Skola24 Förskola/Fritidshem Användarhandbok Nova Software AB, Storgatan 5A, 521 42 Falköping
Innehåll Produktbeskrivning... 2 Funktionsbeskrivning... 2 Funktionsområde... 2 Inställningar... 2 Ramtider... 2 Administrera barn... 2 Registrera schema... 3 Visa schema... 3 Tillfällig ändring... 3 Hämtare... 4 Frånvaroanmälan... 4 Avsluta frånvaroanmälan... 4 Närvarolista... 4 Information om barn... 5 Veckoöversikt... 6 Närvaro för barn... 6 Lovschema - Skapa lovschema... 6 Lovschema - Besvara lovförfrågan... 7 Felmeddelande... 8 Kvittenser... 8 Systemadministration... 9 Administration av roller... 9 Nova Software AB 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 1/9
Produktbeskrivning Frånvaro/närvaro i förskola innefattar funktioner för att registrera och följa upp barns vistelsetid på förskolan. Vårdnadshavare kan direkt i systemet ange tider för barnets lämning och hämtning, antingen såsom ett tillsvidare gällande veckoschema, eller för ett kortare intervall eller varannanveckasschema. Förskolan kan registrera de faktiska tiderna för lämning (incheckning) och hämtning (utcheckning) av varje barn för att lätt kunna se hur många och vilka barn som vistas på förskolans område samt för att kunna få ut statistik över utnyttjade timmar per barn. I systemet registreras eventuell maxtid för deltidsbarnens vistelse på förskolan. Vårdnadshavare kan i systemet meddela oplanerad och planerad frånvaro, såsom sjukdom eller annan ledighet. Frånvaroanmälan synliggörs direkt för pedagogerna som genom kvittens bekräftar för vårdnadshavaren att frånvaroanmälan är mottagen. Funktionsbeskrivning FUNKTIONSOMRÅDE Inställningar Inställningarna visas endast för personal. Här kan inställningar för registrering av schema göras. Det går att mata in en informationstext som visas på sidan för registrering av barns schema. Det går också att definiera hur många dagar i förväg vårdnadshavare senast kan registrera ett nytt schema. Det går också att välja om meddelande ska skickas till skoladministratören och eventuella andra e- postadresser när ett registrerat schema ändras. Öppna listan över valbara mottagare genom att vänsterklicka i fältet Skicka till följande e-postadresser och välj en eller flera mottagare genom att klicka på namnet. Ramtider Det är bara skoladministratören på förskolan som kan ange enhetens öppettider (ramtider). Det finns för varje veckodag två rader: Tid 1 och Tid 2, t.ex. för en förskola som erbjuder nattöppet. Administrera barn Här har skoladministratören på förskolan en översiktsvy över barnen på respektive avdelning. Det går att visa en eller flera avdelningar på samma gång. Efter barnets namn anges i så fall inom parentes vilken avdelning barnet tillhör. Det går också att filtrera fram ett enstaka barn genom att skriva delar ur barnets för- eller efternamn. Här kan barnets eventuella maxtid registreras, t.ex. för deltidsbarn. Om vårdnadshavare eller personal på förskolan registrerar ett barns schema som överstiger barnets maxtid varnar programmet. Nova Software AB 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 2/9
Registrera schema Schemat är barnets vistelsetid på förskolan och kan registreras av vårdnadshavaren eller av personalen på förskolan. Personalen kan registrera ett nytt schema som gäller från nästkommande dag, vårdnadshavare styrs av förskolans inställningar för hur lång tid i förväg ett nytt schema behöver registreras. Standardinställningen är 14 dagar. Det finns två olika varianter av schematyper att välja på; 1 vecka eller 2-8 veckor. Det första alternativet används om barnet har samma vistelsetid vecka efter vecka. Det andra alternativet väljs om vårdnadshavares arbetstider medför att barnet har olika vistelsetider enligt ett rullande schema på 2-8 veckors intervall. Det finns möjlighet att ange upp till tre olika vistelsetider per dag, t.ex. för barn som är i behov av nattomsorg. Det går bara att ange vistelsetider i det tidsspann som enheten registrerat som ramtid, d.v.s. enhetens öppettider. Finns det ett vistelseschema som registrerats vid ett tidigare tillfälle går det bra att kopiera uppgifterna från detta och sedan justera enligt önskemål. Det går även att kopiera från ett annat barns schema, t.ex. ett syskon. Barnets totala omsorgstid per vecka visas i timmar och minuter. För t.ex. deltidsbarn kan förskolan ha registrerat en maxtid per vecka. Skulle denna maxtid överskridas vid en schemaregistrering visas en varning. Visa schema Under Visa schema kan personal och vårdnadshavare få en översikt över ett enskilt barns vistelsetidsschema. Under Välj schema syns tillgängliga vistelsescheman, d.v.s. de scheman som registrerats av personal eller vårdnadshavare. I översikten anges barnets sammanlagda omsorgstid i timmar och minuter vid fältet Omsorgstid. Alla veckans dagar finns representerade. Har barnet ett rullande schema registrerat går det att klicka på Nästa vecka för att förflytta sig en vecka framåt i tiden. Tillfällig ändring Under Tillfällig ändring kan man ändra ett barns ordinarie tider för en specifik dag, innevarande dag och framåt. Det går även att markera en dag som helt ledig. Personal kan utöka barnets totala vistelsetid för dagen, vårdnadshavare kan bara göra ändringar inom den ordinarie registrerade vistelsetiden. Det går via Tillfällig ändring att dela upp tiden på upp till tre rader, t.ex. om barnet kommer en stund på morgonen, hämtas av vårdnadshavare (eller annan vuxenkontakt) mitt på dagen och sedan lämnas tillbaka på förskolan ett visst klockslag. Det går även att skriva ett meddelande som är synligt för personalen på förskolan. Nova Software AB 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 3/9
Hämtare Vårdnadshavare och förskolans personal kan registrera vilka personer förutom vårdnadshavare som får lov att hjälpa till att lämna eller hämta barnet. Det går att ange personens namn samt personens relation till barnet, t.ex. morfar. Det finns också ett fritextfält där annan information som personalen kan behöva ha kunskap om kan skrivas. Frånvaroanmälan Vårdnadshavare kan anmäla sitt/sina barn som frånvarande direkt i systemet genom länken Ny frånvaroanmälan. Heldagsfrånvaro kan anmälas för innevarande dag och ett begränsat antal dagar framåt. Standardinställningen är 5 dagar, men inställningen kan ändras per förskola. Om förskolan har aktiverat möjligheten kan en frånvaroanmälan också gälla tillsvidare, utan slutdatum. Vårdnadshavare har vanligtvis bara en anledning att välja, personal har ett större urval. Frånvaroanmälan bekräftas genom att vårdnadshavare får ett epostmeddelande när personalen på förskolan kvitterat anmälan. Frånvaro del av dag registreras i första hand som en tillfällig ändring. De kan inte förlänga den ordinarie totala vistelsetiden för dagen. Förskolans personal kan i vårdnadshavares ställe registrera en frånvaroanmälan för barnet. Avsluta frånvaroanmälan En pågående frånvaroanmälan avslutas när barnet återvänder till förskolan. Vårdnadshavare kan endast avsluta frånvaroanmälningar som de själva har skapat. Den avslutade frånvaron bekräftas genom att vårdnadshavare får ett epostmeddelande när personalen på förskolan kvitterat anmälan Avsluta frånvaroanmälan. Förskolans personal kan i vårdnadshavares ställe registrera en avslutad frånvaro för barnet. Närvarolista Närvarolistan används av personalen för att registrera när barnen kommer och går. Det går att visa flera avdelningar samtidigt i listan för att kunna administrera in- och utcheckningar vid gemensamma öppnings- och stängningstider. I listan visas barnen uppdelade i kategorierna Närvarande, Inväntas och Frånvarande så att det lätt ska gå att se vilka barn som är incheckade, vilka som förväntas komma och vilka som är frånvaroanmälda eller inte har några registrerade tider aktuell dag. Under varje kategori står barnen sorterade i alfabetsordning på förnamnet. Det går att sortera listan på Avdelning, Namn och Tid. Med sortering på tid visas inväntade barn i den ordning som de ska komma och incheckade barn i den ordning som de ska lämna förskolan. Man kan filtrera på namn för att snabbt hitta ett barn i listan. Även om det bara är den första bokstaven i efternamnet som visas i närvarolistan går det också att filtrera på efternamn. Nova Software AB 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 4/9
Närvarolistan kan väljas att visas som en panelvy. Med panelvy menas en kompaktvy där barnen listas bredvid varandra istället för i fallande ordning. Det finns en möjlighet till kontrollräkning där man lätt kan checka av alla barn som är närvarande. In- och utcheckning kan göras för ett barn i taget, för flera markerade eller för alla på samma gång. Symboler visas vid de barn där det finns en notifiering att ta del av, t.ex. tillfälligt ändrade vistelsetider eller om det finns en frånvaroanmälan att kvittera. Efter personals kvittering görs ett utskick till barnets vårdnadshavare via e-post eller sms. Förskolans personal kan ändra registrerade inchecknings-/utcheckningstider för förskolans barn. För pedagogen finns en tidsgräns bakåt på 7 dagar, för skoladministratören finns ingen spärr. Personalen kan se om barnets vårdnadshavare har angett andra personer som tillåtna alternativa hämtare för barnet och kan även lägga till nya hämtare samt ta bort hämtare som registrerats av barnets vårdnadshavare. Symbolförklaringar Närvarande Inväntas Frånvarande Information om barn Under Information om barn visas uppgifter om förskolans barn gällande vilken avdelning de tillhör, födelsedatum, schematid per vecka, maxtid per vecka, namn och kontaktuppgifter för barnets vårdnadshavare samt eventuella registrerade hämtare. Schematiden anges i timmar per vecka och uträknas genom det totala antalet registrerade schematimmar delat med antal veckor för registrerat schema. Maxtid per vecka visas om förskolan har angett en sådan för valt barn, t.ex. deltidsbarn. Nova Software AB 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 5/9
Veckoöversikt Veckoöversikten ger en överblick över barnens vistelsetid på förskolan för en önskad vecka eller ett specifikt datum. Innevarande vecka visas som standard. Det går att välja en eller flera avdelningar. Innevarande vecka visas som standard, men genom att klicka på pilen framåt eller bakåt går det att förflytta sig i tid veckovis. Det går också att välja ett specifikt datum genom att klicka på kalendersymbolen, markera önskad dag och sedan klicka på den gröna knappen Välj datum. Veckoöversikten visar barnens namn vertikalt och veckans dagar horisontellt. Inom parantes efter veckodagens namn visas antalet barn som är närvarande på förskolan. Om ett barn har en tillfällig ändrad tid för någon eller några dagar i vyn visas detta med en klocksymbol intill den ordinarie vistelsetiden. Det går även att filtrera på klockslag om man t.ex. önskar få en översikt över hur många barn som är kvar på eftermiddagen och äter mellanmål. Efter veckodagen visas antalet barn som är närvarande vid filtrerat klockslag. Om det finns barn med sekretessmarkering syns detta med en symbol. Användaren gör ett aktivt val för att barnet/barnen ska visas i vyn. Veckoöversikten går att skriva ut. Närvaro för barn Översikten Närvaro för barn visar barnens registrerade schematid, närvarotid och resterande timmar inom ett valt intervall. Översikten finns endast för personal och kan visas för en eller flera avdelningar på samma förskola. Är ett eller flera barn markerat med sekretess visas en symbol. Ett aktivt val görs om barnet/barnen ska visas i vyn. Lovschema - Skapa lovschema För perioder under året när förskolans öppettider inte följer det ordinarie schemat, t.ex. kring jul och andra skollov, kan förskolan skapa ett lovschema där vårdnadshavare ges information om de tider som förskolan har öppet samt ombeds ange vilka tider deras barn kommer att vara närvarande. Personalen skapar ett nytt lovschema genom att gå till Skapa lovschema och klicka på knappen Ny förfrågan. Vid åtkomst till flera förskolor väljer användaren aktuell förskola. Välj start- och slutdatum för vårdnadshavarnas svarsperiod. Genom att klicka i datumfältet eller på kalenderikonen längst till höger i datumfälten går det att klicka sig fram till önskat datum. Markera datumet och bekräfta med knappen Välj datum. I fälten Lovschemaperiod anges start- och slutdatum för lovschemat. Lovperiodens start måste ligga efter Svarsperiod slut. Mata eventuellt in en informationstext i fältet Informationstext till VK. Texten blir synlig för vårdnadshavaren vid besvarandet av lovschemat. Ange förskolans öppettider, dag för dag. Om lovschemat löper över mer än en vecka, klicka på NÄSTA VECKA för att mata in öppettiderna för följande vecka/veckor. För de dagar som förskolan Nova Software AB 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 6/9
håller stängt, markera checkboxen STÄNGT. Alla veckodagar, inklusive lördag och söndag, behöver definieras med tider i fälten Från och Till eller markeras som stängda. När alla datum och tider är definierade, klicka på SPARA. Ett epostmeddelande skickas till vårdnadshavare där de uppmanas till att besvara förfrågan om närvaro under aktuell period. I vyn Skapa lovschema visas alla befintliga lovförfrågningar. Intill varje visas i en gul ikon hur många vårdnadshavare som har svarat på den aktuella lovförfrågan. Klicka på en rad för att öppna en lista över alla barn på förskolan. Listan visar i ursprungsläget alla barn på förskolan, men i fältet högst upp på sidan kan en avdelning skrivas in som filter. Här ser man vilka vårdnadshavare som inte har svarat på lovförfrågan. Genom att klicka på raden för ett barn öppnas ett formulär där det registrerade lovschemat för barnet visas. I detta läge går det också att ta bort hela lovförfrågan genom att trycka på knappen TA BORT. Lovschemat försvinner då för hela förskolan. Lovschema - Besvara lovförfrågan Personal på förskolan kan besvara lovförfrågningar för förskolans barn i vårdnadshavarens ställe. En lovförfrågan kan endast besvaras under öppen svarsperiod. Vid åtkomst till flera förskolor behöver pedagogen först välja berörd förskola. En lista öppnas, den visar i ursprungsläget alla barn på förskolan, men i fältet högst upp på sidan kan en avdelning skrivas in som filter. Högst upp på sidan visas hur många lovförfrågningar som ej är besvarade, till vänster om barnets namn visar en ikon om det finns obesvarade lovförfrågningar för det barnet. Personalen kan se befintliga lovförfrågningar för barnet genom att klicka på raden för barnet. En blå ikon intill en lovförfrågan innebär att den är obesvarad, en grön ikon visas om den är besvarad. Klicka på raden för lovförfrågan för att ange tiderna för det aktuella barnet. Mata in vistelsetider för barnet, eller markera barnet som ledigt. Det går att markera enstaka dagar eller hela veckor som ledig tid. Avsluta med Spara och gå tillbaka till listan för lovförfrågningar med den lilla gröna pilen uppe till vänster på sidan. Det går att öppna lovförfrågan igen för redigering så länge som svarsperioden är öppen. Lovschemat kan även skrivas ut som en tom blankett om vårdnadshavaren inte själv kan göra registreringen digitalt, utan vill lämna in tiderna på papper istället. För vårdnadshavare Endast lovförfrågningar med öppen svarsperiod visas för vårdnadshavaren. Klicka på raden för lovförfrågan för att ange tiderna för ditt barn. Gällande öppettider för förskolan visas under varje veckodag. Mata in barnets vistelsetider, eller markera barnet som ledigt. Det går att markera enstaka dagar eller hela veckor som ledig tid. Avsluta med Spara och backa med den lilla gröna pilen uppe till vänster på sidan. En grön ikon intill lovförfrågan indikerar att den har besvarats. Det går att öppna lovförfrågan igen för redigering så länge som svarsperioden är öppen. Nova Software AB 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 7/9
FELMEDDELANDE När användaren matar in felaktigt eller glömmer att mata in alla obligatoriska fält, men ändå försöker sparar ändringarna upplyser en dialogruta om vad som är felaktigt eller saknas. T.ex: KVITTENSER Enheten kan under Administration Inställningar bestämma om personalen ska aviseras när vårdnadshavare registrerat ett nytt schema. Vårdnadshavare aviseras via SMS/E-post när personalen läst och kvitterat en frånvaroanmälan Vårdnadshavare aviseras via SMS/E-post när personalen läst och kvitterat en avslutad frånvaroanmälan Vårdnadshavare aviseras via SMS/E-postnär det är dags att besvara en lovförfrågan Nova Software AB 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 8/9
Systemadministration En separat webbapplikation som är integrerad i Skola24 webbplattform används för administration samt för grundinställningar av systemet. Denna webbapplikation riktar sig till rollerna domänadministratör (Kommunadministratör) samt Skoladministratör. ADMINISTRATION AV ROLLER Skoladministratör (av Kommunadministratör) Pedagog (importfil) Vårdnadshavare (importfil) Förskolebarn/elev (importfil) Nova Software AB 0515 777 888 support@novasoftware.se oktober 2018 9/9