Kommunstyrelsen 2014-02-11 Plats och tid Räddningstjänsten, klockan 08.30-12.00 Beslutande Leif Nilsson (S) ordf. Ingemar Hellström (S) Fredrik Rönning (S) Hans Jansson (S) Kjell Midér (S) Margaretha Åhrman (S) Sven Gåsfors (S) Anders Karlsson (S) Krister Larsson (V) Håkan Berggren (M) Lotta Gunnarsson (M) Calle Morgården (MP) Jan Tholerus (C) Övriga deltagare Utses att justera Ewa Dagwall, kanslichef - sekreterare Jonas Nilsson, ekonomichef Göran Engström (C), ej tjänstgörande ersättare Mohammed L Mahmoud (S), ej tjänstgörande ersättare Lotta Gunnarsson Justeringens plats och tid Torggatan 5, måndag den 17 februari 2014, klockan 16.00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 1-23 Ordförande Justerande Anslag / Bevis Protokollet från kommunstyrelsen den 2014-02-11 är justerat och tillkännagivet genom anslag. Anslås under tiden 2014-02-18 2014-03-12 Protokollet förvaras i förvaltningshuset. Underskrift Ewa Dagwall
Kommunstyrelsen 2014-02-11 2 Innehållsförteckning Ärendemening 1 Information 2 Budget 2015 3 Omsättning av lån 2014 4 Granskning av kommunens arbete med personal och kompetensförsörjning 5 Revisionens granskning av kommunens arbete med näringslivsfrågor 6 Uppföljning 2013 Kommunens uppgifter enligt lagen om skydd mot olyckor 7 VA-verksamhetsområde Sörbo Kalvnäset 8 Ansökan om ekonomiskt stöd 2014-2017 Folkmusikens hus 9 Organisation värdering inventarier 10 Tolvsbo skola/bystuga 11 Nyttjanderätts- och driftsavtal gällande digitalbioanläggning 12 Granskningsrapport Underhåll av gator och vägar 13 Granskningsrapport Underhåll av kommunens fastigheter 14 Komplettering av taxa för kommunala idrottsanläggningar 15 VA-taxa 2014 16 Renhållningstaxa 17 Informationssäkerhetsinstruktion 18 Förändringar räddningstjänstorganisationen 19 Ansökan om bidrag ur Thora och Helge Säfströms stipendiefond 20 Ansökan om bidrag ur CF Mattssons stipendiefond 21 Nominering av ledamöter till Intresseföreningen Bergslagets styrelse m.m. 22 Delegationsärenden 23 Meddelanden
Kommunstyrelsen 2014-02-11 3 Ks 1 Information Ekonomichef Jonas Nilsson presenterar aktuellt läge i bokslutsarbetet 2013.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 4 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-01-28 3 Ks 2 Au 1 Dnr 2014.11 041 Budget 2015 Ärendebeskrivning Tjänsteskrivelse från ekonomichefen gällande budgetarbetet för 2015: Knappt har föregående års budget beslutats av kommunfullmäktige och börjat gälla, så är det dags att påbörja arbetet med framtagande av kommande års budget. Följande tidsschema kommer att gälla för antagande av driftbudget 2015 3 juni preliminär budget behandlas i kommunstyrelsen 16 juni preliminär budget behandlas i kommunfullmäktige 29 oktober facklig information om budgetförslaget 4 november slutlig budget behandlas i kommunstyrelsen 17november kommunfullmäktige fastställer budget 2015 Senast den 16 maj ska av respektive nämnd/styrelse beslutat budgetmaterial vara inlämnat till ekonomiavdelningen. MBL-förhandlingar ska vara genomförda vid respektive nämnd. Enligt överenskommelse med de fackliga organisationerna gäller följande inför budgetarbetet: A. Kallelse till Info/förhandling ska ske senast 10 dagar innan B. Personalstat, som utvisar på vilket sätt personalkostnaderna beräknats ska finnas med i budgetunderlaget. C. Förhandlingsprotokoll från respektive förvaltning/avdelning ska följa med till varje beslutsnivå. Budgetberedningen kommer under hösten att kalla respektive nämnd för diskussion om budgetförslagen. Slutligt underlag ska vara ekonomiavdelningen tillhanda senast 11 oktober. I samband med fastställande av budget 2014 antogs även plan för åren 2015-2016. Enligt budget beräknas resultatet för 2015 till 5,7 mkr. Den skatteprognos som kom i slutet av december redovisar ca 3,0 mkr lägre intäkter än fastställd budget 2014. De investeringar som planeras de kommande åren innebär fortfarande att driftbudgeten måste generera överskott för att finansiering av investeringarna ska kunna ske utan att lån behöver tas upp.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 5 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-01-28 4 Forts Budgetramar Budget -14 Plan -15 Plan -16 Revision 823 839 856 Kommunstyrelsen 63 603 64 875 66 173 Kulturnämnden 8 671 8 840 9 013 Miljö- o Byggnadsnämnden 7 291 7 437 7 586 Familje- och utbildningsn. 198 471 202 440 206 489 Kulturskolan 2 641 2 694 2 748 Omsorgsnämnden 163 500 166 770 170 105 Överförm.n 652 665 678 VBU 56 500 57 630 58 783 S:a verksamhetskostnader 502 152 512 191 522 431 För 2015 har ramarna ökats med 2 % från 2014 års nivå. Föreslagen budgetram 2015 är beräknad att ge ett resultat på 5,7 Mkr. Eventuella tillkommande statsbidrag med anledning av förändrade/kostnadsreducerande regler etc. kommer ej med automatik att kunna disponeras av aktuell nämnd utan föregående beslut i kommunfullmäktige. Således ska ökade intäkter enligt ovan ej kunna balansera ökade bruttokostnader. Viktigt är att samtliga kostnader för den planerade förbrukningen/verksamheten tas med. Detta gäller både vad som är känt men även det som måste uppskattas och beräknas. Personalomkostnader, PO-pålägg, beräknas med 41,77% för anställda och 31,42% för förtroendevalda. Viktigt är att inlämnat material är komplett på ID-nivå samt uppfyller de kvalitetskrav som ställs för att kunna inläggas i ekonomisystemet före årsskiftet. Underlag för upprättande av detaljbudget kommer att överlämnas genom ekonomiavdelningens försorg. Materialet ska även innefatta en skriftlig redovisning samt mål för respektive verksamhet.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 6 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-01-28 5 Forts I det måldokument som fullmäktige antagit som ska vara styrande för den fortsatta utvecklingen redovisas följande övergripande mål: Ekonomi i balans Ökad attraktivitet Ökat företagande Ökad kompetens Av de mål som respektive verksamhet redovisar ska dessa innefattas. Uppgift om prognostiserade kapitalkostnader, avskrivning och internränta, avseende maskiner och inventarier kommer att meddelas respektive nämnd av ekonomiavdelningen. Hyresnivån för de kommunägda lokalerna beräknas öka med 5 % vilket är relaterat till ökade kostnader för bl a konsumtionsavgifter. Investeringsbehov ska vara inlämnat senast 15 juni. Beträffande investeringar i fastigheter ska dessa lämnas till tekniska kontoret medan behov av inventarier lämnas till ekonomiavdelningen. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen: att fastställa ovanstående förslag till budgetförutsättningar inför 2015 års budget. att fastställa ovanstående förslag till budgetförutsättningar inför 2015 års budget.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 7 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-01-28 6 Ks 3 Au 2 Dnr 2014.21 045 Omsättning av lån 2014 Ärendebeskrivning Ekonomichefen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att kommunstyrelsen under 2014 har rätt att omsätta lån, d.v.s. låna upp belopp motsvarande belopp på de lån som förfaller till betalning under 2014. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen: Kommunfullmäktige beslutar att kommunstyrelsen under 2014, har rätt att omsätta lån, d.v.s. låna upp belopp motsvarande belopp på de lån som förfaller till betalning under 2014. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige beslutar att kommunstyrelsen under 2014, har rätt att omsätta lån, d.v.s. låna upp belopp motsvarande belopp på de lån som förfaller till betalning under 2014.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 8 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-01-28 7 Ks 4 Au 3 Dnr 2013.271 007 Granskning av kommunens arbete med personal och kompetensförsörjning Ärendebeskrivning PWC har på uppdrag av kommunrevisionen genomfört en granskning av kommunens strategiska arbete med personal- och kompetensförsörjning. Bil Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är kommunens arbete rörande personal- och kompetensförsörjning samt rekrytering ändamålsenlig och är internkontrollen avseende detta tillräcklig? Granskningsrapportens sammanfattning Utifrån genomförd granskning kan vi inte säga att det idag finns någon långsiktig plan för hur Smedjebacken arbetar med strategisk personal- och kompetensförsörjning. Granskningen visar att det visserligen pågår aktiviteter inom de olika förvaltningarna men det är främst av operativ art och handlar mer om kompetensutveckling än om ett strategiskt kompetensförsörjningsarbete. Kommunfullmäktige har i slutet av år 2012 fastställt ett dokument som beskriver rekryteringsprocessen inom kommunen, men detta är mest att betrakta som ett operativt dokument kring hur rekryteringsprocessen praktiskt går till. Det säkrar inte kompetensförsörjningen. Vår sammanfattande revisionella bedömning är att kommunens arbete rörande personal- och kompetensförsörjning samt rekrytering som det fungerar idag inte är ändamålsenligt. Kommunrevisionen önskar kommunstyrelsens svar och kommentarer över granskningsrapporten senast den 31 januari 2013. Kommunstyrelsen beslöt 2013-11-12 att remittera revisionsrapporten till kansliavdelningen för framtagande av yttrande. Från personalchefen föreligger följande yttrande. Bil Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen: att godkänna yttrandet och överlämna det till revisionen.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 9 Forts. att godkänna yttrandet och överlämna det till revisionen.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 10 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-01-28 8 Ks 5 Au 4 Dnr 2013.272 007 Revisionens granskning av kommunens arbete med näringslivsfrågor Med anledning av att Smedjebackens kommun placerar sig lågt i Svensk Näringslivs ranking om näringslivsklimatet har revisionen uppdragit till PwC att genomföra en granskning av kommunens näringslivsarbete. Revisionen anser att det måste fastställas tydligare målsättningar för verksamheten. Kommunstyrelsens styrning och uppföljning av näringslivsoch utvecklingsenhetens arbete måste utvecklas och förbättras. Svar ska vara inlämnat till revisionen senast den 31 januari 2014. Revisionens fråga till PwC var: Bedrivs verksamheten inom näringslivs/utvecklingsenheten på ett ändamålsenligt sätt i förhållande till den av fullmäktige fastställda tillväxtstrategin? Revisionskriterierna var: Finns tillfredsställande styrdokument för näringslivsverksamheten? Sker en regelmässig utvärdering och uppföljning av näringslivsarbetet inom kommunstyrelsen? /uppsikt/ Finns en tillfredsställande dialog mellan utvecklingsenheten och kommunstyrelsen? På vilket sätt och i vilken utsträckning bedrivs aktiviteter inom utvecklingsenheten för att förbättra företagsklimatet? Följer utvecklingsenheten upp hur företagsklimatet upplevs i kommunen? Upplever företagen kommunens näringslivsarbete och samarbete som tillfredsställande? Är mål och resurser anpassade till varandra? Efter genomförd granskning rekommenderar PwC att: Kommunstyrelsen säkerställer att en tydligare målstyrning sker för utvecklingsenheten för att förtydliga uppdraget och styrningen av enheten. Kommunstyrelsen genomför en övergripande utvärdering av utvecklingsenhetens arbete utifrån de övergripande målen. Det är även väsentligt att kommunstyrelsen säkerställer att hela styrelsen tar del av den uppföljning som sker.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 11 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-01-28 9 Forts Kommunstyrelsen genomför en sammantagen analys av de olika företagsklimatrapporter som andra organisationen presenterar. Kommunstyrelsen säkerställer att ett fortsatt arbete sker i kommunen som helhet för att förbättra företagsklimatet i kommunen, framförallt vad gäller attityder men även myndighetsutövande. Från kanslichefen föreligger yttrande. Bil Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen: att godkänna yttrandet och överlämna det till revisionen. att godkänna yttrandet och överlämna det till revisionen.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 12 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-01-28 10 Ks 6 Au 5 Dnr 2014 18 170 Uppföljning 2013 Kommunens uppgifter enligt lagen om skydd mot olyckor Ärendebeskrivning Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) tillsammans med länsstyrelsen genomför årligen uppföljning av kommunens verksamhet enligt lagen (2003:778) om skydd mot olyckor. Räddningschefen redovisar svaren från Smedjebackens kommun gällande uppföljning för 2013. Bil Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen: att godkänna redovisningen. att godkänna redovisningen.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 13 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-01-28 11 Ks 7 Au 6 Dnr 2013.332 319 VA-verksamhetsområde Sörbo Kalvnäset Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige antog 2007 en VA-strategi för Smedjebackens kommun, reviderad 2013-06-24 där det bland annat framgick att utbyggnad av kommunalt vatten och avlopp ska göras där det ger den effektivaste miljö- och samhällsnyttan i förhållande till nedlagda kostnader. En inventering genomfördes och en områdesindelning för utbyggnad av vatten och avlopp upprättades. I samband med utbyggnad ska verksamhetsområden upprättas för vatten och avlopp. Enligt kommunens reviderade VA-strategi tillhör Sörbo Kalvnäset tidplan för utbyggnad inom 1-7 år. Från kretsloppsgruppen föreligger ett förslag till avgränsning som underlag för bildandet av VA-verksamhetsområde i Sörbo Kalvnäset. Bil Informationsmöte för berörda fastighetsägaren har hållits i Sörbo Kalvnäset 2013-11-19. Dessutom har skriftligt informationsmaterial sänts ut till fastighetsägare i området. Inom VA-verksamhetsområde gäller de bestämmelser om anslutning, avgifter m.m. som framgår av lag (2006:412) om allmänna vattentjänster. Inga fastighetsägare har i samband med samrådet inkommit med yttranden där man motsätter sig att ingå i verksamhetsområdet. Miljö- och byggnadsnämnden beslöt 2013-12-10 att godkänna förslaget till avgränsning och bildande av VA- verksamhetsområde för dricks- och spillvatten i Sörbo Kalvnäset, att, med hänvisning till det stora allmänintresset för skydd av sjön Barken, bedöma att undantag från omfattningen av det föreslagna VA-verksamhetsområdet inte bör medges, samt att överlämna områdesförslaget till kommunfullmäktige för antagande. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen: Kommunfullmäktige beslutar att anta områdesförslaget till avgränsning och bildande av VA-verksmhetsområde för dricks- och spillvatten i Sörbo Kalvnäset.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 14 Forts. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige beslutar att anta områdesförslaget till avgränsning och bildande av VA-verksmhetsområde för dricks- och spillvatten i Sörbo Kalvnäset.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 15 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-01-28 12 Ks 8 Au 7 Dnr 2013.304 049 Ansökan om ekonomiskt stöd 2014-2017 Folkmusikens hus Ärendebeskrivning Folkmusikens Hus, med säte i Rättvik, grundades med syfte att sprida kunskap och intresse för folkmusik och folkdans. Hösten 2008 rekommenderade Region Dalarna i ett beslut länets kommuner att bidra till Folkmusikens hus enligt en fastställd fördelningsnyckel. Den innebar ett bidrag från Siljanskommunerna med 2:50 kr/kommuninnevånare. Övriga kommuner rekommenderades att ge bidrag motsvarande 1:25 kr/innevånare. Utfallet blev att 10 av 15 kommuner beslöt att bidra enligt rekommendationen. Utöver detta har Rättviks kommun bidragit med 600 000-800 000 kronor årligen. Bidragen har varit av mycket stor betydelse för Folkmusikens hus möjligheter att bedriva verksamhet. Sedan 2008 har de kommunala bidragen minskat med 114 000 kronor genom bidragsnedskärningar och att en kommun fallit bort ur bidragssystemet. Smedjebackens kommun beslöt att ingå med 1:25 kr/innevånare. För att möta ekonomiska utmaningar och utveckla de aktiviteter som anges i landstingets kulturplan, i samverkan med länets kommuner, ansöker Folkmusikens hus om att fördelningsnyckeln för kommunalt bidrag justeras att utgöra 5 kr/innevånare för Siljanskommunerna och 2:50 kr/innevånare för övriga Dalakommuner. Bil Från Rättviks kommun ansöker Folkmusikens hus om ett årligt bidrag om 850 000 kr. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen: att bevilja Folkmusikens hus ekonomiskt stöd för perioden 2014-2017 med 1:25 kr/invånare. att bevilja Folkmusikens hus ekonomiskt stöd för perioden 2014-2017 med 1:25 kr/invånare under förutsättning att verksamhetsplan och ekonomisk redovisning inlämnas årligen innan utbetalning av bidrag.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 16 Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 9 Ks 9 Tfu 6 Dnr 2014.32 107 Organisation värdering inventarier Förteckning har upprättats med värdering av de inventarier och fordon som är aktuella för ägarbyte i samband med omorganisationen mellan tekniska, SEAB och Bärkehus. Bil Teknik- och fritidsutskottets förslag till kommunstyrelsen: Frågan lämnas öppen. att överlåta aktuella inventarier till Smedjebacken Energi & Vatten AB och Bärkehus AB utifrån genomförd värdering.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 17 Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 10 Ks 10 Tfu 7 Dnr 2014.33 253 Tolvsbo skola/bystuga Byalaget i Tolvsbo har anmält intresse att överta gamla Tolvsbo skola. Teknik- och fritidsutskottets förslag till kommunstyrelsen: att överlåta gamla Tolvsbo skola (Stora Tolvsbo 7:17) för 1 krona till Tolvsbo Byalag, under förutsättning att ett köpeavtal med återköpsgaranti kan överenskommas. att överlåta gamla Tolvsbo skola (Stora Tolvsbo 7:17) för 1 krona till Tolvsbo Byalag, under förutsättning att ett köpeavtal med återköpsgaranti kan överenskommas.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 18 Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 14 Ks 11 Tfu 10 Dnr 2013.192 805 Nyttjanderätts- och driftsavtal gällande digitalbioanläggning Förslag till nyttjanderätts- och driftavtal gällande digitalbioanläggning har upprättats mellan Smedjebackens kommun och Smedjebackens Folkets Husförening. Bil Teknik- och fritidsutskottets förslag till kommunstyrelsen: att godkänna nyttjanderätts- och driftavtalet gällande digitalbioanläggningen att uppdra till kommunens firmatecknare underteckna avtalet. att godkänna nyttjanderätts- och driftavtalet gällande digitalbioanläggningen att uppdra till kommunens firmatecknare underteckna avtalet.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 19 Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 16 Ks 12 Tfu 12 Dnr 2013.269 007 Granskningsrapport Underhåll av gator och vägar Ärendebeskrivning PWC har på uppdrag av kommunrevisionen genomfört en granskning av kommunens underhåll av gator och vägar. Bil Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har kommunen fastställt tydliga mål, riktlinjer och aktuella underhållsplaner samt hur förhåller sig genomfört underhåll till behoven? Granskningsrapportens sammanfattning: Det bedöms att det är viktigt att kommunen arbetar långsiktigt för att komma tillrätta med det idag eftersatta underhållet. Ytterst ligger ansvaret för gator och vägar hos kommunstyrelsen. Bedömningen är att kommunstyrelsen behöver stärka och förbättra styrningen gällande mål och löpande uppföljning av gator och vägar i kommunen. Idag är uppdraget i kommunstyrelsen delvis otydligt vilket enligt revisionens bedömning beror på att kommunstyrelsen inte styr uppdraget med uppsatta mål och tydlig uppföljning. Verksamheten har i dag ett svagt IT-stöd för arbetet med underhållsplanering och det förordas ett verksamhetsanpassat IT-system som har inbyggda moduler både vad gäller grunduppgifter och simulering av framtida underhållsplaner. Revisionen rekommenderar att: rutinerna ses över och dokumenteras för att förbättra underhållsplanering både på kort och lång sikt ett systematiskt IT-stöd införskaffas för att underlätta det operativa arbetet kommunstyrelsen utifrån den inventerade och presenterade konsultrapporten fattar beslut om ambitionsnivå gällande vägunderhåll kommande 5-10 års period arbetet med att förbättra och utveckla en långsiktig underhållsplan med ekonomiska ramar prioriteras att den inventering och bedömning av vägstandard som gjorden 2012 utgör ett bra underlag för framtida underhållsplanering att det är viktigt att kommunen bestämmer ambitionsnivå och ekonomiska ramar när den långsiktiga underhållsplanen läggs fast.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 20 Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 17 Forts Kommunrevisionen önskar kommunstyrelsens svar och kommentarer över granskningsrapporten senast den 31 januari 2013. Tekniska kontorets yttrande: Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har kommunen fastställt tydliga mål, riktlinjer och aktuella underhållsplaner samt hur förhåller sig genomfört underhåll till behoven. Kommentar Initialt kritiseras kommunstyrelsen för att inte styra uppdraget med uppsatta mål och tydlig uppföljning. Våra kommentarer kring detta är dels att den övergripande styrningen sker via budgetarbetet där prioriteringarna fastställs. Gatuunderhållet har inte prioriterats under 90-talet fram till ca 2008. Därefter har budgetramarna successivt ökats och gatusektionen har idag en bra budget utifrån kommunstorlek och vägnät, problemet med eftersläpningar kvarstår dock vilket fortfarande är en prioriteringsfråga i budgeten. Kommunen har en mycket liten organisation för att arbeta med dessa frågor och prioriteringarna har därefter skett utifrån de mest angelägna områdena, där bland annat policyn för gatubelysningar, enskilda vägar, parkeringsregler m.m kommit i turordning utöver den årliga underhållsplanering som efter fastställd budget upprättats. För att få en mer långsiktig planering utfördes 2012 en genomgripande utredning med dokumenterade fakta kring alla gator. Den har resulterat i en databas med åtgärdsförslag, prioriteringar och kalkyler. Den planen utgör i sig ett tydligt mål att uppnå. Den är även ett levande dokument som korrigeras efter vad som utförts i de årliga underhållsplanerna och i samverkan med ledningsägarna hos Smedjebacken Energi & Vatten samt beslutad budget. Teknik- och fritidsutskottets förslag till kommunstyrelsen: att godkänna tekniska kontorets yttrande samt överlämna detsamma till revisionen som svar på granskningsrapporten. Jan Tholerus (C) yrkar att en plan fastställes av kommunstyrelsen för långsiktigt gatuunderhåll utifrån ambitionsnivå och ekonomiska ramar.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 21 Forts. Lotta Gunnarsson (M) och Håkan Berggren (M) yrkar bifall till Jan Tholerus (C) förslag. Leif Nilsson (S) yrkar bifall till teknik- och fritidsutskottets förslag till beslut. efter framställd proposition: att godkänna tekniska kontorets yttrande samt överlämna detsamma till revisionen som svar på granskningsrapporten. Mot beslutet reserverar sig Jan Tholerus (C), Håkan Berggren (M) och Lotta Gunnarsson (M).
Kommunstyrelsen 2014-02-11 22 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-01-23 18 Ks 13 Tfu 13 Dnr 2013.270 007 Granskningsrapport Underhåll av kommunens fastigheter Ärendebeskrivning PWC har på uppdrag av kommunrevisionen genomfört en granskning av underhåll av kommunens fastigheter. Bil Revisionsfrågan som ska besvaras är om kommunens fastigheter underhålls enligt god fastighetsekonomi? Sammanfattande kommentarer och revisionell bedömning: Vår bedömning är att kommunens fastigheter i huvudsak har en blandad standard. Det finns ett eftersatt underhåll som inte är uppskattat eller grovt prissatt idag. Fastighetsavdelningen har dock en förteckning med ej genomförda underhållsåtgärder som totalt uppgår till 26,5 mkr. Vi bedömer att det är viktigt att kommunen så snart som möjligt implementerar ett fungerande datastöd så att underhållsplaner avseende planerat underhåll upprättas och kvalitetssäkras på ett systematiskt sätt både på kort och längre sikt. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen kompletterar redovisningsprinciperna med riktlinjer för vad som skall redovisas som underhållskostnader respektive investeringsutgifter. Riktlinjerna bör ligga till grund för att fördela underhållsrespektive investeringsmedel för finansiering av byggnadsprojekt. Vi bedömer att det är viktigt att budgeten tydligt anger fördelning av underhåll enligt underhållsplan och i förekommande fall underhållsmedel till särskilda större ombyggnadsprojekt. Vår rekommendation är vidare att fastighetsförvaltningen ser över kostnaderna för administration, fastighetsskötsel och drift men också lokalkostnaderna i dess helhet. Det är viktigt med strategisk lokalresursplanering kombinerat med administrativa och/eller ekonomiska styrmedel som leder till effektivare lokalutnyttjande. Eftersom inte kommunen arbetar strukturerat med planerat och löpande underhåll av fastigheterna så är vår bedömning att det inte är optimalt varken ur ett ekonomiskt eller verksamhetsmässigt perspektiv. Utöver dessa rekommendationer är också vårt råd att kommunen/bolaget gör en översyn av nuvarande fastighetskompetenser och arbetsfördelning för att skapa en professionell fastighetsförvaltning. Det bör göras oavsett om det 2014 kommer att finnas en koncerngemensam fastighetsförvaltning eller inte.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 23 Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 19 Forts Kommunrevisionen önskar kommunstyrelsens svar och kommentarer över granskningsrapporten senast den 31 januari 2013. Tekniska kontorets yttrande Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Underhålls kommunens fastigheter enligt god fastighetsekonomi? Kommentarer: Kommunen besitter ett fastighetsbestånd som är ålderstiget och kräver stora insatser/åtgärder. Prioriteringen av fastigheternas underhåll var begränsad under 90-talet och fram till en bit in på 2000-talet. Ramarna har därefter successivt ökat både personellt och ekonomiskt. Politiskt har man prioriterat investeringar i skolor/förskolor under de senaste 10 åren. Däremot har underhållsbudgeten legat lågt under många år och periodvis varit nere på mycket låga nivåer vilket gradvis nu har förändrats, men det finns ett uppdämt behov. Revisionen ger kritik till att det inte finns ett planerat underhåll för fastigheterna. Det finns ett planerat underhålls som följs av tilldelad budget för året. Den är då prioriterad efter den ram som beslutats. Det revisionen har rätt i, är att den är mer en akut avhjälpande underhållsplan. Fastighetsavdelningen har idag inte en bemanning som klarar att upprätta en långsiktig underhållsplan. Under förutsättning att medel ryms i budgeten är tanken att under 2014 upprätta en underhållsplan via konsulter, alternativt gå ut med en anställningsförfrågan på en projektledartjänst/byggnadsingenjör. Detta för att få en strukturerad underhållsplan på lång sikt, för planering budgetramar m.m. Vidare är också ett datoriserat fastighetsprogram planerat tillsammans med kommunala bolaget Bärkehus AB. Detta för att få ett bra strukturerat verktyg för återkoppling, planering, bevakning, underhåll, investeringar etc. gällande fastighetsförvaltning. Synpunkter har lämnats för kostnader och administration vilket verkar skrivet utan konkreta jämförelser. Kostnadsmässigt har fastighetssektionen haft låga kostnader med en jämförelsevis liten och effektiv bemanning. Gällande lokalplanering finns en övergripande lokalgrupp med ansvariga från samtliga förvaltningar inklusive bolagen och VBU som träffas löpande för samordning av lokalbehoven. Hyrorna sätts utifrån självkostnad inklusive kapitaltjänst vilket bör medföra att hyresgästerna ska ha budget för de faktiska kostnaderna som uppstår vid nybyggnation. Tomma lokaler betalar man för tills ny användning av lokalerna kommer till stånd. Dessa två regler bör medföra att förvaltningarna reflekterar ordentligt innan nya lokaler begärs.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 24 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-01-23 20 Forts Angående åsikten att det bör vara en professionell fastighetsförvaltning så förstår vi inte riktigt det utifrån de beslut som tagits att samordna all praktisk verksamhet i bolagen. Att även överföra den kommunala planeringen till bolagen är en tidigare modell med mindre lyckat resultat. Idag är det vanligare i andra kommuner att planeringen förs tillbaka till de kommunala förvaltningarna från bolagen. Sammanfattningsvis konstaterar vi att fastighetssektionen arbetar efter en politiskt beslutad prioritering och budget, tillgängliga resurser för underhåll m.m. är en konsekvens av detta. Teknik- och fritidsutskottets förslag till kommunstyrelsen: att godkänna tekniska kontorets yttrande samt överlämna detsamma till revisionen som svar på granskningsrapporten. Jan Tholerus (C) yrkar att en plan fastställes av kommunstyrelsen för långsiktigt fastighetsunderhåll utifrån ambitionsnivå och ekonomiska ramar. Lotta Gunnarsson (M) och Håkan Berggren (M) yrkar bifall till Jan Tholerus (C) förslag. Leif Nilsson (S) yrkar bifall till teknik- och fritidsutskottets förslag till beslut. efter framställd proposition: att godkänna tekniska kontorets yttrande samt överlämna detsamma till revisionen som svar på granskningsrapporten. Mot beslutet reserverar sig Jan Tholerus (C), Håkan Berggren (M) och Lotta Gunnarsson (M).
Kommunstyrelsen 2014-02-11 25 Teknik- och fritidsutskottet 2014-01-23 22 Ks 14 Tfu 15 Dnr 2014.36 806 Komplettering av taxa för kommunala idrottsanläggningar Fritidskontoret har upprättat förslag till komplettering av taxan för kommunala idrottsanläggningar med avgift för uthyrning av fotbollshallen, Barken Arena. Bil Teknik- och fritidsutskottets förslag till kommunstyrelsen: Kommunfullmäktige beslutar att komplettera taxan för kommunala idrottsanläggningar med avgift för uthyrning av fotbollshallen, Barken Arena enligt fritidskontorets förslag. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige beslutar att komplettera taxan för kommunala idrottsanläggningar med avgift för uthyrning av fotbollshallen, Barken Arena enligt fritidskontorets förslag.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 26 Ks 15 Dnr 2014.40 356 VA-taxa 2014 Ärendebeskrivning Styrelsen för Smedjebacken Energi & Vatten beslöt 2013-12-11 att höja brukningsavgiften med 7 % och anslutningsavgiften för VA till 155 000 kronor inklusive moms. Bil Förslaget översänds till kommunfullmäktige för godkännande. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige beslutar att godkänna föreliggande förslag till revidering av taxan.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 27 Ks 16 Dnr 2014.41 406 Renhållningstaxa Ärendebeskrivning Styrelsen för Smedjebacken Energi & Vatten beslöt 2013-12-11 att höja renhållningstaxan med 2,8 %. Bil Förslaget översänds till kommunfullmäktige för godkännande. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige beslutar att godkänna föreliggande förslag till revidering av taxan.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 28 Ks 17 Dnr 2014.37 005 Informationssäkerhetsinstruktion för användare Ärendebeskrivning IT-enheten har upprättat informationssäkerhetsinstruktion för kommunens samtliga medarbetare. Bil Informationssäkerhetsinstruktionen för användare redovisar hur medarbetaren ska verka för att upprätthålla en god säkerhetsnivå. Med informationssäkerhet menas den samlade effekten av de skyddsåtgärder som syftar till att förebygga, minimera eller eliminera oönskade konsekvenser av olika händelser som negativt påverkar kommunens informationstillgångar. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige beslutar att godkänna föreliggande förslag till informationssäkerhetsinstruktion.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 29 Ks 18 Dnr 2014.43 170 Förändringar räddningstjänstorganisationen Ärendebeskrivning Kanslichefens tjänsteskrivelse: Diskussioner om att förändra vår räddningstjänstorganisation har pågått en tid och nu har ett förslag arbetats fram som innebär att vi inom organisationen bättre kan arbeta med risk- och säkerhetsfrågor. Förslaget innebär att nuvarande räddningschef får en roll som överordnad chef och blir även kommunens säkerhetschef. Vi har under de senaste åren inte haft någon utsedd säkerhetschef vilket har fått till följd att risk- och säkerhetsfrågor har blivit eftersatta. Räddningschefens ansvar för den utryckande delen inkl chefsberedskap övertas av nuvarande 2:e vice räddningschef. Även kommunens beredskapsplanering överförs till räddningstjänstorganisationen. Räddningschef tillika säkerhetschef/ säkerhetsskyddschef 1,0 Operativ chef Ansvarig för Utryckande- Verksamhet personalansvar RIB 1,0 Stf Räddningschef Ansvarig för Skadeförebyggande Verksamhet Data Kommunikation RIB 1,0 Heltidsanställd Brandman Underhåll och service 1,0 Assistent 1,0 Beredskaps- Samordnare 0,5 att godkänna förslaget till förändring av räddningstjänstorganisationen.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 30 Ks 19 Dnr 2014.44 046 Ansökan om bidrag ur Thora och Helge Säfströms stipendiefond Fonden är öppen för blivande sjuksköterskor som enligt statuterna ska vara skrivna i f.d. Norrbärke kommun. För 2013 finns 27.400 kronor att utdela. Två ansökningar har inkommit varav en uppfyller statuterna. att bevilja Jennie Rubensson ett bidrag på 5.000 kronor.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 31 Ks 20 Dnr 2014.47 046 Ansökan om bidrag ur CF Mattssons stipendiefond Fonden är För jordbrukare inom kommunen som utan eget förvållande råkat i ekonomiska svårigheter. Avser f.d. Norrbärke kommun. För 2013 finns 225.000 kronor att utdela. En ansökan från Tage Johansson, Stimmerbo har inkommit och denna uppfyller statuterna och företrädare för Norrbärke Jordbruksfond tillstyrker ansökan. att bevilja Tage Johansson, Stimmerbo ett bidrag på 20.000 kronor från C F Mattssons jordbrukarefond.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 32 Ks 21 Dnr 2014.48 106 Nominering av ledamöter till Intresseföreningen Bergslagets styrelse m.m Ärendebeskrivning Vid föreningens årsmöte den 16 maj 2014 i Skinnskatteberg, ska styrelse och revisorer väljas. Styrelse och revisorer väljs årsvis. För att bredda nomineringsunderlaget ser valberedningen gärna att föreningens medlemmar lämnar förslag på ledamöter till den kommande styrelsen. Styrelsen bör ha en så jämn könsfördelning som möjligt, representera medlemmarna i samtliga fem län där föreningen har medlemmar och spegla den samlade politiska kartbilden hos våra medlemmar. Föreningens medlemmar erbjuds möjlighet att senast 2014-03-28 nominera ledamöter till föreningens styrelse samt revisorer. Valberedningen ser gärna att en ledamot från vardera könet nomineras till styrelsen och att nominerade ledamöter ingår i sin moderorganisations styrande organ, t.ex. kommunstyrelse eller motsvarande. att nominera Ingemar Hellström (S) och Lotta Gunnarsson (M) till Intresseföreningen Bergslaget.
Kommunstyrelsen 2014-02-11 33 Ks 22 Delegationsärenden Ekonomichefens beslut enligt beviljad delegation gällande omsättning av lån vid Kommuninvest med nr 37021 om 15 000 000 SEK i nytt lån med nr 67085. Nr 1/2014 Gatuchefens beslut enligt beviljad delegation gällande utfärdande av parkeringstillstånd. Nr 01193-01202 Kanslichefens beslut enligt beviljad delegation gällande undertecknande av tilldelningsbeslut vid upphandling. Teknik- och fritidsutskottets beslut 184-195, 1-5, 89, 11, 14, 16-17
Kommunstyrelsen 2014-02-11 34 Ks 23 Meddelanden Skrivelse från Roger Öbrell med förslag på hur uthyrningen av Barken Arena bör hanteras. Protokoll från Länsstyrelsen Dalarna över inspektion av kommunens överförmyndarverksamhet. Protokoll från Gemensamma nämnden för alkohol, tobak och receptfria läkemedel 2014-01-08. Protokoll från styrelsen för Bärkehus AB 2013-12-09 Protokoll från styrelsen för Smedjebacken Energi & Vatten AB 2013-12-11 Protokoll från styrelsen för Smedjebacken Energi Nät AB 2013-12-11 Minnesanteckningar förda vid GYSAM ledningsgrupp 2013-12-12 Protokoll från möte med lednings- och tjänstemannagrupp för Partnerskap Bergslagsbanan 2013-11-08 Protokoll från direktionen för Region Dalarna 2013-12-04 Skolinspektionens beslut efter tillsyn i Smedjebackens kommun 2013-12-17