Kravspecifikation Dokumentproduktion

Transkript

1 Bilaga 1 Landstingsstyrelsens förvaltning SLL Upphandling SLL824 Kravspecifikation Dokumentproduktion MULTIFUNKTIONSSKRIVARE (MFP) med tillhörande tjänster

2 2 (14) 1 MULTIFUNKTIONSSKRIVARE (MFP) GENERELLA TEKNISKA OCH FUNKTIONELLA KRAV ALLMÄNNA KRAV Utskriftsteknologi Krav på samtliga TypKonfigurationer TK Kompatibilitetskrav Drivrutiner, operativsystem Övervakning och fjärradministration Kapacitet/prestanda/kvalitet SÄRSKILDA KRAV FÖR RESPEKTIVE TK Fysiska mått på bordsmodeller Kapacitet och förmåga, se text och tabell Tillbehör Extra funktioner KRAV TJÄNSTER Servicenivå Utökad servicenivå Förutsättningar & definitioner Debitering av kopior (klick): Reservdelar Flytt och transport Övriga krav Support och felanmälan Övriga tjänster och produkter Instruktion Livslängd på TK CE- märkning... 14

3 3 (14) Samtliga redovisningar av bör-krav lämnas i Svarsbilaga, bilaga 8. 1 Multifunktionsskrivare (MFP) 1.1 Generella tekniska och funktionella krav 1.2 Allmänna krav Utskriftsteknologi Det ska ej offereras utrustning vars funktioner baseras på bläck eller som har krav på specialpapper annat än arkivbeständigt papper Arkivbeständighet De producerade dokumentens arkivbeständighet ska vara i överensstämmelse med Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav för skrivare, kopiatorer, faxar m.m. för framställning av skrift på papper, kungjorda i Riksarkivets författningssamling, RA-FS 2006:4. I dessa fall ska utrustning som tillhandahålls vara certifierade i enlighet med RA- FS 2006:4. Certifiering ska ha utförts av SP, Sveriges Tekniska Forskningsinstitut, eller annat organ som av SWEDAC, eller motsvarande organ i annat land, har ackrediterats för provning och certifiering i enlighet med något av ovanstående krav Krav på samtliga TypKonfigurationer TK Duplex, skriva ut/skanna/kopiera Samtliga TK ska ha funktionerna att automatiskt skriva ut/skanna/kopiera i duplex USB gränssnitt Samtliga TK ska ha ett USB-gränssnitt version 2.0 eller högre Kortläsare Det ska gå att ansluta en kortläsare till befintligt USB-gränssnitt Utskriftskvalitet Samtliga TK ska producera 600 dpi eller högre Inbyggt nätverkskort Samtliga TK ska ha ett inbyggt nätverkskort som klarar minst Ethernet, TCP/IP, SNMP och 100 Mbit/s Åtgärd vid papperstrassel På samtliga TK ska papperstrassel kunna åtgärdas utan att verktyg behöver användas Kontrollpanel för inställningar Samtliga TK ska ha kontrollpanel med visningsfönster/display som visar gjorda TKinställningar och möjliggör ändringar av dessa Kontrollpanel på svenska Samtliga TK ska ha kontrollpanel med visningsfönster/display med svenskt språkval.

4 4 (14) Felsökningshjälp Samtliga TK ska visa en indikering (text eller symboler) på enhetens visningsfönster/display vid fel för att underlätta felsökning Skanning till e-post TK ska klara av att skicka skannade dokument som e-post Färgskanning TK ska klara att skanna i färg Filformat skanning Samtliga TK med skanningsfunktion ska kunna skanna till PDF- och JPG-format direkt i enheten. Det ska gå att välja upplösning Räkneverk Samtliga TK ska ha ett inbyggt räkneverk som visar totalt antal producerade sidor Kompatibilitetskrav Gemensam drivrutin Anbudsgivaren ska tillhandahålla universaldrivrutin/er på svenska. Drivrutinen ska stödja de krav/funktioner/tillbehör som gäller för respektive TK Gemensam drivrutin Mervärde Tillhandahållen universaldrivrutin/er bör fungera med så många TK som möjligt. Ange antal drivrutiner för att täcka in TK 1-7, Utvärderingsmiljö: Windows och 64-bitar samt Windows och 64-bitar Säkra utskrifter med SLL etjänstekort Samtliga TK ska vara kompatibla med de inom SLL använda produkterna SafeCom och Equitrac som kan leverera säkra utskrifter med hjälp av SLL etjänstekort eller motsvarande. Beträffande SLL etjänstekort se Specifikation av e-tjänstekortet, SIS-kort och Reservkort, bilaga 10. När det gäller olika SafeCom lösningar och stöd för SafeCom lösningen avses egentligen direktanslutna USB-kortläsare till vissa modeller av skrivare (s.k. SafeCom P:Go lösning) och INTE lösningen med box (SafeCom controller) mellan skrivare och nätverk. För SafeCom Go variant förutom kompatibla modeller är det viktigt att det matchar med krav från SafeCom för minnet och JAVA-kort medan för SafeCom P:Go lösning att det stämmer med minikrav för minnet Drivrutiner, operativsystem Drivrutiner på svenska Samtliga TK ska per modell ha drivrutiner på svenska för Windows XP och senare. Både för 32- och 64-bit operativsystem PCL 6 Samtliga TK ska ha drivrutiner för PCL 6.

5 5 (14) Signerade drivrutiner Samtliga drivrutiner ska vara signerade för Microsofts officiellt supporterade operativsystem Övervakning och fjärradministration Administration via webbgränssnitt Samtliga TK ska ha stöd för administration via webbgränssnitt Övervakning över nätverket Samtliga TK ska ha stöd för övervakning över nätverket Fjärrkonfiguration Fjärrkonfiguration/managering av samtliga TK ska vara möjligt över nätverket Låsbar konfiguration Samtliga TK ska gå att låsa med ett dynamiskt administratörslösenord för att förhindra oönskad förändring. Låsningen ska ske över nätverket Övervakningsfunktion (Fakta- och statistikinsamling) Grund Anbudsgivaren ska utan extra kostnad tillhandahålla en (1) övervakningsfunktion. Funktionen ska hanteras av SLL samt vid behov kunna särskilja olika verksamheter inom SLL. Funktionen ska klara av att samla in och sammanställa följande uppgifter från samtliga nätanslutna TK beträffande: 1 - antal utskrivna/kopierade sidor 2 serienummer 3 MAC-adress 4 modellbeteckning 5 - status Övervakningsfunktion (Fakta- och statistikinsamling) - Mervärde Övervakningsfunktionen bör även samla in uppgifter från samtliga nätanslutna TK beträffande: 6 bestyckning (antal magasin mm) 7 - kvarvarande förbrukningsmateriel (toner, häftklammer, fuser mm) 8 - firmware version Export av info Det ska gå att exportera insamlade uppgifter från övervakningsfunktionen till MS Excel 2007 och senare Grupphantering Från övervakningsfunktionen ska det gå att hantera avropade, driftsatta och nätanslutna TK i olika grupperingar Uppgraderingsfunktion nätanslutna TK Uppgradering av programvaran i samtliga TK ska göras via fjärradministration, utan byte eller komplettering av hårdvara.

6 6 (14) Kapacitet/prestanda/kvalitet Uppvärmningstid samt tid till första sidan är utskriven Anbudsgivaren ska ange uppvärmningstid från viloläge (standby eller sleep mode) samt tid till första sidan är utskriven från uppvärmt läge, i enlighet med teknisk dokumentation för TK1-TK Särskilda krav för respektive TK Fysiska mått på bordsmodeller TK 1 ska ha maximal bredd x djup 50 x 50 cm TK 3 ska ha maximal bredd x djup 60 x 60 cm Kapacitet och förmåga, se text och tabell Hastighet sv/v TK ska lägst kunna uppnå kravställd hastighet uttryckt i sidor per minut vid A4/Letter-utskrift Hastighet färg TK ska lägst kunna uppnå kravställd hastighet uttryckt i sidor per minut vid A4/Letter-utskrift Dokumentmatare TK ska minst rymma kravställt antal 80 grams pappersark i arkmataren för skanning/kopiering. Om ej ska en sådan tilläggsutrustning inkluderas i grundpriset Pappersmagasin standard TK ska minst rymma kravställt antal 80 grams pappersark (exklusive de som ryms i stormagasin där sådan efterfrågas). Om ej ska extramagasin inkluderas i grundpriset Antal magasin TK ska minst ha kravställt antal pappersmagasin. Om ej ska en sådan tilläggsutrustning inkluderas i grundpriset. Manuell pappersmagasin är inte inkluderat i angivet antal i tabellen Stormagasin TK ska ha ett stormagasin som rymmer minst kravställt antal 80 grams A4 pappersark. Om ej ska en sådan tilläggsutrustning inkluderas i grundpriset Pappersstorlek, pappersmagasin TK ska ha inställningsmöjlighet för pappersstorlekar mellan kravställt intervall ifrån pappersmagasinet.

7 7 (14) Papperskvalitet, pappersmagasin TK ska minst klara av att hantera papperskvaliteter mellan kravställt intervall ifrån pappersmagasinet Papperskvalitet manuellt fack TK ska minst klara av att hantera OH-film, etiketter, kuvert samt papperskvaliteter mellan kravställt intervall ifrån manuellt inmatningsfack Pappersstorlek manuellt fack TK ska ha inställningsmöjlighet för pappersstorlekar mellan kravställt intervall ifrån manuellt inmatningsfack Kuvertstorlek manuellt fack TK ska ha inställningsmöjlighet för kuvertstorlekar mellan kravställt intervall ifrån manuellt inmatningsfack Zoomfunktion TK ska förstora/förminska dokument inom kravställt intervall med 1 % steg Utskrifter/kopior i färg TK ska klara att producera utskrifter/kopior i färg Twain och/eller WIA driver Det ska gå att scanna via Twain och/eller WIA över nätverket. För att förbereda för efterbehandling till PDF/A Formfaktor TK ska levereras i kravställd formfaktor

8 8 (14) Kapacitet och förmåga TK 1 TK 2 TK 3 TK 4 TK 5 TK 6 TK Hastighet S/V Hastighet färg Dokumentmatare Pappersmagasin standard Antal magasin Stormagasin Pappersstorlek, pappersmagasin A5-A4 A5-A3 A5-A4 A5-A3 A5-A3 A5-A3 A5-A3 Papperskvalitet, pappersmagasin Papperskvalitet manuellt fack Pappersstorlek manuellt fack A5-A4 A5-A3 A5-A4 A5-A3 A5-A3 A5-A3 A5-A3 Kuvertstorlek manuellt fack C5 C5-C4 C5 C5-C4 C5-C4 C5-C4 C5-C Zoomfunktion Utskrifter/kopior i färg Ja Ja Ja Ja Ja Twain och/eller WIA driver Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Formfaktor Bordsmodell Golvmodell på hjul Bordsmodell Golvmodell på hjul Golvmodell på hjul Golvmodell på hjul Golvmodell på hjul Tillbehör Sorterare TK ska ha inbyggt eller anslutet tillbehör som sorterar utskrifterna så att dessa lätt går att skilja åt Häftning TK ska ha inbyggt eller anslutet tillbehör som kan häfta papper automatiskt Hålslag TK ska ha inbyggt eller anslutet tillbehör som kan hålslå papper automatiskt enligt svensk standard.

9 9 (14) Sadelhäftning/fals TK ska ha inbyggt eller anslutet tillbehör som kan vika och häfta mitt på sidan Faxfunktion TK ska ha inbyggt eller anslutet tillbehör för faxfunktion Extra magasin TK ska ha inbyggt eller anslutet tillbehör som medför minst fördubblad kapacitet gentemot det som angivits under " Pappersmagasin standard" Stormagasin TK ska ha stormagasin som tillbehör Ska krav - tillval där notering finns TK 1 TK 2 TK 3 TK 4 TK 5 TK 6 TK Sorterare Ja Ja Ja Ja Ja Häftning Ja Ja Ja Ja Ja Hålslag Ja Ja Ja Sadelhäftning/fals Ja Ja Ja Faxfunktion Ja Ja Ja Ja Ja Ja Nej Extra magasin Ja Ja Stormagasin Ja Ja Extra funktioner Skyddad utskrift - Mervärde Det bör finnas möjlighet att sekretesskydda utskrift där användaren själv kan välja en personlig kod. Ange för vilka TK som möjligheten ingår i grundutförande.

10 10 (14) 1.4 Krav tjänster Servicenivå Fullservice Tjänst Underhållsform Avtalet tillämpligt Avtalad inställelsetid Avtalad åtgärdstid (Fungerande enhet inom angiven åtgärdstid) Utbytesmaskin Giltighet Resor vid arbete Systemprogramvara Arbete Reservdelar Förbrukningsmateriel (toner, klammer och liknande) Slitagedelar (trumma, fuser och liknande) Transport av material och delar Rättelser systemprogramvara Återställning Funktionskontroll Fullservice Enligt beskrivning under Support och felanmälan punkt , om felet kvarstår ska det åtgärdas på plats (kundens lokaler) helgfri vardag Inställelse och åtgärdsplan inom 4 timmar efter felanmälan. 18 timmar (räknad mellan ) efter felanmälan Vid stillestånd som ej bedöms kunna åtgärdas inom avtalad åtgärdstid ska en utbytesmaskin erbjudas Avtalets löptid räknas fr.o.m. effektiv leveransdag (dock ej byte av förbrukningsmateriel) Till funktionellt skick Utökad servicenivå Vid behov ska leverantören erbjuda högre servicenivå (inställelse- och åtgärdstid samt avtalets tider för tillämpning) om beställaren så önskar Förutsättningar & definitioner TypKonfigurationer (TK) TK 1 25 sid/min sv/v A4 bordsmodell inkl fax "Reception" TK 2 30 sid/min sv/v A3 golvmodell "Kontor" TK 3 25 sid/min färg A4 bordsmodell inkl fax "Reception" TK 4 30 sid/min färg A3 golvmodell "Kontor" TK 5 40 sid/min färg A3 golvmodell "Kontor" TK 6 50 sid/min färg A3 golvmodell "Kontor" TK 7 60 sid/min färg A3 golvmodell "Vaktmästeri" Anbudsgivaren ska erbjuda hyra eller köp av samtliga TK Offererade priser för servicetjänsterna ska baseras på de förutsättningar som anges av SLL i förfrågningsunderlaget.

11 11 (14) Vid köp ska serviceavtalet vara löpande, dock längst i fem (5) år och ska kunna sägas upp när som helst Vid hyra ska serviceavtalet följa hyrestiden, dock längst i fem (5) år Hyresavtal ska vara uppsagt med automatik efter tre (3) år, men kan förlängas kvartalsvis av beställaren, dock högst i två (2) år. Det vill säga 3+2 år, totalt fem (5) år Debitering av kopior (klick): Debitering av kopior ska ske kvartalsvis i efterskott. Det finns inga garanterade minimivolymer men SLL accepterar en lägsta kvartalsdebitering enligt följande: TK1 210 kr TK2 270 kr TK3 300 kr TK4 330 kr TK5 450 kr TK6 600 kr TK kr Lägsta kvartalsdebitering utgår endast när kostnaden för klicken understiger den summa som angivits för respektive TK. Följande kan anges som exempel: Om klickkostnaden för ett kvartals verkliga förbrukning underskrider lägsta kvartalsdebitering utgår kvartalsdebitering enligt minimibelopp. Om klickkostnaden för ett kvartals verkliga förbrukning överskrider lägsta kvartalsdebitering utgår den verkliga kostnaden, d.v.s summan av den faktiska kostnaden för klicken När lägsta kvartalsdebitering utfaller vid fakturering ska ändå mätarställningarna för början och slutet av perioden anges samt beräkning av vad kostnaden för denna förbrukning hade varit Lägsta kvartalsdebitering ska inte gälla om det uppkommer pga. en tidigare för hög preliminär debitering från leverantör vilket i nästföljande kvartal justeras ned Reservdelar Tillgången på reservdelar till offererade TK ska kunna garanteras i minst fem år från respektive avrop Flytt och transport Fysisk flytt av TK Fysisk flytt av avropad TK inom och mellan verksamheterna inom SLL ska erbjudas. Ange samtliga ingående kostnader uttryckt i kr/timme. Kostnaden ska debiteras utifrån verklig tidsåtgång, dock tillåts minimidebitering på 1 timme.

12 12 (14) Övriga krav Handhavandeutbildning i samband med leverans Anbudsgivaren ska vid leverans av TK genomföra en enklare handhavandeutbildning för användare att kopiera, skanna, utskrift och fax - Byta toner, fylla på papper och klammer Utökad handhavandeutbildning Anbudsgivaren ska erbjuda en utökad handhavandeutbildning för användare. Omfattning omkring 1 timme på plats i kundens lokaler. Utbildningen beställs och tidbokas av beställaren. Innehåll som vid leverans men mer ingående och i samråd mellan kund och leverantör. Ange kostnad uttryckt i kr/timme. Ingen restidsersättning utgår Teknikerutbildning för driftrelaterad personal hos beställaren Anbudsgivaren ska kostnadsfritt erbjuda teknikerutbildning på aktuella TK. Enhetligt kursinnehåll för SLL ska tas fram i samråd med beställarens avtalsförvaltning. Utbildningen ska erbjudas vid minst tre tillfällen i nära anslutning efter avtalsskrivande. Därefter när det görs större förändringar i maskinpark/drivrutiner. Innehåll kan vara, maskinuppbyggnad - remoteverktyg drivrutiner - konfiguration - vanliga fel felsökning felåtgärder Driftsättning Grundläggande driftsättning (fysisk inkoppling strömkabel samt test och leveransutbildning) av TK ska ingå i samband med leverans Avläsning/avrapportering räkneverk Anbudsgivaren ska kostnadsfritt tillhandahålla ett verktyg som sammanställer avläsningarna elektroniskt. Det ska även vara möjligt att välja att rapportera med mätarkort eller via leverantörens websida utan extra kostnad. Anbudsgivaren ska även acceptera avrapportering elektroniskt via e-post Förbrukningsmateriel En första omgång förbrukningsmateriel (toner, klammer, mm) ska ingå vid leverans av samtliga TK Förbrukningsmateriel automatleverans Om kund så önskar ska automatisk leverans av förbrukningsmateriel införas Radering av informationen som lagrats Om enheten är utrustad med hårddisk eller annan lagringsenhet ska lagringsenheten eller informationen som lagrats destrueras/raderas utan extra kostnad när enhet återtas. Om raderingsprogram används ska detta vara certifierat enligt någon standard som till exempel Common Criteria EAL3+. Intyg att radering har utförts ska tillställas beställaren.

13 13 (14) Support och felanmälan Incident- och problemhantering: Första linjens support handhas av anbudsgivaren. Det ska finnas en komplementär FAQ (eller motsvarande) finnas tillgänglig. Notera att första linjens support alltid äger ärendet och stänger det när användaren har godkänt lösningen. Incidentrapportering sker via: telefon e-post webb Support och felanmälan, allmänt Anbudet ska stödja processerna enligt ovan Anbudsgivarens supportorganisation Anbudsgivaren ska beskriva sin supportorganisation avseende: när problemlösning påbörjas efter mottagen incidentanmälan eskaleringsprocessen återrapportering till kund/felanmälare uppföljningsmöten servicejournal för enstaka TK vid behov Bemannad telefonsupport Bemannad telefonsupport ska finnas tillgänglig vardagar mellan (helgfri måndag t.o.m. fredag, inklusive dag före röd dag). All support ska ges på svenska Telefonsupport responstid Responstiden ska i normalfallet innebära att anmälan av ärende och erhållande av kontakt sker inom max 5 minuter Övriga tjänster och produkter Konfigurationsstöd Konfigurationsstöd för att bistå vid konfigurering ska erbjudas. Utformning av densamma definieras i samband med avrop. Ange kostnad uttryckt i kr/timme. Ingen restidsersättning utgår.

14 14 (14) Servicestöd Servicestöd för att bistå vid åtgärder utanför ingångna serviceavtal inom dokumentproduktionsområdet ska erbjudas. Exempel på detta är åtgärder i samband med handhavandefel. Ange kostnad uttryckt i kr/timme. Ingen restidsersättning utgår Konsultstöd Konsultstöd för att bistå vid utredning/optimering och/eller införande av specialfunktion inom dokumentproduktionsområdet ska erbjudas. Ange kostnad uttryckt i kr/timme. Ingen restidsersättning utgår Elektronisk återrapportering Anbudsgivaren ska vid behov erbjuda anpassning enligt beställares behov av strukturerad återrapportering av specifik delmängd av beställnings-, leverans- och fakturainformation. Ange kostnad uttryckt i kr/timme för en systemintegration. Ingen restidsersättning utgår Instruktion Det ska finnas en tydlig instruktion för hur man byter/laddar TK med nytt förbrukningsmateriel (såsom media och toner). Gärna kompletterad med tydliga skisser och/eller bilder, eventuell text ska vara på svenska Livslängd på TK Respektive TK ska i genomsnitt vara beställbar under minst 12 månader. I samråd med beställarens avtalsförvaltare kan avsteg/ändringar medges CE- märkning Samtliga offererade TK ska vara CE-märkta.