Utfärdare Datum Beteckning Sida RISE Research Institutes of Sweden AB Certification Box BORÅS

Transkript

1 Utfärdare RISE Research Institutes of Sweden AB Certification Box BORÅS (21) Er referens Björn Idlinge Linnéuniversitetet Växjö Certifieringsrevision ISO 14001:2015, Resultat Organisationens styrka är ett bra program för hållbarhetsmålen. Strukturen för hur de ska brytas ned på institutionsnivå är bra men implementeringen är bristfällig. Det finns mycket stor kunskap hos vissa enheter och medarbetare kring miljöledning, hållbar utveckling, men kopplingen till ledningssystemet och hur universitetet kan nyttja den höga kompetensen är inte helt klarlagd. Några enheter har brutit ner målprogrammet till aktivitetsplaner och dessa planer kan användas som mall. Inför kommande miljöutredning så kan den med fördel belysa vilken styrning som finns i dag kring miljöledningsarbetet och visa på vilka områden som behöver förbättras. Linneuniversitetet Kalmar Fakultet för hälsa och livsvetenskap Enligt egna dokument så sammanställs miljöledningsarbetet i en verksamhetsplan för fakulteten. Här kan förbättras så att sammanställning av hela fakultetens arbete syns tydligare. Internrevisionerna resultat och förbättringsförslag hade varit bra om det redovisats på fakultetsnivå. Resurser i form av en tjänst har tillsatts för att underlätta implementering av ledningssystemet. Biologi och Miljö Mycket stor kompetens inom miljö och hållbarhet finns inom institutionen, vilka är kopplade till kärnverksamheten. Miljöledningssystemet är dock inte fullständigt implementerat. Mål och handlingsplaner är inte nerbrutna från fakultetsnivå och kunskapen om miljöledningssystemet, inklusive betydande miljöaspekter, är bristfällig bland personal och studenter. KLARA för kemikaliehantering är under implementering och digitala kommunikationssystem används ofta. En miljösamordnare kommer att utses inom kort på institutionen. Resepolicyn följs som regel. Institutionen för kemi och biomedicin Mycket stor kompetens inom miljö och hållbarhet finns inom institutionen, vilka är kopplade till kärnverksamheten. Miljöledningssystemet är dock inte fullständigt implementerat. Mål och handlingsplaner är inte nerbrutna från fakultetsnivå och kunskapen om miljöledningssystemet, Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post This document may not be reproduced other than in full, Box BORÅS Brinellgatan BORÅS certifiering@ri.se except with the prior written approval by RISE Certification.

2 (21) inklusive betydande miljöaspekter, är bristfällig bland personal och studenter. Studenter och forskare gör riskbedömningar på kemikalier inför projektstart. KLARA för kemikaliehantering är under implementering och digitala kommunikationssystem används ofta. Resepolicyn följs som regel. Institutionen för hälso- och vårdvetenskap. Har arbetat med att få in hållbarhet i grundprogram. Samtal med tre studenter som känner till att hållbarhet kommer in som uppstart på ssk-utbildningen. Miljöledningssystemet behöver ytterligare implementering. Nedbrytning av mål och handlingsplaner är inte gjord. Intressentanalys och koppling risker och möjligheter saknas. Miljöavvikelser skrivs inte trots att det finns förslag, troligtvis saknas det information kring just avvikelser. Fakultet för samhällsvetenskap Har tagit upp i prefektrådet frågor kring Hållbarhetsprogram och policy. Fakulteten vill satsa på jämnställdhet och mångfald i hållbarhetsarbetet. Några institutioner har internreviderats men det saknas återkoppling till fakultetsledning att avvikelserna är släckta. Lista över bindande krav är inte känd. Bedömning av intressenter är inte gjord. Polishögskolan Miljöledningssystemet bedöms inte vara implementerat i verksamheten även om miljöarbetet är inskrivit i verksamhetsplanen. Visst miljöarbete pågår dock. Eco-driving kurser ges till polisstuderande, möjlighet till distansarbete finns för medarbetare, el-laddningsstolpar finns att tillgå för bilar, resepolicyn följs och dubbelsidiga utskrifter är förvalt. Under revisionen ansåg biträdande prefekten att miljöbrott skulle kunna förtydligas i polisutbildningen, vilket bedöms vara ett mycket bra förslag. Institutionen för idrottsvetenskap Har tagit fram en aktivitetsplan för utbildning och kompetens. Kommer anordna en dag gemensamt med studenterna med fokus hållbarhet. Har tittat på miljöaspekter men inte listat dessa. Medarbetare känner till att de tagit upp hållbarhetsfrågor men hittar inte till mål eller policy. De har god studentsamverkan men frågor kring miljö har inte varit uppe på mötena. Samarbetar och har flera intressenter såsom idrottsrörelsen, regionala idrottsförbund m.fl. Dessa behöver komma med i bedömningen av intressenter. Bedömning av inköp utöver centrala avtal behöver ses över. Institution för utbildningsvetenskap Miljöledningssystemet bedöms inte vara tillräckligt implementerat i verksamheten. Intervjuade studenter berättade dock om ett antal kurser som handlar om miljö och hållbarhet. Resepolicyn efterlevs på institutionen och tele-bild utrustning delas med andra nordiska länder. Institutionen för samhällsstudier Här finns mycket utbildning kring hållbar utveckling med utbildningar inom sociologi, genusvetenskap, freds och utveckling. Kopplingen till miljö saknas dock. Viceprefekt har gått utbildning i lärande för hållbar utveckling. Nytillträdda tjänster som behöver få en insikt i uppdrag kring miljöledning. Inst. Har tagit upp frågan om miljöcertifiering på ledningsråd. En medarbetare reviderades men kunde inte hitta till hållbarhetsprogram eller policy. Fakultet för teknik.

3 (21) Stor fakultet med 10 institutioner. Kanslichef har fått information kring internrevisioner att de är gjord på tre institutioner men inte om åtgärderna är tillräckliga för att släcka avvikelserna. Det finns resurser inom fakulteten med 3 st interna miljörevisorer och 1 ansvarig för införandet av kemikaliehanteringsystem. Genomgång av bindande krav inte gjord. Ansvar och befogenheter inte genomgången med dekan. Institutionen för fysik och elektronik Här finns en miljögrupp på fyra personer som har fokus på kemikalier och säkerhet. Här finns anteckningar från denna grupp i en pärm. Kan vara bra att dessa syns för alla. Dokumentet ansvar och befogenheter delades ut 16 oktober och har inte kommunicerats. Intern revision skedde i november 2016, i åtgärdsplanen finns beskrivet vad som ska göras men konkreta saker är inte genomförda. Saknas aktivitetsplan. Institution för byggteknik Program under framtagande inom hållbar konstruktionsteknik, Byggardag med hållbarhetsperspektiv planerad i november för studenter. Aktivitetslistor för universitetets övergripande mål inte upprättade, intressentkrav inte identifierade och utvärderade m a p efterlevnad, intern revisions avvikelser åtgärdade men inte tillbakarapporterade till intern revisor. Påbörjat att byta ut belysning till LED. Studerandeavdelningen Har brutit ner målen i en aktivitetslista där alla målområden är med. Har haft en workshop där medarbetare fått delta i arbetet med aktivitetslistan. Aktiviteterna behöver dock konkretiseras för att klara standardkraven. Det finns tillsatta resurser, miljörevisor för att leda implementeringen. Lokal -och serviceavdelningen Aktivitetslista har upprättats ut ifrån universitetets övergripande mål, utbildning i miljöledningssystemet har genomförts, miljö finns med som en stående punkt på avdelningsmöten, avvikelser från intern revisionen stängda, städ använder Ultrarent vatten för städning vilket har minskat antalet kemikalier avsevärd, utökad källsortering samt påverkat universitetet att installera ladd stolpar. Slutsatsen av genomförd revision är att företaget har påbörjat arbetat med att leva upp till standardens krav och de externa krav. Exempel på funna belägg för miljöledning:

4 (21) Start införande av kemikaliehanteringsystem. Säkerhetsrådgivare kopplad till farligt avfall. Bra avfallshantering med många fraktioner. Gruppen för intern styrning och kontroll. Många utbildningar och forskning kring hållbar utveckling. Kompetens inom hållbar utveckling. Förteckning över bindande krav finns på övergripande nivå. Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/förbättringsmöjligheter Standard Större avvikelser Mindre avvikelser Förbättringsmöjligheter SS-EN ISO 14001: Totala antalet: Identifiering av interna och externa frågor som är relevanta för miljöledningssystemets syfte och som påverkar dess förmåga att nå de avsedda resultaten, inklusive miljöförhållanden som kan påverka organisationen, bindande krav, intressentkrav inklusive legala krav, betydande miljöaspekter ur ett livscykelperspektiv, risker och möjligheter har påbörjats men inte implementerats i verksamheten. (Se avvikelser). De förutsättningar som är nödvändiga för att nå förväntat resultat behöver förbättras. Därav stor avvikelse. Efterlevnad av de flesta standardkraven är påbörjad men inte fullt implementerad. Det saknas bedömning av intressentkrav. Dokumentationens omfattning är anpassad till miljöledningssystemets syfte att uppnå avsedda resultat, men behöver förbättras genom att säkerställa att redovisande dokumentation sparas. Användningen av certifikat och certifieringsmärken används inte. pga certifieringsrevision. I granskningen av det interna förbättringsarbetet konstaterar vi att: Resultatet från de interna revisionerna är tydlig men uppföljningen och släckning av avvikelser behöver styras upp. Se avvikelse. Internrevisorerna har fått utbildning och det finns god kompetens. Krav på oberoende är uppfyllt. Resultatet av ledningens genomgång är inte fullständig. Se avvikelse. Revisionslaget har även identifierat följande förbättringsområden, -Utvärdering av de bindande kraven på flera nivåer -Bedömning av intressentkrav på fler nivåer -Öka medvetenheten om miljöledning hos medarbetare och studenter. Rekommendation och villkor Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt SS-EN ISO 14001:2015 utfärdas, under förutsättning att korrigerande åtgärder för avvikelserna har godkänts. Certifieringsresultatet är giltigt i 6 månader.

5 (21) För att åtgärda den större avvikelsen behöver universitetet inom 4 veckor redovisa en plan för RISE Certifiering som säkerställer implementering av miljöledningssystemet på hela universitetet. Dessutom kommer efterrevision på Linnéuniversitetet, med stickprov på implementering, att genomföras av RISE Certifiering inom 3 månader. Dokumentationen ska innehålla orsaksanalys. När företaget har genomfört korrigerande åtgärder för de mindre avvikelserna redovisas dessa med orsaksanalys och övertygande dokumentation i RISE Revision. Redovisningen ska ske inom 4 månader efter revisionen, dvs senast Uppdragets omfattning Certifikat Certifikatsnamn Standard/Kravdokument Revision/Aktivitet 5895 M SS-EN ISO 14001:2015 Certifieringsrevision Revisions- /aktivitetsdatum Omfattning (dagar) Revisionslag Lisbeth Stevik (revisionsledare) Birthe Nörgaard (revisor) Denna revision omfattar uppdraget enligt ovan samt granskning mot verksamheternas processer och dokumentation. Revisionen har utförts genom granskning av dokumenterad information och genom intervjuer med personal. Detta har gjorts genom stickprov. Utöver revisionstiden som anges i tabellen omfattar också revisionen för- och efterarbete såsom planering, inläsning, rapportering samt uppföljning av korrigerande åtgärder för rapporterade avvikelser. Revisionens omfattning redovisas i revisionsplanen. Alla planerade aktiviteter genomfördes. Syftet med denna revision har därmed uppnåtts. Revisionslaget bedömer att stickproven varit tillräckligt djupa, breda och många samt att belägg finns för våra slutsatser och rekommendationer. Ledningssystemet är integrerat för alla standarder och en kombinerad revision mot samtliga standarder i tabellen ovan har genomförts. I revisionen ingick granskning av -ledning av multisite. Certifieringen inleddes med planeringsdialog/certifiering steg 1, vilken redovisades i en separat rapport. Verksamheten på följande orter besöktes: Växjö och Kalmar (Linnéuniversitetet).

6 (21) Organisation företräddes vid revisionen av bl.a. prorektor, universitetsdirektör, dekan, vicedekan, prodekan, kanslichef, koordinatorer, internrevisorer, samordnare, prefekter, proprefekt samt av flera medarbetare. Revisionsresultatet (inkl. avvikelser och förbättringsförslag) presenterades för företaget vid det avslutande mötet. Revisionsrapporten återfinns på era sidor på RISE Revision. Certifiering ska omfatta alla processer och aktiviteter som finns kopplade till Kalmar och Växjö. För certifiering av miljöledningssystemet är följande aktiviteter av särskilt intresse: Indirekt miljöpåverkan av utbildningstjänster och forskning. Certifieringen är klart avgränsad och alla relevanta processer och aktiviteter ingår. Omfattningen av certifieringen utesluter tillfälliga undervisningslokaler i Ljungby och Västervik. Den före revisionen fastställda certifikatsomfattningen stämmer. Innehållet i 3-årsplanen ska spegla certifikatsomfattningen och verksamhetens belägenhet. Inga betydande problem som påverkar 3-årsplanen har identifierats. Verksamhetsbeskrivningen kommer att på certifikatet finnas både på svenska och engelska. Planering av kommande revision Nästa revision är preliminärt bokad till juni Det har konstaterats att uppgiften om antalet anställda är cirka 2000 personer, vilket innebär en ökning men inte omräkning av revisionstid. Den föreslagna omfattningen för uppföljande revisioner med 4 dagar per år bedöms vara relevant. Första uppföljande revisionen sker normalt 9 månader efter certifieringsbeslutet. Besöksintervallet för uppföljande revisioner är därefter högst 12 månader. Den kommande 3-årsperiodens revisionsaktiviteter ska ta hänsyn till Ledning av multisite

7 (21) Avvikelser och förbättringsmöjligheter AvvikelseId: LSt1 Klassning: Större Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 4.4 Beskrivning: Observation:För att uppnå avsett resultat, inklusive att förbättra sin miljöprestanda, ska organisationen upprätta, införa, underhålla och ständigt förbättra ett miljöledningssystem, inklusive nödvändiga processer och deras samverkan, enligt kraven i denna standard. Vid revisionen framkom det att just samverkan i processerna mellan att ta fram förbättringar, implementera dem, följa upp dem på relevanta nivåer och ta beslut behöver förbättras. Den systematiska styrningen av avvikelser, internrevisioner, övervakning, handlingsplaner och behöver förbättras. Implementering behöver bli tydligare på alla nivåer. Medvetenheten i organisationen inte är tillräcklig stor för att uppfylla standardens krav. Observationer som gjordes under intervjuer i organisationen, exempel: -Prefekter är inte fullständigt medvetna om sitt ansvar i miljöledningssystemet -Prefekter kände inte till att mål och handlingsplaner (aktivitetslistor) ska upp rättas på varje instituton (utom 3). Mål och handlingsplaner är inte upprättade, utom på 2 ställen -Prefekter kände inte till att intressentkrav skall identifieras och utvärderas map efterlevnad -Prefekter var omedvetna om att avvikelser från interna revisioner ska åtgärdas inom 6 v enligt universitetets rutiner -Biträdande prefekt kände inte till att miljöledningssystemet ligger under " Medarbetare" -Utbildning i miljöledningssystemet har inte genomförts för personalen -Forskare/utbildare kände inte till att det finns ett miljöledningssystem och att det finns betydande miljöaspekter -Stor förvirring rådde i verksamheten vad gäller att certifieringen är mot yttre miljö. Flertalet intervjuade hänvisade till arbetsmiljö -Fler än 10 intervjuade studenter kände inte till att universitetet genomgår en certifieringsprocess -Studenter har inte tillgång till miljöinformation/information om certifiering på Studentwebben. Detta är en avvikelse därför att: standardkrav 4.4 och 7.3 inte efterlevs.

8 (21) AvvikelseId: BN1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, Beskrivning: Lokal -och serviceavdelningen Tranportdokument för farligt avfall sparas inte. Dokumenten ska enligt avfallsförordningen sparas i 3 år samt vara signerade av lämnaren (universitetet). Oklart om anteckningar förs vid egen transport av farligt avfall. Legalt krav efterlevs ej. AvvikelseId: BN2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, Beskrivning: Lokal -och serviceavdelningen Det är inte säkerställt att transportören av farligt avfall har nödvändigt tillstånd. Legalt krav efterlevs ej. AvvikelseId: BN3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, Beskrivning: Polishögskolan Oklart om säkerhetsdatablad finns nära kemikalierna i verkstaden. Personal var ej tillgänglig. Oklart om legalt krav efterlevs.

9 (21) AvvikelseId: BN4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, Beskrivning: Kalmar Institutionen för biologi och miljö Några behållare med överflyttade kemikalier var inte märkta med farosymbol. Legalt krav om märkning av kemikalier efterlevs ej. AvvikelseId: BN5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, Beskrivning: Kalmar Institutionen för biologi och miljö Några transportdokument för farligt avfall var inte signerade av lämnaren (institutionen), vilket är ett krav enligt Avfallsförordningen. Legalt krav efterlevs ej.

10 (21) AvvikelseId: BN6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 6.2 Beskrivning: Övergripande Linneuniversitetet Mål och handlingsplaner ISO 14001: "Organisationen ska upprätta miljömål för relevanta funktioner och nivåer, med hänsyn tagen till organisationens betydande miljöaspekter och tillhörande bindande krav, under beaktande av dess risker och möjligheter." Linneuniversitetet har valt institutionsnivå som en relevant nivå, vilket bedöms vara korrekt. Övergripande mål för universitetet kopplade till de betydande miljöaspekterna är fastställda. Detta är en avvikelse då mål och handlingsplaner inte är nedbrutna på institutionsnivå, förutom på Idrottsvetenskap, Studerande avdelningen och Lokal -och serviceavdelningen. Standardkrav efterlevs ej. V.g. redovisa aktivitetslistor för samtliga institutioner utom Idrottsvetenskap och Studerande avdelningen. "Miljömålen ska:... b) vara mätbara (om det är praktiskt möjligt)" "6.2.2 Planering av åtgärder för att uppnå miljömål När organisationen planerar för hur den ska uppnå sina miljömål ska den avgöra: a) vad som ska göras; b) vilka resurser som kommer att krävas; c) vem som ska vara ansvarig; d) när det ska vara genomfört; e) hur resultaten ska utvärderas, vilket innefattar indikatorer för övervakning av framsteg mot uppnående av mätbara miljömål (se 9.1.1). Organisationen ska beakta hur åtgärder för att uppnå miljömålen kan integreras i organisationens verksamhetsprocesser."

11 (21) AvvikelseId: BN7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 6.2 Beskrivning: Lokal -och serviceavdelningen -Lokal aktivitetslista var ifylld med mål och aktiviteter för Lokal -och serviceavdelningen. I handlingsplanen saknas dock resurser samt deadline för att nå målen. Energi har bedömts som förbrukning. Enligt krav på livscykelperspektiv behöver förbrukningen omräknas till CO2-emissioner. Detta gäller även för fjärrvärmen. Gäller övergripande för Linnéuniversitetet. Standardkrav efterlevs ej. AvvikelseId: BN8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 7.2 Beskrivning: Lokal -och serviceavdelningen Kunskap om att miljöledningssystemet finns på medarbetarwebben var bristfällig. Standardkrav på kompetens efterlevs ej. AvvikelseId: BN9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 7.2 Beskrivning: Kalmar Institutionen för kemi och biomedicin -Utbildning i miljöledningssystemet har inte genomförts på institutionen. Standardkrav på kompetens och intern kommunikation efterlevs ej.

12 (21) AvvikelseId: BN10 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 7.2 Beskrivning: Kalmar Institutionen för biologi och miljö -Utbildning i miljöledningssystemet har inte genomförts på institutionen. -Betydande miljöaspekter har inte kommunicerats på institutionen. Standardkrav på kompetens och intern kommunikation efterlevs ej. AvvikelseId: BN11 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 7.3 Beskrivning: Polishögskolan Prefekts ansvar inom miljöledningssystemet var inte känd. Standardkrav på medvetenhet efterlevs ej. AvvikelseId: BN12 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 7.4 Beskrivning: Polishögskolan -Intern miljökommunikation sker inte på Polishögskolan. -I nuläget ingår inte miljö i hållbarhetsbegreppet på polishögskolans utbildningar. Endast socioekonomiske förhållanden diskuteras. Hållbarhetsbegreppet innefattar 3 delar, ekonomi, sociala förhållande och yttre miljö. Det bedöms ej vara säkerställt att miljö finns med i utbildningar där hållbarhet diskuteras. Standardkrav efterlevs ej.

13 (21) AvvikelseId: BN13 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 7.4 Beskrivning: Kalmar Institutionen för biologi och miljö 3 av 3 intervjuade studenter kände inte till att miljöcertifieringsprocess pågår på universitetet. På studentwebben finns ingen information om miljöledningssystemet eller annan miljöinformation. Standardkrav på kompetens och intern kommunikation efterlevs ej. AvvikelseId: BN14 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 7.5 Beskrivning: Kalmar Institutionen för kemi och biomedicin Två olika utgåvor av labbsäkerhetsrutiner fanns på forskningslaboratoriet, "Labbsäkerhet" och "Laboratory Safety". För att säkerställa dokumentstyrning behöver man ta ställning till vilka rutiner som är gällande. AvvikelseId: BN15 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 8.2 Beskrivning: Institution för Utbildningsvetenskap Två intervjuade forskare anställda sedan maj och augusti hade inte fått information om återsamlingsplats vid nödläge. Standardkrav ock legalt krav efterlev ej.

14 (21) AvvikelseId: BN16 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 9.1 Beskrivning: Övergripande Linnéuniversitetet -Identifiering av relevanta intressentkrav/bindande krav, inklusive legala krav, saknas på institutionerna. Legala krav har tagits fram på en övergripande nivå på universitetet. -Dokumenterad efterlevnadskontroll av bindande krav har därmed inte heller genomförts på någon institution/avdelning. Standardkrav på identifiering samt efterlevnadskontroll av bindande krav efterlevs ej. AvvikelseId: BN17 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 9.2 Beskrivning: Polishögskolan Avvikelserna från intern revision november 2016 är inte stängda. Egen rutin efterlevs ej. AvvikelseId: BN18 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 9.2 Beskrivning: Kalmar Institutionen för biologi och miljö 2 av 3 avvikelser som identifierades vid intern revision april 2016 är inte åtgärdade. Avvikelserna bedöms vara relevanta och viktiga för verksamheten och kopplade till skall-krav i standarden. Egen rutin som anger att avvikelser ska stängas inom 6 veckor efterlevs ej.

15 (21) AvvikelseId: LSt2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 5.3 Beskrivning: Avser institutionen Hälso- och Vårdvetenskap. Observation: Ansvar och befogenheter inte genomgångna eller kommunicerade till prefekt. Detta är en avvikelse därför att: Standardkrav. AvvikelseId: LSt3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 5.3 Beskrivning: Avser institutionen för samhällsstudier Observation: Ansvar och befogenheter inte känd av prefekt, enligt skriftlig rutin i miljöledningssystemet. Detta är en avvikelse därför att: Ansvar och befogenheter ska vara väl kommunicerad och förstådd. AvvikelseId: LSt4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, Beskrivning: Avser fakultetsledning samhällsvetenskap. Observation: Uppdrag för dekan behöver tydliggöras. I uppdragsbeskrivning står det att "i samverkan med koordinatorerna för hållbar utveckling sammanställa och analysera institutionernas checklista för efterlevnad av miljölagstiftning." Checklistan för miljölagstiftning är inte känd av dekan. Detta är en avvikelse därför att: Egna krav och standardkrav på utvärdering bindande krav. AvvikelseId: LSt5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, Beskrivning: Avser institutionen för Hälso- och Vårdvetenskap Observation: Lista över lagar och andra krav är inte känd. Hur kraven ska hanteras saknas. Detta är en avvikelse därför att: Standardkrav.

16 (21) AvvikelseId: LSt6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, Beskrivning: Avser institutionen för fysik och elektroteknik Observation: Saknas tillgängliga säkerhetsdatablad för de kemikalier som hanteras på institutionen. Detta är en avvikelse därför att: Det är ett legalt krav att både studenter och medarbetare ska ha tillgång till SDB. AvvikelseId: LSt7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 8.1 Beskrivning: Observation: Livscykelperspektivet behöver säkerställas i inköpsprocessen. Organisationen behöver se över styrning av de inköp som inte omfattas av upphandling. Detta är en avvikelse därför att: Standardkrav. AvvikelseId: LSt8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 8.1 Beskrivning: Avser institutionen för Hälso- och Vårdvetenskap. Observation: Institutionen hanterar kemikalier. Säkerhetsdatablad saknas. Detta är en avvikelse därför att: Styrning av ev miljöpåverkan och bindande krav. AvvikelseId: LSt9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 8.1 Beskrivning: Övergripande Observation: Hur det rent praktiskt ska ske en integrering av hållbar utveckling i utbildning på grundnivå och avancerad nivå är osäkert. Vid revisionen behövdes det förklaras vad som klassas hållbar utveckling i en kurs eller liknande. Detta är en avvikelse därför att: Otydlig information.

17 (21) AvvikelseId: LSt10 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 8.2 Beskrivning: Avser institutionen fysik och elektroteknik. Observation: I lokalerna finns risk för brand och det behöver visas att brandrond genomförs regelbundet. Detta är en avvikelse därför att: Legalt krav. AvvikelseId: LSt11 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 9.2 Beskrivning: Avser institutionen för samhällsstudier Observation: Avvikelser från Interna revisioner är inte släckta. Åtgärdsplan finns men att avvikelserna är släckta från åtgärdsplan till gjord aktivitet saknas. Detta är en avvikelse därför att: standardkrav AvvikelseId: LSt12 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 9.2 Beskrivning: Övergripande Observation: Rutin för intern revision behöver kompletteras. Ett revisionsprogram behöver innehålla att samtliga standardkrav ska revideras. Detta är en avvikelse därför att: standardkrav AvvikelseId: LSt13 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 9.2 Beskrivning: Övergripande Observation: Hantering av internrevisionernas avvikelser behöver styras upp. Information och kommunikation till övriga enheter som inte fått internrevision behöver styras upp. Liknande avvikelser kan finnas på fler delar i organisationen. Även om de inte internrevideras. Detta är en avvikelse därför att: Standardkrav, verksamheten ska fånga upp avvikelser i organisationen, åtgärda och korrigera.

18 (21) AvvikelseId: LSt14 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 9.2 Beskrivning: Avser inst. HV. Observation: Släckning av avvikelser från vårens internrevision saknas. AvvikelseId: LSt15 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 9.3 Beskrivning: Observation: Ledningens genomgång är inte genomförd. Finns protokoll från ledningsmöte men en fullständig genomgång är inte genomförd. Detta är en avvikelse därför att: Standardkrav. AvvikelseId: LSt16 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 10.2 Beskrivning: Övergripande Observation: Möjligheter att skriva avvikelser avseende miljö saknas. Information till medarbetare hur och när en miljöavvikelse ska skrivas saknas. Detta är en avvikelse därför att: Standardkrav, verksamheten ska fånga upp avvikelser i organisationen, åtgärda och korrigera. AvvikelseId: BN19 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 7.4 Beskrivning: Kalmar övergripande Miljöledningssystemet återfinns på webben under "Medarbetare" och sedan "Aktuella projekt". Enligt intervjuade medarbetare bedöms rubriceringen vara ologisk. AvvikelseId: BN20 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 7.4 Beskrivning: Kalmar Institutionen för kemi och biomedicin 5 av 5 intervjuade studenter hade inte fått introduktion om den pågående miljöcertifieringen under sin introduktion. Studenterna har dock nyss börjat.

19 (21) AvvikelseId: BN21 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 8.1 Beskrivning: Institutionen för byggteknik Institutionen bedöms ha stora möjligheter att väga in livscykelperspektivet i forskningsprojekt och program. AvvikelseId: LSt17 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2015, 7.5 Beskrivning: Avser studerandeavdelningen En aktivitetsplan finns men avdelningen behöver fundera över var den sparas. Standarkraven är att dokumentation som behövs ska vara tillgänglig och lämplig för användning där den behövs och när den behövs.

20 (21) Sammanställning över antal avvikelser och förbättringsmöjligheter Standard: SS-EN ISO 14001:2015 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter 4.4 LSt LSt2, LSt BN1, BN2, BN3, BN4, BN5, LSt4, LSt5, LSt6 6.2 BN6, BN BN10, BN8, BN BN BN12, BN13, BN19, BN BN14, LSt BN21, LSt7, LSt8, LSt9 8.2 BN15, LSt BN BN17, BN18, LSt11, LSt12, LSt13, LSt LSt LSt Summa: Information Denna rapport kommer att granskas av RISE Certifiering, som kan meddela avvikande bedömning. Med er inloggning till kundwebbplatsen RISE Revision, via Logga in på har ni tillgång till revisions- och certifieringsinformation så som offerter, revisionsplaner, rapporter, certifikat, certifikatsbilagor, statistik m.m som gäller er certifiering. Där finns också certifikatsmärken och faktablad. Rapportering av eventuella avvikelsers korrigerande åtgärder görs där, på sidan "Revisioner". Offentlig information om certifikat finns på samt på RISE Research Institutes of Sweden AB Certifiering - System Signature_1

21 (21) Lisbeth Stevik