IF Friskis&Svettis Karlstad VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014
1. Inledning... 3 2. Framtidsfokus 2014... 3 2.1 Medlemmarnas drömmar blir ett träningspalats... 3 2.2 Förberedelser inför den stora flytten... 4 2.2.1 Gruppträningen... 4 2.2.2 Vägen från gym till multihall... 5 2.2.3 Mötesplatsen i fokus... 5 2.2.4 Kommunikationsutveckling... 6 3. Fortsatt hög kvalitet i befintliga lokaler... 7 3.1 Gruppträning... 7 3.2 Spinning... 7 3.3 Gymmet... 7 3.2.1 Avstängd medlem efter positivt dopingtest... 7 3.4 Ute... 8 3.5 Kvalitetsarbetet Uppföljning... 8 3.6 Temapass... 8 3.7 Aktiviteter utanför det schemalagda utbudet... 8 4. Internt arbete... 9 4.1 Svettisdagarna Friskis&Svettis egna Rikskonvent... 9 4.2 FLYTTA15... 9 4.3 Lagledarna och ledarträffar... 9 5. Styrelsen... 10 5.1 Några viktiga beslut... 11 5.1.1 Driftbolaget i Karlstad AB... 11 5.2 Genomförda aktiviteter styrelsen... 11 6. Uppdrag från årsmötet 2014... 12 7. Intressanta nyckeltal... 13 8. Ekonomi... 15 2
1. Inledning Grunden för 2014 års verksamhetsberättelse utgörs av det balanserade styrkortet (se bilaga), vilket är ett verktyg för verksamhetsstyrning och uppföljning i Friskis&Svettis Karlstad sedan flera år tillbaka. Utifrån styrkortet följs verksamheten, varje tertial, upp av verksamhetschefen med rapport till styrelsen. Verksamhetsberättelsen är en sammanfattning av vad som hände under 2014, med styrkortet och det interna aktivitetskortet som utgångspunkt. Vill man, som läsare, ha en fördjupad bild över verksamhetsåret 2014 väljer man att ta sig an bilagan det balanserade styrkortet med tillhörande läsanvisningar. Trevlig läsning! Kristina Ling Verksamhetschef, IF Friskis&Svettis Karlstad 2. Framtidsfokus 2014 2.1 Medlemmarnas drömmar blir ett träningspalats I februari 2013 skrev föreningens styrelse på ett ramavtal för det som vi idag kallar Friskis&Svettis Karlstads nya lokal på Sannafältet. Redan där och då var nästa steg givet: Vad vill medlemmarna ha? IF Friskis&Svettis Karlstad är en medlemsstyrd idrottsförening. Demokrati och transparens är två ledord som följer med i en medlemsstyrd organisation. Men hur ska denna demokrati fungera bland ett mycket stort antal medlemmar? Vi började med att sätta upp en stor tavla och la ut hundratals lappar för alla medlemmar att skriva på. Alla medlemmar som var på plats i Syrefabriken fick chansen att skriva så många lappar man önskade. Dessutom togs flera åsikter och tankar emot via föreningens facebooksida. Totalt genererade det över 150 relevanta tankar om hur Friskis nya lokal ska se ut. Plus massor av lappar om helt andra frågor och detaljtankar om innehåll i lokalen, en senare fråga i projektet. Högt upp på den gemensamma önskelistan hamnade: Cirkelgym Fria ytor i gymmet Hela lokalen anpassad för rullstol IndoorWalking Stor parkering Större cykelparkering Större gym Större omklädningsrum 3
Föreningens styrelse kunde tidigt säga ja till samtliga av dessa förslag. Samtidigt som man sa nej till förslag som pool och att lokalen skulle vara öppen även obemannade tider. Tankarna samlades och flera vändor med återkoppling skedde på plats i Syrefabriken. Självklart användes också föreningens funktionärer. Referensgrupper har i flera omgångar fått tycka till om förslag och komma med egna. Allt för att nya lokalen skulle bli precis som alla medlemmar vill ha den. När väl projektet var klart och bygget satt igång var den där postit-tavlan kvar och blev istället det som idag är åsiktstavlan. Under arbetsprocessen har även informationsmöten hållits för de funktionärer som visat fördjupat intresse för hur planeringen fortlöper. 2.2 Förberedelser inför den stora flytten Kansliets övergripande fokusområde under 2014 har varit diverse förberedelser inför den stora flytten. Parallellt med det omfattande och mycket konkreta arbetet med att ta fram diverse rambeskrivningar för de dryga 4100 kvm stora bygget så har vi även jobbat med de organisatoriska förberedelserna. För att framgent kunna möta träningssugna medlemmar och andra intressenter i den nya lokalen, så har en viktig del i förberedelserna varit rekrytering. Rekrytering av nya ledare och instruktörer men även vidareutbildning av befintliga funktionärer inom såväl träningen som för mötesplatsen. Till delar har även en organisatorisk justering av funktionärer och personalens roller också gjorts. Den nya lokalen medför ett breddat utbud och i samband med vår expansion har vi kunnat ta ett nytt och heltäckande grepp om vilka olika träningsupplevelser som vi vill bjuda medlemmarna på. Vi har tex landat i sju olika gruppträningssalar inklusive salar för spinning och indoor walking och cirkelgym men även ett helt nytt grepp kring gymmets utformning har blivit möjlig. Stort fokus har också legat på information och uppdatering till medlemmar och funktionärer om vart någonstans i byggprocessen vi befinner oss och vad man som medlem kan förvänta sig av det framtida utbudet. 2.2.1 Gruppträningen Under året har 13 stycken nyrekryterade gruppledare grund- och träningsformsutbildats via Friskis&Svettis Riks. Åtta ledare har vidareutbildats inom någon befintligt träningsform och ytterligare 10 ledare/instruktörer (5+5) har gått vidare och utbildat sig inom våra nyheter 4
Indoor Walking och Cirkelgym. Läs mer om våra gruppträningsnyheter Indoor Walking och Cirkelgym på vår hemsida. 2.2.2 Vägen från gym till multihall Som ett svar på önskemål från såväl medlemmar som engagerade funktionärer om mer fri yta i gymmet samt rådande träningstrender jobbade vi från start med att gymmet skulle bli en sk. multihall. I och med det så tar man bort de givna ramarna för vad som traditionellt ska finnas i en träningslokal. Vi tog alltså hand om de inkomna förslagen från medlemmarna, en referensgrupp av gyminstruktörer sattes ihop och vi omvärldsspanade. Därefter följde kontakt med fem leverantörer av träningsutrustning, de fick en ritning över den blivande multihallen och därefter presentera förslag och layouter på hur de ville inreda vårt nya gym. Efter analys av dessa inredningsförslag återstod tre leverantörer som vi skickade offertförfrågningar till samt träffade flera gånger. Valet föll till slut på Exceed Performance som är en del av Eleiko. De är överlägset störst på träning med fria vikter men har också ett gediget utbud av maskiner. Befintlig maskinpark från Syrefabriken kommer att kompletteras med utrusning och maskiner från Exceed med bla nio nya löpband, en träningsbur, en serie maskiner som är handikappanpassade samt dubbla löparbanor och massa annat skoj. Rekrytering Under året har fyra nya gyminstruktörer utbildats och licensierats. Dessutom är fem personer rekryterade för utbildning under 2015. Fokus vid rekryteringarna har varit att hitta personer som är breda i sin träning och vill köra igång med TMI-pass när de är licensierade. Vi har även rekryterat fler mot segmentet senior bland instruktörerna. 2.2.3 Mötesplatsen i fokus Att mötas är lika viktigt som att träna. En av våra tolv värderingar och en stor anledning till att Friskis&Svettis är så mycket mer än bara träning. Hos oss ska man alltid känna sig sedd och välkommen, men här har vi inte alltid lyckats. Ur detta resonemang växte beslutet om en ny funktionärsroll fram, och vi har under 2014 jobbat med vår nya organisation där trivselvärden skall komma att bli en nyckelperson. Målet har hela tiden varit att Friskis&Svettis nya lokal på Sannafältet ska vara en naturlig och självklar mötesplats. Som receptionist känner man sig många gånger otillräcklig. Kön ringlar lång, och man hinner inte följa med den nya medlemmen in i lokalen eller småprata om vilka träningsupplevelser som finns att välja mellan. Där såg vi 5
behovet av en person som har tid att visa runt i lugn och ro, som kan följa med den som aldrig testat spinning ända in till cykeln. Någon som frågar hur dagen varit och vad man tyckte om Boxpasset man precis testat. Någon som skapar trivsel och får våra medlemmar nya som gamla - att känna sig som hemma. Vi informerade hela funktionärskåren om att detta beslut var taget, och att en del i förändringen skulle komma att bli att endast vissa specifika pass behåller sin passvärd. Därefter arbetade vi vidare med förankring inom våra respektive ansvarsområden, där mötesplatsansvarig och lagledare för värdgruppen höll ett antal informationsträffar. Där redovisades hur året fram till övergången skulle se ut och vilka alternativ som fanns för den som tidigare varit passvärd. Många personliga samtal följde, och vi välkomnade frågor och känslor kring ämnet. Förändring är ju inte alltid lätt och vi förberedde oss på att bemöta de funktionärer som hade svårt att ta till sig det nya eller kände sig osäkra på sin nya roll. Gruppträningsansvarig ansvarade för motsvarande arbete med ledarna, som även de stod inför en förändring och skulle förberedas på att mixa ljudvolymer och ta över vissa städuppdrag. Under hösten 2014 fick alla i den ursprungliga passvärdsgruppen lämna sina önskemål inför övergången som skulle ske till terminsstarten våren 2015. Värdgruppens nya roller är nu klara, och resan fortsätter med 10 veckors utbildning innan vi ska stå redo att ta emot alla våra medlemmar på Sannafältet. 2.2.4 Kommunikationsutveckling Arbetet med att lyfta och förbättra vår kommunikation med medlemmar och funktionärer har fortsatt varit prioriterat under året. Kommunikationsarbetet har, liksom övriga områden, haft ett tydligt fokus på den stora flytten och liksom övriga områden flyter nutid och framtid ihop. Arbetet med Nedanstående aktiviteter har bla genomförts: Vidareutveckling av hemsidan: guider, responsiv design och kampanjsida för flytten Fortsatt aktivt arbete med föreningens Facebooksida med mellan 5-6 uppdateringar per vecka. Sidan har i skrivande stund drygt 1800 likes och stor aktivitet Nyhetsbreven, ett lokalt nyhetsbrev med schema, 6 nummer Marknadsföring: Tillsammans med Riks och lokala insatser som egen biofilm Kommunikationsinsatser runt flytten, foldrar affischer och upptåg som Flyttloppet Aktivt arbete med PR genom ny mediabevakningstjänst och flera pressmeddelanden Snygga till medlemsmaterial som träningskort och trycksaker Ny organisationsskiss och upplägg för personalmöten 6
3. Fortsatt hög kvalitet i befintliga lokaler Mycket av kanslipersonalens tid och kraft har gått åt att planera inför den stora flytten. Samtidigt har det varit viktigt för oss att fortsätta arbeta på samma sätt med utbud och kvalitetsfrågor som tidigare år. Det betyder bla att vi fortsatt arbetat med nyheter i utbudet, det interna kvalitetsarbetet och inspiration för funktionärer om än i mindre skala än övriga år. 3.1 Gruppträning Under 2014 introducerade vi nyheterna Dans street på schemat. Det ordinarie Junior 2 övergick till att bli ett Junior 2 station. För nyblivna mammor kunde vi på dagtid erbjuda både ett anpassat Jympa samt ett anpassat Skivstång. Vi startade också en dansskola för barn som snabbt blev fullbokad och mycket populär. Under vårterminen hölls en kurs för årskurs 1-2 och en kurs för årskurs 3-4. Under hösten hölls en fortsättningskurs för de större barnen. I januari 2014 startade 10-veckorskursen Börja träna, enligt Riks nya kursupplägg med tillhörande annons-kampanj. Kursen var uppskattad och fick högt betyg vid utvärderingen. 3.2 Spinning Under 2014 erbjöd vi våra grundintensiteter: Distans (nytt namn 2014) och Intervall (flera varianter av). Vi kryddade schemat med Spin junior samt många temapass på lördagar som blev uppskattat av medlemmarna. Exempel på detta är Tema: Vasalopp och Tema: Allsång. 3.3 Gymmet Arbetet med det befintliga gymmet i Syrefabriken har koncentrerats till att hålla våra maskiner och övrig utrustning hel och ren. Vissa medlemsönskningar om diverse inköp har också prioriterats om de ansetts vara välinvesterade och kunnat följa med i flytten. 3.2.1 Avstängd medlem efter positivt dopingtest Under året stängdes en av våra medlemmar av efter att ha lämnat ett positivt resultat vid en av våra regelbundet återkommande dopingtester. Personen är avstängd från all idrottslig verksamhet inom Riksidrottsförbundet under en period av två år. 7
3.4 Ute Friskis&Svettisloppet anordnades under året som ett som ett Flyttlopp och lockade närmare 300 deltagare. Två nya crossledare utbildades varav en av dem kom igång redan under 2014. Det betydde att vi kunder erbjuda våra medlemmar ytterligare ett utepass från sommaren och under hösten. Totalt genomförde 165 st utepass att jämföra med förra årets 86 pass! Läs mer om upplägg och träningsformerna på vår hemsida. 3.5 Kvalitetsarbetet Uppföljning I september 2014 deltog 16 ledaruppföljare i LUF.nu, en uppdateringsutbildning för uppföljare inom Friskis&Svettis. I samband med utbildningen, togs dessutom en ny uppföljningspolicy och - plan fram, enligt Riks nya riktlinjer för uppföljningsarbetet. 3.6 Temapass Under året har vi kunnat erbjuda vår medlemmar ett antal uppskattade temapass. Exempel på temapass har varit Tema: HIT intensiv, Tema: Jympa puls 90, Tema: Jympa/Cirkelfys/Yoga, Tema: Julintensiv, Tema: Dans! Och Tema: Cirkelfys/HIT. En annan variant av Temapassen har varit de så kallade Nyfiken på-passen som vänder sig till dem som inte har testat träningsformen tidigare. Här får man extra tid och hjälp av ledaren och en rejäl genomgång av bland annat passupplägg, inställningar och positioner. Syftet är att man som ovan ska kunna känna sig trygg redan från början. På vissa pass har vi dessutom haft två ledare för att kunna ge extra hjälp. Nyfiken på har lämpat sig speciellt bra för träningsformer där redskap används, och där vi saknar nivån soft i utbudet. 3.7 Aktiviteter utanför det schemalagda utbudet Delar av verksamheten bedrivs utanför det schemalagda utbudet. Föreningen har under vissa dagar under året hyrt ut sina lokaler till olika organisationer och företag. I samarbete med kommunens idrottsskola har vi också kunnat erbjuda elever i åk 2-5 som har fått testa jympa och spinning. Under våren 2014 hade vi två grupper juniorjympa, och hösten 2014 testade 2 grupper på junior/spin. Grupperna deltar då på pass en gång/vecka i fyraveckorsperioder. 8
4. Internt arbete De som har möjliggjort Friskis&Svettis Karlstads verksamhet under 2014 består, liksom tidigare år, av ett stort gäng engagerade och delaktiga funktionärer samt anställda på kansli och i reception samt med lokalvård. Personalstyrkan har i år bestått av totalt 10 personer, motsvarande 8,4 tjänster samt tre-fyra timanställda. 4.1 Svettisdagarna Friskis&Svettis egna Rikskonvent Svettisdagarna anordnas av Friskis&Svettis Riks och är ett stort träningskonvent för inspiration till engagerade inom hela Friskis&Svettis. Under en helg i november samlas flera tusen deltagare från hela landet för att ta del av nyheter, intressanta föreläsningar och rolig träning. Traditionellt, tack vare föreningens mycket goda ekonomi genom åren, har vi prioriterat att skicka ett mycket stort antal funktionärer från Karlstadsföreningen. Det har varit ett mycket uppskattat inslag och ett sätt för ledningen att visa uppskattning till alla de ideella krafter som tillsammans gör Friskis&Svettis till den framgångsrika förening av idag. 2014 fick ett 20-tal funktionärer möjlighet att delta i Svettisdagarna. Det var ett avsevärt färre antal än tidigare år. Denna prioritering gjordes för att i stället satsa på vidareutbildningar och utbildande av nyrekryteringar inför den stora flytten 2015. 4.2 FLYTTA15 Under 2014 genomfördes en inspirationsresa till Eskilstunas nybyggda lokal på drygt 4 000 kvm för att hämta kraft och inspiration till vårt egna stora flyttprojekt. Syftet med resan var alltså att boosta föreningens personal och funktionärer inför flytten samtidigt som vi fick testa på alla de träningsformer som vi själva kommer att kunna erbjuda våra medlemmar på Sannafältet. Resan blev uppskattad och drygt 80 personer deltog. Under resans gång passade bla invigningsgruppen att samla in idéer och medlemmar till arbetet med invigningen av vår nya lokal på Sannafältet. Ett antal teambuildande och lära känna varandra lekar genomfördes också. Dagen avslutades med på lokal med ett trevlig mingelupplägg. 4.3 Lagledarna och ledarträffar Under 2013 sjösattes vår sk lagledarorganisation. Syftet var att, genom lagledarna, finna ytterligare en dimension att nå ut till och jobba med den allt växande funktionärskåren. Kansliets förlängda arm ut i verksamheten, kan man säga. Arbetet i lagledarorganisationen har kommit igång riktigt bra under 2014 med flera ledarträffar/möten inom respektive lagledares ansvarsområde. 9
Ledarträffar där lagledarna kallat till informationsmöten med bla uppdateringar inom respektive träningsform. Mötena har också haft en social funktion och ett teambuildande syfte. De har också fungerat som ett forum för gemensamma, praktiska beslut inom det specifika verksamhetsområdet. 10
5. Styrelsen Styrelsen är ytterst ansvarig för föreningens verksamhet och ska tillvarata medlemmarnas intressen och förvalta tillgångarna på bästa sätt. Styrelsens operativa resurs i detta arbete är personalen ledd av verksamhetschefen. Styrelsen har under året bestått av Anna-Karin Larsson (ordförande), Michael Lindstedt (vice ordförande), Gunnar Runberg (sekreterare), Magnus Berg (ekonomiskt ansvarig), Marianne Inde (ledamot), Monica Stöllman (ledamot), Annika Alfredsson (ledamot), Michiel Leepel (suppleant), och Elin Björk (suppleant). 5.1 Några viktiga beslut Beslut att bilda aktiebolaget: Driftbolaget i Karlstad AB. Bolaget kommer att hyra ut lokalerna till såväl föreningen som till andra föreningar, företag, skolor osv. Besluta att avsluta verksamheten på våra skolor för att fullt ut kunna satsa på den nya lokalen. Antagit ny organisationsplan med justeringar av anställd personals ansvars- och arbetsuppgifter. 5.1.1 Driftbolaget i Karlstad AB Styrelsen tog den 9 juni 2014 beslut om att Friskis&Svettis Karlstad ska starta ett aktiebolag, Driftbolaget i Karlstad AB. Förutom att hyra ut fastigheten till föreningen avser bolaget att bedriva korttidsupplåtelse av idrottslokalerna till andra intressenter såsom privata företag, kommunen, idrottsföreningar samt andra organisationer som har behov av idrottslokaler. I Sverige finns det ett stort antal idrottsföreningar som äger aktiebolag. Friskis&Svettis Karlstad blir den 34:e Friskisföreningen som startar ett driftbolag. Beslutet grundades på riktlinjer från Skatteverket och rekommendationer från föreningens revisor och syftar till att föreningsmedlemmars pengar ska räcka till så mycket lättillgänglig och lustfylld träning som möjligt. Friskis&Svettis Karlstad är, oförändrat alltså, en ideell medlemsstyrd idrottsförening. 5.2 Genomförda aktiviteter styrelsen Styrelsen har haft 14 protokollförda styrelsemöten under året. Delar av styrelsen samt VC deltog vid Riks årsstämma i Örebro, dels för att kunna påverka av årsstämman fattade dels för att hålla föreningen uppdaterad om vad som händer på riksplanet och hur tankarna går i föreningarna. 11
Delar av styrelsen deltog tillsammans med VC på F&S Riks årliga föreningskonferens under hösten. Ett bra forum för föreningsledningar och styrelser att fördjupa sig i olika ämnen, att skapa interna nätverk och inhämta ny kunskap. Representanter har varit delaktiga i arbetet med att planera och så småningom genomföra invigningen av vår nya lokal på Sannafältet den 6 april 2015. 12
6. Uppdrag från årsmötet 2014 Årsmötet 2014 genererade inga konkreta uppdrag som annars brukar redovisas här i verksamhetsberättelsen. 7. Intressanta nyckeltal Nedan presenteras några intressanta nyckeltal. Tabellerna visar bla antalet träningspass och inpasseringar under året. De visar också medlemsutvecklingen genom åren och åldersfördelningen bland medlemmarna. Tabell 1: Antal träningspass under 2014, avser högsäsong (siffror inom parentes = 2013) Antal Gruppträning Spinning Ute (Cross) Totalt pass/vecka Våren 64 (68) 30 (29) 3 (2) 97 (99) Hösten 65 (65) 31 (33) 5 (3) 101 (101) Tabell 2: Antal inpasseringar 2014 (siffror inom parentes = 2013) Inpasseringar Gruppträning Spinning Gym Ute (Cross) Totalt Totalt 2014 95 899 30 150 85 462 1457 212 968 (105 630) (33 734) (101 200) (911) (241 475) Fördelning i % 45% (43,7%) 14,3% (13,9%) 40% (41,9%) O,7% (0,4%) Tabell 3: Medlemsutveckling År Antal medlemmar 2002* 2884 2003 3877 2004 4223 2005 5186 2006 5006 2007 6500 2008 8028 2009 8753 2010 9304 2011 8556 2012 8352 2013 8310 2014 7264 * Innan Syrefabriken öppnades Kommentarer till tabell 2 Tabell tre visar att medlemsantalet sjunkit för fjärde året i rad. Tappet mellan 2013 och 2014 är drygt 1000 personer. 13
Tabell 4: Åldersfördelningen medlemmar 2014 &( 2013) Ålder (år) Antal medlemmar (% fördelning) 0-9 562 (545) 10-19 688 (821 ) 20-29 1608 (2076) 30-39 1087 (1343 ) 40-49 1237 (1389 ) 50-59 1095 (1151) 60-69 654 (666) 70-315 (281) Tabell 5: Antal funktionärer År Antal funktionärer 2003 180 2004 190 2005 193 2006 186 2007 231 2008 258 2009 265 2010 281 2011 276 2012 281 2013 283 2014 299 Tabell 6: Antal funktionärer (vissa funktionärer har fler uppdrag). Funktion Antal Ledare inom gruppträning 68 Ledare inom spinning 28 Gyminstruktörer 21 Passvärdar 65 Spinpulsvärdar 3 Spinservicevärdar 4 Gymvärdar 17 Ute/ledare & värd 5 + 6 Receptionister 37 Barnvärdar 9 Städare 11 Styrelsen 9 Övriga 12 Kommentarer till tabell 6. Det sammanlagda antalet utbildare funktionärer uppgår under året till 33 st träningsformsutbildningar (Varav 17 st nyrekryteringar) och 9 st utbildningar för passvariant. Dessa redovisas ej i nedanstående tabell om de inte finns representerade på schemat under året. 14