IAD Svenska AB Box 616 SE-101 32 Stockholm Sverige EU: +46 (0)8-714 03 90 www.iad.se IAD International Inc. 3601 W Commercial Blvd, Suite 28 Ft Lauderdale, FL 33309 United States US: +1(954)-979-2700 www.iad-usa.com TIME MANAGEMENT Wonderware Scandinavia AB 2013-01-15
Time Management Peter Dexner IAD Svenska AB 2013-01-11 Invensys 1 CV Hemglass Marknadsavdelning Universitetsstudier Eget dataföretag Fastighetsmäklare Florida VD dataföretag Universitetslektor systemvetenskap/ek Organisationsutveckling IAD Översikt Förändring Organisationskultur Mål och planering Mänskligt Personlig organisation, mail och telefon Mötes-effektivitet Stresshantering handlingsplan 2013-01-11 Invensys 3 2013-01-11 Invensys 4 1
Förändringsprocessen 2013-01-11 Invensys 5 2013-01-11 Invensys 6 Förlorarfällan 2013-01-11 Invensys 7 2013-01-11 Invensys 8 2
En vanlig dag på jobbet... Tidlogg Lär känna Dig själv & bli överraskad Skriv ned dagens 3 viktigaste uppgifter Logga fortlöpande allt Du gör under 5 dagar 2013-01-11 Invensys 9 2013-01-11 Invensys 10 Utvärdera Peak performance? När är du minst effektiv? Gjorde du dagens tre viktigaste uppgifter? När? 7 5 8 50 100 9 60 Varför inte? 90 10 75 80 11 90 å iv n 70 12 95 s n 60 13 90 tio a 50 14 85 tr n e 40 15 85 c n 30 16 80 o K 20 17 70 10 18 60 19 0 50 20 45 9 7 8 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 40 Klocks lag 21 22 30 Buzz Group Vanligaste tidstjuvarna? Prime time, tydlig? Åtgärder? 2013-01-11 Invensys 11 2013-01-11 Invensys 12 3
Delegering Förutsätter tro på medarbetarens kompetens och förmåga 2013-01-11 Invensys 14 Varför Delegering Förnyelse Utveckling Stimulans Ansvarskänsla Tillfredsställelse Självförtroende Insyn Förståelse Kunskap Främjar internrekrytering Frigör resurser hos ledaren/chefen/expert Berörda löser egna problem. 2013-01-11 Invensys 15 Fel vid delegering Bara tråkiga uppgifter Bara för svåra uppgifter Bara till favoriter Behåller Äran Abdikerar Känner sig som en slavdrivare Kontrollbehov Vill se upptagen ut Micromanagement Ingen uppföljning Effektiv delegering Rätt person Klara instruktioner, mål & delmål Ge Befogenhet Uppföljning Stöd, led och lär Ta ansvar - inte äran Se upp för Falsk Effektivitet 2013-01-11 Invensys 16 2013-01-11 Invensys 17 4
Hur man säger Nej smart 1. Nej + Argument 2. Nej + Alternativ Balansera din tid 8 t. Sömn 8 t. Fritid 8 t. Arbete 2013-01-11 Invensys 18 2013-01-11 Invensys 19 Prestation Stresskurvan Eustress Topp Distress Välbefinnande Obehag Den ineffektiva övertiden Dyrare Mindre verkningsgrad på kvällen Reducerar disciplinen under dagen Tråkigt Belastning Förväntningar Saknad Hot Källa: Professor Theo Compernolle 2013-01-11 Invensys 20 2013-01-11 Invensys 21 5
Avbrottshantering 2013-01-11 Invensys 22 2013-01-11 Invensys 23 Att göra lista Prioritera C A Bråttom 2 Do list Prioritet Deadline Delegerat till Följ upp Uppgift A,B,C Datum Namn Datum Inte bråttom D Inte viktigt Viktigt B 2013-01-11 Invensys 24 2013-01-11 Invensys 25 6
Upprätta handlingsplan Använd input från dagens övningar Vad ska göras? I vilken ordning? När skall respektive uppgift vara klar? Ändra / Skaffa nya vanor? Delegering? Vad? Till Vem? 2013-01-11 Invensys 26 2013-01-11 Invensys 27 Ett bra mål är SMART Specifikt Mätbart Ambitiöst Realistiskt Tidsbestämt TVS Ju senare Du reagerar Ju mer behöver Du göra Ju färre valmöjligheter har Du Ju dyrare lösningar blir det Avsätt tid till MBWA 2013-01-11 Invensys 29 2013-01-11 Invensys 30 7
Vision Strategisk planering Årets mål Kvartalets mål Månadens mål Veckans mål Strategisk planering År/Halvår/Kvartal/Månad Viktiga möten/konferenser Förberedelser Möte Efterarbete Återkommande större uppgifter Budget PU-samtal Ramavtal Dagens mål 2013-01-11 Invensys 31 2013-01-11 Invensys 32 Veckoplanering Gå igenom dina källor Dator Kalender E-Mail Notis-lappar Projekt Personal, kunder, kollegor Avsätt tid för planering Gör dagplaner 60% regeln Viktigt eller bråttom? Oväntat Spontant Planerat 60% Daglig planering En och endast en kalender Basera den på veckoplanen Egen tid Viktiga arbetsuppgifter Möten Justera varje dag innan du går hem 2013-01-11 Invensys 33 2013-01-11 Invensys 34 8
Varför dagplan? Minskar reaktions syndromet Mindre fundering vad Du skall göra sedan Ökar sannolikheten att prioritera rätt Minskar avbrott - ökar kvalitet 7±2 saker i huvudet... Outlook E-Mail Kalender Kontakter, egna, gemensamma Arbetsuppgifter Samordnad med Projektplaneringssystem CRM system 2013-01-11 Invensys 35 2013-01-11 Invensys 36 Analysera egen kalender Ändra direkt Input till handlingsplan 2013-01-11 Invensys 37 2013-01-11 Invensys 38 9
De största tidstjuvarna 1. Personligt oorganiserad 2. Telefon & medarbetare 3. Otillräcklig planering 4. Management by crisis 5. Försöker för mycket 6. Möten & resor 7. Bristfällig delegering 8. Bristande självdisciplin 9. Svårt att säga NEJ 10. Förhalningsbeteende 11. Bristande information 12. Oavslutat arbete 2013-01-11 Invensys 40 Prokrastinering Okunskap Rädd att misslyckas Bristande självdisciplin Handlingsförlamning Ointresserad Vill skapa problem 2013-01-11 Invensys 41 Musboxarna Rensa Backlog Börja med att först rensa backlog Blicka framåt istället för bakåt Trivs bättre med dig själv Oroa dig mindre Dåtid Nu Framtid 2013-01-11 Invensys 42 2013-01-11 Invensys 43 10
Bättre självdisciplin 1. Om det tar mindre tid än 5 minuter: 2. Ta i varje papper en gång 3. Koncentrera dig mer 4. Ta hand om problem när de är små 5. Minska antalet avbrott Synliga mål Deadlines Planera Prioritera Framstegs rapportera Belöna 2013-01-11 Invensys 44 2013-01-11 Invensys 45 I don t want it perfect, - I want it on Thursday! 2013-01-11 Invensys 46 2013-01-11 Invensys 47 11
Workshop Identifiera eftersläpande uppgifter Nytt läge 1. Identifiera nuläge 2. Vad är önskat läge? 3. Vad behöver jag göra för att komma dit? 2013-01-11 Invensys 48 2013-01-11 Invensys 49 Personlig organisation Personlig organisation 2013-01-11 Invensys 51 2013-01-11 Invensys 52 12
KASTA! In och Ut-korg 2013-01-11 Invensys 53 2013-01-11 Invensys 54 Arbetsmaterial i mappar Referens-material i pärmar 2013-01-11 Invensys 55 2013-01-11 Invensys 56 13
Arkiv för långtidslagring Reducera mailstress Kolla 3 ggr/dag Stäng av signal Filter, autolagra, spam Radera först, inte läsa, inte svara, ingen åtgärd Svara direkt Tacka nej Need to know, Vidarebefordra inte skämt etc. Be dem sluta sända Skapa 2Do, Följ Upp och Intressant Prioritera Röd-bråttom, grön-senare, gul - kanske Svara inte på spam-blockera Använd enkel grafik 2013-01-11 Invensys 57 2013-01-11 Invensys 58 Skriva bra e-mail 1. Svara snabbt, men aldrig i affekt 2. Visa respekt och återhållsamhet, ej CC 3. Var vänlig/artig 4. Skilj på formell & informell 5. Inget är privat 6. Tydlig rubrik 7. Ett ärende/mail och kort med deadline 8. Info email, formell, svar inte nödvändigt. 9. Identifiera dig 10. Undvik bilagor 11. Korrekturläs Telefon Maila istället? Avbrott Överraskningsmomentet Sekretess Ring tillbaka Ta initiativet 2013-01-11 Invensys 59 2013-01-11 Invensys 60 14
Nytt läge 1. Identifiera nuläge 2. Vad är önskat läge? 3. Vad behöver jag göra för att komma dit? Möteseffektivitet En chef spenderar i snitt 10 tim/vecka i möten 90% anser att 50% av tiden var bortkastad 5 t/v = 235 t /år! Vilka problem i möten har Ni? 2013-01-11 Invensys 61 2013-01-11 Invensys 63 Behov? Verkligen nödvändigt? Frekvens & Slentrian Självkostnad? Skype-möte? 2013-01-11 Invensys 64 2013-01-11 Invensys 65 15
Olika möten! Kallelse Informationsmöte Problemlösnings möte I god tid Underlag Mål Tid, plats, vilka Mötesplan/Agenda Beslutsfattande möte Diskussionsmöte 2013-01-11 Invensys 66 2013-01-11 Invensys 67 Reserverad Ljus, luft Utrymme Utrustning Plats & lokal Checklista Kallelse Boka konferensrum Video White Board & nya pennor OH-projektor & reservlampa Blädderblock & pennor Bordsvatten & glas Anteckningsblock & pennor 2013-01-11 Invensys 68 2013-01-11 Invensys 69 16
Deltagare & Förberedelser Vilka skall kallas? Förberedelse av alla som skall deltaga Förbered en diskussionsplan Gör en mötesplanering Start Kl: Möte: Datum: Kl: Lokal: Ärende: MÖTESPLANERING Anslagen Tid Typ I, P, D, B Föredrag ande, namn Underlag Bil # Anteckningar 2013-01-11 Invensys 70 2013-01-11 Invensys 71 Mötets öppnande Mål Presentation Föregående protokoll Agenda Vilka övriga frågor Genomförande Starta på utsatt tid Inga oplanerade avbrott Sammanfatta punktvis Håll agendan Ordföranden leder 5 min paus/tim 2013-01-11 Invensys 72 2013-01-11 Invensys 73 17
Mötesprotokoll I bärbar dator Mall Löpande under mötet Lagra i server/intranet Flera slipper komma om protokollet är klart snabbt och är bra Respektera tider! - Börja i tid - Gör avbrott - Sluta i tid 2013-01-11 Invensys 74 2013-01-11 Invensys 75 Tack för uppmärksamheten! 2013-01-11 Invensys 76 18
TIME MANAGEMENT IAD Svenska AB Box 616 SE-101 32 Stockholm Sverige EU: +46 (0)8-714 03 90 www.iad.se IAD International Inc. 3601 W Commercial Blvd, Suite 28 Ft Lauderdale, FL 33309 United States US: +1(954)-979-2700 www.iad-usa.com