1 (16) Plats och tid Stora mötesrummet kl 11:00-12:15 ande närvarande Lars Carlsson (C) (ordförande), Roger Gadde (M) (vice ordförande), Jerri Bergström (S) Övriga närvarande Therese Nilsson (Controller), Thomas Lindberg (Enhetschef Idrotts- och friluftsenheten), Petri Peltonen (Förvaltningschef), Mir Grebäck von Melen (Kommunikatör), Annica Brozin (Nämndsekreterare), Jesper Westberg (Kommunsekreterare) Paragrafer 1-14 Justerande Plats och tid för justering Jerri Bergström Protokollet justerat 31 januari 2018. Originalet finns förvarat hos Kommunstyrelsens kansli Underskrifter Sekreterare Annica Brozin Ordförande Lars Carlsson Justerande Jerri Bergström
2 (16) ÄRENDELISTA 1 Val av justerare 2 Fastställande av dagordning 3 Ny förtroendevald till arbetsutskottet 4 Verksamhetsberättelse, FN, 2017 5 Internkontroll helårsuppföljning 2017 6 Internkontrollplan 2018, FN 7 Verksamheten informerar 8 Remissvar kring annonsytor på Ishall A 9 Återrapport till kommunstyrelsen: förbättrad samverkan och informationsdelning 10 Yttrande förvaltningsövergripande samverkan 11 Svar på motion (S) Nollvision gällande fallolyckor 12 Kommunikationsstrategi 13 Utveckling av Vallentunas friluftsliv 14 Vinterunderhåll av idrottsanläggningar
3 (16) 1 Val av justerare Jerri Bergström (S) utses att justera protokollet jämte ordförande.
4 (16) 2 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställs i enlighet med utskick.
5 (16) 3 Ny förtroendevald till arbetsutskottet Det finns en vakans i arbetsutskottet efter att en förtroendevald tillhörande Liberalerna avslutat sitt uppdrag i fritidsnämnden. Fritidsnämndens arbetsutskott överlåter till Liberalerna att svara på vem som ska täcka denna vakans vid Fritidsnämndens nästa sammanträde den 8 februari 2018.
6 (16) 4 Verksamhetsberättelse, FN, 2017 (FN 2018.008) Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår att Fritidsnämnden godkänner verksamhetsberättelsen för 2017 och överlämnar den till kommunstyrelsen. Fritidsnämnden redovisar en verksamhetsberättelse med uppföljning av måluppfyllelse och ekonomiskt resultat som en del i Vallentuna kommuns övergripande resultatredovisning. Lars Carlsson (C) yrkar att: Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår att Fritidsnämnden godkänner verksamhetsberättelsen för 2017 och överlämnar den till kommunstyrelsen. sgång Ordförande Lars Carlsson (C) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed. sunderlag 1. Tjänsteskrivelse 2018-01-11 2. Verksamhetsberättelse FN 2017 Kommunstyrelsen Akten
7 (16) 5 Internkontroll helårsuppföljning 2017 (FN 2017.007) Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår att Fritidsnämnden godkänner helårsrapporten av internkontrollen 2017 och överlämnar den till kommunstyrelsen. Granskning av områdena har gjorts enligt beslutad internkontrollplan. Lars Carlsson (C) yrkar att: Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår att Fritidsnämndens arbetsutskott godkänner helårsrapporten av internkontrollen 2017 och överlämnar den till kommunstyrelsen. sgång Ordförande Lars Carlsson (C) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed sunderlag 3. Tjänsteskrivelse, 2018-01-15, Internkontroll - helårsuppföljning 2017 4. Internkontroll Helårsuppföljning FN, 2017 Kommunstyrelsen Akten
8 (16) 6 Internkontrollplan 2018, FN (FN 2018.014) Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår att Fritidsnämnden beslutar att godkänna internkontrollplanen för 2018 och överlämnar den till kommunstyrelsen. Fritidsförvaltningen har upprättat ett förslag till Fritidsnämndens internkontrollplan för 2018. Lars Carlsson (C) yrkar att: Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår att Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar att godkänna internkontrollplanen för 2018 och överlämnar den till kommunstyrelsen. sgång Ordförande Lars Carlsson (C) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed sunderlag 5. Tjänsteskrivelse 2018-01-22, Internkontrollplan 2018, FN 6. Internkontrollplan, FN, 2018 Kommunstyrelsen Akten
9 (16) 7 Verksamheten informerar Presentation av fältverksamhet - tas vid nämndsammanträdet den 8 februari 2018 Avtal på Vallentuna IP - kommundirektör och förvaltningschef ser över tidigare tecknade avtal och beslut därom kommer sedan fattas av kommunstyrelsen Rivning av lokal vid Orkesta IP - rivning kommer att genomföras i samarbete med Sanmhällsbyggnadsförvaltningen, mer information om detta kommer på nämndsammanträdet den 8 februari 2018
10 (16) 8 Remissvar kring annonsytor på Ishall A (FN 2017.042) Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar att återemittera ärendet till Fritidsförvaltningen. Motivering till återremiss Samtliga föreningar som är verksamma på Vallentuna IP ska tas i beaktande och ges möjlighet att annonsera på de föreslagna ytorna på Ishall A. Ett remissvar ska tas fram till Fritidsnämndens sammanträde i mars 2018. Kommunstyrelsen remitterade 2017-08-21 ärendet kring annonsytor på Ishall A till fritidsnämnden med motiveringen att fritidsnämnden ska se över fördelningsprincipen. Fritidsförvaltningen har tagit fram ett förslag som baseras på det reklamavtal som finns gällande annonsytor inne i ishallen (sarg, is och väggar). Avtalet kring inomhusytorna är anpassat efter VBK Hockeys seriespel där förbundet kravställer viss reklam. Förvaltningens förslag bygger på en avvägning mellan det ursprungliga reklamfördelningsförslag som inte tog hänsyn till förbundets krav och den slutgiltiga versionen. Fördelningen mellan isföreningarna föreslås vara: Vallentuna Rangers 20% Ormsta Hockey 20% Vallentuna Konståkningsklubb 20% VBK Hockey 40% Ett nytt avtal kring reklamytor för isföreningar föreslås bygga på samma villkor som det nuvarande avtalet där bland annat ej nyttjade platser regleras. Fritidsförvaltningen föreslår att Idrott och Friluftsenheten bekostar montering av det skyltsystem (ramverk) som anses lämpligt. Detta för att undvika skillnader i utformning och säkerställa en hög säkerhetsstandard. Kostnader för skylt, inklusive produktion och montering i skyltsystemet, bekostar föreningarna själva. Lars Carlsson (C) yrkar att: Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar att återemittera ärendet till Fritidsförvaltningen. sgång Ordförande Lars Carlsson (C) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed sunderlag 7. Protokoll KS 129 Annonsytor Vallentuna ishall (A-hallen) 8. Tjänsteskrivelse, Reklamytor Ishall A fasad Kommunstyrelsen
11 (16) 9 Återrapport till kommunstyrelsen: förbättrad samverkan och informationsdelning (FN 2017.038) Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår att Fritidsnämnden beslutar att uppdraget från fullmäktige är utfört, i samverkan med Barn- och ungdomsnämnden och Socialnämnden. Fritidsnämndens verksamheter når många unga i Vallentuna och är viktiga aktörer i arbetet med att skapa goda uppväxtvillkor för dessa. Fritidsförvaltningen deltar i flera samverkansformer med fokus på barn och unga. De viktigaste är Tryggare Vallentuna och de sociala insatsgrupperna, dessa forum har därför prioriterats av berörd personal. Utöver dessa nätverk arbetar förvaltningens fritidsledare och fältassistenter i nära samarbete med de skolor som finns i Vallentuna. Förvaltningen har även deltagit i trygghetsvandringarna under 2017. Personalen har anmälningsskyldighet enligt 14 kap. 1, socialtjänstlagen och är skyldig att upprätta orosanmälningar om de misstänker att ett barn far eller riskerar att fara illa. Lars Carlsson (C) yrkar att: Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår att Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar att uppdraget från fullmäktige är utfört, i samverkan med Barn- och ungdomsnämnden och Socialnämnden. sgång Ordförande Lars Carlsson (C) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed sunderlag 9. Tjänsteskrivelse 2018-01-08 10. Protokollsutdrag kommunfullmäktige, uppdrag om förbättrad samverkan och informationsdelning 11. Protokoll kommunfullmäktige, 69 Uppdrag: förbättrad samverkan och informationsdelning Akten Kommunstyrelsen
12 (16) 10 Yttrande förvaltningsövergripande samverkan (FN 2017.063) Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår att Fritidsnämnden beslutar att motionen anses besvarad Ing-Marie Elfström (S) och Anna-Maria Valladolid (S) har väckt en motion om att Vallentuna kommun ska ta fram mål och riktlinjer för nämnds- och förvaltningsövergripande samverkan kring barn/ungdomar som far illa eller riskerar att fara illa. Fritidsnämnden har möjlighet att yttra sig över motionens innehåll. Fritidsnämndens verksamheter når många unga i Vallentuna och är viktiga i kommunens totala arbete att skapa goda uppväxtvillkor för dem. Fritidsförvaltningen deltar i flera samverkansformer med fokus på barn och unga. De viktigaste är Tryggare Vallentuna och de sociala insatsgrupperna. Utöver dessa nätverk arbetar förvaltningens fritidsledare och fältassistenter i nära samarbete med de skolor som finns i Vallentuna. Personalen har också anmälningsskyldighet enligt 14 kap. 1, socialtjänstlagen och ska göra orosanmälningar om de misstänker att ett barn far eller riskerar att fara illa. Fritidsförvaltningen upplever att dessa samverkansformer är välfungerande och gett konkreta resultat under 2017. Fritidsförvaltningen ser idag inte behov av särskilda mål och riktlinjer för arbetet. Lars Carlsson (C) yrkar att: Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår att Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar att motionen anses besvarad. Jerri Bergström (S) yrkar att. Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår att Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar att motionen bifalles. sgång Ordförande Lars Carlsson (C) ställer proposition på sitt eget yrkande samt på Jerri Bergströms (S) yrkande och finner att Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar i enlighet med Lars Carlssons (C) yrkande sunderlag 12. Yttrande - förvaltningsövergripande samverkan 13. Remiss, Motion (S) om förvaltningsövergripande samverkan Akten Kommunstyrelsen
13 (16) 11 Svar på motion (S) Nollvision gällande fallolyckor (FN 2017.057) Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår att Fritidsnämnden beslutar att motionen anses besvarad. Ing-Marie Elfström (S) och Jaana Tilles (S) väckte 2017-03-13 en motion om att: - Vallentuna kommun aktivt ska verka för att en nollvision ska gälla för fallolyckor. Motionären föreslår att kommunen vidtar åtgärder genom att förebygga fallolyckor. Exempel på förebyggande åtgärder enligt motionären är att få äldre att utöva fysisk aktivitet och balansträning, tillgänglighetsanpassa, bättre snöröjning och sandning med prioritering på gående, regelbundna läkemedelsgenomgångar och synundersökningar. Motionären menar även att man kan barnsäkra många av barnens vardagliga omgivningar och informera föräldrar om fallolyckor. Fritidsnämnden har fått i uppdrag att svara på motionen. Se bifogat förslag. Lars Carlsson (C) yrkar att: Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår att Fritidsnämnden beslutar att motionen anses besvarad. Jerri Bergström (S) yrkar att. Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår att Fritidsnämnden beslutar att motionen bifalles. sgång Ordförande Lars Carlsson (C) ställer proposition på sitt eget yrkande samt på Jerri Bergströms (S) yrkande och finner att Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar i enlighet med Lars Carlssons (C) yrkande sunderlag 14. Remissvar från fritidsnämnden 2018-01-11 15. Motion (S) Nollvision gällande fallolyckor 16. Remiss, Motion (S) om nollvision för fallolyckor 17. Svar på motion (S) Nollvision gällande fallolyckor Akten
14 (16) 12 Kommunikationsstrategi (FN 2017.065) Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår att Fritidsnämnden beslutar att anta förvaltningens förslag på kommunikationsstrategi. Fritidsförvaltningen har under 2017 arbetat fram ett förslag på kommunikationsstrategi. Upprinnelsen till strategin är ett beslut taget i kommunen som säger att samtliga förvaltningar ska ha en kommunikationsstrategi. Kommunikationsladskapet har under senaste åren förändrats vilket ställer nya krav och förväntningar på kommunen. Förvaltningen behöver i detta nya landskap arbeta strategiskt för att nå ut och bygga relationer. På olika sätt kan vi arbeta för att skapa bilden av oss. I strategin presenteras sju kännetecken som ska stötta oss i vår kommunikation. Målgrupper, kanalanalys och redskap för inkluderande kommunikation finns också presenterat i strategin. Lars Carlsson (C) yrkar att: Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår att Fritidsnämnden beslutar att anta förvaltningens förslag på kommunikationsstrategi. sgång Ordförande Lars Carlsson (C) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed sunderlag 18. Tjänsteskrivelse, 2017-12-27, Fritidsförvaltningens kommunikationsstrategi 19. Förslag, 2017-12-27, Fritidsförvaltningens kommunikationsstrategi Akten Kommunala författningssamlingen Kommunikationsavdelningen
15 (16) 13 Utveckling av Vallentunas friluftsliv (FN 2018.009) Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår fritidsnämnden att ge förvaltningen i uppdrag att ta fram en fördjupad plan för utveckling av Vallentunas friluftsliv inom ramen för konceptet Ekoturism. Fritidsförvaltningen föreslår att utvecklingen av Vallentunas friluftsliv sker genom ett strukturerat arbete utifrån konceptet ekoturism. De unika förutsättningar som Vallentuna har gällande natur, strövområden, kulturmiljöer av högt värde och vandringsleder gör att fritidsförvaltningens bedömning är att ekoturism som begrepp och företeelse skulle sätta Vallentuna i fokus gällande frågor som miljö, friluftsliv och moderna förhållningssätt. Lars Carlsson (C) yrkar att: Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår fritidsnämnden att ge förvaltningen i uppdrag att ta fram en fördjupad plan för utveckling av Vallentunas friluftsliv inom ramen för konceptet Ekoturism. sgång Ordförande Lars Carlsson (C) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed sunderlag 20. Tjänsteskrivelse, Utveckling av Vallentunas friluftsliv AKTEN
16 (16) 14 Vinterunderhåll av idrottsanläggningar (FN 2018.010) Fritidsnämndens arbetsutskott noterar informationen och översänder ärendet till fritidsnämnden för kännedom. Med tillägget att tydliggöra när övriga konstgräsplaner är tillgängliga. Fritidsnämndens arbetsutskott noterar informationen och översänder ärendet till fritidsnämnden för kännedom. Med tillägget att tydliggöra när övriga konstgräsplaner är tillgängliga. Under de senaste åren har Idrott och friluftsenheten hanterat vinterunderhåll på anläggningarna på olika sätt. Det finns tidigare beslut på i vilken omfattning underhåll ska göras, men på grund av att besluten inte finns samlade så bedömer fritidsförvaltningen att det är av vikt att fritidsnämnden har en sammanställning över gällande beslut. Fritidsförvaltningens förslag lyder: Idrott och friluftsenheten ska under vintersäsongen ansvara för följande: - Löpande underhåll och daglig skötsel för fritidsnämndens anläggningar. - Plogning av Vallentuna IP samt spårning av motionsspåret. - Plogning av naturisbana på Vallentunasjön. - Spårning av skidspår Össeby IP. - Spårning av skidspår Vallentuna Golfbana, Veda. - Spårning av skidspår Vallentunasjön. - Frilägga en konstgräsplan på Vallentuna IP från snö från vecka 4 utifrån i förväg, med fotbollsföreningar överenskommen, etablerad tidsplan. Prioriteringen av dessa uppgifter beslutas av Idrott och friluftsenhetens enhetschef. Lars Carlsson (C) yrkar att:fritidsnämndens arbetsutskott noterar informationen och översänder ärendet till fritidsnämnden för kännedom. Med tillägget att tydliggöra när övriga konstgräsplaner är tillgängliga. sgång Ordförande Lars Carlsson (C) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att Fritidsnämndens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed sunderlag 21. Tjänsteskrivelse, Vinterunderhåll av idrottsplatser AKTEN