Bilaga 3 Famnas kompetensforum i ehälsa Delrapport analys- och planeringsfasen Stockholms Sjukhem
Kartläggningsaktiviteter Vid start av projektet informerade vi om projektet på gemensamt APT möte, samt även på nattpersonalens gemensamma nattmöte. Alla yrkesprofessioner har deltagit på mötena, sammanlagt har det varit 65 personer. Eftersom projektet inriktar sig på kompetensutveckling inom e-hälsa för omvårdnadspersonal (undersköterskor) så har självskattningsenkäter delats ut av dokumentationsansvariga med hjälp av e-hälsocoacher på varje våning. I samband med att själskattningsenkäten lämnats ut har information om projekt och syftet med själskattningsenkäten. Sammanlagt har 84 personer fått information och möjlighet att fylla i enkät. 82 personer valde att fylla i självskattningsenkät. Även nattpersonal fått information och möjlighet att fylla i enkät. Vi har haft sammanlagt 5 workshops där 45 stycken omvårdnadspersonal har blivit utsedda av enhetscheferna att delta. Det deltog sammanlagt 32 personer. Fördelning av deltagare har varit jämt fördelat vid de olika tillfällena för workshopen. Första workshopen var endast för de dokumentationsansvariga, för att få med vilka behov dom har i sin roll. Workshopen utgick från de frågor som var med i självskattningsenkäten. Varje fråga i enkäten diskuterades mer eller inte mindre beroende på gruppens behov. Resultat Självskattningsenkät 2
3
4
Kommentar: 2 medarbetare har valt att inte svara på frågan. Kommentarer till självskattningsenkät När har man tid att göra det? Det mesta jag kan och använder har jag listat ut på egen hand. Men jag är säker på att det finns mycket jag inte känner till och vet om att det är en viktig del. Känner mig trygg och säker. Behöver mer information om datakunskap 5
Detta skulle jag vilja ha djupare kunskap i Dokumentationen och fler datorer Mer fördjupning i journalsystemet SafeDoc Djupare kunskap i SafeDoc. Grundkurs i dator. Hitta manualer på insidan. Dokumentation repition Dokumentation I att dokumentera SoL Nattgenomförandeplan Lära sig allt att känna till i datasystemet. Hur SafeDoc kan användas mer praktiskt och enkelt. SafeDoc vill ha mer kunskaper i SafeDoc E-dokumentation Jag behöver mera kunskap. Datakunskap, skriva ut, beställa varor, hur mycket man ska skriva om en boende Om SafeDoc Djupare kunskap i vad man får och bör skriva i SafeDoc. Kortkommando och kopiera & klistra in 6
Resultat Workshop Utbildningsbehov Utbildningsbehov undersköterskor Behov av utbildning av grundläggande databaskunskaper t. ex Kortkommando som kan vara till nytta vid arbete i digitala verktyg (kopiera, klistra in). Hur logga in i dator med siths kort Ändra PIN-kod för e-tjänstekort Skrivarinställningar Skapa olika dokument t. ex i word Lära sig navigera på Insidan, svårt att hitta dokument Behov av utbildning i SafeDoc då många inte har fått en utbildning, utan kunskap överförts från person till person. Utbildning endast vid införande av systemet. Behov av utbildning i avvikelsehantering både i SafeDoc och Händelsevis. Medarbetare vet inte vad som ska registreras var. Behov av utbildning av Office 365 I självskattnings enkät har det framkommit att medarbetare inte har tillräckliga kunskaper ur man använder sin mail (läsa, skriva, svara, skriva ut bilagor), men på workshop upplevdes inte detta som ett behov. Mitt under pågående workshops period byttes Outlook ut mot Office 365, så i de 2 sista workshopen beskrevs ett behov av utbildning. Utbildningsbehov dokumentationsansvariga Dokumentationsansvariga uttrycker behov av fördjupad utbildning i SafeDoc och dess olika funktioner för att kunna vara ett bättre stöd för medarbetare och för att se möjligheter med systemet för att ev genomföra förbättringsarbete för SoL. Introduktionsbehov För att nå ut med information till nyanställda vilka program och system behövs en enkel checklista och en mer djupgående lathund. Checklistan ska innehålla vilka program och system som används för medarbetare samt när utbildning/genomgång av dessa har utförts. I rekrytering informera om att dokumentation enligt SoL utförs i SafeDoc. Idag nämns inget att medarbetare ska dokumentera. 7
Strukturella behov Behov av rutiner/riktlinjer för hur/vad man ska dokumentera i SafeDoc. det dokumenteras olika mellan våningarna, t.ex egentid dokumenteras och utförs endast av KM på vissa våningar, på de andra våningarna dokumenteras egentid av den som utför detta. mycket dubbeldokumentation t.ex. statistik Erbjuden utomhusvistelse/genomförd utomhusvistelse, då en del våningar dokumenterar detta både i statistik och daganteckning. idag används både listor (papper) på uppgifter som sedan ska dokumenteras i SafeDoc vem dokumentera vad mycket upprepningar framför allt i genomförandeplan hur ofta ska genomförandeplan uppdateras? Vid stora förändringar? Vid varje förändring, stor som liten? när och hur ofta ska genomförandeplan skickas till biståndshandläggare? hur mycket ska skrivas om boende vad ska skrivas i daganteckning? Behov av mer struktur i SafeDoc definitioner på rubriker/sökord otydliga rubriker/sökord saknas alla rubriker/sökord används inte mycket dubbeldokumentation t.ex statistik Erbjuden utomhusvistelse/genomförd utomhusvistelse statistik delad på SoL och HSL Behov av hjälp med hur innehåll ska formuleras vid dokumentation i SafeDoc. medarbetare har inte svenska som modersmål och har svårt med stavning. medarbetare upplever det svårt med formulering av innehåll under vissa rubriker/sökord Dokumentationsansvariga Dokumentationsansvariga har behov av rollbeskrivning Vad ingår i deras arbetsuppgift som dokumentationsansvarig o Medarbetare förväntar sig att dom kan allt om datorer, d.v.s. inte bara SafeDoc o Hur mycket tid ska avsättas för rollen idag finns inte tid avsatt. o Nya arbetsuppgifter förväntas utföras utan introduktion om hur det ska utföras och varför det ska utföras. Behov av information om vad som utvecklas/sker i SafeDoc för att kunna informera medarbetare samt bidra till förbättringsarbete. Behov av möten med endast dokumentationsansvariga, för att kunna byta erfarenheter etc. 8
Tillgänglighet Medarbetare beskriver att det inte finns tid för att dokumentera/läsa i SafeDoc, läsa mail etc pga: Svårt att planera in då det är mycket aktiviteter som ska utföras med boende Många medarbetare arbetar deltid och har då många arbetspass som är korta. Finns inte tillräckligt med personal vid övergång mellan dag och kväll, för att skapa rutin för att dokumentera, läsa mail, tyst rapport etc. Nätverket är långsamt SafeDoc är långsamt Behov av fler datorer För få datorer, de datorer som finns på expedition är oftast upptagna av sjuksköterskor, läkare, studenter. De datorer som finns är långsamma Behov av dokumentationsrum Många behöver lugn och ro för att kunna koncentrera sig för att dokumentera/ tyst rapport. För att få sitta ostört och dokumentera, tappar koncentrationen vid avbrott. Idag har man larmtelefonen med sig vid planerad tid för dokumentation och blir då avbruten. Sitter medarbetare på expedition och dokumenterar blir dom avbrutna av anhöriga och andra medarbetare som önskar samtala, ställa frågor. Förslag ny digital teknik Läsplattor Lättare att läsa information om boende direkt på plats Lättare att dokumentera direkt på plats. T ex fota sår direkt in i journalen. Övrigt som kommit upp i kartläggningsaktiviteterna Telefonerna Innehålla en standard på kontaktlista Kunna koppla vidare telefonsamtal Digitalisering av: Signeringslistor som finns t.ex administrering av läkemedel, vändschema, vätskelista etc. Levnadsberättelse Så mycket som möjligt som idag finns i papper ska finnas tillgängliga i SafeDoc 9
Prioritering av resultat Prioritering av de behov som kom framkom i workshopen har prioriterats enligt PICK-graf tillsammans med dokumentationsansvariga. För att fastställa vilka behov som ska genomföras under projektet. Gör inte, avfärda Överväg, utmana Digitalisering av pappersdokumentation Läsplattor Möjligt Behov av utbildning i avvikelsehantering, både i SafeDoc och Händelsevis Behov av flera datorer Genomför Behov av utbildning i grundläggande databaskunskaper Behov av att navigera på Insidan Behov av utbildning i SafeDoc Dokumentationsansvariga har behov av rollbeskrivning Dokumentationsansvariga behov av fördjupad utbildning i SafeDoc Behov av struktur i SafeDoc Behov av rutiner/riktlinjer för hur/vad man ska dokumentera i SafeDoc Telefonerna standard kontaktlista Behov av utbildning i Office 365 Behov av hjälp/stöd för hur innehåll ska formuleras vid dokumentation i SafeDoc Introduktionsbehov checklista, en mer djupgående lathund, utbildning Behov av dokumentationsrum Behov som inte kan prioriteras för att projektet inte tror sig kunna påverka dessa: Medarbetare beskriver att det inte finns tid för att dokumentera/läsa i SafeDoc, mail, etc Vid rekrytering informera att dokumentation sker enl SoL i SafeDoc.
Handlingsplan Identifierade behov i verksamheten Mål Aktivitet Mått 51 medarbetare upplever att dom inte har tillräcklig kunskap för att använda dator i arbetet medarbetare uppleva att de har tillräckliga grundläggande databaskunskaper för att använda digitala verktyg i sitt arbete. Utredning av vad som ska ingår i grundläggande databaskunskaper. Genomföra utbildning i grundläggande databaskunskaper. Via SSH projektets enkätutvärdering följa medarbetarnas upplevelse av tillräckliga databaskunskaper för att använda dator i sitt arbete. 38 medarbetarna upplever att dom inte har tillräcklig kunskap för att använda sin mail. medarbetare uppleva att de har tillräckliga kunskaper att använda Office 365. Genomföra utbildning i Office 365 Via SSH projektets enkätutvärdering följa medarbetarnas upplevelse av tillräckliga kunskaper för att använda sin mail. 51 medarbetare upplever att dom inte har tillräckliga kunskaper i journalsystemet SafeDac. medarbetare uppleva att de har tillräckliga kunskaper att dokumentera i SafeDoc. Utredning vad som ska ingå i grundläggande utbildning för SafeDoc Genomföra utbildning i SafeDoc för medarbetare Via projektets enkätutvärdering följa medarbetarnas upplevelse av tillräckliga kunskaper i journalsystemet SafeDoc. Införa grundläggande utbildning vid introduktion av nyanställda. 11
Identifierade behov i verksamheten Mål Aktivitet Mått Dokumentationsansvariga upplever att dom inte har tillräcklig med kunskaper om Safedoc och dess olika funktioner för att kunna vara stöd åt medarbetare. dokumentationsansvariga uppleva att de har tillräckligt med fördjupad kunskap om SafeDoc och dess olika funktioner. Utredning vad som ska ingå i utbildning i SafeDoc för dokumentationsansvariga. Genomföra utbildning i SafeDoc. Via projektets enkätutvärdering följa medarbetarnas upplevelse av tillräckliga kunskaper i journalsystemet SafeDoc. Skapa forum för dokumentationsansvariga för att kunna byta erfarenheter, få del av nyheter i SafeDoc. Dokumentationsansvariga upplever sin roll som otydlig då det inte vet vilka arbetsuppgifter som förväntas av dom. dokumentationsansva riga känna sig säker i sin roll och veta vilka arbetsuppgifter som ingår i deras ansvar. Ta fram en rollbeskrivning för dokumentationsansvari ga. Rollbeskrivning är klar i juni 2018 och dokumentationsansvariga har tagit del av denna 58 medarbetare vet inte hur, var och vad dom ska dokumentera i journalsystemet SafeDoc medarbetare uppleva att dom vet hur/var dom ska dokumentera i SafeDoc. Ta fram rutiner/riktlinjer Se över konfigurering i SafeDoc Ta fram hjälp/stöd för hur innehåll ska formuleras vid dokumentation i SafeDoc Via SSH projektets enkätutvärdering följa medarbetarnas upplevelse av tillräckliga kunskaper i journalsystemet SafeDoc. Skapa manualer/lathundar Skapa checklista introduktion 12
Identifierade behov i verksamheten Mål Aktivitet Mått Medarbetare upplever problem med avvikelsehantering i de båda systemen (SafeDoc och Händelsevis) medarbetare uppleva att dom vet hur och var avvikelser ska dokumenteras. Genomföra utbildning i avvikelsehantering i SafeDoc Genomföra utbildning i avvikelsehantering i Händelsevis. På styrgruppsmöte med Stockholms Sjukhems styrgrupp 160613 lyftes nedanstående behov ut ur handlingsplan då det pågår ett projekt att förbättra Insidan. Den nya Insidan ska publiceras efter sommaren. Identifierade behov i verksamheten Medarbetare upplever problem med att navigera på Insidan. Mål Aktivitet Mått medarbetare uppleva att dom vet hur man hittar dokument mm på Insidan Genomföra utbildning om Insidan 13
Kartläggning 4R På de workshop vi genomförde, framkom det från flera medarbetare att det känns positivt att projektet nu lyssnar på undersköterskornas behov av kompetensutveckling inom ehälsa. Vi har därför valt att titta närmare på hur fördelning av utbildning ser ut mellan män och kvinnor samt hur det ser ut mellan de olika professionerna. Vi frågade enhetscheferna om hur dom upplever fördelning av utbildning mellan män och kvinnor samt yrkesprofession för den personal dom ansvarar för. Våning 3 R1 Profession Kvinnor Män Totalt Undersköterskor 28 5 33 Sjuksköterskor 6 0 6 Kommentar: För våning 3 ingår sjuksköterskor och undersköterskor (löpare) som arbetar natt, samt personal på yngre demens. R2 Det är individuellt och utgår från utbildningsplan. R3 Det finns utbildningar som är återkommande och gäller all personal. Våning 4 och 5 R1 Våning Profession Kvinnor Män Totalt Våning 4 Undersköterskor 14 1 15 Våning 4 Sjuksköterskor 2 0 2 Våning 5 Undersköterskor 15 4 19 Våning 5 Sjuksköterskor 2 0 2 R2 Upplever generellt att det satsas lika för de olika yrkesgrupperna och att ingen skillnad görs mellan kvinnor och män. 14
R3 Många utbildningar som genomförs är inte yrkesspecifika. Våning 6 och 7 R1 Våning Profession Kvinnor Män Totalt Våning 6 Undersköterskor 14 2 16 Våning 6 Sjuksköterskor 2 0 2 Våning 7 Undersköterskor 13 1 14 Våning 7 Sjuksköterskor 2 1 3 R2 Upplever inte att det är någon skillnad på fördelningen av utbildning mellan kvinnor och män eller yrkesprofession. R3 De utbildningar som erbjuds är både till undersköterskor och sjuksköterskor utefter krav, avtal, verksamhetens behov och personliga intresse för utbildning. R4 Gemensamt för samtliga våningar Stockholms sjukhem har en policy för jämställdhet och diskriminering samt en handlingsplan för jämställdhet och mångfald. Handlingsplan upprättas var tredje år i samverkan med fackliga organisationer. Övergripande mål i handlingsplanen är att: både män och kvinnors kompetens skall utvecklas och tillvaratas medarbetare skall ha jämställda möjligheter till t.ex. utbildning, befordran, projektdeltagande och utveckling i arbetet arbetsplatsen, arbetsmetoder, arbetsorganisation och arbetsförhållanden ska anordnas så att det lämpar sig för både män och kvinnor 15