iljörevisionsrapport 2014-12-16 Sid 1 (6) Dnr 2014/19 Intern miljörevision av Sahlgrenska akademin Tid: 24-25 november 2014 Plats: Göteborg Revisionsledare: arianne Dalbro Revisor: - Standard/kravdokument: Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, ISO 14001:2004, EAS III 2009 samt tillämplig miljölagstiftning Omfattning iljöledningssystemet omfattar verksamheten vid följande platser: 1. Sahlgrenska akademins kansli 2. Akademin Core Facilities 3. Institutionen för kliniska vetenskaper 4. Institutionen för odontologi 5. Institutionen för medicin 6. Institutionen för vårdvetenskap och hälsa 7. Institutionen för biomedicin 8. Institutionen för neurovetenskap och fysiologi Syfte Syftet med denna interna miljörevision är att utvärdera om miljöledningssystem för Sahlgrenska akademin överensstämmer med kraven i ISO 14001, har införts och efterlevs inom organisationen samt avgöra om system och verksamhet uppfyller tillämplig miljölagsstiftning, krav enligt universitetets miljöhandbok och andra krav. Genomförande Revisorerna har granskat dokumentationen i fakultetens sidor om iljö och hållbar utveckling (http://sahlgrenska.gu.se/internt/miljo/), genomfört samtal med miljösamordnare, prefekter, avdelnings- och sektionschefer, miljörepresentanter och övrig personal samt genomfört besök i verksamheten. Revisorerna har också granskat tidigare avvikelser från interna och externa miljörevisioner och bedömer att de har hanterats och åtgärdats tillfredsställande. Vid denna miljörevision granskades verksamheten vid sektionen för fysiologi och sektionen för klinisk neurovetenskap och rehabilitering vid Institutionen för neurovetenskap och fysiologi, CPI vid Core facilities, medicinsk och klinisk genetik samt medicins kemi och cellbiologi vid Institutionen för biomedicin samt Institutionen för odontologi. Platsbesök genomfördes på edicinaregatan 5, 9, 11, 12 samt15b. Revisionsresultat Revisionen har resulterat i ett antal större och mindre avvikelser samt förbättringsmöjligheter enligt följande: Antal större avvikelser 0 Antal mindre avvikelser 9 Antal förbättringsmöjligheter 8
iljörevisionsrapport 2014-12-16 Sid 2 (6) Dnr 2014/19 En lista med alla avvikelser återfinns i bilaga 1. En lista med alla förbättringsmöjligheter återfinns i bilaga 2. En sammanställning som visar fördelningen av avvikelserna och förbättringsmöjligheter samt vilka kravelement som reviderats återfinns i bilaga 3. Kopia av revisionsrapporten är översänd till reviderad organisation samt till universitetets miljörevisionsledare. Originalet är skickat till registrator för arkivering genom revisionsledarens försorg. Resultatet av revisionen delges rektor vid ledningens genomgång av miljöledningssystemet. Avvikelserna i revisionsrapporten ska åtgärdas (alternativt att en plan för åtgärdande redovisas) inom sex veckor efter mottagen rapport. Fakultetens miljösamordnare och/eller institutionens miljörepresentant beskriver och sammanställer de åtgärder som genomförts för respektive avvikelse. Sammanställningen skall skickas till universitetets miljörevisionsledare arianne Dalbro (marianne.dalbro@gu.se) senast den 9 februari 2015. Kommentarer och slutsatser Fakulteten har ett aktivt miljöråd med representanter från samtliga institutioner, ett bra forum för att driva arbetet och dela med sig av erfarenheter mellan institutionerna. Sahlgrenska akademin har valt att behålla miljöstödet på fakultetsnivå efter omorganisationen GU förnyas, och det märks att det är positivt för institutionerna med samordning, gemensamma malldokument, hjälp inför miljörevisionerna med mera. De reviderade institutionerna har information om miljöarbetet på sina respektive hemsidor, vilket är positivt för tillgängligheten för personalen. Sahlgrenska akademin har en mycket aktiv studentförening, Sahlgrenska Academy Students for Sustainability, som medverkar i miljörådet och källsorteringsgruppen men som framförallt driver egna projekt och initiativ, både på akademin och på övriga universitetet. För verksamheterna inom Sahlgrenska akademin ligger områdena miljö och fysisk arbetsmiljö nära varandra och miljösamordnarna på Sahlgrenska akademin lyfter fram att samordningen mellan miljö och arbetsmiljö på central nivå måste förbättras, och att direktiv om gemensamma miljö- och arbetsmiljöronder borde komma från gemensamma förvaltningen. De flesta institutioner och avdelningar som besöktes under revisionen genomför dock redan integrerade miljö- och arbetsmiljöronder. ånga av miljörepresentanterna på de besökta enheterna är laboratorieassistenter/ba/forskningslaboranter eller liknande. En mycket viktig funktion som står för kontinuitet och kvalitetssäkring inom bland annat miljöarbetet. De har ofta en central roll i det lokala miljöledningsarbetet och ansvarar ofta för att introducera nya studenter och anställda på labb, hålla ordning bland kemikalierna, inventera i KLARA, påminna om riskanalyser med mera. Tyvärr blir denna typ av anställningar mer och mer sällsynta och det är viktigt att ledningen då tar sitt ansvar och tydliggör vem som ska ansvara för dessa uppgifter inom miljöledningssystemet. Institutionen för neurovetenskap och fysiologi Institutionen har en bra beskrivning av miljöorganisationen på institutionens webbsidor, med kontaktuppgifter till miljösamordnare och miljörepresentanter. Dokument finns även på engelska. Institutionen har bra representation i verksamheten, flera miljörepresentanter finns på varje sektion och dessa träffas regelbundet i en miljögrupp. Det finns också flera andra fora där miljö är en stående punkt, bland annat APT, institutionsråd och husgrupp.
iljörevisionsrapport 2014-12-16 Sid 3 (6) Dnr 2014/19 Prefekten har delegerat miljöledningsarbetet till proprefekten som känner igen sig i ansvarsområdena i Roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet. Core facilities Core facilities har en miljöorganisation med representanter från de olika delarna av verksamheten som regelbundet träffas. Ansvaret för miljöledningsarbetet är delegerat till avdelningscheferna som känner igen sig i dokumentet Roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet. Institutionen för biomedicin Då många av analyserna skickas iväg till externa labb nuförtiden, har kemikalievolymerna och labbandet minskat kraftigt de senaste åren. Institutionen har miljörepresentation på de olika avdelningarna och en miljögrupp som träffas 1 gång per termin. Kontaktuppgifter till miljösamordnare och miljörepresentanter kan med fördel läggas på institutionens webbsida för miljö och hållbar utveckling. Institutionen för odontologi Ansvaret för miljöarbetet är delegerat till proprefekten som är väl medveten om ansvarsområdena enligt Roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet. Även prefekten är engagerad och insatt i miljöarbetet. Organisationen för miljöarbetet och kommunikationen mellan olika delar av institutionen fungerar bra. Institutionen har översatt sitt dokument iljötänk på institutionen till engelska vilket är mycket bra. Institutionen för odontologi har varit med i piloten av avvikelse- och incidenthanteringssystemet GURIA och tycker att det är ett bra system. arianne Dalbro Revisionsledare tel: 031-786 1740 e-post marianne.dalbro@gu.se Dokument inom miljöledningssystemet vid Göteborgs universitet iljörevisionsrapport Upprättad och fastställd av arianne Dalbro, 2014-12-16 Dnr: 2014/19
iljörevisionsrapport 2014-12-16 Sid 4 (6) Dnr 2014/19 BILAGA 1 Lista över avvikelser (Typ: S = Större avvikelse, = indre avvikelse) Nr Kravelement Avvikelse Typ 1 4.4.5 På hemsidan för Institutionen för biomedicin ligger både gällande aktivitetslista och en handlingsplan från 2011. Denna bör tas bort för att undvika osäkerhet kring vilket dokument som gäller. 2015-01-07 Aktivitetslistan från 2011 är nu borttagen från hemsidan. 2 4.4.5 Institutionen för odontologi: Det går inte att utläsa om dokumentet Förvaring Kemikalier som ligger på hemsidan är upprättat på institutionen eller är ett utdrag ur ett annat dokument. Detta är en avvikelse därför att dokumentet inte följer rutinen V2012/97 Att dokumentera miljöledningsarbetet 141216 3 4.4.6 150110 4 4.4.6 Eftersom dokumentet förvaring av kemikalier har ett odefinierat ursprung tas detta bort. Istället läggs Göteborgs Universitet regler för miljöanpassad kemikaliehantering på hemsidan. I labb 1364 på sektionen för klinisk neurovetenskap och rehabilitering förvaras slask i en gammal etanolflaska. Giftsymbolen ska kryssas över om slasken ej är giftig. Etikett för farligt avfall skall sättas på slaskbehållaren innan den fylls. Etiketteringen på flaskan är åtgärdad och rutiner för hur uppmärkning av slaskbehållare skall märkas upp är kommunicerad vid revisionstillfället. I labb 1370 på sektionen för klinisk neurovetenskap och rehabilitering är kärlet för skärande/stickande avfall ej uppmärkt. 150110 5 4.4.6 ärkning av riskavfallskärlet är uppmärkt. Rutiner för uppmärkning av riskavfallskärl är kommunicerad. I labb 1370 på sektionen för klinisk neurovetenskap och rehabilitering saknas giftsymboler på skåpen där gift förvaras. 150110 6 4.4.6 Faropiktogram med giftsymbol är uppsatt på det aktuella skåpet. I labb 1361 på sektionen för klinisk neurovetenskap och rehabilitering skall gamla färgpigment som är märkningspliktiga märkas om med rätt farosymboler. 150110 7 4.4.6 150205 Färgpigmenten är nu rätt uppmärka På CPI påträffades en flaska med handskriven text Formalin som saknade farosymboler. Farosymbol har försetts på flaskan. Personalen har blivit informerade/påminda om att det alltid ska finnas farosymboler på flaskor/slask som innehåller märkningspliktiga varor.
iljörevisionsrapport 2014-12-16 8 4.4.6 I labb 1334A på avdelningen för medicinsk kemi och cellbiologi står en tom flaska xylene substitute utan kork i dragskåpet. Detta är en avvikelse därför att det inte är tillåtet att avdunsta kemikalier i dragskåp. Sid 5 (6) Dnr 2014/19 150129 9 4.4.6 Korken skruvades på vid revisionen. Instruktioner om att det inte är tillåtet att avdunsta kemikalier i dragskåpet har givits till berörd labgrupp. På Institutionen för odontologi påträffades en gammal burk med Kloropermanganat där farosymbolerna inte överensstämde med märkningen i KLARA. 141203 Den aktuella burken med Kaliumpermanganat är nu märkt med rätt farosymboler. iljösamordnaren har skickat ut information till alla avdelningar om märkning av äldre kemikalier med dagens gällande farosymboler från säkerhetsdatabladen. Avvikelser ges när krav inte är uppfyllda i miljöhandbok och i förlängningen mot standardens krav. En avvikelse kan också vara att miljölagstiftning eller andra miljökrav inte är uppfyllda. Respektive avvikelse graderas som en större eller mindre avvikelse. En större avvikelse avser att krav som ställs i miljölagstiftning eller standarden inte uppfylls. En mindre avvikelse avser att en dokumenterad rutin inte tillämpas. Den kan också vara frågan om att en rutin tillämpas men att det saknas dokumentation om tillvägagångssätt och resultat.
iljörevisionsrapport 2014-12-16 Sid 5 (6) Dnr 2014/19 BILAGA 2 Lista över förbättringsmöjligheter Nr Kravelement Förbättringsmöjligheter 1 4.4.1 150107 2 4.4.1 Sekretariatet vid avdelningen för medicinsk kemi och cellbiologi (Institutionen för biomedicin) bör ha en miljörepresentant för att täcka in hela verksamheten. Önskemål om detta har framkommit från sekretariatet. Cecilia Koskinen kommer att fungera som miljöreprentant för administrationsenheten från augusti 2015. iljöorganisationsbilden på Institutionen för biomedicins hemsida är inte uppdaterad efter att institutionen fick en ny miljösamordnare. 150107 Hemsidan har uppdaterats med en nu miljöorganisationsbild. 3 4.4.5 I cellodlingslabb på avdelningen för medicinsk kemi och cellbiologi (Institutionen för biomedicin), där antibiotika hanteras, finns en annan version av instruktioner för hantering av antibiotikaavfall än den som är fastställd av rektor och som ingår i Regler för miljöanpassad kemikaliehantering. Avdelningen måste säkerställa att de egna instruktionerna följer de universitetsgemensamma instruktionerna. 150129 Osäkert vilket rum detta gäller. Instruktionerna kommer att ses över snarast i alla cellodlingslab 4 4.4.6 I samtliga besökta labb på sektionen för klinisk neurovetenskap och rehabilitering (Institutionen för neurovetenskap och fysiologi) fanns vaskar i mitten av varje bänk. Enligt uppgift används dessa sällan/aldrig. Sektionen bör överväga att plugga igen avloppen för att förhindra att eventuellt spill når avloppet. 150204 5 4.4.6 Diskussioner har förts och förslag att åtgärder om vaskarna tas med hela huset då det bör finnas på alla lab. CPI inom Core Facilities uppmanas att undersöka om brandklassningen av kemikalieskåpet är tillräckligt för den mängd och typ av kemikalier som förvaras där. 150205 Enligt SB (yndigheten för samhällsskydd och beredskap) är kemikalieskåpet ok för att förvara de kemikalier som finns i skåpet. (https://www.msb.se/upload/forebyggande/brandfarlig_explosiv/handbok/laboratorium.pdf) (I korthet så står det i dokumentet att man får ha brandfarliga vätskor upp till 50L per brandcell och att de kan förvaras i enkla skåp. För större mängder krävs märkningspliktiga skåp ) 6 4.4.6 150120 Institutionen för biomedicin, avdelningen för klinisk genetik: Kemikalieskåpet i rum 4109, plan 4, är märkt med giftsymbol då gifter tidigare förvarades i skåpet. Numer finns dock ett separat giftskåp och märkningen bör tas bort. Gift-symbolen/märkningen har tagits bort.
iljörevisionsrapport 2014-12-16 Sid 5 (6) Dnr 2014/19 BILAGA 2 Lista över förbättringsmöjligheter 7 4.4.6 Institutionen för biomedicin, avdelningen för klinisk genetik: Enligt uppgift är det svårt att göra riskanalyser på metoderna som används, då arbetet innebär att ständigt testa nya metoder. Då syftet med riskbedömningen är att bli medveten om riskerna som föreligger uppmanar revisorn att istället göra riskbedömningar på ämnena som används. 150120 Påbörjar den nya formen av riskbedömning så snart behov finnes. 8 4.4.6 Vid platsbesök på avdelningen för medicinsk kemi och cellbiologi (Institutionen för biomedicin) fick revisorn kännedom om att kemikalier och vävnadsprover i etanol påträffats i ett kylrum. Enligt uppgift har det blivit liggande när personer slutat, vissa prover var 8 år gamla. Rutiner för utrensning vid avslutade projekt, flytt med mera bör ses över. 150129 Kemikalierna och vävnadsproverna är omhändertagna. Rutiner finns om att alla skall städa efter sig innan flytt. Att de nya rutinerna efterlevs anses svårt att kontrollera. Förbättringsmöjligheter innebär mindre observationer och rekommendation om förbättringar men utan krav på uppföljande hantering. Det kan röra sig om förslag på förändringar i ett dokument, att länkning inom miljöhandboken inte fungerar eller att dokumenten finns men inte förts in i miljöhandboken. Det kan även vara en möjlighet till förbättring av såväl miljö som system, eller ett uppmärksammande av något som fungerar särskilt väl i systemet och kan vidareutvecklas.
iljörevisionsrapport 2014-12-16 Sid 6 (6) Dnr 2014/19 BILAGA 3 Sammanställning av avvikelser och förbättringsmöjligheter Kravelement enligt ISO14001 Större avvikel se indre avvikel se Förbättringsmöjligheter Revi derat 4.1 Generella krav 0 4.2 iljöpolicy 0 4.3.1 iljöaspekter 0 4.3.2 Lagar och andra krav 0 4.3.3 Övergripande mål, detaljerade mål 0 och handlingsplaner 4.4.1 Resurser, roller, ansvar och 0 befogenheter 4.4.2 Kompetens, utbildning och 0 medvetenhet 0 2 JA 4.4.3 Kommunikation 0 4.4.4 Dokumentation 0 4.4.5 Dokumentstyrning 0 2 1 JA 4.4.6 Verksamhetsstyrning 0 7 5 JA 4.4.7 Beredskap och agerande vid 0 nödlägen 4.5.1 Övervakning och mätning 0 4.5.2 Utvärdering av att lagar och andra 0 krav följs 4.5.3 Avvikelser, korrigerande och 0 förebyggande åtgärder 4.5.4 Redovisande dokument 0 4.5.5 Intern revision 0 4.6 Ledningens genomgång 0 Totalt 0 9 8 I revisionsrapporten används endast rubriker på kravelement enligt miljöstandarden ISO 14001. I vissa fall hänvisas även till kraven i EAS (Europaparlamentets förordning om frivilligt deltagande för organisationer i gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning). Fullständig text i kravdokumenten, samt en jämförelse mellan kraven i Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, ISO 14001:2004 och EAS III 2009, återfinns på sidan: http://medarbetarportalen.gu.se/miljohandbok/uppfoljning/revision/rad-och-hjalp-for-interna-miljorevisorer/