Kallelse till årsstämma

Transkript

1 Kallelse till årsstämma När Söndagen den 23 mars 2014 Var Hemängsskolans matsal Tid Med detta utskick följer: Dagordning Verksamhetsberättelse Förslag till underhålls- och förnyelseplan Förteckning av inkomna motioner från medlemmar Förenklad balans och resultaträkning Balans och resultaträkning i förenklad version Balans och resultaträkning Förslag till budget för 2014 Välkomna! Styrelsen Dagordning Lantmätarvägens samfällighet söndag den 23 mars 2014 kl 17:00 1 Öppnande 2 Fastställande av röstlängd 3 Fastställande av dagordning 4 Årsstämmans behöriga utlysande 5 Val av presidium a) Mötesordförande b) Mötessekreterare c) Protokolljusterare/rösträknare (1 st) 6 Behandling av styrelsens berättelse 7 Behandling av ekonomisk berättelse 8 Behandling av revisorernas berättelse 9 Placering av årets vinst 10 Frågan om ansvarsfrihet 11 Val av styrelse kassör, sekreterare och ledamot 12 Motioner från styrelsen Underhåll- och förnyelseplan Motioner från medlemmar 13 Avgifter Medlemsavgift samt fond för yttre underhåll 14 Övriga frågor 15 Avslutning

2 Verksamhetsberättelse 2013 Styrelsen har förvaltat samfällighetsföreningens grönområden, parkanläggningar, gångvägar, parkeringsplatser, lekplatser, soprum samt spill- och vattenledningar. Under det gångna verksamhetsåret har styrelsen; haft fyra protokollförda styrelsemöten organiserat vårstädningen upprättat gräsklippningsschema upphandlat snöröjning för 2014 genomfört spolning av samfällighetens vatten- eller avloppsledning på kedjehusgården ersatt samfällighetens gamla elskåp med ett nytt infört källsortering i båda soprummen monterar ny belysning i soprummen iordningställt soprummen för källsortering tagit ner skadad rönn på radhusgården och återställt gräsmattan Styrelsens sammansättning under verksamhetsåret Vald för Sten Kenttä Ordförande 2013 Åsa Lundmark Kassör 2013 Veronica Fogelqvist Sekreterare 2013 Stefan Larsson Ledamot 2013 Helena Blom Ledamot 2013 Suppleanter Göran Henriksson 2013 Kerstin Ekström 2013 Revisorer Ingemar Kallioniemi 2013 Peter Ruth 2013 Revisorsuppleant Maj Wälimaa 2013 Valberedning Magnus Blom 2013 Greger Malmström 2013 Göran Henriksson 2013

3 Förslag till Underhålls- och förnyelseplan (version ) Lagen kräver att en samfällighet ska utarbeta en underhålls och förnyelseplan. Detta innebär en långsiktig plan över hur anläggningar som ägs gemensamt ska förvaltas d v s underhållas och förnyas. Planen bör revideras årligen av förslagsvis årsstämman, i annat fall årligen av styrelsen och vart femte år av årsstämman. Lantmätarvägens samfällighetsförening förvaltar tre gemensamhetsanläggningar med betäckningarna Luleå Sunderbyn GA:7, GA:8 samt GA:9. Område Åtgård Frekvens Senast Beräknat Garage Samfällighetsföreningen ansvarar för garagebyggnaden samt motorvärmare Motorvärmare GA:7 Ommålning(minst två varv)12 år olika 2016, 2018 Armatur utomhus 40 år , 2096 Byte av portar 35 år , 2051 El+ avläsare+armatur inne 50 år , 2061 Byte tak 50 år , 2086 Hängrännor 50 år 2031,2086(rensas årligen) Byte av mv-stolpar och el 50 år , 2081 Lekplats Byte sand/fräsa och fylla på10 år?? Lekstugor Byte utrustning 30 år Förråd Byte gränsstock 30 år GA:8 Ommålning(minst två varv)12 år 2007? GA:9 Tak 50 år Byggår? Byte el 50 år Byggår? Brunnar Samfällighetsföreningen ansvarar för avloppsledningen fram till överkant av Avlopp bottenplattan för fastigheten, men inte inom själva byggnadskroppen. GA:7 GA:8 RB-brunnar SLAMSUG 6 år , 2020 GA:9 RB Okulär besiktning 2 år Totalbyte 100 år (När de går sönder) Ledning/Ventilbyte 50 år Asfalt GA:7 Med detta avses gång och entrévägar samt parkeringsplatser inom samfällighetens gränser. Lägga om 30 år , Förslag i dagsläget: Asfaltera om parkering, innegård RADHUS, innergård KEDJEHUS i omgångar med tre års mellanrum. Asfalten är den utgift som kräver mest extern finansiering. Föreningen bör därför överväga att byta asfalt mot grus på parkeringsområdet (då blir asfalt kvar endast på innergårdar och underhållskostnaden sänks). Beslut om ev grusning av parkering tas på års- eller medlemsmöte. Not: Luleå energi ansvarar för skador uppkomna av fjärrvärmenätet, vi kontaktar dem vid skador på exempelvis nordvästra uppfarten.

4 Område Åtgård Frekvens Senast Beräknat Armatur Byte 50 år Innergårdar GA:8 och GA:9 Ytterligare information Beskrivning VA Lantmätarvägens samfällighetsförening *RB-brunnar (SPOLBRUNNAR) Vi har gemensamma avlopp per länga. Totalt fem RB-brunnar för RADHUSEN och fyra för KEDJEHUSEN. Vid vissa av husen är de gemensamma spolbrunnarna placerade UNDER altanen. RB-brunnarna (Spolbrunnarna) är placerade enligt följande RADHUSEN: Utanför hus 73,93,103 samt på gaveln vid 87 KEDJEHUSEN: Alla avlopp är av plast, däremot är ventil och skarv av annat material och kan rosta vid jordkontakt. Kom ihåg att dränera med sand vid upptag av avlopp. De saknar teleskopiska överdelar och kan skjuta ifrån varandra vid tjälskjutning. I så fall rasar jordmassor in i avloppet och förorsakar stopp för just den längan. Bilagor: BD3 137/81: Beslut Fastighetsbildningsmyndigheten (medföljer ej detta utskick)

5 Förteckning inkomna motioner till årsstämma Innehåll Avsändare Förslag till beslut Ny avrinningsbrunn i gångväg mellan Lmv 89 och 91. Detta förorsakar en stor vattenansamling vid tö- eller regnväder Förslag gemensam upphandling av garageportar Nedsjunken brunn som skadar bilarna på parkeringen bakom garagelänga 3 sett från öster Läckande hängränna på och felaktig avrinning från ovanstående garagellänga som förorsakar fastfrusna garageportar Bilsituationen samt olovlig parkering på radhusens innergård Lmv 91 Lmv 91 Lmv 91 Lmv 91 Okänd Ny avrinningsbrunn Att föreningen undersöker intresse för gemensamt uppköp bland medlemmarna Höj brunnen Förläng avrinning/bygg ny brunn Ommålning av garage Okänd 2 Ommålning av garage Renovering och byte av dörrar till soprum och förråd Okänd 2 Renovering och byte av dörrar till soprum och förråd Bättre sandning av gårdar Okänd 2 Offert från extern leverantör och parkering Byte av garagedörrar Okänd 2 Installation och kostnad står respektive fastighetsägare för Byte av sand i lekplats Okänd 2 Radhus Underhålls- och Styrelsen Att årsstämman antar planen förnyelseplan Avgift för fond för yttre underhåll höjning från 100 kr/månad till 250kr/månad Styrelsen Att årsstämman beslutar om en höjning av fondavgiften för att kunna genomföra ovanstående underhålls och förnyelseplan.

6 Förenklad balansräkning Lantmätarvägens samfällighetsförening TILLGÅNGAR Obetalda fakturor av medlemmar , ,00 Så här mycket fanns på banken , ,98 SUMMA TILLGÅNGAR , ,98 KORTFRISTIGA SKULDER Obetalda fakturor till leverantörer , ,00 Övriga skulder ,00 0,00 SUMMA KORTFR. SKULDER , ,00 Våra tillgångar är placerade under följande bokföringskonton Årets resultat , ,13 Fond för yttre underhåll , ,85 TOTALT VAD FÖRENINGEN VAR GOD FÖR VID ÅRSSKIFTET , ,98 Vi föreslår att årets resultat överförs till Fond för yttre innehåll och låses till föreningen Förenklad resultaträkning Lantmätarvägens samfällighetsförening INTÄKTER El , ,06 Vatten , ,30 Medlemsavgift , ,51 Öresutjämning 0,00 6,57 Ränta för vårt bankkonto 0, ,95 (OBS! Fondavgift går direkt på balanskonto och syns ej här) TOTALT , ,39 KOSTNADER Lokal -240,00-200,00 EL fast avgift 0, ,00 El rörlig avgift , ,76 Snöröjning , ,00 Vatten och avlopp fast avgift 0, ,00 Vatten och avlopp rörlig avgift , ,00 Renhållning , ,00 Försäkringar , ,00 Rep och underhåll , ,00 Förbrukningsinventarier ,00-648,00 Kontorsmaterial 0,00-573,00 Bankkostnader -960, ,50 Externa tjänster (bl a fakturering och bokföring) , ,00 Räntekostader 0,00 SUMMA , ,26 ÅRETS RESULTAT , ,13

7

8

9 Förslag till budget 2014 INTÄKTER 2014 jämfört 2013 El Vatten Medlemsavgift Ränta för vårt bankkonto TOTALT KOSTNADER Lokal EL fast avgift El rörlig avgift Snöröjning Vatten och avlopp fast avgift Vatten och avlopp rörlig avgift Renhållning Försäkringar Rep och underhåll Förbrukningsinventarier rep av lekparker 650 Kontorsmaterial Bankkostnader Externa tjänster (bl a fakturering och bokföring) SUMMA Årets resultat (överförs till yttre fond) Utöver resultatbudget föreslås Årets resultat (överförs till yttre fond) Medlemsfond kr/ månad 100kr/måna d Nuvarande fondmedel exkl årets inbetalningar Större investeringar höja gångväg 0 SUMMA FOND VID ÅRETS SLUT utanför Lmv OBS! Medlemsfond räknas ej in i resultat utan påverkar bara balansräkningen OBS! Avskrivningar för större investeringar drar ned resultatet ytterligare