Funktionsbeskrivning

Funktionsbeskrivning RG04 Registering utresande på utbytesprogram 2013-10-18 Ändringshistorik Datum Av Kommentar Godkännare 2013-05-29 Anna-Carin Wiklund Första utkast. Gjort om det dokument som låg på ladok.se. 2013-10-18 Magnus Böhlin Justering hjälptexter -

Anna-Carin Wiklund 2013-05-29 2 (13) Innehållsförteckning 1 STYRGRUPPSBESLUT... 3 2 BESKRIVNING AV FUNKTIONEN... 3 3 UPPDELNING TILL DELFUNKTIONER... 4 4 BEHÖRIGHETSANALYS... 4 5 PREFERENSSTYRNING... 4 6 UTSKRIFTER... 5 7 BILAGOR: FORMULÄR OCH HJÄLPTEXTER... 6 7.1 RG04A00G... 6 7.2 RG04A01G... 7 7.3 RG04A02G... 9 7.4 RG04A03G... 10 7.5 RG04A04G... 12

Anna-Carin Wiklund 2013-05-29 3 (13) 1 Styrgruppsbeslut Följande styrgruppsbeslut finns som påverkar denna funktion. Nr Ärende Anmärkning 2 Beskrivning av funktionen RG04 används för att registrera utresande på internationellt utbyte. Man kan lägga in, ändra och ta bort registrering. Registrering görs på en termin i taget. Det kan ske på olika sätt: 1. Registrering av antagen, en person i taget. De uppgifter som lagts in vid antagning på utbytet kan ändras vid detta tillfälle. 2. Registrering av flera antagna. Studenterna som har antagits söks ut. Man markerar vilka av dessa som skall registreras. Då kan inga antagningsuppgifter ändras. 3. Registrering direkt utan antagning, en person i taget. Vid direkt registrering kan man inte binda ihop flera terminer till ett utbyte. På program med terminsregistrering krävs att terminsregistrering finns på den termin då studenten registreras på utbytesprogram. 4. För ändring och borttagning gäller följande regler: o Om inga resultat har rapporterats som är knutna till detta utbyte och om utbytet börjar innevarande eller kommande termin, kan ändring och borttagning av registrering göras. o Om inga resultat har rapporterats som är knutna till detta utbyte och om utbytet börjar före innevarande termin: Kan bara terminsspecifika uppgifter på innevarande och kommande termin ändras. Får registrering på innevarande och kommande termin tas bort. o Om resultat finns knutna till detta utbyte och om utbytet börjar innevarande eller kommande termin: Kan både generella och terminsspecifika uppgifter ändras, men ej land, universitet, program och inriktning. Får registrering på innevarande termin inte tas bort. o Om resultat finns knutna till detta utbyte och om utbytet börjar före innevarande termin: Kan bara terminsspecifika uppgifter på innevarande och kommande termin ändras.

Anna-Carin Wiklund 2013-05-29 4 (13) Får registreringar tas bort, men minst en registrering på innevarande eller föregående termin måste finnas kvar. 3 Uppdelning till delfunktioner Funktionen har fyra delfunktioner. RG04A01G Registrera antagen - en person RG04A02G Registrera antagna - flera personer RG04A03G Registrera direkt - en person RG04A04G Ändra, ta bort registrering - en person 4 Behörighetsanalys Användarens behörighet till delfunktionen styrs via SY01. Övriga behörigheter för högskolan läggs in via SY01, och för användaren via SY02 och/eller personliga inställningar. Behörighet till program/inriktning styrs av ANVPROG. Regeln för hur ANVPROG används: Om funktion RG04 finns i ANVPROG för minst en användare, styrs behörigheten för alla användare av vad som finns angivet där. Om RG04 inte förekommer i ANVPROG, sker inga behörighetskontroller avseende program och inriktning. 5 Preferensstyrning Funk Vad vill man styra Nyckelord Värde: Resultat Default Typ ) EJTERMINKOLL N A/S RG04 Kontrollera ändring/borttagning av uppgifter på termin som är före innevarande samt kontrollera ändring av uppgifter där tillgodoräknande är kopplat till utbytet. J: Man kan gå förbi terminskontrollerna och ändra/ta bort uppgifter på termin som är före innevarande och även att man kan ändra samtliga uppgifter på registreringar trots att

Anna-Carin Wiklund 2013-05-29 5 (13) Funk Vad vill man styra Nyckelord Värde: Resultat Default Typ ) tillgodoräknande kopplats till utbytet. RG04 Kontrollera behörighet att rapportera för samtliga institutioner N: Ej kan ändra/ta bort uppgifter på termin som är före innevarande. Man kan inte heller ändra samtliga uppgifter på registrering om tillgodoräknande kopplats till utbytet. J: Behörighet att rapportera för samtliga institutioner N: Ej behörig att rapportera för samtliga institutioner N A/S Figur 1 Behörighet/prefstyrning (Tabell) 1) Typ betyder: S: SYSTPREF, A: ANVPREF, P: PERSPREF 6 Utskrifter

Anna-Carin Wiklund 2013-05-29 6 (13) 7 Bilagor: Formulär och hjälptexter 7.1 RG04A00G Funktionshjälp RG04 Registrering utresande på utbytesprogram Senast uppdaterad: 2013-05-29 Välj delfunktion: 'Registrera antagen - en person'. I denna delfunktion kan du samtidigt vid registrering även ändra de uppgifter som lagts in vid antagning på utbytet. 'Registrera antagna - flera'. Studenterna som har antagits söks ut. Man markerar vilka av dessa som skall registreras. Då kan inga antagningsuppgifter ändras. 'Registrera direkt - en person'. I denna delfunktion kan du registrera en student som inte har antagits på utbytesprogram. Om utbytet går över flera terminer, kan du inte i RG04 binda ihop flera terminer till ett utbyte. 'Ändra, ta bort registrering - en person'. I denna delfunktion kan du korrigera fel på innevarande och på kommande termin.

Anna-Carin Wiklund 2013-05-29 7 (13) 7.2 RG04A01G Funktionshjälp RG04 Registrera antagen en person Senast uppdaterad: 2013-05-29 I detta formulär kan du registrera utresande utbytesstudent som är antagen till internationellt utbyte. Ange pnr. Då visas i dropdown-lista översikt över alla terminer då studenten har antagning och/eller registrering på utbytesstudier. Välj den utbytestermin där du vill göra registrering och gör tab. Du kan ändra de uppgifter som har lagts in vid antagning. Men om registrering finns på tidigare termin på detta utbyte, får du inte ändra utbytesprogram, land, universitet, referensnummer, anteckningar, program, inriktning, ansvarig institution, koordinator.

Anna-Carin Wiklund 2013-05-29 8 (13) Om en person har registreringar alternativt kursval under aktuell termin skrivs en varningslista ut automatiskt. På program med terminsregistrering krävs att terminsregistrering finns på den termin då studenten registreras på utbytesprogram. Studenter som är skyldiga att betala studieavgifter måste ha betalt avgiften innan det går att registrera. Observera att studieavgifter för studier inom utbytesprogram endast hanteras i Ladok för studenter inom utbildningsprogram. Om studenten är avgiftsskyldig, studerar fristående kurser och ska åka på ett studentutbyte så måste studieavgiften hanteras manuellt utanför Ladok. Vid ändring får följande fält inte lämnas tomma: utbytesprogram, land, universitet och ansvarig institution. Inläggning av institution, utbildningsområde och högskolepoäng: Minst en högskolepoängsumma måste finnas inklusive institution och utbildningsområde. Om du vill fördela högskolepoäng på flera utbildningsområden, ange kommando 'Nytt utbildningsområde' Om du vill ta bort en post, ange kommando 'Stryk utbildningsområde'.

Anna-Carin Wiklund 2013-05-29 9 (13) 7.3 RG04A02G Funktionshjälp RG04 Registrera antagna - flera Senast uppdaterad: 2013-05-29 I detta formulär kan du registrera flera utresande utbytesstudenter som är antagna till internationellt utbyte. Du kan inte ändra några uppgifter som har lagts in vid antagning på utbytesprogram. Om du vill ändra antagningsuppgifter, använd personvis registrering. Ange termin (obligatoriskt). Utbytesprogram, program, inriktning och ansvarig institution kan vara exakt kod, sökmönster eller blankt. Koordinator kan vara exakt kod eller blank. 'Sök antagna' söker antagna som inte är registrerade och som du är behörig att registrera. Studenter som skall ha terminsregistrering men saknar sådan, kommer fram vid utsökning men de kan inte registreras. Studenter som är skyldiga att betala studieavgifter måste ha betalt avgiften innan det går att registrera. Observera att studieavgifter för studier inom utbytesprogram endast hanteras i Ladok

Anna-Carin Wiklund 2013-05-29 10 (13) för studenter inom utbildningsprogram. Om studenten är avgiftsskyldig, studerar fristående kurser och ska åka på ett studentutbyte så måste studieavgiften hanteras manuellt utanför Ladok. Registrering går till så att du anger 'J' i fältet 'Reg' för de studenter som skall registreras. Blankt eller 'N' i detta fält betyder att studenten inte skall registreras. Du kan snabbt markera alla eller avmarkera alla genon att i dropdown-listan 'Förvald markering' välja J respektive N. Det kan också ske med kommandon 'Markera alla' respektive 'Avmarkera alla'. Vid kommando'uppdatera' läggs registrering in för de studenter som är markerade med 'J'. Om en person har registreringar alternativt kursval under aktuell termin skrivs en varningslista ut automatiskt. Efter uppdatering rensas nedre delen av skärmen. Om du inte var klar med registrering kan du söka fram resten av antagna på nytt. 7.4 RG04A03G

Anna-Carin Wiklund 2013-05-29 11 (13) Funktionshjälp RG04 Registrera direkt en person Senast uppdaterad: 2013-05-29 I detta formulär kan du registrera en utresande utbytesstudent direkt utan att man först har gjort antagning till utbyte. På samma termin kan man lägga in flera utbyten. Men antagning eller registrering får inte finnas på annat utbyte med samma termin, utbytesprogram, universitet och land. Ange pnr. Då visas i dropdown-lista översikt över alla terminer då studenten har antagning och/eller registrering på utbytesstudier. Överst på listan finns val 'Ny registrering'. När du väljer den raden, så kan du lägga in en ny registrering. Om du väljer någon termin, där uppgifter redan finns, kan du se på skärmen alla uppgifter om denna termin. Följande uppgifter är obligatoriska: termin, utbytesprogram, universitet, land, ansvarig institution samt minst en högskolepoängsumma inklusive institution och utbildningsområde. För programstuderande bör du även ange program/inriktning, trots att dessa uppgifter inte kan vara obligatoriska i denna funktion. Inga särskilda krav finns för "Fristående studenter". På program med terminsregistrering krävs att terminsregistrering finns på den termin då studenten registreras på utbytesprogram. Om en person har registreringar alternativt kursval under aktuell termin skrivs en varningslista ut automatiskt. Direktregistrering kan inte göras för personer som i grunden är skyldiga att betala studieavgift. Detta gäller även om de har betalat studieavgiften eller om programtillfället är avgiftsbefriat. Inläggning av institution, utbildningsområde och högskolepoäng: Minst en högskolepoängsumma måste finnas inklusive institution och utbildningsområde. Om du vill fördela högskolepoäng på flera utbildningsområden, ange kommando 'Nytt utbildningsområde' Om du vill ta bort en post, ange kommando 'Stryk utbildningsområde'.

Anna-Carin Wiklund 2013-05-29 12 (13) 7.5 RG04A04G Funktionshjälp RG04 Ändra, ta bort registering en person Senast uppdaterad: 2013-05-29 I detta formulär kan du ändra eller ta bort registrering av utresande på internationellt utbyte. RG04 hanterar inte avgiftsposter som lagts in vid antagning och registering, dessa måste hanteras utanför RG04. Ange pnr. Då visas i dropdown-lista översikt över alla terminer då studenten har antagning och/eller registrering på utbytesstudier. Välj den utbytestermin där du vill göra ändring eller borttagning av registrering. Om du väljer någon termin där du inte kan ändra/ta bort uppgifterna, visas dessa men allt är dimmat. Regler för ändring och borttagning: Du kan ändra/ta bort registrering endast på innevarande och kommande termin.

Anna-Carin Wiklund 2013-05-29 13 (13) Om inga resultat har rapporterats som är knutna till detta utbyte och om utbytet börjar innevarande eller kommande termin, kan ändring och borttagning av registrering göras. Om inga resultat har rapporterats som är knutna till detta utbyte och om utbytet börjar före innevarande termin, kan terminsspecifika uppgifter på innevarande och kommande termin ändras. Registrering på innevarande och kommande termin kan tas bort. Om resultat finns knutna till detta utbyte och om utbytet börjar innevarande eller kommande termin, kan både generella och terminsspecifika uppgifter ändras, men ej land, universitet, program och inriktning. Registrering på innevarande termin får inte tas bort. Om resultat finns knutna till detta utbyte och om utbytet börjar före innevarande termin, kan terminsspecifika uppgifter på innevarande och kommande termin ändras. Registreringar får tas bort men minst en registrering på föregående eller innevarande termin måste finnas kvar. Ändring av uppgifter: Följande fält får inte lämnas tomma: utbytesprogram, land, universitet, ansvarig institution. Om du ändrar utbytesprogram, universitet, land, referensnummer, anteckningar, program, inriktning, ansvarig institution, koordinator, så ändras dessa uppgifter på alla terminer inom samma utbyte - även på de terminer där bara antagning finns. Ändring av institution, utbildningsområde och högskolepoäng: Minst en högskolepoängsumma måste finnas inklusive institution och utbildningsområde. Om du vill fördela högskolepoäng på flera utbildningsområden, ange kommando 'Nytt utbildningsområde' Om du vill ta bort en post, ange kommando 'Stryk utbildningsområde'. Du skall bekräfta gjorda ändringar med 'Uppdatera'. Om du vill ta bort registrering på den aktuella terminen, ange kommando 'Ta bort'. Du får då välja om även antagning på denna termin skall tas bort. Om en person har registreringar alternativt kursval under aktuell termin skrivs en varningslista ut automatiskt.