Uppföljande revision ISO 14001,

Transkript

1 (15) Er referens Marianne Dalbro Kopia till SP Certifiering Box BORÅS Göteborgs Universitet Box GÖTEBORG Uppföljande revision ISO 14001, Resultat Universitetets styrning och ledning är fortsatt effektiv och styr konsekvent mot ständig förbättring och måluppfyllelse. Den pågående omorganisationen har hanterats väl i ledningssystemet och dess tillämpning. En rad mycket spännande och framåtsyftande projekt pågår nu på flera håll inom universitetet. En reflektion från oss revisorer är att fler och fler aktörer inom universitetet identifierar sina projekt som ingående i området hållbar utveckling. Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/noteringar Standard Större avvikelser Mindre avvikelser Noteringar SS-EN ISO 14001: EMAS, EG Förordning nr 1221/ Totala antalet: Intrycket från genomförd revision är att miljöledningssystemet samspelar väl med den egna miljöpolicyn och dess 5 punkter. Förbättringspotential finns kvar framförallt under punkt 1 och 3: "1. Universitetet strävar efter att göra studenter och personal medvetna om miljö- och utvecklingsfrågor och genom forskning, utbildning och samverkan med omgivande samhälle stimulera till konkreta handlingar som främjar en hållbar utveckling. 3. Miljöhänsyn vägs in i alla beslut. Såväl forskning och undervisning, som administration, förvaltning och tekniska funktioner präglas av miljömedvetenhet". Vid revisionen kunde konstateras att personal inom administration, förvaltning och tekniska funktioner hade en hög grad av medvetenhet om hur man i det egna ledningssystemet kan arbeta aktivt med miljö och hållbar utveckling. Det är mera oklart hur medvetna förskare, lärare och studenter är om detta. Troligen är medvetenheten mycket ojämnt fördelad bland dessa grupper. Häri ligger sannolikt också den allra svåraste utmaningen för den vidare utvecklingen av ledningssystemet. I några avvikelser och noteringar i denna rapport framgår på olika sätt hur vi revisorer ser på möjligheterna att möta den utmaningen. Tanken är då att detta ska kunna ske med ett än mer konsekvent målarbete parat med en lika konsekvent och regelbunden kommunikationsprocess. För målarbetet kan det vara en fördel att fokusera på mål som handlar om SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post SP Box Borås Västeråsen Brinellgatan Borås info@sp.se

2 (15) universitets roll som aktör respektive kommunikatör, se notering GB14. På samtliga besökta verksamheter pågår ett mycket engagerat miljöarbete. Detta är relaterat till miljöuppgifter som är relevanta för den egna verksamheten. På Gemensamma förvaltningens besökta delar (Serviceavdelningen, Personalavdelningen, Externa relationer/informationsenheten) fokuserar man framförallt på resor och pappersanvändning. Arbete pågår med att i större utsträckning än nu göra det enkelt att hålla kvalitativt bra resfria möten digitalt. Överhuvudtaget gäller det att hänga på det språng som IT-tekniken nu genomgår för att finna miljösmarta digitala lösningar. Ett moget miljöledningssystem, som GU har, där traditionella miljöaktiviteter som avfallshantering och vård av miljörutiner fungerar bra, står inför utmaningen att växla upp. På Samhällsvetenskapliga fakultetens institutioner har forskning och utbildning den största betydelsen för hållbar utveckling. Där gör man ett alldeles utmärkt arbete. Det har definitivt påverkan på miljöarbetet i det omgivande samhället. Arbetet med målen utvärderas. Somliga av målen uppnås inte, vilket kan vara naturligt. En del av förklaringen kan vara den pågående omorganisationen. Frekvensen på uppföljningarna har ändrats från två gånger per år till en gång per år. Det vore en fördel att gå tillbaka till två gånger per år, så att man snabbare kan sätta in åtgärder om det behövs. På IT-fakulteten har utvecklingen av arbetet med hållbar utveckling fortsatt i allt snabbare takt och det finns en stark medvetenhet hos institutionsledningarna om den strategiska betydelse som finns inom hållbarhetsområdet för alla som arbetar med IT. Man har exempelvis inom institutionen för tillämpad IT ett väl utformat handlingsprogram som hanterar alla, företrädesvis indirekta, miljöaspekter som kännetecknar branschens hållbarhetsarbete, se även noteringar. På Sven Lovén centrum i Tjärnö respektive Kristineberg förevisades en imponerande miljökompetens som utvecklats i samråd med forskare och lärare under många år. Man har väl utvecklade miljörutiner för hela serviceverksamheten. Dock saknas en konsekvent och regelbunden rutin för att följa upp målarbetet, se avvikelser. Likaså bör man i större grad involvera lärare och forskare i målprocessen. På Humanistiska fakulteten kan man konstatera en allt större medvetenhet om de humanistiska vetenskapernas betydelse för hållbar utveckling. Uppdelningen av ansvaret i direkta respektive indirekta miljöaspekter har på ett konstruktivt sätt ökat engagemang och delaktighet i frågor om hållbar utveckling. Inom institutionen för filosofi, lingvistik och vetenskapsteori sker en rad intressanta projekt, vara GMV-projektet är det mest omfattande och som kallas "Hållbarhetsprojektet". Målsättningen är att "producera forskning som gör världen bättre". På Serviceenheten hanterades alla direkta miljöaspekter med god kompetens, exempelvis den föredömliga källsorteringen. De interna revisionerna har genomförts på ett utmärkt sätt. Den kompetens som de interna

3 (15) revisorerna har möter vi externa revisorer annars sällan. Viss förbättringspotential finns dock då det gäller att kontrollera genomförda åtgärder. För verksamheten inom certifikatet som är upplagd enligt multisiteregler visar genomgång av underlag för alla enheter att styrning och ledning fungerar effektivt. Underlag som visat detta är internrevisonsprotokoll från alla enheter ( tidsintervallet är ett år). Bevis på att förbättringsarbetet ute i hela organisationen fungerar bra är att alla enheters handlingsprogram utvärderas, kommuniceras och följs upp i hela organisationen. Rekommendation och villkor När man genomfört korrigerande åtgärder för de mindre avvikelserna skall övertygande dokumentation redovisas för SP Certifiering. Redovisningen måste ske senast Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt SS-EN ISO 14001:2004, EMAS och EG Förordning nr 1221/2009 kvarstår, under förutsättning att avvikelserna åtgärdas med godkänt resultat. Resultatet från denna uppföljande kontroll av miljöledningssystemet enligt EMAS kommer att ligga med som underlag för bedömning av miljöredovisning för innevarande år. Revisionsledaren rekommenderar att godkännandet kvarstår med villkoret att avvikelser åtgärdas med godkänt resultat. Årets miljöredovisning bedöms när ett korrektur till miljöredovisning redovisas. För nästa årliga miljöredovisning planerar vi in granskning av detta underlag under mars månad. Om ni skall ge ut annan miljöinformation, enligt EMAS förordningens bilaga I 3.5 ber vi er kontakta oss i god tid innan utgivning så att denna granskning kan planeras in. Uppdragets omfattning Certifikat Certifikatsnamn Standard/Kravdokument Revision/Aktivitet 3750 M Göteborgs universitet SS-EN ISO 14001:2004 Uppföljande revision 3750 E Göteborgs universitet EMAS, EG Förordning nr 1221/2009 Uppföljande revision Revisions- /aktivitetsdatum Omfattning (dagar) Revisionslag ,5 Gunnar Brundin (revisionsledare) Bengt Jonsson (revisor) Denna revision omfattar uppdraget enligt ovan. Revisionen har genomförts genom intervjuer med personal samt granskning av dokument. En revisorsdag innefattar förberedelser, revision, upprättande av rapport samt uppföljning av åtgärder mot eventuellt lämnade avvikelser.

4 (15) Resultat från denna revision/kontroll ligger till grund för godkännandet av miljöredovisning för innevarande år. Revisionsplanen fastställdes vid det inledande mötet. Planen följdes under revisionen. Verksamheten på följande orter besöktes: Fiskebäckskil (Göteborgs Universitet, Sven Lovén centrum - Kristineberg, Kristineberg 566), GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken), Göteborg (Göteborgs Universitet, GMV Miljövetenskaplig centrum, Aschebergsgatan 44), GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Humanistiska Fakulteten, Renströmsgatan 6), GÖTEBORG (Göteborgs universitet, IT-fakulteten, Forskningsgången 6), GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Samhällsvetenskapliga Fakulteten, Skanstorget 18), Strömstad (Göteborgs Universitet, NatFak, Sven Lovén centrum - Tjärnö, Hättebäcksvägen 7). Universitetet företräddes vid revisionen av bl.a Jörgen Tholin, universitetsdirektör, Eddi Omrcén, miljöchef, Marianne Dalbro, miljösamordnare på miljöenheten samt övriga ansvariga miljösamordnare vid de besökta fakulteterna. Dessutom intervjuades ett stort antal representanter på alla nivåer på de olika besökta fakulteterna och institutionerna. Avvikelser och noteringar presenterades och överlämnades vid det avslutande mötet. Revisionsrapporten, som skickades i efterhand, återfinns dessutom på era sidor på SP Certifierings kundwebbplats. Några förändringar som bedöms påverka certifikat, har inte konstaterats vid revisionen. Planering av kommande revision Nästa revision är preliminärt bokad till april Genomgång av den centrala administrationens underlag visar att hela organisationens (alla enheter) ledningssystem visar bevis på effektivitet. Underlagen stöder nuvarande beslutad omfattning, antal enheter som skall besökas, för uppföljande revisioner. Varje år skall högsta ledningen och samtliga fakulteter externrevideras medan samtliga institutioner på respektive fakultet skall revideras över en treårsperiod. Aktuell förteckning över certifieringens omfattning med alla ingående enheter är överlämnad till SP Certifiering. Företagets rutin för utökning/förändring av ingående enheter innebär att de utökningar som görs under året skall redovisas till revisionsledaren för planering av utökning vid näst kommande externa revision. Kontrollfrekvensen för EMAS, intervall för uppföljande revision, är föreslagen till två gånger om året, samordnat med uppföljning enligt ISO i april respektive november månad. Granskning av miljöredovisning sker i mars månad. Avvikelser och noteringar Uppföljning av avvikelser från föregående revision visar att dessa är tillfredsställande åtgärdade utom BN2, BN6 och GB9 som skrevs om till nya, mindre avvikelser.

5 (15) AvvikelseId: BJo1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.1; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: Beskrivning: Kurser hållbarhetsmärks, beroende på vilken omfattning som hållbarhet har i kursen. Denna märkning görs inte systematiskt av kursansvariga på alla institutioner. Detta är en avvikelse därför att: Hållbarhetsmärkta kurser är en indikator för målområde utbildning. Siffran för indikatorn kan bli missvisande om underliggande statistik inte stämmer helt. AvvikelseId: GB1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.2; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, Medicinaregatan 11-13) Beskrivning: Observation: Tidigare avvikelse BN2 är endast delvis åtgärdad genom att frågan om tillgänglighet till KLARA har tagits upp i arbetsmiljökommittén. Dock finns ännu ingen rutin för kontroll vid arbetsmiljöronder eller en tillförd punkt i checklistan för intern revision i enlighet med föreslagna åtgärder. Avvikelsen kvarstår så att den kan kontrolleras på plats vid nästa revision. Detta är en avvikelse därför att: Ej helt åtgärdad tidigare avvikelse. AvvikelseId: GB2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Humanistiska Fakulteten, Renströmsgatan 6) Beskrivning: Observation: Institutionen för filosofi, lingvistik och vetenskapsteori samt Serviceenheten. Det saknas en egen handlingsplan, alternativt aktivitetslista, som visar att man har identifierat den egna rollen och de egna aktiviteterna som skall genomföras för att miljömålen skall nås och som sedan regelbundet skall följas upp och utvärderas. Detta är en avvikelse därför att: Enligt standard skall organisationen "upprätta, införa och underhålla en eller flera handlingsplaner för att uppnå sina övergripande och detaljerade miljömål. Handlingsplanerna skall innehålla: a) ansvarsfördelningen för att uppnå övergripande och detaljerade miljömål för relevanta funktioner och nivåer inom organisationen; b) tillvägagångssätt, resurser och tidsplaner för att uppnå målen".

6 (15) AvvikelseId: GB3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.1; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: Strömstad (Göteborgs Universitet, NatFak, Sven Lovén centrum - Tjärnö, Hättebäcksvägen 7 Tjärnö, Lysekil) Beskrivning: Observation: DNA-laboratorium. Lab.ansvarig har inte fått en skriftlig delegation som anger vilket ansvar hon har, exempelvis när det gäller risker, nödläge, etc. Detta är en avvikelse därför att: Enligt standard skall "roller, ansvar och befogenheter...vara definierade, dokumenterade och kommunicerade för att underlätta en effektiv miljöledning". AvvikelseId: GB4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.2; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Humanistiska Fakulteten, Renströmsgatan 6) Beskrivning: Observation: En särskild miljöutbildningsplan finns inte framtagen på fakulteten. Det finns en hänvisning till kompetensavsnittet i handlingsplanen, dock uppfyller inte detta avsnitt alla krav som ställs i den centrala rutinen för framtagande av miljöutbildningsplaner. Detta är en avvikelse därför att: Egen rutin följs ej. Not. Det kan vara lämpligt att hantera miljöutbildningsplanen som ett levande dokument som i början av året fastställs av fakultetsledning, men som senare (av de som har befogenhet) uppdateras med nytillkomna utbildningar och även redovisar de utbildningar som är genomförda.

7 (15) AvvikelseId: GB5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Humanistiska Fakulteten, Renströmsgatan 6) Beskrivning: Observation:Institutionen för filosofi, lingvistik och vetenskapsteori samt Serviceenheten. Det är oklart hur väl man lyckats att kommunicera det egna målarbetet till alla som ska vara delaktiga i att miljömålen skall nås. Vid intervjuer framkommer otillräcklig kunskap om mål och handlingsprogram/aktivitetslista och att målarbetet inte lyfts upp så att alla som berörs konfronteras med programmet och också utvärderar både mål och aktiviteter. En styrande rutin för regelbunden kommunikation av mål, måluppfyllelse och handlingsprogram/aktivitetslista saknas. Detta är en avvikelse därför att: Enligt standard skall organisationen "med utgångspunkt från organisationens miljöaspekter och miljöledningssystem... upprätta, införa och underhålla rutiner för... intern kommunikation mellan olika nivåer och funktioner inom organisationen". AvvikelseId: GB6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, IT-fakulteten, Box 8718) Beskrivning: Observation: Institutionen för tillämpad IT. Ett välformulerat handlingsprogram med mål och aktiviteter finns framtaget på institutionen. Dock är det oklart hur väl man lyckats att kommunicera detta handlingsprogram till alla som ska vara delaktiga i att målen skall nås. Vid intervju med en avdelningschef och en programansvarig framkom att man inte kände till mål och handlingsprogram. En styrande rutin för regelbunden kommunikation av mål, måluppfyllelse och handlingsprogram saknas. Detta är en avvikelse därför att: Enligt standard skall organisationen "med utgångspunkt från organisationens miljöaspekter och miljöledningssystem... upprätta, införa och underhålla rutiner för... intern kommunikation mellan olika nivåer och funktioner inom organisationen".

8 (15) AvvikelseId: GB7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: Strömstad (Göteborgs Universitet, NatFak, Sven Lovén centrum - Tjärnö, Hättebäcksvägen 7 Tjärnö, Lysekil) Beskrivning: Observation:Det är oklart hur väl man lyckats att kommunicera det egna målarbetet till alla som ska vara delaktiga i att miljömålen skall nås. Vid intervjuer framkommer otillräcklig kunskap om mål och handlingsprogram och att målarbetet inte lyfts upp så att alla som berörs konfronteras med programmet och också utvärderar både mål och aktiviteter. En styrande rutin för regelbunden kommunikation av mål, måluppfyllelse och handlingsprogram saknas. Detta är en avvikelse därför att: Enligt standard skall organisationen "med utgångspunkt från organisationens miljöaspekter och miljöledningssystem... upprätta, införa och underhålla rutiner för... intern kommunikation mellan olika nivåer och funktioner inom organisationen". AvvikelseId: GB8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: Fiskebäckskil (Göteborgs Universitet, Sven Lovén centrum - Kristineberg, Kristineberg 566) Beskrivning: Observation:Det är oklart hur väl man lyckats att kommunicera det egna målarbetet till alla som ska vara delaktiga i att miljömålen skall nås. Vid intervjuer framkommer otillräcklig kunskap om mål och handlingsprogram och att målarbetet inte lyfts upp så att alla som berörs konfronteras med programmet och också utvärderar både mål och aktiviteter. En styrande rutin för regelbunden kommunikation av mål, måluppfyllelse och handlingsprogram saknas. Detta är en avvikelse därför att: Enligt standard skall organisationen "med utgångspunkt från organisationens miljöaspekter och miljöledningssystem... upprätta, införa och underhålla rutiner för... intern kommunikation mellan olika nivåer och funktioner inom organisationen".

9 (15) AvvikelseId: GB9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.7; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Handelshögskolan, Vasagatan 1) Beskrivning: Observation: Tidigare avvikelse GB9 är inte fullt ut åtgärdad. En process pågår nu för att ta fram ny brandskyddspolicy och brandskyddsregler. En brandskyddsgenomgång genomförs också varje år. Någon nödlägesövning har däremot ännu inte genomförts och därmed kvarstår avvikelsen. Detta är en avvikelse därför att: Tidigare avvikelse ej fullt ut åtgärdad. AvvikelseId: GB10 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.7; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: Fiskebäckskil (Göteborgs Universitet, Sven Lovén centrum - Kristineberg, Kristineberg 566) Beskrivning: Observation: Lokal Krisplan/Nödlägesberedskapspärm var inte uppdaterad och lätt tillgänglig vid revisionen. Det råder viss oklarhet om uppdateringsrutinen samt hur denna plan är kopplad till SBA-arbetet. Detta är en avvikelse därför att: Enligt standard skall organisationen "regelbundet gå igenom och där det behövs se över sin beredskap och sina rutiner för nödlägen och olyckor". AvvikelseId: GB11 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.4; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Sahlgrenska Akademin, Medicinaregatan 11-13) Beskrivning: Observation: Tidigare avvikelse BN6 är inte fullt ut åtgärdad genom att det centrala dokumentet om regler för kemikaliehantering inte har ändrats så att man tydliggjort gränssnittet mellan central rutin och lokal riskanalys/rutin. Avvikelsen kvartår för att kunna revideras på plats nästa revision. Detta är en avvikelse därför att: Tidigare avvikelse ej fullt ut åtgärdad/utredd.

10 (15) AvvikelseId: GB12 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.4; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Humanistiska Fakulteten, Renströmsgatan 6) Beskrivning: Observation: Ett antal redovisande dokument finns inte inlagda på hemsidan så att de kan nås av de som behöver informationen, exempelvis senaste protokollet från ledningens genomgång och rapporteringen av arbetet med miljö och hållbar utveckling. Detta är en avvikelse därför att: "Organisationen skall upprätta och underhålla redovisande dokument i den omfattning som behövs för att visa att organisationen uppfyller kraven i sitt miljöledningssystem". Not. Lämpligen kan även internrevisionsrapporter läggas även här och inte bara centralt. AvvikelseId: GB13 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.6; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Humanistiska Fakulteten, Renströmsgatan 6) Beskrivning: Observation: Av protokoll från ledningens genomgång framgår att man ej gjort någon egentlig utvärdering av internrevisionsrapporten från Detta är en avvikelse därför att: Enligt standard skall "högsta ledningen utvärdera miljöledningssystemet, med planerade intervall, för att säkerställa att det är fortsatt lämpligt, tillräckligt och verkningsfullt. Underlag för ledningens genomgång skall (bl.a.) omfatta resultat från interna revisioner av miljöledningssystemet." AvvikelseId: BJo2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Gemensamma förvaltningen, ) Beskrivning: På GF Externa relationer/informationsenheten arbetar man bl a med evenemang. Man kan med fördel fundera över ifall den nya standarden ISO "Ledningssystem för hållbarhet vid evenemang" kan vara till hjälp.

11 (15) AvvikelseId: GB14 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Box 100) Beskrivning: När man i ett ledningssystem formulerar miljömål brukar man ibland betrakta en organisations tre roller i miljöledningsarbetet: 1. Hushållsrollen - hur man i den egna verksamheten (i "hushållet") hanterar miljöfrågor, exempelvis el, värme, avfall, resor. 2. Aktörsrollen - hur man som aktör förmedlar miljönytta (varor, tjänster, etc.) till det omgivande samhället ("marknaden") 3. Kommunikatörsrollen - hur man genom konkreta åtgärder, förhållningssätt och kommunikation - inåt i den egna organisatiónen och utåt mot de omgivande samhället - skapar och stärker det egna varumärket. Ofta försöker man formulera miljömål inom kategori 1. Hushållsrollen. Dock kan betydelsen av att lägga miljömålsarbetet i större grad inom kategori 2. Aktörsrollen ge mer utdelning på sikt eftersom miljönyttan sprids till så många fler aktörer i samhället. Att formulera mål inom kategori 3. Kommunikatörsrollen kan vara mycket fruktbart då det kan stärka organisationen långsiktigt. AvvikelseId: GB15 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, Humanistiska Fakulteten, Renströmsgatan 6) Beskrivning: Vid revisionen diskuterades behovet av utvärdering av alla de olika mål och fokusområden som man har inom en institution. Det är då självklart att man behöver genomföra sådana utvärderingsmöten med olika valda fokus - jämställdhet, mångfald, miljö, socialt ansvar, arbetsmiljö, etc. - vid olika tillfällen. Dock skulle man kunna överföra de resultat (i form av beslut om aktiviteter) som uppstår efter olika utvärderingsmöten i en enda aktivitetslista (handlingsprogram) för institutionen för att därigenom få en tydlighet i vad som skall genomföras enligt beslut och då få en överblick över planerade aktiviteter i förhållande till tillgängliga resurser i form av tid och pengar.

12 (15) AvvikelseId: GB16 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: Beskrivning: Sven Lovén centrum i Tjärnö och Kristineberg, BIOENV. På de båda forskningsstationerna finns handlingsprogram med aktiviteter framtagna som adresserar GU:s och fakultetens miljömål. Dock innehåller handlingsplanerna endast aktiviteter som riktar sig till den personal som bedriver stödverksamheten till förmån för forskningen och undervisningen. Var kommer då lärare och forskare in i målarbetet? Man skulle kunna betrakta tillhandahållandet av en infrastruktur (precis som övrig infrastruktur som ingår i servicen) även för lärares och forskares målarbete som stödverksamhetens uppdrag. På exempelvis BIOENV bygger man enligt uppgift sina handlingsprogram "husvis", men var finns lärares och forskares miljömålsarbete på de två forskningsstationerna? AvvikelseId: GB17 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: Fiskebäckskil (Göteborgs Universitet, Sven Lovén centrum - Kristineberg, Kristineberg 566) Beskrivning: När ansökningar om forskningsplatser eller kurser vid forskningsstationen skall behandlas finns det en rad praktiska frågor om tillgång till lokaler, båtar, forskningsmaterial, etc. som skall besvaras. Detta sker i praktiken i ett samspel mellan forskningsingenjör, fastighetstekniker och miljöansvarig å ena sidan samt forskare och lärare å andra sidan. Det kan vara praktiskt att i ledningssystemet ta fram en checklista med frågor som bör besvaras vid ansökan. AvvikelseId: GB18 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Box 100) Beskrivning: KLARA-registret samt inköpssystemet Proceedo kan med fördel användas effektivare genom en "Wikipedia-funktion", dvs. att användare kan i KLARA ge förslag på substitutionskemikalier och skriva in dessa i systemet. Man skulle också kunna förmedla var mer information finns att hämta. I proceedo kan inköpsavdelningen mera aktivt gå in och använda rekommendationssymbolen (möjligen också ta bort vissa produkter) hos ramavtalsleverantörerna.

13 (15) AvvikelseId: GB19 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: Fiskebäckskil (Göteborgs Universitet, Sven Lovén centrum - Kristineberg, Kristineberg 566) Beskrivning: En ny typ av miljöanpassad båttvätt finns nu tillgänglig i Bohuslän. Varför köper inte Sven Lovén centrum in denna för sina båtar? AvvikelseId: GB20 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs universitet, IT-fakulteten, Box 8718) Beskrivning: Ett mycket gott hållbarhetsinitiativ har tagits at IT-fakulteten genom de busskort som delas ut till de som har delad arbetsplats mellan Chalmers och Lindholmen samtidigt som ingen bilersättning nu beviljas. AvvikelseId: GB21 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.1; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Box 100) Beskrivning: För att på allvar involvera och engagera forskare och lärare i ledningssystemet kan man med fördel fokusera på följande grunduppgifter: 1. Att ge forskare och studenter en förståelse för hållbar utveckling (HU). 2. Att förmedla verktyg så att studenter/forskare kan orientera sig själva i samhällsutvecklingen och 3. Att ge verktyg för att studenter/forskare skall kunna påverka samhället i riktning mot hållbarhet. Att enas om en gemensam definition av HU är nog inte rimligt, dock skulle man kunna enas om vilka frågeställningar som bör besvaras och också under vilka former svaren skall ges i ledningssystemet. Ex: 1) Beskriv, utifrån den i din verksamhet genomgångna processen (avslutad kurs/forskningsrapport) hur HU:s tre dimensioner - ekologisk, ekonomisk och social hållbarhet, har belysts. 2) Beskriv i vilka sammanhang under processen de tre dimensionerna har belysts/utvärderats/reflekterats över i förhållande till kursen/forskningsrapporten. 3) Beskriv hur många studenter/lärare/personal (allmänhet?), etc. som har involverats i att reflektera över de 3 dimensionerna. Från detta material, som lämpligen kan redovisas i ett styrande dokument i form av en blankett/mall, kan man sedan ta fram indikatorer/nyckeltal som sedan kan målsättas och ingå i forskares/lärares regelbundna utvärdering av målarbetet.

14 (15) AvvikelseId: GB22 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.5; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Box 100) Beskrivning: Det är oklart hur krav i den styrande rutinen för uppföljning av avvikelser från interna revisioner skall tillgodoses. Räcker det att fakultetens miljösamordnare (som exempelvis efter senaste internrevisionen på Humanistiska fakulteten) för hand skriver ner anteckningar direkt i internrevisionsrapporten? (När?) Skall denna dokumentation skickas in till internrevisor? Enligt rutin följs redovisning av åtgärder upp som en del av dokumentgranskningen vid kommande miljörevision. Är det säkerställt att dokumenterat material kommer in efter alla internrevisioner? I enlighet med styrande rutin kan miljösamordnare i princip genomföra åtgärd och dokumentera denna nästan ett år efter genomförd revision. Er certifiering är uppbyggd med hantering enligt "multisite" och med speciella regler vilka redovisas i SP INFOblad Multisite. Samtliga avvikelser från revisionen skall kommuniceras med övriga filialer. Resultatet av denna kommunikation skall framgå av de korrigerande åtgärderna. Sammanställning över antal avvikelser och noteringar Standard: SS-EN ISO 14001:2004 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Notering GB GB14, GB15, GB16, GB GB GB GB5, GB6, GB7, GB BJo2, GB17, GB18, GB19, GB GB10, GB BJo1, GB GB11, GB GB GB13 1 Summa:

15 (15) Standard: EMAS, EG Förordning nr 1221/2009 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Notering Bilaga BJo1, BJo2, GB1, GB10, GB11, GB12, GB13, GB14, GB15, GB16, GB17, GB18, GB19, GB2, GB20, GB21, GB22, GB3, GB4, GB5, GB6, GB7, GB8, GB Summa: Information Denna rapport kommer att granskas av SP Certifiering, som kan meddela avvikande bedömning. Med er inloggning på SP Certifierings kundwebbplats, via Logga in på har ni tillgång till revisions- och certifieringsinformation så som offerter, revisionsplaner, rapporter, certifikat, certifikatsbilagor, statistik m.m som gäller er certifiering. Där finns också certifikatsmärken och faktablad. Rapportering av eventuella avvikelsers korrigerande åtgärder görs där, på sidan "Revisioner". Offentlig information om certifikat finns på samt på Rapport kan endast skapas och godkännas av namngiven revisionsledare med behörighet i SP Certifierings Kundwebbplats och görs där tillgänglig i pdf-format. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Certifiering Gunnar Brundin