Godkännande av regionfullmäktige att ansöka om utträde ur kontrakt att bedriva vård-verksamhet inom VG Primärvård för fem av Närhälsans vårdcentraler

1 (3) Tjänsteutlåtande Datum 2015-11-18 Diarienummer PVV 419 till 423-2015 Handläggare: Hans Lilja Telefon: 070-207 3614 E-post: hans.lilja@vgregion.se Till Primärvårdsstyrelsen Godkännande av regionfullmäktige att ansöka om utträde ur kontrakt att bedriva vård-verksamhet inom VG Primärvård för fem av Närhälsans vårdcentraler Förslag till beslut Primärvårdsstyrelsen beslutar följande; 1. Primärvårdsstyrelsen beslutar att föreslå Regionstyrelsen att i sin tur föreslå Regionfullmäktige att godkänna Primärvårdsstyrelsens beslut om att ansöka om utträde ur kontrakt att bedriva vårdverksamhet inom VG Primärvård för vårdcentralerna Viskafors, Åby, Åmål, Skara samt Brastad så snart som möjligt. Sammanfattning av ärendet Primärvårdsstyrelsen avser att besluta om att ansöka om utträde ur kontraktet med Hälso- och sjukvårdsnämnderna att bedriva vårdverksamhet inom VG Primärvård för fem av Närhälsan vårdcentraler så snart som möjligt. Enligt kommunallagen 3 Kap 9 beslutar fullmäktige i ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för Västra Götalandsregionen. Med anledning av att beslutet innebär en stängning av vårdcentralerna i Viskafors, Åby, Åmål, Skara samt Brastad har ärendet bedömts överlämnas till regionfullmäktige för godkännande. Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Bilagor 1-5 Beslutsunderlag Primärvårdsstyrelsen 2015-11-19 Beslutet skickas till Regionstyrelsen Hälso- och sjukvårdsnämnderna Diariet. Närhälsan växel 010-435 80 00

1 (3) Tjänsteutlåtande Datum 2015-11-18 (ersätter 2015-11-10) Diarienummer PVV 423-2015 Primärvårdsområde V1 Handläggare: Ulrika Holmqvist Telefon: 070-6616905 E-post: Ulrika.holmqvist@vgregion.se Till Primärvårdsstyrelsen Ansökan om utträde ur kontrakt att bedriva vårdverksamhet inom VG Primärvård för Närhälsan Brastad vårdcentral Förslag till beslut Primärvårdsstyrelsen beslutar följande; 1. Primärvårdsstyrelsen beslutar under förutsättning av Regionfullmäktiges godkännande att ansöka om utträde ur kontraktet med Norra Hälso- och sjukvårdsnämnden avseende att bedriva vårdverksamhet inom VG Primärvård för Närhälsan Brastad vårdcentral så snart som möjligt. Sammanfattning av ärendet Närhälsan Brastad vårdcentral startades mars 2012. Beräknade då en budget utifrån cirka 3 500 listade, vilket skulle ge en ekonomi i balans. Den 31 augusti 2015 hade vårdcentralen 2 364 listade. Vårdcentralen har den senaste tiden även haft bristande stabilitet gällande personal, vilket gjort att listningen snarast minskat. Vårdcentralens litenhet, med samma kompetenskrav som de större, ger en ekonomiskt svår situation. Vårdcentralen har dessutom höga omkostnader för bland annat läkemedel. Enligt kommunallagen 3 Kap 9 beslutar fullmäktige i ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för Västra Götalandsregionen. Med anledning av att beslutet tas i samband med beslut om stängning av ytterligare fyra vårdcentralerna har ärendet bedömts överlämnas till Regionfullmäktige för godkännande. Fördjupad beskrivning av ärendet Närhälsan Brastad vårdcentral startades mars 2012. Beräknade då en budget utifrån cirka 3 500 listade, vilket skulle ge en ekonomi i balans. Antalet listade ökade på ett bra sätt till en början. Januari 2013 hade vårdcentralen 2 177 listade. Ett år senare, Närhälsan Ulrika Holmqvist, växel 010-435 80 00

Datum 2015-11-18 Diarienummer PVV 423-2015 januari 2014, hade de 2 300 listade. Där avstannade ökningen och toppen var i december 2014 då de hade 2 407 listade. Därefter har listningsantalet sjunkit något och den 31 augusti 2015 hade de 2 364 listade. Vårdcentralen har den senaste tiden haft bristande stabilitet gällande personal, vilket gjort att listningen minskat. Antal listade: Januari 2013: 2 177 listade. Januari 2014: 2 300 listade. December 2014: 2 407 listade. 31 augusti 2015: 2 364 listade. Vårdcentralens litenhet, med samma kompetenskrav som de större, ger en ekonomiskt svår situation även om stabiliteten vore större i personalgruppen. Att nå ett högre listningstal än december 2014 bedöms som svårt. Vårdcentralen har dessutom höga omkostnader för bland annat läkemedel, vilket ger ett läge där ekonomin inte balanseras. År 2014 var det ekonomiska resultatet -700 tkr och augustiprognos för 2015 var -1,7 mnkr. Budget inför 2016 är negativ. I Lysekils kommun finns även Närhälsan Lysekil vårdcentral och Backa Läkarhus. Båda belägna i Lysekils centrum. Under året har vi arbetat intensivt med ekonomin för Brastad. Vi har specifikt arbetat med: ACG, som i oktober låg på 1,32. Kvalitetsmåtten, som i september låg på 14,14, ett mycket lågt värde. Minskad kostnad lab, röntgen och läkemedel, där man ligger högt i förhållande till andra. De har dock snarare ökat kostnaderna än minskat dem. Mot bakgrund av att vårdcentralen inte får en listning som kan bära de kompetenser som krävs och vårdcentralen därmed inte når ekonomisk balans föreslås primärvårdsstyrelsen ansöka om utträde ur kontraktet med Norra Hälso- och sjukvårdsnämnden avseende att bedriva vårdverksamhet inom VG Primärvård för Närhälsan Brastad vårdcentralen. Då situationen ger en osäker situation i personalgruppen är det också lämpligt att ansöka om utträde ur kontrakt med önskat avslutsdatum före sommaren. Avvecklingskostnader Att upphöra med verksamheten vid Närhälsan Brastad vårdcentral beräknas innebära en avvecklingskostnad på cirka 2,4 mnkr. Detta ökar kostnaden gällande läkemedel med mera. Det handlar t ex om kostnader för resthyra, informations- och flyttkostnader samt omställningskostnader avseende personal.

Datum 2015-11-18 Diarienummer PVV 423-2015 HR-perspektiv Omställning Omställningsarbete påbörjas så snart beslut fattats om stängning av verksamhet. Omställningsarbetet ska ske inom ramen för Närhälsans samverkansavtal, med återkommande avstämningar med de fackliga organisationernas förtroendevalda. Västra Götalandsregionens riktlinjer vid omställning följs. HR-avdelningen samordnar centrala rutiner för omställningsarbetet. Riskbedömning vid ändring av verksamhet. Riskbedömning ska göras innan förändringen genomförs och avse tiden efter genomförd förändring. Ingen personal kommer arbeta vid vårdcentralen efter att den har stängt. Därmed är en analys av risker för ohälsa inte aktuell för den aktuella enheten efter förändringens genomförande. Systematiskt hälso- och arbetsmiljöarbete, ett fortlöpande arbete. Listning av patienter kommer förändras när vårdcentralen stängs. I samband med dessa listningsförändringar kommer Närhälsan arbeta med omställning av personal och löpande anpassa bemanning på närliggande enheter utifrån beräknade och observerade listningsströmmar. En viktig del av arbetsmiljöarbetet är att förutse och möta olika vårdbehov vid olika tidpunkter med rätt bemanning avseende kompetens och numerär. Risker för ohälsa i arbetet kan uppkomma pga oro, en osäkerhet inför framtiden. För att minimera dessa risker avser Närhälsan att delge fortlöpande information. Även individuella stödinsatser kan vara aktuella. I nuläget kan endast en övergripande bedömning av möjliga risker för ohälsa i arbetet göras med anledning av förändringen. Närhälsan kommer därför efter eventuellt beslut om stängning av verksamhet, i samverkan med skyddsombud och berörd personal, genomföra riskbedömning inför ändring av verksamhet. Den genomföras vid varje vårdcentral som bedöms bli påverkad av förändringen. Ordinarie handlingsplan för Hälsa och Arbetsmiljö uppdateras och därmed intensifieras det ordinarie löpande arbetsmiljöarbetet. Under omställningsarbetet kommer arbetsmiljörisker löpande undersökas och analyseras enligt Närhälsans ordinarie rutiner, som en naturlig del av omställningsarbetet. Omställningsarbetet stäms av löpande av ledning och skyddsombud, företrädesvis i OSG. Beredning Samverkan i den centrala samverkansgruppen har skett den 2 november 2015 samt den 11 november 2015. Personalen informeras om förändringen den 16 november 2015. Närhälsan

Datum 2015-11-18 Diarienummer PVV 423-2015 Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Ulrika Holmqvist Primärvårdschef Beslutet skickas till Norra Hälso- och sjukvårdsnämnden. Diariet.

1 (3) Tjänsteutlåtande Datum 2015-11-18 (ersätter 2015-11-10) Diarienummer PVV 421-2015 Primärvårdsområde V1 Handläggare: Ulrika Holmqvist Telefon: 070-6616905 E-post: Ulrika.holmqvist@vgregion.se Till Primärvårdsstyrelsen Ansökan om utträde ur kontrakt att bedriva vårdverksamhet inom VG Primärvård för Närhälsan Åmål vårdcentral Förslag till beslut Primärvårdsstyrelsen beslutar följande: 1. Primärvårdsstyrelsen beslutar under förutsättning av Regionfullmäktiges godkännande att ansöka om utträde ur kontraktet med Norra Hälso- och sjukvårdsnämnden avseende att bedriva vårdverksamhet inom VG Primärvård för Närhälsan Åmål vårdcentral så snart som möjligt. Sammanfattning av ärendet Närhälsan Åmål vårdcentral har sedan flera år haft negativt ekonomiskt resultat, främst orsakat av att vårdcentralen har stora bekymmer med försörjning av specialister i allmänmedicin. Verksamheten kommer att ha ett underskott på cirka 2 mnkr för 2015 och tappar fortsatt listade patienter. Åmåls kommunområde har ytterligare en vårdcentralsverksamhet genom Balderkliniken. Mot bakgrund av detta blir förslaget att upphöra med vårdcentralsverksamhet i Åmål. Enligt kommunallagen 3 Kap 9 beslutar fullmäktige i ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för Västra Götalandsregionen. Med anledning av att beslutet tas i samband med beslut om stängning av ytterligare fyra vårdcentralerna har ärendet bedömts överlämnas till regionfullmäktige för godkännande. Närhälsan Ulrika Holmqvist, växel 010-435 80 00

Datum 2015-11-18 Diarienummer PVV 421-2015 Fördjupad beskrivning av ärendet Närhälsan har under en längre tid arbetat för att utveckla vår verksamhet på vårdcentralen i Åmål. Trots detta har vi tappat listade till följd av stora svårigheter att rekrytera framför allt specialist i allmänmedicin. Detta gör också att vi har svårighet att bemanna funktioner så som medicinsk rådgivare, försäkringsmedicinsk kontaktperson mm. Det har på grund av frånvaro även rått dålig stabilitet i personalsituationen i övrigt. Från den 1 januari 2015 till sista augusti tappade vårdcentralen 137 listade. Tidigare år har de också tappat i listning. Antal listade är: Jan 2011; 7 639 listade. Jan 2013; 6 597 listade. Jan 2015; 6 284 listade. Vårdcentralen har idag två tillsvidareanställda läkare, specialister inom barn respektive neurologi, men ingen specialist i allmänmedicin. Efter alla rekryteringsförsök, för att skapa kontinuitet i verksamheten och behålla status som utbildningsvårdcentral, upphandlades en läkarkedja enligt särskild ordning. Denna har bemannat under två år, dock har inte kontinuiteten blivit den vi önskat. På senare tid har vi också haft flera veckor där bemanningsföretaget inte alls kunnat leverera tjänsten. De fackliga företrädarna har agerat vid upprepade tillfällen utifrån att de anser att arbetsmiljön inte är tillfyllest. Under en längre tid har vi arbetat intensivt med ekonomin i Åmål då verksamheten inte varit i ekonomisk balans. Åtgärder har varit: Försöka att bromsa listningstappet, vilket inte lyckats. Vår konkurrent har öppet kvällar och helger och listar därigenom över många personer. Under 2015 har vi till och med augusti tappat 137 personer. Arbete med att registrera korrekt för att öka intäkterna, kvalitetsmått mm. Man har lyckats att öka Case-Mix till 1,27, men kvalitetsmåtten ligger fortsatt på mycket låga 10,29. Mycket beroende på kontinuitetsbrist i personalgruppen. Omställning av personal. Minska kostnad röntgen och läkemedel, där man sänkt kostnad gällande röntgen, men inte läkemedel. Verksamheten kommer att ha ett underskott på cirka 2 mnkr för 2015. Ekonomiproblemen är inget nytt i Åmål. I Åmål ligger barnmorskemottagningen i en familjecentral med hela sitt uppdrag. Där ingår både Närhälsans BVC samt ortens privata aktör Balderklinikens BVC. Då det finns fler BVC i familjecentralen borde inte familjecentralens existens vara hotad. När det gäller Ungdomsmottagningen ligger den i angränsande lokaler till

Datum 2015-11-18 Diarienummer PVV 421-2015 vårdcentralen och är inte direkt samlokaliserade med Åmåls vårdcentral. Ungdomsmottagningen har inte haft tillgång till läkare i Åmål de senaste åren på grund av brist på fasta läkare på vårdcentralen. Ungdomsmottagningen samarbetar med vårdcentralen gällande praktiska göromål såsom post och bud samt larm, detta går alltid att lösa om vårdcentralen stänger. Närhälsan Åmål rehabmottagning är en liten enhet med sju medarbetare, arbetsterapeuter och sjukgymnaster/fysioterapeuter, lokaliserad i samma fastighet som Närhälsan Åmål vårdcentral. I den händelse Närhälsan Åmål vårdcentral upphör kan det påverka rehab som köper vissa tjänster av vårdcentralen. Rehab köper kassafunktionen av vårdcentralen. Denna funktion behöver rehab få till stånd själva, vilket innebär att praktiska lösningar måste till samt att rehab får högre kostnader. Storleken på kostnadsökningen är svår att uppskatta innan man har en tänkbar lösning. Det man kan vara säker på är att en komplett ny kassa med lokal, personal och övriga omkostnader för utrustning mm skulle innebära en kostnad som rehab har svårt att få täckning för på egen hand. En förutsättning är i så fall att man hittar någon annan i fastigheten att samverka med, vilket inte är sannolikt. Alternativet är en förenklad kassahantering som rehab kan hantera praktiskt och kostnadsmässigt på egen hand. Rehab köper LITA-tjänst (lokal IT-ansvarig) av vårdcentralen. Kan troligen lösas med egen befintlig personal. Hyra och städkostnader för vissa gemensamhetsytor kan komma att öka något om det blir färre som delar kostnaderna. Åmål är ett av få ställen i Dalsland där rehab har egna hyresavtal så den delen bör inte påverkas. Det är möjligt, men inte säkert, att patient inflödet till rehab åtminstone initialt minskar om samarbetet mellan rehab och vårdcentralen upphör. Mot bakgrund av att vi har mycket stora bekymmer med personalförsörjningen och provat flera alternativ utan att lyckas stabilisera läget, vilket i sin tur ger kvalitetseffekter och ekonomiska bekymmer föreslås primärvårdsstyrelsen besluta att ansöka om utträde ur kontraktet att bedriva vårdverksamheten inom VG Primärvård för Närhälsan Åmål vårdcentral. Avvecklingskostnader En ansökan om att lösa ut kontraktet i förtid för Närhälsan Åmål vårdcentral beräknas innebära en avvecklingskostnad på ca 6,1 mnkr. Att istället inte förlänga avtalet vid utgången av 2016 ger en avvecklingskostnad på cirka 3,2 mnkr. Det handlar t ex om kostnader för resthyra, itererade recept, informations- och flyttkostnader samt omställningskostnader avseende personal. HR-perspektiv Omställning Omställningsarbete påbörjas så snart beslut fattats om stängning av verksamhet.

Datum 2015-11-18 Diarienummer PVV 421-2015 Omställningsarbetet ska ske inom ramen för Närhälsans samverkansavtal, med återkommande avstämningar med de fackliga organisationernas förtroendevalda. Västra Götalandsregionens riktlinjer vid omställning följs. HR-avdelningen samordnar centrala rutiner för omställningsarbetet. Riskbedömning vid ändring av verksamhet. Riskbedömning ska göras innan förändringen genomförs och avse tiden efter genomförd förändring. Ingen personal kommer arbeta vid vårdcentralen efter att den har stängt. Därmed är en analys av risker för ohälsa inte aktuell för den aktuella enheten efter förändringens genomförande. Systematiskt hälso- och arbetsmiljöarbete, ett fortlöpande arbete. Listning av patienter kommer förändras när vårdcentralen stängs. I samband med dessa listningsförändringar kommer Närhälsan arbeta med omställning av personal och löpande anpassa bemanning på närliggande enheter utifrån beräknade och observerade listningsströmmar. En viktig del av arbetsmiljöarbetet är att förutse och möta olika vårdbehov vid olika tidpunkter med rätt bemanning avseende kompetens och numerär. Risker för ohälsa i arbetet kan uppkomma pga oro, en osäkerhet inför framtiden. För att minimera dessa risker avser Närhälsan att delge information kontinuerligt och vid behov erbjuda stödinsatser till individ. I nuläget kan endast en övergripande bedömning av möjliga risker för ohälsa i arbetet göras med anledning av förändringen. Närhälsan kommer därför efter eventuellt beslut om stängning av verksamhet, i samverkan med skyddsombud och berörd personal, genomföra riskbedömning inför ändring av verksamhet. Den genomföras vid varje vårdcentral som bedöms bli påverkad av förändringen. Ordinarie handlingsplan för Hälsa och Arbetsmiljö uppdateras och därmed intensifieras det ordinarie löpande arbetsmiljöarbetet. Under omställningsarbetet kommer arbetsmiljörisker löpande undersökas och analyseras enligt Närhälsans ordinarie rutiner, som en naturlig del av omställningsarbetet. Omställningsarbetet stäms av löpande av ledning och skyddsombud, företrädesvis i OSG. Beredning Samverkan i den centrala samverkansgruppen har skett den 2 november 2015 samt den 11 november 2015. Personalen informeras om förändringen den 16 november 2015. Närhälsan Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Ulrika Holmqvist Primärvårdschef

Datum 2015-11-18 Diarienummer PVV 421-2015 Beslutet skickas till Norra Hälso- och sjukvårdsnämnden. Diariet.

Västra Götalandsregionen 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum 2015-11-18 (Ersätter 2015-11-05) Diarienummer PVV 420-2015 Primärvårdsområde V4 Handläggare: Gudny Sveinsdottir Telefon: 070-7980436 E-post: gudny.sveinsdottir@vgregion.s Till Primärvårdsstyrelsen Ansökan om utträde ur kontrakt att bedriva vårdverksamhet inom VG Primärvård för Närhälsan Åby vårdcentral Förslag till beslut Primärvårdsstyrelsen beslutar följande: 1. Primärvårdsstyrelsen beslutar under förutsättning av Regionfullmäktiges godkännande att ansöka om utträde ur kontraktet med Västra Hälso- och sjukvårdsnämnden avseende att bedriva vårdverksamhet inom VG Primärvård för Närhälsan Åby vårdcentral så snart som möjligt. Sammanfattning av ärendet Närhälsan Åby vårdcentral har under flera år haft negativt ekonomiskt resultat. Förutsättningarna att vända det negativa årliga resultatet bedöms minimala på grund av problem med bemanning och att vårdcentralens listade har en sådan åldersstruktur att det är svårt att driva verksamheten med positivt ekonomiskt resultat. Enligt kommunallagen 3 Kap 9 beslutar fullmäktige i ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för Västra Götalandsregionen. Med anledning av att beslutet tas i samband med beslut om stängning av ytterligare fyra vårdcentralerna har ärendet bedömts överlämnas till regionfullmäktige för godkännande. Fördjupad beskrivning av ärendet Närhälsan Åby vårdcentral har under flera år haft negativt ekonomiskt resultat och har i dagsläget ett negativt eget kapital på 6.3 mkr. Resultatet för 2014 var minus 2.5 mkr och prognosen för 2015 är minus 3.9 mkr. Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, 422 50 Hisings Backa, växel 010-435 80 00

Datum 2015-11-18 2 (3) Diarienummer PVV 420-2015 Sedan sommaren 2014 har en omställning gjorts av personal och åtgärder har vidtagits för att öka intäkterna och minska kostnader genom ändrat arbetssätt. På grund av sjukdom har bemanningsläkare behövts för att hålla verksamheten igång vilket har lett till missnöjda kunder och ett listningstapp på nästan 5 % av de listade cirka 350 personer. Åby har nu cirka 6 700 listade. Sjunkande intäkter på grund av listningstapp och försämrad tillgänglighet har gjort att den ekonomiska prognosen för 2015 har stadigt försämrats och är nu minus 3.9 mkr. Svårigheterna att vända den ekonomiska utvecklingen bekräftas av att budget 2016 landar på minus 2.8 mkr. Bedömningen är att det inte går att få en ekonomi i balans inom en rimlig framtid på Närhälsan Åby vårdcentral. Finansiering En ansökan om utträde ur kontraktet i förtid av Närhälsan Åby vårdcentral beräknas innebära en avvecklingskostnad på cirka 6.5 mnkr. Det handlar t ex om kostnader för resthyra, itererade recept, informations- och flyttkostnader samt omställningskostnader avseende personal. Påverkan på personal och övertalighet Bedömningen är att Närhälsan ska kunna förflytta befintlig personal till andra enheter. HR-perspektiv Omställning Omställningsarbete påbörjas så snart beslut fattats om stängning av verksamhet. Omställningsarbetet ska ske inom ramen för Närhälsans samverkansavtal, med återkommande avstämningar med de fackliga organisationernas förtroendevalda. Västra Götalandsregionens riktlinjer vid omställning följs. HR-avdelningen samordnar centrala rutiner för omställningsarbetet. Riskbedömning vid ändring av verksamhet. Riskbedömning ska göras innan förändringen genomförs och avse tiden efter genomförd förändring. Ingen ordinarie personal kommer att arbeta på vårdcentralen efter att den stängts. Därmed är en analys av risker för ohälsa inte aktuell för den aktuella enheten efter förändringens genomförande. Systematiskt hälso- och arbetsmiljöarbete, ett fortlöpande arbete Listning av patienter kommer förändras när beslut om stängning av vårdcentralen blivit offentligt. I samband med dessa listningsförändringar kommer Närhälsan arbeta med omställning av personal och löpande anpassa bemanning på närliggande enheter utifrån beräknade och observerade listningsströmmar. En riskanalys inför detta kommer att göras. En viktig del

Datum 2015-11-18 3 (3) Diarienummer PVV 420-2015 av arbetsmiljöarbetet är att förutse och möta olika vårdbehov vid olika tidpunkter med rätt bemanning avseende kompetens och numerär. Det kan bli aktuellt att utveckla lokaler för vårdcentral som får patienter och fler medarbetare. Risker för ohälsa i arbetet kan uppkomma pga oro, en osäkerhet inför framtiden. För att minimera dessa risker upprättar vi en kommunikationsplan i samarbete med kommunikationsavdelningen för att säkerställa att medarbetare, våra listade och samarbetsaktörer får korrekt information vid rätt tidpunkt. I nuläget kan endast en övergripande bedömning av möjliga risker för ohälsa i arbetet göras med anledning av förändringen. Närhälsan kommer därför efter eventuellt beslut om stängning av verksamhet, i samverkan med skyddsombud och berörd personal, genomföra riskbedömning inför ändring av verksamhet. Den genomföras vid varje vårdcentral som bedöms bli påverkad av förändringen. Ordinarie handlingsplan för Hälsa och Arbetsmiljö uppdateras och därmed intensifieras det ordinarie löpande arbetsmiljöarbetet. Under omställningsarbetet kommer arbetsmiljörisker löpande undersökas och analyseras enligt Närhälsans ordinarie rutiner, som en naturlig del av omställningsarbetet. Omställningsarbetet stäms av löpande av ledning och skyddsombud i områdessamverkansgruppen. Beredning Löpande information senaste året i lokala områdessamverkansgruppen om arbetsmiljö och läget på Närhälsan Åby vårdcentral. Information på lokala områdessamverkansgruppen i område V4 2015-10-21. Regelbunden information under året till medarbetare på Åby om det ekonomiska läget. Samverkan i den centrala samverkansgruppen har skett den 2 november 2015 samt den 11 november 2015. Personalen informeras om förändringen den 16 november 2015. Närhälsan Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Gudny Sveinsdottir Primärvårdschef Beslutet skickas till Västra Hälso- och sjukvårdsnämnden. Diariet.

Västra Götalandsregionen 1 (4) Tjänsteutlåtande Datum 2015-11-18 (ersätter 2015-11-05) Diarienummer PVV 419-2015 Primärvårdsområde V7 Handläggare: Maritha Bäck Telefon: 070-516 21 46 E-post: maritha.back@vgregion.se Till Primärvårdsstyrelsen Ansökan om utträde ur kontrakt att bedriva vårdverksamhet inom VG Primärvård för Närhälsan Viskafors vårdcentral Förslag till beslut Primärvårdsstyrelsen beslutar följande: 1. Primärvårdsstyrelsen beslutar under förutsättning av Regionfullmäktiges godkännande att ansöka om utträde ur kontraktet med Södra Hälso- och sjukvårdsnämnden avseende att bedriva vårdverksamhet inom VG Primärvård för Närhälsan Viskafors vårdcentral så snart som möjligt. Sammanfattning av ärendet Närhälsan Viskafors vårdcentral har sedan flera år haft negativt ekonomiskt resultat, främst orsakat av att vårdcentralen länge helt eller till största delen bemannats av bemanningsläkare. Vårdcentral har även tidigare varit föremål för diskussion om eventuellt beslut om upphörande på grund av det nya kravet i Krav- och Kvalitetsboken gällande läkare på plats under hela öppethållandet (2.10 Bemanning och kompetens). Den 31 augusti 2015 hade vårdcentralen 4 900 listade. Vårdcentralen har den senaste tiden även haft bristande stabilitet gällande personal, vilket gjort att listningen minskat. Vårdcentralens litenhet, med samma kompetenskrav som de större, ger en ekonomiskt svår situation. Vårdcentralen har dessutom höga omkostnader för bland annat läkemedel. Enligt kommunallagen 3 Kap 9 beslutar fullmäktige i ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för Västra Götalandsregionen. Med anledning av att beslutet tas i samband med beslut om stängning av ytterligare fyra vårdcentralerna har ärendet bedömts överlämnas till regionfullmäktige för godkännande. Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, 422 50 Hisings Backa, växel 010-435 80 00

Datum 2015-11-18 2 (4) Diarienummer PVV 419-2015 Fördjupad beskrivning av ärendet Situationen både vad gäller bemanning och chefskap har under lång tid varit turbulent. Vårdcentralen har under fyra år haft fyra olika chefer, varav de flesta också samtidigt varit chefer vid andra vårdcentraler. Det tidigare hotet om ett upphörande skapade oro i personalgruppen och i princip sade nästa all personal upp sig. Vårdcentralen fick rekryteringsproblem och med det sjönk intäktsparametrarna och ekonomin blev bara sämre. Det prognostiserade underskottet är -2 250 tkr. Närhälsan Viskafors vårdcentral ligger i Borås kommun där det finns ytterligare 12 vårdcentraler, både privata och offentliga. Avståndet till Borås är cirka en mil. Till de parter som berörs av ett eventuellt upphörande räknar vi personalen på Närhälsan Viskafors vårdcentral, övriga vårdcentraler i närområdet, de patienter som i dagsläget är listade till Närhälsan Viskafors vårdcentral samt hyresvärden. Negativa aspekter Längre resväg och restid för patienterna. Personalen kommer att känna oro. Personal kommer att söka sig bort i förtid så det blir svårt att driva verksamheten till slutdatum. Patienter listar sig hos konkurrenter. Positiva aspekter: Ett bättre resultat ekonomiskt för området och Närhälsan i stort. Mer personal till övriga enheter som idag har brist på viss kompetens. Minskade hyreskostnader. En handlingsplan för hur avvecklingen bäst genomförs kommer att tas fram och grundar sig på två redan existerande dokument framtagna i Närhälsan. Handlingsplanen kommer förutom att beskriva förloppet av en avveckling även att innehålla riktlinjer på hur kommunikationen med berörda parter kommer att ske samt hur budskapet kommuniceras ut till befolkningen. Omställning av personal Omställningsarbete påbörjas så snart beslut fattats om upphörande av verksamhet. Omställningsarbetet ska ske inom ramen för Närhälsans samverkansavtal, med återkommande avstämningar med de fackliga organisationernas förtroendevalda. Västra Götalandsregionens riktlinjer vid omställning följs. HR-avdelningen samordnar centrala rutiner för omställningsarbetet. Det är 16 personer som berörs. De flesta av Viskafors personal kan erbjudas arbete inom Närhälsan, dock kan någon enstaka personal behöva ställas om.

Datum 2015-11-18 3 (4) Diarienummer PVV 419-2015 Riskbedömning vid ändring av verksamhet. Riskbedömning ska göras innan förändringen genomförs och avse tiden efter genomförd förändring. Ingen personal kommer arbeta vid vårdcentralen efter att den har upphört. Därmed är en analys av risker för ohälsa inte aktuell för den aktuella enheten efter detta. Systematiskt hälso- och arbetsmiljöarbete, ett fortlöpande arbete. Listning av patienter kommer förändras när vårdcentralen upphör. I samband med dessa listningsförändringar kommer Närhälsan arbeta med omställning av personal och löpande anpassa bemanning på närliggande enheter utifrån beräknade och observerade listningsströmmar. En viktig del av arbetsmiljöarbetet är att förutse och möta olika vårdbehov vid olika tidpunkter med rätt bemanning avseende kompetens och numerär. Det kan bli aktuellt att utveckla lokaler för vårdcentral som får patienter och fler medarbetare. Risker för ohälsa i arbetet kan uppkomma p.g.a. oro, en osäkerhet inför framtiden. För att minimera dessa risker behövs upprepad information, ev stödinsatser till individ m.m. I nuläget kan endast en övergripande bedömning av möjliga risker för ohälsa i arbetet göras med anledning av förändringen. Närhälsan kommer därför efter eventuellt beslut om att upphöra med verksamheten, i samverkan med skyddsombud och berörd personal, genomföra riskbedömning. Den genomförs vid varje vårdcentral som bedöms bli påverkad av förändringen. Ordinarie handlingsplan för Hälsa och Arbetsmiljö uppdateras och därmed intensifieras det ordinarie löpande arbetsmiljöarbetet. Under omställningsarbetet kommer arbetsmiljörisker löpande undersökas och analyseras enligt Närhälsans ordinarie rutiner, som en naturlig del av omställningsarbetet. Omställningsarbetet stäms av löpande av ledning och skyddsombud, företrädesvis i områdessamverkansgruppen. Ekonomi Närhälsan Viskafors vårdcentral har sedan flera år haft negativt ekonomiskt resultat, främst orsakat av att vårdcentralen länge helt eller till största delen bemannats av bemanningsläkare. Prognostiserat resultat 2015: -2 250 tkr Budgeterat resultat 2016: -1 400 tkr Negativt kapital: -11 087 tkr Avvecklingskostnader Ett upphörande av Närhälsan Viskafors vårdcentral beräknas innebära en avvecklingskostnad på cirka 2,1 mnkr. Det handlar t ex om kostnader för resthyra, itererade recept, informations- och flyttkostnader samt omställningskostnader avseende personal. Beredning Samverkan i den centrala samverkansgruppen har skett den 2 november 2015 samt den 11 november 2015. Personalen informeras om förändringen

Datum 2015-11-18 4 (4) Diarienummer PVV 419-2015 den 16 november 2015. På alla kommande möten med områdessamverkansgruppen sätts en stående punkt upp för handlingsplan för omstrukturering. Ärendet har beretts av primärvårdschef. Refererens i ärendet är primärvårdschef Maritha Bäck. Närhälsan Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Maritha Bäck Primärvårdschef Beslutet skickas till Södra Hälso- och sjukvårdsnämnden. Diariet.

Västra Götalandsregionen 1 (4) Tjänsteutlåtande Datum 2015-11-18 (ersätter 2015-11-05) Diarienummer PVV 422-2015 Primärvårdsområde V8 Handläggare: Rita Ponerup Telefon: 070-952 06 45 E-post: rita.ponerup@vgregion.se Till Primärvårdsstyrelsen Ansökan om utträde ur kontrakt att bedriva vårdverksamhet inom VG Primärvård för Närhälsan Skara vårdcentral Förslag till beslut Primärvårdsstyrelsen beslutar följande: 1. Primärvårdsstyrelsen beslutar under förutsättning av Regionfullmäktiges godkännande att besluta att ansöka om utträde ur kontraktet med Östra Hälso- och sjukvårdsnämnden avseende att bedriva vårdverksamhet inom VG Primärvård för Närhälsan Skara vårdcentral så snart som möjligt. Sammanfattning av ärendet I Skara finns två vårdcentraler varav Närhälsan Skara vårdcentral är den största med cirka 10 600 listade individer. De är samlokaliserade med Närhälsan rehabmottagning och Närhälsan barnmorskemottagning. Närhälsan Skara vårdcentral har inte varit i ekonomisk balans de senaste åren vilket beror på att de saknar ordinarie läkarbemanning. Vårdcentralen har endast 75 % ordinarie läkare men är i övrigt välbemannade och uppfyller Krav- och Kvalitetsbokens krav. Vårdcentralen är således beroende av bemanningsläkare som leder till högre kostnader, mindre intäkter, sämre kontinuitet och försämrad arbetsmiljö. För att nå ekonomisk balans så krävs att huvuddelen av läkarna är ordinarie. Den möjlighet som finns är utlandsrekrytering av distriktsläkare som innebär en lång introduktion på 18-24 månader. Närhälsan Skara vårdcentral har inga ekonomiska möjligheter att klara den rekryteringen själva. Om rekryteringen lyckas och läkarna stannar så bör de succesivt kunna minska bemanningsläkarna under 2017. Om de måste nå ekonomisk balans före 2018 ses ingen annan lösning upphöra med vårdcentralen. Enligt kommunallagen 3 Kap 9 beslutar fullmäktige i ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för Västra Götalandsregionen. Med Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, 422 50 Hisings Backa, växel 010-435 80 00

Datum 2015-11-18 2 (4) Diarienummer PVV 422-2015 anledning av att beslutet tas i samband med beslut om stängning av ytterligare fyra vårdcentralerna har ärendet bedömts överlämnas till Regionfullmäktige för godkännande. Fördjupad beskrivning av ärendet Ekonomiskt läge Eget kapital 2015 6245 tkr Prognos 2015 1 400 oktober (-1 800 augusti) Budget 2016 3 900 Den försämrade budgeten 2016 förklaras av att vi där räknat in lönekostnader för två utlandsrekryterade läkare. När huvuddelen av läkarbemanningen består av hyrläkare leder det till: Lägre läkarbemanning (en hyrläkare motsvarande 1,8 ord läk ekon). Inga ST/AT-läkare (uppfyller inte kraven för handledning). Sämre kontinuitet. Listningstapp. Svårare med följsamhet till riktlinjer/pm, registreringar ex diagnoser mm. Svårare att bedriva verksamhetsutveckling. Mer arbete och ansvar på övriga kategorier. Sämre arbetsmiljö. Sammantaget leder ovanstående till att vi tappar intäkter och får ökade kostnader. Positiva trender Vi har de senaste åren tappat i listning cirka 50/månad, här kan vi nu se en tydlig minskning under oktober månad då vi endast tappat 16 listade. Vi har märkt att vår konkurrent inte har samma höga tillgänglighet längre som väl kan förklara detta. Ekonomiskt så har vi förbättrat prognosen augusti jämfört med oktober 2015 med 400 tkr. Avvecklingskostnader Att inte förlänga kontraktet för Närhälsan Skara vårdcentral beräknas innebära en avvecklingskostnad på cirka 27,6. Det handlar t ex om kostnader för resthyra, itererade recept, informations- och flyttkostnader samt omställningskostnader avseende personal. Att ansöka om utträde ur kontraktet för Närhälsan Skara vårdcentral beräknas innebära en avvecklingskostnad på ca 22,4 mnkr. Det handlar t ex om kostnader för resthyra, informations- och flyttkostnader samt omställningskostnader avseende personal. Arbetsmiljö

Datum 2015-11-18 3 (4) Diarienummer PVV 422-2015 Omställning Omställningsarbete påbörjas så snart beslut fattats om stängning av verksamhet. Omställningsarbetet ska ske inom ramen för Närhälsans samverkansavtal, med återkommande avstämningar med de fackliga organisationernas förtroendevalda. Västra Götalandsregionens riktlinjer vid omställning följs. HR-avdelningen samordnar centrala rutiner för omställningsarbetet. Riskbedömning vid ändring av verksamhet. Riskbedömning ska göras innan förändringen genomförs och avse tiden efter genomförd förändring. Ingen personal kommer arbeta vid vårdcentralen efter att den har stängt. Därmed är en analys av risker för ohälsa inte aktuell för den aktuella enheten efter förändringens genomförande. Systematiskt hälso- och arbetsmiljöarbete, ett fortlöpande arbete. Listning av patienter kommer förändras när vårdcentralen stängs. I samband med dessa listningsförändringar kommer Närhälsan arbeta med omställning av personal och löpande anpassa bemanning på närliggande enheter utifrån beräknade och observerade listningsströmmar. En viktig del av arbetsmiljöarbetet är att förutse och möta olika vårdbehov vid olika tidpunkter med rätt bemanning avseende kompetens och numerär. Det kan bli aktuellt att utveckla lokaler för vårdcentral som får patienter och fler medarbetare. Risker för ohälsa i arbetet kan uppkomma pga oro, en osäkerhet inför framtiden. För att minimera dessa risker kommer vi att fortlöpande ge information och ha dialog med medarbetare för att tidigt kunna ge stödinsatser till individ, se över chefens roll mm. I nuläget kan endast en övergripande bedömning av möjliga risker för ohälsa i arbetet göras med anledning av förändringen. Närhälsan kommer därför efter eventuellt beslut om stängning av verksamhet, i samverkan med skyddsombud och berörd personal, genomföra riskbedömning inför ändring av verksamhet. Den genomförs vid varje vårdcentral som bedöms bli påverkad av förändringen. Ordinarie handlingsplan för Hälsa och Arbetsmiljö uppdateras och därmed intensifieras det ordinarie löpande arbetsmiljöarbetet. Under omställningsarbetet kommer arbetsmiljörisker löpande undersökas och analyseras enligt Närhälsans ordinarie rutiner, som en naturlig del av omställningsarbetet. Omställningsarbetet stäms av löpande av ledning och skyddsombud, företrädesvis i områdessamverkansgruppen. Yttrande från närliggande verksamheter Rehab Ett upphörande kommer att påverka Närhälsan Skara rehabmottagning på ett negativt sätt. Vi delar personal- och omklädningsrum samt har en gemensam reception. Det är ett nära samarbete mellan vårdcentral och rehab vilket är en fördel för både patienter och våra respektive verksamheter. Då det är många patienter som hänvisas direkt från vårdcentral till rehab kommer det med största sannolikhet att medföra ett minskat söktryck till Närhälsan Skara rehabmottagning. Möjligheten att vara konkurrenskraftiga minskas radikalt om Närhälsan Skara vårdcentral upphör. Mödrahälsovård/Ungdomsmottagning

Datum 2015-11-18 4 (4) Diarienummer PVV 422-2015 Barnmorskemottagningen är samlokaliserad med barnavårdscentralen och familjecentral finns under samma tak. Ungdomsmottagning finns i en annan del av byggnaden som tillhör kommunen. Barnmorskemottagningen och ungdomsmottagningen samutnyttjar personalrum, omklädningsrum, reception och labb med vårdcentralen och detta kommer att få konsekvenser. Beredning Samverkan i den centrala samverkansgruppen har skett den 2 november 2015 samt den 11 november 2015. Personalen informeras om förändringen den 16 november 2015. Närhälsan Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Rita Ponerup Primärvårdschef Beslutet skickas till Östra Hälso-och sjukvårdsnämnden. Diariet.