1(50) Självservice Chef/Chefstöd Personec P Schema Version 1.1 090801
2(38) Allmän beskrivning av schema 3 Beskrivning av Schema 3 Sök befintligt schema 7 Skapa en schemarad 9 Skapa en Turlista 13 Skapa en schemagrupp 16 Kopiera en schemarad 21 Avancerad kopiering 22 Kopiera schemarad till annan i Schemagruppen 23 Förändring i schemat 25 Lägga till en rad i schemagruppen 27 Om du tappat rader i din Schemagrupp 30 Ny schemagrupp med personer som har schemarader 34 Utskrift av scheman 35 Schema meddelande /Anteckning 36
3(38) Allmän beskrivning av schema Funktionen Schema används för att registrera, se och ändra scheman. Alla scheman är veckovisa och de anställda knyts till ett visst schema under en viss tid. Ett schema är uppbyggt av schemagrupper, som var och en innehåller schemarader. En grupp innehåller schemarader som omfattar samma antal veckor och samma heltidsmått. Alla scheman i Personec P baseras veckovis (måndag till söndag) på rullande scheman. Anställningar är knutna till ett grundschema. Om den anställde under en tidsbegränsad period ska arbeta på ett annat schema används ett placeringsschema. Ett grund- och placeringsschema skapas på samma sätt och ser likadana ut. Det enda som skiljer dem åt är att placeringsschemat är tidsbegränsat. Om en anställning knyts till ett placeringsschema ersätter det grundschemat under den tidsbegränsade perioden. De olika Meny funktionerna under huvudrubriken Schema är: Schemarader Schemagrupper Schemablad Schema meddelande/anteckningar Beskrivning av Schema Schemabilden består av fyra delar och varje del kan "fällas upp eller ner" genom pilen i övre högra hörnet för varje del.
4(38) Beskrivning av Helgarbetstider 3875/FLEX Flextidsavtal, inarbetar klämdag en kvart extra per vecka samt ledig dag före röd dag, 13.00-16.30 40/KLÄM Teknik, skolmåltid och skolvaktmästare, inarbetar klämdag en kvart extra per vecka. 40/VECKA Arbete måndag till fredag. ÅA/EJKLÄM Årsarbetstidsavtal, ledig dag före röd dag, 13.00 16.30. FERIE20 Ferieanställda arbetsår 20 (Grundmodell) FERIE23 Ferieanställda arbetsår 23 (Nacka Gymnasium) UPPEH01 Uppehållsanställda arbetsår 01, faktor 0,92 UPPEH02 Uppehållsanställda arbetsår 02, faktor 0,88 UPPEH03 Uppehållsanställda arbetsår 03 UPPEH04 Uppehållsanställda arbetsår 04 Schemauppgift Vid registrering av ett schema väljer man om det ska vara styrt till den Organisatoriska sekretessen eller om det ska vara tillgängligt för alla användare. Organisation/Schemanamn, Schemaid, Grp och rad samt from och tom är schemats identitet. Du kan inte skapa två rader med samma identitet. Ssgr, semfaktor och Tjl.faktor, skapas genom att du registrerar Heltidsmåttet på schemat (H/tid), Antal veckor (Ant vnr), skapar
5(38) turer och lägger ut dessa turer på schemat. Turerna kan skapas med hjälp av Turbank eller registrering på resp schemarad. Du kan välja att titta på schemat genom att markera olika typer av visning, Vecko, Klockslag, Datum och Turer. Vid ändring av schemat görs förändringen på det schema som finns och nytt from-datum sätts dvs. ett datumbryt görs på schemat. Om du inte ändrar datum kommer registrerade schemauppgifter att skrivas över. Om du endast ändrar antalet veckor i schemat måste du klicka på Spara för att ändringen ska verkställas och först därefter kan du lägga in nya turer i schemaraden. Du kan inte ta bort ett schema som är kopplat till en anställning eller placering. Ändringarna påverkar uppgifter för alla personer eller anställningar som är knutna till schemaraden. Vill du se anställningar/placeringar knutna till schemat klickar du på Visa anst/visa plac. Turbank Turbank används inte. Om turbank kommer att börja användas kommer det att hanteras av Nacka Partner Personal. Turlista Turlistan har alltid några "blanka" rader. Detta så att möjlighet för manuell registrering finns. Genom att Verifiera turlistan sparas turerna i databasen. Du har möjlighet att Rensa turlista, detta innebär att samtliga turer tas bort, kontroll på att turen inte finns i schemat görs. Du kan även markera Ta bort på en specifik tur och sedan Verifiera, så tas den markerade turen bort. För att du ska kunna skriva in en önskad tur i schemat måste minst en tur vara registrerad i turlistan. Placera nattpass på den dag där flest timmar är förlagda, dvs. ligger flest timmar på avstigningsdygnet skrivs turen denna dag. Ligger flest timmar på påstigningsdygn läggs turen på den dagen. Vid lika antal timmar ska turen ligga på avstigningsdygnet.
6(38) Ett schema kan bestå av högst 40 stycken olika turer. En delad tur anges med en starttid och en sluttid för den totala arbetsdagen. Rasternas längd och starttid utgör här tid som inte arbetas. I Klocka fr o m används alltid 00:00 och i klocka t o m alltid 24:00 när det gäller "mitt i natten". Ett turnamn som används i schemat ska inte ändras. Om du ändrar ett turnamn i Turlistan och denna tur finns i schemat kommer samtliga turer med detta namn att försvinna från schemat. Du kan inte ta bort en tur som används i schemat. Schema Beroende på vald Visning i första delen visas schemat antingen med visning av veckor eller med datum. När du gör en registrering av schemat kan du endast göra detta med valet Turer. Du kan senare välja att titta på schemat med visning klockslag. För att få Summering enligt det du registrerar måste du använda funktionen Uppdatera summering. När du klickar här så kommer en beräkning att göras på antal pass och timmar, detta i förhållande till Heltidsmåttet och antal veckor du har angett skapar en Ssgr samt tjl.faktor och Sem.faktor. I denna del har du även möjlighet att koppla en anteckning till schemat. Längst ner i bild finns övrig funktioner: Visa Anst - Visa anställningar kopplade till schemat Visa Plac Visa Placeringar kopplade till schemat Info - Information om registrator Utskrift Kopiera kopiering av befintlig schemarad. Rensa turer - Rensa turer i schemat Ta bort rad - ta bort schemaraden (du kan endast ta bort raden om den inte är kopplad till anställning eller Placering)
7(38) Avbryt - Avbryta registreringen (om du är inne och tittar på ett schema, lämna schemat med Avbryt). Spara Sök befintligt schema Här har du möjlighet att söka fram de scheman som finns i databasen. Genom olika urval kan du minimera sökningen. Du kan söka på befintligt schemarad eller schemagrupp för att titta på den eller ändra. Sök Schemarad Sök Schemagrupp
8(38) Sök Schemablad Tänk på när du söker efter ett befintligt schema: Inga uppgifter är obligatoriska men något av fälten Organisation/Schemanamn/Schema-ID måste ha ett värde. Genom att markera Organisation söker du de organisationsknutna scheman som finns, markerar du Schemanamn söker du de generella scheman som finns. Du kan söka på fullständigt namn eller delar av namn
9(38) Du kan även ange from-datum för att begränsa så att det endast är aktuella scheman du ser. När du får fram bilderna har du länkar som du kan klicka på för att komma in på schemat eller schemagruppen. I rutan Aktuella from så visas schema från dagens datum, vill du se tillbaka i tiden så ange ett tidigare datum. Endast 9 veckor kan visas i schemabladet. Skapa en schemarad Gå in via menyn Schema Schemarader och klicka på Ny schema rad Du kommer in i följande bild Schemauppgift Du anger om schemaraden ska vara knuten till Organisation eller om den ska vara Generell, dvs behörighetssystemet styr ej.
10(38) Ange Schema-ID, Grp, Rad. Dessa fält samt Organisation eller Schemanamn är schemats id. Detta kan endast finnas en gång i databasen. Namnstandard för schema-id(max 12 tecken) Anställning BOSWII Anställning 2 BOSWII 02 Placering BOSWII PL Placering på anst 2 BOSWII 02 PL Ange heltidsmått som ska gälla samt Antal veckor och vilken vecka som är startvecka. Du anger också när schemat gäller ifrån och ett ev tom-datum, anger du inget tom-datum sätts maskinellt TV (gäller tillsvidare) när du sparar schemat. Om schemat ska ha Helgarbetstid, välj i rullboxen. Klicka på Spara. Schemat kan byggas upp med hjälp av Turbank eller att du skapar egna turer på respektive schemarad.
11(38) Skapa turlista Här knappar Du in de turer som ska användas i schemat. När turerna är upplagda klicka på Verifiera Sedan lägger du ut turerna för de veckor som gäller för schemat. Klicka på Uppdatera summering Klicka på Spara och schemat är ok. När schemat är skapat ska det knytas till Anställning eller Placering för att börja gälla. Knyter namn till schemaraden gör du genom att markera raden och klicka Grp nr
12(38)
13(38) Klicka på knappen Personer Sök i den övre delen för att få tag i den anställde, markera sedan namnet på personen och välj med rad 1. Den anställde har nu fått ett namn på sin schemarad. För att schemat ska börja gälla för den anställde ska schemat knytas på anställningen eller till en Placering. Skapa en Turlista Du kan använda dig av Turlistan varje gång du gör ett nytt schema eller en schemagrupp. Fördelen med att göra en turlista är att du i den lägger upp alla schematurer som du behöver och kopierar in den på en schemagrupp eller en schemarad istället för att knappa in på varje. Lägg upp en schemagrupp som får heta Turlista och knyt den till din Organisation
Klicka på Spara och sök sedan fram Schemagruppen igen 14(38)
15(38) Markera schemat och klicka på Visa Schemarader Klicka på Schema-ID Skapa en Turlista genom att lägga upp de turer som kommer att behövas i schemat. Max 40 turer kan förekomma i en Turlista. Klicka på Spara.
16(38) Skapa en schemagrupp Genom att i huvudmenyn klicka på länken Schema, Schemagrupp och klicka på Ny schemagrupp visas bilden nedan. Du sätter identitet, heltidsmått, hur många rader gruppen ska bestå av osv. Programmet skapar sedan detta antal unika schemarader. Du har möjlighet att knyta till en Kategori, Helgarbetstid samt Turbanksgrupp. Fälten Lås datum och Godkänn alla rader ska användas då medarbetaren får schema i självservice. När alla uppgifter är ifyllda så klicka på spara.
17(38) Organisation/Schemanamn, Schema-ID, Grp och Rad är den unika schemaidentiteten. Du kan inte skapa två scheman med samma identitet. Vid ändring av schemagruppen, görs förändringen på hela gruppen och ett nytt from-datum måste sättas dvs. ett datumbryt görs på schemagruppen vilket innebär att samtliga schemarader tillhörande gruppen får ett nytt from-datum. Om du inte ändrar datum kommer registrerade schemauppgifter att skrivas över. Om du endast ändrar from-datum kommer samma schemarad att registreras med en ny datumpost. Schemaraderna i en schemagrupp måste ha samma heltidsmått och bestå av samma antal veckor. Du kan inte ta bort en schemagrupp som har schemarader kopplade till en anställning eller placering. För att ta bort enstaka rader i en schemagrupp arbetar du från Lista schemarader. För att skapa ytterligare rader till en schemagrupp, ändrar du värdet i antal rader. Programmet skapar då nya rader med de radnummer som inte finns sedan tidigare. Sök fram den skapade schemagruppen genom att klicka på uppåt pilen vid Sök schemagrupper
18(38) Ange sökvillkor, t ex sök fram rätt organisation och ange gruppens namn och klicka på Visa schemagrupper Markera aktuell schemagrupp och klicka på Visa Schemarader. Klicka på radens Schema-ID. Lägg upp turerna, klicka verifiera. För att få med turlistan till de övriga schemaraderna i gruppen så klicka på spara. Klicka cancel i informationsrutan Gå tillbaka till Lista schemagrupper Markera raden Klicka på Visa Schemablad.
19(38) Markera raden och klicka på Avanc Kopiering I rutan Kopiera till antal nya rader ska du ange hur många rader du vill skapa, dvs hur många anställda är det som var och en ska få en egen rad. Klicka på Spara Du kommer in på resp schemarad genom att klicka på siffran i kolumnen Rad alternativt att rapportera direkt i bladet.
20(38) För att sedan knyta person till respektive rad, klicka på Avbryt Markera Rad och klicka på knappen Personer
21(38) Sök fram med hjälp av Organisation/Kategori/Kompetens Klicka på Sök Urval. Markera personen med vilket radnummer han/hon har i schemagruppen. Klicka på Spara Klicka på Visa schemablad När schemat är skapat ska det knytas till Anställning eller Placering för att börja gälla. Kopiera en schemarad Sök fram den schemarad som ska kopieras. Klicka på Schema-ID så raden öppnas. Längst ned i bild finns en Kopiera knapp som Du ska klicka på.
22(38) Eftersom alla schemarader måste vara unika måste Du ändra identiteten på något vis. Det är därför Rad-rutan är tom. Men Du kan ändra organisation, schema-id eller grupp också. Klicka på spara Nu visas en exakt kopia av schemat men med annan identitet. Nu kan Du göra de eventuella förändringar som ska göras och sedan spara så har Du ett nytt schema utan att göra om allt från början. Avancerad kopiering Genom att i huvudmenyn klicka på länken Schema, schemablad och ange sökvillkor för vad Du söker efter. Klicka på Visa schemablad och på Avancerad kopiering. Här har du möjlighet att kopiera de turer som finns på en schemarad till en annan rad. Du kan även kopiera samtliga uppgifter på en schemarad till flera nya rader. Funktionen är användbar när du ska skapa en grupp med samma eller i stort sett samma radinnehåll. Funktionen finns för att du inte ska behöva mata in samma rad flera gånger i respektive grupp. Du kan förskjuta raden åt vänster eller höger med en eller flera veckors intervall. Du kan kopiera raden rakt ner. Du kan kopiera en rad för att sedan byta ut de turer som inte ska vara likadana i alla rader. Du kan använda funktionen flera gånger i samma schema, för att t ex. Byta förskjutningsriktning.
23(38) Kopiera rad Klistra in på rad Kopiera till antal nya rader Förskjutning Veckoförskjutning/rad Avbryt Spara Schemabild Radnumret du markerat i bild schemablad. En drop down box som visar de radnummer som finns i gruppen sedan tidigare. Du väljer det radnummer du vill kopiera till. Om du vill skapa nya rader under kopieringen skriver du det antal rader du vill skapa. Vänster: Vald rads schema förskjuts till vänster. Ingen förskjutning: Vald rads schema kopieras "rakt av". Höger: Vald rads schema förskjuts till höger. Vald rads schema antal veckor visas i drop down boxen och förskjuts det antal veckor du väljer. Stänger bilden utan att spara någon uppgift. Sparar uppgiften. Visar hur schemat du markerat i schemablad ser ut. Kopiera från en schemarad till en annan i Schemagruppen Om du i din Schemagrupp har en schemarad som ska kopieras till en annan så kan du använda dig av Avancerad kopiering. Sök fram Schemagruppen gå in på Schemablad
24(38) Markera raden du vill kopiera Klicka på knappen Avanc kopiering I exemplet vill jag kopiera från rad 1 till rad 6 i schemagruppen Klicka på Spara
25(38) Klicka Avbryt och knyt aktuell person till schemaraden. Förändring i schemat Om det blir förändringar i schemat så rapporterar du ett datumbryt och gör förändringen på schemaraden. Jobbar du bara med schemarader söker du fram raden du vill ändra och lägger ett nytt from-datum och gör din förändring. När du sparar så skapas det en historikrad med de tidigare uppgifterna. Jobbar du med schemagrupper är viktigt att datumbrytet görs på hela Schemagruppen, gör du datumbrytet endast på schemaraden så försvinner den schemaraden från den aktuella schemagruppen och blir en egen schemagrupp. Du får då ingen möjlighet att få en överblick över din ursprungsgrupp.
Sök fram aktuell schemagrupp Klicka på Grp nr (i fallet ovan 1) 26(38)
27(38) Skriv i Datum From in datumet när förändringen i schemat ska gälla från Klicka på Spara Markera raden med det nya fromdatumet Klicka på Visa schemarader Gör förändringen på den/de rader som är aktuella. Schemat behöver knytas om på Placeringen eller Anställningen om förändringen du gjort påverkar ssgr eller faktorer. Lägga till en rad i schemagruppen Alternativ 1 - Sök fram aktuell schemagrupp och markera raden Klicka på Grp nr (siffran, ex ovan 1)
28(38) Öka på Antal rader, Klicka på Spara Klicka på Visa Schemablad Du har fått en ny schemarad i gruppen. Lägg in schemat och knyt personen till schemaraden.
29(38) Alternativ 2 - Sök fram aktuell schemagrupp och markera raden Klicka på Visa schemablad Klicka på avancerad kopiering
30(38) Markera vilken rad du vill kopiera, ange sedan hur många nya rader du vill ha i gruppen. Klicka på Spara Eftersom kopieringen gjordes från rad 1 i exemplet har jag fått med mig även schemat. Du kan gå in på schemaraden och göra ev förändringar genom att klick på Rad. Klicka på Avbryt för att lämna bilden Tillbaka i nästa bild kan du via knappen Personer knyta en person till schemaraden. Om du tappat rader i din Schemagrupp Om du har tappat schemarader i din schemagrupp pga att du gjort förändringen av schemat direkt på schemaraden och vill ha tillbaka dem i Schemagruppen igen gör du enligt nedan.
31(38) Här är en förändring gjord från den 080901 på rad nr 1 i schemagruppen Rad nr 1 blir då en egen schemagrupp. För att återställa gör du enligt följande: Markera aktuell rad Klicka på visa schemarader Markera aktuell rad och Klicka på Schema-ID
32(38) Klicka på Ta bort rad Klicka OK Sök fram schemagruppen igen Markera raden Klicka på Visa Schemarader
33(38) Markera raden och klicka på Schema-ID Ta bort datum i Datum Tom Klicka på Uppdatera Summering Klicka på Spara
34(38) Personen är tillbaka i sin schemagrupp igen. Förändringen måste ändå göras på schemat men då gör du enligt exemplet tidigare i materialet Förändring i schemat. Ny schemagrupp med personer som redan har schemarader Man kanske har startat att arbeta med schemarader utan schemagrupp och ser att man skulle vilja starta upp med redan befintliga scheman. Sök fram de scheman du har idag med hjälp av urvalsbegreppen du har
35(38) Markera schemaraden du vill ha in i en schemagrupp Klicka på Schema-ID Kopiera schemaraden Ange Schemagruppens namn i schema-id, grp samt vilken rad. Det är viktigt att alla i en schemagrupp har samma Heltidsmått och består av samma antal veckor. Gruppens rader måste ha ett gemensamt Datum from, tänk noga efter om du kopplar schemarader till gruppen att startveckan blir korrekt utifrån det fromdatum du lägger. Ta nästa schema du vill kopiera och lägga in i samma schemagrupp med rad nr 2 osv. När du är färdig kan du söka fram Schemagruppen och knyta till personer till resp rad. Eftersom du har gjort kopior av schemat måste det nya schemat knytas till anställningen eller till placeringen. Du kan sätta tom-datum på det gamla schemat. Utskrift av scheman Du kan skriva ut en schemarad eller samtliga schemarader som visas i schemablad. Du kan bl a välja att skriva ut utan Turlista eller att i turlistan ha med rast eller inte. Du kan få turerna antingen med tur-id eller med de klockslag som gäller. Du kan välja med datum eller kalendervisning. Du kan göra en utskrift med anteckning. Du kan välja att ha summering eller inte. Notera! Valda inställningar sparas för att finnas kvar nästa gång du gör en utskrift.
36(38) Du får en bild på hur utskriften kommer att se ut. Om inte denna stämmer med vad du önskar så ändra inställningarna och försök igen. Förslagsvis ändrar du Font storlek till den minsta så får du förhoppningsvis med samtlig information på en sida. Beroende på vilken visning du begärt i urvalet kan du skriva ut med antingen turer eller klockslag. Schema meddelande /Anteckning Du kan som arbetsledare kommunicera med arbetstagaren via Meddelande Schema. Du når detta via Schemablad eller via Scehma Medd/ant, detta gör du genom att dubbelklicka i rutan Med på resp person. Skriv in ditt meddelande och Spara
37(38) Arbetstagaren ser detta i Självservice. Arbetstagaren bockar i Visa Meddelande och kan sedan komma åt meddelandet genom att dubbelklicka på själva meddelandet.
38(38) Arbetstagaren kan svara i meddelandet. För att söka fram meddelande och anteckningar gå via meny och Sch Medd/Ant Rubrik Schema de anteckningar som är gjorda på resp Schemarad. Rubrik Medd-Sch de meddelanden som skickas mellan arbetsledaren och Arbetstagaren.