Stadsarkivet Informationsförsörjning Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport 2017:02 Dnr 5.1.1-18275/2016 Sida 1 (8) 2017-03-30 Närvarande från Äldreförvaltningen: Barbara Ahlmark arkivansvarig/nämndsekreterare Gina Lööf registrator/arkivhandläggare Ann-Carine Alm arkivredogörare/kvalitetssamordnare Patrik Simonsson ekonomichef/lokal-, IT- och säkerhetsansvarig Närvarande från Stadsarkivet: Christina Moberg inspektionsförrättare Anna Ruthström protokollförare SAMMANFATTNING Äldreförvaltningen inspekterades av den 23 februari 2017. Hanteringen av allmänna handlingar hos förvaltningen är generellt sett mycket god. Förvaltningen har väl inarbetade rutiner för utbildning och hanteringsanvisningarna är väl kända inom verksamheten. Det finns tydliga och väl fungerande rutiner för förvaltningens arkiv- och informationshantering. Under inspektionen kunde dock smärre brister konstateras, av vilka flertalet kan åtgärdas genom mindre insatser samt uppdateringar eller kompletteringar av dokument. Inspektionen var föraviserad. Rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.
Sida 2 (8) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Äldreförvaltningen att: - Uppdatera och justera anvisningarna för hur allmänna handlingarna ska hanteras. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. - Utreda möjligheterna att gallra digitala allmänna handlingar (filmer och bilder från EU-projekt) och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. - Försäkra sig om att den digitala informationen som inte hanteras i IT-system (t.ex. filmer och bilder) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge den ska finnas kvar. - Komplettera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. - Inkomma med dispensansökan som anger kompenserande åtgärder för förvaring av allmänna handlingar i dokumentskåp som motstår brand kortare tid än två timmar. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Äldreförvaltningen ska senast den 2017-09-30 inkomma med en åtgärdsrapport där förvaltningen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Äldreförvaltningen att: - Kontrollera att gallring av digitala handlingar i IT-stöden PMC och Tyra verkställs enligt gällande gallringsbeslut.
Sida 3 (8) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts och arbetsuppgifter har fördelats Äldreförvaltningen har fastställt arkivansvaret i en skriftlig instruktion, i vilken ansvarsfördelning och roller klart och tydligt framgår. Instruktionen uppdaterades i samband med en omorganisation som trädde i kraft den 1 januari år 2017 och den är känd bland medarbetarna. Barbara Ahlmark är förvaltningens arkivansvarig, och Gina Lööf förvaltningens registrator och arkivhandläggare. Ekonomichef Patrik Simonsson har även ansvar för lokaler, IT samt säkerhet. Kvalitetssamordnaren Ann-Carine Alm är ensam arkivredogörare vid Trygghetsjouren som sitter fysiskt åtskilt från den övriga förvaltningen. Trygghetsjouren är förvaltningens i särklass största avdelning, men eftersom verksamheten där inte avsätter någon större mängd handlingar bedöms det vara tillräckligt med en arkivredogörare. De olika funktionerna har ett nära samarbete inom relevanta områden och har ett bra stöd av ledningen. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Äldreförvaltningen anser att kunskapen om hur allmänna handlingar ska hanteras generellt sett är god bland de anställda. Vid osäkerhet vet medarbetarna till vem de ska vända sig med frågor. En gång per år hålls en utbildning om hur ärenden, handlingar, personuppgifter, sekretess m.m. ska hanteras. I introduktionspaketet för nyanställda ingår utbildning i hur offentlighetslagstiftningen omsätt i praktiken på förvaltningen. Till exempel träffas den nyanställda och arkivansvarig för att tillsammans gå igenom respektive arbetsområdet utifrån hanteringsanvisningarna. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns Förvaltningen diarieför i DIABAS (Ciceron) och har goda rutiner för både postöppning och registrering. Fullmakter för öppnande av inkommande post finns och flera delar av verksamheten styr e-posten till en funktionsbrevlåda som bevakas av flera personer. Vad gäller personadresserad e-post så arbetar de aktivt för att säkerställa att sådan omhändertas vid medarbetares frånvaro. Det är i huvudsak arkivansvarig och registrator som diarieför förvaltningens ärenden i DIABAS. Det finns fem personer som kan ta över vid frånvaro och övriga på förvaltningen täcker upp för
Sida 4 (8) Trygghetsjouren. Uppfattningen är att det som ska diarieföras också diarieförs. År 2013 tog Stadsarkivet beslut om ny klassificeringsstruktur för Äldreförvaltningen. De justeringar/kompletteringar som sedan gjorts har genomförts för att förtydliga benämningar så att det ska vara lättare att förstå vad som avses. Detta gäller för processgrupp 5.1 och upphandlingsärenden som förvaltningen övertog från Stadsledningskontoret. Dessa registrerades även tidigare och omfattas av de processer vars benämning har förtydligats. Informationen i processerna är densamma som tidigare. En diskussion fördes kring den nya stadsgemensamma klassificeringsstrukturen för styr- och stödprocesser som tagits fram i och med införandet av det stadsgemensamma dokument- och ärendehanteringssystemet edok. Förvaltningen ser positivt på att använda den, men undrade om godkännande måste inhämtas från Stadsarkivet när strukturen kompletteras med verksamheternas kärnprocesser. Stadsarkivet får återkomma i frågan. Stadsarkivet rekommenderar att man går över till den stadsgemensamma klassificeringsstrukturen i samband med ett årsskifte innan edok införs på förvaltningen. Förvaltningen ska börja planera för detta. Förvaltningen har i övervägande del en digital hantering sedan år 2007 då förvaltningen bildades. Sedan 2007 skannas handlingar och lagras digitalt i diariet. En del av de skannade handlingarna förvaras även på papper, vilket innebär att dubbla akter förekommer. Detta gäller exempelvis tjänsteutlåtanden, protokoll, avtal och offerter, och framgår av bevarandeförteckningen. Hanteringsanvisningar Hanteringsanvisningarna ser mycket bra ut och de är tydliga och uttömmande. Det behövs bara några smärre uppdateringar och justeringar. Till exempel behöver de uppdateras med de nya generella gallringsbesluten för räkenskapshandlingar och handlingar inom EU-projekt. De behöver även justeras vad gäller hantering av bilder och filmer under processen 2.5.2 Kommunicera och informera då dessa ännu inte förvaras i stadens e-arkiv. Även hanteringen i processen 4.3 Genomföra inspektion av äldreomsorgen behöver förtydligas. Annars är de uppdaterade och relevanta. Hanteringsanvisningarna är kända inom förvaltningen och medarbetare frågar om de behöver förtydliganden. Hanteringsanvisningarna ingår i utbildningar, det finns filmer om hur de kan användas och de förmedlas även till olika projekt. Det planeras också en större utbildningsinsats för att ge ytterligare tips om hur de kan användas.
Sida 5 (8) Uppdatera och justera anvisningarna för hur allmänna handlingarna ska hanteras. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden. De generella gallringsbesluten reglerar information inom framför allt den stödjande verksamheten samt information av tillfällig eller ringa betydelse. Äldreförvaltningen har ett myndighetsspecifikt gallringsbeslut, SSA 2015:20. I övrigt tillämpas stadens generella beslut. Tillämpningen av gallringsbesluten är dokumenterad i hanteringsanvisningarna som dock behöver uppdateras med de senast tagna besluten för räkenskaper och handlingar från EU-projekt. I och med uppdateringen behöver Äldreförvaltningen se över värderingen av filmer och bilder som utgör utbildningsmaterial från EU-projekt. Om behov finns ska förvaltningen inkomma med en gallringsframställan för dessa. Verkställande av gallring Förvaltningen verkställer årligen den gallring som ska genomföras enligt fastställda rutiner. Förvaltningen uppger att man ligger i fas med gallringen. Det är dock något oklart om gallring av digital information i Trygghetsjourens larmsystem PMC verkställs verksamhetens representanter tror att så sker, men ska kontrollera för att säkerställa att så är fallet. Detsamma gäller information i systemet Tyra. Tyra hanterar ärenden som blir myndighetsbeslut och som tillförs personakten i systemet Paraplyet. Det är viktigt att gallring av denna typ av information genomförs då den innehåller personuppgifter samt uppgifter som kan omfattas av sekretess. Utreda möjligheterna att gallra digitala allmänna handlingar (filmer och bilder från EU-projekt) och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. Rekommendationer Kontrollera att gallring av digitala handlingar i IT-stöden PMC och Tyra verkställs enligt gällande gallringsbeslut.
Sida 6 (8) ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Allmänna handlingar skyddas i arkivlokaler I samband med att Äldreförvaltningen våren 2015 flyttade till sina nuvarande kontorslokaler i Farsta centrum på Storforsplan 36, togs en arkivlokal i bruk som är beläget i husets källarplan. Förvaltningen delar arkivlokal med Farsta stadsdelsförvaltning och åtkomstbegränsningen säkras genom låsta hyllsektioner så att respektive förvaltning endast har åtkomst till de egna handlingarna. Det råder ingen platsbrist, tvärtom finns det gott om plats att växa på. Beslut från Stadsarkivet om att arkivlokalen är godkänd är idag gemensamt för de två förvaltningar som delar lokalen. Det bör ordnas så att respektive förvaltning har varsitt beslut. Stadsarkivet tar med sig frågan. Dokumentskåp används I anslutning till kontorsutrymmen förvaras allmänna handlingar i ett antal dokumentskåp. Skåpen har brandklass EI 60, vilket innebär att de står emot brand i en timmes tid. I utrymmena finns brandlarm kopplat till väktare som är i tjänst dygnet runt. Vid larm kontrollerar väktare vad som utlöst larmet och bedömer om brandkårsutryckning ska ske. Förvaltningen hade tidigare dispens för dokumentskåpen, men eftersom förutsättningarna ändrats på grund av en flytt behöver förvaltningen söka ny dispens där kompenserande åtgärder i lokalerna anges. Inkomma med dispensansökan som anger kompenserande åtgärder för förvaring av allmänna handlingar i dokumentskåp som motstår brand kortare tid än två timmar. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digital information För sin digitala hantering använder Äldreförvaltningen flera centrala system där arkivansvaret antingen ligger hos Stadsledningskontoret eller hos annan förvaltning/bolag. Äldreförvaltningen har två egna system, Tyra och PMC, men ingen information ska bevaras direkt från dessa. Sammanställda uppgifter i form av statistik bevaras i verksamhetsberättelsen och annan information som ska bevaras hanteras genom att den diarieförs och hanteras i sitt sammanhang. Instruktioner om detta framgår av hanteringsanvisningarna.
Sida 7 (8) Det finns digital information som förvaras utanför system, t ex filmer, bilder och presentationsmaterial. Bästa sättet är att diarieföra dessa om så är lämpligt, eller att bevara dem i sitt sammanhang. Ett arbete för att omhänderta filmer som lagts upp på Youtube har påbörjats av registrator och en kommunikatör. Filmerna sparas ned i mappar på en server. Dessa ska ha format MPEG 2 eller MPEG 4 för godkänd kommande arkivering samt genom exempelvis ett register förses med grundläggande metadata såsom datum/tid, beskrivning av innehåll, handling, plats, m.m. Förvaltningen har för tillfället ingen egen närvaro på sociala medier, men det finns funderingar på att börja använda sig av sådana kommunikationskanaler. Om så sker behöver förvaltningen ta ställning till vad som ska bevaras och planera för hur bevarandet ska säkerställas. Arkivbeständiga produkter används Förvaltningen använder arkivbeständiga produkter vad gäller pennor, papper, aktomslag, arkivkartonger, skrivare och kopiatorer. Utskrifter sker på arkivpapper vilket är bra, men inte nödvändigt då det räcker med åldersbeständigt papper. Stadsarkivet rekommenderar att skriva ut bevarandehandlingar enkelsidigt för bästa kvalitet och läsbarhet på lång sikt. Försäkra sig om att den digitala informationen som inte hanteras i IT-system (t ex filmer och bilder) förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge den ska finnas kvar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Flera arkivbildare finns Mellan år 2007 och september år 2016 tillhörde funktionen Äldreombudsmannen Äldreförvaltningen. Innan funktionen fördes över till förvaltningen låg den organisatoriskt under kommunstyrelsen. Äldreombudsmannen har trots ändringen av organisatorisk tillhörighet hela tiden utgjort en egen arkivbildare (se SSA dnr 9.5-974/2008). Till namnet är funktionen idag åter överförd till Stadsledningskontoret, men har ett annat uppdrag. Det tidigare uppdraget att ta emot enskildas klagomål hanteras nu av Äldreförvaltningens inspektörer. Då funktionens verksamhet så som den tidigare såg ut nu är avslutad, kan arkivet fortsatt förvaras hos Äldreförvaltningen, och ska även fortsättningsvis utgöra en egen arkivbildare.
Sida 8 (8) Arkivbeskrivning finns En arkivbeskrivning finns som på ett bra beskriver verksamheten och arkivbildning. Arkivbeskrivningen behöver dock kompletteras med vilka IT-system som används och vilka sekretessparagrafer och gallringsbeslut som tillämpas. Det finns en oklarhet kring hur arkivbeskrivningen för Trygghetsjouren hanteras. Idag benämns den som en bilaga, vilket den inte bör vara. Verksamheten hör till nämndens arkivbildning och ska då inkluderas i den vanliga arkivbeskrivningen. Bevarandeförteckning över arkivet finns Äldreförvaltningen förtecknar sin information enligt PIR, processorienterad informationsredovisning. Nuvarande förteckning baseras på en klassificeringsstruktur som beslutades och godkändes av Stadsarkivet år 2013 och utgår från förvaltningens processer. Sedan dess har Äldreförvaltningen fått utökade uppdrag och i enlighet med ändringar i nämndens reglemente under åren 2014-2016 har klassificeringsstrukturen kompletterats med nya processer, inom ramen för tillåten revidering enligt Stadsarkivet. Tidigare förteckningar som togs fram under åren 2007-2013 hade en annan uppställning, men detta har nu anpassats till den nuvarande strukturen. Detta beskrivs på ett bra sätt i förteckningen och i arkivbeskrivningen. Förteckningen omfattar hela arkivet. På ett mycket tydligt sätt redovisas även den digitala informationen och information som inte är diarieförd. Förvaltningen behöver endast förtydliga att samtliga handlingar inom Trygghetsjourens hantering diarieförs från år 2015 (beteckning 0.2 i bevarandeförteckningen). Avvikande arkivläggning Fram till och med år 2011 följer inte arkivläggningen den dåvarande diarieplanen utan handlingarna kartonglades enligt löpnummer. Därefter arkivläggs handlingarna enligt processer, dock ej med tydlig punktnotering. En nolla symboliserar punkt, detta på grund av begränsningar i systemstödet. Från och med år 2017 kommer punkt att skrivas ut. Förfarandet är tydligt beskrivet för att underlätta återsökning. Komplettera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. 2017-03-30 Christina Moberg Inspektionsförrättare