Projektmetodik Andreas Lenshof Institutionen för Biomedicinsk Teknik LTH, Lunds Universitet
Agenda Projekt? Teamet Projektstrukturen Projektplanen Projektorganisationen
Projekt? Vad är egentligen ett projekt? Varför jobba i projektform?
Projekt? Ex. Flera aktiviteter. Samordningsbehov av aktiviteter. Målorienterat. Bestämd varaktighet.
Projekt? Mål Resurser Tid
Projektexempel - Sagan om projektet Mål Resurser Tid
Projekt? Mål Mål? Deadline? Budget? Resurser Tid Alla dessa krävs för att genomföra ett projekt!
Teamet Vad stärker teamet? Vad försvagar det? http://joshuareich.org/2014/10/30/build-team/
Teamet Vad stärker teamet? Oberoende Lär varandra Engagemang Självorganisering Förtroende Samarbete Samma mål Vad försvagar det? Misstro Egen agenda Oengagemang Styrande Olika mål
Teamet Vad kännetecknar ett framgångsrikt team? Kommunicera Lösa problem Hantera konflikter Ge och ta feedback Lyssna Leva sig in i andras situation Uppfatta betydelsen av värderingar och normer
Projektstrukturen Grindhål (Tollgate) Viktiga beslutspunkter Ref. Lööw, Att leda och arbeta i projekt, Liber, 2003
Projektplanen 1. Bakgrund/syfte/mål 2. Avgränsningar 3. Åtgärds- /resursplanering 4. Tidsplanering 5. Projektorganisation 6. Information / förankring
Projektplanen Bakgrund/syfte/mål Bakgrund Behov Problem Tidigare utredningar Resultat av eventuell förstudie Intressent-analys Riskanalys Varför idén till projektet väcktes Syfte Vilken avsikt/ändamål har projektet Varför det skall genomföras Mål Viktigt att projektgruppen förstår det övergripande målet
Projektplanen Bakgrund/syfte/mål Milstolpar (Etappmål) (Sätts med fördel av projektgruppen gemensamt) Förstudie Informationsinsamling Projektplan Bearbetning / analys Förslag / åtgärder Start och genomförande Presentation av resultat Information och förankring Uppföljning / utvärdering
Projektplanen Avgränsningar Avgränsa milstolparna och projektet så att det inte flyter ut och bli ohanterligt Fallgrop: Nya spännande mål som tillkommer vilket kan sluta i ett evighetsprojekt
Projektplanen Åtgärds-/resursplanering Åtgärder Vad krävs för att nå milstolpar? Resurser Vem ansvarar för vad? Budget Hur har ni koll på hur mycket pengar ni använt? Hela gruppen? Projektledaren?
Projektplanen Tidsplanering Tidsplaner använd för att: aktiviteterna många gånger är beroende av varandra de förenklar samplanering med andra aktiviteter det gör det lättare att fördela resurser de är pådrivande de ger överskådlig information de skall följas upp en genomtänkt tidsplanering gör det lättare att sälja in idéer
Projektplanen Tidsplanering Påverkanskurvan
Projektplanen Tidsplanering Förberedelse inför att göra en tidsplan 1. Börja med att bestämma starttid, sluttid och uppföljning för projektet. 2. Bedöm vilka tidsmått som krävs (veckor, månader etc.) 3. Skriv ned vilka aktiviteter som skall göras. 4. Gör klart för er vilka aktiviteter som är beroende av varandra (gärna innan ni skriver ned dem), för att få dem i rätt ordningsföljd. 5. Skriv ned de fasta tidpunkter som ni redan känner till. Oftast lättast att börja med den tidpunkt projektet skall vara färdigt och jobba sig bakåt. 6. Markera tider som kommer räknas bort vad gäller arbetstimmar, t. ex. jul, påsk, tentor, etc.
Projektplanen Tidsplanering Tidsestimering Estimera genom att jämföra Jämför projektet med andra projekt Detta delmomentet är som det där momentet, så estimatet bör vara samma. Om du inte kan estimera en uppgift kan den vara/är den för stor
Projektplanen Tidsplanering Tidsestimering Estimat ger oss en bild av Hur mycket arbete hinner vi utföra på en viss tid? Hur mycket har vi utfört? Hur mycket har vi framför oss? Olika sätt att estimera är poäng, tid och t-shirtstorlek.
Projektplanen Tidsplanering Tidsestimering T-shirtstorlek Uppgiftens storlek är S, M eller L (eller XXXL) Påverkas av Hur svår den är Hur omfattande den är Snabbt sätt att jämföra uppgifter
Projektplanen Tidsplanering Tidsestimering Uppgifter behöver vara nedbrutna i detalj Krävs att man gjort någonting liknande för att kunna ge ett estimat Påverkas av Hur svår den är Hur omfattande den är I timmar eller dagar
Projektplanen Tidsplanering Tidsestimering Nedbrytning Nedbrytning av ett moment till mindre delmoment eller uppgifter Ibland mycket användbart Men - alltför omfattande nedbrytning kan skapa problem
Projektplanen Tidsplanering Arbetsfördelning Se till att en enskild gruppmedlem inte får en orimligt hög arbetsbörda (jmf med andra) Gruppmedlem Runda 1 Runda 2 Anders 3 5 Viveka 8 5 Lars 2 5 Ylva 5 8
Projektplanen Tidsplanering Arbetsfördelning Se till att en enskild gruppmedlem inte får en orimligt hög arbetsbörda (jmf med andra) Gruppmedlem Runda 1 Runda 2 Anders 3 5 Viveka 8 5 Lars 2 5 Ylva 5 8
Projektplanen Tidsplanering PERT Project Evaluation Review Technique Främst vid större projekt Visar hur de olika aktiviteterna är kopplade till varandra Kritiska linjen Den följd av aktiviteter som tar längst tid
Projektplanen Tidsplanering Gantt-schema
Projektplanen Tidsplanering Gantt-schema
Projektplanen - Exempel Automatisk krukväxtvattnare Antag följande bakgrundsinfo Standardväxt (ingen orkidé, kaktus eller liknande som vattnas på speciellt sätt) Växten sitter i kruka med jord Växten skall ej torka ut Står på fat med avrinningsmöjligheter (hål i botten)
Projektplanen - Exempel Automatisk krukväxtvattnare Ingående komponenter Vattningstrigger Vattenreservoir Pump Mikrokontroller
Projektplanen - Exempel Automatisk krukväxtvattnare Alternativ Vattningstrigger Konstant vattentillförsel Väderberoende (tempmätning, ljusdetektor) Fuktsensor Vattenreservoir Vattenslang från kran Tank Vätskenivåvakt larm (ljus/ljud?) Pump Sprutpump Tryckdrivet Rullpump Mikrokontroller Raspberry Pi Arduino
Projektplanen - Exempel Nedbrytning & Ganttschema Specifikation Planering Milestone 1: Planering Beställa hem komponenter Fuktsensorn få ut mätdata kalibreringskurva Milestone 2: fungerande sensor Vattentank fungerande vätskenivåvakt larmsystem Milestone 3: fungerande tanksystem Pump Milestone 4: fungerande pumpanordning Mikrokontroller Kommunikation Insignal Fuktsensorn Insignal Vattentank Insignal Pump Utsignal Pump Utsignal Larm om låg vattennivå Milestone 5: Fungerande kommunikation Reglersystem Milestone 6: Färdig produkt Automatisk krukväxtvattnare 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Projektorganisationen Styrgrupp Projektledare Projektdeltagare Styrgrupp Projektledare Projektgrupp Referensgrupp Referensgrupp Arbetsgrupp Arbetsgrupp Arbetsgrupp
Projektorganisationen Styrgrupp/Ledningsgrupp Definierar målsättningen Anger ramar och förutsättningar Godkänner tidsplaner och resursfördelning Godkänner ändringar av dessa
Projektorganisationen Projektledare Leder och fördelar arbetet Gör aktivitets- /tids- /resursplan Avrapporterar till styrgrupp Informerar Driver på
Projektorganisationen Projektdeltagare Sköter det löpande arbetet Sköter detaljbesluten Svarar för att uppgjorda planer hålls Förankrar och stämmer av arbetet i linjeorganisationen Kan tillsätta arbetsgrupper
Projektorganisationen Referensgrupp Ska få kontinuerlig information Fungerar som rådgivare
Kommunikation Hur sköts kommunikationen inom gruppen? Regelbundna möten E-mail Facebook Dropbox Google-drive eller motsvarande
Sammanfattning För att lyckas i projektet: 1. Börja i tid!! 2. Gör en projektplan 3. Tidsplanera 4. Kommunicera!
Till sist- Er projektplan tydligt framgå vad uppgiften är hur uppgiften ska genomföras när olika delmål skall vara uppfyllda (milestones) hur ofta man ska ha handledarmöten hur gruppen skall kommunicera projektets gång internt Detta och mer information står även i kurs-pm
Frågor?