ISO 14001:2004, GÖTEBORG

Transkript

1 (22) Er referens Ellen Lagrell Kopia till SP Certifiering Box BORÅS Göteborgs Universitet Box GÖTEBORG Omcertifieringsrevision ISO 14001:2004, GÖTEBORG (Göteborgs Universitet), MARIESTAD (Göteborgs Universitet, NatFak, Inst för Kulturvård, DaCapo), Resultat Universitetets ledningssystem är fortsatt effektivt, förbättrande och styr mot måluppfyllelse. Exempel på detta är att den nya gemensamma handlingsplanen för åren har genomgått en första väl genomförd halvårsuppföljning med brett deltagande från fakulteterna. Uppföljningen visar att en imponerande mängd aktiviteter pågår inom hållbar utveckling och att mål och uppdrag efterhand - och i olika takt - tas om hand av fakulteter och institutioner. I huvudsak visar också uppföljningen att gemensamma rutiner och instruktioner fungerar väl. Se också kommentarer för respektive besökt fakultet nedan. Bedömning av certifieringsperiodens arbete med ständiga förbättringar: Göteborgs Universitet har levt upp till sitt åtagande om ständiga förbättringar för senaste 3-års certifieringsperioden genom: Forskning - ökning i antalet publikationer med koppling till hållbar utveckling med ca 5%-enheter. Utbildning - ökning i andelen program med koppling till hållbar utveckling med ca 16%-enheter. Samverkan - ökning i antalet publika aktiviteter med koppling till hållbar utveckling med ca 20%. Kompetensutveckling - ca 600 personer deltar årligen i kompetensutveckling inom hållbar utveckling. Klimatpåverkan/ resor - här har det skett en ökning i CO2 emissioner. Universitetet har dock jobbat aktivt med olika förebyggande åtgärder som exempelvis ny mötes/resepolicy med färre resor och fler videokonferenser samt fler web-möten. Klimatpåverkan/energi - minskning i totala energianvändningen (el plus värme) med ca 4% per m2. Resursanvändning/inköp och upphandling - avsevärd ökning i miljökrav på leverantörer och inköpta produkter. Resursanvändning/avfall - minskning i mängd avfall per person och arbetsdag med ca 40%. Ökning i mängd sorterat avfall SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post SP Box Borås Västeråsen Brinellgatan Borås info@sp.se

2 (22) med ca 40%. Farliga kemikalier - Mängden farliga kemikalier har inte minskat, men det sker kontinuerliga substitutioner och numera är merparten kemikalier på GU inlagda i KLARA. Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/noteringar Standard Större avvikelser Mindre avvikelser Noteringar SS-EN ISO 14001: EMAS I Totala antalet: Intrycket utifrån genomförd revision är att miljöarbetet har mognat ytterligare inom organisationen. Arbetet med de direkta miljöaspekterna har blivit alltmer accepterat och rutinerna för hantering av avfall, kemikalier och inköp är väl kända. Detta har också inneburit att fler sätter fokus på de indirekta miljöaspekterna, dvs. punkt 2 i miljöpolicyn som inriktar sig på hur universitetet genom forskning, utbildning och samverkan kan bidra till hållbar utveckling. Här märks att det sker en fördjupning av diskussionen ute på institutionerna om vilka krav som ställs på de enskilda lärarna och forskarna för att förmedla medvetenhet och engagemang och därmed medverka i omställningen mot hållbarhet. Flera fakulteter har också initierat ett arbete med att för egen del definiera begreppet hållbar utveckling. Enbart denna process i sig är av stor betydelse genom att universitetet går före och visar omgivande samhälle att en sådan fördjupad förståelse är nödvändig för omställningen till hållbarhet. Det nyligen påbörjade arbetet med att klimatkompensera flygresor är också ett sätt för Universitetet att föregå med gott exempel. IT-fakulteten Gränsdragningen mellan två huvudmän, Chalmers och GU, har varit oklar för fakulteten, vilket bl.a. har lett till att miljöarbetet har tappat fokus, exempelvis på målarbetet. Det har, enligt uppgift, varit oklart vilka övergripande mål som varit gällande. Bristerna i målarbetet borde ha uppmärksammats i ledningens genomgång, men även här konstaterades brister i uppföljning av miljöarbetet. Även om målarbetet har varit otydligt kan ständiga förbättringar konstateras, exempelvis genom externa seminarier med koppling till hållbar utveckling, minskad pappersförbrukning, miljömärkning av kurser, miljökurser för inköpare, miljömärkta trycksaker. Fakulteten behöver bli mycket tydligare på sina mål och handlingsplaner, vilket, enligt uppgift, kommer att ske inom kort. Ett "hållbarhetsråd" har etablerats och kommer att jobba aktivt med att ta fram mål, handlingsplaner samt följa upp nyckeltal. Ledningen kommer därmed att få ett underlag för att kunna analysera utfallet av miljöarbetet och besluta därefter. Miljösamordnare och intervjuad personal gav intryck av att vara engagerade i miljöarbetet och ingav förtroende vad gäller att framöver driva miljöfrågorna i rådet.

3 (22) Naturvetenskapliga Fakulteten Fakultetens miljöarbete leds av kunnig och engagerad miljösamordnare, som på ett mycket bra sätt säkerställer att miljöarbetet inom fakulteten och tillhörande institutioner sammanställs och att lagefterlevnad utvärderas. Även Fakultetsdirektören, tillika med merparten miljösamordnare och övrig intervjuad personal gav ett engagerat intryck. Prefekterna verkar över lag inte ha tillräckliga kunskaper om sitt ansvar i möljöarbetet, utan lämnar i hög utsträckning över ansvaret till miljösamordnare. Framöver kommer miljösamordnare för Nat. fak. deltaga i prefektmöten ca 4 ggr per år för att tydliggöra prefekternas ansvar i miljöledningssystemet. Förbättringspotential bedöms dessutom föreligga vad gäller att redovisa analys av mål samt övrigt miljöarbete i protokoll från ledningens genomgång samt upprätta konkreta handlingsplaner med nyckeltal. På institution för matematiska vetenskaper har man ökat antalet forskningsprojekt med koppling till hållbar utveckling och blivit bättre på att redovisa miljöarbetet. Man har även genomfört en del publika och populärvetenskapliga arrangemang för hållbar utveckling. På Institutionen för fysik reser man för det mesta med tåg, vilket är det miljömässigt bästa sättet. Utbildning av doktorander i kemikaliehantering har planerats. Iövrigt tyckte man det var svårt att se kopplingen mellan verksamheten, grundforskning, och hållbar utveckling. På Zoologiska institutionen har man blivit bättre på att uttnyttja KLARA för kemikaliehantering. Dessutom har ett miljöråd etablerats med miljösamordnare, forskare och laboratorieassistent och energisparprojekt har påbörjats. CMB har jobbat mycket med kemikalierna och samtliga är nu registrerade i KLARA. Miljögrupp har etablerats i samarbete med kemi och några avvikelser rapporteras. Institutionen för Kulturvård, Mariestad Man har ett omfattande samarbete med kommunen och spelar en mycket viktig roll i lokalsamhället. Detta arbete kan på ett mer medvetet och pedagogiskt sätt lyftas fram som en del i samhällets hållbarhetsarbete. Det kanske viktigaste verktyget för detta kan vara miljöledningssystemet, som idag har för otydliga mål. Det finns ett behov av bredare perspektiv och en uppstyrd och medveten kommunikation omkring institutionens roll för hållbar utveckling. Göteborgs Miljövetenskapliga Centrum På GMV går verksamheten ut på att stärka miljövetenskap och hållbar utveckling i utbildning och forskning, så här fanns en tydlig koppling till miljön. En vägledning för bedömning av, om utbildning, samverkan och forskning innehåller hållbar utveckling är under framtagande. Övertygande miljöengagemang bland intervjuad ledning och personal. Gemensamma fövaltningen Fakulteten har en väl utformad handlingsplan och fungerande rutiner för planering och uppföljning. På fastighetsavdelningen finns en tydlig medvetenhet om miljö- och hållbarhetsfrågorna och bevakning sker av dessa frågor före och efter alla projekt. Vid större projekt kopplas också

4 (22) miljösamordnaren in. En Byggnadspolicy med hållbarhetstänk är på gång. Avvikelser och förbättringsförslag dokumenteras inte enligt avsedd rutin, men hanteras i stället enligt uppgift vid möten. Lokalvården har ett föredömligt sätt att hantera avvikelser och förbättringsförslag på, dock är inte heller detta helt i enlighet med rutin. På Studentavdelningen har man haft svårt att definiera sin roll i hållbarhetsarbetet. Huvuddelen av hållbarhetsfrågorna hanteras naturligtvis av övriga fakulteter, dock bör det ändå gå att identifiera de situationer då en konstruktiv dialog med både studenter och med omgivande samhälle omkring begreppet hållbar utveckling kan ske. Detta ligger också i de uppdrag som Studentavdelningen fått i handlingsprogrammet och därmed behöver tid och kraft läggas på att planera in och genomföra nödvändiga aktiviteter. Humanistiska fakulteten Här sker ett spännande och nytänkande arbete för att tydliggöra de humanistiska ämnenas mycket viktiga roll inom hållbar utveckling. Begreppet i sig är "under konstruktion" och man arbetar bl.a. med portfolio - en ny examinationsform som används på lärarutbildning inom språkundervisningen. Två kreativa och drivande miljösamordnare betyder mycket för denna process. På Institutionen för historiska studier funderar man nu på att återuppta de alumnienkäter som man tidigare haft för att kunna mäta effekten av undervisningen om hållbar utveckling. Institutionen för litteratur, idéhistoria och religion har en bra utgångspunkt i ett eget handlingsprogram. Hållbar utveckling förs nu in på grundkurser i bl.a. religion. Utmaningen är dock att ytterligare konkretisera programmet. Samhällsvetenskapliga fakulteten På fakulteten har man antagit ett ambitiöst handlingsprogram utifrån de universitetsgemensamma uppdragen. Planering och uppföljning sker omsorgsfullt och noggrant under överinseende av en aktiv miljösamordnare. På Förvaltningshögskolan pågår ett flertal projekt med koppling till hållbar utveckling. Här finns dock en stor outnyttjad potential att i samråd med kommuner, landsting och regioner inspirera till användning av ledningssystem för att styra samhällets hållbara utveckling. På Institutionen för journalistik, medier och kommunikation pågår en diskussion om hur man ska förhålla sig till begreppet hållbar utveckling. Vid revisionstillfället väcktes frågeställningen "Om all verksamhet är hållbar utveckling - hur ska vi då kunna mäta våra framsteg?". En indikator är exempelvis "Andelen kurser och utbildningsprogram med frågeställningar inom hållbar utveckling av totalt antal kurser och utbildningsprogram." Diskussionen kom sedan att handla om att hitta mer kvalitativa sätt att mäta resultaten av genomgångna kurser i form av ökad förståelse och insikt om den egna yrkesrollens betydelse för samhällets hållbara utveckling. Handelshögskolan -som inte var föremål för revision denna gång - förtjänar ändå att nämnas i denna rapport eftersom den kontroll som gjordes av genomförda åtgärder efter vårens avvikelser utföll med mycket gott resultat. Man har genomfört en omorganisation och styrt upp alla rutiner omkring hållbarhetsarbetet på ett föredömligt sätt. Detta bådar gott inför framtidens miljöutmaningar.

5 (22) Interna revisioner har genomförts enligt plan för multisite. Revisionerna är mycket väl genomförda på ett förtroendeingivande sätt. En möjlighet att på ett bättre sätt ta tillvara detta väl fungerande verktyg är att ledningen både på GU- och fakultetsnivå på ett tydligare sätt hanterar revisionernas resultat och därefter ger direktiv inför nästkommande revision. Därmed kan ledningen tydligare utöva sitt ledarskap genom att koppla ihop utvecklingen av ledningssystemet med Universitets övergripande strategiska utveckling. Rekommendation och villkor När företaget genomfört korrigerande åtgärder för de mindre avvikelserna skall övertygande dokumentation redovisas för SP Certifiering. Redovisningen måste ske inom 6+2 veckor, dvs senast Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt SS-EN ISO 14001:2004 förnyas samt att EMAS och EG Förordning nr 1221/2009 kvarstår, under förutsättning att avvikelserna åtgärdas med godkänt resultat. För nästa årliga miljöredovisning planerar vi in granskning av detta underlag under mars månad. Om ni skall ge ut annan miljöinformation, enligt EMAS förordningens bilaga I 3.5 ber vi er kontakta oss i god tid innan utgivning så att denna granskning kan planeras in. Uppdragets omfattning Certifikat Certifikatsnamn Standard/Kravdokument Revision/Aktivitet 3750 M Göteborgs universitet 3750 E Göteborgs universitet SS-EN ISO 14001:2004 EMAS, EG Förordning nr 1221/2009 Omcertifieringsrevision Granskning av miljöledningssystem och miljöredovisning Revisions- /aktivitetsdatum Omfattning (dagar) Revisionslag ,5 Gunnar Brundin (revisionsledare) Birthe Nörgaard (revisor) Denna revision omfattar uppdraget enligt ovan. Revisionen har genomförts genom intervjuer med personal samt granskning av dokument. En revisorsdag innefattar förberedelser, revision, upprättande av rapport samt uppföljning av åtgärder mot eventuellt lämnade avvikelser. Omcertifieringen innefattar dessutom en granskning av den gångna certifieringsperiodens resultat. I revisionen ingick ledning av multisites.

6 (22) Resultat från denna revision/kontroll ligger till grund för godkännandet av miljöredovisning för innevarande år. Revisionsplanen fastställdes vid det inledande mötet. Planen följdes under revisionen. Verksamheten på följande orter besöktes: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)), MARIESTAD (Göteborgs Universitet, NatFak, Inst för Kulturvård, DaCapo, Magasinsgatan 4) Universitetet företräddes vid revisionen av bl.a. Margareta Wallin-Peterson, tf Rektor, P-O Rehnquist, förvaltningschef, Eddi Omrcén, miljöchef, Ellen Lagrell, miljösamordnare, miljöenheten samt övriga ansvariga miljösamordnare vid de besökta fakulteterna. Dessutom intervjuades ett stort antal representanter på alla nivåer på de olika besökta fakulteterna och institutionerna. Avvikelser och noteringar presenterades för Universitet vid det avslutande mötet. Revisionsrapporten, som skickades i efterhand, återfinns dessutom på era sidor på SP Certifierings kundwebbplats. Några förändringar i organisationen, som bedöms påverka certifikat, har inte konstaterats vid revisionen. Antal anställda är idag ca 5700 personer. Adress och verksamhetsuppgifter som finns inregistrerade på SP:s kundwebbplats, är korrekta. Organisationens verksamhet ingår i branscherna med EA kod 37 Utbildning. Planering av kommande revision Nästa revision är preliminärt bokad till april Den nuvarande omfattningen för uppföljande revisioner bedöms vara relevant. Avvikelser och noteringar Uppföljning av avvikelser från föregående revision visar att dessa är tillfredsställande åtgärdade.

7 (22) AvvikelseId: BN1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.1; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Utbildningsvetenskapliga fakulteten, ) Beskrivning: Kvantifierade mätningar som underlag för bedömning av miljöaspekter saknas. Även avvikelse vid förra revision (BN ). Fakulteten reviderades inte vid denna revision. Det bedöms ej vara säkerställt att miljöaspektbedömningen har skett på korrekta grunder. AvvikelseId: BN2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.1; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Beskrivning: Institutionen för fysik Kvantifierade mätningar som underlag för bedömning av miljöaspekter saknas. Mätningar ska genomföras där så är möjligt. Enligt uppgift har institutionen inga egna el-mätare och kan därför inte heller mäta denna aspekt. Det är ej säkerställd att miljöaspektbedömningen sker på korrekta grunder. AvvikelseId: BN3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.2; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Beskrivning: Institutionen för fysik Egna anteckningar om farligt avfall görs inte. Krav enligt avfallsförordningen. Anteckningarna ska sparas i 3 år. Legalt krav ej uppfyllt.

8 (22) AvvikelseId: BN4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.2; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Beskrivning: Institutionen för matematiska vetenskaper Egna anteckningar om farligt avfall görs inte. Krav enligt avfallsförordningen. Anteckningarna ska sparas i 3 år. Legalt krav ej uppfyllt. AvvikelseId: BN5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.2; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, IT-fakulteten, Box 8718) Beskrivning: Egna anteckningar om farligt avfall, utom elektronikskrot, exempelvis färgburkar, kunde inte tas fram. Lagkrav enligt avfallsförordningen. Anteckningarna ska sparas i 3 år. Legalt krav ej uppfyllt. AvvikelseId: BN6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.2; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Beskrivning: Zoologiska institutionen Oklart hur utbytesprincipen praktiseras vid kemikalieinköp på lab. Enligt uppgift står forskarna själva för kemikalieinköpen. Under intervjuer uttrycktes önskemål om, att KLARA kunde användas fär ändamålet. Är det möjligt? Oklart om lagkrav är uppfyllt (Miljöbalken 2 kap 4 ).

9 (22) AvvikelseId: BN7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.2; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: Beskrivning: Avfallsplan för GU är inte uppdaterad sedan ny avfallsförordning trädde ikraft (Avfallsförordning 2011:927). Efterlevnad av legalt krav ej säkerställd. Dokumentstyrning ej säkerställd. AvvikelseId: BN8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.2; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: Beskrivning: Göteborgs Miljövetenskapliga Centrum Ny avfallsförordning som trädde ikraft har ej uppmärksammats på GMV. Kontroll av efterlevnad har därmed ej ägt rum. V.g. redovisa resultat av efterlevnadskontroll. Legalt krav ej uppfyllt. AvvikelseId: BN9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.2; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: Beskrivning: Göteborgs Miljövetenskapliga Centrum Redovisande dokument som tydligt visar att samtliga legala krav är utvärderade med avseende på efterlevnad saknas. Standardkrav ej uppfyllt.

10 (22) AvvikelseId: BN10 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: Beskrivning: Göteborgs Miljövetenskapliga Centrum "Resurser" ej fastställda i handlingsplaner. "Organisationen skall upprätta, införa och underhålla en eller flera handlingsplaner för att uppnå sina övergripande och detaljerade miljömål. Handlingsplanerna skall innehålla: a) ansvarsfördelningen för att uppnå övergripande och detaljerade miljömål för relevanta funktioner och nivåer inom organisationen; b) tillvägagångssätt, resurser och tidsplaner för att uppnå målen". Standardkrav ej uppfyllt. AvvikelseId: BN11 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Beskrivning: Konkreta handlingsplaner för miljömålen saknas på flertalet institutioner under Naturvetenskapliga Fakulteten. Formuleringar som öka, minska, informera, verka för, påminna, underlätta etc. anger inte vilka aktiviteter som ska utföras och ej heller vilken ambitionsnivå man har. "Organisationen skall upprätta, införa och underhålla en eller flera handlingsplaner för att uppnå sina övergripande och detaljerade miljömål. Handlingsplanerna skall innehålla: a) ansvarsfördelningen för att uppnå övergripande och detaljerade miljömål för relevanta funktioner och nivåer inom organisationen; b) tillvägagångssätt, resurser och tidsplaner för att uppnå målen". Standardkrav ej uppfyllt.

11 (22) AvvikelseId: BN12 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, IT-fakulteten, Box 8718) Beskrivning: Mål och handlingsplaner är ej fastställda för Det kommer, enligt inplanerat möte med IT-fakultetsnämden, att äga rum V.g. redovisa mål och handlingsplaner som en åtgärd på denna avvikelse. Observera att målen ska vara mätbara om så är möjligt, samt att ansvarig, tidplaner och resurser ska framgå av handlingsplan. Standardkrav ej uppfyllt. AvvikelseId: BN13 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Beskrivning: "Resurser" ej fastställda i institutionernas handlingsplaner. "Organisationen skall upprätta, införa och underhålla en eller flera handlingsplaner för att uppnå sina övergripande och detaljerade miljömål. Handlingsplanerna skall innehålla: a) ansvarsfördelningen för att uppnå övergripande och detaljerade miljömål för relevanta funktioner och nivåer inom organisationen; b) tillvägagångssätt, resurser och tidsplaner för att uppnå målen". Standardkrav ej uppfyllt.

12 (22) AvvikelseId: BN14 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Beskrivning: Naturvetenskapliga Fakultetens övergripande mål bryts ned på institutionsnivå, där man tar fram egna handlingsplaner. Resultat av handlingsplanerna rapporteras sedan årligen till fakultetens miljösamordnare som sammanställer miljöarbetet för vidare rapportering uppåt i organisationen. Detta verkar fungera bra på Naturvetenskapliga fakulteten. Den interna kommunikationen av miljöarbetet på institutionsnivå verkar dock vara bristfällig på de flesta ställen. Här behöver man bli bättre på att nå ut i verksamheten så att miljöarbetet inte stannar vid en dialog mellan miljösamordnaren på institutionen och fakultetens miljösamordnare. "Med utgångspunkt från organisationens miljöaspekter och miljöledningssystem skall organisationen upprätta,införa och underhålla rutiner för: a) intern kommunikation mellan olika nivåer och funktioner inom organisationen;"... Standardkrav bedöms ej vara uppfyllt. AvvikelseId: BN15 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.5; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Beskrivning: Zoologiska institutionen I labpärm påträffades inaktuell rutin med "riktlinjer för avlopp" från Uppdaterad rutin har tagits fram 2010 för "vad som får hällas i avlopp". Dokumentstyrning ej säkerställd.

13 (22) AvvikelseId: BN16 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Beskrivning: CMB 4 av 4 intervjuade forskare kände inte till kemikaliedatabasen KLARA, där exempelvis säkerhetsdatabladen finns. Inloggningsuppgifter hade, enligt uppgift, mailats ut till samtliga berörda, men de används inte. Snabb hantering av tillbud med kemikalier bedöms ej vara säkerställd. AvvikelseId: BN17 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Beskrivning: CMB 4 av 4 intervjuade forskare kände inte till att det finns en rutin för vad som får hällas ut i avloppet. En hade varit anställd sedan Flera ansåg att endast vatten får hällas ut, vilket inte överensstämmer med rutinen, men dock en bra regel att följa om man är osäker på vad som gäller. Rutin följs ej. AvvikelseId: BN18 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Beskrivning: Zoologiska institutionen En riskanalys med dokumenterade, förebyggande åtgärder samt granskning av effekt, behöver genomföras på förvaring av dödskallemärkta kemikalier i olåst kylskåp samt i annat skåp (metanol) på lab, där personal och studenter har tillträde. Finns det risk för att obehöriga kommer åt kemikalierna? Oklart om tillräckliga förebyggande åtgärder har vidtagits.

14 (22) AvvikelseId: BN19 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.6; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, IT-fakulteten, Box 8718) Beskrivning: Redovisande dokument från ledningens genomgång (protokoll) är bristfälligt på ett antal områden: - analys av utfall av mål, - förebyggande åtgärder som resultat av riskanalys - förändrade förhållanden - rekommendationer till förbättringar - eventuella synpunkter från externa intressenter. Informationen finns ej heller redovisat i annat dokument. "Högsta ledningen skall utvärdera miljöledningssystemet, med planerade intervall, för att säkerställa att det är fortsatt lämpligt, tillräckligt och verkningsfullt. Utvärderingarna skall omfatta en bedömning av möjligheter till förbättringar och av behovet av ändringar i miljöledningssystemet, inklusive ändringar i miljöpolicyn och de övergripande och detaljerade miljömålen. Redovisande dokument från ledningens genomgång skall bevaras". Standardkrav på utvärdering av miljöledningssystemet bedöms ej vara uppfylld. Redovisande dokument bristfälligt.

15 (22) AvvikelseId: BN20 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.6; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Beskrivning: Av protokoll från ledningens genomgång på fakultetsnivå framgår ej, att analys av utfall av mål har skett. "Genomgång av miljöredovisning för 2010" räcker inte för att fastställa huruvida målen har nåtts. Det framgår ej heller vilka aktiviteter som har ägt rum för att släcka avvikelser från intern revision, endast "Båda avvikelserna är åtgärdade". Om analysen är dokumenterat på annat ställe, räcker det att hänvisa till detta dokument. "Högsta ledningen skall utvärdera miljöledningssystemet, med planerade intervall, för att säkerställa att det är fortsatt lämpligt, tillräckligt och verkningsfullt. Utvärderingarna skall omfatta en bedömning av möjligheter till förbättringar och av behovet av ändringar i miljöledningssystemet, inklusive ändringar i miljöpolicyn och de övergripande och detaljerade miljömålen. Redovisande dokument från ledningens genomgång skall bevaras". Standardkrav på utvärdering av miljöledningssystemet bedöms ej vara uppfylld. Redovisande dokument bristfälligt. AvvikelseId: BN21 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.6; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: Beskrivning: Göteborgs Miljövetenskapliga Centrum Ledningens genomgång följer inte standardens krav i alla avseenden (redovisande dokument bristfälliga). Gäller följande: - status för korrigerande och förebyggande åtgärder. Dels en utvärdering av om korrigerande åtgärder har haft verkningsfull effekt, men även dokumenterade förebyggande åtgärder för eventuella risker, -organisationens miljöprestanda. Här borde de betydande miljöaspekterna under kärnverksamheten (utbildning, forskning, samverkan) utvärderas, -"ett par ändringar" bör konkretiseras. I övrigt sker en bra analys av utfall av målarbetet, som är dokumenterat i bilaga till protokoll för ledningens genomgång. Standardkrav ej uppfyllt.

16 (22) AvvikelseId: GB1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Gemensamma förvaltningen, ) Beskrivning: Konkreta handlingsplaner för miljömål och uppdrag saknas på Studentavdelningen. Endast ett, ej protokollfört, avdelningsmöte har hållits under året. Det är oklart om tydliga beslut om uppdragen fattats och om besluten kommunicerats ut till personalen. Enligt standard skall organisationen "upprätta, införa och underhålla en eller flera handlingsplaner för att uppnå sina övergripande och detaljerade miljömål. Handlingsplanerna skall innehålla: a) ansvarsfördelningen för att uppnå övergripande och detaljerade miljömål för relevanta funktioner och nivåer inom organisationen; b) tillvägagångssätt, resurser och tidsplaner för att uppnå målen". Standardkrav ej uppfyllt. AvvikelseId: GB2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Samhällsvetenskapliga Fakulteten, Sprängkullsgatan 21) Beskrivning: Egna anteckningar om farligt avfall görs inte. Krav enligt avfallsförordningen. Anteckningarna ska sparas i 3 år. Legalt krav ej uppfyllt. AvvikelseId: GB3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: MARIESTAD (Göteborgs Universitet, NatFak, Inst för Kulturvård, DaCapo, Box 77) Beskrivning: Egen transport av mindre mängder farligt avfall görs idag till kommunens mottagningsanläggning. Ingen anmälan har gjorts till länsstyrelsen. Enligt avfallsförordningen skall egen transport av mindre mängder farligt avfall anmälas till länsstyrelsen.

17 (22) AvvikelseId: GB4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Box 100) Beskrivning: Gemensam rutin för att rapportera interna avvikelser och förbättringsförslag används mycket sparsamt ute i verksamheten, med några undantag. Frågan aktualiseras ofta inte heller vid ledningens genomgång. Enligt standarden skall organisationen "upprätta, införa och underhålla rutiner för att hantera inträffade eller tänkbara avvikelser och för att vidta korrigerande och förebyggande åtgärder." Rutinerna skall bl.a. "ange krav för att granska effekten av korrigerande och förebyggande åtgärder." Underlaget för ledningens genomgång skall bl.a. "omfatta status för korrigerande och förebyggande åtgärder." Not. Om ledningen (i protokollet från ledningens genomgång) konstaterar att man haft få eller inga avvikelser bör detta i sig föranleda beslut om åtgärder för att säkerställa att detta förbättringsverktyg fungerar. Dessutom bör ledningen ta ställning till en analys av vilka typer av avvikelser/förbättringsförslag/feedback som uppkommit som underlag för eventuella beslut. AvvikelseId: BN22 Klassning: Notering Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.5; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Beskrivning: -Länk från Naturvetenskapliga Fakultetens hemsida till Zoologiska institutionens handlingsplaner för 2011 går till 2010 års handlingsplan. -Länk från Naturvetenskapliga Fakultetens hemsida till "Regler för kemikaliehantering" fungerar inte. AvvikelseId: BN23 Klassning: Notering Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Beskrivning: Institutionen för fysik En del dödskallemärkta kemikalier finns i kemikalierum. Enligt uppgift är det oklart om alla används. Går det att rensa bort några?

18 (22) AvvikelseId: GB5 Klassning: Notering Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Humanistiska Fakulteten, ) Beskrivning: Den nya handlingsplanen för humanistiska fakulteten är väl genomarbetad och ger flera nya perspektiv på begreppet hållbar utveckling. Det märks tydligt att man genomgått en mognadsprocess och att man förstår sin viktiga roll i hållbarhetsarbetet. En organisationsförändring som tydliggör en delvis ny ansats är att man idag har två miljösamordnare - en för den direkta och en för den indirekta miljöpåverkan. AvvikelseId: GB6 Klassning: Notering Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Humanistiska Fakulteten, ) Beskrivning: Institutionen för litteratur, idéhistoria och religion har formulerat en föredömligt tydlig handlingsplan i 9 punkter för hur man hanterar fakultetens miljömål och uppdrag. Den kanske viktigaste - och svåraste - förbättringspunkten är nr 2, att "ytterligare utveckla miljö- och hållbarhetsaspekterna i såväl grundutbildning som forskning. AvvikelseId: GB7 Klassning: Notering Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Box 100) Beskrivning: Hur konkreta handlingsplanerna för miljömål och uppdrag från GU och respektive fakultet utformas varierar stort mellan olika institutioner inom universitetet. Det kan finnas anledning att utforma en rutin som anger en miniminivå på konkretion vad gäller aktiviteter som skall genomföras. Rutinen bör även ange en miniminivå för hur en regelbunden uppföljning - och kommunikation om måluppfyllelsen - skall ske, exempelvis vid möten. Enligt standard skall organisationen "upprätta, införa och underhålla en eller flera handlingsplaner för att uppnå sina övergripande och detaljerade miljömål. Handlingsplanerna skall innehålla: a) ansvarsfördelningen för att uppnå övergripande och detaljerade miljömål för relevanta funktioner och nivåer inom organisationen; b) tillvägagångssätt, resurser och tidsplaner för att uppnå målen".

19 (22) AvvikelseId: GB8 Klassning: Notering Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Box 100) Beskrivning: Vid samtal omkring miljömål och handlingsprogram ute på många institutioner framkom ett flertal tankar om hur man mer målmedvetet kan sätta mål på hållbar utveckling. Diskussionerna handlade exempelvis om hur man kan mäta resultatet av genomgången utbildning med s.k. alumnienkäter, dvs. en mätning där studenterna - med ett visst tidsperspektiv - får svara på om de upplever att de fått en relevant utbildning/relevanta verktyg för att ute i samhället kunna göra skillnad i omställningen mot hållbar utveckling. Kanske kan man också i miljöledningssystemet använda - och komplettera - de kvalitetsverktyg som redan finns för att mäta effekten av utbildning? (Forskning?) AvvikelseId: GB9 Klassning: Notering Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: MARIESTAD (Göteborgs Universitet, NatFak, Inst för Kulturvård, DaCapo, Box 77) Beskrivning: Som ett led under rubriken Samverkan finns ett samarbete med kommunen genom flera intressanta utvecklingsprojekt, bl.a. ett omfattande trädgårdsprojekt på andra sidan Tidan. Kanske kan institutionen också delta i kommunens övergripande arbete med hållbar utveckling. Ett sådant deltagande borde kunna ge en ömsesidig nytta, där inte minst institutionens arbete med det egna ledningssystemet kan ge inspiration till kommunens omställning mot hållbarhet. AvvikelseId: GB10 Klassning: Notering Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: MARIESTAD (Göteborgs Universitet, NatFak, Inst för Kulturvård, DaCapo, Box 77) Beskrivning: Måleriet. De regler som gäller för vad som får hällas ut i avlopp, hur fettavskiljare skall hanteras, etc. lärs ut till studenterna och ingår i undervisningen. Det kan ändå vara en fördel att också lära ut ett arbetssätt som innebär att reglerna skall vara skriftliga och tydligt anslagna.

20 (22) AvvikelseId: GB11 Klassning: Notering Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Gemensamma förvaltningen, ) Beskrivning: På fastighetsavdelningens enhet för lokalvård används en egen framtagen blankett för att skriva in avvikelser och förbättringsförslag. Denna rutin används flitigt och i den vidare hanteringen säkerställs vid fastighetsavdelningens möten att åtgärder vidtas och får avsedd verkan. Detta är ett mycket gott exempel på hur man använder resurser (i detta fall lokalvårdarna själva) effektivt. Dock kan finnas anledning att i den övergripande rutinen för interna förbättringsförslag/avvikelser/feedback ange att denna blankett finns (i papper och digitalt) och kan användas av lokalvården. AvvikelseId: GB12 Klassning: Notering Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.6; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Box 100) Beskrivning: Protokollet från ledningens genomgång kan skrivas tydligare så att det för varje punkt framgår vilket underlag man har, vilken analys som gjorts av underlaget och vilket beslut som fattats med analysen som grund. Exempel på detta är protokoll punkt 2.1 och 2.2. Analys av resultat från interna revisioner (punkt 2.1) har inte redovisats (eller hänvisats till) och det är oklart vilket beslut som fattats utifrån analysen. Under punkt 2.2 redovisas (alternativt hänvisas till) inte fullständig status för förebyggande och korrigerande åtgärder och inte heller en heltäckande analys inklusive eventuellt beslut med hänvisning till analysen.

21 (22) Sammanställning över antal avvikelser och noteringar Standard: SS-EN ISO 14001:2004 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Notering BN1, BN BN3, BN4, BN5, BN6, BN7, BN8, BN BN10, BN11, BN12, BN13, GB1, GB5, GB6, GB7, GB BN BN15, BN BN16, BN17, BN23, GB10, GB2, GB3, GB BN18, GB11, GB BN19, BN20, BN21, GB Summa: Standard: EMAS I Kravnr Avvikelse id Större Mindre Notering Bilaga BN1, BN10, BN11, BN12, BN13, BN14, BN15, BN16, BN17, BN18, BN19, BN2, BN20, BN21, BN22, BN23, BN3, BN4, BN5, BN6, BN7, BN8, BN9, GB1, GB10, GB11, GB12, GB2, GB3, GB4, GB5, GB6, GB7, GB8, GB Summa: Övrigt Tack för en öppen och intressant revision! Information Denna rapport kommer att granskas av SP Certifiering, som kan meddela avvikande bedömning. Med er inloggning på SP Certifierings kundwebbplats, via Logga in på har ni tillgång till revisions- och certifieringsinformation så som offerter, revisionsplaner, rapporter, certifikat, certifikatsbilagor, statistik m.m som gäller er certifiering. Där finns också certifikatsmärken och faktablad. Rapportering av eventuella avvikelsers korrigerande åtgärder görs där, på sidan "Revisioner". Offentlig information om certifikat finns på samt på

22 (22) Rapport kan endast skapas och godkännas av namngiven revisionsledare med behörighet i SP Certifierings Kundwebbplats och görs där tillgänglig i pdf-format. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Certifiering Birthe Nörgaard