KAROLINSKA INSTITUTET Institutionen för Lärande, Informatik, Management och Etik Medical Management Centrum Programmet för Medicinsk informatik Vårdens organisation och ekonomi i ett IT-perspektiv, 4p Ht 2004 Kursledare: Monica Nyström IT-stöd vid kommunikation och informationsspridning i Genombrottsprojekt Ariel Abergel, Malin Lundgren, Max Tosic Fadi Majeed, Bente Sjöberg-Silfverling Projektarbete Problemanalys Steg 1 Handledare: Christina Granberg, Monica Nyström
IT-stöd vid kommunikation och informationsspridning inom Genombrottsprojekt Bakgrundsbeskrivning Genombrott är en metod för förbättringsarbete inom hälso- och sjukvården som Landstingsförbundet har infört i Sverige. Metoden kommer ursprungligen från USA där den utvecklats av The Institute for Health Care Improvement. Anledningen till att metoden tagits fram är att det finns kunskap som inte används inom hälso- och sjukvården i den utsträckning den borde och att ny kunskap inte sprids tillräckligt effektivt. Projekten är ibland nationella, d v s team från flera olika landsting deltar, och ibland regionala då flera team inom ett landsting deltar. Projekten drivs oftast av alternativt stöds av Landstingsförbundet. För att genomdriva ett förbättringsprojekt måste alla teamen ha ett gemensamt syfte och mål. De enskilda teamen tar fram ett antal problem som finns inom deras organisation som gör att mål inte uppfylls. Utifrån dessa tas flera olika förändringsförslag fram som sedan ska testas för att se om de leder till att problemen försvinner, d v s att verksamheten förbättras. Syftet med Genombrott är att teamen som ingår i projektet på så kort tid som möjligt ska pröva så många förändringar som möjligt. Dessa förändringar ska sedan tillsammans bygga kunskap om vilka typer av förändringar som leder till förbättringar inom den egna verksamheten. För att ett team skall anses ha uppnått ett lyckat resultat krävs att en förbättring på minst 30 % kunnat påvisas. Även Genombrottsprojektet, alla team inkluderade, skall ha uppnått en förbättring på 30 % för att resultatet skall anses vara lyckat. Projekttiden börjar med ett s.k. Lärande Seminarium (LS 1) då teamen tar fram de förändringar de vill pröva och planerar hur och när de ska göra det. Efter det följer en arbetsperiod (arbetsperiod 1) då många små förändringar prövas under kort tid. Under det andra Lärande Seminariet (LS 2) träffas teamen för att utbyta erfarenheter. De utvärderar vilka förändringar som lett till förbättringar och planerar hur de kan fortsätta att testa dem i större skala. Ibland tas även nya förändringsidéer fram som sedan testas. En till arbetsperiod (arbetsperiod 2) följer, och inför det tredje och sista seminariet (LS 3) görs en kortfattad slutrapport som tar upp syfte, vilka förändringar som har testats och hur samt vilka resultat man fått. Under seminariet diskuterar teamen och utbyter erfarenheter. De utvärderar sina resultat och funderar på hur de lyckade testen kan bli mer permanenta rutiner. I Figur 1 visas en översikt över processen. 2
Figur 1. Översikt över processen i ett Genombrottsprojekt med flera team. Problembeskrivning Idag har man en relativt sett en mindre effektiv spridning av information och även kommunikation mellan grupper inom Genombrottsprojekten. Eftersom Genombrottsmetodiken går ut på att alla grupper kommer fram till små (alt. större) lösningar som skall leda till det slutliga målet borde det vara önskvärt att kommunikationen mellan grupperna förbättras. Detta kan åstadkommas genom att man utarbetar ett IT-stöd som kan underlätta informationsspridningen, både under och efter genomförda projekt. Det finns exempel på bättre och sämre lösningar för kommunikation och spridning av projektresultat Jönköpings läns landsting ligger långt fram och har redan utvecklat ett IT-stöd för team inom Genombrottsprojekt. Målgruppen kommer i första hand att vara projektmedlemmarna i de team som ingår i Genombrottprojekten. Sekundära målgrupper som t ex personal på sjukhusen som kommer att ta del av de nya förbättringsidéerna är naturligtvis också viktiga, men vi har valt att fokusera på medlemmarna i de olika teamen. De frågor och problem som vår grupp kom fram till under våra möten och i samband med redovisningar och diskussioner med övriga IT-medicinkollegor var bl.a: - Vilken information ska föras vidare? - Till vem ska informationen spridas för att få genomslag (ledningen/läkare etc.)? - Hur man kan få personal att använda sig av exempelvis ett IT-stöd för kommunikation och informationsspridning? - Hur kan en sådan tjänst utformas för att passa vitt skilda Genombrottsprojekt? - Hur kan kommunikation och spridning av information mellan teamen påverka deras arbete? Är det bra att teamen vet exakt vad de andra har gjort och vilka resultat de kommit fram till lär de av varandra eller påverkas de negativt? Kommer de att avbryta sina egna försök om ett annat team fått ett negativt resultat på ett liknande försök? Kommer de att ta efter varandra och komma fram till samma sak istället för flera olika lösningar? Är detta negativt? Vi bestämde att vi skulle rikta in oss på hur kommunikation och informationsspridning mellan teamen skulle kunna förbättras med ett IT-stöd. De frågor som då kom upp var : - När ska stödet finnas under projektets början, under själva arbetsprocessen, enbart i samband med de lärande seminarierna, i slutet för att sprida resultatet, eller under hela projektets gång? - Frågan om vad som ska spridas kom åter upp, och hur man kan få teamen att läsa de andras information (speciellt om det är ett projekt som har uppemot tjugo olika team). Ska det finnas 3
någon typ av morot eller tvång? Skall alla i teamen läsa alla andras resultat eller skall det finnas en i varje grupp som tar del av informationen och som sedan tar upp väsentliga delar med de övriga teammedlemmar? - Hur skall informationen spridas mellan grupperna? Skall spridningen se olika ut under projektets gång? - Kan ett sådant IT-stöd ersätta alla/några av de lärande seminarierna, eftersom det antagligen skulle kunna spara tid och pengar - Skall systemet vara öppet för alla eller enbart för de inblandade teamen? Öppet i någon fas, slutet i en annan? Syfte och mål Vårt projekt handlar om att granska det förbättringsarbete som används av team i Genombrottsprojekt och försöka få fram ett IT-stöd som kan hjälpa dessa grupper att kommunicera och sprida information mellan varandra. Här redovisas dock endast krav och restriktioner på en sådan lösning. Ett mer långsiktigt mål är att IT-stödet i framtiden helt eller delvis skall ersätta seminarierna, tillsammans med andra tekniker som videokonferenser. Syftet är att sprida förbättringsresultaten på ett snabbt och enkelt sätt. Metod Vi började projektet med att läsa igenom uppdraget och försökte sätta oss in i problematiken. Som hjälp under denna fas hade vi tillgång till diverse material via Internet där det bl.a står beskrivet vad ett Genombrottsprojekt är. Det var nämligen nödvändigt att vi förstod metodiken som används för att kunna jobba vidare. När vi väl var insatta kunde vi börja utforma en problemanalys. Detta gjorde vi till en början genom att samtliga gruppmedlemmar samlades för att diskutera och komma fram till vad syftet och målet med projektet var. Dessutom identifierade vi målgrupper och omgivning gjorde antaganden samt ställde upp några hypoteser. När vi hade tagit fram en preliminär problemanalys sammanställde vi ett antal frågor som vi skickade till vår utvalda kontaktperson. Vi behövde få svar på dessa frågor för att kunna jobba vidare med projektet. När vi sedan fick svaren kunde vi gå tillbaka och redigera vår problemanalys samt ändra restriktioner och krav vi funderat på. Med andra ord itererar vi hela tiden problemanalysen för att kontrollera att vi täckt in allt. Restriktioner och krav Med hjälp av resultaten från intervjun med kontaktpersonen har vi kommit fram till följande krav och restriktioner: IT-stödet ska vara nätbaserat och gemensamt för alla landsting så att alla Genombrottsprojekt samlas på samma ställe. Det underlättar spridning av information och kommunikationen mellan teamen, speciellt i projekt med team från flera olika landsting. I framtiden ser vi gärna att seminarierna tas bort och ersätts med ett IT-stöd som kommunikationslänk. Denna förändring skulle i så fall ske successivt under en längre tid då 4
man minskar antalet möten med ett till gruppmedlemmarna helt anpassat detta till sin arbetssituation och lärt sig hantera IT-stödet till fullo. Det enda seminariet som är kritiskt är i så fall det första som kan vara viktigt för den personliga kontakten. Man kan då eventuellt reducera de andra mötena och behålla det första. Det krävs antagligen ändrade attityder till IT bland användarna, vilket troligen inte kommer bli något problem i framtiden eftersom de flesta får mer och mer datorvana. Därmed bör stor vikt läggas på införandet av IT-stödet och att användarna får tid på sig att vänja sig vid den nya arbetssituationen. Reduceringen av mötestillfällen bör därmed ej vara för hastig. Men i dagsläget behövs IT-stödet under hela projekttiden och skall vara ett komplement till de Lärande seminarierna (LS) och ett stöd under själva projektarbetet. I initialfasen ska de saker som tas upp under det första LS finnas tillgängligt på nätet, d v s metodiken för Genombrottsprojekt, vad teamen ska göra och hur de ska genomföra projektet. Det ska även finnas information om själva projektets syfte och den problematik som finns idag. Under projekttiden ska en ansvarig i teamen fylla i rapporter och dokument om vad de har gjort och vilka resultat de har fått för att sedan lägga in dem på en egen sida. Länkar till alla teamens sidor ska finnas på startsidan så att teamen ska ha möjlighet att se varandras sidor och följa resultaten. När man tryckt på en länk ska man först komma till en sida där det finns en kort och översiktlig beskrivning av teamets arbete. Om man vill ha en mer utförlig beskrivning ska man kunna klicka sig vidare. En slutrapport från varje team skall vara färdig vid projektets slut och denna läggs ut på sidan så att alla team kan ta del av dem. Det ska även finnas en sammanställd slutrapport som innehåller resultaten från samtliga grupper. Denna skall finnas tillgänglig för allmänheten. Vi ställde kravet att de projektmedlemmar som valts in i Genombrottsgruppen skall ha åtminstone lite datorvana sedan tidigare. Detta för att de skall kunna använda vår lösning. Datorkörkort eller liknande är mer än tillräckligt. Vi producerar en lösning som skall hjälpa dem i kommunikationen i projektet, men vi kommer ej att bistå med utbildning mer än för den specifika applikationen vi levererar. Dessutom förutsätter vi att alla grupper har tillgång till Internet eftersom applikationen kommer nyttja detta för kommunikation med de övriga grupperna. Förutom att alla skall ha lite datorvana måste det finnas minst en i varje team som är mer tekniskt insatt (t.ex en projektledare). Han/hon ansvarar för att alla förändringsidéer etc läggs in på gruppernas individuella sidor. Eftersom grupperna till stor del består av sjukvårdspersonal som kanske inte har så stor datorvana ställs även höga krav på användbarheten hos systemet. Det skall vara enkelt att lära sig och förstå. IT-stödet kommer att vara slutet då endast deltagarna inom Genombrottsprojekt kommer att ha tillgång till vad de andra grupperna lägger in. Detta för att teammedlemmarna skall kunna känna sig fria i tankearbetet och inte iakttagna eftersom de under projektets gång hela tiden testar olika förändringar och inte vet om dessa förändringar leder till förbättringar eller inte. Slutrapporten, som är en sammanställning av samtliga gruppers resultat, kommer däremot att redovisas offentligt. Vi kom fram till att den kontinuerliga spridningen mellan grupperna endast innebär en fördel och är ej ett hinder för den egna kreativiteten. Eftersom Genombrottsmetodiken går ut på att 5
grupperna tillsammans skall komma fram till det slutliga målet, är det endast positivt om teamen kan ta del av all information under projektets gång. Ex på redan befintligt IT-stöd: Idag finns det ett IT-stöd för Genombrottsprojekt som används inom Jönköpings län landsting. Detta stöd kallas Reflex och är en slags projektplats på nätet som är speciellt utformat för Genombrottsprojekt. Alla team har sina egna sidor för dokumentationer samt gemensamma platser där de skriver sina månatliga lägesrapporter och fyller i mätresultat som automatiskt ger grafiska kurvor/diagram över tid. Här lägger projektledningen in alla gemensamma dokument, arbetsblad, mallar, minnesanteckningar, OH-bilder m.m. Det finns listor över samtliga deltagare, möjlighet att annonsera kommande aktiviteter och telefonmöten. Dessutom kan man starta diskussionsforum och arbetsgrupper kring olika ämnen för att interagera ytterligare i grupparbetet. Detta IT-stöd används främst som ett komplement till de muntliga Lärande Seminarierna (LS) som genomförs med en till några månaders mellanrum. Vanligast är att grupperna träffas 4-5 ggr under projekttiden. Vid varje LS rapporterar teamen för de övriga muntligt och/eller med poster. Är det fler än tio team rapporterar några team för varandra, är det under tio rapporterar man inför alla deltagare. Det finns även exempel på mindre utvecklade sätt att sprida information om Genombrottsprojekt. Idébanken finns i Örebro landsting där man kan söka efter projekt och få information om dem. Men den information som läggs ut är dock mycket knapphändig och säger inte så mycket om projektet och dess resultat. Diskussion Diskussionsforumet som Reflex använder går att nå av alla parter men det är få som använder det regelbundet i dagsläget. Detta är synd då det går att spara tid vid mötestillfällen om projektgrupperna tog del av varandras information på Internet istället för att träffas flera gånger. För att få detta att fungera måste ett krav vara att alla personer inom projektgrupperna har datorvana eller exempelvis ECDL-körkort samt att diskussionsforumet är enkelt och intressant att använda. Man kan diskutera huruvida det är meningsfullt att utesluta personliga möten eller ej. Enligt vår kontaktperson är dessa Lärande Seminarier absolut nödvändiga och mycket givande enligt personalen. Är det tal om att ändra dessa så vill projektmedlemmarna (som använder Reflex) snarare förlänga och öka antalet seminarier än att minska dem. Personlig kontakt är tydligen mycket viktig vilket vi också tror på men vi är även övertygade om att det ändå hade gått att köra dessa Lärande Seminarier över nätet med bibehållen kvalitet om inte t.o.m. förbättrad sådan. Givetvis kommer det att finnas en inkörningsperiod, men när alla väl hanterar det tror vi att det kommer att vara ekonomiskt fördelaktigt och detta är ju en mycket viktig fråga i vården i Sverige i dag. På något sätt känns det som om vissa mötesdeltagarna kanske är lite för rädda eller osäkra på användandet av IT och streamade videokonferenser. Kanske har vissa fördomar mot den nya tekniken men många vill säkert behålla seminarierna av sociala skäl. Dessa mötesförhållanden inducera ny skaparglädje och prestation, dock anser vi att det finns så mycket pengar att spara på dessa möten med resor, hotell, vikarier etc att vi gärna skulle se att all informationsspridning (i framtiden) sker via nätet. 6
Allt som allt kan det vara ett övergångproblem. Idag handlar det nog mycket om att många är ovana med nya tekniker. Vi är dock övertygade om att de flesta (inte bara inom denna bransch) inom en snar framtid sitter framför en dator och diskuterar via videokonferenser istället för att träffas personligen. Kostnader kommer alltid vara en kritisk punkt i all produktion och om dessa videomötena i princip kostar noll kronor så varför inte välja dem framför möten som involverar hotell, resor, vikarier som kostar en hel del skattepengar Vidare diskussion råder kring varför vi egentligen ska återuppfinna hjulet när man redan har en IT-lösning i form av REFLEX. Som vi ser det är detta en övning för oss bl.a. i projektledning och övning får vi ju även om vi återuppfinner hjulet. Enligt uppgift verkar det dessutom så att alla län inte har något IT-stöd idag medan andra verkar ha åtminstone lite på gång. Om nu Jönköping har en lösning så kanske detta inte innebär att den är perfekt eller tillräcklig. Vi kanske kan utveckla den lite, bidra med nya funktioner och framför allt integrera de andra länen så att alla i Sverige slutligen får en gemensam plattform att jobba med. Det senare är av högre vikt då vi redan sett problematiken med de många olika system som körs på olika sjukhus. Referenser http://www.lf.svekom.se/artikeldokument.asp?c=526&a=363&fileid=22198&name=1821 %5FGenombrott.pdf http://www.lf.svekom.se/artikel.asp?a=363&c=526&articleversion=9 http://www.orebroll.se/idebanken/index.htm 7