Lägga in ett protokoll i en Dokumentlista i SharePoint Så här loggar du in protokoll i SharePoint dokumenthanteringssystem Den röda texten tillsammans med de röda pilarna på bilderna visar vad du ska fylla i eller var du ska klicka. 1. Öppna webbläsaren Surfa till res-sp/ 2. Skriv in dina inloggningsuppgifter Användarnamn (samma användarnamn som du använder när du loggar in på din dator). OBS! Ni som använder Internet Explorer måste skriva res\användarnamn. Lösenord samma lösenord som du använder när du loggar in på din dator). Klicka på logga in.
3. Så här ser det ut när du har loggat in Klicka på Dokumentarkivet. 4. Du har nu kommit till Biblioteksverktyget I det här exemplet ska vi lägga in ett nämndsprotokoll åt Byggnadsnämnden. Öppna mappen Bygg-, miljö- och räddningsförvaltningen. Öppna mappen Protokoll. Öppna mappen Nämndsprotokoll. OBS! Om det finns andra typer av protokoll utöver nämndsprotokoll ska dessa laddas upp i mappen Protokoll inte i mappen Nämndsprotokoll. Öppna mappen Byggnadsnämndens protokoll.
5. Ladda upp ett nämndsprotokoll till mappen Byggnadsnämndens protoll Börja med och titta på namnet på tidigare uppladdade nämndsprotokoll (om det finns några). Om namnet på det protokoll du tänker ladda upp inte överensstämmer med de som redan ligger i SharePoint döp om din fil enligt samma konstruktion. Om namnen på nämndsprotokollen är konsekventa blir det en bättre upplevelse för besökaren när denne tittar på webbsidan med alla protokoll. Klicka sedan på Lägg till dokument längst ner. Hämta nämndsprotokollet genom att klicka på Välj fil. Skriv sedan en kort kommentar om dokumentet i fältet Versionskommentar. I det här fallet exempelvis Byggnadsnämndens protokoll 2013-12-24. Klicka på OK.
I fältet Namn visas nu namnet på den fil du har laddat upp. VIKTIGT! I fältet Rubrik visas namnet på länken till filen som besökaren ser på webbsidan. Det är alltså speciellt viktigt vad du skriver här! I fältet Ansvarig kan du söka efter och välja den person som är ansvarig för protokollet (sekreteraren) med hjälp av knapparna längst ut till höger. I fältet Förvaltning/Arbetsställe skriver du namnet på den förvaltning protokollet gäller. När du börjar och skriva i detta fält dyker det upp förslag automatiskt välj ett av dessa. I fältet Nyckelord anger du ord som beskriver dokumentet. När du börjar och skriva i detta fält dyker det upp förslag automatiskt välj ett eller flera av dessa eller skriv in egna ord som du tycker är relevanta för dokumentet. Klicka på Spara. 6. Nu är det nya nämndsprotokollet uppladdat i SharePoint Det nya nämndsprotokollet läggs nu in i datumordning med det senaste protokollet längst ner i listan. Alla som besöker webbsidan för Byggnadsnämndens protokoll kan fr o m nu se det nya nämndsprotokollet.
7. Om det är någon uppgift som du har glömt bort att skriva in eller om du bara vill titta på dokumentets egenskaper Klicka på rullgardinspilen till höger på det dokument du vill ändra/titta på välj sedan något av alternativen i drop-down-menyn beroende på vad du vill göra. Du kan Visa egenskaper, Redigera egenskaper och titta på Versionshistoriken av dokumentet mm. Ändra på de uppgifter som ska ändras. Klicka på Spara. 8. Kontrollera att protokollet finns med på webbsidan Öppna en ny flik i webbäsaren. Surfa till www.hudiksvall.se Klicka på fliken Demokrati & kommun. Klicka på fliken Så styrs kommunen. Klicka på fliken Styrdokument och planer. Klicka på fliken Protokoll. Klicka på länken för den nämnd du just har lagt in nämndsprotokollet. Kontrollera att nämndsprotokollet ligger längst i listan som visas på webbsidan.
Lägga in andra dokument För att lägga in andra dokument gör på samma sätt som ovan. OBS! Bild-filer får INTE läggas in i SharePoint dessa laddas upp till vår bilddatabas ImageVault. Vid frågor: Kontakta Thommy Sundin eller Fredrik Hallberg på kommunikationsavdelningen.