Skola24 Förskola/Fritidshem Arbetsgång

Skola24 Förskola/Fritidshem Arbetsgång Nova Software AB, Storgatan 5A, 521 42 Falköping 0515 777 888 support@novasoftware.se

Innehåll 1 Allmänt... 2 1.1 Sekretessmarkering... 2 1.2 Hjälp till användaren... 2 2 Inställningar per enhet... 3 2.1 Ramtid... 3 2.2 Inställningar... 4 2.3 Administrera barn... 5 3 Vistelsetid... 6 3.1 Registrera schema... 6 Schematyp 1 vecka... 7 Schematyp 2-8 veckor... 9 3.2 Visa schema... 11 3.3 Tillfällig ändring... 12 3.4 Hämtare... 13 4 Frånvaro... 14 4.1 Anmälan av frånvaro... 14 4.2 Avsluta frånvaroanmälan... 16 5 Översikt... 17 5.1 Närvarolista... 17 5.2 Information om barn... 27 5.3 Veckoöversikt... 28 6 Lovschema... 29 6.1 Skapa lovschema... 29 6.2 Besvara lovschema... 33 7 Sammanställningar... 36 7.1 Närvaro för barn... 36 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 1/37

Produkten Frånvaro/närvaro förskola/fritidshem innehåller funktioner för att registrera och följa upp barns vistelsetid på enheten. Vårdnadshavare kan direkt i systemet ange tider för barnets lämning och hämtning, antingen som ett tillsvidare gällande veckoschema, eller för ett kortare intervall eller varannanveckasschema. Förskolan/fritidshemmet registrerar de faktiska tiderna för lämning (incheckning) och hämtning (utcheckning) av varje barn. Detta för att lätt kunna se hur många och vilka barn som vistas på enhetens område samt för att kunna få ut statistik över utnyttjade timmar per barn. I systemet registreras eventuell maxtid för deltidsbarnens vistelse på enheten. Vårdnadshavare kan i systemet meddela oplanerad och planerad frånvaro, såsom sjukdom eller annan ledighet. Frånvaroanmälan synliggörs direkt för pedagogerna som genom kvittens bekräftar för vårdnadshavaren att frånvaroanmälan är mottagen. 1 Allmänt 1.1 SEKRETESSMARKERING Om det finns barn med sekretessmarkering visas detta med en symbol. Användaren gör ett aktivt val för att barnet/barnen ska visas i vyn. Klicka på Aktivera för att barnet med sekretess ska dyka upp i vyn. 1.2 HJÄLP TILL ANVÄNDAREN För att hitta menyerna för Förskola/Fritidshem behöver man logga in i [domännamn].skola24.se med sitt användarnamn och lösenord. Därefter välj Förskola/Fritidshem i menyerna till vänster för att komma till startsidan för funktionen. På startsidan visas de olika funktionerna. Vilka som finns tillgängliga beror på användarens behörighet. För att komma vidare i programmet klickar användaren på valfri funktion. För varje funktion finns mer hjälp att få för användaren angående den specifika funktionen. Genom att klicka på symbolen (frågetecken med en ring runt) länkas användaren till hjälptexten. Hjälpen är tillgänglig för alla roller i systemet. Allmän hjälp Klicka här för mer specifik hjälp om aktuell funktion. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 2/37

2 Inställningar per enhet För att komma i gång behöver ansvarig administratör för förskolan/fritidshemmet göra ett par grundläggande inställningar i systemet. Aktiv roll i systemet: Skoladministratör 2.1 RAMTID Det är bara skoladministratören på förskolan/fritidshemmet som kan ange enhetens öppettider (ramtider). Gå till Administration Ramtider Klicka här Välj aktuell enhet för att registrera tider dag för dag. Om enheten alltid är stängd en viss veckodag, t.ex. lördag och söndag markeras checkboxen "Stängt". Från = den tid förskolan/fritdshemmet öppnar Till = den tid förskolan/fritidshemmet stänger Det finns för varje veckodag två rader: Tid 1 och Tid 2. Detta för att t.ex. barn på en nattöppen enhet kan vara i behov av omsorg både dagtid, kvällstid och/eller nattetid. Vid nattöppet anges detta som två tider, den ena från midnatt och den andra fram till midnatt. Vid stängt markeras checkboxen Stängt. Tryck på Spara tidsram. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 3/37

2.2 INSTÄLLNINGAR Under funktionen Inställningar anger skoladministratören när en schemaändring senast måste registreras och vilken information som ska visas för vårdnadshavare och personal vid registreringen. Gå till Administration Inställningar och välj aktuell förskola/fritidshem. Informationstext - Text som matas in här visas på sidan där barnets schema registreras. Schemaändring antal dagar Ange hur många dagar minst i förväg en ändring av barnets schema behöver göras. Inställningen berör endast vårdnadshavare. Personal kan registrera ett schema fram till dagen före schemats start. Här kan du också välja om meddelande ska skickas till skoladministratören och/eller eventuella andra e- postadresser när ett schema registrerats eller ändrats. Öppna listan över valbara mottagare genom att vänsterklicka i fältet Skicka till följande e-postadresser och välj en eller flera mottagare genom att klicka på namnet. Under Aviseringssätt till vuxenkontakt väljs om meddelande ska levereras via E-post, SMS eller en kombination. Spara! Spara inmatningarna med knappen Spara inställningar längst ned på sidan. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 4/37

2.3 ADMINISTRERA BARN Här har skoladministratören en översiktsvy över barnen på varje avdelning. Det är också här barnets eventuella maxtid kan registreras, t.ex. för deltidsbarn. Gå till Administration Administrera barn och välj aktuell förskola/fritidshem under Välj enhet. Namnen på förskolans/fritidshemmets avdelningar visas. Det går att välja en enstaka avdelning genom att klicka på aktuellt namn. Vald avdelning visas med en bock framför avdelningens namn och bakgrunden får färg. Önskas en vy med flera avdelningar markerar du berörda avdelningar genom att klicka på avdelningarnas namn. Efter barnets namn anges inom parantes vilken avdelning barnet tillhör. För att återgå till vyn med enbart en avdelning klickar du på namnet för de avdelningar som inte ska ingå i vyn. Det går också att filtrera fram ett enstaka barn genom att skriva delar ur barnets för- eller efternamn. I rutan till höger matas barnets maxtid in i timmar. Tryck på Spara. Filtrera genom att skriva delar i barnets för-eller efternamn. Vald avdelning markeras med färgad bakgrund och en bock. Registrera ev. deltid När personal eller vårdnadshavare registrerar ett schema för ett barn med maxtid visas en inforuta under barnets namn med antalet timmar barnet har rätt att vistas på förskolan. Skulle antalet timmar överstiga barnets maxtid varnar programmet. Det går att slutföra registreringen av schemat eller avbryta. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 5/37

3 Vistelsetid Med vistelsetid menas den tid barnet befinner sig på förskolan/fritidshemmet på grund av att vårdnadshavaren arbetar. Oftast är det vårdnadshavare eller annan vuxenkontakt som registrerar barnets tider, men personalen på förskolan/fritidshemmet kan vara behjälpliga. 3.1 REGISTRERA SCHEMA Vårdnadshavare registrerar via inloggning de tider barnet har behov av omsorg. På startsidan ser användaren vilka funktioner hen har tillgång till. Klicka här Förskolans/fritidshemmets inställning styr hur många dagar i förväg vårdnadshavaren måste registrera ett nytt schema. Standardinställningen är 14 dagar. Vårdnadshavare med flera barn inom enheten börjar med att välja aktuellt barn under Vistelsetid Registrera schema. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 6/37

Det finns två olika varianter av schematyper att välja på; 1 vecka eller 2-8 veckor. Det första alternativet används om barnet har samma vistelsetid vecka efter vecka. Det andra alternativet väljs om vårdnadshavares arbetstider medför att barnet får olika vistelsetider enligt ett rullande schema med 2-8 veckors intervall. Schematyp 1 vecka Under Schematyp välj alternativet 1 vecka. Klicka på kalendersymbolen vid rubriken Från och med och markera det datum från vilket schemat ska gälla. Klicka på Välj Datum. Klicka här Vid Från anges den tid barnet kommer till förskolan/fritidshemmet. Vid Till anges den tid barnet hämtas på förskolan/fritidshemmet. Det finns tre rader; Tid 1, Tid 2 och Tid 3. Detta för att t.ex. barn på en nattöppen förskola/fritidshem kan vara i behov av omsorg både dagtid, kvällstid och/eller nattetid. Natt registreras som en tid på kvällen fram till 24:00 och en tid nästa dag som börjar 00:00. Barnets totala omsorgstid/vecka Skriv in tid för lämning och hämtning. Har barnet inget behov av förskola/fritidshem en specifik veckodag markeras checkboxen Ledig. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 7/37

Om vistelsetider anges utanför det tidsspann som enheten registrerat som ramtid, d.v.s. enhetens öppettider kommer tiden att gulmarkeras vid sparning. Finns det ett vistelseschema som registrerats vid ett tidigare tillfälle går det bra att kopiera uppgifterna från detta och sedan justera enligt önskemål. Klicka i så fall på knappen Kopiera ett schema och välj ett av de tillgängliga. Det går även att kopiera från ett syskons schema. Byt i så fall till syskonets namn i rutan Kopiera schema från. Barnets totala omsorgstid per vecka visas i timmar och minuter. För t.ex. deltidsbarn kan enheten ha registrerat en maxtid per vecka. Skulle denna maxtid överskridas vid en schemaregistrering visas en varning. Knappen Spara schema används för att avsluta registreringen och spara schemat. Dialogrutan visas och bekräftar att schemat är sparat. Registrerat schema gäller tills ett nytt schema anges. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 8/37

Schematyp 2-8 veckor Under Schematyp välj alternativet 2-8 veckor. Klicka på kalendersymbolen vid rubriken Från och med och markera det datum från vilket schemat ska gälla. Klicka på Välj Datum. Som standard visas ett rullande schema på två veckor. Börja med att registrera tiderna för vecka 1 av 2. Finns det ett vistelseschema som registrerats vid ett tidigare tillfälle går det bra att kopiera uppgifterna från detta och sedan justera enligt önskemål. Klicka i så fall på knappen Kopiera ett schema och välj ett av de tillgängliga. Det går även att kopiera från ett syskons schema. Byt i så fall till syskonets namn i rutan Kopiera schema från. 1.Schematyp 2. Välj datum Kopiera schema Ta bort vecka Lägg till vecka Ledig hela veckan Nästa vecka Ledig dag Vid Från anges den tid barnet kommer till förskolan/fritidshemmet. Vid Till anges den tid barnet hämtas på förskolan/fritidshemmet. Det finns tre rader; Tid 1, Tid 2 och Tid 3. Detta för att t.ex. barn på en nattöppen förskola/fritidshem kan vara i behov av omsorg både dagtid, kvällstid och/eller nattetid. Har barnet inget behov av förskola/fritidshem en specifik veckodag markeras checkboxen Ledig. Det går också att markera att barnet är ledigt hela veckan. Detta görs i checkboxen vid Ledig hela veckan. Om vistelsetider anges utanför det tidsspann som enheten registrerat som ramtid, d.v.s. enhetens öppettider kommer tiden att gulmarkeras när schemat sparas. Klicka på Nästa vecka för att komma till vecka 2 av 2. Registrera önskade tider enligt ovan. Önskas fler veckor i det rullande schemat klicka på knappen Lägg till vecka. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 9/37

Välj ett av alternativen; Ny blank vecka, Kopiera vecka 1 eller Kopiera vecka 2. Väl ett av alternativen och klicka sedan på KLAR. Klicka på knappen Klar. Det går alltid att ångra sig genom att klicka på Avbryt. Det går att maximalt rulla på åtta veckor. Har man fått för många veckor i sitt rullande schema går det att reducera antalet genom att klicka på Ta bort vecka. Ta bort vecka Barnets totala omsorgstid per vecka visas i timmar och minuter. För t.ex. deltidsbarn kan enheten ha registrerat en maxtid per vecka. Skulle denna maxtid överskridas vid en schemaregistrering visas en varning. När registreringen är klar trycker du på knappen Spara schema. Dialogrutan visas och bekräftar att schemat är sparat och ger dig möjlighet att registrera ett nytt schema. Registrerat schema gäller tills ett nytt schema anges. Aktiv roll i systemet: Personal Personalen kan hjälpa vårdnadshavare att registrera ett barns schema. Personalen har samma val av schematyper som rollen vårdnadshavare och tillvägagångssättet är detsamma. Enda skillnaden är att personalen kan registrera en ändring som gäller från nästkommande dag. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 10/37

3.2 VISA SCHEMA Aktiv roll i systemet: Vårdnadshavare Under funktionen Vistelsetid - Visa schema kan vårdnadshavaren få en översikt över barnets gällande vistelsetidsschema. Vid flera barn går det lätt att växla mellan barnen i rutan Välj barn. Under Välj schema syns de tillgängliga vistelseschemana, d.v.s. de scheman som registrerats av personal eller vårdnadshavare. Vid flera scheman går det att välja vilket schema som ska visas. Välj barn Välj schema Total omsorgstid/vecka Vid rullande schema, klicka på Nästa vecka I översikten anges barnets sammanlagda omsorgstid i timmar och minuter vid fältet Omsorgstid. Alla veckans dagar finns representerade. Har barnet ett rullande schema registrerat går det att klicka på Nästa vecka för att förflytta sig en vecka framåt i tiden. Tillfälliga ändringar görs under fliken Tillfällig ändring. Är ändringen däremot konstant registreras den istället som ett nytt schema under fliken Registrera schema. Aktiv roll i systemet: Personal Även personalen kan se ett enskilt barns schema under funktionen Vistelsetid -Visa schema. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 11/37

3.3 TILLFÄLLIG ÄNDRING Aktiv roll i systemet: Vårdnadshavare Under funktionen Vistelsetid -Tillfällig ändring kan vårdnadshavare meddela förskolan/fritidshemmet att barnet ska vara ledigt eller att ordinarie tider inte gäller för en specifik dag. Det går också att lämna ett meddelande till personalen utan att ändra tiderna. Vid flera barn väljs berört barn i rutan Välj barn. Välj sedan det datum då den tillfälliga ändringen gäller i rutan Välj datum genom att klicka på kalendersymbolen, markera datumet och sedan klicka på knappen Välj datum. Välj rätt datum Välj barn Markera här om barnet ska vara helt ledigt Registrera tillfällig ändring Ordinarie tid Meddelande till personalen Spara 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 12/37

Barnets ordinarie schema för aktuell dag visas med klockslag från och till. Ändra klockslagen så att de stämmer med önskemålet utifrån den tillfälliga ändringen. Det går också att dela upp tiden på upp till tre rader, t.ex. om barnet kommer en stund på morgonen, hämtas och sedan lämnas tillbaka på förskolan/fritidshemmet ett visst klockslag. I rutan Meddelande kan vårdnadshavare skriva ett meddelande till personalen på enheten. Klicka på knappen Spara ändring när registreringen är klar. Det går alltid att avbryta den tillfälliga registreringen genom att klicka på knappen Ta bort ändring. Detta fungerar även om man först sparat ändringen och senare ångrar sig. OBS! Vårdnadshavare kan inte förlänga den ordinarie totala vistelsetiden för dagen. Om så önskas måste personlig kontakt tas med personalen på enheten. Aktiv roll i systemet: Personal Personalen på förskolan/fritidshemmet kan registrera en tillfällig ändring av ett barns schema under funktionen Tillfällig ändring. Tillvägagångssättet är detsamma som för vårdnadshavare. Den enda skillnaden är att personalen kan registrera en tillfällig ändring som förlänger barnets ordinarie vistelsetid. 3.4 HÄMTARE Aktiv roll i systemet: Vårdnadshavare Här kan vårdnadshavaren registrera vilka personer förutom vårdnadshavare som får lov att hämta barnet. Aktuellt barn väljs i rutan Välj barn. Ange namnet på personen som får hämta barnet. Ange vilken relation personen har till barnet. Det går också att i fältet Mobilnummer skriva ett telefonnummer eller eventuell annan information som personalen kan behöva ha kunskap om. Klicka på knappen Lägg till hämtare. 1 Namn och relation 2 Klicka här Det går också att ta bort registrerade hämtare genom att klicka på symbolen i form av en papperskorg. Aktiv roll i systemet: Personal Personalen kan också registrera hämtare under funktionen Vistelsetid Hämtare. Förfarandet är detsamma som för vårdnadshavare. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 13/37

4 Frånvaro Under funktionen Frånvaroanmälan kan vårdnadshavare och personal frånvaroanmäla ett barn, men också avsluta en pågående frånvaroanmälan när barnet återkommer till förskolan/fritidshemmet. 4.1 ANMÄLAN AV FRÅNVARO Aktiv roll i systemet: Vårdnadshavare Vårdnadshavare kan anmäla sitt barn som frånvarande direkt i systemet under Frånvaro Frånvaroanmälan. Klicka här Vårdnadshavare med flera barn behöver välja vilket barn som ska frånvaroanmälas. Finns endast ett barn är det förvalt. Välj Ny frånvaroanmälan. Välj barn Klicka här 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 14/37

Dagens datum är alltid förvalt, men går att ändra till ett annat datum max 5 dagar framåt i tiden genom att skriva över med önskat datum direkt i fältet, eller genom att klicka på kalendersymbolen och byta datum där. Från: Datum för barnets första dag med frånvaro. Till: Datum för barnets sista dag med frånvaro Välj anledning Välj datum Klicka här för att bekräfta Välj eventuellt anledning. Anledning kan väljas om administratören har gjort mer än en anledning valbar för vårdnadshavare. Bekräfta frånvaroanmälan genom att trycka på knappen Anmäl frånvaro. Tryck Avbryt om du vill stänga formuläret utan att spara frånvaroanmälan. Frånvaroanmälan bekräftas genom att vårdnadshavaren får ett meddelande när personalen på enheten kvitterat anmälan. Frånvaro del av dag Frånvaro del av dag registreras istället som en tillfällig ändring när det gäller förskola/fritidshem. Frånvaroanmälan del av dag används i första hand för skolan. Aktiv roll i systemet: Personal Enhetens personal kan i vårdnadshavares ställe registrera en frånvaroanmälan för barnet. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 15/37

4.2 AVSLUTA FRÅNVAROANMÄLAN Aktiv roll i systemet: Vårdnadshavare En pågående frånvaroanmälan avslutas när barnet återvänder till förskolan/fritidshemmet under Frånvaro Frånvaroanmälan. Befintliga frånvaroanmälningar visas i en lista med rubrikerna Aktuell vecka, Kommande veckor och Föregående veckor. Öppna den frånvaroanmälan som ska avslutas genom att klicka på den. Välj Avsluta pågående frånvaro och bekräfta avslutandet i formuläret som öppnas, eller välj Avbryt för att ångra kommandot. Välj barn Klicka här för att avsluta pågående Den avslutade frånvaron bekräftas genom att vårdnadshavaren får ett meddelande när personalen på enheten kvitterat anmälan. Aktiv roll i systemet: Personal Enhetens personal kan i vårdnadshavares ställe registrera en avslutad frånvaro för barnet. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 16/37

5 Översikt Under Översikt har personalen på enheten tillgång till funktionerna Närvarolista, Information om barn och Veckoöversikt. 5.1 NÄRVAROLISTA Aktiv roll i systemet: Personal Under funktionen Närvarolista registrerar personalen när barn lämnas och hämtas på förskolan/fritidshemmet. Välj avdelning genom att klicka på avdelningens namn högst upp på sidan. Vald avdelning markeras med färgad bakgrund och en bock. Det går att visa flera avdelningar samtidigt i listan eller alla genom att markera checkboxen Välj alla avdelningar. Välj alla avdelningar Välj en eller flera avdelningar I listan visas barnen uppdelade i kategorierna Närvarande, Inväntas och Frånvarande. Under varje kategori står barnen i alfabetsordning sorterade på förnamn. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 17/37

Sortering Det går att sortera listan på Avdelning, Namn och Tid genom att välja önskat alternativ via den streckade ikonen uppe till höger. Med sortering på tid visas inväntade barn i den ordning som de ska komma och incheckade barn i den ordning som de ska lämna förskolan. Panelvy Närvarolistan kan väljas att visas som en panelvy genom den rutiga ikonen uppe till höger. Med panelvy menas en kompaktvy där barnen listas bredvid varandra istället för i fallande ordning. Filtrera på namn Man kan filtrera på namn för att snabbt hitta ett barn i listan. Även om det bara är den första bokstaven i efternamnet som visas i närvarolistan går det också att filtrera på efternamn. Kontrollräkna närvarande barn Det finns en möjlighet till kontrollräkning där man lätt kan checka av alla barn som är närvarande. Funktionen aktiveras genom att klicka på de tre gröna punkterna till höger på raden för rubriken Närvarande. Filtrera på namn Välj panelvy eller listvy Funktion för kontrollräkning av närvarande barn 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 18/37

Klicka på Ut när barnet hämtas. Klicka på In när barnet lämnas. Frånvarande Närvarande Som Närvarande står barn som har checkats in av personal. För varje barn visas förväntad vistelsetid för dagen, samt tidpunkt för incheckning. Inväntas Under Inväntas visas barn som har ett registrerat schema för dagen, men som ännu inte har checkats in av personal. Förväntad vistelsetid visas för varje barn. Frånvarande Under Frånvarande visas alla de barn som inte står under kategorierna Närvarande eller Inväntas. Dessa barn kan vara frånvaroanmälda, utcheckade eller inte ha några registrerade tider för aktuell dag (Schema saknas). 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 19/37

Checka in barn När barnet lämnas på förskolan/fritidshemmet klickar personalen på In och barnet flyttas upp till kategorin Närvarande. Det går att checka in barn som saknar schema (Kategori Frånvarande). Checka in flera barn samtidigt Om flera barn kommer samtidigt går det att checka in dem gemensamt genom att välja alternativet Markera flera och därefter antingen markera de barn som avses eller välja alternativet Markera alla. Avsluta med att välja Bekräfta incheckning.. Ångra incheckning Om ett barn checkats in av misstag kan den registrerade närvaron ångras. Detta måste ske inom fem minuter efter det att barnet felaktigt checkats in. Klicka på Ut och välj Ångra incheckning i formuläret. Barnet återgår då till listan över barn som Inväntas. Väljs alternativet Checka ut hamnar barnet under Frånvarande. Checka in frånvaroanmält barn Om ett barn som frånvaroanmälts dyker upp på förskolan/fritidshemmet går det ändå att checka in barnet. Klicka på In efter barnets namn. Formuläret som visas upplyser personalen om att en aktiv frånvaroanmälan finns. Genom att välja alternativet Bekräfta incheckning avslutas den pågående frånvaron automatiskt. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 20/37

Checka ut barn När barnet hämtas klickar personalen på Ut och barnet flyttas ned till kategorin Frånvarande. Symboler visar om det finns frånvaroanmälningar att kvittera, om det finns interna noteringar eller tillfälliga ändringar av tider. Se symbolförklaring längre ned. Checka ut flera barn samtidigt Om flera barn lämnar samtidigt går det att checka ut dem gemensamt genom att välja alternativet Markera flera och därefter antingen markera de barn som avses eller välja alternativet Markera alla. Avsluta med att välja Bekräfta utcheckning. Checka ut barn i efterhand Om barnet av misstag inte checkats ut föregående schemalagd dag kommer programmet i Närvarolistan att markera att barnet närvarat över planerad tid. Personalen klickar på ut och fyller i rätt datum och tid i dialogrutan. Checka ut. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 21/37

Ändra tid Förskolans/fritidshemmets personal kan ändra registrerade inchecknings-/utcheckningstider för barnen. För pedagogen finns en tidsgräns bakåt på 7 dagar, för skoladministratören finns ingen spärr. Man kan även checka in och ut ett barn den här vägen genom att definiera vilket klockslag barnet lämnades/hämtades. Klicka här Klicka på raden för ett barn i närvarolistan och välj Ny rad under rubriken Registrera händelse. Mata in tider för in- respektive utcheckning i fälten Från och Till och tryck Spara. Om tid anges endast i fältet Från kommer barnet att flyttas upp till listan över närvarande barn. Om tid anges i fältet Till för ett incheckat barn flyttas barnet ned under Frånvarande. 2. Ange tid här 1. Klicka här 3. Spara 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 22/37

Kvittera frånvaroanmälan och avslutad frånvaro När ett barn har frånvaroanmälts eller en frånvaroanmälan för ett barn har avslutats (t.ex. om ett tidigare sjukanmält barn har blivit friskt) kan personalen kvittera anmälan i närvarolistan. Ett utskick görs då till vårdnadshavaren som en bekräftelse på att anmälan har tagits emot av förskolan/fritidshemmet. En gul symbol längst till höger på barnets rad visas om anmälan inte har bekräftats av personal. Symbolen visas även ovanför listan som en avisering för personal att det finns kvitteringar att göra för ett eller flera barn. Klicka här Klicka på raden för barnet för att kvittera frånvaroanmälan/avslutad frånvaroanmälan. Klicka på Frånvaroanmälan: Aktiv respektive Avslutad Tryck på den gröna knappen Kvittera längst ned i det formulär som öppnas, sedan Stäng. Barnet visas nu fortfarande som frånvaroanmält i listan, men symbolen längst till höger på raden är borta. Klicka här Vårdnadshavare aviseras via SMS/epost att enheten tagit emot anmälan. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 23/37

Kvittera frånvaroanmälan för flera barn Är flera barn frånvaroanmälda går det att Kvittera en, flera eller alla samtidigt. Klicka på knappen Kvittera alla. Markera en eller flera barn i listan som visas. Önskar du kvittera alla samtidigt tryck på knappen Markera alla längst ned i listan. Tryck till sist på knappen Kvittera markerade. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 24/37

Tillfällig schemaändring för dag Personal kan registrera en tillfällig ändring även om den nya tiden överskrider barnets ordinarie vistelsetider och även om den nya tiden överskrider enhetens registrerade ramtid. Vänsterklicka på raden för barnet. Klicka här Klicka på Tillfällig ändring. Klicka här Skriv in de tillfälliga tiderna och ev ett meddelande till kollegorna på enheten Klicka på Spara ändring. Skriv in tillfälliga tider Spara 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 25/37

Hämtare Personal kan se vilka personer som barnets vårdnadshavare har registrerat som tillåtna alternativa hämtare för barnet. Personer i barnets närhet Symbolförklaringar Närvarande Inväntas Frånvarande 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 26/37

5.2 INFORMATION OM BARN Aktiv roll i systemet: Personal Under funktionen Information om barn kan personalen se uppgifter om enhetens barn gällande vilken avdelning de tillhör, födelsedatum, schematid per vecka, maxtid per vecka, namn och kontaktuppgifter för barnets vårdnadshavare samt eventuella registrerade hämtare. Välj barn i listan. Barnen visas grupperade per avdelning och det går att skriva in delar av barnets namn i fältet för att lättare hitta barnet i listan. Schematid per vecka Den registrerade schematiden i timmar visas här. Om barnet har olika antal vistelsetimmar olika veckor visas ett medeltal uträknat på det totala antalet registrerade schematimmar delat med antal veckor för registrerat schema. Maxtid per vecka För s.k. deltidsbarn visas av förskolan/fritidhemmet angiven maxtid för barnet här. Barnets schematid Barnets närvaro de senaste 4 veckorna Om uppgifter behöver redigeras görs det genom att välja aktuell funktion på startsidan, t.ex. gå till funktionen Vistelsetid Hämtare. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 27/37

5.3 VECKOÖVERSIKT Aktiv roll i systemet: Personal Funktionen Veckoöversikt ger en överblick över barnens vistelsetid på förskolan/fritidshemmet för önskad vecka. Välj avdelning genom att klicka på avdelningens namn (vald avdelning markeras med färgad bakgrund samt en bock framför namnet). Det går att välja en enstaka eller flera avdelningar. Visa även helgdagar Vald avdelning Nästa vecka Filtrera för ett visst klockslag eller hela/delar av namn Barnens namn Antal barn Innevarande vecka visas som standard, men genom att klicka på pilen framåt eller bakåt går det att förflytta sig i tid veckovis. Veckoöversikten visar barnens namn vertikalt och veckans dagar horisontellt. Inom parantes efter veckodagens namn visas antalet barn som är närvarande på enheten. Om ett barn har en tillfälligt ändrad tid för någon eller några dagar i vyn visas detta med en klocksymbol intill den ordinarie vistelsetiden. Önskar man få en översikt för ett visst klockslag, t.ex. hur många barn som är kvar på eftermiddagen och äter mellanmål, så skrivs önskad tid in i rutan Tid (till höger om kalendersymbolen). Efter veckodagen visas antalet barn som är närvarande vid valt klockslag. Det går även att filtrera på hela eller delar av namn. Det går att skriva ut genom att klicka på knappen Skriv ut. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 28/37

6 Lovschema Över jul- och nyårshelg, sommarlov och andra lov brukar förskola/fritidshem ha lite reducerade öppettider eller en eventuell sammanslagning med andra enheter. Varje enhet kan i systemet inför en längre ledighet registrera aktuella öppettider och skicka ut en förfrågan till vårdnadshavare hur deras omsorgsbehov ser ut under vald period. Vårdnadshavare besvarar sedan förfrågan och personalen kan sammanställa behovet av omsorg. 6.1 SKAPA LOVSCHEMA Aktiv roll i systemet: Skoladministratör Skoladministratören skapar ett nytt lovschema genom att gå till Skapa lovschema. Klicka här Välj enhet Klicka här Vid åtkomst till flera förskolor väljer användaren aktuell förskola/fritidshem Klicka på Skapa ny förfrågan 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 29/37

Ange datum för Lovperioden Välj datum för svarsperiod Skriv infotext till vårdnadshavare Markeras om tiderna är desamma alla lovveckor Återgå till Föregående vecka vid behov Nästa vecka Ange tid eller markera med Stängt 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 30/37

Under Lovschemaperiod i fältet Från skrivs datumet för första dagen för lovperioden in och i fältet Till datumet för den sista dagen. Första dagen på lovperioden måste ligga efter sista dagen för svarsperiodens slut. Välj start- och slutdatum för vårdnadshavarnas svarsperiod. Klicka på kalenderikonen, markera datumet och bekräfta med knappen Välj datum. Mata eventuellt in en informationstext i fältet Informationstext till vårdnadshavare. Texten blir synlig för vårdnadshavaren vid besvarandet av lovschemat. Ange enhetens öppettider, dag för dag. För de dagar som förskolan/fritidshemmet håller stängt, markera checkboxen STÄNGT. Om lovschemaperioden löper över mer än en vecka, klicka på NÄSTA VECKA för att mata in öppettiderna för följande vecka/veckor. Är öppettiderna desamma alla veckor inom lovperioden går det att markera checkboxen Använd samma tider för alla veckor. När alla datum och tider är definierade, klicka på Spara förfrågan. Ett epostmeddelande/sms skickas till vårdnadshavare första dagen på svarsperioden där de uppmanas att besvara förfrågan om närvaro under aktuell period. Tider (eller stängt) måste anges för alla dagar inom vald period för lovschemat. Försöker användaren ändå spara kommer en varning upp och det går inte att gå vidare innan tider registrerats för hela intervallet. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 31/37

I vyn Skapa lovschema visas alla befintliga lovförfrågningar. Intill varje visas i en grön ikon hur många vårdnadshavare som har svarat på den aktuella lovförfrågan. Klicka här för att se en lista över vilka vårdnadshavare som svarat och inte Antal barn på avdelningen som inte har besvarat lovschema Ta bort lovschemat Klicka på en rad för att öppna en lista över alla barn på enheten. Listan visar i ursprungsläget alla barn på förskolan/fritidshemmet, men i fältet högst upp på sidan kan en avdelning skrivas in som filter. Här ser man vilka vårdnadshavare som inte har svarat på lovförfrågan. Klicka på raden för ett barn öppnas ett formulär där det registrerade lovschemat för barnet visas. I vyn Skapa lovschema går det också att ta bort hela lovförfrågan genom att trycka på symbolen papperskorg. Lovschemat försvinner då för hela enheten. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 32/37

6.2 BESVARA LOVSCHEMA Klicka här Aktiv roll i systemet: Vårdnadshavare Endast lovförfrågningar med öppen svarsperiod visas för vårdnadshavaren. Gå till Vistelsetid Besvara lovschema Klicka på raden för lovförfrågan. Har samma vårdnadshavare barn inom samma domän, men inom olika enheter måste användaren först välja enhet. Välj ev barn Klicka på raden för ditt barn. Vid flera barn inom samma enhet syns alla i listan. Gällande öppettider för enheten visas under varje veckodag. Nästa vecka Ledig hela veckan Skriv in tider här. Spara Mata in barnets vistelsetider, eller markera barnet som ledigt. Det går att markera enstaka dagar eller hela veckor som ledig tid. Checkboxen Använd samma tider för alla veckor markeras om barnet har samma tider inom lovperioden. Tryck på Spara En grön ikon intill lovförfrågan indikerar att den har besvarats. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 33/37

Aktiv roll i systemet: Personal Personal på förskolan/fritidshemmet kan besvara lovförfrågningar för enhetens barn i vårdnadshavarens ställe. En lovförfrågan kan endast besvaras under öppen svarsperiod. Klicka här Gå till Vistelsetid Besvara lovschema Vid åtkomst till flera förskolor behöver pedagogen först välja berörd förskola/fritidshem En lista öppnas, den visar i ursprungsläget alla barn på förskolan/fritidshemmet, men i fältet högst upp på sidan kan en avdelning skrivas in som filter. Den gröna ikonen med en siffra anger hur många barn på avdelningen där inte lovförfrågan besvarats. Filtrera fram enstaka avdelning Antal barn på avdelning som saknar svar Klicka på raden för önskad lovförfrågan. Personalen kan se befintliga lovförfrågningar för barnet. En grön flagga intill en lovförfrågan innebär att den är obesvarad, en grön bock visas om den är besvarad. Klar Barn med en lovförfrågan som inte besvarats. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 34/37

Klicka på raden för lovförfrågan för det aktuella barnet. Mata in vistelsetider för barnet, eller markera barnet som ledigt. Det går att markera enstaka dagar eller hela veckor som ledig tid. Tryck på Spara Det går att öppna lovförfrågan igen för redigering så länge som svarsperioden är öppen. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 35/37

7 Sammanställningar Under sammanställningar kan personalen se barnens närvaro under en vald period. 7.1 NÄRVARO FÖR BARN Under funktionen Närvaro för barn ges en översikt över barnens registrerade schematid, närvarotid och resterande timmar inom ett valt intervall. Välj datum Differensen mellan registrerad schematid och närvarotid. Registrerad schematid Närvaro Välj rätt enhet i fältet Skola. Markera en eller flera avdelningar som ska ingå i vyn (vald avdelning markeras med färgad bakgrund samt en bock). Välj önskat intervall genom att klicka i rutorna Välj från datum och Välj till datum och via kalendern välja önskat datum. Dagens datum är alltid förinställt i båda rutorna. Det går att visa vyn bakåt i tiden genom att välja ett passerat datum i rutan Välj från datum. Det går inte att visa vyn framåt i tiden. Kolumnen MAXTID PER VECKA visar barnets eventuella maxtid per vecka. Kolumnen REG.SCHEMATID visar den totala vistelsetiden inom valt intervall som registrerats av vårdnadshavare eller personal. Kolumnen NÄRVAROTID visar barnets närvarotid hittills under vald period, d.v.s. den tid barnet har varit incheckat. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 36/37

Kolumnen FRÅNVAROTID visar barnets tid som frånvaroanmälts under vald period. Kolumnen DIFFERENS visar antalet resterande timmar barnet inte har utnyttjat inom vald period. Längst ned på sidan under knappen Format går det att välja om närvarosammanställningen ska visas i Minuter, Timmar och minuter eller Timmar med decimaler. Det går också att ställa in noggrannheten genom att ange önskat antal decimaler. Det går även att välja att Skriva ut eller Spara sammanställningen av närvaron. 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 37/37