Förenade Care Björkgården

Förenade Care Björkgården Kvalitetsberättelse 2016 Björkgården är ett särskilt boende med i dagsläget 51 platser. Kapacitet finns för 56 boende. Enheterna är uppdelade på 4 plan och det är 4 st. större enheter med 11-12 platser. En av dessa enheter är ett boende för personer med demenshandikapp. Vi har också en enhet med 5 boende. På Förenade Care och Björkgården har vi ett väl utvecklats kvalitetsarbete med en tydlig ram enligt ISO 9001, ISO 14001 samt OHSAS 18001. Vi arbetar med en tydlig struktur kring kvalitet och kvalitetsutveckling med tydliga mål, riktlinjer och ramar. Vi lämnar in en sammanställning på årsbasis till ledningen för Förenade Care. I denna beskriver vi och redogör för hur vi arbetar med frågor och utveckling kring arbetsmiljö, kvalitetsarbete och miljöfrågor. Vi beskriver strukturerat och tydligt hur vi har arbetat med dessa frågor. Hur vi har analyserat orsakerna till uppkomna frågeställningar eller avvikelser. Vi informerar om hur vi lägger upp utvecklingsprojekt inom ovan områden och hur vi har åtgärdat uppkomna avvikelser eller frågeställningar. Vi arbetar även utifrån vårt avtal och uppdragsgivarens mål samt uppföljning av verksamheten. Resultatet av detta presenterar och implementerar vi på olika sätt i verksamheten. Detta sker genom information och diskussion på arbetsplatsträffar, ledningsgruppsmöten, gruppmöten samt andra förekommande arbetsgrupper så som exempelvis avvikelseråd, interrevisorsmöten och sjuksköterskemöten. Vi arbetar även med olika ämnesområde på planeringsdagar utifrån de synpunkter som framkommit via kundsynpunkter, enkätundersökningar och/eller avtalsuppföljningar. Dessa frågor tas även upp och lyfts via olika forum på verksamheten där både personal, boende och närstående samverkar så som närståendeträffar, kostråd, boråd m.m. Riskanalys Vi har även under 2016 fortsatt att arbeta med riskanalys där vi har lagt tid på att koppla ihop boenderisker med personalrisker. För att exemplifiera detta kan man beskriva en situation där en boende har en demensdiagnos med BPSD också kan innebära en risk för hot och våld för personalen. Vi har tydliga rutiner och rutinbeskrivningar kring när, var och hur en riskanalys/riskbedömning ska utföras och hur vi ska arbeta med detta utifrån handlingsplaner. Vi använder varför metoden för att komma fram till vad riskens egentliga grundorsak är. Vi har också fortsatt att lägga fokus på att medarbetarna ska förstå varför det är viktigt att analysera ev. risker och vad man kan göra för att motverka risker i verksamheten. Vi har haft som arbetsområde att öka andelen tillbudsrapporteringar då detta är ett sätt att tänka före. Detta för att förflytta fokus från ett arbetssätt där man upptäcker risken i samband med att det sker till att istället identifiera risken innan den uppstår och att personalen ska ha ett risk-medvetande i sitt dagliga arbete. Vi har en patientsäkerhetsberättelse där vi identifierar kända risker i verksamheten utifrån ett boendeperspektiv och konkretiserar hur vi arbetar med dessa risker. De risker vi analyserar är: omgivningsanpassade åtgärder, Lex Sarah och Lex Maria, MTP, avvikelsehantering, informationssäkerhet, läkemedelsfrågor, vårdhygien, palliativt omhändertagande, nutrition och munhälsa, dokumentation, riskbedömningar fall, malnutrition, trycksår, elimination, agiterat beteende samt palliativ vård. 1

Riskanalys och bedömning hos de boende: I samband med inflyttning görs en första genomgång av potentiella risker utifrån journaler, kontakt med den boende och/eller närstående och bedömningar utifrån vedertagna bedömningsinstrument så väl som en subjektiv bedömning. Denna första bedömning göra av sjuksköterska och para medicinskpersonal. Efter 2 veckor ska riskbedömningen vara väl utarbetad med orsaksanalys, åtgärd samt uppföljningsdatum för resultat. Riskbedömningen förvaras sedan i den boendes kontaktpärm med ev. handlingsplan. Riskbedömningen ska följas upp minst var 3:e månad och/eller oftare vid behov. Riskbedömningarna lyfts och förankras på omvårdnadsmöte på varje enhet. Vi har även en månadsredovisning av medicinska avvikelser till så väl Solna Stads MAS som Förenade Cares MAS. Vi arbetar också aktivt med fall och fallrisker där vi tvärprofessionellt diskuterar förebyggande åtgärder. Detta för att motverka fall och vidta åtgärder för att fall så långt det är möjligt inte ska uppstå igen eller leda till skada för den enskilde. Vi registrerar även i senior Alert. I våra företagsspecifika redovisningar arbetar vi med orsaksanalyser, åtgärdsplaner och varför-metoden. Vid bedömd risk har man analyserat kring vilken karaktär denna risk har. Vi har sedan utifrån problematik lyft risk och analys av denna i resp. forum där problematiken hör hemma. Vi har även andra former av riskbedömningar och händelseanalyser så som skyddsronder, genomgångar av policys, handlingsplaner och rutinrevisioner minst 1 ggr/år. Detta medför att man i sitt dagliga arbete hantera de ev. risker som kan uppstå. Gällande boenderisker i enskilt hem har dessa lyfts på omvårdnadsmöte, gruppmöte och/eller på vårdplaneringar. Gällande risker för personal i samband med arbete hos den boende lyfter vi detta på arbetsplatsträffar, skyddsronder, arbetsmiljömöte samt omvårdnadsmöte. Gällande risker av HSL-karaktär lyftes dessa på sjuksköterskemöten. Vi har även ledningsgruppsmöte där vi tvärprofessionellt arbetar med händelser, brister och utveckling inom verksamheten. Återkoppling sker sedan på APT eller i de enskilda grupperna samt om behov finns på individuell basis. Under 2016 har vi också skapat en tvärprofessionell arbetsgrupp där man har fått metodstöd i att implementera arbetsmetoder gällande det fallpreventiva arbetet på Björkgården. Gruppen består av sjukgymnast som har huvudansvar, aktivitörer samt undersköterskor på 2 specifika enheter. Målet är att detta arbete ska spridas över hela verksamheten. Uppföljning genom egenkontroll Under 2016 har vi verksamheten följts upp med hjälp av både externa och interna enkätundersökningar, avtalsuppföljningar samt egna internkontroller och inlämnade förbättringsförslag och synpunkter. Utifrån våra egna enkätundersökningar är boende och närstående i stort sett väldigt nöjda. Boendenöjdheten uppnår vårt eget satta mål på 95 % nöjdhet. Hos närstående har vi inte helt uppnått målen detta år utan nöjdheten är 87 %. Tyvärr är dessa undersökningar inte helt rättvisande för hela verksamheten då det har varit väldigt få som har svarat på dessa enkäter. Detta kommer vi att arbeta med under 2017. 2

Gällande den psykosociala arbetsmiljön hos personalen har vi nått företagets eget mål på 75 % nöjda medarbetare. Resultat 95 % nöjda kunder. Socialstyrelsens enkät Vad tycker de äldre om äldreomsorgen visar att Björkgården har en bra kundnöjdhet och glädjande är att vi uppnår 100 % nöjdhet kring bemötande. Vi arbetar med kontinuerliga egenkontroller gällande Björkgårdens arbetsrutiner och lokala rutiner. Detta görs genom måntaliga revisioner av rutiner enl. fastställd revisionsplan. Vi gör interna revisioner där vi intervjuar den personal som arbetar med den rutinen man avser att revidera. Detta för att säkerställa att man arbetar på det sätt man ska dvs. att rutinen följer gällande lagstiftning och råd samt att personalen arbetar efter detta. Samtliga rutiner revideras1 ggr/år eller oftare vid behov. Vi har även under 2016 arbetat aktivt med egenkontroller gällande SOL-dokumentationen. Björkgårdens dokumentationsombud granskar genomförandeplanerna och SOLanteckningar utifrån givna parametrar och förbestämda tidsintervaller. Genom detta kan man se att genomförandeplanen följer de riktlinjer och bestämmelser som råder. Man kan också se om man behöver stötta med ex mera utbildning eller handledning gällande dokumentation och informationsöverföring. Dokumentationsombuden har även kontrollerat att boendens riskbedömningar och genomförandeplaner är uppdaterade enl. de rutiner som finns i verksamheten. Vi har även arbetat aktivt med egenkontroll av behörigheter i journalsystemet då Björkgården har full läsbehörighet för medarbetarna i de olika journalformerna. För att säkerställa att obehöriga inte har kunnat läsa om de boende som inte berör det egna arbetet har vi lagt avdelningsbehörigheter. VC/tf VC har gjort egenkontroll med stickprov gällande för vilka boende man har dokumenterat och läst om samt även om man tagit del av den information som ges d.v.s. sökt information självständigt. 1 gång under året ska samtliga medarbetares behörighet och användande ha granskats. Vi har även utifrån tidigare undersökningar samt uppföljningsresultat arbetat aktivt med mat och måltidsmiljö. Vi har under 2016 haft måltids husmor på huset för att arbeta med den dagliga måltiden och dess miljö. Husmor har även haft ansvar för att skapa s.k. guldkantsmåltider och även avlastat omvårdnadspersonalen för att de ska kunna ha mera tid med de boende i form av egentid och annat. De boende har påtalat en stor nöjdhet kring att denna resurs funnits kring satsningen vid mat och måltider. Kunskaperna kring svensk husmanskost har också ökat hos övrig omvårdnadspersonal. Vi har även under våren 2016 arbetat med egenkontroll av nyckelhantering och hur rutinerna för nyckelhantering ser ut och följsamheten kring dessa. Nyckelhantering kommer även att finnas som förbättringsområde till år 2017. Utredning avvikelser: Rapporteringsskyldighet: Vi arbetar för att förtydliga ansvar och lagstiftning gällande rapporteringsskyldighet kring missförhållanden eller risk för dessa genom att utbilda i bl.a. lagstiftningen kring Lex Sarah och Lex Maria. All personal får i samband med anställning en genomgång av lagstiftningen kring dessa områden. Vi har även utbildningstillfällen minst 3 ggr/år på våra arbetsplatsträffar. Vi har även utbildning inom detta område i samband med vikarie tillsättning inför sommaren. 3

Varje personal diskuterar även Lex Sarah i samband med utvecklingssamtal 1 ggr/år där man också får skriva under en ansvarsblankett att man har tagit emot denna information och att man förstår vad informationen innebär. Vi har skriftliga rutiner kring rapportering och vi har även skriftlig information som delas ut i samband med anställning. I avtalsuppföljningen 2016 kan man se att verksamheten uppnår sitt mål gällande personalens kunskap kring Lex Sarah. Vi kommer att fortsätta att utbilda och diskutera kring ämnet Lex Sarah och sociala avvikelser under 2017. Vi har även i vårt verksamhetssystem skapat en specifik avvikelse för sociala insatser som vi har implementerat under 2016. Detta för att särskilja rutinavvikelser från sociala avvikelser och på så sätt få en tydlighet kring vad som är vad. Klagomål och synpunkter: Vi arbetar aktivt med synpunktshantering och utifrån dessa sätter vi egna mål för verksamheten där fokus ligger på förbättring och utveckling. Vi har ett avvikelseråd 1 ggr/månad där vi granskar och analyserar varje kundklagomål, social avvikelse och rutinavvikelse för att utreda hur vi kan förbättra och förändra så att ärendet förhoppningsvis inte upprepas. Alla synpunkter, klagomål och avvikelser sammanställs 1 ggr/ år till ledningen där vi även redogör för orsaker och orsaksanalys. Kundsynpunkter under året har berört ämnen som kosten och upplevelser av denna samt måltidsmiljön. Man har haft synpunkter kring att man inte varit nöjd med sin lägenhetsstädning. Någon boende har även haft synpunkter kring nattpersonal och dess bemötande. Synpunkter lämnat från närstående gällande omvårdnad och specifika åtgärder där medicinskt behov och närståendes önskemål går isär. Trygghetslarmet och dess funktioner. Åtgärder och arbetssätt kring lämnade synpunkter: Vi har under året arbetat med måltidsmiljö vilket har redovisats under egenkontroll. Detta arbeta har skapat en större nöjdhet kring mat och måltider. Gällande städning av lägenheter har vi förändrat rutiner och tillvägagångssätt för städning av lägenheterna. Gällande bemötandefrågor har vi haft individuella samtal med berörda och även lyft bemötande som en punkt på APT. Värdegrundshandledarna har även arbetat med dessa frågor på bl.a. APT. Det har även funnits synpunkter på trygghetslarmet där man upplever att det tar lång tid innan larm går fram. Vi väntar på att larmsystemet ska bytas ut på Björkgården då det är ett äldre system. Uppdragsgivare är informerade om detta och man arbetar för att införa nya larmsystem i verksamheten. Vi informerar om detta på anhörigträffar, boende och anhörigråd samt individuellt. Åtgärder och resultat: Vi arbetar med att ta upp dessa rutinavvikelser/kundsynpunkter på APT, gruppmöten samt individuellt med berörd personal. Vi diskuterar på avvikelseråd/kvalitetsmöten och ledningsgruppsmöten och vi ser över rutiner samt går igenom dessa på möten med övrig personal. 4

Samverkan: Vi har fortsatt att arbeta med samverkan inom vår egen verksamhet genom att fokusera på teamarbetet med den boende i fokus. Vi arbetar med att personalen ska arbeta utifrån den boende ur ett tvärprofessionellt perspektiv som baseras på respekt för den enskilde och dennes närstående samt med respekt för sina kollegor. Värdegrundarbete: Under 2016 har haft en punkt på varje arbetsplatsträff som berör värdegrundsarbete. Under denna punkt har vi lyft ämnen så som bemötande, tänka outside the box och fokusera på den boendes behov. Vi arbetar även med Björkgårdens 5 värdegrundsgarantier där man diskuterar och lyfter dessa frågor på APT. Vi arbetar aktivt med Skype, fotoramar, IT-miljö där vi använder dator och andra tekniska hjälpmedel till våra aktiviteter. Vi har Facebook kopplat till Björkgården och vi finns med i Seniorval. Vi arbetar ständigt med att hitta IT-baserade aktiviteter och det senaste tillskottet i aktivitetsutbudet är IT-yoga. Vi har också samverkan med olika aktörer som kommer och underhåller de boende i form av dans och musik. Personer från Röda Korset besöker regelbundet våra boende. Vi samverkar med olika representanter ur Svenska Kyrkan eller andra trossamfund. Vi bjuder också in våra yngre medborgare och då genom att ha bl.a. luciatåg och andra aktiviteter. Vi har också samarbetsaktiviteter gällande projekt med filminspelningar i nätbaserad tidning Solna Today. Vi samarbetar med AF där vi har haft sommarpraktikanter i verksamheten. Vi samarbetar också med arbetsförmedlingen gällande arbetspraktikanter och nystartsjobb. Vi har samarbete med KI och tar emot sjuksköterskestudenter samt även vissa gymnasieskolor där vi tar emot undersköterskestuderande. Vi har haft ett samarbete med Medlearn där vi har kompetensutvecklat personal via Solna Stad. Vi har en person i aktivitetsgruppen som ansvarar för att utveckla samarbetsformer ytterligare gällande Björkgårdens IT-profil. Vi har också bjudit boende och närstående till boråds-träffar samt anhörigmöten. Vi har närståendeträffar 1 ggr/termin där vi bl.a. har bjudit in representanter från anhörigföreningar, kontaktpolitiker med flera. Vi har haft aktivitetsråd samt kostråd där både boende och närstående har deltagit. Tyvärr har intresset varit något lågt från så väl boende som närstående vilket kan bero på en stor inflytt/utflytt i verksamheten. Personalens samverkan i kvalitetsarbetet Vi har under året skapat en miljö där vi arbetar tvärprofessionell med utvecklingsfrågar och att se framåt. Vi fortsätter med vårt arbete kring synliga och greppbara mål utifrån de ämnen vi ser behöver förbättras under året 2017. Vi har en kvalitetsansvarig samt internrevisorer inom varje personalkategori dessa arbetar med utveckling av kvalitet och kvalitetsarbete inom verksamheten. Vi arbetar med rutiner, 5

rutinavvikelser och förbättringsförslag som inkommit. Vi lyfter sedan dessa på APT där vi gemensamt arbetar med utformning och åtgärder utifrån art. Vid revisioner intervjuas personalen och de får beskriva hur man arbetar och vilka förbättrings åtgärder som kan vidtas. Dessa överförs till rutiner eller handlingsplaner om så behövs. Personalen har olika ansvarsområden för att öka delaktigheten och för att säkerställa att man kan utveckla kvaliteten ur varje personalgrupps synvinkel. Vi har under 2016 arbetat med att stärka ombudsrollerna för att ytterligare öka motivation och utveckling hos medarbetarna. Vi har också en dokumentationsgrupp som fungerar väldigt bra och där man tittar specifikt på den sociala dokumentationen och förändringar gällande lagstiftning och riktlinjer. Dessa dokumentationsstödjare är undersköterskor och finns på varje enhet vilket gör att man hela tiden utvecklar och förbättrar den sociala dokumentationen. Vi har även en grupp med kostombud där man har särskilt ansvar för mat och måltidsmiljö. Dess mål är att sprida kunskaper kring vikten av en god måltidsmiljö, nattfasta, kostalternativ och andra frågor som rör mat och måltid. Andra ansvarsområden som finns i verksamheten är exempelvis: brandskyddsombud, BPSDombud, Palliativa ombud, hygienombud och aktivitetsombud. Målet med ombudsrollerna är ett extra engagemang och en fördjupad kunskap inom området för att kunna sprida detta till sina kollegor och därmed öka kunskapen och utvecklingen inom området på den egna enheten. Även sjuksköterskorna har specifika områden där de är extra kunniga och har ett extra ansvar för området. Utbildningsinsatser under 2016 Vi har under 2016 haft en stor satsning gällande att utbilda all personal inom ämnet demens dvs. Silviautbildning. Denna insats har varit ett samarbete med Silviahemmet, Solna Stad och Björkgården. Denna utbildningsinsats medförde att Björkgården blev Silviacertifierade i november 2016. Vi har även påbörjat en metodstödsutbildning för att skapa en plattform gällande att arbeta med rätt metoder och rätt verktyg i utvecklingsarbete. Gruppen som går metodstödsutbildning är en tvärprofessionell satsning för att få en så bred kunskapsbank som möjligt vid arbete med att införa nya arbetssätt och/eller metoder. Vi har arbetat mycket med webbaserade utbildningar gällande exempelvis Mat och måltid samt demens abc och hygienutbildningar. Vi har haft internutbildningar inom specifika områden som hygien, brand och omvårdnad. Vi har också haft sjuksköterskor som har gått arbetsledarutbildning under första halvåret. Sammanställning, analys och resultat: Under året har ledningsstrukturen för Björkgården ändrats men trots denna förändring har utvecklingen gått framåt och verksamheten har stärkts i sina mål och arbetssätt. Detta tyder på en stark organisation med trygg stf och trygga medarbetare i verksamheten. Björkgården har fortsatt sitt arbete med att utveckla omsorgen och omvårdnaden för de boende. Kunskaperna i att bemöta boende med demenshandikapp eller kognitiv svikt har ökat markant genom Silviasatsningen. Gruppledande sjuksköterskor har stärkts i sin roll och de arbetar aktivt med sina grupper för utveckling och framåttänkande. 6

Vi har kunnat ägna året åt verksamhetsutveckling och framåtskridande arbete vilket har skapat en stimulerande och trivsam miljö. Boende på Björkgården ska erhålla en vård och omsorg som baseras på ett professionellt bemötande där varje unik persons behov tillgodoses så långt det är möjligt. Vi kan fortsätta att utveckla kvaliteten, vården och omsorgen så att de boende tillsammans med sina närstående och personalen upplever trivsel, glädje och trygghet. Genom att personalen också har blivit mera delaktig och viljan till delaktighet har ökat har man kunnat påbörja att arbeta med att implementera ex kvalitetsdeklarationer och värdegrunddeklarationer i det dagliga arbetet. Vi har under året gjort nyrekryteringar inom bl.a. sjuksköterskegruppen. Detta har gjort att vi ytterligare har utvecklat arbetsledar och gruppledarskapet i verksamheten. Det har också kommit in förbättringsåtgärder och nya förslag som har utvecklat verksamheten i stort. 2017-01-25 I tjänsten Marina Losjakova TF Verksamhetschef Björkgården marinal@forenadecare.com 7