Malin Östling 160516 Enhetsaudit: 12-månadersuppföljning ekonomienheten Följande redovisning baseras på samtal med Lars Nilsson och Peter Tellberg den 3 maj 2016. Vi gick igenom sexmånadersuppföljningen som offentliggjordes i augusti 2016 och sammanfattade vad som genomförts sedan dess. Att denna uppföljning i realiteten genomförts 15 månader efter att auditrapporten offentliggjordes enades vi om i februari, av skälet att möjliggöra att även Peter Tellberg deltog i samtalet. Nedan följer citat frpn auditrapporten och 6-månaderskommentar samt i ruta huvudsakligen Lars Nilssons kommentarer kring nuläget. Effekt av generella möten med administrativa chefer och ekonomer Ur auditrapporten: Auditgruppen rekommenderar en förnyad analys av effekten av de generella mötena med administrativa chefer och ekonomer. Bidrar de tydligt till ökad kompetens och förståelse för de ekonomiska frågorna, och ger de ett resultat som kan räknas i minskad belastning på 4040 och mailfrågor? Ekonomienheten har i sin analys kommit fram till att det ger bättre effekt att utgå ifrån mötesdeltagarnas frågor och att låta dem beställa särskilda teman. Senast var det fokus på momsfrågor vilket var ett lyckat möte. Detta förfaringssätt ska fortsätta och genomföras två gånger per år. Man har provat sig fram nu bestämmer enheten tema men fortsatt stora möjligheter till specifika institutionsfrågor. Det är värdefullt med direktkontakten menar Lars Nilsson. Peter Tellberg funderar vidare på om och hur mötena eventuellt kan göras ännu effektivare. Man slår ihop några fakulteter, så det blir sex möten, två gånger per år. Utöver dessa möten finns förstås andra kommunikationskanaler, bl a nyhetsbrevet Ekonomi och inköp med ca 10 nr per år. Universitetsledningens stab 1 (5) Universitetsplatsen 1, Box 100, 405 30 Göteborg 031 786 00 00 www.gu.se
Enhetens utbildningsverksamhet Ur auditrapporten: Vad gäller utveckling av utbildningsmoduler på webb och enhetens utbildningar på plats kan eventuellt kontakt med PIL för stöd och råd vara fruktbar. Enheten bör också diskutera möjligheten att mer systematiskt använda sig av " train the trainer"-konceptet. Ekonomienheten kommer att höja tempot i sina utbildningar för att frigöra tid. Man planerar också att producera utbildningsfilmer. Kontakt med PIL har inte tagits. Filmer planeras fortfarande men har inte genomförts. Kontakt med PIL har inte tagits. Enheten har via sina utvärderingar sett att många tycker att utbildningarna håller för lågt tempo. Ev bör heldagarsutbildningar gå ner till halvdagsutbildning. Institutionsbesök m.m Ur auditrapporten: Auditgruppen rekommenderar att enheten på sikt genomför ytterligare institutionsbesök för att på plats möta de personer som använder 4040 inklusive prefekt och övrig arbetsledning med målsättningen att öka användningen av ekonomiwebben. Ekonomienheten uppmuntras också att på andra sätt ta reda på användarnas reflektioner och idéer kring varför ekonomiwebben inte används i tillräckligt stor utsträckning. Minst nio institutioner har identifierats och får särskilda besök under 2015. Ytterligare fem institutioner har identifierats som i behov av besök och var planerade till maj-juni, men det kommer att bli svårt att hinna. Dock är det ett gott tecken att det är få institutioner som enheten behöver återbesöka. Riktade besök kompletterat med de sex/termin som nämns ovan är en bra kombination. Webben verkar fungera bättre, men ingen statistik över hur den används har tagits fram. 2 (5)
4040-anknytningen Ur auditrapporten: Målet måste tydligt vara att informera om vilka frågor som man lätt kan få svar på via webb. Ärenden som kommer till 4040 men som lätt ska kunna hanteras direkt återhänvisas nu till institutionsadministrationen. Antalet samtal till 4040 har minskat väsentligt, inte minst de lata samtalen är nu lågt förekommande. Nytt budgetverktyg Ur auditrapporten: Auditgruppen uppmuntrar enheten att aktivt ligga på vad gäller utveckling av ett nytt budgetverktyg, så att arbetet kommer igång så snart resurser tillgängliggörs. Dialogen om möjligheten att få resurser för utveckling av budgetverktyg har fortsatt men det står nu klart att arbetet drar igång i full skala först under 2017 med förarbete under 2016. Upphandling är genomförd och en förstudie kommer igång inom kort och ska vara klar i december. Arbetsgrupp, styrgrupp och referensgrupp är utsedda. Styrdokument Ur auditrapporten: Auditgruppen uppmuntrar enheten till kontinuerliga genomgångar och revideringar av styrdokumenten, och att när så görs alltid förnya dateringen, och publicera den senaste versionen på den officiella webbplatsen. Kanske ska också några dokument försvinna som styrdokument helt och hållet, vilket enhetschefen också påpekar under platsbesöket. Detta har genomförts till viss del, men fortfarande återstår: - Handläggningsordning för gåvor, donationer och testamente (2007) - Placeringspolicy för gåvo- och donationskapital (odaterad) - Inköpspolicy (2011) Endast placeringspolicyn är fortfarande gammal. Ny tjänst ska upphandlas i höst. Flera styrdokument är nu översatta till engelska. 3 (5)
Samarbete med övriga GF Ur auditrapporten: Det har under en period endast funnits ringa kommunikation med personalenheten. Att personalenheten inte längre finns i samma hus sägs ha missgynnat samarbetet, som nu dock är under återuppbyggnad. Samarbetet med Personalenheten har ökat. T ex har man gemensamt identifierat ett antal institutioner som behöver särskilt besök både för ekonomi- och personalfrågor och därför genomför man vid dessa ett gemensamt besök. Möten med personalenheten blev regelbundna under en tid men just nu behöver personalenheten koncentrera sig på internt arbete. Med såväl FIK som IC har man regelbundna möten där de som är mest inblandade från respektive enhet i aktuella frågor deltar (samt alltid enhetscheferna). Dessutom anordnas regelbundna möten mellan ekonomienheten, ekonomer på områdeskanslierna och enhetsekonomer. Benchmarking Ur auditrapporten: Systematisk benchmarking torde kunna nyttjas av enheten för specifika teman. Inte minst intressant vore benchmarking med organisationer utanför universitetsvärlden. En extern utredare (Olle Häggbom, tidigare Örebro universitet) har nyligen jämfört ett antal data mellan universiteten i Lund, Uppsala, Linköping och Göteborg. Häggbom har gjort analyser och gett 10 punkter för åtgärder. Man har också via Häggbom fått tips om en medarbetarenkät till lokala ekonomer som använts i Uppsala. Ekonomienheten kommer också inom kort att genomföra ett lunch-lunch-möte vid Malmö högskola som har flera intressanta lösningar. Ekonomichefen betonar att det finns mycket att lära även från mindre lärosäten. Någon systematisk benchmarking med organisationer utanför universitetsvärlden har inte genomförts. Man har arbetat en del med Häggboms rapport, dock ej med Uppsalas enkät; den visade sig vara för specifik. Enheten har nyligen haft Umeå universitet här på studiebesök. Upphandlingssektionen ingår i SLUG-benchmarking. I det projektet ska ju också eventuellt benchmarking med organisation utanför universitetsvärlden genomföras. Dessutom är nya enhetschefen externt rekryterad, vilket i sig kan innebära viss benchmarking. Enheten har kikat en del på Göteborgs stad och Mölndals stad vad gäller scanning av fakturor. 4 (5)
Kompetensutveckling Ur auditrapporten: Auditgruppen vill, när enhetens situation har stabiliserats, uppmuntra till en genomgång av enhetens kompetensutvecklingsbehov: Vilka akuta och långsiktiga behov av kompetensutveckling/kompetensförstärkning finns vid enheten? Hur och när kan de täckas? Ännu har inte funnits tid för att långsiktigt analysera och höja kompetensen här finns mycket kvar att göra enligt enhetschefen. Men flera visstidsanställningar är på gång och en god planering har genomförts för att öka effektiviteten vid introduktionen för dessa (gemensam start). Rörligheten på enheten har fortsatt. Det är ständiga introduktioner av nya medarbetare, vilket är tidskrävande. Lars Nilsson menar att man nu måste bli djärvare vad gäller att anställa ny personal för att förbättra den långsiktiga stabiliteten och för att få mer tid för kompetensutveckling. Kompetensutveckling bör vara en stående fråga vid medarbetarsamtal. GF-enkäten Ur auditrapporten: En genomgripande uppföljning av resultatet av GF:s enkät bör genomföras. Bland annat kan fritextsvaren behandlas. Enheten har gått igenom rapporten och inte hittat något som specifikt har lett till idéer om åtgärder. Däremot har man arbetat vidare med innebörden av en del av värdeorden, t ex tillgänglig, serviceinriktad och engagerad. Hur ska vi på bästa sätt vara ödmjuka i kontakterna med institutioner utan att tappa tempo och effektivitet? Var och en jobbar med detta och arbetet kommer att följas upp våren 2016. Någon uppföljning har under våren inte genomförts. Men arbetet är fortsatt viktigt och uppföljning bör genomföras. 5 (5)