Protokoll NR 23 Biologibibliotekets styrgrupp Protokoll den 29 september 2010 Biologibiblioteket Närvarande: Jan-Åke Nilsson ordf. Jep Agrell Marie Dacke Torbjörn Säll Josef Straka (doktorand) Kim Berndt (GU student) Åse Paulsson (bibl.) Kristina Arnebrant (bibl.) Frånvarande: Lena Storlind (doktorand suppl. med närvarorätt) 1. Som protokollsjusterare utsågs Kim Berndt. 2. Styrgruppen godkände 2009 års bokslut, samt önskade få information om resultatet av de bokföringstekniska transaktionerna [se Bilaga 1. Kommentarer till 2009 års bokslut för Biologibiblioteket]. 3. Information om Budget 2010 till den nya styrgruppen för Biologibiblioteket. Budgeten 2010 är tagen per capsulam av den tidigare styrgruppen. [Bil. 2.] 4. Information om Open Access seminariet den 21/10 13.15. Mikael Graffner och Jörgen Eriksson från Biblioteksdirektionen kommer att presentera forskningsrådens krav på Open Access publicering och vad det egentligen innebär för forskarna. Vidare kommer Mikael och Jörgen att informera om bibliometrin som ligger bakom N-fakultetens medelsfördelningsmodell. 5. Information om att N-faksbiblioteken under hösten 2010 (11 oktober-11 november) kommer att genomföra en användarundersökning. Libqual är en webbaserad enkät, utvecklad av Association of Research Libraries (ARL) i USA som används över hela världen för att mäta forskningsbiblioteks kvalitet kommer att skickas ut till samtliga anställda och studenter vid N-fakulteten. 6. Information om Möllers biblioteksutredning och om fakultetens beslut att inte slå samman de 5 naturvetenskapliga biblioteken. 7. Till nästa möte fick Jan-Åke och Åse i uppdrag att göra en översyn av styrgruppens stadgar. Postadress Sölvegatan 37, 223 62 Lund Besöksadress Sölveg. 37 Telefon dir 046-222 38 12, växel 046-222 00 00 Telefax 046-222 38 11 E-post Ekol.bibl@ekol.lu.se Internet http://www.biol.lu.se/bibliotek
8. Verksamhetsrapport 2009-2010 för Biologibiblioteket ska färdigställas under våren. 9. Biologibiblioteket har utökade öppettider med en timme, måndag till torsdag 9-17. Diskussioner pågår med personalen om det är möjligt att ha kvällsöppet en kväll i veckan. Nästa möte beräknas till våren 2011 när bokslutet för 2010 är klart. Protokollet finns på: http://www.bibl.biol.lu.se/protokoll.html Vid protokollet Åse Paulsson Jan-Åke Nilsson justerat: Kim Berndt
Biologibiblioteket Budget 2008 Bokslut 2008 Budget 2009 Bokslut 2009 Anm Bil.1 Inkomster Fakultetsmedel 1 784 000 1 784 484 2 113 000 2 113 000 Ekol 600 000 600 000 560 000 500 000 inkl. GU, saknas 60.000 som MP för över under 2010 COB 250 000 250 000 250 000 500 000 COB och BI inkl GU BI 250 000 250 000 250 000 AMI 149 000 53 647 149 000 144 272 Bibsam 0 175 000 0 0 Fjärrlån 60 000 36 961 40 000 12 574 Ränta 7 985 2 050 Övrigt (arvode, kurser, UB) 99 881 21 008 Friköp N-fak 59 500 109 500 Summa inkomster 3 152 500 3 367 458 3 362 000 3 288 804 Utgifter Löner 1 956 500 2 033 366 2 045 000 1 915 034 Prefekterikostnader 78 000 88 510 90 000 90 000 Drift 163 000 147 060 100 000 159 525 Ackvisition (böcker) 100 000 72 512 100 000 90 046 Ackvisition (tidskrifter) 930 000 981 786 1 000 000 1 098 412 Fjärrlån 25 000 20 477 27 000 21 372 Ränta Bibsam kostnader 52 342 Bibsam omkost. uttg. 45 760 Bokföringsmässiga transaktioner 2009 112 956 beror på den nya redovisningsmodellen Övrigt * 100 000 Indirekta kostnader 61 371 30% av 166.000 GU fr COB o Ekol på v-gren 11, 30% av lön Summa utgifter 3 152 500 3 441 813 3 362 000 3 322 804 årets resultat (enl. Orfi) 0-74 355 0-34 000 27 000 årets resultat skulle vara +27.000 (hushållsbokslut - tillgängligt belopp) -38 555 myndighetskapital -44 000-78 000-17 000 utgående myndighetskapital skulle vara 17.000 pga indirekta kostnader på v-gren 11 om 61.371 är årets resultat -34.000. Bibliotekets resultat skulle varit +27.000, samt att myndighetskapitalet skulle reducerats till -16.600 (KPJ)
Kommentarer till 2009 års bokslut för Biologibiblioteket Enligt Orfi är årets resultat 34.000 och det utgående myndighetskapitalet 78.000 MEN På grund av den Nya Redovisningsmodellen har biblioteket kommit i kläm bland de bokföringstekniska transaktionerna och redovisningarna. Ett av felen är att vi fått in institutionernas GU medel på v gren 11 och där dras indirekta kostnader (en andra gång). Om vi hade fått in alla våra medel på v gren 91 hade inte detta problem uppstått. Både Monica Pardon och Ekonomisektionen arbetar på problemet. Det andra problemet är bokföringsmässiga transaktioner om 113.000, som beror på den nya redovisningsmodellen. Dessa har vi ingen möjlighet att härleda. Situationen är oerhört frustrerande, vid en genomgång av samtliga transaktioner (inkomster och utgifter) där ingen hänsyn har tagits till den nya redovisningsmodellen blir årets resultat positivt. Under 2010 kommer Biologiska institutionen att föra över 60.000 till Biologibiblioteket pga transaktionerna på v gren 11. Årets resultat skulle vara +27.000 Utgående myndighetskapital skulle vara 17.000 (en reduktion med 27.000 från föregående år) Situationen är som den är och om Biologibibliotekets styrgrupp önskar ytterligare information hänvisas till Monica Pardon. Lund den 23 augusti 2010 Åse Paulsson
Budget Biologibiblioteket 2010 Bil. 2 Kostnader Bibliotekarie 100% (ÅP) 660 600 Bibliotekarie 87,5% (KA) (inkl. 10% reception) 402 800 Bibliotekarie 50% (JJ) 239 600 Ämnesspecialist 62,5% (BE) 256 400 Biblioteksass. 75% (SD) 295.000-149.000=146.000 0 Sekreterare 50% (KPJ) 12,5% deb. Biol.bibl. 56 900 Dator tjänst 50% (LO) 237 700 SA tjänster: 1 854 000 Gem. administration 100 000 Drift 110 000 Ackvisition (böcker) 100 000 Ackvisition (tidskrifter) 1 000 000 Fjärrlån 10 000 Total kostnad 3 174 000 Inkomster N-fak 2 086 000 AMI 0 Fjärrlån 13 000 Total inkomst 2 099 000 Kostnad 3 174 000 Inkomst -2 099 000 Kvar att fördela mellan Ekol, COB och BI 1 075 000 2010 års fördelning mellan Ekol, COB och BI Ekol COB GU 575 000 250 000 250 000 1 075 000 Ekol 575 000 Ekol (GU 42%) 105 000 tot Ekol 680 000 COB 250 000 COB (GU 51%) 127 500 tot COB 377 500 BI (GU 7%) 17 500
Kommentarer till 2010 års budget för Biologibiblioteket Budgeten skiljer sig inte nämnvärt från tidigare år. Vi har fått 27.000 mindre i anslag från N fak (2009) 2.113.000, (2010)2.086.000 När det gäller personal så kommer biblioteksassistenten att omplaceras under våren 2010. Jag tror att vi endast kommer att betala för henne under januari. 1.075.000 fördelas på Ekol, Ekol GU, COB, COB GU,BI. Procentfördelningen av GU har jag fått av Claes Wohlfarth. Budget är tagen per capsulam (under november 2009) av den tidigare styrgruppen för Biologibiblioteket. Lund den 23 augusti 2010 Åse Paulsson