Styrande måldokument Plan PROJEKTiL Sida 1 (9) [Titel]
Sida 2 (9) Innehållsförteckning 1 Grundläggande information... 4 1.1 Bakgrund... 4 1.2 Verksamhetsstrategi... 4 2 Mål och Verksamhetsnytta... 4 2.1 Verksamhetsnytta/nyttoeffekt... 4 2.2 Projektmål... 5 2.3 Intressentanalys... 5 3 Krav på projektet... 5 3.1 Förutsättningar... 5 3.2 Avgränsningar... 5 4 Kopplingar till andra projekt, system och verksamheter... 6 5 Planer... 6 5.1 Tidplan... 6 6 Budget... 6 6.1 Projektkostnader... 6 6.2 Projektfinansiering... 7 7 Projektorganisation... 7 7.1 Organisationsplan... 7 7.2 Roller, ansvar och befogenheter... 7 7.3 Externa kontakter... 8 8 Kommunikation... 8 8.1 Kommunikation och rapportering inom projektet... 8 8.2 Kommunikationsplan utanför projektet... 8 9 Kvalitet... 8 9.1 Jämställdhetsintegrering... 9 10 Risker och möjligheter... 9 11 Överlämnande av projekt (BP4 eventuellt BP3:or)... 9 12 Projektavslut (BP5)... 9 13 Referenser och bilagor... 9
Sida 3 (9) Beslutspunkt 2 omfattar beslut om att starta/inte starta genomförandet av planerat projekt. Checklista inför beslut BP2 JA NEJ Kommentar Målen för projektet är tydliga och dokumenterade både gällande kostnad/resurser, tid och resultat. Nyttoeffekterna är dokumenterade samt hur de skall följas upp och av vem. Nyttokalkyl och överenskommelse för realisering av nytta finns framtagna och är godkända av mottagaren. Kommunikationsplan finns framtagen. Mottagaren av projektets leverans/förvaltningsorganisation är identifierad och har ett tydligt åtaggande för att realisera den förväntade nyttan från projektet. Mottagaren (division/verksamhet) är införstådd med de tillkommande förvaltningskostnaderna efter projektets avslut. Det införs ett IT-stöd i projektet och kontakt har tagits med stödfunktion för pm3, för kvalitetssäkring av kommande förvaltning. Förväntat resultat (leverans) från projektet är tydligt definierat, dokumenterat och kopplat till versamhetens mål och strategier. Risker och osäkerheter i projektet är tydligt dokumenterade i riskanlysen, inklusive en handlingsplan för att hantera dem. Projektplanen är tidsatt och resurssatt per fas. Projektmedlemmar och referensgrupp är utsedda. Styrgrupp är utsedd. Om inte kan inte BP2 genomföras. Samtliga resurser för projektet är säkrade och införstådda med åtagandet. Vid behov har resurskontrakt upprättats. Projektets begränsningar är tydligt definierade och dokumenterade. Tidpunkt för leverans är väl vald och förankrad hos mottagaren. Följdkostnader för projektet är identifierade och dokumenterade.
Sida 4 (9) Checklista inför beslut BP2 JA NEJ Kommentar Projektet är uppdelat i tydliga faser med BP3:or kopplade till de huvudsakliga leveranserna i projektet. Kontakt har tagits med upphandlingsenheten om upphandling ska göras inom projektet. Styrgruppen är informerad om sitt ansvar för projektet. Styrgrupp och projektledare vet vad de kan förvänta sig av varandra. Konsekvenser för eventuella kravförändringar har analyserats. Genomgång med ekonomi om vilka regler som gäller har genomförts. Pengar för projektledare har avsatts. (Ex via äsk till BIT). Tystandsplikt och/eller sekretessavtal för att delta i projektet är upprättade (vid behov). Projektdokumenten är utskickade för granskning innan BP2-mötet. MBL 19 och MBL 11 har genomförts enligt MBL/samverkansavtal (vid behov). 1 Grundläggande information 1.1 Bakgrund Ge en kort beskrivning av bakgrunden till hur idén uppstod och beskriv kortfattat tanken och visionen med själva idén. 1.2 Verksamhetsstrategi Beskriv hur projektet förhåller sig till och stöder verksamhetens strategi och planer 2 Mål och Verksamhetsnytta 2.1 Verksamhetsnytta/nyttoeffekt Beskriv förväntade effekter av projektet. Exempelvis effektivisering, minskade kostnader, förbättring av verksamheten eller annan nyttoeffekt. Redovisa resultatet av genomförd nyttoanalys.(exempelvis genom att genomföra en kostnads/intäktsanalys eller en nyttovärdering för projektet, t.ex. PENG-analys).
Sida 5 (9) Det är viktigt att följa upp nyttoeffekterna. Detta görs dock inte direkt efter avslutat projekt utan en bestämd tid efter projektets slutförande. Det är därför viktigt att dokumentera hur nyttoeffekterna ska följas upp samt av vem. Projektägaren är ansvarig för det. Ange vilka av verksamhetens mål som nyttoeffekterna stödjer och vad man vill uppnå med projektet i förhållande till verksamhetens övergripande mål och visioner. 2.2 Projektmål Beskriv det förväntade, mätbara resultatet som ska föreligga vid projektets leverans. Projektmålet ska vara specifikt för projektet, mätbart, realistiskt och tidsatt. 2.3 Intressentanalys Identifiera vilka intressenter som finns till projektets genomförande samt vilka intressenter som blir påverkade av projektet. Mall för hur intressentanalysen ska göras finns i VIS. Intressenter Förväntningar/behov Resultat eller genomförande Primär eller sekundär Resultat - Intressent som har förväntningar på projektets resultat och mål Genomförande - Intressent som har förväntningar på projektets genomförande Primär - Primära intressenter har en avgörande påverkan på projektet och de behov som främst motiverar projektet, ex.vis kunder och användare Sekundär - Exempelvis myndigheter med lagkrav som påverkar projektet 3 Krav på projektet 3.1 Förutsättningar Indikera vilka förhållanden och villkor som råder för projektet och som inte är påverkbara. Exempel på andra förutsättningar är: verksamhetspolicy, lagar och förordningar. 3.2 Avgränsningar För att kunna klargöra omfattningen av projektet och undvika framtida oklarheter gällande projektets ambitionsnivå, måste man specificera vad som ska ingå och vad som inte ska ingå i projektet.
Sida 6 (9) 4 Kopplingar till andra projekt, system och verksamheter Beskriv kopplingar och beroenden till andra projekt, objekt, system och/eller andra förhållanden utanför projektets mandat som kan påverka projektets resultat. T.ex. Finns någon koppling/integration mot annat system, behövs någon form av utdata/uppföljning från ett nyinfört system? 5 Planer 5.1 Tidplan Redovisa tidplaner för genomförande av projektet. Lämpligast är att lägga in projektaktiviteter i mappen Projektuppgifter i VIS på aktuell projektplats och därmed erhålls ett gantt-schema. Genom att göra en detaljerad plan tidigt erhålls en bra tidplan som är lätt att uppdatera. Redovisning kan ske med fokus på händelser (beslut och delmål/milstolpar) eller med fokus på aktiviteter (aktivitetslista, nätplan, ganttschema osv.) Genom att sätta upp delmål/milstolpar kan man få en indikation om att projektet håller rätt kvalitet och är i riktning med projektets mål. Projektets leveranser skall tydligt framgå i tidsplanen. Exempel på gantt-schema från VIS 6 Budget 6.1 Projektkostnader Ta fram en grov kostnadsbudget för hela projektet enligt mall för Kostnadsram.(inkluderar såväl investering, implementering samt tillkommande förvaltningskostnader). Ta fram en grov uppskattning för vilka kompetenser (med tidsåtgång) som kan behövas för hela uppdraget/projektet. Säkra tillgång till resurser genom att upprätta resurskontrakt med berörd verksamhet.
Sida 7 (9) 6.2 Projektfinansiering Beskriv hur projektet finansieras och av vem/vilken verksamhet. 7 Projektorganisation 7.1 Organisationsplan Presentera ett förslag till organisationsplan för projektet: Projektägare Styrgrupp Projektledare Projektmedlemmar Ev. referensgrupp 7.2 Roller, ansvar och befogenheter Beskriv hur fördelningen av ansvar och befogenheter är mellan projektet och linjeorganisationen. Specificera även roller, ansvar och befogenheter för varje deltagare i projektet. Försök att vara så konkret som möjligt. Förslag på hur informationen kan presenteras Styrgruppen Vem Enhet Varför xx.... yy.... Lämpligt med ca 5 personer i styrgrupp.... Projektgruppens roller och medlemmar: Roll Kompetens From Tom Timmar Resurs Projektledare Projektledaruppgifter (planering, rapportering, övriga projektaktiviteter i enlighet med Projektil) X tim Xx, div Projektmedlem Stort kunnande i. X tim yy, div Projektmedlem Stort kunnande i X tim zz, div etc
Sida 8 (9) 7.3 Externa kontakter Specificera alla externa kontakter till projektet som partners, leverantörer samt konsulter med namn och funktion i projektet. Identifiera kontaktpersoner för varje extern kontakt. 8 Kommunikation 8.1 Kommunikation och rapportering inom projektet Redogör enligt vilka principer man kommunicerar och rapporterar inom projektet. Specificera hur ofta man ska rapportera, typ av rapportering samt vilka möten som ska hållas och hur ofta. Exempel: Rapportering Rapport Frekvens Avstämningsmöten i projektet Minnesanteckningar 1 gång/vecka Uppföljningsmöten i projektet inför SG Uppföljningsrapport 1 gång/månad Styrgruppsmöten Uppföljningsrapporter 1 gång/månad 8.2 Kommunikationsplan utanför projektet Upprätta en kommunikationsplan med syfte att kommunicera med projektets alla intressenter. Syftet med kommunikationsplanen är att rätt person ska bli informerad vid rätt tillfälle, via rätt informationskanal med rätt informationsmängd för att få mesta möjliga engagemang. Redogör för hur och till vem informationen ska spridas. Intressenter Informeras hur När Division Genom att. Kontinuerligt.. 9 Kvalitet Beskriv hur projektet jobbar med kvalitetsfrågor, t.ex. Kvalitetsstrategier T.ex. lagar, förordningar, regelverk osv. som projektet har att förhålla sig till. Exempel Projektet följer de lagar och krav som finns vid lagring av persondata (PUL och PDL) Projektet följer en projektmodell, PROJEKTiL Projektet arbetar kontinuerligt med riskhantering Granskningar och Bedömningar T.ex. granskning och bedömning av projekt och dokument Månadsvisa uppföljningar görs i projektet för att säkerställa att arbetet flyter på enligt plan Projektets dokumentation och planerade aktiviteter granskas och godkänns
Sida 9 (9) Kvalitetssäkring av extern leverantör - Specificera hur leverantörer ska godkännas samt vem som ansvarar för att arbetet ska bli kvalitetssäkrat med definierade acceptanskriterier. 9.1 Jämställdhetsintegrering Jämställdhetsintegrering är en strategi och metod som innebär att jämställdhetsperspektivet ska finnas med i ordinarie besluts- och uppföljningsprocess, planering samt genomförande av verksamhet. Jämställdhetsperspektivet ska således integreras i samtliga projektarbeten. Beskriv på vilket sätt projektets berör kvinnor och män och hur projektet ska jämställdhetsintegreras. 10 Risker och möjligheter Identifiera alla risker och möjligheter som finns i projektet. Detta kan göras genom att genomföra en riskanalys. Bifoga resultatet från riskanalysen, inklusive åtgärdsplanen för att eliminera risken. Mall för riskanalys finns i VIS. 11 Överlämnande av projekt (BP4 eventuellt BP3:or) Ange hur överlämnande av projektets resultat ska gå till och vem som är ansvarig för att hämta hem nyttan, vem ansvarar för drift och underhåll, implementering och förvaltning. Godkännande av överlämning till förvaltning/slutleverans ska göras på avstämningsmöte i samband med leveransen/överlämnandet. Upprättande av förvaltningsplan ska göras i projektet om inte annat överenskommits. 12 Projektavslut (BP5) Beskriv hur projektet ska avslutas. Exempelvis; avveckling av projektgrupp, skriva slutrapport, etc. Indikera hur projektet ska upplösas. 13 Referenser och bilagor Specificera alla dokument som det är hänvisat till i Projektplanen. Det kan vara politiskt beslut, beslutsprotokoll, förstudierapport, behovsbeskrivning, projektbudget m.m.