Fem steg för bästa utvecklingssamtalet Hitta drivkraften, styrkan och nå målet! Gita Bolt
2013 Copyright: airyox AB Mångfaldigande av denna skrift, helt eller delvis, är enligt lagen om upphovsrättsskydd förbjuden utan medgivande från författaren. 2
Fem steg för bästa utvecklingssamtalet! Innehåll Syfte med utvecklingssamtalen... 4 Ditt syfte... 4 Verksamhetens syfte... 5 Företagets strategier... 5 Dina mål... 5 Dina befogenheter... 6 Kompetensutveckling... 6 Koppla till företagets strategiska mål... 6 Vilka kompetenser behövs för att genomföra arbetsinsatsen... 7 Hur bedöma?... 7 Hur genomföra samtalen... 8 Samtalet... 9 Kompetens... 9 Handlingsplan... 10 Hur hantera dokumentationen... 10 Uppföljning... 10 Sammanfatta utvecklingssamtalen... 10 Uppföljning i grupp... 11 Individuell uppföljning... 11 3
1 Syfte med utvecklingssamtalen Som med det mesta här i livet; det vi kan måla upp en tydlig bild av och även brodera ut detaljrikt, kan vi också styra mot. Vi ställer in vårt fokus, prioriterar det som är viktigt och på så sätt tar vi oss dit med minsta möjliga ansträngning. Utan att tydliggöra vad man vill åstadkomma, kan man inte veta om man uppnått det man vill eller inte. Du kan aldrig i efterhand bestämma om du lyckats med dina utvecklingssamtal eller inte, om du inte innan vet exakt vad du vill uppnå. 1.1 Ditt syfte En av de första sakerna som du behöver bli klar över, är vad du själv vill få ut av utvecklingssamtalet. Varför ska du över huvud taget hålla utvecklingssamtal? Dels är det bra att ta reda på vilket resultat du vill ha på gruppnivå. Det kan vara att stärka teamkänslan i gruppen, att ni tillsammans ska klara av mycket tuffa verksamhetsmål eller att förstå varför gruppen inte fungerar så bra som du vill. Därefter är det också bra om du kan gå ner i detaljerna och titta på varje person i gruppen. Det kan handla om en konflikt mellan två medarbetare, att förstå varför en person inte presterar som innan, att ge en annan person en större utmaning så att den inte tröttnar, tappar motivationen eller helt enkelt söker sig till en annan arbetsgivare innan du hunnit reagera. Förbered 1: Beskriv vad du vill få ut av utvecklingssamtalen dels för din grupp och dels för varje medarbetare. 4
1.2 Verksamhetens syfte Naturligtvis är det också viktigt att ta reda på vad verksamheten vill få ut av samtalen. Därför är det viktigt att kontakta er HR avdelning eller den som är ansvarig för utvecklingssamtalen och få deras instruktioner och ta reda på deras förväntningar. Förbered 2: Ta fram verksamhetens syfte med utvecklingssamtal och få in det i din beskrivning, så att du har ett dokument som beskriver syftet på gruppnivå respektive individnivå. 2 Företagets strategier Nu lyfter vi blicken lite och tittar på verksamhetens mål. För att du ska kunna tydliggöra för dina medarbetare vad de ska fokusera sin energi på, är det bra om de kan koppla det till verksamhetens mål och strategier. Detta är en viktig del för att känna att arbetsuppgifterna är meningsfulla och få förståelse för sin roll i det stora hela, även om man arbetar med repetitiva eller styrda arbetsuppgifter. Under utvecklingssamtalet har du chansen att gå igenom detta med varje medarbetare, så att de fullt ut förstår vart företaget strävar. 2.1 Dina mål Utifrån verksamhetens mål, får du dina mål för året som du och dina medarbetare ska genomföra. Dina medarbetare skall i sin tur ha sina egna mål utifrån dessa. Utöver verksamhetsmålen kommer du även att ha dina personliga utvecklings- och karriärmål. Dessa skall inte vara med i det dokument du ska visa för dina medarbetare. Förbered 3: Ta reda på din verksamhets vision, affärsidé, värderingar och långsiktiga mål (gärna några år fram i tiden). Skriv ner dessa och även dina egna verksamhetsmål på ett papper som du sedan ska gå igenom med medarbetarna under utvecklingssamtalet. 5
2.2 Dina befogenheter För att veta vad du har att spela med och för att du ska kunna ta beslut direkt under utvecklingssamtalet, är det bra om du vet dina befogenheter innan. Var går gränsen för det du kan godkänna själv och det du behöver få godkänt av din chef eller exempelvis HR avdelningen? 3 Kompetensutveckling Detta är ett viktigt led i en Performance management process och ansvaret för verksamhetens kompetensutveckling ligger hos HR avdelningen. Om ni har en sådan process och ni genomför utvärderingar av medarbetarnas kompetens, skall du sätta dig in i på vilket sätt du skall genomföra bedömningarna inför utvecklingssamtalet. Ta reda på om ni använder något verktyg för detta, det finns många IT verktyg ex YESbox Pro, som ger dig tydligt stöd för att göra dina bedömningar. 3.1 Koppla till företagets strategiska mål I slutändan är idealet att all kompetensbedömning och kompetensutveckling planeras strategiskt av verksamhetens HR avdelning i samarbete med ledningen och tydligt kopplas till de affärsstrategier som finns. Dock har vi märkt att det inom många verksamheter inte alltid fungerar så. Därför är det väldigt värdefullt för dig som chef att tänka igenom detta, även om det inte finns rutiner för kompetensutveckling på din arbetsplats. 6
3.2 Vilka kompetenser behövs för att genomföra arbetsinsatsen När du har klargjort dina verksamhetsmål, är det en bra idé att tänka igenom vilken kompetens du har behov av för att på bästa sätt nå de mål ni har satt upp. Lättast är att sätta namn på de olika kompetenserna och konkret beskriva vad den kompetensen innebär. Exempel: Kompetens: Samarbetsförmåga Kriterier: Att lyssna på varandra utan att avbryta, att respektera varandras åsikter, att avhålla sig från skvaller och skitsnack, att kunna ge och ta feedback, kunna leda möten på ett effektivt sätt osv. Var dock noga med att inte definiera för många kompetenser eller kriterier, då blir det lätt alltför komplext och risken är att du inte orkar genomföra din kompetensbedömning. 4-6 kompetenser räcker väl. Förbered 4: Ta fram en lista på kompetenser och definiera dem i form av olika kriterier. När du tar fram kriterierna är det bra om du är så specifik som möjligt, så att alla kan förstå vad det innebär. 3.3 Hur bedöma? När du skall göra bedömningen av medarbetarnas kompetens är det bra att göra dem så objektivt som möjligt. Därför är det bra att ta hjälp av dina chefskollegor, så att ni gör bedömningar på så likartad grund som möjligt och att ni utgår från samma kriterier. Detta underlättas mycket om man arbetar med ett IT- baserat kompetensbedömningsverktyg. När du gör bedömningen av dina medarbetare är det bra att både se till deras styrkor och utmaningar. Att använda dig av medarbetarnas styrkor ger dig mycket mer fart 7
framåt i ditt arbete än att förbättra de områden där de har sina utmaningar. Något som gör denna del av utvecklingssamtalet ännu mer dynamisk, är om dina medarbetare också gör en bedömning av sig själva som en förberedelse inför samtalen. Under själva samtalet jämför ni era bedömningar. Förbered 5: Gör en bedömning av alla dina medarbetare och motivera din bedömning. Gör gärna en inventering av kompetensen i din arbetsgrupp. Har ni all kompetens som behövs, eller behöver ni tillföra kompetens? Om ni behöver utveckla kompetensen vem är mest lämplig i gruppen eller behöver ni rekrytera in kompetensen? 4 Hur genomför du ett bra utvecklingssamtal i praktiken För att få maximal utväxling av samtalen är det bra om du vet hur du ska lägga upp det på bästa sätt och vilka delar som ska finnas med. Vi på YESbox anser att det måste finnas tre saker i ett riktigt bra utvecklingssamtal: - Ett bra samtal där du förstår vad som driver din medarbetare och hur han/hon uppfattar sin arbetssituation just nu. - En bedömning av medarbetarens kompetens- och prestationsnivå. - En handlingsplan som utgår från verksamhetens mål och samtidigt tar hänsyn till medarbetens drivkrafter. För att genomföra dessa tre saker med hög kvalitet och på ett enkelt sätt, rekommenderar vi att man använder vårt verktyg YESbox Pro. Har man inte 8
möjlighet till detta kan man ändå använda de principer vi beskriver genom att följa denna mall. 4.1 Samtalet Här ska du ta reda på hur din medarbetare tänker och vad som driver honom/henne i arbetet, det vill säga det som är viktigt för honom/henne. Du gör en nulägesanalys och ser vad som fungerar bra eller dåligt och vilka förändringar som behövs. Du tar även reda på vilka planer han/hon har för framtiden. Om du inte har ett verktyg för detta, kan du sätta samman ett antal frågor som du anser vara relevanta för din verksamhet. Din HR avdelning kan säkert ge dig en mall med frågor. Det finns även ett antal mallar att ladda ner på internet exempelvis från de större fackförbunden. Om du väljer en mall, var noga med att titta genom den och justera den så att den passar dig, din verksamhet och dina mål. I YESbox Pro finner du en effektiv process som hjälper dig att ta reda på vad som driver medarbetaren. Förbered 6: Ta fram underlag för samtalet ex. en frågemall från din HR avdelning eller mall från internet. 4.2 Kompetens Du går igenom kompetensdömningen tillsammans med din medarbetare. Om du valt att låta medarbetaren förbereda sin kompetensbedömning, är det bra om medarbetaren börjar med sin bedömning. Gå igenom ett kompetensområde i taget. När kompetensbedömningen är genomförd, tar ni tillsammans fram de kompetensutvecklings mål som ska in i handlingsplanen. På många företag handlar kompetensutveckling främst om att gå olika typer av utbildning. När du börjar jobba med olika kompetenser, kommer du snart att märka att målen handlar mer om förändrat beteende eller bättre utnyttjande av medarbetarens styrkor. 9
Exempelvis: Jan behöver träna sig i att leda och följa upp möten på ett strukturera och effektivt sätt. Därför får Jan som mål att utveckla sin förmåga att leda, planera, genomföra och följa upp 10 av avdelningens månadsmöten under året. Karin är en mycket framgångsrik säljare med rätt inställning till säljjobbet. Hon får som mål att träna och utveckla två av de nya säljarna för att lära dem hur de kan bli lika framgångsrika i sin försäljning. 4.3 Handlingsplan Börja med att gå igenom det dokument du ställt samman som beskriver företagets mål och strategier. Därefter visar du vad du har för verksamhetsmål för avdelningen med utgångspunkt i dina verksamhetsmål skall medarbetaren ta fram sina. Medarbetarens jobb är ju att se till att du/avdelningen når sina mål. Ta hänsyn till vad medarbetaren drivs utav, är duktig på och vad du som chef behöver, när ni tar fram de mål som medarbetaren skall ha för året och skriv in dem i handlingsplanen. Genom att använda medarbetarens drivkrafter och styrkor blir arbetet lättare och går snabbare. 4.4 Hur hantera dokumentationen För varje medarbetare blir det ett antal dokument som är underlag för kommande års arbete. Därför är det viktigt att både du och medarbetaren har kopior på dessa dokument och att du förvarar dem på ett lättillgängligt ställe. Det är viktigt att se på dokumentationen som ett levande material, som du och medarbetaren skall återkomma till under året och kontrollera att man jobbar enligt planerna. För att underlätta för dig, minimera administrationen och öka tillgängligheten rekommenderar vi att du använder dig av ett IT baserat verktyg, som ex. YESbox Pro. 10
5 Uppföljning 5.1 Sammanfatta utvecklingssamtalen Gå tillbaka till det dokument där du beskrev vad du ville få ut av dina utvecklingssamtal och se om du har uppfyllt ditt syfte med samtalen. Om allt gått som du vill fira och ge dig själv erkänsla för ett väl utfört jobb! Om några saker inte blivit 100% så som du tänkt dig eller planerat fira och uppskatta det du lyckats genomföra och reflektera över vad du kan göra annorlunda till nästa gång, eller se om du kan göra detta som en del av uppföljningen. Kom ihåg att utvecklingssamtalet inte är en engångsföreteelse, utan ett verktyg för att styra det dagliga arbetet i rätt riktning. 5.2 Uppföljning i grupp Ju oftare du och dina medarbetare tittar igenom och stämmer av era mål, desto större chans att ni når mållinjen enligt planerna. Vissa företag följer upp detta månadsvis och då starkt kopplat till verksamhetsmålen. Detta är dock något som ofta försummas på många arbetsplatser. För att följa upp handlingsplanen på ett effektivt sätt, är det lämpligt att planera in regelbunden uppföljning och det kan vara en fördel att göra uppföljningen av de verksamhetsrelaterade målen i grupp. Då finns utrymme att hjälpa varandra och öka känslan av att arbeta i ett team. Lämpligt intervall för dessa möten är en gång i månaden, men detta kan naturligtvis skilja sig beroende på hur och med vad man arbetar. 5.3 Individuell uppföljning De individuella målen och kompetensutvecklingsmålen, är lämpliga att följa upp enskilt med varje medarbetare. Beroende på vad medarbetaren har för mål, arbetssätt och om man befinner sig på samma ort, kan det vara lämpligt med uppföljning alltifrån en gång i veckan till en gång i kvartalet. Något som däremot är viktigt i sammanhanget är att medarbetaren själv går igenom sina mål minst två gånger i månaden, för att kunna fokusera sitt arbete på rätt saker. 11
Vi på YESbox önskar dig Lycka Till med dina utvecklingssamtal! Läs mer om oss och hur vi kan hjälpa dig att lyckas nå målen och ha roligare på jobbet, genom att ta tillvara på medarbetarnas drivkrafter och styrkor. Vi finns på 12