Manual Vitec Information Manualen uppdaterades av Vitec Fastighetsystem AB 2010-02-10
Innehållsförteckning Inledning 1 Allmänt... 1 Installation 3 Allmänt... 3 Vitec Nova... 3 Systemkrav... 4 Installation... 4 Starta produkten... 5 Ange uppkopplingsinformation... 7 Installerade komponenter... 8 Microsoft.NetFramework 2.0... 8 Crystal Reports... 8 Essential Studio från SyncFusion... 8 THBImage... 8 Användargränsyta 9 Navigering... 9 Allmänt om menyer och kommandon... 10 Fastighetsbeståndets struktur... 10 Grafisk representation av struktur med hjälp av trädvy... 11 Sökordning i trädvy... 11 Att arbeta med trädvyn... 12 Fliken Idag... 13 Uthyrningsstatistik... 14 Felanmälan... 15 Nyinkomna kontraktsförslag... 15 Mina besiktningar... 15 Senast öppna kontrakt... 15 Avtal som snart löper ut... 15 Fliken Information... 15 Ägarinformation... 16 Fastighetsinformation... 16 Kontrakt... 17 Övriga nivåer... 17 Fliken Area... 18 Fliken Underhåll... 18 Fliken Dokumentarkiv... 19 Fliken Arbetsorder... 20 Fliken Besiktning... 20 Vitec Information ii
Fliken Hyresgäster... 21 Fliken Analys... 22 Fliken Uthyrningsstatistik... 23 Fördelning av disponibla objekt... 25 Objekt att hyra ut... 25 Avflyttningsorsak... 25 Ackumulerat antal uppsägningar... 25 Antal uppsägningar per objekttyp... 25 Antal uppsägningar per år... 25 Antal uppsägningar per månad... 25 Administration 26 Skapa egna sökordningar... 26 Skapa egna grupper och värdenycklar... 31 Koppla fastigheter till värdenycklar... 32 Skapa sökordningar med värdenycklar... 35 Att arbeta med listvyer... 36 Registerinställningar vid driftstart... 37 Dokumentarkivet... 38 Allmänt om dokumentarkivet... 38 Dokumenttyper... 38 Konfiguration av dokumentarkiv... 38 Databaslagring... 39 Koppla dokument... 39 Visningsfönster... 40 Menysystem 41 Grunddata 43 Översikt... 43 Grafisk överblick... 44 Övrigt... 44 Redigering av grunddata... 46 Prisuppdatering av åtgärdstyper... 46 Besiktning... 49 Besiktningsåtgärder/Besiktningspunkter... 51 Inställningar 53 Alternativ... 53 Arbetsorder... 53 Rapporttexter... 55 Besiktningar... 56 Kontering... 57 Notifieringar... 57 HLU... 60 Övrigt... 62 Systeminställningar... 63 Allmänt... 63 Dokumentarkiv... 64 Rapportmallar... 64 Vitec Information iii
Nämnare... 65 Behörigheter... 65 Användarinställningar... 69 Dokumentarkiv... 69 Objektsträdet... 70 Vitec Information Idag... 70 Ordlista 73 A... 73 B... 73 F... 73 N... 73 O... 74 P... 74 S... 74 T... 74 U... 74 Å... 74 Vitec Information iv
Inledning Allmänt Vitec Information är ingången till Vitecs Fastighetssystem för dig som vill söka efter information om fastigheter, objekt, hyresgäster m.m.. Vitec Information bygger på plattformen Microsofts.NET. Programmet kan köras i ett lokalt nätverk eller via Internet. Vitec Information är helt integrerat med Vitec Nova, det innebär t ex att förändringar av hyresgäster, avgifter eller avgifter som görs Vitec Nova syns i Vitec Information. Man har full tillgång till samma register för fastigheter, objekttyper, objekt och personer/kunder. Denna handledning publiceras i första hand i HTML-format på http://www.vitec.se/vitechelp/vitecinformation/. Handledningen är ett levande dokument som kommer att uppdateras fortlöpande. Vitec Information Inledning 1
Installation Allmänt För att kunna köra Vitec Fastighetssystems krävs applikationen Vitec Nova. Följande produkter ingår i Vitec Fastighetssystems produktsuit: Vitec Beslutsstöd Vitec Fastighetssystem Vitec Information Vitec Rapporter Vitec Teknisk Förvaltning Vitec Nova Vitec Nova är samlingsnamnet för alla programvaror från Vitec Fastighet. Vitec Start är en applikation vars huvuduppgift är att tillhandahålla de olika applikationerna som ingår i Vitec Nova på ett överskådligt sätt. I Vitec Start visas ikoner för alla de applikationer som en användare har licens för i den så kallade applikationspanelen. Namnet på ikonerna anger oftast vilken funktion applikationerna har istället för programnamnet. Exempel på funktioner är beslutsstöd, fastighetsadministration och underhåll. I dokumentationspanelen finns länkar till alla produkters onlinemanualer. Genvägspanelen används för att skapa genvägar till de delar av applikationerna man använder mest. Genvägar till andra program, t ex Word och Excel, kan också skapas. En annan viktig uppgift för Vitec Start är att automatisk installera och uppdatera applikationer via Internet när nya versioner finns tillgängliga. Vitec Information Installation 3
Bild 1 - Vitec Start Mer information om Vitec Start hittar du i dess manual. Systemkrav Microsoft.NET Framework 2.0 behövs på klienten för att Vitec Start ska kunna köras. Vitecs rekommendationer är därför att.net Framework 2.0 installeras före installationsprogrammet för Vitec Nova installeras, detta för att spara tid vid installationsförfarandet..net Framework 2.0 kan enkelt laddas hem från följande ställen: Microsoft: http://www.microsoft.com/downloads Vitec: http://tools.vitec.se Installation Klientinstallation av alla Vitecs programvaror hanteras av Vitec Start. Genom att använda ett installationsprogram installeras Vitec Start. I en av dialogrutorna som visas under installationen skall användarens licensnummer (kallas ibkand även GUID) anges. Första gången Vitec Start startas kommer programmet att koppla upp sig mot en av Vitecs servrar och ladda hem de applikationer som är kopplade till licensnumret. Därefter kommer Vitec Start att vid varje uppstart kontrollera om någon ny applikation tillkommit eller om det finns någon ny version av redan installerade program. Om så är fallet kommer den nya versionen laddas ner och installeras. Meningen är att klientinstallationen enbart skall göras en gång, därefter sker uppgraderingar automatiskt utan att användaren behöver göra någon ansträngning. Vid versionsbyte av Vitec Information Installation 4
Microsoft.NET Framework kan det dock bli nödvändigt med en ominstallation av Vitec Start. Detta sker dock ytterst sällan. Starta produkten Installationsprogrammet lägger startikonen för Vitec Start i programgruppen Vitec Fastighetssystem. Bild 2 - Programgruppen Vitec Fastighetssystem Börja med att öppna Vitec Start. Klicka därefter på ikonen i applikationspanelen för den produkt som skall startas. Bild 3 - Applikationer i Vitec Start Om enbart en produkt används från Vitec Fastighetssystems produktsuite är det möjligt att ställa in Vitec Start så att enbart denna produkt startas upp direkt utan inblanding av Vitec Start. Detta görs genom att välja kommandot Arkiv, Användarinställningar i Vitec Start. Bild 4 - Menyalternativet Arkiv i Vitec Start I dialogrutan som nu visas är det bara att markera rutan Starta senast använda applikation vid uppstart av Vitec Start för att den angivna prodkten alltid ska starta direkt. Vitec Information Installation 5
Bild 5 - Användarinställningar i Vitec Start Vitec Information Installation 6
Ange uppkopplingsinformation Första gången en produkt i Vitec Fastighetssystems produktsuit starts måste användaren ange uppkopplingsinformation i det dialogfönster som visas i bilden nedan, dvs. användarnamn, lösenord samt URL till webbtjänsterna. Bild 6 - Uppkopplingsinformation Vitec Information Installation 7
Installerade komponenter Microsoft.NetFramework 2.0 Alla produkter i Vited Fastighetssystems produktsuit är skrivna i Microsoft.Net vilket innebär att de maskiner som kör produkten/produkterna måste ha.net Framework 2.0 installerat innan Vitecs produkter kan installeras..net Framework 2.0 laddas hem från följande platser: Microsoft: http://www.microsoft.com/downloads Vitec: http://dotnettools.vitec.se Crystal Reports Rapporterna i Vitec Fastighetssförvaltning produkter skapas med hjälp av Crystal Reports varför installationsprogrammet automatiskt kommer att installera denna komponent på maskinen. Essential Studio från SyncFusion SyncFusion är tredjepartleverantör av komponenter med kontroller för menyer, dialoger, verktygsrader etc. som används i Vitec Fastighetessystems produkter för att skapa ett så användarvänligt gränssnitt som möjligt. THBImage THBImage är komponent med en kontroll för hantering av bilder till Vitecs Dokumentarkiv. Vitec Information Installation 8
Användargränsyta Navigering Navigeringsfönstret är vänstra panelen av Vitec Information och den består av två flikar: Samtliga objekt och Sök. I fliken Samtliga objekt klickar man sig fram till önskad nod i trädet. När man klickar på t ex en fastighet visas information om den fastigheten i presentationsfönstret. Vad som visas beror på vilken flik som är vald. Sök används för att söka efter objekt baserat på hela eller delar av objektsnummer, hyresgästnamn eller adresser. En lista över matchande objekt visas nedan sökfälten och dubbelklick på dessa rader fyller flikarna till höger med information som rör den raden. Vitec Information Användargränsyta 9
I sökfliken kan man ange söktext för hela eller delar av objektsnummer, adress, kundens namn, telefon eller nummer. Efter sökning viss lista på matchande objekt nedan sökfälten och önskat objekt kan väljas genom dubbelklick på raden. Allmänt om menyer och kommandon I Vitec Information används högerklick frekvent men alla kommandon kan också utföras från menyraden och3 verktygsknapparna. Menyer och verktygsknappar kan ändras beroende på vilket fönster som är aktivt. Fastighetsbeståndets struktur Ett fastighetsbestånd brukar struktureras med hjälp av begrepp så som ägare, förvaltare, område, fastighet, byggnad, objekttyp och objekt. Termen objekt är ett samlingsnamn för lägenheter, P- platser, lokaler etc. Objekten kan kopplas till byggnader som i sin tur ingår i fastigheter. Fastigheterna ligger i områden och kan ha olika ägare. Dessutom kan objekten delas in i olika objekttyper, t ex 2 rum o kök, 3 rum o kök. Objekttyperna kan i sin tur delas in i objekttypsgrupper, t ex bostäder och lokaler. Byggnaderna kan även dessa delas in i byggnadsdelar för en ännu mer finkorning uppdelning. Dessa begrepp kan beskrivas hierarkiskt enligt nedanstående figur: Vitec Information Användargränsyta 10
Grafisk representation av struktur med hjälp av trädvy I datorprogram brukar hierarkiska strukturer ofta visas i form av trädvyer eftersom de ger bra överblick och är lätta att använda. Exempel på detta är mappstrukturen i Utforskaren i Windows och mapplistan i Microsoft Outlook. Att jobba med trädvyer är något som de flesta användare är vana vid. I Vitec Fastighetssystems program har vi därför valt att presentera objektstrukturen i trädvyer. Trädvyerna kan se olika ut beroende på vilken programmodul de används i. Sökordning i trädvy Strukturerna avspeglar vilket behov man har att dela upp objekten i beståndet. Antag att man kanske först vill ha en gruppering efter objekttypsgrupper, sedan se objekttyper i de olika områdena. En sådan trädvy skulle ha nivån Objekttypsgrupp direkt under toppnoden. Nästa nivå skulle utgöras av områden. Nivån under område skulle visa tillgängliga objekttyper i varje område. På lägsta nivån visas slutligen objekten, insorterade under de objekttyper de tillhör. I andra programmoduler, t ex hyresmodulen, kan man vilja se en struktur där nivåerna har ordningen ägare-område-förvaltarefastighet-objekt. Man kan också tänka sig att det finns behov av att ändra ordningsföljden och t ex byta plats på ägare och område så att nivåerna i trädet blir område-ägare-förvaltare-fastighet-objekt. För att tillgodose olika behov av att strukturera, söka och navigera i trädvyn finns det möjlighet att definiera olika sökordningar. En sökordning börjar med en toppnod som representerar hela beståndet. Lägsta nivån är objektsnivån och mellan högsta och lägsta nivå kan ett godtyckligt antal nivåer definieras. Programmet har en grundinställning bestående av 5 sökordningar som inte kan redigeras eller tas bort. Systemadministratören kan skapa nya sökordningar. Bilden nedan visar trädvyn med system sökordningarnas toppnoder, samt några som definierats av användare. En toppnod representeras av en jordglob. Ett hänglås på jordgloben visar att det är en system sökordning som inte kan förändras. Vitec Information Användargränsyta 11
Att arbeta med trädvyn För att se vad som finns under en nod kan man klicka på plustecknet till vänster om noden. Bilden nedan visas trädvyn utseende när den översta toppnoden expanderats. Eftersom område står först i sökordningen visas nu alla områden. Observera att plustecknet har ändras till ett minustecken när noden har expanderats. När man trycker på plus och minustecknen ändras ingenting i listvyn, det är först när man klickar på själva noden som innehållet i listvyn uppdateras. Vitec Information Användargränsyta 12
I nedanstående bild är ett området markerat och i fliken information visas sammanslagen information som rör detta område. Fliken Idag Nedan visas en bild av hur Vitec Information Idag kan se ut när man startar upp applikationen Vitec Information: Vitec Information Användargränsyta 13
Uthyrningsstatistik Diagrammet under rubriken Uthyrningsstatistik visar antalet disponibla objekt och kommande vakanser per dagens datum uppdelat på objekttypsgrupper. Uthyrningsstatistiken är tänkt som en förhandsvisning på modulen uthyrningsstatistik. Till höger i diagrammet finns det checkboxar där man kan slå på och av visning av olika områden som innefattas av statistiken. Vitec Information Användargränsyta 14
Felanmälan Under rubriken Felanmälan hittar vi de 50 senaste arbetsordrar, både felanmälningar och underhållsbeställningar som på något sätt är kopplade till den inloggade användaren. Nyinkomna kontraktsförslag Nyinkomna kontraktsförslag hämtar information om kontraktsförslag som inkommit från exempelvis Vitec Uthyrning eller Vitecs Marknadssystem. Mina besiktningar Mina besiktningar är uppdelad i två flikar; Kommande och Utförda. Båda dessa flikar hämtar dock sina rader genom att hämta besiktningar kopplade inloggade användaren Utförda besiktningar är begränsat till att hämta endast de 10 senaste. I båda flikarna går det att högerklicka för att få upp möjlighet till förhandsgranskning och utskrift. I fliken Kommande gäller dessa val besiktningsbokningen och under fliken Utförda är det besiktningsutlåtandet som man kan förhandsgranska och skriva ut. Senast öppna kontrakt Denna lista innehåller de kontrakt som senast öppnades i kontraktsfliken i Vitec Information. Det senast öppnade kontraktet kommer att hamna längst upp i listan. För att visa kontraktet dubbelklickas på den rad man är intresserad att se. Avtal som snart löper ut Har kunden tilläggsmodulen leverantörsavtal kommer denna listan visas avtal som är på väg att gå ut. För kunder som saknar modulen visas inte denna lista Avtal som har t.o.m. datum mellan idag och fyra (4) månader framåt räknas som att snart vara på väg att löpa ut och kommer därför visas i listvyn. Fliken Information Fliken information visar olika innehåll beroende på vilken nivå i trädet som markerats. Summeringar som visas under hyresintäkter Vitec Information Användargränsyta 15
görs alltid för uthyrningsbara objekt med kontrakt oavsett vilken visningstyp (uthyrningsbara, ej uthyrningsbara eller alla) som valts i trädet. Ägarinformation På Ägarnivån visas övergripande ägarinformation samt areor för objektgrupper. Fastighetsinformation På Fastighetsnivån visas övergripande fastighetsinformation. Exempelvis Areor, Adresser och beteckningar. Vitec Information Användargränsyta 16
Kontrakt På objektsnivå byter fliken namn till kontrakt och en blid likt den klassiska HKA bilden i hyressystemet visas med information om objekt samt nuvarande och tidigare hyresgäster. Övriga nivåer Ifall någon annan typ av nod markerats förutom ägare, fastighet eller objekt visas i informationsfliken summerad information om underliggande objekts uppdelning i olika objektstyper samt hyror. Vitec Information Användargränsyta 17
För Område visas även information förvaltare, adress och area om ingående fastigheter. Fliken Area I Fliken Area information ges information om fördelningen mellan lägenheter av olika objektstyper samt uppgifter om momsade resp omomsade areor. Fliken Underhåll Fliken underhåll visar endast information på objektsnivån och visar där information om planerade och utförda underhållsinsatser i det aktuella objektet. Vitec Information Användargränsyta 18
Fliken Dokumentarkiv I fliken dokument visas de dokument som har kopplats till det den i trädet valda noden. I detta fall en lägenhetsritning och en bild från balkongen. Man kan växla bild genom att markera det aktuella dokumentet. Vitec Information Användargränsyta 19
Fliken Arbetsorder I denna flik visas samtliga Arbetsordrar skapade senaste året, dvs såväl felanmälningar som beställningar som rör det aktuella objektet. Genom att högerklicka på någon av arbetsorderraderna går det att förhandsgranska och skriva ut aktuella ordern. Fliken Besiktning Fliken besiktning ger en översikt över samtliga lägenhetsbesiktningar för de objekt som finns under den valda noden i trädet. Vitec Information Användargränsyta 20
Genom högerklick på önskad besiktning går det skriva ut besiktningsutlåtandet. Fliken Hyresgäster Fliken Hyresgäster är en tilläggsmodul till Vitec information som används för kommunikation med hyresgäster. Fliken visar en lista på samtliga hyresgäster på de objekt som finns under den valda noden i navigeringsträdet. Vitec Information Användargränsyta 21
Genom att markera en eller flera hyresgäster i listan går det att skicka e-post meddelande till dessa (naturligtvis förutsett att e- postadresser finns inlagda i fastighetssystemet). Fliken Analys Fliken Analys är en tilläggsmodul till Vitec Information som används för att finna differenser i debiteringarna och genom drilldown funktion enkelt finna dessa differenser. Vitec Information Användargränsyta 22
Genom att dubbelklicka på någon rad går det att gräva sig nedåt ända ner till objektsnivå för att finna orsaker till differens. På objektsnivå visas att differensen, bland annat, beror på att kontraktet på objektet 103-1-1-39 verkar sakna debitering för valda perioden. Fliken Uthyrningsstatistik Fliken uthyrningsstatistik är en tilläggsmodul till Vitec Information som används för att se dynamiska rapporter om uthyrningsgrad. Det finns i nuvarande versionen 7 olika rapporter. Alla rapporter baseras på ett datum- eller periodval och filtrering baserad på önskade objektstyper. Vitec Information Användargränsyta 23
Det finns även möjlighet att se fördelningen i ett diagram. Detta görs genom att klicka på knappen Visa diagram. Vid högerklick i diagrammet visas en popup-meny där användaren kan välja att förhandsgranska, skriva ut, zooma in eller zooma ut. Vitec Information Användargränsyta 24
Fördelning av disponibla objekt Returnerar fördelningen av disponibla objekt per objekttyp. Listan användaren kan välja ur till höger om rapportnamnet: 'Disponibla' visar disponibla objekt valt datum. 'Kommande vak.' visar objekt som blir vakanta efter valt datum. 'Samtliga' visar summan av disponibla och kommande vakanser. Objekt att hyra ut Returnerar antalet objekt att hyra ut. Visar månadsvis utifrån valt datum, tre månader bakåt i tiden, tre månader framåt och mer än tre månader framåt i tiden. Avflyttningsorsak Returnerar antalet avflyttningar per avflyttningsorsak rullande fem år bakåt i tiden utifrån valt datum. Inom parentes visas andelen av det totala antalet avflyttningar. Ackumulerat antal uppsägningar Returnerar ackumulerat antal uppsägningar per år och månad i procent. Endast årtal används från datumvalet vid selektering. Procentsatsen räknas ut genom antalet uppsägningar dividerat med summan av objekten för valda objettyper. Antal uppsägningar per objekttyp Returnerar antalet uppsägningar per objekttyp. Antal uppsägningar per år Returnerar antalet uppsägningar per år och månad. Endast årtal används från datumvalet vid selektering. Antal uppsägningar per månad Returnerar antalet uppsägningar per månad. Vitec Information Användargränsyta 25
Administration Skapa egna sökordningar Programmet levereras med några förinställda sökordningar som inte kan tas bort eller redigeras. Man kan skapa egna sökordningar baserade på begreppen Område, Fastighet, Objekttyp osv. Vi exemplifierar genom att skapa en sökordning uppbyggd av Fastighet/Objekttypsgrupp/Objekttyp/Objekt. Börja med att högerklicka någonstans i trädvyn och välj Ny sökordning. Därefter visas en ny toppnod med texten Ny sökordning enligt exemplet i nedanstående figur. Namnet på sökordningen kan ändras i samband med skapandet eller senare. I exemplet låter vi den heta Ny sökordning tills vidare. Vitec Information Administration 26
Högerklicka därefter på den na sökordningen och för muspekaren till kommandot Lägg till nivå. Då öppnas ytterligare en meny som visar de tillgängliga menyerna i systemet. I exemplet väljs Fastighet som första nivå under toppnoden. Om man nu expanderar toppnoden kommer man att se noder som representerar fatsigheter. I fortsätter genom att högerklicka på någon av fastigheterna, föra muspekaren till Lägg till nivå, och sedan välja den nivå vi vill ska visas under fastighet. I exemplet väljer vi Objekttypsgrupp. Vitec Information Administration 27
Expandera någon av fastighetsnoderna. Därunder kommer de objektstypsgrupper om finns i fastigheten at visas. Högerklicka, välj Lägg till nivå och välj Objekttyp. Vitec Information Administration 28
Lägg till lägsta nivån i sökordningen genom att högerklicka, välja Lägg till nivå och klicka på Objekt. I programmet Information måste lägsta nivån i sökordningarna vara Objekt. Bilden nedan visar hur trädet ser ut när den nya sökordningen är fullt expanderad för en fastighet. Vitec Information Administration 29
Man kan låta programmet automatiskt ändra namnet på sökordningen genom att högerklicka på sökordningens toppnod och välja Sätt standardnamn. I exemplet får då sökordningen namnet Fastighet/Objekttypsgrupp/Objekttyp/Objekt. Valfritt namn kan anges genom att högerklicka och välja Ändra namn alt. trycka F2. Vitec Information Administration 30
Nivåer kan tas bort eller läggas till och på så sätt kan man låta nivåer byta plats i sökordningen. Skapa egna grupper och värdenycklar De begrepp som användes för att bygga sökordningen i föregående avsnitt motsvaras av tabeller i databasen. Det finns ibland behov av att gruppera objekten med avseende på andra begrepp, som inte motsvaras av någon tabell i databasen. I databasen finns t ex begreppet Område, som ofta motsvarar ett geografiskt område. Begreppet används olika hos olika användare av Vitec Nova. Hos en del användare motsvarar områdesbegreppet Ort, hos andra kan det betyda Stadsdel. Redigeringen för värdenycklar och värdenyckelgrupper finns under menyn Grunddata Vitec Information Administration 31
Begreppet stadsdel läggs lämpligen upp som en värdenyckelgrupp och sedan skapas de olika stadsdelarna under denna grupp. Koppla fastigheter till värdenycklar När begreppet Stadsdel är skapat och det lagts in några olika stadsdelar under gruppen så är nästa steg att tala om i vilken stadsdel fastigheterna ligger. Detta görs med dialogen Koppla värdenycklar. Där visas alla fastigheter i en lista med flera kolumner. Den nya gruppen Stadsdel visas i en egen kolumn. Till att börja med är den tom. Vitec Information Administration 32
Fastigheterna kopplas till stadsdel genom att högerklicka på fastigheten, föra muspekaren över kommandot Koppla värdenyckel, vidare över den grupp man ska koppla och slutligen klicka på någon av stadsdelarna. I exemplet kopplar vi Skatan 1 till Berghem. Det går att koppla flera fastigheter på en gång genom att markera flera rader, högerklicka och koppla. Vitec Information Administration 33
Man kan även se till att de värdenycklar som finns på fastigheters underliggande objekt är synkroniserade med fastighetens i denna dialog. Detta gör att man snabbt kan replikera ut inställningar för värdenycklar från fastigheter ner på dess objekt. Det går att skapa upp till 20 olika egna grupper med tillhörande värdenycklar. Ett enklare sätt att redigera värdenycklar för enskilda objekt är att markera dem i sökträdet, högerklicka och välja Egenskaper. Därefter väljer man fliken Värdenycklar. Vitec Information Administration 34
I denna dialog kan man dels låta objektet ärva de värdenyckelkopplingar som överliggande fastighet har, samt även redigera enskilda värdenycklar för det aktuella objektet. Skapa sökordningar med värdenycklar Om man har skapat egna grupper och värdenycklar och kopplat fastigheterna till dem kan dessa användas för att bygga upp sökordningar. I bilden nedan visas ett exempel där gruppen Stadsdel lagts in som första nivå under toppnoden. Observera att de fastigheter som inte kopplats samlas ihop i en egen nod, Ej kopplade till Stadsdel. Vitec Information Administration 35
Man kan använda flera egendefinierade grupper i sökordningarna. Att arbeta med listvyer Vill man ändra sorteringsordning klickar man på respektive kolumnrubrik. Kolumnplacering kan ändras genom Drag och Släpp Kolumnbredd kan ändras genom att man ställer markören i slutet av respektive kolumn varpå markören ändrar utseende: Genom att hålla nere vänster musknapp och förflytta musen åt vänster eller höger kan kolumnbredden minskas eller ökas. För att dölja en kolumn, högerklicka i kolumnen och välj Dölj kolumn, kolumnnamn. I bilden nedan döljs kolumnen Våningsplan. Vitec Information Administration 36
När det finns dolda kolumner är kommandot Visa kolumn aktiverat och kolumnrubriken på de dolda kolumnerna visas. I bilden nedan visar hur det ser ut när kolumnerna Våningsplan, Anteckning och Spärrad är dolda. Klicka på den kolumn som ska visas eller välj Visa alla kolumner. Ändringar av kolumner sparas alltid per användare. Registerinställningar vid driftstart Programinställningar görs i två olika dialogrutor. I den ena dialogrutan, som tas fram med kommandot Verktyg/Systeminställningar, görs inställningar som rör alla program som arbetar mot samma databas. I den andra Vitec Information Administration 37
Verkyg/Användarinställningar läggs inställningar som endast rör den inloggade användaren. Dokumentarkivet Allmänt om dokumentarkivet Man kan koppla dokument av olika slag till objekt, fastigheter etc. Exempel på dokument är planritngar, inscannade besiktningprotokoll, miljöbilder. Dokumenttyper För närvarande stödjer dokumentarkivet förhandsgranskning av följande bildformat: [.gif,.tif,.bmp,.png]. Det finns dock möjlighet att koppla dokument av godtycklig typ och det är möjligt att visa dem i det program som i Windows är associerat till den filtypen. Konfiguration av dokumentarkiv Dokumentarkivet bör placeras på en server som samtliga användare kommer åt, helst genom en utdelad nätverksmapp. Sökvägen till denna mapp måste anges hos samtliga användare under Verktyg/Systeminställningar. Vitec Information Administration 38
Det finns även möjlighet för enskilda användare att ändra dessa inställningar så att de kan använda en alternativ sökväg till dokumentarkivet. Detta görs under Verktyg/Användarinställningar. I denna dialog kan man även ställa in vilken standardprogram man vill använda för att visa dokument i dokumentarkivet. De sökvägar som stöds i dessa två dialoger är både mappade nätverksenheter (ex f:\dokumentarkiv) men kan även vara en utdelning via datornamn (ex: \\mindator\dokumentarkiv) Sökvägen till dokumentarkivet lagras lokalt på varje användares dator. Databaslagring Själva dokumenten lagras på den plats man anger som sökväg till dokumentarkiv. I databasen lagras ett filnamn samt även en eventuell sökväg mellan dokumentet och dokumentarkivets rot. Kopplingen mellan dokumenten och objekten lagras också i databasen. Objekten kan vara av olika typer, samtliga nodtyper som kan förekomma i trädet, och således komma från olika tabeller. Koppla dokument Det smidigaste sättet att koppla ett dokument till en entitet, så som t.ex. en fastighet eller ett objekt, är att ställa sig på fliken Dokumentarkiv och sedan markera den fastighet eller objekt man vill koppla dokument till i sökträdet. Vitec Information Administration 39
Det finns två olika alternativa arbetsgångar för att koppla ett dokument. I denna flik kan man sedan högerklicka i vänstra panelen för att få upp menyn som visas i bilden ovan. Här kan man koppla nya dokument till fastigheten, lägga till nya dokument eller ta bort kopplingar. Ta bort dokument. Ett dokument kan tas bort ur dokumentarkivet genom valet Ta bort i dokumentarkiv dialogen (högerklicka på dokumentet du vill ta bort). Det enda som tas bort är informationen om dokumentet i databasen, medan den fysiska filen på disk ligger kvar. När ett dokument tas bort tas automatiskt samtliga kopplingar detta dokument har till objekt bort från databasen. Ta bort koppling För att ta bort en koppling till ett dokument (kan vara mot ett objekt eller godtycklig nod i trädet) väljs denna nod och i dokumentflikens lista över dokument kan man med högerklick få möjlighet till Ta bort. Detta innebär att dokumentet inte tas bort utan endast koppling mellan dokument och objekt. Visningsfönster Visningen av dokument kan hanteras av två olika visningsmoduler, AutoVue eller Trix DrawingCenter. Båda dessa program är externa och måste installeras separat för att kunna användas ihop med dokumentarkivet. Vitec Information Administration 40
Menysystem Vitec Information Menysystem 41
Grunddata Översikt All grunddata återfinns i menyn Grunddata, bilden nedan visar de typer av grunddata som finns tillgängliga i Teknisk Förvaltning. Bild 7 - Översikt grunddata Vitec Information Grunddata 43
Det menyalternativ som har en pil till höger är grupperingar av grunddata med samma inriktning. Grafisk överblick Bild 8 - Grafisk överblick Grunddata Generellt sett kan det sägas att alla dialoger som visas för varje grunddataalternativ är uppbyggda på samma vis. Det finns en lista med befintligt grunddata till vänster och till höger finns flikar där data kan matas in/redigeras. Längst ner finns en sorts kontrollpanel där användaren kan skapa ny grunddata, radera befintlig data samt spara de förändringar som gjorts. Övrigt Genom att högerklicka på listan till höger i en grunddatadialog är det möjligt att kopiera, exportera eller skriva ut listan. Vitec Information Grunddata 44
Bild 9 - Grunddata - Högerklicksmeny Vitec Information Grunddata 45
Redigering av grunddata Prisuppdatering av åtgärdstyper Åtgärdskategori filter För att välja vilka kategorier av åtgärder som ska visas i listan för att kunna redigeras, bocka för respektive kategori i Åtgärdskategori filter och klicka på knappen Uppdatera. Bild 10 - Dialogen Redigera priser för åtgärdstyper Om ingen kategori väljs visas alla åtgärdstyper för alla kategorier. Prislista De priser som visas i listan är dagsaktuella priser, dvs. priser med ett till och med-datum samma som dagens eller senare. Uppdatera pris Markera en eller flera åtgärdstyper i listan. Ange i Fr.o.m. ett datum från och med när det nya priset ska börja gälla. Ange om ändringen ska vara ett nytt belopp, i procent eller i kronor (om ett pris anges för en åtgärdstyp som tidigare inte haft något pris kan endast belopp anges). Fyll i ett tal. Ett negativt tal ger en prissänkning. Ska intervall- eller garantitiden ändras, ange den nya tiden i respektive textruta. Vitec Information Grunddata 46
Klicka på knappen Tilldela. Det nya priset räknas fram och prislistan uppdateras. Priset fylls i under rubriken Nytt pris i listan. Datumet från och med när det nya priset ska gälla fylls i under rubriken Sätt nytt pris Fr.o.m. Ändrade intervall- och garantitider fylls i under respektive rubrik. Bild 11 - Dialogen Redigera priser för åtgärdstyper Ångra uppdatering Om du upptäcker något fel efter att du valt Tilldela, klicka på knappen Rensa. Alla ändringar tas bort och listan återställs med sina ursprungliga värden. Spara uppdatering För att spara de prisändringar du gjort, klicka på knappen Spara. Ändringarna sparas ner till servern. Det tidigare priset stängs genom att tilldelas en dag tidigare än nytt datum som slutdatum och en ny prisrad skapas som börjar gälla från och med det nya datumet. Om inget nytt från och med-datum angivits uppdateras det befintliga priset utan att något slutdatum sätts. Om ett pris anges för en åtgärdstyp som tidigare inte haft något pris och inget nytt från och med-datum angivits sätts från och med-datum automatiskt till 1980-01-01. Information om åtgärdstypen För att se detaljerad information om en åtgärdstyp, markera en rad i listan, högerklicka och välj Information för raden ur menyn som visas. Vitec Information Grunddata 47
Bild 12 - Information för rad i åtgärdstyper Följande information visas. Bild 13 - Information om åtgärdstyp (Standard) Vitec Information Grunddata 48
Bild 14 - Information om åtgärdstyp (Pris och intervall) Besiktning I Teknisk Förvaltning Grunddata Besiktning finns de stödregister som är relevanta för hanteringen av besiktningar. Följande inställningar behöver göras. Grunddata/Besiktning/Noteringsstatus Via grunddata för Noteringsstatus är det möjligt att lägga upp noteringsstatus enligt valfri logik, se bilden nedan. Bild 15 - Grunddata/Besiktning/Noteringsstatus Observera särskilda noteringsstatusen OK med notering ovan. Grunddata/Besiktning/Besiktningsstatus Under grunddata Besiktninsstatus läggs status för de olika tillstånden som en besiktning kan flytta sig mellan. Vitec Information Grunddata 49
Bild 16 - Grunddata/Besiktning/Besiktningsstatus Notera att för kategorierna Initierande och Påbörjad kan uttag göras av besiktningsbokningsbrev och besiktningsunderlag. För status av kategorin Avslutad kan enbart besiktningsutlåtanden tas ut. Grunddata/Besiktning/Besiktningstexter I grunddata Besiktningstexter kan färdiga hjälptexter läggas in för att underlätta inmatningen av anmärkningar under en besiktning, detta är särskilt användbart vid mobil besiktning. Bild 17 - Grunddata/Besiktning/Besiktningstexter Notera att man i exemplet ovan hämtar texten Plugghål att det är upp till användaren att fylla i antalet antalet plugghål. Grunddata/Besiktning/Besiktningstyper Grunddataalternativet Besiktingstyper anger vilka typer av besiktningar som ska kunna läggas upp. Bild 18 - Grunddata/Besiktning/Besiktningstyper Endast en besiktningstyp kan vara av typen Initierande, dvs. den typ som föreslås som standard. Vitec Information Grunddata 50
Grunddata/Besiktning/Besiktningstillträden Besiktningstillträden är den grunddata som anger hur en resurs får tillträde till ett objekt för besiktning. Bild 19 - Grunddata/Besiktning/Besiktningstillträden Endast tillträdestyp kan vara Förvald, dvs. den typ som föreslås som standard vid skapandet av en besiktning i Teknisk Förvaltning. Grunddata/Besiktning/Besiktningsmän I grunddata Besiktningsmän anges de användare som skall vara valbara som besiktningsmän när en besiktning skapas. Bild 20 - Grunddata/Besiktning/Besiktningsmän Kortnamn är det namn som visas när valet av besiktningsman görs i besiktningen. Besiktningsåtgärder/Besiktningspunkter Grunddata/Åtgärder/Åtgärdstyper I grunddata Åtgärdstyper markeras de åtgärdstyper som ska finnas med som besiktningspunkter vid en besiktning. Vitec Information Grunddata 51
Bild 21 - Åtgärdstyper Notera att genom att markera Ej med på bes. protokoll är det möjligt att ha besiktningsåtgärder som inte skrivs ut på besiktningsprotokollen. Vanligtvis är de olika så kallade underhållsåtgärderna även besiktningspunkter. Det är dock möjligt att lägga upp specifika besiktningspunkter, exempelvis Städning. Om en åtgärdstyp som bara skall vara besiktningspunkt läggs upp kommer en sådan åtgärd med vid besiktning och på besiktningsprotokollet kommer den att visas längst ner under rubriken Generella besiktningspunkter. En sådan besiktningspunkt kan även kopplas till viss enhet vid besiktning, i exemplet skulle Städningen kunna vara en anmärkning i köket i exemplet i bilden ovan. Vitec Information Grunddata 52
Inställningar Inställningarna för Vitec Teknisk Förvaltning återfinns under verktygsmenyn samt som snabbikoner i standradfältet. Alternativ Dialogen Alternativ hanterar alternativ för följande områden: Arbetsorder Rapporttexter Besiktningar Kontering Notifieringar HLU Övrigt Arbetsorder Vitec Information Inställningar 53
Bild 22 - Dialogen Alternativ Arbetsorder Den första fliken i dialogen Alternativ hanterar utseendet för arbetsordrar. Arbetsordernummer I denna avdelning av dialogen Alternativ går det att ställa in hur arbetsordernumret skall se ut för arbetsordrar. Fakturering Avdelningen för Fakturering påverkar avgiftstyp och status vid fakturering av åtgärder. Anpassa arbetsorderdialog Alternativen som rör avdelningen Anpassa arbetsorderdialog påverkar dialogen enligt följande: 1. Använd fält för rubrik 2. Använd fält för kommentar 3. Använd fält för anmälare 4. Använd fält för kontaktperson 5. Använd fält för kännedom 6. Använd inställseltid för åtgärder 7. Användstatusval på åtgärder 8. Använd tidredigering på åtgärder Bild 23 - Utökad arbetsorderdialog Vitec Information Inställningar 54
Anmälare (3) och/eller kontaktperson (4) kan antingen skrivas in manuellt eller via knapparna,, till höger hämtas från databasen. Bild 24 - Dialogen Anmälare Notera att det går att hämta personuppgifter från olika register. Övriga fält Genom att föra musen över ett fält i fliken Arbetsorder visas en informationsruta som beskriver vilken tillämpning varje fält har. Rapporttexter Bild 25 - Dialogen Alternativ Rapporttexter Vissa av de standardrapporter som medföljer Teknisk Förvaltning tillåter att vissa texter kan modifieras enligt egna önskemål. Genom att göra förändringar i fliken Rapporttexter kan dessa texter ändras. Följande standardrapporter kan modifieras: Besiktningsrapport Inflyttande Beställningslista HLU Vitec Information Inställningar 55
Besiktningar Bild 26 - Dialogen Alternativ Besiktningar I fliken Besiktningar görs inställningar som rör besiktningar. Det är möjligt att sätta standardvärden på avgiftstyper vid fakturering av objekt med och utan momsplikt. Utöver detta går det även att låsa dessa standardvärden så att enbart personal som har rättigheten "Byta låst avgiftstyp vid fakturering" kan ändra dessa avgiftstyper vid faktureringstillfället. Notera: Genom att föra musen över varje rad i fliken visas en informationsdialog som beskriver innebörden av varje rad. Rekommendation Det rekommenderas att en särskild besiktningstyp lägga upp för fakturerade besiktningar, detta för att lättare hålla reda på vilka besiktningar som är fakturerade. Bild 27 - Särskild besiktningstyp Vitec Information Inställningar 56
Kontering Bild 28 - Dialogen Alternativ Kontering Fliken Kontering hanterar inställningar för kontering. Notifieringar Bild 29 - Dialogen Alternativ Notifieringar Fliken Notifieringar används för att justera hur arbetsordernotifieringar skall skickas, samt hur de ska se ut. Som bilden ovan visar är fliken Notifiering uppdelad i två delar där kontrollerna i den vänstra delen avgör i vilka lägen notifieringar skall skickas: Vitec Information Inställningar 57
Bild 30 - Ingående information om Notifieringar Till att börja med väljs den roll som man vill justera inställningarna för. I fallet i bilden ovan har Hyresgäst valts, vilket då innebär den hyresgäst som är kopplad till objektet arbetsordern gäller. I exemplet ovan anges att notifieringar skall skickas till hyresgästen när arbetsordrar får statusen Skapad eller Avslutad. I de två textrutorna längst ner kan man fylla i vilken avsändaradress man vill skall användas när notifieringar skickas ut. Detta kan vara något i stil med info@kundensdomän.se eller liknande. Under denna ruta kan man fylla i en signatur att använda i sina notifieringar. Notera: Signatur används bara i standardmallarna! Detta innebär att signaturen inte kommer användas när användaren skapar egendefinierade mallar (se avsnittet Egendefinierade notifieringar), eftersom det då är möjligt att sätta individuella signaturer på varje enskild notifiering om man så vill. Vitec Information Inställningar 58
Egendefinierade notifieringar Den högra delen i fliken Notifieringar ser ut enligt bilden nedan. Här kan man skapa egendefinierade mallar för de olika notifieringarna som finns. Bild 31 - Egendefinierade notifieringar När man vill skapa sin första mall börjar man med att välja en Person/Roll i listan överst. Valet av Person/roll styr dels vilka val som finns i listan Status, men även vilka Taggar som kan användas i mallen. Den sista listan i den övre delen av fönstret är Utskickstyp som styr vilken typ av utskick mallen kommer gälla. Ofta vill man kunna separera den mall man använder för notifieringar via SMS från den man använder vid e-post, detta då det finns utrymmesbegränsningar i SMS. I bilden ovan har vi valt rollen Hyresgäst, statusen Skapa och utskickstypen E-post. Vi har även bockat i kryssrutan Använd den här mallen istället för standardmallen. Vad allt detta gör är att säga åt systemet att istället för den mall som vanligtvis skickas ut vill vi i fallet när en arbetsorder får statusen Skapad och en notifiering av typen E-post skall skickas till Hyresgästen så skickar vi den mall vi angett i textrutorna under istället. Textrutan Ämne är aktiv för både utskickstypen SMS och e-post men används bara när e-post skickas. Denna anger helt enkelt vad som skall stå i ämnesraden i e-posten. Texten i rutan Malltext är själva meddelandet som skall gå ut. Finessen med de egendefinierade mallarna är att man utöver att styra varje enskild malls utseende och innehåll även kan lägga till Vitec Information Inställningar 59
dynamisk data till mallen. Dynamisk data innebär i det här fallet information kopplad till föränderliga saker, så som t.ex. vilket ID arbetsordern har och vilken hyresgäst som arbetsordern kommer gälla. I listan Taggar till höger finns en sammanställning av den dynamiska datan som finns tillgänglig för just denna Person/roll. Genom att använda drag och släpp -tekniken kan man enkelt, med musens hjälp, ta tag i en rad i listan och släppa den någonstans i malltexten eller ämnesraden. Raden infogas som en {TAGG} där muspekaren befann sig när man släppte knappen och kommer innan notifieringen skickas ut att bytas ut mot motsvarande data från arbetsordern, hyresgästen eller någon annan dynamisk data kopplad till notifieringen. När man sedan är klar med sin mall trycker man på Spara mall. Nu är allt som återstår att se till att mottagaren av notifieringen (i detta fall hyresgästen) är inställd på att motta notifieringar så kommer mallen i bilden ovan att användas så fort en arbetsorder som berör denne hyresgäst får status Skapad! HLU Bild 32 - Dialogen Alternativ HLU Fliken HLU hanterar alla inställningar rörande hyresgäststyrt underhåll. Rabatt vid in- och utflyttning Normalt räknas HLU-rabatter ut som en årsvis rabatt. I de fall där hyresgäster flyttat ut och/eller in under året går det att med dessa kryssboxar avgöra om hyresgästen skall erhålla rabatt eller inte. Vitec Information Inställningar 60
Beställningslista I denna avdelning i fliken HLU bestäms hur lång tid hyresgästerna har på sig att returnera den beställningslista som skickas ut. På beställningslistan kommer ett svara-senast-datum att skrivas ut, vilket beräknas genom utskriftsdatumet plus det som är valt i rutan för Återsändes efter. Avgifter De rabatter som ges till hyresgäster för HLU måste i det hyresadministrativa programmet kopplas till en avgiftstyp. Detta väljs i rutan för Avgiftstyp Om hyresgästen väljer att beställa tidigarelagt underhåll kan detta kopplas till en avgift som anges i rutan för Avgift för tidigarelagt underhåll. Denna avgift har ingen praktisk betydelse annat än att den kommer ut på beställningslistan. Själva avgiften får sedan skapas manuellt i det hyresadministrativa programmet. Skulder HLU-rabatter räknas fram oavsett hyresgästens saldo gentemot bostadsföretaget. Men att ge rabatter till hyresgäster som har skulder är i många fall inte önskvärt. Kryssboxen Visa skulder i objektslistan kommer att fylla en kolumn på HLU-sidan där hyresgästens saldo framgår bredvid den eventuella rabatten och ger användaren rätt att exkludera hyresgäster med skulder. Vid visning av hyresgästers skulder kan framtagandet av HLUlistan upplevas som lite långsam, detta beror på den stora mängd data som skall kontrolleras av Teknisk Förvaltning. Beställningslista I denna del av fliken HLU är det möjligt att ange arbetsordertyp vid HLU-beställning via webben. Det går även att ange ett brytdatum för vilken hlubeställningsperiod som ska användas. Till och med angivet datum gäller innevarande år, efter angivet datum gäller nästa år. Om inget datum väljs används sista juni (06-30) som standardvärde. Brytdatumet bestämmer också vilken period som är förvald i HLUfliken i Teknisk Förvaltning när åtgärder listas. Vitec Information Inställningar 61
Övrigt Bild 33 - Dialogen Alternativ Övrigt Alla de alternative som finns tillgängliga i fliken Övrigt visar en informationsdialog när muspekaren befinner sig ovanför ett alternativ. Vitec Information Inställningar 62
Systeminställningar Dialogen Systeminställningar hanterar följande områden: Allmänt Dokumentarkiv Rapportmallar Nämnare Behörigheter Systeminställningar används av alla programvaror från Vitec Fastighet, dvs. Vitec Nova (förutom Vitec Nova Start). Allmänt Bild 34 - Dialogen Systeminställningar Allmänt Under fliken Allmänt kan temporärt lagrad data (cach) raderas. Här är det även möjligt att välja dokumenttyp för sparade hyresgästutskick. Vitec Information Inställningar 63
Dokumentarkiv Bild 35 - Dialogen Systeminställningar Dokumentarkiv Fliken Dokumentarkiv anger inställningar för Dokumentarkivet. I avsnittet Error! Reference source not found. finns ingående information om hur Dokumentarkivet används. Rapportmallar Vitec Teknisk Förvaltning tillhandahåller ett antal standardrapporter som följer med produkten som bland annat fliken Besiktning använder sig av. Vill man använda sig av andra rapporter måste inställningarna för vilka rapporter som skall användas korrigeras. För att kunna göra detta måste inställningar i fliken Rapportmallar göras. Bild 36 - Dialogen Systeminställningar Rapportmallar I alternativet Mallgrupp finns exempelvis följande mallgrupper Besiktningsbokningsrapport Vitec Information Inställningar 64
Besiktningsrapport inflytt Besiktningsrapport utflytt För varje mallgrupp kan en specifik mall i alternativet Vald mall väljas. För att en mall skall dyka upp i listan för Vald mall krävs att den finns sparad i rätt katalog på hårddisken. Följande kataloger gäller för de tre olika mallgrupperna ovan: Besiktningbokningsrapport: \Desktop\Rapporter\InspectionBokingReport\ Besiktningsrapport inflytt: Desktop\Rapporter\InspectionReportMoveIn\ Besiktningsrapport utflytt: \Desktop\Rapporter\InspectionReportMoveOut\ Notera: Om användaren har svensk text i operativsystemet byts Desktop ut mot Skrivbord. I varje rapport finns även en text som kan redigeras så att den blir mer specifik för fastighetsförvaltningen. Dessa texter redigeras i dialogen Alternativ under fliken Rapporttexter (se avsnittet Error! Reference source not found. för mer information). Nämnare Bild 37 - Dialogen Systeminställningar Nämnare Inställningar som rör tidstämplade nämnare i Vitec Nova, eller en extern källa, synkroniseras under fliken Nämnare. Behörigheter Fliken Behörigheter erbjuder möjligheten att hantera olika användares behörighetsnivå när de använder Teknisk Förvaltning. Exempelvis behöver kanske administrativ personal med Vitec Information Inställningar 65
arbetsuppgifter speciellt inriktade på att hantera hyresgäster en annan behörighetsnivå än personal som utför besiktningar av lägenheter. Behörgihetsfliken är i sin tur uppdelad i fyra flikar: Användare Roller Import från AD Utökad behörighet Användare Bild 38 - Systeminställningar Behörighet/Användare I den första fliken Användare kan nya användare skapas och gamla kan redigeras eller tas bort. Vitec Information Inställningar 66
Roller Bild 39 - Systeminställningar Behörighet/Roller Den andra fliken Roller hanterar de olika rollerna som en användare kan tilldelas. Import från AD Bild 40 - Systeminställningar Behörighet/Import från AD Fliken Import från AD hanterar uppdateringar från Active Directory. Vitec Information Inställningar 67
Utökad behörighet Bild 41 - Systeminställningar Behörighet/Utökad behörighet I den sista fliken Utökad behörighet kan utökad behörighet delas ut för vissa specifika områden i Vitecs olika programapplikationer. Vitec Information Inställningar 68
Användarinställningar Dialogen Användarspecifika Systeminställningar hanterar följande områden: Dokumentarkiv Objektsarkivet Vitec Information Idag Dialogen används av Vitec Novas alla programvaror (förutom Vitec Nova Start). Dokumentarkiv Bild 42 - Användarspecifika Systeminställningar Dokumentarkiv I Dokumentarkiv kan användarspecifika inställningar göras för Dokumentarkivet (för mer information om Dokumentarkivet se avsnittet Error! Reference source not found.). Notera: Om användarspecifik inställning gjorts gäller denna och inte systeminställningen ( Syteminställningar Dokumentarkiv ). För att nyttja inställningen enligt systeminställningar ska fälten i bilden ovan tömmas. Vitec Information Inställningar 69
Objektsträdet Bild 43 - Användarspecifika Systeminställningar Objektsträdet I fliken Objektsträdet kan användaren göra specifika inställningar för objektsträdet som finns i navigeringsdelen av Vitec Novas programvaror. I tidigare versioner av Teknisk Förvaltning visades alltid ett beskrivningsfält ovanför objektsträdet och filterfältet. I senare versioner kan användaren själv bestämma om detta fält ska visas genom att markera alternativet Visa beskrivning. Vitec Information Idag Bild 44 - Användarspecifika Systeminställningar Vitec Information Idag Vitec Information Inställningar 70
Vitec Nova Start tillhandahåller en sida kallat Vitec Information Idag, fliken Vitec Information Idag i dialogen Användarspecifika Systeminställningar hanterar inställningar för den sidan. Vitec Information Inställningar 71
Ordlista Nedan följer en ordlista över vanligt förekommande beteckningar i Vitec Information. A Arbetsorder Användare Alternativ Avrapportering B F N Besiktning Felanmälan Navigering En arbetsorder kan antingen vara en Felanmälan eller en Underhållsbeställning. En arbetsorder består av en eller flera Åtgärder. Den person som använder Vitec Teknisk Förvaltning. Den dialog som ger användaren möjlighet att påverka utseende på visa dialoger. I denna flik kan arbetsordrar avrapporteras Besiktning görs på objekt, exempelvis när en hyresgäst flyttar. En arbetsorder som innehåller en beskrivning av ett fel. Den del i Teknisk Förvaltning där användaren kan navigera runt bland de olika objekten. Navigeringsdelen består av fyra olika flikar: Samtliga objekt, Vitec Information Ordlista 73