2015-10-22 568100 1(8) Er referens Mats Linde Kopia till SP Certifiering Box 857 501 15 BORÅS Sveriges Lantbruksuniversitet, Mark- Vatten- Miljöcentrum Box 7014 750 07 Uppsala Uppföljande Revision vid Sveriges Lantbruksuniversitet, Mark- Vatten- Miljöcentrum, Institutionerna för mark och miljö, vatten och miljö samt energi och teknik, 2015-10-20--2015-10-21 Resultat Företagets resultat inom miljöledning är har inte nått fastställda mål. Målresultaten visar trots allt att arbetet med att minska minska utsläpp till luft fortsätter Företagets ledning har skapat ett klimat, och en organisation som tydligt styr miljöarbetet. Grund för styrningen är de interna och externa krav som ställs på företaget, samt de miljömål som fastställts. Företagets miljöarbete, har förutom fokus på de betydande miljöaspekterna också en inriktning på att utveckla de positiva miljöaspekter som identifierats. Exempel på detta är arbetet med att ge forskar, och grundutbildningar som ges av organisationen en tydligare miljöprägel. Förbättringar finns framför allt, i att ytterligare utveckla miljösamordarrollen, samt för riktade insatser vad gäller uppföljning av lagefterlevnad. Miljö prestandan visar att kraven möts och förväntningar nås. Ledningssystemets roll i verksamhetsstyrningen är välintegrerat med den operativa verksamheten. Resultaten ger bevis på att ledningssystemet är effektivt. Företaget planerar för förbättringar inom området mål och därtill hörande handlingsplaner Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/förbättringsmöjligheter Standard Större avvikelser Mindre avvikelser Förbättringsmöjligheter SS-EN ISO 14001:2004 6 7 Totala antalet: 0 6 7 Intrycket från genomförd revision visar att ledningssystemet för miljö är funktionellt utifrån verksamhetens art. Systemet kan bedömas ha uppnått en hög mognadsgrad, samt är effektivt utifrån de krav och förväntningar som verksamhetens intressenter kan bedömas ställas och värdera. Kunskap om ledningssystemets styrande dokument, kan till viss del förbättras. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post SP Box 857 501 15 Borås Västeråsen Brinellgatan 4 504 62 Borås 010-516 50 00 010-516 56 10 info@sp.se
2015-10-22 568100 2(8) Bevis på att ledningssystemet stödjer policyns intentioner och mål är ett stort fokus på att minska utsläpp till luft genom minskning av interna flygresor, Målsättningen har under senaste revisionsperioden inte uppnåtts, men organisationen redovisar ett antal tänkbara orsaker till detta, och målsättningen och den tydliga ambitionsnivån kvarstår. Verksamhetens förutsättningar har inte förändrats, vilket också gäller certifieringens omfattning. Användning av certifikat och certifieringsmärken har granskats i revisionen och visar att användningen följer fastställda krav för användning av certifikatmärke och certifikat. De interna revisionerna har genomförts med oberoende revisorer och gett ledningen underlag för analys av ledningssystemets effektivitet (ledningens genomgång). Exempel på förbättringar som föreslås är utveckling av rutiner för forskarutbildning. Hanteringen av konstaterade avvikelser kan förbättras, och därigenom kan också åtgärder för att förhindra upprepning utvecklas. En 3 -årig plan används som grund för planering av intern revisionerna. Intern revisions omfattning och inriktning baseras på resultat från tidigare revisioner. Styrkor och förbättringsområden Som kompetensorganisation, har verksamheten utvecklat ett väl anpassat ledningssystem för miljö. Organisationen arbetar målmedvetet med att minska mängden tjänsteresor, och därmed minska utsläpp till luft. Detta sker genom en målmedveten satsning på att använda alternativa färdsätt vid tjänsteresor, och att öka andelen videokonferenser. Organisationen har en mycket stor potential, att ytterligare utveckla de positiva miljöaspekter som kan kopplas till organisationens forskar, och grundutbildningar. Nya mål är också på väg att fastställas, vilket kan bedömas vara en viktig del av organisationens utveckling. Rekommendation och villkor När företaget genomfört korrigerande åtgärder för de mindre avvikelserna skall övertygande dokumentation redovisas för SP Certifiering. Redovisningen måste ske inom 6 veckor, dvs senast 2015-12-02. Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt SS-EN ISO 14001:2004 kvarstår, under förutsättning att avvikelserna åtgärdas med godkänt resultat.
2015-10-22 568100 3(8) Uppdragets omfattning Certifikat Certifikatsnamn Standard/Kravdokument Revision/Aktivitet 5681 M Sveriges Lantbruksuniversitet, Mark- Vatten- Miljöcentrum, Institutionerna för mark och miljö, vatten och miljö samt energi och teknik SS-EN ISO 14001:2004 Uppföljande revision samt förberedelser inför omcertifiering Revisions- /aktivitetsdatum Omfattning (dagar) Revisionslag 2015-10-20--2015-10-21 2 Birger Norberg (revisionsledare) Denna revision omfattar uppdraget enligt ovan. Revisionen har genomförts genom intervjuer med personal samt granskning av dokument. En revisorsdag innefattar förberedelser, revision, upprättande av rapport samt uppföljning av åtgärder mot eventuellt lämnade avvikelser. Revisionsplanen fastställdes vid det inledande mötet. Planen följdes under revisionen. Verksamheten på följande orter besöktes: Uppsala (Sveriges Lantbruksuniversitet, Mark- Vatten- Miljöcentrum, Box. Organisationen företräddes vid revisionen av Systemansvarig Mats Linde indendent, prefekterna för instiutionerna, miljösamorndare för institutionerna, SLUs miljöchef, Labboratoriechef, kemikalieansvariga, Studierektorer, Verkstadsansvarig samt ett antal medarbetare från oilka delar av verksamheten. Revisionsresultatet (inkl. avvikelser och förbättringsförslag) presenterades för företaget vid det avslutande mötet. Revisionsrapporten återfinns på era sidor på SP System. Några förändringar i företaget/organisationen, som bedöms påverka certifikatets omfattning, har inte konstaterats vid revisionen. Förändringar som påverkar inriktning på kommande revisioner kommenteras under resultat. Antal anställda är idag ca 280 personer. Adress och verksamhetsuppgifter som finns inregistrerade på kundwebbplatsen SP System är korrekta. Planering av kommande revision Nästa revision är preliminärt bokad till Vecka 43 2016. Giltighetstiden för certifikat 5681 M går ut. Nästkommande revision är en omcertifiering. Normal omfattning är 2/3 av en certifieringsrevision (steg 1+2). Utgående från resultatet av periodens uppföljande revisioner rekommenderar revisionsledaren att revisionstiden för omcertifieringen (på
2015-10-22 568100 4(8) plats) planeras till 3 dagar. Därigenom bedöms att den fördjupade granskningen av företagets prestanda och ledningssystem ges tillräcklig tid. Revisionsresultaten visar att systemets struktur/förankring i verksamheten förenklar revisionen och överblickbarheten för resultat är god. Alla funktioner och orter har ingått i periodens revisioner för standarden SS EN-ISO 14001. Omcertifierings revisionen innefattar förutom revision på plats en dokumentgranskning av 3- års periodens resultat. I rekommenderad tid ingår även uppföljande revision för andra certifikat. Alla revisioner under det 3:e certifieringsåret ingår i underlaget för omcertifieringen. Avvikelser och förbättringsmöjligheter Uppföljning av avvikelser från föregående revision visar att dessa är tillfredsställande åtgärdade. AvvikelseId: BNo1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3 Beskrivning: Observation:Det saknas fastställda mål för Grundutbildning,Fortlöpande miljöanalys FOMA samt för forskning. Organisationen har tagit fram förslag, men dessa har inte fastställts. Fastställda mål. ska redovisas i samband med att svar lämnas på denna avvikelse. Detta är en avvikelse därför att: Organisationen skall fastställa, införa och underhålla dokumenterade övergripande och detaljerade miljömål för relevanta funktioner och nivåer inom organisationen. AvvikelseId: BNo2 Beskrivning: Observation: I verkstad påträffades kemikalie som inte finns registrerad för verkstaden i Klara. Det påträffas även större dunk spillolja som inte märkts enligt fastställda rutiner. Detta är en avvikelse därför att: Företaget följe inte internt fastställda rutiner.
2015-10-22 568100 5(8) AvvikelseId: BNo3 Beskrivning: Observation: I rutin för grundutbildning, anges att kurshemsida ska innehålla information om att organisationen är miljöcertifierad, och att påminna studenter om att använda ärendehanterinssystemet för att registrera avvikelse och förbättringsförslag. Någon sådan hänvisning kunde inte återfinnas på kurshemsida för exempelvis tillämpad miljöanalys. Detta är en avvikelse därför att: Organisationen följer inte egen fastställd rutin. AvvikelseId: BNo4 Beskrivning: Observation: Någon signatur från avlämnare på transportdokument för transport av farligt avfall supprättat i Januari 2015, kunde inte återfinnas. Detta är en avvikelse därför att:organisationen följer inte egen fastställd rutin. AvvikelseId: BNo5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.7 Beskrivning: Observation: Avvikelse som delvis kvartstår från föregående revision. Organisationen har på ett berömvärt sätt vidtagit förebyggande åtgärder om brand skulle uppstå i verkstad vid exempelvis svetsning. Den identifierade risken vid svetsning (Heta arbeten) har dock inte förts in i miljöriskinventeringen, och därmed inte värderats enligt egen rutin Detta är en avvikelse därför att: Organisationen skall upprätta, införa och underhålla rutiner för att identifiera möjliga nödlägen och olyckor som kan påverka miljön och planera för hur organisationen skall agera om sådana situationer uppstår.
2015-10-22 568100 6(8) AvvikelseId: BNo6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.3 Beskrivning: Observation: Avvikelser från genomförd intern revision, har inte förts in i dokument avvikelser/förbättringsförslag bilaga 1. Detta medför att detta innebär att korrigerande och förebyggande åtgärder inte kan verifieras. Detta är en avvikelse därför att:organisationen skall upprätta, införa och underhålla rutiner för att hantera inträffade eller tänkbara avvikelser och för att vidta korrigerande och förebyggande åtgärder. AvvikelseId: BNo7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.2 Beskrivning: Observation: Organistionen har väl utvecklade rutiner för utbildnings och kompetensutveckling med avseende på miljöledning. Förbättringar kan dock göras vad gäller exempelvis hantering av närvarolistor efter genomförda insatser. AvvikelseId: BNo8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.3 Beskrivning: Observation:Avser Institution ET. I samband med introduktion av nyanställda på institutionen, finns en väl utarbetad checklista för introduktionen. Organisationen kan med fördel på ett tydligare sätt visa på att relevanta miljöledningsfrågor ingår i introduktionsprogrammet. Organisationen kan också med fördel se över rutin för intern miljökommunikation i syfte att tydliggöra exempelvis informationssätt. AvvikelseId: BNo9 Beskrivning: Observation: I rutin för forskarutbildning, anges att den studerande ska "betänka hur det praktiska arbetet i projektet kan beakta minsta möjliga miljöpåverkan". Det råder en osäkerhet över hur detta ska kunna verifieras, och organsationen bör därför utreda frågan.
2015-10-22 568100 7(8) AvvikelseId: BNo10 Beskrivning: Observation:Organisationen kan med fördel förbättra märkning på skåp i Kemikalieförrådet på Mark och Vatten. AvvikelseId: BNo11 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.7 Beskrivning: Observation: Det råde forfarande en osäkerhet om vem som ansvarar för brandsläckare vid verkstad. AvvikelseId: BNo12 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.1 Beskrivning: Observation: Mätdata från Dokument Övervakning och mätning, kan utnyttjas på ett bättre sätt både vid ledningens genomgång, och vid institutionernas lednings och personalmöte. AvvikelseId: BNo13 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.3 Beskrivning: Observation: Organisationen kan med fördel analysera och fastställa tydligare rutiner när avvikelser ska stängas. Det finns exempel på att avvikelser har avslutats, trots att bekräftelse på att föreslagna åtgärder gett önskat resultat inte erhållits.
2015-10-22 568100 8(8) Sammanställning över antal avvikelser och förbättringsmöjligheter Standard: SS-EN ISO 14001:2004 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter 4.3.3 BNo1 1 4.4.2 BNo7 1 4.4.3 BNo8 1 4.4.6 BNo10, BNo2, BNo3, BNo4, BNo9 3 2 4.4.7 BNo11, BNo5 1 1 4.5.1 BNo12 1 4.5.3 BNo13, BNo6 1 1 Summa: 0 6 7 Övrigt Revisionen har genomförts i en mycket öppen och positiv anda. Information Denna rapport kommer att granskas av SP Certifiering, som kan meddela avvikande bedömning. Med er inloggning till kundwebbplatsen SP System, via Logga in på www.sp.se, har ni tillgång till revisions- och certifieringsinformation så som offerter, revisionsplaner, rapporter, certifikat, certifikatsbilagor, statistik m.m som gäller er certifiering. Där finns också certifikatsmärken och faktablad. Rapportering av eventuella avvikelsers korrigerande åtgärder görs där, på sidan "Revisioner". Offentlig information om certifikat finns på www.sp.se samt på www.certifiering.nu. Rapport kan endast skapas och godkännas av namngiven revisionsledare med behörighet i kundwebbplatsen SP System och görs där tillgänglig i pdf-format. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Certifiering Signature_1 Birger Norberg