HANTERING AV DIGITAL INFORMATION HOS SKOLFASTIGHETER I STOCKHOLM AB

Relevanta dokument
HANTERING AV DIGITAL INFORMATION HOS AB FAMILJEBOSTÄDER

HANTERING AV DIGITAL INFORMATION HOS STOCKHOLMS STADS BOSTADSFÖRMEDLING AB

HANTERING AV DIGITAL INFORMATION HOS AB STOKAB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA BOSTÄDER

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS STADS PARKERINGS AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SKARPNÄCKS SKOLA

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS HÄSSELBY VÄLLINGBY STADSDELSFÖRVALTNING

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS KULTURFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS KISTA GYMNASIUM

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ROSS TENSTA GYMNASIUM

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSHUS AB

RAPPORT FRÅN INSPEKTION AV LÄNSKRIMINALPOLISAVDELNINGEN (POLISMYNDIGHETEN I STOCKHOLMS LÄN)

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS KATARINA SÖDRA SKOLA

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLM VATTEN AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STIFTELSEN HOTELLHEM I STOCKHOLM

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÄLDREFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS HAMN AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS AB STOCKHOLMSHEM

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERORTS VUXENGYMNASIUM

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB

Hantering av allmänna handlingar hos Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB)

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS KUNGSHOLMENS STADSDELSFÖRVALTNING

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÄRVUX

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS STADSBIBLIOTEK

Hantering av allmänna handlingar hos Kyrkogårdsförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

RAPPORT FRÅN INSPEKTION AV SÖDERTÖRNS POLISMÄSTARDISTRIKT (POLISMYNDIGHETEN I STOCKHOLMS LÄN)

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NACKA TINGSRÄTT

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS FARSTA GYMNASIUM

Hantering av allmänna handlingar hos fastighetskontoret

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ADOLF FREDRIKS MUSIKKLASSER

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖRBYSKOLAN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ BRÄNNKYRKA GYMNASIUM

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NACKA POLISMÄSTARDISTRIKT

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SPÅNGA-TENSTA STADSDELSFÖRVALTNING

Hantering av allmänna handlingar hos S:t Erik Livförsäkring AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NYA ELEMENTAR

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR VID ÄLVSJÖ STADSDELSFÖRVALTNING

HANTERING AV DIGITAL INFORMATION HOS FASTIGHETSKONTORET

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS VÄSTERORTS POLISMÄSTARDISTRIKT

Närvarande från förvaltningen: Kjell Sahlin, enhetschef för USK Stab och arkivansvarig Margaret Olsson, registrator Lisbeth Weibull, personalstrateg

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS LÄNSRÄTTEN I STOCKHOLMS LÄN

HANTERING AV DIGITAL INFORMATION HOS EXPLOATERINGSKONTORET

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖSTRA REALS GYMNASIUM

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR VID FARSTA STADSDELSFÖRVALTNING

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

Hantering av allmänna handlingar hos Micasa Fastigheter i Stockholm AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÅSÖ VUXENGYMNASIUM

Hantering av allmänna handlingar hos S:t Erik Försäkring AB

Hantering av allmänna handlingar hos Hägersten-Liljeholmens stadsdelsförvaltning

Hantering av allmänna handlingar hos Miljöförvaltningen

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS POLISMYNDIGHETENS OPERATIVA AVDELNING

Hantering av allmänna handlingar hos Stockholms stads Parkerings AB

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

Närvarande från Stadsholmen AB: Klas Heldesten Chefsjurist Svenska bostäder, arkivansvarig Christina Lillieborg Affärsomårdeschef/Stadsholmen

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS HOTELL- OCH RESTAURANGSKOLA SKOLA

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS FAMILJEBOSTÄDER

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLM VISITORS BOARD

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS BROMMA STADSDELSFÖRVALTNING

Hantering av allmänna handlingar hos Kulturförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos SGA Fastigheter AB

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS LJUSTERÖ- KULLA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS VAXHOLMS FÖRSAMLING

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

Hantering av allmänna handlingar vid Rinkeby-Kista stadsdelsförvaltning

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

Närvarande från Stadsarkivet: Karin Arvidsson Inspektionsförrättare

Närvarande från polismästardistriktet: Peter Sjögren, arkivansvarig sektionschef

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSMUSEET

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS TÄBY FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖSMO-TORÖ FÖRSAMLING

Hantering av allmänna handlingar hos Stockholms stadshus AB

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS JÄRFÄLLA KYRKOFÖRVALTNING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I SUNDBYBERG

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR VID HÄGERSTEN-LILJEHOLMENS STADSDELSFÖRVALTNING

Närvarande från Hyres- och arrendenämnden: Marie Adlén Lilja Administrativ chef och arkivansvarig

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stadsholmen

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖSTERÅKER- ÖSTRA RYDS FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS BOTKYRKA FÖRSAMLING

SAMMANFATTNING City polismästardistrikt, som med sina 1200 anställda är det största polismästardistriktet

Närvarande från stadsarkivet: Matilda Ekström, inspektionsförrättare Christina Moberg, protokollförare

Hantering av allmänna handlingar hos Mässfastigheter i Stockholm AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR VID RINKEBY-KISTA STADSDELS- FÖRVALTNING

Hantering av allmänna handlingar hos Stockholm vatten AB

Arkiv- och informationshantering i Stockholms stad en introduktion April 2019

Närvarande från Spånga gymnasium och grundskola: Deltog gjorde även Caroline Swenson, arkivarie på Utbildningsförvaltningen.

Hantering av allmänna handlingar hos Skönhetsrådet

Hantering av allmänna handlingar hos Enskede skola

Närvarande från stadsarkivet: Harald Löfgren Inspektionsförrättare Christina Moberg Protokollförare

Hantering av allmänna handlingar hos Norrmalms stadsdelsförvaltning

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING

Hantering av allmänna handlingar hos Stockholm Globe Arena Fastigheter AB

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen

Transkript:

S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-01-14 DNR 9.3-14146/10 SSA 2010:19 Skolfastigheter i Stockholm AB Att: Katarina Kamph Kopia: Stockholms Stadshus AB HANTERING AV DIGITAL INFORMATION HOS SKOLFASTIGHETER I STOCKHOLM AB Närvarande från SISAB: Katarina Kamph Kristina Lindahl Erika Öström Ludmila Rodoniova Närvarande från stadsarkivet: Matilda Ekström Martin Ståhl Kontorschef/arkivansvarig Registrator Registrator Ritningsansvarig Inspektionsförrättare Protokollförare INLEDNING Som ett led i Stockholms stadsarkivs kampanjtillsyn av hanteringen av digital information inom valda verksamhetsområden hos åtta av stadens förvaltningar och bolag inspekterades som femte verksamhet Skolfastigheter i Stockholm AB den 1 december 2010. Kampanjtillsynen är ett komplement till den ordinarie tillsynen av stadens myndigheter. Stadsarkivet inspekterade hanteringen av allmänna handlingar vid Skolfastigheter i Stockholm AB (här förkortat SISAB) senast den 23 november 2004. Kampanjtillsynen vid SISAB fokuserade på hanteringen av en viss handlingstyp på det digitala informationsområdet, nämligen ritningar. Ritningarna uppstår i projekteringen av ny- och ombyggnader av fastigheter inom förskole- och skolområdet och framställs med hjälp av en speciell programvara (Autocad), men förvaras inte i något system. Vid inspektionen den 1 december kunde vissa brister betr. bolagets hantering av ritningarna konstateras. Främst rörde det sig om avställningen. Ritningarna måste tas om hand och förbli läsbara under den tid de ska bevaras. Bolaget måste också Box 22063, 104 22 Stockholm. Telefon 08-508 28 300. Fax 08-508 28 301 stadsarkivet@ssa.stockholm.se Besöksadress Kungsklippan 6 www.ssa.stockholm.se

SID 2 (6) säkerställa att de inte kan förvanskas. Dessutom måste arkivredovisningen uppdateras. Stadsarkivet ser positivt på att bolaget har för avsikt att gå över till processorienterad informationsredovisning under nästa år. Ett processkartläggningsarbete har delvis redan gjorts i verksamheten och behöver anpassas så att det kan användas i den kommande informationsredovisningen. Sedan tidigare gäller att Stockholms stads verksamheter ska upprätta en strategi för långtidslagringen av sin digitala information. Strategin definieras numera som ett antal aktiviteter i en arbetsprocess, som förvaltningen/bolaget måste gå igenom. De obligatoriska momenten i strategin är att först fastställa ansvarsfördelningen (roller/arbetsuppgifter), sedan att värdera informationen i bevarande- och gallringshänseende, därefter att redovisa den (i dokumenthanteringsplan/ hanteringsanvisningar samt i arkivredovisning) och slutligen att bestämma sig för hur informationen ska hanteras, om den ska ligga kvar i sin ursprungliga systemmiljö eller om den ska tas ut med regelbundna intervaller (arkivuttag). Det är också detta upplägg som inspektionen (och därmed rapporten) följer.

SID 3 (6) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Skolfastigheter i Stockholm AB att: - Uppdatera bolagets ansvarsfördelning med information om roller och arbetsuppgifter, så att även hanteringen av den digitala informationen (bl.a. inom ritningshanteringen) täcks. - Dokumentera tillämpningen av SSA 2007:12 i bolagets hanteringsanvisningar. - Uppdatera arkivbeskrivningen. -Uppdatera arkivförteckningen. - Uppdatera sina hanteringsanvisningar. - Utreda behovet av att ta ut information som arkivfiler. SISAB ska senast den 2011-05-31 åtgärda föreläggandena, samt skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Skolfastigheter i Stockholm AB att: - Ta ställning till om informationen ska levereras till stadsarkivet eller lagras vid bolaget (utgå från interna och externa återsökningsbehov).

SID 4 (6) Ansvar och arbetsuppgifter SISAB har utsett den kontorschefen till arkivansvarig. Enligt stadens arkivregler ska ansvaret för bolagets information fördelas och dokumenteras. SISAB har en överlag tydlig ansvarsförmedling, främst vad gäller analoga handlingar. SISAB måste emellertid uppdatera ansvarsfördelningen med roller och arbetsuppgifter, så att den även täcker in hantering av all (dvs. även digital) information, företrädesvis inom det område som granskades vid inspektionen (ritningshanteringen). SISAB ska uppdatera bolagets ansvarsfördelning med information om roller och arbetsuppgifter, så att även hanteringen av den digitala informationen (bl.a. inom ritningshanteringen) täcks. Avgöra vilken information som ska bevaras Enligt Stockholms stads arkivregler (Kfs 2007:26) ansvarar varje förvaltning och bolag i staden för att regelbundet pröva gallringsbehovet och värdera den information som uppstår i verksamheten. Informationsvärderingen utförs av förvaltningen eller bolaget och stadsarkivet fattar sedan ett beslut om gallring. Arkivreglerna ställer också krav på att den beslutade gallringen verkligen genomförs. Den information som ska bevaras är den som ska prioriteras vad gäller insatser för långtidslagring. För SISABs del finns flera gallringsbeslut, bl.a. för ritningarna (SSA 2001:12). Projekten, i vilka bl.a. byggnadsritningar avsätts, är indelade i två kategorier: den ena ska bevaras och den andra gallras. SISAB måste se till att bestämmelserna i gallringsbeslutet följs, att de ritningar som ska bevaras också tas om hand på rätt sätt och bevaras i digital form, och inte som nu, skrivs ut och förvaras på papper. Den gallring som sker enligt stadens generella gallringsbeslut (SSA 2007:12) för handlingar av ringa och tillfällig betydelse måste dokumenteras i bolagets informationsredovisning, t.ex. i hanteringsanvisningarna. SISAB ska dokumentera tillämpningen av SSA 2007:12 i bolagets hanteringsanvisningar. Redovisa informationen SISAB:s digitala ritningar ska, tillsammans med bolagets övriga allmänna handlingar, redovisas i dokumenthanteringsplanen (hanteringsanvisningarna) samt

SID 5 (6) i arkivredovisningen (arkivbeskrivningen och arkivförteckningen). För arkivredovisningen gäller att resp. system ska redovisas i sitt verksamhetssammanhang, dvs. att inte alla system redovisas i en och samma serie, på ett ställe i arkivförteckningen. Om ett system har flera funktioner och därför innehållsmässigt passar in i flera serier i förteckningen, redovisas systemet mera utförligt på ett ställe, med ev. hänvisningar till andra serier. Detta kan göras i innehållsförteckningen el. motsv. För dokumenthanteringsplanen gäller redovisning enligt samma principer. Systemen redovisas beroende på vilken funktion som informationen har. SISAB måste uppdatera såväl sina hanteringsanvisningar som sin arkivredovisning (arkivbeskrivning/arkivförteckning) med information om de digitala ritningarna. SISAB ska uppdatera arkivbeskrivningen. SISAB ska uppdatera arkivförteckningen. SISAB ska uppdatera sina hanteringsanvisningar. Välj tidpunkt för arkivering och långtidslagring Framtida hantering av de digitala ritningarna hos SISAB måste utredas av bolaget. Informationen måste kunna läsas och förstås under hela den tid den ska bevaras. SISAB gör inga arkivuttag. SISAB ska utreda behovet av att ta ut information som arkivfiler. Rekommendationer SISAB bör ta ställning till om informationen ska levereras till stadsarkivet eller lagras vid bolaget (utgå från interna och externa återsökningsbehov). Stockholms stadsarkiv 2011-01-14 Matilda Ekström Inspektionsförrättare

SID 6 (6) Mer information om hur digital information ska hanteras finns på stadsarkivets hemsida: http://www.ssa.stockholm.se/sv/om-stadsarkivet/arbetar-for-godarkivhantering/vagledningar/ Arbetet med att ta fram en strategi för långtidslagring av digital information beskrivs överskådligt i vägledningen Att hantera digital information steg för steg : http://www.ssa.stockholm.se/upload/arkivvard/handledningar2009/att%20hanter a%20digital%20inforamtion%20steg%20för%20steg%202009.pdf