Förfrågningsunderlag

DNR 035/2015 Förfrågningsunderlag System för digital diktering inom hälso- och sjukvård 2015-09-21

Innehåll 1 ALLMÄNT OM UPPHANDLINGEN 2 1.1 Inledning 2 1.2 Upphandlingens omfattning och innehåll 2 1.3 Målgrupp och användare 2 1.4 Förfrågningsunderlagets innehåll och disposition 2 1.5 Avtalsperiod 3 1.6 Upphandlande enhet 3 1.7 Kontaktperson under anbudstiden 3 1.8 Planerad tidplan för upphandlingen 3 2 REGLER FÖR UPPHANDLING OCH ANBUD 4 2.1 Anbudslämnande 4 2.2 Anbudens giltighetstid 4 2.3 Prisuppgifter 4 2.4 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) 4 2.5 Anbudsgivarens kontaktuppgifter 4 2.6 Frågor och svar under anbudstiden 4 2.7 Ersättning för anbud 5 2.8 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) 5 2.9 Avslutad upphandling och tecknande av avtal 5 2.10 Hänvisningar till standarder 5 3 BEDÖMNING AV ANBUD 5 4 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN (KVALIFIKATIONSKRAV) 7 4.1 Språk 7 4.2 Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer 7 4.3 Uteslutningsgrunder 7 4.4 Ekonomisk och finansiell situation 8 4.5 Miljöarbete 8 4.6 Kvalitetsarbete 8 1(8)

1 Allmänt om upphandlingen 1.1 Inledning 1.1.1 Bakgrund Åda Ab ägs av det offentliga Åland och är ägarnas gemensamma it-bolag. Åda Ab upphandlar it-system och lösningar för ägarnas räkning, sköter drift och inköp av mjuk- och hårdvara, licensavtal etc. Läs mer på bolagets tillfälliga hemsida www.ada.ax. Åda Ab är en upphandlande enhet enligt 6 lag om offentlig upphandling (2007/348), UppHandL. Åda Ab:s FO-nummer är 2652001-2. 1.1.2 Syfte Syftet med Åda Ab är att erbjuda it-relaterade tjänster till sina ägare inom offentlig sektor på Åland. Bolaget bidrar på så sätt till att aktieägarna kan erbjuda så god service som möjligt till boende och verksamma på Åland. Åda Ab erbjuder snabb och rättssäker it-service med hög effektivitet och god kvalitet. Bolagets tjänster riktar sig enbart till aktieägarna. 1.2 Upphandlingens omfattning och innehåll Upphandlingen avser ett system för digital diktering för i första hand Ålands hälso- och sjukvård. Den totala omsättningen under avtalsperioden beräknas vara totalt 53 000 euro. De ovan angivna kvantiteterna, bygger på de senaste årens verksamhetsutfall och utgör endast en vägledning. Det framtida behovet kan komma att överstiga eller understiga angivna kvantiteter. ÅDA Ab garanterar sålunda ingen specifik volym, utan anbudsgivaren åtar sig att leverera mot det faktiska behov som uppstår. 1.3 Målgrupp och användare Systemet är avsett att användas av yrkesutbildad personal inom hälso- och sjukvård för att diktera journalanteckningar digitalt. 1.4 Förfrågningsunderlagets innehåll och disposition Detta dokument är indelat i fyra avsnitt: 1. Allmänt om upphandlingen 2. Regler för upphandling och anbud 3. Bedömning av anbud 4. Krav på anbudsgivaren (kvalifikationskrav) Förfrågningsunderlaget består förutom detta dokument även av följande bilagor: Bilaga 1 Kravspecifikation, skall-och börkrav (formulär som ska fyllas i av anbudsgivaren) 2(8)

Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Bilaga 6 Bilaga 7 Bilaga 8 Prisbilaga Avtalsutkast Processbeskrivning dikterare Processbeskrivning avskrivning Processbeskrivning avlyssning Allmänna avtalsvillkor för offentlig upphandling av varor. JYSE 2014 varor. Allmänna avtalsvillkor för offentlig upphandling av tjänster. JYSE 2014 tjänster. Anbudsgivaren ansvarar för att denne erhåller ett fullständigt förfrågningsunderlag. 1.5 Avtalsperiod Avtalsperioden är 3år, från och med att avtalet tecknas, med option till eventuell förlängning på 1 år. 1.6 Upphandlande enhet Upphandlande myndighet är Åda Ab, FO nr 2652001-2 1.7 Kontaktperson under anbudstiden Namn: Annette Korpi E-post: Anette.Korpi@ada.ax 1.8 Planerad tidplan för upphandlingen 2015 Aktivitet 21 september Annonsering av upphandlingen. 28 septemeber Sista dag att ställa frågor, tidsfrist 10 arbetsdagar innan anbudstiden går ut. 2 oktober Sista dag för svar, tidsfrist 6 arbetsdagar innan anbudstiden går ut. 12 oktober Sista dag att lämna anbud. Vecka 42 Vecka 42 Vecka 43- Utvärdering. Tilldelningsbesked Delgivning av val av levererantör Avtalstecknande. 3(8)

2 Regler för upphandling och anbud 2.1 Anbudslämnande Anbud ska sändas i slutet kuvert till: Åda Ab Elverksgatan 10, PB 35 22 100 MARIEHAMN, Åland, Finland Ytteremballaget och kuvertet bör märkas med texten Anbud Digital diktering. Anbud lämnade per e-post eller fax godtas inte. Sista inlämningsdag är den 12 oktober 2015 Anbud som lämnas försent beaktas inte, oavsett orsak. Anbud skall lämnas skriftligt på svenska i två kompletta exemplar ett original och en kopia. Samtliga eventuella bilagor skall vara förtecknade i anbudet. Som komplement till det skriftliga anbudet skall Leverantören lämna en anbudskopia med eventuella bilagor i digital form på USB-minne. Om Anbud lämnas personligen gäller ovan angivna adress och Anbudet ska lämnas i den brevlåda som finns utanför Åda Ab:s entré. 2.2 Anbudens giltighetstid Anbudet ska vara giltigt i 4 månader från och med sista anbudsdag. 2.3 Prisuppgifter Prisuppgifter för efterfrågat system ska anges som ett totalpris (licens, support, installation och utbildning). Samtliga prisuppgifter ska anges i EUR exklusive mervärdesskatt. Den upphandlande enheten betalar inga övriga extra kostnader eller avgifter. 2.4 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) Anbudsgivare ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i denna anbudsbegäran. Inga reservationer eller alternativa anbud (sidoanbud) accepteras. 2.5 Anbudsgivarens kontaktuppgifter Anbudsgivarens kontaktuppgifter ska anges i anbudet. 2.6 Frågor och svar under anbudstiden Alla förfrågningar som rör anbudshandlingarna ska skickas per e-post till kontaktpersonen för 4(8)

upphandlingen. Svar kommer att ges senast 1 oktober 2015. Namn: Anette Korpi E-post: anette.korpi@ada.ax För att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information, publicerar den upphandlande enheten alla frågor och svar gällande anbudshandlingarna på www.ada.ax Anbudsgivarna ansvarar för att hålla sig uppdaterade med de eventuella frågor och svar som publiceras angående upphandlingen. Om anbudsgivaren upplever krav i förfrågningsunderlaget som otydligt, orimligt, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att kontakta den upphandlande enheten på ovan nämnda e-postadress på ett så tidigt stadium som möjligt, så att missförstånd kan undvikas. Eventuella frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska ställas skriftligen senast 28.09.2015. Svar och andra kompletterande upplysningar lämnas kontinuerligt, dock senast 02.10.2015. Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att kontrollera huruvida nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av den upphandlande enheten under anbudstiden är bindande för både den upphandlande enheten och anbudsgivare. 2.7 Ersättning för anbud Ersättning för att upprätta anbud och delta i anbudsprocessen utgår inte. 2.8 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) Samtliga anbudsgivare kommer att erhålla meddelande om beslut. Meddelandet skickas via e- post i enlighet med leverantörens uppgifter, se avsnitt 2.5. 2.9 Avslutad upphandling och tecknande av avtal I upphandling under de tröskelvärden som anges i 16 UppHandL tillämpas inte väntetid, 77 nämnda lag e contrario, varför avtal kan komma att slutas innan utgången av eventuell besvärstid. Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av behöriga företrädare för den upphandlande enheten. Den upphandlande enheten förbehåller sig rätten att anta anbudet i sin helhet eller delar av det. 2.10 Hänvisningar till standarder Om det i denna anbudsförfrågan förekommer någon hänvisning till standarder, varumärken, patent, produkttyp, ursprung, specifik metod eller produktion, avses härmed att den hänvisningen följs av orden "eller likvärdig. 3 Bedömning av anbud Anbudet kommer att prövas och utvärderas i två steg. 5(8)

1. Prövning av anbudet, där kontroll av att alla "skall-krav" uppfyllts görs. 2. Utvärdering (tilldelning av kontrakt), där anbudens bör-krav utvärderas. Detta förfrågningsunderlag med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav, s.k. skall-krav. Endast de anbud som uppfyller samtliga skall-krav kommer att utvärderas. För uppfyllnad av skall-krav måste bilaga 1 vara fullständigt ifyllt. Ändringar i filen är inte tillåtna. Anbudsgivare som uppfyller skall-kraven samt kvalifikationskraven går vidare till utvärdering. Utvärdering kommer att ske med hänsyn till utvärderingskriterierna pris viktat mot kvalitet. Den anbudsgivare som efter uträknad poäng har den högsta poängen kommer att antas. För uppfyllnad av bör-krav måste bilaga 1 vara fullständigt ifylld. Ändringar i filen är inte tillåtna. Utvärderingen av anbud sker på följande sätt: Anbudet kommer att prövas och utvärderas i två steg. 1. Prövning av anbudet, där kontroll av att alla "skall krav" uppfyllts görs. 2. Utvärdering (tilldelning av kontrakt), där anbudens bör krav utvärderas. Detta förfrågningsunderlag med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav, s.k. skall krav. Endast de anbud som uppfyller samtliga skall krav kommer att utvärderas. För uppfyllnad av skall krav måste bilaga 1 (skall krav) vara fullständigt ifyllt. Ändringar i filen är inte tillåtna. Anbudsgivare som uppfyller skall kraven samt kvalifikationskraven går vidare till utvärdering. Utvärdering kommer att ske med hänsyn till utvärderingskriterierna pris viktat mot kvalitet. Den anbudsgivare som efter uträknad poäng har den högsta poängen kommer att antas. För uppfyllnad av bör krav måste bilaga 1 (bör krav) vara fullständigt ifylld. Ändringar i filen är inte tillåtna. Utvärderingen av anbud sker på följande sätt: Anbuden delas i två delar Pris 70% Börkrav 30% Pris Totalpris från bilaga 2, prisbilagan. Lägsta totalpris får maximala 70 poäng. För de övriga anbuden räknas poängen ut enligt följande: Lägsta pris/anbudets pris X 70. 6(8)

Börkrav Den maximala poängen är 30. Formel: Poäng pris + poäng börkrav = slutgiltiga poäng 4 Krav på anbudsgivaren (kvalifikationskrav) 4.1 Språk Åland är ett svenskspråkigt landskap i Finland. Anbudet och samtliga avtal och bilagor ska upprättas på svenska. 4.2 Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer Anbud kan lämnas av en leverantör. En leverantör har rätt att anlita underleverantörer för att fullgöra sina åtaganden. Användandet av underleverantör begränsar inte anbudsgivarens ansvar som huvudman för fullgörande av kontraktet. Om leverantören anlitar underleverantör ska anbudet innehålla uppgifter om respektive underleverantörs firma, FO-/organisationsnummer samt vilken del av åtagandet som ska fullgöras av respektive underleverantör. 4.3 Uteslutningsgrunder Anbudsgivare utesluts från upphandlingen om någon av uteslutningsgrunderna i 53 lagen (2007/348) om offentlig upphandling föreligger. Detta innebär bland annat att anbudsgivare utesluts från deltagande i upphandlingen om denne, eller dess underleverantör, begått något av de i nämnda paragraf angivna brott, till exempel bestickning, bedrägeri eller penningtvätt. Anbudsgivare kan även uteslutas från upphandlingen om någon av uteslutningsgrunderna i 54 lagen (2007/348) om offentlig upphandling föreligger. Detta gäller även underleverantörer. Detta innebär att anbudsgivare kan uteslutas från upphandlingen om den eller dess underleverantörer: är försatt i konkurs eller blir upplöst eller har avbrutit sin affärsverksamhet eller har skulder som har reglerats genom ett fastställt ackord, ett saneringsprogram eller genom något annat motsvarande program som grundar sig på lagstiftningen, är föremål för försättande i konkurs eller upplösning eller för något annat förfarande som avses i 1 punkten, genom en lagakraftvunnen dom har dömts för en lagstridig handling i anslutning till sin yrkesutövning, i sin yrkesverksamhet har gjort sig skyldig till en allvarlig förseelse, som kan styrkas av den upphandlande enheten, har åsidosatt sin skyldighet att betala skatter eller socialförsäkringsavgifter i Finland eller i etableringslandet, eller 7(8)

har lämnat väsentligt oriktiga uppgifter då den lämnat den upphandlande enheten uppgifter som gäller tillämpningen av kapitel 8 eller försummat att lämna de uppgifter som krävs. Anbudsgivaren ska intyga att anbudsgivaren inklusive eventuella underleverantörer inte är föremål för någon omständighet enligt 53-54 lagen (2007/348) om offentlig upphandling. För att styrka att samtliga skatter och sociala avgifter är betalda ska anbudsgivaren och eventuella underleverantörer, bifoga intyg från skattemyndighet eller från behörig myndighet i det land den är verksam. Anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska vara registrerade i yrkes- eller handelsregister och bifoga utdrag för att styrka registreringen. 4.4 Ekonomisk och finansiell situation Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk och finansiell situation att denne klarar av att fullgöra uppdraget och etablera ett långvarigt leverantörsförhållande med den upphandlande enheten. Anbudsgivaren skall på begäran av Åda Ab kunna lämna sådana uppgifter och utdrag som möjliggör en bedömning av leverantörens ekonomiska och finansiella situation. 4.5 Miljöarbete Anbudsgivaren bör ha ett aktivt miljöarbete som innehåller miljöpolicy och miljömål. Redogör för anbudsgivarens miljöarbete. 4.6 Kvalitetsarbete Anbudsgivaren ska vid avtalstecknande ha en dokumenterad rutin för kvalitetssäkring ISO 9001 eller likvärdigt. Redovisas på begäran. 8(8)