare. Parkdammen fylls med drickvatten och kräver ständig påfyllnad och cirkulation sommartid. (not: Kalmar Vatten behöver ibland tömma dricksvattentankar. Det kan göras i denna damm.) Använda alternativa dämmen och ordna mer anpassade påfyllningsplatser. Att tillsammans med Kalmar Vatten hitta andra alternativ där bevattningsvatten kan ordnas. Användande av mer torktåliga växter i blomsterplanteringar. För den fortsatta bevattningen kommer vatten från dämmen att användas mer och vid ett bevattningsförbud införa samma begränsning som ha gjorts. I kommande budgetarbete kommer serviceförvaltningen liksom kultur- och fritidsförvaltningen ta upp investeringsbehovet utifrån möjligheter att borra brunnar och/eller på andra vis genom byggnation begränsa behovet av att vattna med dricksvatten. Att hämta från dämmen är dock mer arbetsintensivt och har mer fordonsrörelser. Tomas Lexinger Produktionschef Bilagor WSP Hållbara bevattningssystem på Kalmar kommuns fotbollsplaner
Hur skall vi använda vårt dricksvatten? Den ringa nederbörd som fallit hos oss i Sydostsverige sedan sensommaren 2015, har för många blivit en väckarklocka. Vi kan i media nästan varje dag läsa om det hot och de höga kostnader som vattenbristen orsakar på Öland. I Kalmar har vi, så vitt jag vet, för första gången bevattningsförbud. Detta har ju i hög grad drabbat det som serviceförvaltningen har ansvar för. Nu skall väl förhoppningsvis problemen så småningom lösa sig genom de åtgärder som vidtas och någon gång måste väl nederbörden komma. Men det kan ta tid. Det finns all anledning att lära av det som sker. Hur skall vi använda vårt viktiga dricksvatten som ju är ett livsmedel. Är det rimligt att använda fint processat vatten till att bevattna fotbollsplaner och större parkområden? Jag vet att flera föreningsägda idrottsplatser i kommunen, som är anslutna till det kommunala VA-nätet, också har en egen brunn eller annan vattentäkt med ett sämre vatten som man använder för bevattning. Det är viktigt för dem ur ekonomisk synpunkt. Det blir stora pengar om man skall betala 22,60 kr per kubikmeter för att vattna en fotbollsplan. Hur är det ed de ko u ala a lägg i gar a, är det so regel fi vatte so a vä ds eller finns det andra lösningar? Med hänvisning till ovanstående föreslår jag: Att att att Servicenämnden vid något kommande sammanträde får en information om vilket vatten som används för bevattning vid de kommunägda anläggningarna, i den mån vatten från kommunens VA-nät används för bevattning, det undersöks om det är möjligt och önskvärt att i anslutning till anläggningarna gräva/borra brunnar eller att använda annat vatten för bevattning, samt denna skrivelse överlämnas till serviceförvaltningen för beredning. Ugglebo 16 06 07 Ingemar Einarsson