Processkartläggning NyPA Bilaga C - Processkartläggning NyPA 1
Processkartläggning Kommunerna har tagit fram gemensamma processkartor, som beskriver önskat arbetssätt inom respektive område. Processerna ska utgöra ett effektivt och enhetligt sätt att arbeta i alla fyra kommuner. Bilaga C - Processkartläggning NyPA 2
I arbete med alla processer så har följande antagande gjorts: Lagar, avtal och regelverk styr möjligheterna vid all rapportering i systemet Medarbetare rapporterar via självservice via självinstruerande gränssnitt Attestmöjligheter styrs utifrån attestförteckning Väl fungerande kopplingar till andra system är en förutsättning Bilaga C - Processkartläggning NyPA 3
Grafisk beskrivning Krav Process, annans Process Input Output Roll Så här används våra processkartor: Applikation Processkartorna beskriver grafiskt vårt önskade arbetssätt. Notering. Teckenförklaringar ses i denna grafiska beskrivning. Bilaga C - Processkartläggning NyPA 4
Processkartläggning Löneadministration: Löneprocesserna är kartlagda och ritade av sakkunniga representanter från berörda kommuner, under ett flertal workshops under hösten 2007. Uppdrag var att kartlägga och dokumentera ett kommungemensamt önskeläge för de löneadministrativa processerna utifrån målsättningen så hög grad av självservice som möjligt. Grunddatahantering Kartläggning av organisation Lön inkl ersättning: Registering av person och anställningsrelaterad information Tid och avvikelserapportering Sjukfrånvaro Hantering av resor och traktamente Tidrapportering timanställda Rapportering av underlag förtroendevalda Hantering av övriga uppdragstagare Följande processkartor ritades: Avslut av anställning Lönekörning Hantering av anställds skuld Korrigering av lön Avstämning/redovisning Beräkning av uppehållslön/ferielön Semesterhantering Pensionshantering Hantering av förfrågningar/beslut myndigheter Administrera semesterlöneskuld/kompskuld Bilaga C - Processkartläggning NyPA 5
Verksamhet Verksamhetsstrategi Kartläggning av organisation Definierad organisation Behörighet och attesträtt Organisationsbygge i system Roller och behörigheter i system Uppdaterat system Driftsformer? Var systemet är och är vi tillsammans enskilda organisationer? Bygga själva? Köpa? Grunddata Grunddatahantering Kundkommunikation Utveckling Omvärldsbevakning Önskemål intressenter Omvärldsanalys : Mycket grov skiss över hur systemets ska uppdateras. Bilaga C - Processkartläggning NyPA 6
Bilaga C - Processkartläggning NyPA 7
Kartläggning av organisation Viktigt att informationen om eventuella avgångar/nya chefer når fram Lika tänk inom alla kommuner? Lika tänk inom alla förvaltningar Verksamhet Systemet ska genomföra internkontroll Hur många grundroller? Attesträtt Historik Definierad organisation Administrera organisationsstruktur Organisationsstruktur Kontostyrning Vad är möjligt att konvertera? Vad vill vi ha med oss? Verksamhetsstrategi Definiera organisation Central personalorganisation Systemförvaltare Verksamhetsledare Definiera behörigeheter Verksamheten Behörighet och attesträtt Administrera behörighet och attest Atteststruktur Tidrapportering/Självservice Systemförvaltare Webbstrukturen hanteras manuellt, fristående registrering Förslag: Webbstruktur över attester Systemförvaltare I behörighet och attesträtt ligger användarid och lösenord Bilaga C - Processkartläggning NyPA 8
Lön inkl ers Anställd Förutsättningar för årliga körningar Registrering av person och anställningsrelaterad information. Beräkning av uppehållslön/ferielön Semesterhantering Uppdaterad ferielön/uppehållslön Uppdaterad semester Person och anställningsrelaterad information Förskott? Tid & Avvikelserapportering Sjukfrånvaro Hantering av resor och traktamente Tidrapportering timavlönade Färdigt löneunderlag Lönekörning Löneutbetalning signal om felaktig/utebliven lön/ersättning Avstämning Redovisning Hantering av anställds skuld Rekvirering lönebidrag Korrigeringar av lön Genomförd avstämning Inkomstuppgift rättad Lönebidrag rekvirerat Förfrågning/beslut myndighet Pensionshantering Hanteringar av förfrågningar/beslut myndigheter Underlag hos administratör Hanterade beslut/förfrågningar Rapportering av underlag förtroendevalda Hantering av övriga uppdragstagare Avslut av anställning Eventuella special: Exempelvis avgångsvederlag hanteras alltid central på löner. Verifikat Arkivera underlag Administrera semesterlöneskuld/kompskuld Skuldförfrågan Skuldrapport Lön inkl ersättning: Översiktsbild över löneprocesser Bilaga C - Processkartläggning NyPA 9
Registrering av person och anställningsrelaterad information. Ändra anställds personuppgifter Nyanställd Skyddade personuppgifter? Arbetsledare registrerar den anställde, anställningsavtalet Anställd registrerad Anställningsavtal skrivs ut och skrivs på Anställningsavtal Anställningsavtalet är en signal till löneadministratören för registering av övrig grunddata Komplettering av grunddata Anställningsrelaterad information Anställd Ändra anställningsrelaterad data självservice Anställningsrelaterad information Chef/Arbetsledare självservice Självservice Anställd Chef/Arbetsledare BSK, Självservice Pensionsavtal osv Chef/Arbetsledare Ändra ersättningsrelaterad data De uppgifter som behövs för anställningsavtalet + schema registreras via guide Arkivera underlag Underlag arkiverat i personakt Chef/Arbetsledare Självservice Omregistrera anställd Ändring av ssgr i efterhand, schema. Årlig löneökning körs i förhandling Eventuellt i samråd med personalavdelning Arbetsledare Bilaga C - Processkartläggning NyPA 10
Tid & Avvikelserapportering Person och anställningsrelaterad information Medarbetaren stämmer av schema och kompletterar eventuell övertid eller frånvaro. Godkänner Godkänd tid Attest Färdigt löneunderlag Anställd/ självservice Chef/Arbetsledare självservice Önskemål om ledighet/semester Ledighetsansökan Inlagd ledighetsansökan Godkänna eller avslå Ledighetsansökan besvarad Anställd självservice Chef/Arbetsledare självservice Bilaga C - Processkartläggning NyPA 11
Sjukfrånvaro Befarad långtidssjukdom Hantera långtidssjukdom Info till FK OB-tillägg vid sjuk för dom som brukar ta ut det i tid - bemanningssystem Säkersställa bemanning Personal på plats Överskådlig webblösning Ej godkänd sjukfrånvaro Hantera ogiltig frånvaro justerad lön Chef/Assistent Bemanningssystem Chef/Arbetsledare Självservice Medarbetaren ringer in sjukanmälan Ta emot sjukanmälan Mottagen sjukanmälan Registrera sjukfrånvaro direkt Sjukfrånvaro registrerad Attestera frånvaro Lönesystemet uppdaterat med sjukdata Sjukjusterad lön Medarbetaren visar Chef/Assistent läkarintyg Självservice Chef/Assistent Chef/Arbetsledare Självservice Att sjukanmäla sig är inte detsamma som att registera sjukfrånvaro. Sjukregistering kvarstår Medarbetaren lämnar beslut om tidsbegränsad sjukersättning Bemanningssystem Anställd Friskanmälan Anställd friskanmäld självservice Automatisk sammanställning FK Signal för AFA-anmälan på lönespec Uppdaterad sjukfall FK Anställd informerad om AFA försäkring Bilaga C - Processkartläggning NyPA 12
Hantering av resor och traktamente Ska göras så snart som möjligt efter resa På kvittot ska reseräkningsnr anges Kvitto Arkivera underlag Person och anställningsrelaterad information Anställd registrerar reseräkning och traktamente via guide Godkänd reseräkning Anställd lämnar ev kvitto till chef Attest Färdigt löneunderlag självservice Anställd Chef/arbetsledare Bilaga C - Processkartläggning NyPA 13
Tidrapportering timavlönade Timavlönad Arbetsledare registrerar den anställde, anställningsavtalet Anställningsrelaterad information Anställd Anställd fyller i tidrapport via guide Tidrapport ifylld Arbetsledare kompletterar och attesterar Färdigt löneunderlag Har ingår att kontrollera enligt LAS Ska anställningsavtalen skickas till facket? självservice Bemanningssystem Chef/Arbetsledare Självservice Bemanningssystem Självservice Anställningsavtal skrivs ut och skrivs på Chef/Arbetsledare Anställd Anställningsavtal anställningsavtal behöver bara skrivas ut vid första anställningstillfället så länge som inte anställningsvillkoren ändras Automatiskt med i lönespec? Fungerar det med enbart digital attestering? Ett samlat anställningsavtal vid flera anställningar? Bilaga C - Processkartläggning NyPA 14
Rapportering av underlag förtroendevalda Mall Person och anställningsrelaterad information Ledamöter ansöker om arvode och övriga ersättningar i samband med möte Underlag för registrering Registrering av sammanträde och förrättning Färdigt löneunderlag Ledamot självservice Nämndsekreterare Bilaga C - Processkartläggning NyPA 15
Hantering av familjehem Automatiskt uppräkning vid årsskifte Beslut om uppdrag Registrering av uppdragstagare Uppdragsrelaterad information Attest av underlag familjehem/kontaktpersoner Färdigt löneunderlag Eventuella special: Exempelvis avgångsvederlag hanteras alltid central på löner. Verksamhetsansvarig/Assistent självservice självservice Budgetansvarig Utskrift av avtal vid behov Utskrivet avtal Bilaga C - Processkartläggning NyPA 16
Hantering av övriga uppdragstagare Konterat och attesterat underlag Löneunderlag/faktura Registrering av uppdragstagare Uppdragsrelaterad information Registrering av timmar/belopp Färdigt löneunderlag Går bra att lägga ut på tex arbetsmarknadsenhet Utskrift av avtal vid behov Utskrivet avtal Bilaga C - Processkartläggning NyPA 17
Administrativ avslut av anställning Skriftligt via särskild blankett Löner informerad Beräkning av slutlön Färdigt löneunderlag Utbetalning av slutlön Eventuell återbetalning av skuld Avslutad anställning Meddela pensionsadministratör Pensionsadministratör meddelad Pensionshandläggare Koppling pensionssytem/? Pensionssystem Bilaga C - Processkartläggning NyPA 18
Lönekörning Ska systemet stängas? Färdigt löneunderlag Löneberäkning Rimlighetskontroller Löneunderlag slutberäknat Div kontroller Kontroller OK Felaktigheter funna Godkännande av lön Korringering av felaktigheter Löneperiod godkänd Bruttolönelista för arkivering Fil till bank Lönesumma ska synas. Kvittens Skickad bankfil Banken ska skriva ut lönespec, men vi kan styra över innehållet. Inga fackavgifter hos oss. Löneutbetalning Fil till ekonomisystem Möjlighet till elektronisk lönespec Ekonomisystem uppdaterat Kontrollera fullmakter Önskeläge: Se allt direkt i systemet Preliminär lönekörning med chans för korrigeringar. Hur många extra lönekörningar? Behöver inte vara en fil, utan kan ske via direktöverföring Ekonomisystem Bilaga C - Processkartläggning NyPA 19
Hantering av anställds skuld Anställds skuld Behövs bekräftelse från medarbetare? Tittar på alternativa lösningar Bemanningssystem Förslag till lösning Chef/Arbetsledare Kontakt mellan anställd, chef och löneadministratör angående skuldhantering Chef/Arbetsledare Anställd Fakturaunderlag till ekonomi Reglera mot semesterdagar/mertid Skulden ligger kvar, avbetalningsplan upprättas Reglerad skuld Oreglerad eller delvis reglerad Tveksamt om skuld semester ska användas vid reglering av skuld Rättning av inkomstunderlag samt skatt. Inkomstuppgift rättad Bilaga C - Processkartläggning NyPA 20
Avstämning Redovisning Underlag kontrolluppgifter Kontrolluppgifter Lönejournal Ta ut lönejournal Rätt blankett, ska vara bara att skicka Krav skattemyndigheten Ta ut underlag för skattedeklaration Underlag för skattedeklaration Avstämning skattedeklaration/kontrolluppgifter Avstämd skattedeklaration/kontrolluppgift Skickas till skattemyndigheten Inlämnad skattedeklaration Skatteverkets webbsida Signal från ekonomi Avstämning nettolön/skulder Genomförd avstämning Ekonomisystem Konteringsanalys Avstämning konto Signal vid felaktigheter Rättningar i görs centralt Rätt underlag Någon form av lättillgänglig information till arbetsledaren Budgetansvarig Rättningar i et generar automatiska bokföringar i ekonomisystem Bilaga C - Processkartläggning NyPA 21
Korrigeringar av lön Rätt lön Löneskuld Hantering av anställds skuld signal om felaktig/utebliven lön/ersättning Utredning av lön Felaktig lön Ev begäran av rätt underlag, ex ledighetsansökan, anställningsavtal, justering i schema Chef/Arbetsledare Korrigering av felaktig lön Lönefodran Färdigt löneunderlag Anställd Ska lönen rättas till extra löneutbetalning, betalas ut via kassa eller till nästa ordinarie lön? Bilaga C - Processkartläggning NyPA 22
Beräkning av uppehållslön/ferielön Genomsnittlig sysselsättningsgrad och feriedagar beräknas automatiskt i samband med lönekörning Möjlighet till simulering. Bilaga C - Processkartläggning NyPA 23
Semesterhantering Semester uppdateras automatiskt i samband med februaris lönekörning Informerar om vad som är viktigt att titta på. I september samt januari signal för kontroll Överskådlig webblösning Arbetsledare kontrollerar semesterdagar Korrekt underlag Signal vid för många uttagna semestedagar under året i relation till inlagd frånvaro. Signal redan vid semesteransökan, om antalet dagar överskrider semesterdagssaldo Chef/Arbetsledare självservice Felaktigt underlag Korrigering i underlag Bilaga C - Processkartläggning NyPA 24
Pensionshantering Pensionsavtal Nyanställd Anställd som uppfyller ålderskrav Skapa underlag/fil till pensionsadministratören Underlag hos administratör Valpaket till anställda Pensionshandläggare/ Anställds anställningstid/avtal Eventuella ledigheter Anställds årslön Pensionsavtal Skapa underlag/fil till pensionsadministratör Underlag hos administratör Fakturering av pensionsavgift Betalande av pensionsavgift Behandlingsregler pensionsgrundande Pensionshandläggare/ Bilaga C - Processkartläggning NyPA 25
Hanteringar av förfrågningar/beslut myndigheter Inkomstförfrågan Fylla i och skriva under Ifylld inkomstförfrågan skickas iväg Förfrågan besvarad Ev beslut från myndighet Registrera och kontrollera. Uppdaterad personrelaterad information Lönekörning Beslut verkställt Redovisning myndigheter Löneavdrag redovisat Bilaga C - Processkartläggning NyPA 26
Administrera semesterlöneskuld/kompskuld Skuldförfrågan Beräkning av skuld Skuldrapport Skuld förs in i ekonomisystem Ekonomisystemet uppdaterat Ekonomi Ekonomi Bilaga C - Processkartläggning NyPA 27
Processkartläggning PA-processer: PA-processerna är kartlagda och ritade av sakkunniga representanter från berörda kommuner, under ett flertal workshops under våren 2008. Uppdraget var att kartlägga och dokumentera ett kommungemensamt önskeläge för processerna utifrån målsättningen så hög grad av självservice som möjligt. Små beskrivande texter har antecknats till respektive process inom PA-området. Följande processkartor ritades: Bemanning LAS Se över befintliga personalresurser och lägga schema Vikariehantering Avvikelsehantering från redan fastställt schema Hantering av timbank Avveckling Avveckling sjukersättning tillsvidare Avveckling arbetsbrist Avveckling pension Rekrytering Förhandling Arbetsmiljö Rehab Kompetens Medarbetarsamtal Statistik och rapporter Bilaga C - Processkartläggning NyPA 28
Bemanning Arbetstidsavtal Bemanning s 1 Ja Vakanshantering Verksamhet Kartläggning av verksamhetens bemannings och kompetenskrav Kartlagt bemanningsbehov/resursbehov Fastställa grundbemanning - kundtid och verksamhetstid Fastställd kundtid Fastställd verksamhetstid Se över befintliga personalresurser och lägga schema Fastställt schema Ev omdisponera personal Fastställt schema Finns vakanser? Behövs rekrytering Avvikelsehantering från redan fastställt schema Personal tillsatt Hantering av timbank Ingen manuell hantering Attesterat efter underlag attesterat underlag Bemanningssystem Chef/Arbetsledare Bemanningssystem Chef/Arbetsledare Bemanningssystem Ja Rekrytering. Personal tillsatt Behovshanteringssystem Bemanningsprocessen är tänkt att stödja bemanningsarbetet oavsett verksamhet vid såväl central bemanningsfunktion som bemanning lokalt ute i verksamheten. Utgångspunkten i all bemanning är verksamhetens behov. Det är arbetsledare chef som är ytterst ansvarig för bemanning och schemaplanering. Bemanningsprocessen startar med att kartlägga verksamhetens bemanningskrav för att fastställa behovet av personal. Detta är en ständigt pågående process bemanningskraven kan förändras från dag till dag. Grundbemanning fastställs för verksamheten. Vissa tider under dygnet kan det krävas särskild kompetens - ex körkort i hemtjänstgrupper, eller delegation att ge medicin vilket behov som finns ses över. Bilaga C - Processkartläggning NyPA 29
Se över befintliga personalresurser och lägga schema Bemanning s 2 Det ska gå att lägga klockslag istället för turer Fastställd verksamhetstid Fastställd kundtid Medarbetare registerar önskemål om schema inklusive planerad ledighet Medarbetares önskemål Schemakonstruktion Schemaförslag Rapport över krockar Fastställa/godkänna schema - där verksamhetstid och kundtid framgår Chef Fastställt schema Bemanningssystem Bemanningssystem web självservice Finns motsvarande tur på annan enhet? Signaler enligt ATL Krocklösning via webb? web självservice Arbetstidslagen och förutsättningarna i våra avtal finns inprogrammerade i systemet och ligger till grund vid planering av schema. Medarbetarna registrerar önskemål om schema via sin webb. Medarbetarnas önskemål matchas sedan mot bemanningskravet för verksamheten. Eventuella krockar och differenser korrigeras tex. genom flexibel bemanning mellan avdelningar. Simulering av kostnader för planeringen är möjlig. Chefen godkänner/attesterar alltid schemat som därmed blir fastställt. Bilaga C - Processkartläggning NyPA 30
Vakanshantering Ordinarie personal markerar att de är tillgängliga för arbete Bemanning s 3 Bemanningssystem Vakans Central vakanslista där anställda kan visa intresse för vakans - stopptid anges Visat intresse Godkännande av reserverad vakans Personal tillsatt Urvalsfunktion där vi kan välja vem som tillhör denna grupp Bemanningssystem Vakans till bemanning/resursenhet Urvalsfunktion där vi kan välja vem som tillhör denna grupp Central vakanslista där anställda i bemanningspoolen kan visa intresse för vakans - stopptid anges Bemanningssystem Visat intresse Vakans till bemanning/resursenhet Godkännande av reserverad vakans Anställda kontaktas via SMS, e-mail eller telefon Bemanningssystem Personal tillsatt Anställda kontaktade Återkoppling till bemannings/resurs enhet via SMS, e-mail eller telefon Personal tillsatt Kvarstående vakans åter till bemanningsansvarig Utbeordring av personal Personal tillsatt Trots bra planering uppstår ibland vakanser. För att lösa dessa luckor så vill vi kunna arbeta i flera steg. Först ses den ordinarie personalen över finns det någon som vill/kan arbeta? Nästa steg är att vakansen lämnas över till bemannings/resursenhet osv. Möjlighet ska finnas att hoppa över steg i vakanshanteringen vid akut sjukdom tex. så finns inte tid för en lång hantering, vilket kan innebära att eventuella vikarier kontaktas direkt via SMS/mail/telefon. Bilaga C - Processkartläggning NyPA 31
Avvikelsehantering från redan fastställt schema Utifrån gällande avtal Bemanning s 4 Vakanshantering Personal tillsatt Oplanerad frånvaro och avvikelse Rapportering via web - med möjlighet att ange orsak Rapporterad avvikelse Möjlighet att kunna signalera vid obemannade pass Attest Attesterat underlag Anställd Web Chef/arbetsledare Web Medarbetaren registrerar eventuella avvikelser i den färdiga schemaplaneringen, exempelvis sjukdom. Chefen attesterar medarbetarens tid. Bilaga C - Processkartläggning NyPA 32
Bemanning s 5 Hantering av timbank Kunna välja beräkningsdatum för timbank Ackumulerad tid kan ses i både pengar och tid Lokala avtal reglerar timbank Timbankskuld ska gå att ta ut som rapport Timbank Den anställde väljer om timbanken ska utbetalas i pengar eller behållas som tid Attest Attesterat underlag Timbanken baseras på våra lokala avtal. Medarbetaren kan i systemet välja hur timbanken ska hanteras, om den ska utbetalas i pengar eller behållas som tid inför nästa schemaplanering. Chefen attesterar timbanksuttag. Web Anställd Web Chef/arbetsledare Bilaga C - Processkartläggning NyPA 33
LAS Signal kopplad till LAS beräkningen för arbetsledare Dagar per månad, år tydlig uppdelning av ava /las Utifrån anställning generas dagar med automatik Skollagen Önskemål att arbetstagaren själv ska kunna se sina AVA och VIK-dagar Signal 3 månader innan tv-anställning Anställningstid Beräkning av anställningstid AVA Dagar Webbaserat för arbetsledare Vikarie dagar Total anställningstid Urvalsfunktioner för turordningslistor Antal LAS-dagar Stöd finns i systemet för bevakning och tillämpning enligt LAS. Bilaga C - Processkartläggning NyPA 34
Avveckling - sjukersättning tv Signal tid för överklagan Försäkringskassans beslut om sjukersättning tv Anställd skickar beslut till arbetsledare - underlag till personalavdelningen Arbetsgivaren säger upp medarbetaren utifrån % på beslut Reglering av slutlön Anställningen avslutad Det finns ett flertal olika orsaker till avveckling, tex: Uppsägning från den anställde Uppsägning från arbetsgivaren pga arbetsbrist, personliga skäl, eller avsked Avgång med pension Avgång med sjukersättning Överenskommelse om uppsägning Tidsbegränsad anställning upphör Dödsfall Genom att kartlägga processerna sjukersättning, arbetsbrist och pension så har vi försökt att beskriva flödet vid avveckling. Omreglering av ssgr Ssgr omreglerad AFA Försäkringar Bilaga C - Processkartläggning NyPA 35
Avveckling - arbetsbrist Konstaterar att arbetsbrist föreligger MBL Beräknar turordning AGF/KL Turordningslista Vilka personer blir aktuell för ev uppsägning? Fastställd turordningslista Omplaceringsutredning matchas mot vakanta tjänster hos arbetsgivaren Uppsägning från arbetsgivaren Skriftligt besked om uppsägning med eventuell företrädesrätt - underlag till personal Signaler ex kommunikation med it Reglering av slutlön Anställningen avslutad Rekryteringsmodul Kompetensmodul Omplacering Kom ihåg att underätta facket Företrädesrätt? Ja Bevakning av företrädesrätt Rekryteringsmodul Bilaga C - Processkartläggning NyPA 36
Avveckling - pension Signal i systemet 6 månader innan den anställde fyller 65 samt 67 år Arbetsgivaren säger upp medarbetaren pga pension Skriftligt besked om uppsägning- underlag till personal Reglering av slutlön Anställningen avslutad Medarbetaren säger upp sig och ansöker om pension Anmälan till pensionsadministratör Meddelad pensionsadministratör Arbetsgivaren omreglerar anställningen till en visstidsanställning pga ålder Nytt anställningsbeslut - underlag till personal Ny anställningsform för anställd Pensionsadministratören system Bilaga C - Processkartläggning NyPA 37
Analys görs av det uppkomna resursbehovet utifrån verksamhetens krav. Analysen resulterar i en kravspecifikation. Innan beslut tas om eventuell rekrytering prövas rekryteringsbegränsningarna. Annons utformas och rekryteringssätt väljs. Vid valet av rekryteringssätt görs en analys kring vilka rekryteringsvägar som är effektivast för att nå målgruppen som söks. Annonserings sker. De sökande kan göra sin ansökan direkt via webben. Ett första urval med utgångspunkt från de urvalsfrågor som återfinns i ansökningsformuläret görs med hjälp av systemet. En sammanställning över relevanta sökanden upprättas. En individuell genomgång av ansökning görs med en bedömning av vilka kandidater som ska kallas till intervju. Ett intervjuunderlag tas fram och kandidater kallas till intervju. Intervjuer samt efterföljande referenstagning genomförs. Rekrytering. Identifierat kompetens/resursbehov Planera och kalla till intervju Diskriminieringslagarna ska följas under hela rekryteringsprocessen Utforma kravspec Kallade kandidater Samverkan med fack Formulerad kravspec Genomföra anställningsintervju Kolla rekryteringsbegränsningarna Kompetensmodul LAS Test Genomförd anställningsintervju Referenstagning Intern eller extern rekrytering? Beslut om rekrytering Löst kompetens/resursbehov Kandidat med referenser Välj rekryteringssätt och Formulera annons Behövs utdrag ur belastningsregistret för tjänsten? Bedömning av kandidater Rekryteringsmodul Lämplig kandidat Publicerad annons Fyll i och skicka in ansökan Rekryteringsmodul Komma överens om anställningsvillkor och erbjuda anställning Beslut tas kring vilken kandidat som ska erbjudas anställning. Anställningsvillkoren regleras och anställningsavtal skrivs. Den information som registrerats under processen förutsätts efter anställningsbeslut att göras tillgänglig för andra delar i et. Ansökningar Ny anställd Anställningsavtal Ansökningarna diarieförs Urval och sammanställning Rekryteringsmodul Bekräfta ansökan Rekryteringsmodul Skicka brev om att tjänsten är tillsatt samt skicka tillbaka ev ansökningshandlingar. Personlig kontakt med de som varit på intervju. Bilaga C - Processkartläggning NyPA 38 Diarieförda ansökningar Aktuella kandidater för intervju Bekräftad ansökan
Förhandling Förhandling webbaserad Överföringskanal till excel - önskemål med både export och import Simuleringsmöjligheter - både belopp och procent Inläsning av facktillhörlighet av leverantör Facktilhörighet i system Skapa förhandlingsunderlag - kopia av valda uppgifter från anställningsregister Förhandlingsunderlag skapat Förhandlingar/urval skapas utifrån underlaget Förhandling/urval Individuella påslag - både belopp och procent Centralt Behörighet till anställda ska följa behörighet i et förhandling Urvalsmöjligheter: kodsträng, facktillhörlighet, avtal osv Behörig utifrån delegation Lönesättande chef Lönesättande chef Generella påslag - både belopp och procent förhandling förhandling Förslag till resultat avstämning av överläggning Alla sorters löner ska kunna hanteras i förhandlingsunderlaget. Lönestatistik medel, median och percentiler Utfall i procent, per organisation, ansvar, kön, förvaltning, bsk mm Utskrift av protokollsbilaga Protokollsutskrift Överföring till lön - anställningsregister uppdateras Uppdaterat anställningsregister Eventuell retroberäkning - ny lön och ev retro kommer samma månad Ny lön & retro utbetald Underlag för lönerevision hämtas direkt från et för att kunna förse olika användare med olika uppgifter inför löneförhandlingar. Anställdas facktillhörighet är tillgänglig med efter inläsning. Möjlighet att simulera olika scenarion för löneförändringar finns i systemet. Det finns också möjlighet att ange generella påslag i underlaget och se utfallet av dessa. Lönesättande chefer upprättar förslag till ny lön för sina medarbetare. Bilaga C - Processkartläggning NyPA 39 Utskrift av protokollbilaga för avstämning görs ur systemet. Vid avstämningen redovisas till de facket vårt samlade förslag till ny lön. Efter avstämningen är de nya lönerna formellt fastställda och de nya lönerna uppdaterar systemet och går till utbetalning. Eventuella retroaktiva löner behandlas.
Arbetsmiljö Samverkan FAS SAM Policydokument Främjande och förebyggande arbete Företagshälsovård System Politiska mål arbetsmiljö Klargöra verksamhetens arbetsmiljömål Verksamhetsmål arbetsmiljöområdet Kartläggning av den psykosocialala arbetsmiljön ex medarbetarenkät, medarbetarsamtal, APT Kartläggning av den fysiska arbetsmiljön Kartlagd arbetsmiljö Utarbeta handlingsplan Handlingsplan Genomförande av aktiviteter Genomförda aktiviteter Uppföljning Häslobokslut Tillbud Arbetsskada Vid arbetsplatsolycka ska arbetsmiljöverket och polis kontaktas Signal för AFA Fylla i anmälan - grunduppgifter per automatik från personregister System Ifylld anmälan tillbud Ifylld anmälan arbetsskada Finns det behov av åtgärd? Ev åtgärdsplan Fyll i och skicka blankett till Försäkringskassan Åtgärdsplan Blankett FK Behandlas i samverkansgrupp på verksamhetsnivå Årlig sammanställning av tillbud och arbetsskadestatistik Arbetsmiljöprocessen tar sin utgångspunkt i lagar, regler men även politiska- och verksamhetsmål. Processen startar med att, kartlägga den fysiska och psykosociala arbetsmiljön genom till exempel medarbetarenkät och skyddsrond. Utifrån resultatet och de satta målen görs sedan en gap analys där produkten blir en handlingsplan med åtgärder av olika prioritet. Bilaga C - Processkartläggning NyPA 40
Rehab Policydokument Signaler - tidsaxel Är det aktuellt med arbetsträning? Hela processen dokumenteras i rehabmodul Viktigt med tidig kontakt - signal Samtalsstöd/dokumentation Sjukskrivning signal om ohälsa Upprepad kortfrånvaro Samtal Finns rehabbehov? Nej Ja Handlingsplan med mål Arbetsförmågebedömning Återgång i arbete Genomföra åtgärder ex arbetsprövning, arbetsträning, behandling Åtgärder genomförda Kontinuerliga avstämningsmöten Är det möjligt att återgå till ordinarie arbete? Ja Behövs anpassning? Nej Medarbetare i omplacering Återgång till ordinarie arbete med/utan anpassning Omplaceringsutredning Är det möjligt att återgå inom avtalsområdet Ja Nej Återgång inom avtalet med utan/anpassning Är det möjligt att återgå till annat arbete hos arbetsgivaren? Nej Ja Nytt arbete Avslut av anställning Avvecklingsprocessen Stöd finns för dokumentation av hela rehabprocessen. Mallar finns tillgängliga t.ex. handlingsplaner. Uppföljning kan göras. Behörighet styr olika användares tillgång till enskilda ärenden. Bilaga C - Processkartläggning NyPA 41
Kompetens s 1 Politiska mål Kompetens Klargöra verksamhetens mål Signalsystem till ansvariga chefer Verksamhetsmål Attestfunktioner Behörighetsnivåer Sökfunktioner för specifikt behov - kunna söka inom hela organisationen Vad behövs det för kompetens för att uppnå målen? Rollbeskrivningar och sammanstättning av grupper. Kompetenskarta Inventering - hur ser det ut idag? Anställda ska själv kunna registera sin kompetens Kartlagd kompetens GAP Analys Kompetensutvecklingsbehov Strategisk process- Omvärldsanalys, pensionsavgångar, framtida kompetensbehov, generationsväxling Kompetensförsörjningsplan Plan Uppföljning - ekonomi, måluppfyllelse, kvalitet Förbred arbete med kompetensmodul strategi för införande Personalavdelningen intierar - arbetsplatsen inventerar och registrerar Personalavdelning Kompetensmodul webbaserad Personuppgifter läses över automatiskt Doumentation av tidigare samtal Verksamhetsplan/mål Medarbetarsamtal Individuell kompetensutvecklingsplan Medarbetaren och arbetsledare dokumenterar samtalet Kompetensmodul webbaserad Uppdaterat system Kompetensmodul webbaserad Nyckeltal Medarbetarenkät Individuella mål Kompetensmodul webbaserad Verksamhetens mål är input i kompetensprocessen. Utifrån en analys av nuläge och framtid kartläggs verksamhetens kompetensbehov utifrån verksamhetens mål och inriktning. Resultatet av analysen är en kompetenskarta över identifierade kompetensbehov. Genom en komptenskartläggning inventeras de komptenser som finns i verksamheten. En viktig förutsättning för inventering är medarbetarens deltagande i processen och medarbetarens tillgång till sin egen kompetensprofil. GAP-analys genomförs för att analysera skillnaden mellan kompetensbehov och befintlig kompetens. Analysen resulterar i en kompetensförsörjningsplan innehållande verksamhetens kortsiktiga såväl som långsiktiga komptensförsöjningmål. Uppföljning sker av genomförd process. Bilaga C - Processkartläggning NyPA 42