Samkommunstämman

Samkommunstämman 2 2014 P R O T O K O L L 11.11.2014

Samkommunstämman 11.11.2014 s.2 Föredragningslista Tid: 11.11.2014 kl 17.00 18.00 Plats: Östra Nylands yrkesinstitut Inveon, Haiko Ärenden som skall behandlas 1 ÖPPNANDE AV SAMKOMMUNSTÄMMAN 2 FÖRRÄTTANDE AV NAMNUPPROP 3 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET 4 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE 5 VAL AV ORDFÖRANDE OCH VICEORDFÖRANDE 6 UPPFÖLJNING AV EKONOMIN ÅR 2014 7 EKONOMIPLANEN 2015 2017 8 ÄRENDEN FÖR KÄNNEDOM TILL SAMKOMMUNSTÄMMAN Besvärsanvisning Haiko den 17.10.2014 MAGNUS BJÖRKLUND Magnus Björklund Styrelsens ordförande

Samkommunstämman 11.11.2014 s.4 1 ÖPPNANDE AV SAMKOMMUNSTÄMMAN Enligt bestämmelserna i arbetsordningen öppnar styrelsens ordförande samkommunstämman. Beslut: Styrelsens ordförande hälsar de närvarande välkomna och öppnar samkommunstämman. 2 FÖRRÄTTANDE AV NAMNUPPROP Enligt bestämmelserna i arbetsordningen förrättas namnupprop kommunvis i alfabetisk ordning. Beslut: Namnupprop förrättas enligt bilaga. 3 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Efter att ha konstaterat de närvarande och deras röstetal avgör ordförande huruvida samkommunstämman är lagligen sammankallad och beslutför.. Beslut: Ordförande konstaterar att fem av fem kommuner är representerade och att det sammanlagda röstetalet 100 av 100 röster. Beslutsförhetsbegränsningarna i grundavtalet innebär att det totala röstetalet vid eventuella omröstningar är 90,84 röster och att samkommunstämman därmed är beslutför. 4 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Samkommunstämman utser två protokolljusterare. Beslut:Thérèse Meriheinä och Nancy Lökfors utses till protokolljusterare. 5 VAL AV ORDFÖRANDE OCH VICEORDFÖRANDE Enligt bestämmelserna i arbetsordningen utses ordförande och viceordförande för samkommunstämman. Beslut: Benny Engård utses till ordförande och Stefan Sandström till viceordförande för samkommunstämman.

Samkommunstämman 11.11.2014 s.5 6 UPPFÖLJNING AV EKONOMIN ÅR 2014 Styrelsen 14, 2.4.2014 Samkommunstämman har fattat beslut att rapportering av hur ekonomiplanen och budgeten förverkligas bör tillställas samkommunstämman regelbundet. Också styrelsen har fattat beslut om kontinuerlig uppföljning under år 2014. Den ekonomiska situationen enligt uppföljningen i slutet av februari presenteras i bilaga. Enligt rapporten ger den resultatbaserade finansieringen ett obudgeterat ekonomiskt tillskott till samkommunen, vintervädret har eliminerat en del av kostnadstrycket, personalkostnaderna förväntas uppgå till i stort sett budgeterad nivå. Utvecklingen i antalet studerande under hela året är ännu svår att uppskatta, för vårterminens del är studerandeantalet -7 jämfört med budgeten, antagningen till studier inkommande höst är synnerligen avgörande för helheten. Sammanfattningsvis kan konstateras att det inte föreligger faktorer som kräver andra åtgärder än de som redan i budgeten beaktats. JS Förslag: Styrelsen antecknar uppföljningen för kännedom och informerar samkommunstämman om budgetläget per 23.3.2014. Beslut: Förslaget godkänns. Sknst 8 6.5.2014 Beslut: Den ekonomiska uppföljningen antecknas för kännedom. Styrelsen 6, 16.10.2014 Enligt anmälan av prestationer till den statliga myndighet som beräknar och utbetalar samkommunens enhetsprisenliga ersättningar har samkommunen 301 studerande i grundläggande yrkesutbildning och två läroavtalsstuderande vilka berättigar till finansiering höstterminen 2014. Då antalet studerande 20.1.2014 var 332 erhåller samkommunen år 2014 enhetsprisenlig finansiering för 319 studerande sammanlagt 3 863 741 inklusive den resultatbaserade finansieringens 260 000 och läroavtalsutbildningens 14 000. Budgeten har uppgjorts med en enhetsprisenlig finansiering uppgående till 3 800 000. Man kan således konstatera att inkomstsidan i budgeten uppfylls relativt väl trots att inkomsterna från försäljning av produkter från studerandes praktiska undervisning inte helt når målsättningen. Inkomstsidan förverkligas enligt dagens prognos till 101,1 %. Vad gäller verksamhetsutgifter verkar en liten överskridning inte kunna undvikas trots att bland annat vikarieförbud och anskaffningsstopp (tillståndsförfarande). Orsaker till dessa väntade överskridningar är de risker som byggts in i verksamhetsbudgetens uppskattningar av utgifterna för varor och tjänster som är så gott som omöjliga att påverka. Utomhustemperaturen under årets slut har en avgörande effekt på överskridningarnas omfattning. Utgiftssidan ser ut att förverkligas till 100,7 % där löner och tjänster är de största orsakerna till väntad överskridning. Sammantaget kan konstateras att verksamhetsbidraget, årsbidraget och räkenskapsperiodens resultat kommer att motsvara ekonomiplanens målsättningar år 2014 enligt bifogat sammandrag. Det förväntade resultatet innebär att samkommunens ekonomiska ställning 31.12.2014 fortfarande är starkare än de flesta yrkesutbildningsaktörers ekonomiska ställning. Samkommunen har ackumulerade vinstmedel i balansräkningen och i stort sett motsvarande likvida kassamedel till

Samkommunstämman 11.11.2014 s.6 förfogande för att framgångsrikt kunna fortsätta utbildningsverksamheten också år 2015 trots att studerandeantalet dessvärre ytterligare ser ut att minska från nivån år 2014. JS Förslag: Styrelsen antecknar prognosen för resultatet 31.12.2014 för kännedom och översänder informationen till samkommunstämmans kännedom. Beslut: Förslaget godkänns. Sknst 6 11.11.2014 Beslut: Den ekonomiska uppföljningen antecknas för kännedom.

Samkommunstämman 11.11.2014 s.7 7 EKONOMIPLANEN 2015 2017 Styrelsen 7, 17.09.2014 Ett sammandrag av frågor aktuella inför ekonomiplanen har uppgjorts och bifogas föredragningslistan. På basen av dessa inledande översiktskalkyler ter det sig omöjligt att uppnå ett positivt års- och verksamhetsbidrag för år 2015. Utgifter som är oundvikliga exempelvis uppvärmning, energi, skatter och avgifter är redan detta år för optimistiskt budgeterade. Minskningar från årets nivå är inte möjliga att förverkliga, tvärtom förutsätter en realistisk budget en ökning av dessa anslag. Rapporten antyder att års- och verksamhetsbidrag blir negativt, i varje fall 250 000. Att minska personalkostaderna, den enda summa som är tillräckligt stor för att möjliggöra nedskärningar av denna storleksordning, är möjligt endast med ensidiga åtgärder från arbetsgivaren och riskerar lamslå verksamheten under samkommunens sista verksamhetsår. Styrelsen bör vid detta sammanträde ge direktiv för den fortsatta budgetberedningen 2015. Direktivet bör i alla fall omfatta målsättningen för års- och verksamhetsbidraget budgetåret 2015. JS Förslag: Styrelsen accepterar med hänsyn till inre och yttre omständigheter och pågående utredningar att års- och verksamhetsbidraget år 2015 kan vara upp till 150 000 negativt. Beslut: Förslaget godkänns. En första version av budget för år 2015 bifogas föredragningslistan, i denna version har ej ännu de ingrepp gjorts som styrelsens målsättning för verksamhetsbidraget förutsätter. Utmaningarna är de samma som definierats i den inledande behandlingen vid senaste sammanträde, negativt verksamhetsbidrag behov av ersättande investeringar och lokaliteter. Trots positiva signaler från rekryteringen av studerande denna hösttermin verkar det uppenbart att budgeten kan byggas på maximalt 300 studerande och därtill med antagandet att samkommunen också 2015 får en ansenlig summa i form av resultatbaserad finansiering. Eftersom personalutgifterna i stort sett är den enda posten som kan påverkas och är tillräckligt stor för att komma till ramen leder det till att man bör ha beredskap att definiera närundervisningens omfattning i samband med övergången till kompetenspoängsystemet år 2015. Likaså bör beredskap att avstå från semesterpenning för övrig personal ökas från den nu frivilliga möjligheten att byta till ledig tid. Också frågan hur mycket ersättande investeringar kan förverkligas utan positivt verksamhetsbidrag kräver ett avgörande. I detta läge är det också oklart vad ett utnyttjande av tillfälliga lösningar på grund av utmaningar med inneluften medför i kostnadsväg, uppskattningsvis ca 160 000 per år för den mest akuta delen exklusive de särkostnader (70 000 ) som i bruk tagandet medför. Semesterpenning för övrig personal 60 000 Lokalt avtal, kompensation ledig tid Minskning av närundervisning / vh 45 000 Ensidigt beslut Tillfälliga undervisningsutrymmen 273 000 Inneluftproblematiken akut Uppsägningar av övrig personal? En sammanställning av löner enligt funktion bifogas föredragningslistan. Nedskärningsbehovet, netto med tillfälliga undervisningsutrymmena beaktade, är därmed totalt 500 000 och med beaktande av styrelseramen 350 000.

Samkommunstämman 11.11.2014 s.8 Till denna utmaning att anpassa verksamhetsutgifterna bör frågor från förhandlingarna om lokalitetslösningen och organisationslösningen beaktas i budgetförslaget och i ekonomiplanen. JS Förslag: Styrelsen diskuterar budgetsituationens utmaningar och ger direktiv för det fortsatta arbetet. Beslut: I beredningen av budgeten bör eftersträvas ett så gott årsbidrag som är möjligt att uppnå utan samarbetsförhandlingar men med ett utnyttjande av alla andra tänkbara åtgärder. Styrelsen 7, 16.10.2014 På basen av styrelsens beslut 17.09.2014 har processen för att uppgöra förslaget till Ekonomiplan för åren 2015 2017 fortsatt. Enligt aktuell bedömning av prestationer år 2015 verkar det uppenbart att samkommunen 20.1.2015 kommer att ha högst 295 studerande. Av dessa torde i alla fall 170 fortsätta sina studier med grundexamen som mål. 125 studerande räknar med att avsluta sina studier i maj 2015. Då samkommunen erbjuder drygt 100 studieplatser är det maximala antalet studerande 270 den andra statistikföringsdagen 2015. Detta innebär att samkommunens verksamhetsinkomster kan beräknas utgående från i medeltal 285 studerande inklusive läroavtalsstuderande (2-4 st). Finansieringen utgår från att resultatbaserade finansieringens nivå per studerande är den samma år 2015 som innevarande år. En ansökan om prövningsbaserad höjning av enhetspriset har inlämnats med hänvisning till dels samkommunens ekonomiska utmaningar dels till samkommunens extra kostnader och arbete med anledning av strukturpaketets strävanden att förenhetliga ägarstrukturen. Eventuella positiva beslut på basen av ansökningarna har inte beaktats. Ett lägre antal studerande minskar en möjligheterna att öka försäljningsinkomsterna från produkter studerande gör inom sina praktiska studier. Enligt ekonomiplanen uppgår samkommunens verksamhetsinkomster år 2015 till endast 3,6 miljoner jämfört med nivån år 2014 på ca 4,1 miljoner. Det är således fråga om en inkomstminskning som är betydande och dessvärre ganska svår att kompensera genom att minska utgifterna. Speciellt med beaktande av att utgifternas struktur i en lärande organisation är mycket personalutgiftsdominerad. Till detta kommer utmaningar med samkommunens lokaliteter både akuta och de som planeras lösas i samband med det planerade gemensamma Campuset vid Styrmansvägen enligt separat rapport från en arbetsgrupp som planerat lösningen. För tillfälliga lösningar reserveras sålunda i budgetförslaget för år 2015 250 000 och för den fortsatta planeringen av Campus-lösningen 150 000. Sammanlagt 400 000, vilket belopp också finns i budgeten för år 2014 och till stora delar kommer att förbli oanvänt. Samkommunen för yrkesutbildning i östra Nyland har 1.1.2015 fortfarande i balansräkningen en betydande ekonomisk säkerhetsmarginal i form av ackumulerade överskott från tidigare räkenskapsperioder. Posten motsvaras av likvida kassamedel vilket gör att samkommunen med tidigare års inbesparingar kan bestrida utgifter som överskrider inkomsterna de närmaste åren. Enligt försiktiga kalkyler räcker kassamedlen till för flera år av bokslut med underskott. Med hänvisning till detta är styrelsens bedömning att inte inleda samarbetsförhandlingar motiverat. För att yrkesutbildningen på svenska i östra Nyland skall kunna göra sig gällande i nya strukturer är det nödvändigt att prioritera kvaliteten på ekonomis bekostnad, i alla fall år 2015. Samkommunen har inget främmande kapital i sin balansräkning 31.12.2015. Gällande de beslut samkommunstämman senast fattade om organisationsförhandlingar och lokalitetslösning informeras i separat ärende. Förslaget som tyvärr således har negativt årsbidrag (477 897 ) bygger på o styrelsens direktiv gällande uppgörande av budgeten o uppskattningen av antal studerande till 285 på årsnivå (330 år 2014)

Samkommunstämman 11.11.2014 s.9 o kända justeringar av enhetspriser o resultatbaserade finansieringen beräknad till samma nivå som år 2014 o en miniminivå för anslagen med påfallande risker för överskridningar o ändringen i utbildningsutbudet är beaktad o insikten att samarbetsförhandlingar gällande permittering och uppsägning (av ekonomiska orsaker) inte är i studerandes och utbildningens intresse Budgetförslaget för år 2015 ger (såsom 2014) inga marginaler för till exempel extern bedömning av yrkesprov, anställning av (lärar)vikarier, trivselhöjande satsningar för personal- och studerande. Budgeten utgår från ett fastighetsunderhåll präglat av tillfälliga lösningar, en väldigt varm vinter utan pris- och skatthöjningar på energin, oförändrad fastighetsskattesats i Borgå, oförändrat bolagsvederlag i Lundagatan 8. Om risktagningen misslyckas, eller rekryteringen av studerande inte förlöper enligt utbudet eller skatter och tariffer höjs bör verkställigheten av budgeten ta ställning till balanseringen enligt de uppställda målen. De föreslagna åtgärderna i lokalitetsarbetsgruppens mellanrapport har beaktats i förslaget till budget till de delar de berör samkommunen och dess ekonomi. Organisationsförhandlingarna kommer att avgöras innan lokalitetslösningen aktualiseras vilket gör att kopplingen mellan dessa inte är nödvändig ur någondera synvinkeln vilket också konstaterats i den av minister Norrback ledda arbetsgruppen. JS Förslag: Styrelsen föreslår att samkommunstämman fastställer budget för år 2015 och ekonomiplan för åren 2015-2017 enligt bilaga. Under diskussionen föreslår Magnus Björklund understödd av Petra Paakkanen att styrelsens förslag till stämman är: Vid behandlingen av budgeten för år 2015 och ekonomiplanen för åren 2015-2017 konstaterar styrelsen inför samkommunstämman följande: Såsom styrelsen redan en längre tid konstaterat möjliggör inte det vikande elevunderlaget, kvalitetskraven samt samkommunens ekonomiska utveckling ett fortsatt upprätthållande av svensk yrkesutbildning på egen hand i östra Nyland. Styrelsens uppfattning är, att endast inom en större gemensam svensk utbildningsanordnare, som omfattar hela södra Finland finns det möjligheter att skapa de funktionella och ekonomiska ramar som behövs för att trygga tillgången till svensk yrkesutbildning på sikt även i östra Nyland. Vem som är huvudman är av helt avgörande betydelse för den svenska yrkesutbildningens framtid och överlevnad i Östnyland varför styrelsen anser, att ett avtal om samgång mellan de svenska yrkesutbildarna i södra Finland dvs. Samkommunen för yrkesutbildning i Östra Nyland, Axxell Utbildning Ab och Svenska Framtidsskolan i Helsingforsregionen Ab bör ingås omedelbart. Beslut om samgång i en ny organisation och adekvat kunskap om den svenska yrkesutbildningens omfattning och art i östra Nyland är även en förutsättning för att kunna fortsätta och slutföra planeringen och förverkligande av nya, funktionella utrymmen i Harabacka. Samkommunens ekonomi är även på kort sikt synnerligen ohållbar och kan inte försvaras med ett tillfälligt och nöjaktigt kassaläge. I detta svåra läge kräver ansvarsfull skötsel av samkommunen och dess ekonomi såväl strukturella som funktionella åtgärder för att snabbt anpassa kostnaderna till de sjunkande intäkterna utan att försämra utbildningens nivå. Under rådande omständigheter föreslår styrelsen dock, att samkommunstämman fastställer budgeten för år 2015 med ett negativt årsbidrag om 477 897 euro men förutsätter att samkommunen har beredskap att även med kort varsel ompröva budgeten och ekonomiplanen för år 2015 2017 så att ett positivt årsbidrag kan uppnås senast år 2016. Med anledning av ändringsförslaget avger ordförande följande omröstningsproposition som godkänns: De som stöder förslaget i föredragningslistan röstar ja, de som stöder Björklunds förslag röstar nej.

s.10 Samkommunstämman 11.11.2014 Vid omröstningen avgavs en ja-röst (Spring) och fem nej-röster (Björklund, Elo, Paakkanen, Sandström och Lökfors). Beslut: Styrelsen godkänner Björklunds förslag att föreläggas samkommunstämman. Sknst 7 11.11.2014 Beslut: Samkommunstämman fastställer budget för år 2015 och ekonomiplan för åren 2015-2017 enligt bilaga enligt det ursprungliga beslutsförslaget av beredningen till styrelsen. Samkommunstämman fäster uppmärksamhet på de risker och osäkerhetsfaktorer som påverkar utarbetandet av samkommunens budgetförslag och förslag till ekonomiplanen. Stämman förutsätter att samkommunen rapporterar till ägarna om budgetutfallet samt om eventuella sparåtgärder som ska stöda budgetutfallet senast när det nya läsåret inleds hösten 2015. Stämman anser det inte vara acceptabelt att ett stort underskott förekommer i samkommunens balans.

s.11 Samkommunstämman 11.11.2014 8 ÄRENDEN FÖR KÄNNEDOM TILL SAMKOMMUNSTÄMMAN 1. De av samkommunstämman initierade Förhandlingarna med Axxell Utbildning Ab och Svenska Framtidsskolan i Helsingforsregionen Ab för att skapa en gemensam utbildningsanordnare för Prakticum, Axxell och Inveon har sammanförts till en utredning som leds av minister Ole Norrback. På samma sätt har förhandlingarna med Svenska Framtidsskolan i Helsingforsregionen Ab för att skapa en gemensam utbildningsanordnare för Prakticum och Inveon sammanförts med minister Ole Norrbacks utredning. Ole Norrbacks utredningsarbete som kombinerats med samkommunens förhandlingar till en enda utredning för att skapa en koncentrerad situationsanalys över yrkesutbildning på svenska och göra ett förslag till förenhetligandet av utbildningsanordnarnätverket i södra Finland och Österbotten med syftet att trygga funktionella och ekonomiska resurser och tillången till utbildningen har inletts. Förhandlingarnas gång beskrivs av de infoblad som delgetts samkommunens personal efter varje förhandlingsmöte bifogas styrelsens föredragningslista och kallelsen till samkommunstämman. 2. En lokalitetsarbetsgrupp har inlett arbetet för att planera ett gemensamt Campus i slutet av juni och har 30.9.2014 avgett en mellanrapport till berörda parter. Lokalitetsfrågan har diskuterats också inom Norrbacks utredningsarbete. Arbetsgruppens mellanrapport bifogas styrelsens föredragningslista och kallelsen till samkommunstämman. JS Förslag: Styrelsen antecknar informationen från organisationsförhandlingarna för kännedom och föreslår att samkommunstämman antecknar informationen för kännedom. Styrelsen antecknar lokalitetsarbetsgruppens mellanrapport för kännedom och föreslår att samkommunstämman antecknar rapporten för kännedom. Beslut: Förslaget godkänns. Sknst 8 11.11.2014 Beslut: Informationen antecknas för kännedom. Stämman konstaterar enhälligt att lokalitetsförhandlingar och organisationsförhandlingar bör föras vidare parallellt för att frågorna skall kunna avgöras samtidigt.

s.12 Samkommunstämman 11.11.2014 BESVÄRSANVISNING Datum för sammanträdet Samkommunstämman 11.11.2014 Besvärsmyndighet och besvärstid I samkommunstämmans beslut kan ändring sökas skriftligt genom kommunalbesvär. Besvärsmyndighet, adress och postadress Helsingfors förvaltningsdomstol, Bangårdsvägen 9, PB 120, 00521 Helsingfors Besvärstiden börjar från delfåendet av beslutet. Besvärstiden är 30 dagar.