Personlig Effektivitet
Frigör tid och energi Hjärnkraft &Tidsrealism Surdegspaddor & Förhalningsbeteende Mål & Tydliga förväntningar Planering & Prioritering Struktursmart i Outlook Team Effektivitet Tidstjuvar Meningsfulla möten Petra Brask & Ingrid Hegg Effektivitetsexperter
The power of the morning hour
Tydliggör dina målsättningar 1. Skriv 2. Sluttid 3. Delmål 4. Första steget 5. Sätt igång
HJÄRNAN Har svårt att uppskatta tid Tänker i system och bilder Arbetsminnet rymmer 5-9 enheter Har extra energi på morgonen
Viktigt Vb Effektivitet Proaktivt arbete Viktiga mål Kreativt tänkande Planering & förebyggande arb. Relationsbyggande Inlärning & förnyelse Vila & återhämtning VB Nödvändigt Kriser Akuta möten Sista minuten-deadlines Angelägna problem Oförutsedda händelser vb Onödigt Oviktigt arbete Undvikande Förhalning Överdrivet slöande, TV spel, internet Tidstjuvar Skvaller vb Distraktioner Överflödiga rapporter Irrelevanta möten Andra småbekymmer Oviktiga mail, uppgifter, telefonsamtal Statusuppdateringar Bråttom
Uttalade förväntningar
IN GÖRA SPARA KASTA Korta Uppgifter Långa Uppgifter Delegera Eget Sparande Gemensamt sparande Rutiner Planera/ Avsätt tid i kalender Bevaka/ Följ upp Mapp Folder SharePoint OneNote Gemensam server SharePoint OneNote To Do/ Uppgifter To Do/ Uppgifter/ Kalender To Do/ Kalender
Eget arbete För- och efterarbete Återkommande/Rutin Komma ikapp efter frånvaro Luft för oförutsett VP - Veckoplanering
Ta emot e-post Hantera e-posten endast ett fåtal gånger per dag Stäng av signalfunktioner för nya meddelanden Fatta beslut enligt Gör-det-Nu om hur meddelandet ska hanteras: Avsluta nu Kasta nu Flytta till Uppgifter/To Do alternativt till Kalender och bestäm tid Spara ner i mappar i ditt e-post- eller filsystem Sträva efter att ha tom inkorg varje dag
Skicka e-post Skicka bara till absolut berörda Undvik att skicka cc (kopia). Var medveten om att cc inte kräver något agerande Inkludera endast ett ämne i varje meddelande Ange tydlig rubrik Vid brådskande ärenden, ring! Undvik diskussioner via email Skriv det viktigaste först i mailet Skriv kort och koncist
Mötesstatistik Planerade möten 22% Oplanerade möten 8% Förberedelsetid 5% Efterarbete 10% Procentsiffran utgår från hela arbetsdagen.
Största tidstjuvar 1. Svårt att säga nej 2. Ofullständig information 3. För många eller långa möten 4. Oklara beslutsvägar & otydlig ansvarsfördelning 5. För noggrann
Den första inledningen sätter agendan för mötet
Tydliggör syftet Ge information i viktiga frågor Planera en åtgärd eller ett projekt Följa upp och utvärdera Fördela arbetsuppgifter Lösa en uppgift Fatta beslut i specifika frågor Lösa problem Kläcka nya idéer Utbyta erfarenheter - lära av varandra Syftet med mötet ska speglas i agendan.
Roller och Ansvar Vilka ska närvara? Vilken roll har du under mötet? Vad förväntas du göra mellan mötena? Hur bidrar du bäst så att du hjälper dina kollegor? Vilka spelregler ska gälla? Ett sätt att fördela ansvar är att rotera olika roller på mötet såsom; mötesledare, protokollförare och tidhållare.
Tidsatt agenda Hur mycket tid behöver avsättas? Hur mycket tid per mötespunkt? Finns tid för sammanfattning? Är agendan tidsoptimistisk? Vilken dokumentation behövs? Finns behov av uppföljning? En bra agenda uppfyller mötets syfte och ärendena är relevanta för deltagarna.
Syfte Lyssna och tänka tillsammans Dialog kring viktiga frågor Utbyta erfarenheter Lyfta fram gemensam kunskap Stärka gemenskapen
Tänk dig att du är på ett kafé Avslappnat ingen konkurrens Lyssna, ta in vad de andra säger Involvera varandra
Vid första kafémötet utser ni en bordsvärd Bordsvärden utser tidtagare och antecknare. Bordsvärden stannar kvar när nästa grupp kommer och ger de nyanlända gästerna inblick i det samtal och de idéer som kommit fram i den senaste rundan. Borsvärden utser då även nästa bordsvärd.
Bordsvärden Stannar kvar Välkomnar Engagerar gruppen Låter alla komma till tals
9 minuter Vid signal bryt Cirkulera till nya bord 7 minuter
Meningsfulla möten Fördelar med möten Nackdelar med möten Alternativ till möten Nya sätt att ha möten på Värdskap under möten Delaktighet på möten
Ineffektiva möten Ha mobilen på Spara det viktigaste tills sist Ta inga raster Skippa agenda Älta varje detalj till leda Prata är viktigare än att lyssna Säg nej och skjut ner nya idéer
Så får vi meningsfulla möten Säg Nej och välj bort Planera och förbered agenda och syfte Börja mötet med det viktigaste Håll fokus på ämnet Tillför energi och skapa delaktighet Reflektera, sammanfatta och utvärdera
Bli ineffektiv Var alltid tillgänglig Skjut upp till sista sekunden Ta inga raster Skippa sömn, mat och träning Säg JA till allt Tänk alltid på jobbet Slappna aldrig av
Prioritera det som tillför värde Planera och fokusera Säg Nej och välj bort Börja dagen med det viktigaste Reflektera, utvärdera och stäm av
Twitter: @petrabrask Hemsida: www.petrabrask.se Lösenord: tid2018 YouTube: Petra Brask Blogg: petrabraskblogg.se Telefon: 070-820 34 92 Mejl: petra.brask@petrabrask.se