Innehåll Vad finns i lathunden?... 2 Vad är Dataskyddsförordningen (GDPR)?... 2 Dataskyddsförordningen och formulär på webben... 2 Checklista inför skapandet av formulär... 2 Tacksida... 3 Formulärblock... 4 Skapa formulär... 5 Kopiera ett befintligt formulär... 9 Innehållsblock... 9 Checklista efter skapandet av formulär... 10 Hämta information från databasen till Excel... 10 Radera formulärsdata... 11 Särskild hantering... 12
Vad finns i lathunden? Denna lathund beskriver dels hur du går till väga för att hantera formulär i EPiServer och innehåller också en beskrivning av vad du behöver tänka på i koppling till dataskyddsförordningen (GDPR) när du hämtar in information via formulär. Vad är Dataskyddsförordningen (GDPR)? Dataskyddsförordningen gäller som lag i alla EU:s medlemsländer från och med den 25 maj 2018. En övergripande tanke med de nya reglerna är att tydligare betona att det företag, myndighet eller annan organisation som behandlar personuppgifter aktivt måste ta ansvar för att se till att förordningens regler följs och kunna visa det. Syftet är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter. En personuppgift är information som kan kopplas till en fysisk person som är i livet. Även kodade uppgifter kan anses vara personuppgifter. Dataskyddsförordningen och formulär på webben Som sidansvarig för en sida som innehåller ett formulär innebär det att det är du som är ansvarig för att se till att dataskyddsförordningen efterföljs i hanteringen av formulärsdata som hämtas in. Vid insamling av uppgifter fokuserar vi på samtycke. Detta innebär att du i anslutning till formuläret förklarar Vart informationen lagras Hur informationen behandlas Varför vi hämtar in information Vem som får ta del av informationen Hur information hanteras när den inte längre är aktuell Förutom att upplysa om hur de uppgifter som hämtas in igenom formuläret kommer att behandlas, så behöver personen som fyllt i formuläret aktivt godkänna behandlingen. Detta gör du genom att lägga till en kryssruta i formuläret som är obligatorisk för användaren att kryssa. Texten här bör formuleras i stil med: "jag har tagit del av hur högskolan hanterar uppgifterna som hämtas in via formuläret och jag godkänner behandlingen". I samband med formuläret behöver du också upplysa om vad samtycket innebär. Se avsnittet Innehållsblock i denna manual för förslag på hur en sådan text kan se ut. Du ansvarar också för att personuppgifterna inte bevaras under längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet. Därför behöver du bestämma hur länge de inhämtade personuppgifterna behöver bevaras och när de ska tas bort (gallras). Det är du som sidansvarig som har ansvar för att detta görs. Vill du veta mer om personuppgifter och dataskyddsförordningen så kan du få mer information via högskolans webbplats. Mer information kan också ges av Henrik Schmidt, dataskyddshandläggare och Åsa Dryselius, förvaltningsjurist Checklista inför skapandet av formulär Innan du skapar formuläret behöver du fundera över hur det ska fungera, vilken information du vill samla in och hur den ska lagras.
Vilka uppgifter ska hämtas in via formuläret? Behandlar formuläret personuppgifter? Ska det skickas ut ett bekräftelsemail? Vilken information ska finnas på tacksidan? När ska formuläret avpubliceras (lämpligen i samband med sista anmälningsdatum)? När ska sidan/sidorna som formuläret hör till avpubliceras? När ska uppgifterna som inhämtats genom formuläret gallras? Formulärverktyget i EPiServer är till för att skapa formulär. Om du vill göra mer omfattande undersökningar, ha möjlighet att skapa hopp eller skicka påminnelser till personer som inte svarat så är det troligen bättre att hämta in informationen via en enkät. Titta då närmare på verktyget Sunet Survey. På vår webbplats kan du få mer information om enkätverktyg. Tacksida När formuläret är ifyllt och användaren klickar på knappen för att skicka formuläret är det viktigt att användaren får information om att formuläret gått iväg, detta görs via en tacksida. Högerklicka på sidan som ska hålla formuläret och välj alternativet Ny sida för att skapa en undersida till formuläret. Ge sidan ett namn och skriv in signaturen för den som ska vara sidansvarig och gå sedan vidare till fliken Inställningar. Här kryssar du ur alternativet Visa sidan i menyer - tacksidan ska inte visas i menyer utan ska bara visas när användaren fyllt i formuläret. Dölj sidan ur menyer Gå vidare till fliken Composer. Dra in ett innehållsblock och fyll sidan med ett textuellt innehåll. Texten på tacksidan behöver inte vara detaljerad. Användaren kommer inte spara informationen på sidan, utan den är till för att visa att formuläret skickades och inga fel har uppstått. Exempel på innehåll i en tacksida När du publicerat tacksidan kan du gå till sidan du planerar att lägga formuläret på.
Formulärblock Dra ut blocket Formulär till den plats du vill lägga formuläret. Klicka upp egenskaperna för formuläret (redigera) och börja med att ange en rubrik. Rubriken kommer att visas på sidan i form av en Rubrik2 i anslutning till formuläret. Redigera formulär Rutan Använd angiven e-postadress som avsändare ska i princip aldrig kryssas i. (Undantaget är om du vill att formuläret ska generera ett mail/ärende till en funktionsadress/ärendehanteringssystem. Rutan behöver då kryssas i för att det ska kunna framgå vem ärendet kommer från.) E-postadress för avsändare Genom att kryssa i rutan Skicka bekräftelse-mail så kan du få formuläret att skicka en e-postbekräftelse till den e-postadress som användaren anger. I rutan fyller du i den text som användaren ska få i bekräftelsemailet. Informationen i bekräftelsemailet får gärna vara detaljerad samt innehålla kontaktuppgifter. Detta är ett mail som användaren tenderar att behålla och kan då vara behjälpt av information för kontakt samt tid och plats. Exempel på bekräftelsemail
Skapa formulär För att lägga till eller skapa ett innehåll i formuläret klickar du på den lilla grå boxen med tre punkter. Du får då upp formulärbiblioteket som innehåller de formulär som tidigare skapats i EPiServer. Öppna formulärbiblioteket För att skapa ett nytt klickar du på +Skapa. Skapa formulär Börja med att fylla i namn för ditt formulär. Ange även om formuläret ska kunna sändas utan inloggning samt om samma person ska kunna skicka formuläret flera gånger. Observera att dessa rutor ska nästan alltid kryssas i, eftersom formuläret ska kunna användas utan att behöva logga in i EPiServer och för att flera personer ska kunna skicka formuläret från samma dator (ex från en biblioteksdator). Redigera formulär
Lägg formuläret i en katalog. Detta gör det lättare att hitta formuläret. Välj katalog Tacksida som visas vid svar. Nu är det dags att koppla på tacksidan du byggde tidigare. Klicka på knappen med det tre prickarna och välj tacksidan i strukturen. Välj tacksida Börja bygga upp formuläret genom att välja Lägg till rad. Välj så många rader som du behöver. Lägg till rader Klicka på fliken Formulärfält och dra den typ av fält du vill ha till den första raden. När du gjort det fyller du i de uppgifter som behövs. I Namn kan man inte använda åäö. Det ska också vara så kortfattat som möjligt (se exempel nedan).
Formulärfält - egenskaper Om du valt att koppla till funktionen med bekräftelsemail så hämtas adressen till mottagaren av bekräftelsemailet från det här fältet. Det är då mycket viktigt att du fältet får namnet epost. För att funktionen med bekräftelsemail ska fungera är det viktigt att fältet får exakt stavning med små bokstäver (epost). E-postadress med funktion Funktion för filuppladdning i samband med inskickande av formulär finns. Funktionen för filuppladdning kan aktiveras med hjälp av ett textfält. När du lagt till fältet textfält och lagt till texter så lägger du till FileUpload i fältet CSS-klass, detta aktiverar funktionen för filuppladdning. När du använder denna funktion så lägg gärna till en tilläggstext under i formuläret där du påminner användare om att klicka på Ladda upp. Funktion för filuppladdning i formulär
Fortsätt fylla på med de fält du vill ha. Om ditt formulär innebär inhämtning av personuppgifter måste du lägga till en kryssruta för behandling av uppgifter som är obligatorisk för användaren att kryssa. Texten här bör formuleras i stil med: "Jag har tagit del av hur högskolan hanterar uppgifterna som hämtas in via formuläret och jag godkänner behandlingen". Kryssruta för samtycke Sist av allt lägger du in en rad med Knapp. I fälten Knapptext och Skärmtips skriver du Skicka (eller Send). I fältet Resultat vid svar väljer du spara i databas. Observera att detta är en skillnad mot tidigare rutin, till följd av införandet av Dataskyddsförordningen. Det är alltså viktigt att du inte väljer något alternativ som innebär att också skicka e-post. I vissa undantagsfall kan det dock ändå vara aktuellt med en skickad e-postnotifiering (när det gäller formulär som används löpande). Rådgör med en webbspecialist innan du väljer ett alternativ som innebär att e-post skickas. Egenskaper för knapp
När formuläret är färdigt kan du spara det genom att välja Spara och stäng. Spara formulär Testa och publicera formuläret. Kopiera ett befintligt formulär Möjlighet finns att använda grunden från ett befintligt formulär om du ska skapa ett nytt formulär, till exempel om du ska skapa en engelsk version av formuläret i fråga. I dessa fall behöver du inte göra ett nytt formulär utan du kan istället utgå från ett befintligt. Lägg till formulärblocket som vanligt och fyll i fälten med rubrik och bekräftelsemail om detta är tillämpligt. Öppna sedan formulärbiblioteket och öppna förlagan till ditt formulär. Klicka på knappen Spara som. Detta öppnar ett nytt fönster. Här får du möjlighet att ge det nya formuläret ett namn, EPiServer föreslår automatiskt ändelsen Kopiera men troligen vill du ha ett annat namn. Fyll i önskat namn och klicka på Spara. Spara som en kopia Formuläret har nu sparats som ett nytt formulär och du kan gå in och göra de ändringar som behövs. Spara, testa och publicera som vanligt. Innehållsblock Om informationen du hämtar in omfattas av Dataskyddsförordningen måste du lägga till information i anslutning till formuläret som beskriver: Vart informationen lagras Hur informationen behandlas Varför vi hämtar in information
Vem som får ta del av informationen Hur information hanteras när den inte längre är aktuell Förslag på text för hur denna information kan formuleras hittar du här: http://www.hb.se/anstalld/att-arbeta-pa-en-hogskola/myndigheten-hogskolan/hantering-avpersonuppgifter/mallar/ Checklista efter skapandet av formulär Fyll i formuläret för att säkerställa att det fungerar Kolla att du schemalagt avpubliceringsdatum för formuläret och sidan där ditt formulär ligger när det inte längre är aktuellt. Kolla att du lagt formuläret i en katalog Kolla att du kopplat en tacksida till formuläret Kolla att tacksidan är publicerad samt dold ur menyn Kolla att skickaknappen har Spara till databas ifyllt Används funktionen för bekräftelsemail? o Kolla så att namnet på fältet för att hämta in e-post är epost o Kolla att funktionen Använd angiven e-post som avsändare inte används o Kolla att information om datum, tid och kontakt finns angivet i bekräftelsemailet Hanterar formuläret personuppgifter? Kolla så att du i anslutning till formuläret då har informerat om: o Vart informationen lagras o Hur informationen behandlas o Varför vi hämtar in information o Vem som får ta del av informationen o Se också till att du har lagt in en bokning i din kalender (eller liknande) för när uppgifterna ska tas bort från EPiServer. Hämta information från databasen till Excel När det är dags att ta ut informationen från EPiServer och exportera den till Excel går du till sidan där formuläret ligger. Öppna sidan i Redigeraläge. Sidan har en extraflik som heter Composer XForm Data, via denna hämtas informationen ut. Sätt ett kryss i rutan Visa data för alla sidor och klicka på Sök Composer XForm Data
Detta listar de första 50 träffarna och du får också reda på hur många träffar som finns i databasen. Om det är fler träffar än 50 så ändra Antalet träffar per sida och gör en ny utsökning. Öka antalet träffar För att flytta informationen till Excel välj alternativet Markera alla rader och klicka därefter på knappen Exportera till Excel Exportera till Excel Exceldokumentet kommer sparas till din dator och läggas i mappen för nedladdningar. Var mycket noga med hur du använder dokumentet och tänk särskilt på att inte sprida det till andra personer eftersom du är ansvarig för hanteringen av de eventuella personuppgifter som finns i dokumentet och hur dessa hanteras. Radera formulärsdata När uppgifterna du hämtat in inte längre är nödvändiga, måste du radera personuppgifterna som samlats in. Det är du som sidansvarig som ansvarar för att detta genomförs. Har du exporterat uppgifterna till Excel måste alla filer från de utdrag du gjort raderas.
För att radera informationen från formuläret går du till sidan där formuläret ligger. Gör en utsökning av allt data som lagrats i formuläret enligt beskrivningen Hämta information från databasen till Excel, och klicka därefter på knappen Radera alla poster. Radera formulärsdata Om ditt formulär används löpande och inte ska stängas efter ett visst datum behöver du istället radera uppgifterna allteftersom inte längre är aktuella. Markera då de rader du vill ta bort ur formuläret och klicka på knappen Radera valda poster. Särskild hantering I vissa fall är det inte är självklart när informationen inte längre är nödvändig att spara. Kontakta i så fall arkivarie för att diskutera eventuell lösning i ditt specifika fall. Om du samlat in samtycken för flera saker i samma formulär, till exempel genom att du skapat ett formulär för anmälan till ett evenemang, där du också hämtar in samtycke för framtida e-postutskick relaterade till det aktuella evenemanget behöver radering av data hanteras på ett speciellt sätt. Kontakta i så fall arkivarie för att diskutera lösning för detta. Detta kan göras på registrator@hb.se.