Kravspecifikation Dokumentproduktion Objekt A Basfunktion

Landstingsstyrelsens förvaltning SLL Upphandling SLL800:10 Kravspecifikation Dokumentproduktion Objekt A Basfunktion

2 (13) 1 OBJEKT A, BASFUNKTION... 3 1.1 GENERELLA TEKNISKA OCH FUNKTIONELLA KRAV... 3 1.2 ALLMÄNNA KRAV... 3 1.2.1 Utskriftsteknologi... 3 1.2.2 Krav på samtliga TK... 3 1.2.3 Kompatibilitetskrav... 4 1.2.4 Drivrutiner, operativsystem... 4 1.2.5 Övervakning och fjärradministration... 4 1.2.6 Kapacitet/prestanda/kvalitet... 5 1.3 SÄRSKILDA KRAV FÖR OLIKA TK, DÄR DETTA KRAVSTÄLLTS... 6 1.3.1 Kapacitet och förmåga... 6 1.3.2 Tillbehör, där detta kravställts...6 1.3.3 Extra funktioner... 7 1.4 KRAV TJÄNSTER... 7 1.4.1 Följande servicenivåer/perioder skall erbjudas:... 7 1.4.2 Förutsättningar & definitioner... 9 1.4.3 Basservice (serviceperioder)... 9 1.4.4 Basservice Plus (serviceperioder)... 9 1.4.5 Fullservice (serviceperioder)... 10 1.4.6 Fullservice Plus (serviceperioder)... 10 1.4.7 Flytt och transport... 10 1.4.8 Återköp/återtagande... 10 1.4.9 Övriga krav... 10 1.4.10 Support och felanmälan... 11 1.4.11 Övriga tjänster och produkter... 12 1.4.12 Instruktion... 12 1.4.13 Livslängd på TK... 13 1.4.14 CE- märkning... 13 1.4.15 Arkivbeständighet... 13

3 (13) Samtliga redovisningar av bör-krav och skall-krav lämnas i Bilaga 2.1 Svarsformulär. I Bilaga 1.6 Intyg bekräftas att samtliga skall-krav uppfylls. 1 Objekt A, Basfunktion 1.1 Generella tekniska och funktionella krav 1.2 Allmänna krav 1.2.1 Utskriftsteknologi SLL avser att reducera antal utskriftsmetoder. Inom område basfunktion skall ej offereras utrustning vars funktioner baseras på bläck eller som har krav på specialpapper. 1.2.2 Krav på samtliga TK 1.2.2.1 Duplex Samtliga TK skall klara dubbelsidig utskrift automatiskt. 1.2.2.2 USB gränssnitt Samtliga TK skall ha ett USB-gränssnitt version 2.0 eller högre. 1.2.2.3 Kortläsare I de fall man kan installera en programvara på TK för hantering av säkra utskrifter skall det gå att ansluta en kortläsare till befintligt USB-gränssnitt. 1.2.2.4 Utskriftskvalitet Samtliga TK skall producera 600 dpi eller högre. 1.2.2.5 Inbyggt nätverkskort Samtliga TK skall ha ett inbyggt nätverkskort som klarar minst Ethernet, TCP/IP, SNMP och 100 Mbit/s. 1.2.2.6 Åtgärd vid eventuell papperstrassel På samtliga TK skall papperstrassel kunna åtgärdas utan att verktyg behöver användas. 1.2.2.7 Kontrollpanel för inställningar Samtliga TK skall ha kontrollpanel med visningsfönster/display som visar gjorda, och möjliggör ändringar av inställningar. 1.2.2.8 Kontrollpanel på svenska Samtliga TK skall ha kontrollpanel med visningsfönster/display med svenskt språkval. 1.2.2.9 Felsökningshjälp Samtliga TK skall visa en indikering (text eller symboler) på enhetens visningsfönster/display vid fel för att underlätta felsökning.

4 (13) 1.2.2.10 Filformat skanning Samtliga TK med skanningsfunktion skall kunna skanna till PDF- och JPG-format direkt i enheten. Det skall gå att välja upplösning. 1.2.2.11 Räkneverk Samtliga TK skall ha ett inbyggt räkneverk som visar totalt antal producerade sidor. 1.2.3 Kompatibilitetskrav 1.2.3.1 Gemensam drivrutin - Mervärde Anbudsgivaren bör tillhandahålla universaldrivrutin/er som fungerar med så många TK som möjligt. Ange antal drivrutiner för att täcka in TK 4-13 och TK 15-20, drivrutinen skall stödja de krav/funktioner/tillbehör som gäller för respektive TK. Utvärderingsmiljö: Windows XP 32 bitar SP3 1.2.3.2 Säkra utskrifter med SLL etjänstekort Samtliga TK skall vara kompatibla med de inom SLL använda produkterna SafeCom och Equitrac som kan leverera säkra utskrifter med hjälp av SLL etjänstekort eller motsvarande. Beträffande SLL etjänstekort se Bilaga 2.3 Specifikation av e- tjänstekortet, SIS-kort och Reservkort. 1.2.4 Drivrutiner, operativsystem 1.2.4.1 Svenska drivrutiner Samtliga TK skall ha svenska drivrutiner för Windows XP och senare för 32- och 64-bit operativsystem. 1.2.4.2 Host based Ingen drivrutin i offererade TK skall vara klientbaserad, s.k. host based 1.2.4.3 PCL 6 Samtliga TK skall ha drivrutiner för PCL 6 1.2.4.4 PostScript Samtliga TK skall hantera Adobes PostScript Level 3 eller senare. 1.2.4.5 Signerade drivrutiner Samtliga drivrutiner skall vara signerade för Microsofts officiellt supporterade operativsystem 1.2.5 Övervakning och fjärradministration 1.2.5.1 Administration via webbgränssnitt Samtliga TK skall ha stöd för administration via webbgränssnitt. 1.2.5.2 Övervakning över nätverket Samtliga TK skall ha stöd för övervakning över nätverket. 1.2.5.3 Fjärrkonfiguration Fjärrkonfiguration/managering av samtliga TK skall vara möjligt över nätverket.

5 (13) 1.2.5.4 Låsbar konfiguration Samtliga TK skall gå att låsa med ett dynamiskt administratörslösenord för att förhindra oönskad förändring. Låsningen skall ske över nätverket. 1.2.5.5 Övervakningsfunktion Grund Anbudsgivaren skall utan extra kostnad tillhandahålla en (1) övervakningsfunktion som skall kunna samla in och sammanställa följande uppgifter från samtliga nätanslutna TK beträffande: 1 - antal utskrivna/kopierade sidor 2 - serienr 3 MAC-adress 4 modellbeteckning 5 - status 1.2.5.6 Övervakningsfunktion - Mervärde Övervakningsfunktionen bör även kunna samla in uppgifter från samtliga nätanslutna TK beträffande: 6 bestyckning (antal magasin mm) 7 - kvarvarande förbrukningsmateriel (toner, häftklammer, fuser mm) 8 - historisk täckningsgrad toner 9 - firmware version Samt vid lokalt ansluten TK beträffande: 10 identifiering av lokalt anslutna TK Ange vilka av ovanstående övervakningsfunktioner som finns. 1.2.5.7 Export av info Det skall gå att exportera insamlade uppgifter från övervakningsfunktionen till textfil eller motsvarande. 1.2.5.8 Grupphantering Från övervakningsfunktionen skall man kunna hantera avropade, driftsatta och nätanslutna TK i olika grupperingar. 1.2.5.9 Autodetect Övervakningsfunktionen skall kunna upptäcka/identifiera avropade, driftsatta och nätanslutna TK på nätverket. 1.2.5.10 Uppgraderingsfunktion nätanslutna TK Uppgradering av programvaran i samtliga TK skall göras via fjärradministration, utan byte eller komplettering av hårdvara. 1.2.6 Kapacitet/prestanda/kvalitet 1.2.6.1 Tid till första sidan ut - Mervärde Då SLL avser att införa någon form av säker utskrift kommer den tid som användaren får vänta i samband med utskrift vara viktig. Anbudsgivaren skall ange tid till första sidan är utskriven i enlighet med teknisk dokumentation för samtliga TK.

6 (13) Enkelsidigt, minst 600 DPI, A4 (standard), respektive TK skall vara bestyckad i enlighet med kravställd grundkonfiguration. Enheten skall anses vara uppvärmd (i standbyläge). Resultaten skall styrkas med teknisk specifikation eller liknande för respektive TK. 1.2.6.2 Testutskrift PDF Anbudsgivaren skall från varje TK skriva ut ett exemplar av bifogat SLL Referensdokument.pdf. Dokumentet skall skrivas ut enkelsidigt med PCL6-drivrutin, minst 600 DPI, A4 (standard 80g, obestruket papper). Om TK kan skriva ut i färg skall så ske. De utskrivna PDF-dokumenten skall bifogas anbudet för visuell bedömning av en användargrupp från SLL. Respektive utskrift skall märkas med respektive TK-nr. Se vidare Anbudsinbjudan punkt 1.4. Kvalitetsbedömning av gjorda testutskrifter. 1.3 Särskilda krav för olika TK, där detta kravställts I vilka fall detta kravställts framgår av Bilaga 2.1 Svarsformulär, flik Översikt 1.3.1 Kapacitet och förmåga 1.3.1.1 Hastighet 1.3.1.2 Skanning/kopiering dubbelsidigt 1.3.1.3 Skanning/kopiering 1.3.1.4 Dokumentmatare 1.3.1.5 Pappersmagasin standard 1.3.1.6 Antal magasin 1.3.1.7 Stormagasin 1.3.1.8 Pappersstorlek, pappersmagasin 1.3.1.9 Papperskvalitet, pappersmagasin 1.3.1.10 Papperskvalitet manuellt fack 1.3.1.11 Pappersstorlek manuellt fack 1.3.1.12 Kuvertstorlek manuellt fack 1.3.1.13 Zoomfunktion 1.3.1.14 Skanning till e-post 1.3.1.15 Färgskanning 1.3.1.16 Utskrifter/kopior i färg 1.3.1.17 Formfaktor 1.3.2 Tillbehör, där detta kravställts I vilka fall detta kravställts framgår av Bilaga 2.1 Svarsformulär, flik Översikt. 1.3.2.1 Sorterare 1.3.2.2 Häftning 1.3.2.3 Hålslag 1.3.2.4 Sadelhäftning/fals 1.3.2.5 Faxfunktion 1.3.2.6 Extra magasin

7 (13) 1.3.3 Extra funktioner 1.3.3.1 Skyddad utskrift - Mervärde Det bör finnas möjlighet att sekretesskydda utskrift där användaren själv kan välja en personlig kod. Ange för vilka TK som möjligheten ingår i grundutförande. 1.3.3.2 Etikettark från pappersmagasin - Mervärde TK bör kunna hantera etikettark (A4) som matas från pappersmagasin, förutom från det manuella matningsfacket. Kravet avser TK 4 och TK 6. 1.4 Krav tjänster 1.4.1 Följande servicenivåer/perioder skall erbjudas: Kostnader skall anges för nedanstående servicenivåer/perioder: 1.4.1.1 Basservice Tjänst Underhållsform Avtalet tillämpligt Basservice Enligt beskrivning under Support och felanmälan punkt 1.4.10, om felet kvarstår skall det åtgärdas på plats (kundens lokaler) 08.00-17.00 helgfri vardag Avtalad inställelsetid Avtalad åtgärdstid (Fungerande enhet inom angiven åtgärdstid) Utbytesmaskin Giltighet Resor vid arbete Systemprogramvara Arbete Reservdelar Förbrukningsmateriel (toner, klammer och liknande) Slitagedelar (trumma, fuser och liknande) Transport av materiel och delar Rättelser systemprogramvara Återställning Funktionskontroll Första dagen efter felanmälan 95% av fallen är åtgärdade inom 18 timmar (räknad mellan 08.00-17.00) efter felanmälan Vid stillestånd som ej bedöms kunna åtgärdas inom avtalad åtgärdstid skall en utbytesmaskin erbjudas Avtalets löptid räknas fr.o.m. effektiv leveransdag (dock ej byte av förbrukningsmateriel) ej i normalfallet, under förutsättning att totala antalet utskrivna sidor inte överskrider av leverantören angiven rekommenderad utskriftsvolym Till funktionellt skick Samtliga ovanstående krav i tabellen skall vara uppfyllda! 1.4.1.2 Basservice Plus Tjänst Underhållsform Avtalet tillämpligt Avtalad inställelsetid Basservice Plus Enligt beskrivning under Support och felanmälan punkt 1.4.10, om felet kvarstår skall det åtgärdas på plats (kundens lokaler) 08.00-17.00 helgfri vardag 4 timmar efter felanmälan

8 (13) Avtalad åtgärdstid (Fungerande enhet inom angiven åtgärdstid) Utbytesmaskin Giltighet Resor vid arbete Systemprogramvara Arbete Reservdelar Förbrukningsmateriel (toner, klammer och liknande) Slitagedelar (trumma, fuser och liknande) Transport av materiel och delar Rättelser systemprogramvara Återställning Funktionskontroll 18 timmar (räknad mellan 08.00-17.00) efter felanmälan Vid stillestånd som ej bedöms kunna åtgärdas inom avtalad åtgärdstid skall en utbytesmaskin erbjudas Avtalets löptid räknas fr.o.m. effektiv leveransdag (dock ej byte av förbrukningsmateriel) ej i normalfallet, under förutsättning att totala antalet utskrivna sidor inte överskrider av leverantören angiven rekommenderad utskriftsvolym Till funktionellt skick Samtliga ovanstående krav i tabellen skall vara uppfyllda! 1.4.1.3 Fullservice Tjänst Underhållsform Avtalet tillämpligt Avtalad inställelsetid Avtalad åtgärdstid (Fungerande enhet inom angiven åtgärdstid) Utbytesmaskin Giltighet Resor vid arbete Systemprogramvara Arbete Reservdelar Förbrukningsmateriel (toner, klammer och liknande) Slitagedelar (trumma, fuser och liknande) Transport av material och delar Rättelser systemprogramvara Återställning Funktionskontroll Fullservice Enligt beskrivning under Support och felanmälan punkt 1.4.10, om felet kvarstår skall det åtgärdas på plats (kundens lokaler) 08.00-17.00 helgfri vardag 4 timmar efter felanmälan 18 timmar (räknad mellan 08.00-17.00) efter felanmälan Vid stillestånd som ej bedöms kunna åtgärdas inom avtalad åtgärdstid skall en utbytesmaskin erbjudas Avtalets löptid räknas fr.o.m. effektiv leveransdag (dock ej byte av förbrukningsmateriel) Till funktionellt skick Samtliga ovanstående krav i tabellen skall vara uppfyllda! 1.4.1.4 Fullservice Plus Tjänst Fullservice Plus

9 (13) Underhållsform Avtalet tillämpligt Avtalad inställelsetid Avtalad åtgärdstid (Fungerande enhet inom angiven åtgärdstid) Utbytesmaskin Giltighet Resor vid arbete Systemprogramvara Arbete Reservdelar Förbrukningsmateriel (toner, klammer och liknande) Slitagedelar (trumma, fuser och liknande) Transport av material och delar Rättelser systemprogramvara Återställning Funktionskontroll Enligt beskrivning under Support och felanmälan punkt 1.4.10, om felet kvarstår skall det åtgärdas på plats (kundens lokaler) 08.00-17.00 helgfri vardag 3 timmar efter felanmälan 13 timmar (räknad mellan 08.00-17.00) efter felanmälan Vid stillestånd som ej bedöms kunna åtgärdas inom avtalad åtgärdstid skall en utbytesmaskin erbjudas Avtalets löptid räknas fr.o.m. effektiv leveransdag (dock ej byte av förbrukningsmateriel) Till funktionellt skick Samtliga ovanstående krav i tabellen skall vara uppfyllda! 1.4.2 Förutsättningar & definitioner Offererade priser för servicetjänsterna skall baseras på de förutsättningar som anges av SLL i förfrågningsunderlaget. Beträffande utskriftsvolymer är dessa angivna som prognostiserade genomsnitt per månad, men det reella utfallet kan bli såväl lägre som högre än lagd prognos. Alla kostnadsberäkningar inklusive utvärdering kommer att baseras på dessa prognoser, avvikelser må hanteras i kommande förvaltning. SLL utlovar att de skall teckna någon av ovan angivna serviceavtal för de första 3 åren vid samtliga avrop. Definition av år nedan: 12 månadersperioden t.o.m. årsdagen. 1.4.3 Basservice (serviceperioder) 1.4.3.1 Basservice år 1-3 1.4.3.2 Basservice år 4 1.4.3.3 Basservice år 5 1.4.3.4 Basservice år 6 1.4.4 Basservice Plus (serviceperioder) 1.4.4.1 Basservice Plus år 1-3 1.4.4.2 Basservice Plus år 4 1.4.4.3 Basservice Plus år 5 1.4.4.4 Basservice Plus år 6

10 (13) 1.4.5 Fullservice (serviceperioder) 1.4.5.1 Fullservice år 1-3 1.4.5.2 Fullservice år 4 1.4.5.3 Fullservice år 5 1.4.5.4 Fullservice år 6 1.4.6 Fullservice Plus (serviceperioder) 1.4.6.1 Fullservice Plus år 1-3 1.4.6.2 Fullservice Plus år 4 1.4.6.3 Fullservice Plus år 5 1.4.6.4 Fullservice Plus år 6 1.4.7 Flytt och transport 1.4.7.1 Fysisk flytt av TK Fysisk flytt av avropad TK inom och mellan verksamheterna inom SLL skall erbjudas. Ange samtliga ingående kostnader uttryckt i kr/timme för totalt 200 timmar (prognostiserat antal under 1 år). Minimidebitering på 1 timme tillåts. 1.4.8 Återköp/återtagande 1.4.8.1 Återköpsvärde TK Anbudsgivaren skall ange återköpsvärde för respektive TK för angivna åldersintervall. Återköpsvärde skall anges i % av inköpspris inklusive tillbehör som prognostiserats för respektive TK. Återköpsvärde får ej anges med negativt värde, om återköpsvärde saknas anges 0. Se även punkt 1.4.8.2 1.4.8.2 Återtagande TK när restvärde finns Återtagande av avropade TK skall ingå när återköpsvärde finns, kostnaderna för återtagandet medräknas i återköpsvärdet. Anbudsgivaren ansvarar för återtagande av TK, inga tillkommande kostnader accepteras. Rutiner utformas tillsammans med utsedda förvaltare eller motsvarande inom SLL, efter avtalstecknande. Återtagandet kan lämpligen organiseras med stor hänsyn till miljöaspekter (transport mm), därför kan detta med fördel ske av flera TK samtidigt. 1.4.9 Övriga krav 1.4.9.1 Handhavandeutbildning Handhavandeutbildning skall ingå där detta kravställts. Vilka TK framgår av Bilaga 2.1 Svarsformulär, flik Översikt. Omfattning omkring 1 timme på plats i kundens lokaler. Utbildningen beställs och tidbokas av beställaren. 1.4.9.2 Driftsättning Grundläggande driftsättning (fysisk inkoppling och nätverkskonfiguration) av TK skall ingå i samband med leverans, där detta kravställts. Vilka TK framgår av Bilaga 2.1 Svarsformulär, flik Översikt.

11 (13) 1.4.9.3 Avläsning räkneverk I de fall avtal tecknas där beställaren behöver avläsa räkneverk skall Anbudsgivaren kostnadsfritt tillhandahålla ett verktyg som sammanställer avläsningarna elektroniskt. 1.4.9.4 Avrapportering räkneverk I de fall avtal tecknas där beställaren behöver avläsa räkneverk skall Anbudsgivaren acceptera avrapportering elektroniskt. 1.4.9.5 Förbrukningsmateriel En första omgång förbrukningsmateriel (toner, klammer, mm) skall ingå vid leverans av samtliga TK. 1.4.9.6 Radering av informationen som lagrats Om enheten är utrustad med hårddisk eller annan lagringsenhet skall lagringsenheten eller informationen som lagrats destrueras/raderas utan extra kostnad när enhet återtas. Om raderingsprogram används skall detta vara certifierat enligt någon standard som till exempel Common Criteria EAL3+. Intyg att radering har utförts skall tillställas beställaren. 1.4.10 Support och felanmälan SLL håller på att anpassa sig till ITIL (IT Infrastructure Library) och dess ramverk för support, drift och förvaltning. Syftet är att få till ett mer processorienterat arbetssätt som möjliggör ökad effektivitet, kontroll och uppföljning. Trots detta kan det finnas vissa skillnader beträffande hur dessa frågor hanteras, nedan återges SLL:s generella syn. Incident- och problemhantering: Första linjens support handhas av SLL:s Helpdesk/Servicedesk eller motsvarande (notera att det finns flera Helpdesk/Servicedesk inom SLL, konsolidering pågår) Andra linjens support handhas av SLL:s tekniska förvaltningar för dokumentproduktion, motsvarande (flera även här, konsolidering pågår). Tredje linjens support handhas av anbudsgivaren. Dessutom skall en komplementär FAQ (eller motsvarande) finnas tillgänglig. Notera att första linjens support alltid äger ärendet och stänger det när användaren har godkänt lösningen. Incidentrapportering sker via: telefon e-post webb

12 (13) 1.4.10.1 Support och felanmälan, allmänt Anbudet skall stödja processerna enligt ovan. 1.4.10.2 Anbudsgivarens supportorganisation Anbudsgivaren skall beskriva sin supportorganisation avseende: när problemlösning påbörjas efter mottagen incidentanmälan eskaleringsprocessen eventuella motkrav 1.4.10.3 Bemannad telefonsupport Bemannad telefonsupport skall finnas tillgänglig vardagar mellan 08.00-17.00 (helgfri måndag t.o.m. fredag, inklusive dag före röd dag). All support skall ges på svenska. 1.4.10.4 Telefonsupport responstid Responstiden skall i normalfallet innebära att anmälan av ärende och erhållande av kontakt sker inom max 5 minuter. 1.4.11 Övriga tjänster och produkter 1.4.11.1 Konsultstöd Konsultstöd för att bistå vid utredning/optimering och/eller införande av specialfunktion inom dokumentproduktionsområdet skall erbjudas. Ange kostnad uttryckt i kr/timme för totalt 200 timmar (prognostiserat antal under 1 år). Ingen restidsersättning utgår. 1.4.11.2 Konfigurationsstöd Konfigurationsstöd för att bistå vid konfigurering inom dokumentproduktionsområdet skall erbjudas. Utformning av densamma definieras i samband med avrop. Ange kostnad uttryckt i kr/timme för totalt 200 timmar (prognostiserat antal under 1 år). Ingen restidsersättning utgår. 1.4.11.3 Servicestöd Servicestöd för att bistå vid åtgärder utanför ingångna serviceavtal inom dokumentproduktionsområdet skall erbjudas. Exempel på detta är åtgärder i samband med handhavandefel. Ange kostnad uttryckt i kr/timme för totalt 200 timmar (prognostiserat antal under 1 år). Ingen restidsersättning utgår. 1.4.11.4 RFID-kortläsare Kortläsare för hantering av säkra utskrifter skall erbjudas. Anslutning görs till befintligt USB-gränssnitt, avläsning via RFID-teknik. Ange kostnad uttryckt i kr/styck för totalt 200 stycken (prognostiserat antal under 1 år). Beträffande RFID-teknik inom SLL se Bilaga 2.3 Specifikation av e-tjänstekortet, SIS-kort och Reservkort. 1.4.12 Instruktion Det skall finnas en tydlig instruktion för hur man byter/laddar TK med nytt förbrukningsmateriel (såsom media och toner). Gärna kompletterad med tydliga skisser och/eller bilder, eventuell text skall vara på svenska eller engelska.

13 (13) 1.4.13 Livslängd på TK Respektive TK skall i genomsnitt vara beställbar under minst 12 månader. I samråd med beställarens avtalsförvaltare kan avsteg/ändringar medges. 1.4.14 CE- märkning Samtliga offererade TK skall vara CE-märkta. 1.4.15 Arkivbeständighet De producerade dokumentens arkivbeständighet skall vara i överensstämmelse med "Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav och certifiering" kungjorda i Riksarkivets författningssamling, RA-FS 2006:4" och efterföljande komplement till denna. Se: http://www.riksarkivet.se/default.aspx?id=6532