Samkommunstämman P R O T O K O L L

Transkript

1 Samkommunstämman P R O T O K O L L

2 Samkommunstämman s.2 FÖREDRAGNINGSLISTA 02/2016 Tid: kl. 16:00 Plats: Inveon, Lundagatan ÄRENDEN SOM SKALL BEHANDLAS 1 ÖPPNANDE AV SAMKOMMUNSTÄMMAN 2 FÖRRÄTTANDE AV NAMNUPPROP 3 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET 4 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE 5 VAL AV ORDFÖRANDE OCH VICEORDFÖRANDE 6 FÖRSLAG TILL FÖRNYAT GRUNDAVTAL 7 ANSÖKAN OM BEFRIELSE 8 KOMPLETTERINGSVAL, REVISIONSNÄMNDEN 9 REPARATIONER I FASTIGHETSAKTIEBOLAGET LUNDAGATAN 8 ANVISNING FÖR RÄTTELSEYRKANDE, ÄNDRINGSSÖKANDE OCH BESVÄRSANVISNING MAGNUS BJÖRKLUND Magnus Björklund Ordförande

3

4 Samkommunstämman s.4 1 ÖPPNANDE AV SAMKOMMUNSTÄMMAN Enligt bestämmelserna i arbetsordningen öppnar styrelsens ordförande samkommunstämman. Beslut: Styrelsens ordförande Magnus Björklund hälsar de närvarande välkomna och öppnar samkommunstämman. 2 FÖRRÄTTANDE AV NAMNUPPROP Enligt bestämmelserna i arbetsordningen förrättas namnupprop kommunvis i alfabetisk ordning. Beslut: Namnupprop förrättades. 3 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Efter att ha konstaterat de närvarande och deras röstetal avgör ordförande huruvida samkommunstämman är lagligen sammankallad och beslutför. Beslut: Ordförande konstaterar att fyra kommuner av fem är representerade och att det sammanlagda obeskurna röstetalet därmed är 98,98. 4 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Samkommunstämman utser två protokolljusterare. Beslut: Bodil Lund och Kari Hagfors utses till protokolljusterare. 5 VAL AV ORDFÖRANDE OCH VICEORDFÖRANDE Enligt bestämmelserna i arbetsordningen utses ordförande och viceordförande för samkommunstämman. Beslut: Benny Engård utses till ordförande och Hans Högström till viceordförande för samkommunstämman.

5 Samkommunstämman s.5 Styrelsen 6, FÖRSLAG TILL FÖRNYAT GRUNDAVTAL Ett diskussionstillfälle för samkommunens medlemskommuner gällande grundavtalet hölls kl. 13:30 i Inveon, Lundagatan. Målsättningen är att ändringarna kan träda i kraft och beredningen har gjorts med sikte på samkommunstämman inkommande höst. Formellt behövs inte samkommunens beredningsarbete utan det är primärt en fråga som kommunerna avtalar om. Styrelsen har konstaterat att diskussionstillfället gett samkommunen uppdraget att bereda ändringarna i grundavtalet och beslutit att samkommunens tjänstemannaledning för styrelsen bereder ett förslag till ett reviderat grundavtal. Avsikten är att under processen höra medlemskommunerna så att en samkommunstämma senast i september kan ta ställning till styrelsens förslag till ett reviderat grundavtal. Efter samkommunstämman äger medlemskommunernas fullmäktige godkänna ändringarna för att de skall träda i kraft, om möjligt från Beredningen har utarbetat två förslag, a) ett förslag som bygger på nuvarande grundavtal med de ändringar som föranleds av speciellt skyldigheten att täcka underskott i samkommunens ekonomi och smärre stilistiska ändringar b) ett förslag med mera omfattande ändringar vilket bygger på kommunförbundets normalförslag för nya grundavtal för samkommuner I förslaget är utgående text överstruken och ny text understruken. JS Förslag: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att samkommunens grundavtal ändras enligt förslag a) ovan, det vill säga avtalet ändras med enbart sådana ändringar som måste göras med anledning av ändringarna i kommunallagen. Beslut: Förslaget godkänns Samkommunstämman 6, Beslut: Samkommunstämman återremitterar enhälligt förslaget till grundavtal för förhandlingar mellan ägarkommunerna.

6 Samkommunstämman s.6 Styrelsen 7, ANSÖKAN OM BEFRIELSE FRÅN FÖRTROENDEUPPDRAG Nancy Lökfors, medlem i revisionsnämnden, har meddelat att hon önskar avstå från sitt uppdrag som förtroendevald i samkommunen på grund av bland annat tidsbrist. Revisionsnämnden har valts för åren så att räkenskaperna för år 2016 ännu hör till nämndens uppdrag. JS Förslag: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att Nancy Lökfors beviljas befrielse från uppdraget som medlem i revisionsnämnden i Samkommunen för yrkesutbildning i östra Nyland. Beslut: Förslaget godkänns Samkommunstämman 7, Beslut: Nancy Lökfors beviljas befrielse på basen av sin ansökan. Styrelsen 8, KOMPLETTERINGSVAL, REVISIONSNÄMNDEN Om styrelsen föreslår (7 ) att Nancy Lökfors befrielse från uppdraget som medlem i samkommunens revisionsnämnd bör styrelsen föreslå att samkommunstämman förrättar kompletteringsval för den återstående tiden av mandatperioden JS Förslag: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att samkommunstämman utser ny medlem i stället för Nancy Lökfors i revisionsnämnden i Samkommunen för yrkesutbildning i östra Nyland för återstående mandatperiod, i praktiken tills revisionen av räkenskaperna för 2016 har avslutats. Beslut: Förslaget godkänns Samkommunstämman 8, Beslut: Anette Karlsson utses till medlem i revisionsnämnden i Samkommunen för yrkesutbildning i östra Nyland för återstående mandatperiod, i praktiken tills revisionen av räkenskaperna för 2016 har avslutats.

7 Samkommunstämman s.7 Styrelsen 15, REPARATIONER I FASTIGHETSAKTIEBOLAGET LUNDAGATAN 8 Gårdsplanens beläggning och vattenisolering i kvarteret vid Lundgatan 8 har läckt in vatten i fastigheternas källarutrymmen en längre tid. Med anledning av detta har gårdsplanen öppnats för att få reda på orsakerna till läckaget. Enligt dagens uppfattning beror läckorna på bristfälliga arbetsmetoder och undermåligt isoleringsmaterial i byggnadsskedet. Utmaningarna gäller samtliga fastigheter i kvarteret och förhandlingar pågår för att samtliga skulle förbättra sin andel genom reparationer denna höst. Enligt Eristysmestarits kostnadskalkyl kan Lundagatan 8:s andel repareras för ca av vilket Fastighets Ab Lundagatan 8 kan finansiera en del inom det normala årsunderhållet medan man beräknar att skall finansieras med banklån till bolaget. Eftersom samkommunen har likvida medel är det mer rationellt att samkommunen betalar sin andel av reparationen, ca direkt till bolaget. Anslaget för byggnadsinvesteringar i ekonomiplanens finansieringsdel ( ) bör i så fall höjas med Alternativt finansieras också samkommunens andel i sin helhet med banklån till bolaget Lundagatan 8 såsom Konsves andel. Protokollet från bolagets styrelsemöte och Eristysmestarits kostnadsförslag bifogas föredragningslistan. Ordf Jäv: Förslag: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att anslaget för byggnadsinvesteringar i årets budget höjs till och att höjningen finansieras med kassamedel. Johan Söderberg och Solveig Mickels. Ordförande protokollför detta ärende. Beslut: Förslaget godkänns Samkommunstämman 9, Beslut: Samkommunstämman godkänner enhälligt styrelsens förslag.

8 Samkommunstämman s.8 BESVÄRSANVISNING Datum för sammanträdet Samkommunstämman Besvärsmyndighet och besvärstid I samkommunstämmans beslut kan ändring sökas skriftligt genom kommunalbesvär. Besvärsmyndighet, adress och postadress Helsingfors förvaltningsdomstol, Bangårdsvägen 9, PB 120, Helsingfors Besvärstiden börjar från delfåendet av beslutet. Besvärstiden är 30 dagar.