Protokoll 1-2016 Ordinarie Styrelsemöte Tisdagen den 26 januari 2016 Föreningslokalen, Tvetgatan 199, Kungälv Närvarande Ordinarie Lars Erik Olofsson (LEO) ordförande Nicklas Eriksson (NE) Lars Göran Algelid (LGA) Annika Östensson (AÖ) Suppleanter Lars Malmgren (LM) Tina Nyth Persson (TNP) Mattias Anderström (MA) Bodil Ekstrand (BE) Adjungerad ledamot Arly Jacobsen (AJ) Frånvarande Ordinarie Henrik Andreasson (HA) Liban Wehlie (LW) Bo Åslund (BÅ) Peter Schülén (PS) Omfattning 1-10 1 Öppnande LEO öppnar mötet och hälsar välkommen. 2 Justerare LGA utses att justera dagens protokoll tillsammans med ordförande. 3 Föregående protokoll (8-2015) Protokollet har justerats och distribuerats till samtliga i styrelsen. Efter godkännande läggs protokollet till handlingarna. 4 Rapporter/skrivelser Inga inkomna skrivelser
5 Ekonomi AJ redovisar byggkostnader och driftkostnadsfördelningen av Molokerna. Notan för installationerna av Moloker slutade på drygt 470 000 kr. Brf Fridhem betalar halva kostnaden och radhusägarna får en förhöjd månadsavgift a 135 kr/mån i sex månader. Resterande, ca 150 000 kr, är pengar som fonderats av radhusägarna (se protokoll 7-2015). Kungälvsbostäder har sedan tidigare bekostat och installerat sin del. Driftkostnaden kommer fr.o.m. årsskiftet att fördelas lika per hushåll i de olika boendeformerna. Debiteringen av p-kort och korttidsparkeringar sköts fr.o.m. 2016 01 01 av förvaltningen. Avgiften på besöksparkeringen är ändrad till 3 kr/tim eller 40 kr/dygn. Inför stämman. Styrelsen beslutar att flytta möte 3-2016 från den 29 mars till den 22 mars. I övrigt beslutas att följa den redovisade tidplanen som bl.a. innebär att ett preliminärt bokslut redovisas på nästkommande möte (se bil. Tidplan inför årsstämman ). Styrelsen beslutar justera Arly Jacobsens lön till 14 800 kr/mån, inkl. privattelefon, fr. o. m. 2016 01 01 6 Styrelsens arbetsuppgifter Rapport Grönområden Rapport Planteringar Rapport Lekplatser Rapport Parkerings och gångytor Rapport Allmän ordning Observationsgrupperna hade inget att rapportera. 7 Arbeten (utförda, pågående, kommande) Avtalet med BTLe har sagts upp för omförhandling i avvakta att se hur snöröjningen fungerar (se protokoll 7-2015). Efter den snörika perioden i mitten på januari har styrelsen inget att klaga på. AJ och LEO kommer att kalla BTLe till fortsatt förhandling. Hurtigs El har bytt belysningsarmaturerna på gång-och cykelvägar till en total kostnad, inkl. arbete, armaturer och ledlampor, a ca 150 000 kr. AJ gick igenom den beslutade uh-planen (se bil. Underhållsplan 2016-2018 ) samt observationsgruppernas sammanställda noteringar. Styrelsen beslutar att behålla björkarna utmed Tvetgatan tills vidare. 8 Övriga frågor Styrelsen beslutade att kalla radhusägarna på Tvetgatan 275-299 till ett möte gällande den planerade renoveringen av lekplatsen söder. De berörda kommer att informeras om tid och plats. Styrelsen beslutar att hålla ett informations- och samkvämsmöte med samtliga radhusrepresentanter den 5 april 2016 på Trankärrsgården. Inbjudan med tider och agenda kommer att skickas till de berörda. Styrelsen beslutar att även 2;drahands boenden skall ha högsta prioritet på permanent p-plats. 9 Kommande möten 2-2016 23 feb 3-2016 22 mars (OBS! ändrad från den 29 mars) 4-2016 19 apr Årsstämma 24 maj 2016 5-2016 24 maj, konstituerande möte direkt efter årsstämman (samtliga möten börjar kl. 18,00)
10 Avslutning Mötet avslutas av ordförande som tackar för visat intresse. Vid protokollet. Arly Jacobsen Justeras. Lars Erik Olofsson Lars Göran Algelid
Tidsplan inför årsstämman 2016 26 januari. Styrelsemöte 1-2016. 22 februari. Resultatrapport 2015 skall vara klar. 23 februari. Styrelsemöte 2-2016. Resultatrapport 2015, jämfört med budget, presenteras. 17 mars kl. 9,00. Möte gällande 2015 års bokslut med HO på HSB-kontoret. 22 mars. Styrelsemöte 3-2016. (Kalla valberedningen). 31 mars. o Sista dagen för inlämnande av motioner. o Skicka kallelse till styrelsemöte med hela årsredovisningen, bokslut och budget. 19 april. Styrelsemöte 4-2016. Hela årsredovisningen, med bokslut och budget, skall behandlas och undertecknas av samtliga ordinarie i styrelsen. Viktigt att alla ordinarie är närvarande. (eventuella motioner behandlas). 13-28 april. o 13 Sista dagen för inlämnande av godkänt bokslut till HO, på HSB-kontoret. o 18-19 Revisorerna går igenom räkenskaperna för 2015 på HSB-kontoret. o 21 Årsredovisningen skickas till samtliga i styrelsen. o 22 Årsredovisningen går i tryck. o 28 Årsredovisningen finns färdigtryckt på HSB-kontoret. o 28 Boka konferensrum och måltid till årsstämman. 9 maj. Årsredovisningen med kallelse delas ut till samtliga medlemmar. 24 maj. Årstämma kl. 18,00 på Trankärrsgården. Styrelsemöte 5-2016. Konstituerande möte direkt efter årsstämman.
Underhållsplan 2016-2018 Grönområden (LG, Mattias) 2016 2017 2018 Ombyggnad planteringar till gräsytor 10 000 10 000 10 000 Reparation av gräsytor 10 000 10 000 10 000 Planteringar (LEO, Lars) Ta bort, byt ut träd och buskar 50 000 15 000 15000 Rensa buskar o sly bakom höghusen Föryngring växter 15 000 15 000 15 000 Lekplatser (Tina, Nicklas) Byte sand. samtliga 10 000 Målning av lekredskap 30 000 Reparera/justera lekredskap, sargar och räcken 25 000 25 000 25 000 Ombyggnad lekplatser i södra området, sliten (2-årsperiod) 100 000 100 000 Ta bort lilla sandlådan i stenpartiet, Klv.bostäder 10 000 Byt den lilla rutschkanan på lilla lekpl.i norr 25 000 P-platser och gångytor (Henrik, Bodil, Annika) Byte armaturer på gångar, lågenergi 250 000 Asfaltera, linjemarkera p-platser (4-årsperiod) 500 000 500 000 Asfaltera gång- o cykelvägar (4-årsperiod) 100 000 100 000 100 000 Justera brunna, asfaltbeläggning mm 10 000 10 000 10 000 Justering och byte av kantstenar 10 000 10 000 10 000 Byte stolpar och motorvärmarcentraler (3-årsperiod) Nya nummer på p-platserna 15 000 Byte timrar, jordfelsbrytare mm löpande 15 000 15 000 15 000 Räta upp el och motorvärmarstolpar 15 000 Reparera trasiga avbärarplank 10 000 10 000 10 000 Allmän ordning (Arly, Liban, Peter, Bo) Inköp av utemöbler 25 000 Spola samtliga brunnar 15 000 15 000 Övrigt Byte sophantering till underjordsbehållare Sep. kostnad Summa 760 000 860 000 805 000 OBS! En underhållsplan är inget styrdokument utan ett hjälpmedel/underlag för styrelsen att göra rätt saker vid rätt tidpunkt. Dokumentet skall årligen uppdateras.