1 Motala/Vadstena Samordningsförbund Protokoll Gemensamt styrelsemöte 2014-10-23 Plats: Motala Convention Center Tid: 14.30-15.45 Närvarande beslutande Thony Andersson, Mjölby Kommun Annelie Liljedahl, Motala Kommun Maria Gustafsson, Ödeshögs Kommun Ann-Marie Flink, Boxholms Kommun Margit Berggren Silvheden, Vadstena Kommun Birgitta Svärd, Försäkringskassan Åsa Brodd, Försäkringskassan Sara Gernandt, Arbetsförmedlingen Per Engdahl, Arbetsförmedlingen Madelaine Vilgren, Landstinget Anna Lust, Landstinget Övriga närvarande Nils-Ingvar Graan, Motala Kommun ersättare Torbjörn Holmqvist, Landstinget ersättare Lena Elf, Samordnare Madeleine Öberg, Samordnare Frånvarande Monika Gideskog, Mjölby Kommun, ersättare Britt-Marie Ekholm, Ödeshögs Kommun, ersättare Anna-Karin Kindgren, Boxholms Kommun, ersättare Francesca Larsson, Vadstena Kommun, ersättare Anneli Linder, Försäkringskassan, ersättare Renée Berglund, Försäkringskassan, ersättare Monika Broman, Landstinget, ordinarie Stefan Höög, Arbetsförmedlingen, ersättare Sekreterare Ordförande Justerare Madeleine Öberg Annelie Liljedahl Per Engdahl Protokollet läggs ut på hemsidan www.samordning.org efter justering
2 1 Annelie Liljedahl, ordförande för dagens möte, hälsar välkommen och öppnar mötet. 2 Per Engdahl väljs att justera dagens protokoll. 3 Återkoppling från ägarsamråd 2014-10-15 Thony Andersson berättar om det ägarsamråd som hölls 2014-10-15 på Bispmotalagatan 9C i Motala. Ägarna informerades om förslag till budgetram och de principer som varit vägledande i arbetet. Ägarna ställde sig bakom upprättat budgetförslag. Styrelsens beslut Styrelsen noterar lämnad information 4 Verksamhetsplan 2015 Föresligger förslag till preliminär verksamhetsplan för SF Västra Östergötland 2015. Utgångspunkten var att med verksamhetsplan 2015 bygga en bro från våra nuvarande förbund in i ett nytt gemensamt förbund i västra Östergötland. Principer som varit vägledande i arbetet: - SF Västra är inte två förbund med en budget, SF Västra är ett nytt gemensamt förbund. - Vi ska bygga vidare på och ta tillvara pågående processer. - Vi ska stödja lokala plattformar i våra fem kommuner för att ta tillvara lokala förutsättningar, men vi ska också i större utsträckning använda SF-finansierade resurser över kommungränserna. - Tvärprofessionell samverkan (våra kompetensteam) är kärnan i FINSAM strukturen. Teamen är gemensam bedömning, handlingsplan och kombination av insatser. - Att SF Västra har ett ökat fokus på att bidra till arbetstillfällen för personer med funktionsnedsättning. - Att hålla dörrar öppna för konstruktiv dialog och resursmobilisering. - Att lyfta fram kraften i brukarmedverkan inte enbart i ord, utan även i handling. - Att arbeta utifrån integrerad samverkan och ett lärande perspektiv med långsiktighet. - Att SF utgör en arena för konstruktiva möten. - Att vi har mod till kreativa och gränsöverskridande lösningar. Förankring och dialog har skett genom de båda förbundens representanter i chefs- /utvecklingsgrupp. De som inte haft möjlighet att delta på den gemensamma tiden har fått utrymme till dialog vid annat tillfälle. Prioriteringar har diskuterats med respektive grupp och förslag till förbättringar/förändringar har analyserats. Dialog och möten med utförare kring innehåll i avtal och omförhandlingar som är aktuella har genomförts. Frågan om att öppna upp insatser för deltagare från samtliga kommuner har ställts och genomgående fått ett positivt gensvar. Pågående utvecklingsarbete i de båda förbunden har beaktats i dialogen.
3 Något ansökningsförfarande har inte tillämpats. Vi har utgått från nu pågående insatser och de krav på förbättringar/förändringar som vi ser utifrån målgruppernas behov och vad som är möjligt med tillgängliga medel. Avtalen kommer att formuleras med tydliga uppdrag och rutiner för uppföljning och utveckling ur ett processperspektiv. Kostnaderna överstiger intäkterna med 395 000 kr, vilket inte blir fallet i praktiken. SF Mjölby Ödeshög Boxholm likvideras 2015 och bokslutsprognosen pekar på ett överskott på drygt 1 mkr, medel som dock inte blir tillgängliga förrän efter bokslutsprocessen och då ska gå vägen tillbaka till huvudmännen som i sin tur betalar ut dessa medel till SF Västra. Fontänhuset blir certifierat 2015 och har därmed möjlighet att söka ekonomiskt stöd från socialstyrelsen, vilket man också gjort men besked om summans storlek kommer först vid årsskiftet. SF-s bidrag till Fontänhuset reduceras med motsvarande belopp som socialstyrelsen beviljar. Det utrymme som uppstår i budget efter ovanstående förslås riktas i insatser som bidrar till att fler deltagare får möjlighet till utvecklingsanställningar i olika lösningar inom SF Västra och kan även finnas som tillgängliga medel för behov/insatser som inte varit synliga i dagsläget. Under budgetposten uppföljning (850 000) ligger lönekostnader för biträdande förbundschef, Under budgetposten utvecklingsanställningar ryms ett avtal med Svenska Migrationscentret i Karlstad (en ideell organisation) för etablering av ett lokalkontor i Motala. Samordningsförbundet Motala Vadstena tecknar avtal med Migrationscentret redan 2014, under förutsättning att styrelsernas gemensamt ställer sig bakom detta. Samordnare Madeleine Öberg föredrar budgetposterna. Frågor och dialog kring verksamhetsdelarna. Merparten av insatserna är verksamhet som finansieras i de två nuvarande förbunden och där det kommer att finnas möjligheter till metodutveckling och förbättringar som den tilltrådande styrelsen kan ta ställning för. Process primärvärd är däremot en insats som är ny i budgethänseende, men en utveckling av tidigare satsningar i båda förbunden. Tidigare har SF finansierat rehab.samordnare på vårdcentralerna helt eller delvis, en satsning som efter ett antal år avslutades från förbundens sida då vägarna till implementering i den omfattning SF satsat inte var möjligt inom landstingets ram. Funktionen var dock viktig, inte minst ur den enskilde medborgarens perspektiv i situationer det fanns behov av samordnade rehabiliteringsinsatser som sträckte sig utanför vårdcentralernas profession. De tvärprofessionella team som de båda förbunden finansierat (benämns kompetensteam i budget 2015) har i viss mån utgjort en länk till vården, men kontaktytan har i huvudsak handlat om psykiatrin. Landstinget har inför 2015 avsikt att satsa på uttalade rehab.funktioner på vårdcentralerna, en satsning som blir del i tjänster till begränsade procent. Avsikten med budgetposten primärvård process handlar om möjligheten för SF att möta upp vårdcentralerna i västra Östergötland med motsvarande procent som man själv satsar för att därmed förstärka funktionen och möjligheterna till konsultativa kontakter med andra rehabiliteringsaktörer i
4 samordnad rehabilitering där primärvården är en kontaktyta med förutsättningar att förebygga rundgång och långa sjukskrivningar. Birgitta Svärd Försäkringskassan ifrågasätter satsningen, med motiveringen att frågan ligger inom landstingets ansvarsområde och att en förstärkning från SF blir en dubbel finansiering. Samordnare Madeleine Öberg förtydligar att det är en budgetpost som avsatts som en möjlighet att förstärka den satsning som landstinget har för avsikt att göra och en insatsform/kontaktyta som efterfrågats av samverkande parter hos huvudmännen. Frågan om process primärvård kommer att beredas ytterligare innan eventuella avtal tecknas i frågan. INTÄKTER Staten genom FK 9 800 000 Landstinget 4 900 000 Motala kommun 2 667 000 Mjölby kommun 1 162 000 Vadstena kommun 607 000 Boxholms kommun 233 000 Ödeshögs kommun 231 000 19 600 000 KOSTNADER Kansli 1 100 000 Kompetensteam 1 1 700 000 Kompetensteam 2 3 300 000 Processtödjare lokalt 845 000 Process primärvård 700 000 VLC Mjölby 2 600 000 Ekenäs Förstegsplatser 1 250 000 "Utvecklingsanställningar" 1 500 000 ISA 1 200 000 Sociala företag/platser 1 500 000 MAT-Ödeshög 900 000 Fontänhuset 2 100 000 Utbildning 250 000 Konferenser/temadagar 200 000 Uppföljning 850 000 19 995 000 Styrelsen beslut Att godkänna upprättad verksamhets- och budgetplan, under förutsättning att äskade medel från staten/försäkringskassan beviljas.
5 Att godkänna att Samordningsförbundet Motala Vadstena tecknar avtal med Svenska Migrationscentret, ett avtal som kommer att ingå i SF Västra Östergötland 2015 under utvecklingsanställningar. Jäv Thony Andersson och Margit Berggren Silvheden anmäler jäv och deltar inte i beslutet då de är delaktiga i Fontänhusets styrelse. 5 Sammanträdestider 2015 Styrelsen för SF Västra Östergötland kommer att ta ställning till tider för sammanträden 2015, men tid för årets första styrelsemöte måste fastställas redan nu. Styrelsens beslut Att 2015-01-22 kl.9.00-12.00 blir mötestiden för SF Västra Östergötlands första styrelsemöte. 6 Administrativa rutiner och resurser Administrativa resurser och rutiner inom SF Västra Östergötland innehåller fyra delar: 1. Ekonomihantering 2. Administrativt stöd/sekreterare för styrelsemöten 3. Diarietjänster 4. Rutiner kopplade till dokument - Internkontroll - Attestinstruktion - Delegation - Dokumenthanteringsplan Det är viktigt att få en smidig övergång till SF Västra Östergötland, samtidigt är det viktigt att den nya styrelsen blir delaktiga och införstådda med de rutiner som gäller. Det är också idag svårt att överblicka fullt ut i vilken omfattning det behövs administrativa/kanslirelaterade stödresurser. Smidigheten uppnår vi genom att 2015 fortsätta med det administrativa stöd som Motala Vadstena Samordningsförbund tillämpar, vilket innebär att ekonomiskt redovisningsstöd köps av KPMG. Förbundschefen fortsätter som nu att skriva protokoll vid styrelsemöte och diariet hanteras på kansliet. Nya styrelsens delaktighet i rutiner relaterade till ovan nämnda dokument sker genom att dessa skrivs fram till första styrelsemötet 2015. Vid detta styrelsemöte tas även beslut om firmatecknare. Nuvarande firmatecknare finns kvar fram till dess. Biträdande förbundschef arbetar under 2015 inledningsvis inom området uppföljning, där en målsättning är att implementera utvärderingsmetoder kring integrerad samverkan och
6 indikatorer för att mäta utveckling ett pågående arbete inom NNS (Nationella nätverket för samordningsförbund). Styrelsens beslut Att styrelsen godkänner beskriven arbetsordning kring administrativa resurser och rutiner. 7 Övriga frågor Margit Berggren Silvheden, Thony Andersson och Madeleine Öberg, deltog 2014-09-30 när styrelsen för Finspångs samordningsförbund hade bjudit in till en gemensam eftermiddag där begreppet kundnöjdhet stod i fokus. Inbjuden var Åsa Kadowaki som är psykiater och KBTterapeut verksam inom psykiatrin och med erfarenhet som konsult för vårdcentralsläkare och som försäkringsmedicinsk rådgivare vi Försäkringskassan. Åsa gav sin syn på vad begreppet nöjd kund får för konsekvenser inom sjukvården. Den sammanfattande frågan och röda tråden i hennes föreläsning var Ska vi lösa ekonomiska och arbetsmarknadsproblem med medicinska åtgärder som läkemedel och sjukskrivningar?. En intressant eftermiddag som gav många reflektioner. 8 Ordförande framför sitt tack till styrelserna för det gemensamma arbetet som lagt grunden för att bilda Samordningsförbundet Västra Östergötland. Mötet avslutas.