Guide Uppdaterad 2014-05-28 Grupper i Studentportalen Studentportalens gruppindelningsfunktion gör det möjligt att dela in studenter på ett kurstillfälle eller ett samläsningstillfälle i olika grupper. Det kan till exempel vara grupper för undervisning, studiebesök och exkursioner. Gruppering av deltagare sker via anmälan (studenterna anmäler sig själva) eller genom att administratören/läraren delar in studenterna - manuellt eller slumpmässigt. Instructions in English are available in the manual. Senast uppdaterad: 2015-05-25 Innehåll Lägg till gruppindelning... 2 Gruppera deltagare... 5 Slumpmässig gruppindelning... 6 Rensa grupptillhörighet... 6 Skapa undergrupper... 7 Dolda grupper... 8 Schemagrundande grupper... 8 Skicka e-post till grupper... 10 Skapa närvarolista/anslagslista... 11 Funktioner för en viss grupp... 11 Gruppinlämning... 12 Kopiera gruppindelning... 12 Visning av grupper för studenter... 12
Lägg till gruppindelning En gruppindelning består av valfritt antal grupper och kan läggas på kurstillfälle och samläsningstillfälle. 1. Klicka på Lägg till funktion i menyn på aktuellt kurstillfälle/samläsningstillfälle. 2. Välj Gruppindelning i rullgardinsmenyn och klicka på OK. 3. Fyll i namn och beskrivning. 2
4. Klicka på knappen Skapa grupper och fyll i information om grupperna: a. Antal: Ange hur många grupper du vill skapa. b. Namn: Ange gruppens/gruppernas namn, t ex Grupp. c. Startvärde: Ange startvärdet för namnsekvensen, t ex A. Nu kommer gruppernas namn bli Grupp A, Grupp B etc. d. Information: Fyll i en informationstext som visas i samband med varje grupp. Om informationen skiljer sig åt för respektive grupp går det lätt att ändra när grupperna väl är skapade. e. Deltagare: Ange hur många deltagare som får vara med i varje grupp. Detta innebär att inga flera studenter kan anmäla sig till gruppen eller slumpmässigt tilldelas gruppen när maxantalet uppnåtts. Administratören kan däremot manuellt lägga till ytterligare deltagare. Ingen begränsning: Lämna fältet tomt om det inte finns någon begränsning. Jämn fördelning: Om du vill ha en jämn fördelning av max antal deltagare väljer du alternativet Jämn fördelning. Då räknas max antal deltagare ut automatiskt så om du har 50 deltagare och 5 grupper kommer max värdet bli 10 deltagare/grupp. f. Schemagrundande: Välj om grupperna ska vara schemagrundande eller inte. Om en grupp markeras som schemagrundande blir den tillgänglig i schemaläggningssystemet TimeEdit. På så sätt går det att skapa schema för enskilda grupper. g. Klicka på knappen Skapa. Nu visas grupperna i tabellen. Det går att ändra namn, information m.m. för varje grupp direkt i tabellen. 5. Gruppera deltagare Välj om läraren/administratören delar in studenterna i grupper eller om studenterna anmäler sig själva. Om studenterna ska anmäla sig själva går det att ange sista dag för anmälan samt lägga in en text som visas för studenten i samband med anmälan. 3
6. Dolda grupper: Grupper kan endast markeras som dolda om alternativet administratören grupperar studenterna är valt. Studenter som tillhör en dold grupp kommer då inte att se gruppen och gruppens medlemmar under Mina grupper. Det går att begränsa visningen av andra funktioner till dolda grupper. Däremot går det inte att koppla en gruppinlämning till en gruppindelning med dolda grupper. 7. Grupper för VFU (verksamhetsförlagd utbildning) Ange om gruppindelningen ska inkludera antagna studenter för att fördela på ett vfu-spår genom att kryssa i rutan. Obs! Antagna studenter ser inte sina grupper förrän de är registrerade på kursen. Avregistrerade studenter tas inte automatiskt bort från gruppens deltagarlista. Denna typ av grupp rekommenderas enbart för de som arbetar med VFU. 8. Begränsa visningen Ange om gruppindelningen endast ska vara synliga under en viss period eller ska begränsas till en viss grupp (er). 9. Välj status Utkast gruppindelningen visas inte för studenterna. Portal gruppindelningen visas för behöriga studenter i portalen. 10. Spara gruppindelningen. 4
Gruppera deltagare När du har skapat en gruppindelning med grupper visas dessa i Gruppindelningens översikt. Namnet på gruppen är en länk till resp. grupp. Om du klickar på ikonen framför gruppnamnet visas namnen på samtliga medlemmar i gruppen. 1) Öppna gruppindelningen. 2) Klicka på knappen Gruppera deltagare. 3) Nu kan du gruppera deltagare manuellt eller slumpmässigt. 4) Klicka på "Visning av listans kolumner" om du vill se studentens program- och grupptillhörighet etc. Här kan du välja vilken grupp studenten ska tillhöra. 5) När du är klar klickar du på Spara. 5
Gruppernas deltagare baseras alltid på deltagarlistan för resp. kurstillfälle/samläsningstillfälle. Administratören/läraren kan lägga till eller ta bort studenter från grupperna under förutsättning att studenten är registrerad på kurstillfället. Observera att en student endast kan ingå i en av grupperna inom en och samma gruppindelning. Slumpmässig gruppindelning Administratören/läraren kan låta Studentportalen sköta gruppindelningen. Studenterna placeras då slumpmässigt i de olika grupperna. Den slumpmässiga gruppindelningen tar även hänsyn till en jämn könsfördelning. 1. Öppna aktuell Gruppindelning via menyn. 2. Klicka på knappen Gruppera deltagare. 3. Klicka på knappen Slumpmässig gruppering. 4. Klicka på Spara. Obs! Om några studenter redan valt en grupp behåller de sina val och får ingen ny grupp via den slumpmässiga indelningen. Läraren kan t.ex. först låta studenterna välja grupp själva och sedan efter att anmälningstiden gått ut "slumpa" ut de studenter som ännu inte har valt någon grupp. Praktiskt om det exempelvis kommer efteranmälda studenter som man vill sprida ut bland redan indelade grupper. Läraren kan vid behov gå in och ändra grupptillhörigheten manuellt för studenterna. Rensa grupptillhörighet Det går att ta bort alla studenters grupptillhörighet samtidigt. 1. Klicka på knappen Återställ. 2. Nu flyttas studenterna till Ingen grupp (ej anmälda). 3. Klicka på Spara. 6
Skapa undergrupper Idag finns inget stöd för att skapa undergrupper automatiskt men det går att göra manuellt. 1) Klicka på Visning av listans kolumner 2) Markera Grupper i listan. 3) Klicka på kolumnen Grupper för att sortera dem i bokstavsordning. 1) Markera Grupper i listan. 4) Välj grupp i listan så att alla i grupp A tillhör grupp A1-A3 etc. 1. Skapa en gruppindelning med exempelvis två grupper Grupp A och Grupp B. 2. Gör en slumpmässig gruppering av deltagarna och Spara. 3. Skapa en ny gruppindelning med exempelvis sex grupper A1, A2, A3, B1, B2, B3. 4. Öppna Gruppera deltagare för den nya gruppindelningen. 5. Klicka på Visning av listans kolumner och markera kolumnen Grupper. 6. Nu visas vilka studenter som tillhör Grupp A och Grupp B. Dela in alla studenter i Grupp A så att de tillhör någon av grupperna A1, A2 eller A3 och dela in Grupp B i B1, B2, B3. 7. Klicka på Spara. Om du endast vill dela in Grupp A i undergrupper gör du så här: 1. Skapa en gruppindelning med exempelvis två grupper Grupp A och Grupp B. 2. Gör en slumpmässig gruppering av deltagarna och Spara. 3. Skapa en ny gruppindelning med exempelvis tre grupper A1, A2, A3. 4. Öppna Gruppera deltagare för den nya gruppindelningen. 5. Klicka på Visning av listans kolumner och markera kolumnen Grupper. 6. Nu visas vilka studenter som tillhör Grupp A och Grupp B. Dela in alla studenter i Grupp A så att de tillhör någon av grupperna A1, A2 eller A3. Låt studenterna i Grupp B tillhöra Ingen grupp (ej anmälda). 7. Klicka på Spara. 7
Dolda grupper Studenter som tillhör en dold grupp kommer då inte att se gruppen och gruppens medlemmar under Mina grupper. Detta kan vara praktiskt om det är några studenter som inte är klara med ett moment ska få göra en extra inlämningsuppgift utan att veta om varandra. Du kan då också enkelt mejla dessa studenter från gruppindelningen. 1) Skapa en gruppindelning som innehåller en grupp, t.ex. Ej klara med moment A 2) Välj Administratören grupperar studenterna. 3) Markera att gruppen ska vara dold och spara gruppindelningen. 4) Klicka på Gruppera studenter. Välj vilka studenter som ska tillhöra den dolda gruppen och spara. 5) Skapa en inlämning och gör den endast synlig för den dolda gruppen. 6) Nu ser studenten inlämningen i menyn men inte gruppen under Mina grupper. Schemagrundande grupper Om en grupp markeras som schemagrundande blir den tillgänglig i schemaläggningssystemet TimeEdit. På så sätt går det att skapa schema för enskilda grupper. Studenter som tillhör gruppen ser då schemahändelserna via fliken Mitt schema i Studentportalen. Lärare och administratörer ser en direktlänk till respektive gruppschema via gruppindelningen. 8
Att tänka på när du jobbar med schemagrundande grupper När du redigerar eller tar bort schemagrundande grupper Meddela alltid schemaläggaren om du lägger till eller tar bort schemagrundande grupper till en befintlig gruppindelning så att schemaläggaren kan göra nödvändiga ändringar i schemat. Om du tar bort eller lägger till nya schemagrundande grupper i en befintlig gruppindelning måste du säga till schemaläggaren. Gruppindelning i utkast Om gruppindelningen har status Utkast i Studentportalen ser studenterna inte schemahändelser som är kopplade till de grupperna i sitt schema. Om man inte vill att studenten ska se vilken grupp den tillhör men ändå se schemat för gruppen ska man använda Dold grupp. Namn på schemagrundande grupper Om grupperna ska vara schemagrundande ska de helst inte vara mer än 5 tecken. Är namnen för långa ser inte schemaläggaren vad gruppen heter. Schemaläggarna ser: Kurskod Termin Anmälningskod Studentportalens gruppkod Gruppens namn För att schemaläggarna ska kunna se hela gruppnamnet förkortar TimeEdit vissa ord: Grupp=gr Labb=l Seminarium=s Förkortningen gäller bara för schemaläggarna. Hela gruppnamnet visas alltid i studentens schema. 9
Vanliga frågor om schemagrundande grupper: Varför ser jag inte grupperna i TimeEdit? o Gruppen är inte markerad som schemagrundande i Studentportalen. Dubbelkolla! o o Time Edit hämtar grupper från Studentportalen 1-2 ggr/dag så ibland kan det dröja innan de dyker upp i TimeEdit. Visningsläget i TimeEdit är satt till Kursnamn istället för Signatur. Prova att välja Val av signatur och se om du då ser grupperna. Om Signatur är valt visas nämligen kurskod, anmälningskod och gruppkoden. Varför fungerar inte schemalänken för gruppen i Studentportalen? Om schemalänken inte fungerar i Studentportalen är det något som har hänt i överföringen av grupperna. Vänligen kontakta supporten via servicedesk@uu.se så hjälper vi dig. Studenten ser inte gruppschemat Om studenten inte ser schemat ska du först kontrollera att studenten tillhör rätt grupp och att gruppen inte är i utkast. Kontrollera att gruppens schemalänk fungerar och att schemaläggaren har schemalagt gruppen i TimeEdit. Vart ska jag vända mig om jag har problem med schemat? Studentportalen eller TimeEdit? Om du som lärare eller administratör har problem med att grupperna inte visas i TimeEdit etc. ska du vända dig till Servicedesk, servicedesk@uu.se. Då kommer ärendet in i ärendehanteringssystemet och skickas vidare till rätt system. Studenter ska i första hand kontakta kursansvarig. Skicka e-post till grupper 1. Öppna aktuell gruppindelning. 2. Markera en eller flera grupper i sammanställningen av grupper, till exempel gruppen Ej anmälda. 3. Klicka på knappen Skicka e-post till markerade. 4. Fyll i formuläret. Obs! När man lägger till nya mottagare måste e-postadresserna vara separerade med semikolon ";". 5. Klicka på knappen Skicka. Den lärare/administratör som skickar meddelandet får automatiskt en kopia av brevet skickad till sig. Det går också att skicka e-post till gruppens medlemmar: 1. Klicka på gruppens namn i sammanställningen för att öppna gruppens deltagarlista. 2. Markera en eller flera deltagare. 3. Klicka på knappen Skicka e-post till markerade. 10
4. Fyll i formuläret. Obs! När man lägger till nya mottagare måste e-postadresserna vara separerade med semikolon ";". 5. Klicka på knappen Skicka. Den lärare/administratör som skickar meddelandet får automatiskt en kopia av brevet skickad till sig. Skapa närvarolista/anslagslista Det går att ta fram en närvarolista eller en anslagslista för alla grupper eller för varje grupp. 1. Öppna aktuell gruppindelning. 2. Klicka på knappen Skapa anslagslista/närvarolista. 3. Skriv in ett namn på aktiviteten (valfritt). 4. Ange hur många kolumner närvarolistan ska innehålla. 5. Ange vilken information om deltagarna som ska visas, till exempel namn, personnummer, e- post etc. 6. Klicka på knappen Uppdatera. 7. Det går att namnge kolumnerna genom att klicka på ikonen med pennan för respektive kolumn. 8. Klicka på knappen Skriv ut. Tips! Webbläsarens utskriftsfunktion ger dig större möjligheter att kontrollera utskriften. Klicka på Arkiv > Förhandsgranska... Här kan du justera utskriften innan du skriver ut listan. Funktioner för en viss grupp Om det finns grupper i Studentportalen kan läraren skapa funktioner som bara visas för respektive grupp. På så sätt kan varje grupp få sitt eget diskussionsforum och filarea för grupparbeten m.m. Det går att lägga upp en länk till ett chattrum i e- mötesverktyget Adobe Connect om gruppen behöver kommunicera via nätet. 1. Skapa en funktion, t.ex. filarea för grupparbeten, länk eller ett forum. 2. Markera att funktionen endast ska vara synlig för grupp X. 3. Klicka på Spara. Nu kan bara studenter i grupp X använda funktionen. 11
Gruppinlämning Via en gruppinlämning kan varje grupp ladda upp sin gruppuppgift och få feedback från läraren. Se funktionen Inlämning för mer information. Kopiera gruppindelning Det går att kopiera gruppindelningar mellan olika kurstillfällen. Då kopieras grupperna och all information som finns om gruppindelningen förutom gruppernas deltagare. Visning av grupper för studenter Klicka på knappen Visa som student för att se hur anmälan till grupp ser ut för en student. Om studenterna ska anmäla sig till gruppen visas en länk till anmälningsformuläret på kursens startsida med information om anmälan. Studenten ser sina grupper via länken "Mina grupper" på kurssidan. Här visas den information som är riktad till gruppen samt gruppens deltagarlista med e-post. Deadline för anmälan visas under Viktiga datum. 12
Du kan också se hur sidan ser ut för en specifik grupp genom att: 1. Klicka på knappen Visa som student. 2. Klicka på länken Välj grupp och typ av student. 3. Välj grupp i listan och klicka på Uppdatera. 13