Utfärdare Datum Beteckning Sida RISE Research Institutes of Sweden AB Certification Box BORÅS

Transkript

1 Utfärdare RISE Research Institutes of Sweden AB Certification Box BORÅS (8) Er referens Madeleine Lundström Förenade Care AB Höjdrodergatan Malmö Omcertifieringsrevision på Förenade Care AB, i Uppsala på Liljeforstorg, i Malmö på Limhamn, Victoria vårdboende), Resultat Företagets styrkor: När vi tittar på hur verksamheten bedrivs och företagets resultat utifrån satta mål ser vi flera styrkor som samverkar till att skapa en stabil och väloljad organisation med engagerad och delaktig ledning och medarbetare. Engagemanget bygger bl.a. på en lojalitet som finns bland alla pga. ett långsiktigt och pålitligt ledarskap med medarbetare som trivs i organisationen och väljer att stanna lång tid. En tydlig styrning finns kring den interna rapporteringen och kommunikationen i organisationen mellan verksamheterna ute och huvudkontoret avseende huvudprocessen. Det är ordning och reda i verksamheterna, både avseende verksamhetshandboken som hur man kommunicerar med varandra, rapporterar och följer upp den egna verksamheten. Det finns en hög kompetens bland många medarbetare på olika nivåer och i olika roller och det läggs kontinuerligt resurser på komptetensutveckling; som utbildningar, personaldagar samt en mötesstruktur som ger utrymme för förbättringsarbetet i de dagliga processerna. Målen uppfylls över certifikatsperioderna och man bedriver en lönsam verksamhet i sin bransch med god måluppfyllelse för såväl budgetmål som arbetsmiljö och kvalitet, dvs. både ägare, medarbetare och kunder är generellt mycket nöjda med Förenade Care. Företagets utvecklingspotential: Företaget behöver se över den övergripande strukturen i sin verksamhetshandbok. Det kan liknas vid att man har de flesta pusselbitarna, vilka man behöver placera i en mer logisk ordning ur ett övergripande perspektiv för att effektivisera hela verksamhetssystemet över tid. Det finns idag brister i hur man styr utifrån en tydlig processorientering. Det är inte klart vart någonstans man beskriver samtliga processer. Den övergripande processkartan finns i verksamhetshandboken och även detaljbeskrivning av arbetssätt i olika delar. Det saknas dock vissa beskrivningar av arbetssätt och en tydlig koppling mellan processkartan och var man hittar dessa beskrivningar. Det saknas även beskrivningar av vissa identifierade processer, detta gäller främst lednings -och delprocesser, inte huvudprocessen. En del av rutiner, arbetssätt och processer finns beskrivna på företagets intranät och en del på olika serverplatser enligt uppgift. Kopplingen till processkartan saknas där. Det behöver utvecklas en vidare förståelse för processtyrning och att verksamhetssystemet behöver omfatta alla relevanta processer, för att kunna vidareutveckla det egna Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post This document may not be reproduced other than in full, Box BORÅS Brinellgatan BORÅS certifiering@ri.se except with the prior written approval by RISE Certification.

2 (8) verksamhetssystemet in i framtiden. Dels för att bevara och utveckla det fantastiska arbetssätt som organisationen har arbetat fram under många år och gör idag. Det behövs även för att ha ett system är certifierbart både nu och även i enlighet med kraven i de nya standarderna. Den affärsstrategiska styrningen, behöver omfattas på ett tydligare sätt i verksamhetssystemet, liksom även tex. ekonomiska processer, marknadsprocessen. Det behöver även tas hänsyn till resurser ur ett strategiskt perspektiv. Den medelålder som många av företagets medarbetare i nyckelroller uppnått innebär en generationsväxling inom några år som behöver säkras med bland annat ovan. Företaget behöver även vidaretveckla arbetet med företagets miljöpåverkan för att skapa en trovärdig "miljöprofil" i framtiden. Dels börja se över hur man ska införa analyser ur ett livscykelperspektiv och även titta mer på samverkande faktorer och integrera miljö med andra områden som tex. ekonomiskt motiverade aktiviteter som i bla. "matsvinn" (se förbättringsförslag). Vår slutsats av funna belägg är att verksamhetssystemet är anpassat till verksamheten och dess förändringar och har förmåga att möta och hantera relevanta krav och ge ett förväntat resultat. Genomgång av revisionsresultaten under certifieringscykeln visar att ledningssystemets prestanda är tillfredställande och att förbättringar identifierats och åtgärdats under alla tre åren. Certifieringens verksamhetsbeskrivning och ledningssystemet har anpassats till de förändringar som har skett för verksamheten under dessa år. Verksamhetsbeskrivningen är Service, omsorg, hälso- och sjukvård (SS-EN ISO 9001:2008, SS-EN ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007), Service, care and health care (SS-EN ISO 9001:2008, SS-EN ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007). Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/förbättringsmöjligheter Standard Större avvikelser Mindre avvikelser Förbättringsmöjligheter SS-EN ISO 9001: SS-EN ISO 14001: OHSAS 18001: Totala antalet: Användningen av certifikat och certifieringsmärken har granskats under revisionen och man behöver se över hur omfattningen av certifiering kommuniceras extern på bla. företagets hemsida. Mindre brister gentemot RISE Certifieringsregler för användning har identifierats. I granskningen av det interna löpande förbättringsarbetet konstaterar vi att företaget är aktivt och mycket förslag och avvikelser samt även tillbud rapporteras regelbundet och att medarbetare känner väl till arbetssättet kring förbättringar. Resultatet från de interna revisionerna visar samma sak, även om planen reviderats något under perioden och vi följer upp kommande revision att man är i fas. Hanteringen av korrigerande åtgärder är god och redovisas i ledningens genomgång. Rekommendation och villkor När företaget har genomfört korrigerande åtgärder för avvikelserna redovisas dessa med orsaksanalys och övertygande dokumentation i RISE Revision. Redovisningen behöver senast , för att vi ska hinna utfärda certifikat i tid till förfallodagen

3 (8) Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt SS-EN ISO 9001:2008, SS-EN ISO 14001:2004 och OHSAS 18001:2007 förnyas, under förutsättning att korrigerande åtgärder för avvikelserna har godkänts. Certifieringen måste slutföras innan certifikatet går ut. Uppdragets omfattning Certifikat Certifikatsnamn Standard/Kravdokument Revision/Aktivitet 5446 Förenade Care AB SS-EN ISO 9001:2008 Omcertifieringsrevision 5446 M Förenade Care AB SS-EN ISO 14001:2004 Omcertifieringsrevision 5446 O Förenade Care AB OHSAS 18001:2007 Omcertifieringsrevision Revisions- /aktivitetsdatum Omfattning (dagar) Revisionslag ,75 Sophia Engström (revisionsledare) Owe Rylander (revisor) Birgitta Ek-Olausson (revisorskandidat) Denna revision omfattar uppdraget enligt ovan samt granskning mot verksamheternas processer och dokumentation. Revisionen har utförts genom granskning av dokumenterad information och genom intervjuer med personal. Detta har gjorts genom stickprov. Utöver revisionstiden som anges i tabellen omfattar också revisionen för- och efterarbete såsom planering, inläsning, rapportering samt uppföljning av korrigerande åtgärder för rapporterade avvikelser. Omcertifieringen innefattar dessutom en granskning av resultatet från tidigare revisioner under certifieringsperioden. Revisionens omfattning redovisas i revisionsplanen. Alla planerade aktiviteter genomfördes. Syftet med denna revision har därmed uppnåtts. Revisionslaget bedömer att stickproven varit tillräckligt djupa, breda och många samt att belägg finns för våra slutsatser och rekommendationer. Ledningssystemet är integrerat för alla standarder och en kombinerad revision mot samtliga standarder i tabellen ovan har genomförts. Verksamheten på följande orter besöktes: Huvudkontoret i Malmö på Höjdrodergatan 19 Victoria vårdboende, i Limhamn, Lilla Högestensgatan 2 Liljefors i Uppsala på Liljeforstorg 4 Företaget företräddes vid revisionen av bl.a. VD Christer Henriksson, Vårdchef Kerstin Jönsson, Personalchef Robert Wikgren, Marknadschef Mia Palmé, Kvalitetschef/Regionchef Madeleine Lundström, Samordnande Kvalitetsansvarig Lisbeth Pettersson, Regionchef Susanna Gerhard, Verksamhetschef Victoria Vårdboende Jörgen Göransson, Verksamhetschef Liljeforstorg Erika Norlander, Bitr. verksamhetschef Liljeforstorg Gunilla Myrberg, Kvalitetsansvarig Joanna Runestam, Sjuksköterska Linda Byberg Eriksson, Gruppledare Alexandra Nordin, Arbetsterapeut Bitte Hobring, Leva Livet-inspiratör Ulrika Gabrielsson, Sjukgymnast Åse Vikström, Sjuksköterskestudent Elin Rasmuson, Undersköterska Carina Granvik, Undersköterska Reza Daneshpajooh, Undersköterska Carina Granvik, undersköterska Kicki Kamunen, Kvalitetsansvarig Victoria Merja Mäläskä, Gruppledare Cecilia Rollberger, Sjuksköterska Susanne Berliner, Sjuksköterska Penny Olsson, Arbetsterapeut Helén

4 (8) Kroon Bernborg, Undersköterska Agneta Olsson, Ekonomi/Leverantörsreskontra Anna Larsson m.fl Revisionsresultatet (inkl. avvikelser och förbättringsförslag) presenterades för företaget vid det avslutande mötet. Revisionsrapporten återfinns på era sidor på RISE Revision. Grund för certifieringens omfattning Enligt registerad uppgift är certifieringens omfattning, det vill säga verksamhetsbeskrivningen: Service, omsorg, hälso- och sjukvård (SS-EN ISO 9001:2008, SS-EN ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007), Service, care and health care (SS-EN ISO 9001:2008, SS-EN ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007) Certifieringen är avgränsad och alla för verksamheten relevanta processer och aktiviteter ska ingå. Omfattningen av certifieringen avgränsas med huvudkontoret samt verksamheterna som ägs helt av Förenade Care AB. Där ingår alla ledningsprocesser och delprocesser samt stödprocesser som är beskrivna i den övergripande processkartan för företaget. De verksamheter som inte är helägda av Förenade Care AB ingår inte längre i certifikatet. Planering av kommande revision Nästa revision är preliminärt bokad till juni 2018, då uppgradering kommer genomföras. Det har konstaterats att uppgiften om antalet anställda är cirka 250 personer, vilket stämmer överens med tidigare uppgifter. Utifrån informationen i denna rapport om certifierad verksamhet och att det är en ny certifieringsperiod kommer omfattningen för uppföljande revisioner att ses över. Den kommande 3-årsperiodens revisionsaktiviteter ska ta hänsyn till skiftarbetande personal som inte arbetar på ordinarie revisionstiden, nattskift verksamhet som utförs i fält och vid andra tillfälliga arbetsplatser Avvikelser och förbättringsmöjligheter Uppföljning av avvikelser från föregående revision visar att dessa har åtgärdats och fått avsedd verkan. AvvikelseId: BEO1 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 4.2.2; SS-EN ISO 14001:2004, 4.1; OHSAS 18001:2007, 4.1 Beskrivning: -I befintlig beskrivning av ledningssystemet så är det inte helt tydligt vad som utgör ledningssystemets avgränsning inom certifieringen, dvs ledningssystemets omfattning inom certifieringen. -Det är delvis oklart på organisationens hemsida vilka delar i verksamheten som omfattas av certifikaten. Detta är en avvikelse därför att: Standardkrav att beskriva ledningssystemets omfattning så att den är tydlig och inte kan missuppfattas.

5 (8) AvvikelseId: SEn1 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 4.1 Gällande delprocess fakturering finns inte dessa arbetssätt beskrivna i verksamhetshandboken. De finns dock enligt uppgift, troligen på serverplats för redovisningschefen. Detta är en avvikelse därför att : Processer/arbetssätt som omfattar ekonomiska aktiviteter finns inte beskrivna eller är spårbara eller hänvisade till i "verksamhetshandboken". De finns inte heller kopplade till övergripande processbild under tex. fakturering, där detta arbetssätt bör finnas. AvvikelseId: SEn2 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, Process/arbetssätt för marknadsaktiviteter finns beskrivna under "6-02 personalresurser". Dokumentverktyg som används i denna del av den övergripande processen, tex. "Marknadsstatus" finns inte beskrivna eller spårbara i verksamhetshandboken eller är kopplande till processtyrningen. (De finns inte heller kopplade till processkartan under delprocessen "Avtal".) Detta är en avvikelse därför att: Dokumentverktyg som behövs och används för den totala processens funktion, är inte spårbara i systemet. De är inte lätt spårbara eller lätta att finna. (inte heller lätta att hitta utifrån ett processtyrningsperspektiv, då det inte finns beskrivet under avtal som är en delprocess som enligt uppgift är den plats detta arbetet sker, samt även pga. rubriken 6-02 inte naturligt leder tanken till den delen av processen). AvvikelseId: BEO2 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 5.3; SS-EN ISO 14001:2004, 4.2; OHSAS 18001:2007, 4.2 Beskrivning: Organisationen kan utvärdera hur/var i kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöpolicy som det förstås/uttrycks ett åtagande om att arbeta med ständiga förbättringar och om det kan bli tydligare?

6 (8) AvvikelseId: SEn3 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, Det finns många protokoll i verksamheten. Vid revisonen letades det en del efter olika protokoll på serverar och i inboxar. Dessa är redovisande dokument och bör styras så de är lätta att hitta för berörda medarbetare. Detta är en utvecklingspotential främst i lednings- och delprocesser, för att skapa ytterligare effektivitet, ordning och reda i dokumentstyrningen. AvvikelseId: SEn4 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 6.1; SS-EN ISO 14001:2004, Det behöver synas i verksamhetstyrningen framöver, hur man resursplanerar hela verksamheten, även lednings-, del- och stödprocesser. AvvikelseId: SEn5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, När det gäller miljömålsättningar finns en stor utvecklingspotential då miljömålen för kommande period är något blysamma. Företaget bör använda den kompetensutveckling hos medarbetare som man investerat i under perioden, för att hitta möjligheter och aktiviteter som går att påverka. Kanske fokusera på samverkande påverkan inom flera områden som ekonomi, kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Tex. "matsvinn" påverkar både miljö och ekonomi helt uppenbart. Här kan även finnas kvalitetsaspekter i att minska matsvinnet, tex. när man tittar på orsaker till att mat slängs, tex. vi portionerar för mycket, för lite, vi brister i matplanering etc. AvvikelseId: ORy1 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 8.2.2; SS-EN ISO 14001:2004, Förenade Care ska uppgraderas enligt de nya kvalitets- och miljöstandarderna innan sommaren Bland de krav som ställs är bl.a att interna revisioner ska vara genomförda enligt kraven i de nya standarderna. Detta innebär att internrevisorerna måste få en vidareutbildning på de nya kraven i god tid innan, så att internrevisionerna kan genomföras gentemot de nya standarderna.

7 (8) Sammanställning över antal avvikelser och förbättringsmöjligheter Standard: SS-EN ISO 9001:2008 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter 4.1 SEn BEO SEn SEn BEO SEn ORy1 1 Summa: Standard: SS-EN ISO 14001:2004 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter 4.1 BEO BEO SEn SEn ORy1 1 Summa: Standard: OHSAS 18001:2007 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter 4.1 BEO BEO2 1 Summa: Övrigt Tack för en öppen och intressant revision hos er och lycka till kommande period! Information Denna rapport kommer att granskas av RISE Certifiering, som kan meddela avvikande bedömning. Med er inloggning till kundwebbplatsen RISE Revision, via Logga in på har ni tillgång till revisions- och certifieringsinformation så som offerter, revisionsplaner, rapporter, certifikat, certifikatsbilagor, statistik m.m som gäller er certifiering. Där finns också certifikatsmärken och faktablad. Rapportering av eventuella avvikelsers korrigerande åtgärder

8 (8) görs där, på sidan "Revisioner". Offentlig information om certifikat finns på samt på RISE Research Institutes of Sweden AB Certifiering - System Signature_1 Owe Rylander