Vara kommun Maria Viidas Kort om mig Pedagogen Göteborg Högskolan Väst Högskolan i Borås Karlstads Universitet Kort om Vara Ta Dig till Vara! UtvecklingsVara VaraLean FramtidsVara VARAktigt BättreVara Vara ambassadör KvalitetsVara BORTA BRA MEN VARA HEMMA BÄST Här är gôtt att Vara! 1
Vara - en del av Västra Götaland Vara kommun Folkmängd: 15 868 Areal: 701 km 2 Nettodriftskostnad: 700 milj SEK Antal anställda: ca 1 250 Antal hushåll: 7 513 Andel boende på 45 % landsbygden: Fickfakta 2010 Kvalitetsarbetet hos oss 2
Operativ nivå Strategisk nivå Lagar och program Politiker Verksamhetsansvariga Lednings- och styrdokument Strategisk plan Verksamhetsplan Riktlinjer & anvisningar Arbetsplan Verksamhet Sektorsprogram Reglementen Återkoppling Styrdokument per mandatperiod Operativ nivå Strategisk nivå Politiker Verksamhetsansvariga VAD HUR Ansvarsfördelning politik - tjänstemän Mål på olika nivåer Vision Övergripande mål Inriktningsmål Strategisk plan Verksamhetsplan Policydokument Effektmål Operativa mål Arbetsplan 3
Politikernas (enda) operativa mål Tjänstegarantier Mätningar vart annat år Arbetsklimatundersökning Brukarenkäter Barnomsorg Grundskola Gymnasium Fritidsgård Bibliotek Baden Äldreomsorg Omsorg om funktionsnedsatta Invånarenkät Återkommande mätningar BättreVara Möjlighet att lämna synpunkter och klagomål till och på den kommunala verksamheten Via Telefon Hemsida Brevledes Besök Synpunktshantering 4
Information till kommuninvånarna 6 gånger per år Ett A3-blad med samhällsinformation från kommunen Medborgarinformation Verksamhetsutveckling 2009 Kontinuerlig kompetensutveckling Kontinuerliga förbättringar Hos oss innebär VaraLean att varje enskild medarbetare i sitt dagliga arbete verkar för att skapa största möjliga värde med minsta möjliga resursåtgång. - en del av vardagen Ur Lednings- och styrdokumentet kring Kvalitet, 2007-2010 sidan 5; VaraLean 5
Sammanfattningsvis Mål- och visionsstyrning Styrdokument per mandatperiod Ansvarsfördelning politik - tjänstemän Tjänstegarantier Återkommande mätningar av nöjdhet Synpunktshantering Medborgarinformation Kontinuerlig kompetensutveckling Kontinuerligt förbättringsarbete en del av vardagen Kvalitetsarbetet hos oss Foto: Johan Eriksson Fokus idag Vad är Lean? Fokus på värdeskapande aktiviteter och eliminera slöseri Hur arbetar vi med ständiga förbättringar? Våra verktyg för att arbeta med Lean Var i verksamheten skall du börja och hur skall du avgränsa? Exempel på värdeflödeskartläggning Vilka effekter skapar Lean-tänkandet i organisationen? Vinster med lean praktiska exempel 6
Lean tanke- & arbetssätt Tanke- och arbetssätt kring systematiskt förbättringsarbete Kundens behov i fokus Utgår från medarbetarnas delaktighet och engagemang i sitt dagliga arbete Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resursåtgång Minska slöserierna Långsiktighet och helhetssyn Förbättringsarbetet är en del av vardagen Enkla metoder och verktyg Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resursåtgång Minska slöserierna Vad är slöseri? Allt som vi gör som inte skapar något direkt (eller indirekt) värde för brukaren 7
8 slöserier Väntan Överproduktion Rörelse Lager Överarbete Outnyttjad kreativitet Omarbetning Transporter Utdrag ur boken Utmana Dina processer! IVF Industriforskning & utveckling AB och Lean Consepts AB Tanke och handling Värde Principer Metoder Verktyg VaraLean 8
Tanke och handling Värde Principer Metoder Verktyg Grundläggande värden God ekonomisk hushållning Brukarorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet och engagemang Kompetensutveckling Långsiktighet Samhällsansvar Processorientering Förebyggande åtgärder Kontinuerliga förbättringar Lära av andra Snabba reaktioner Faktabaserade beslut Samverkan Ur Lednings- och styrdokumentet kring Styrning och Organisation,2007-2010 sidan 12; Grundläggande värden Principer hos oss betonas. Värdet av att arbeta i arbetslag Öppet klimat och decentraliserat arbetssätt Personlig utveckling och kontinuerligt lärande Gott & hälsosamt ledarskap Kommunövergripande utvecklingsinsatser för alla medarbetare Satsningar för kompetensutveckling för att möta morgondagens krav Ur Lednings- och styrdokumentet kring Personal, 2007-2010 sidan 2; Vara vågar! 9
Här syns principer och värden som politikerna antagit Metoder för att nå värden och principer Nedbrytning av övergripande mål till arbetsplaner Decentraliserad organisation med tydligt ansvar hos cheferna Kommunövergripande utvecklingsinsatser riktade till arbetslagen Kontinuerliga chefsutvecklingsinsatser Belöningar för goda idéer mycket lean men lite snack 70 timmar, varav en vecka på internat i Prag Om Prag, tidigare utvecklingsarbete och vad vi gör på arbetet Delar som skapar förutsättningar för kontinuerliga förbättringar, ex Effektiva möten Omvärldsbevakning Arbetslagsutveckling LeanLir Identifiera förbättringsområden Uppföljning 30 60 90 dagar Eget arbete emellan Kommunövergripande utvecklingsinsatser 10
Goda idéer ger mervärde! Lysande förbättringar 20.000 10.000 5.000 En ljus idé Plakett Många ljuspunkter Vandringspris Hedersomnämnande Belöningar - Goda idéer ger mervärde Foto: Andreas Offesson Några av våra verktyg Värdeflödeskartläggning LeanLir 5S Visualisering 11
Värdeflödeskartläggning på Alléskolan Deltagare Max åtta ur arbetsgruppen + två handledare Kommundirektören inleder Resultatenhetschefen och Förvaltningschefen får redovisning sista dagen Alla i arbetsgruppen involveras i förbättringsarbetet Värdeflödeskartläggning Hur och vad gör vi? Avgränsning av område innan kartläggning 2½ dag Ritar Diskuterar Vad Hur När Uppskattar tid och rätt från början Följer upp aktiviteter 30 dagar 60 dagar 90 dagar Värdeflödeskartläggning 12
Upplägg Avgränsning NULÄGE Framtida läge 30 60 90 slöseri Värdeflödeskartläggning Tvätthantering Värdeflödeskarta från Kvänumsgården Rekrytering Värdeflödeskarta från övergripande process 13
Några förbättringar Registrering av ansökningar i HR+ ta fram tydlig rutin för registrering, plan för back-up behov Annonser uppdatera annonsmallen, ändra e-postadress för ansökningar lathund för rekrytering Information om tillsättning med i annonsen Telefoninformation till sökande skapa lathund för växeln, informera Intervju/Samverkan vidareutveckla rutin Värdeflödeskarta rekrytering Exempel på värdeflöden Socialförvaltningen Påfyllning av boendes förråd Lunchservering Hemtjänstrutiner Dag-rutiner 9.30 15.00 Schemaläggning Rapportering/ Dokumentation Städrutiner Tvättrutiner Vakansförmedling Utredning IFO Samhällsbyggnadsförv Felanmälan Arbetsrutiner Gatu/Park Arbetsrutiner 7 12 köket Ledning & Adm Rekrytering Upphandling Lönehantering Personlabudget Bildningsförvaltningen Lokalvård på gymnasiet Arbetslagsplanering (högstadium) Konsumentvägledning 14
Tidningen Chefen i Fokus LeanLir en del av verksamhetsutvecklingen 2009 LeanLir Öka kunskaperna kring lean Öka förståelsen för VaraLean Träna sig att se slöserier leta grundorsaker för hållbara förbättringar arbeta med visualiseringar Gemensamt språk 15
Fem S Sortera Systematisera (strukturera) Städa Standardisera Se till (skapa vana) Före Efter 5S på Gatu & Park Före Efter 5S på kontor 16
Före Efter Det handlar om att skapa värde med de resurser som vi har Idag 5S på Bonden Visualisera Åskådliggöra (med bild), ge en bild av, levandegöra, gestalta; föreställa sig; medvetandegöra inre bilder Rätt information där och när den behövs Visualisering (förbättringstavla) på äldreboende 17
Förbättringstavla Nya slöserilappar hamnar i Inkorgen på tavlan, ibland med förslag på lösningar. Alla slöserier behandlas. Det behöver inte vara stora saker, små slöserier är minst lika viktiga och man om man tänker i det långa loppet så kan de ju bli ganska stora. Det är ett mycket strukturerat, synligt och lättförståeligt sätt att jobba med förbättringar och man förstår att alla dessa, som i bland kan upplevas som småsaker, är viktiga att arbeta med för att minska slöserierna som finns. Citat från två enheter som ingick i kommunens Första tavelgrupp. Mer info på www.vara.se/varalean Vi började i äldreomsorgen Pilotprojekt på Södergård 2004 Fortsatte i resten av äldreomsorgen Idag är hela organisationen involverad Börja med de positiva och intresserade Använd er av goda exempel Skynda långsamt 18
Vinster & effekter för organisationen Frigjord tid lugnare tempo & ökad kvalitet Ordning och reda Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs; mindre lager = lägre kostnader Ökat egenansvar Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa Förändringsberedskap Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad hälsa och större handlingskraft Lite resultat Nöjd-medarbetarindex på 72 (AKU 2008) Nöjd-brukarindex (2008/2009) barnomsorgen på 84 hemtjänst & särskilt boende inom äldreomsorgen 78 grundskolan mellan 68 82 gymnasiet 65 99% av medarbetarna anger att de är engagerade i sitt arbete (AKU 2008) Mer än 60 kartlagda värdeflöden hittills, samtliga förbättrade Genomsnittlig tidsvinst per värdeflöde om 28 % - utöver alla kvalitetsvinster! Lärdomar Det är inte konstigt att tiden inte räcker till Vi dokumenterar så olika och så ostrukturerat Vad tydligt det blir Man kan se framsteg, underlättar vardagen Värdefullt att få tänka hela processen och få se helheten Stressen har minskat Vi kan spara mycket tid utan att det behöver kosta så mycket Lärdomar från Alléskolans värdeflödeskartläggning 19
Positiva sido effekter Stolta medarbetare Ökad förståelse mellan grupper Gemensam kultur och gemensamt språk Stärkt gemenskap Ökad självkänsla Maria Viidas 0512 310 66 Läs mer på www.vara.se 20