Minnesanteckningar från Delregionala arbetsgruppen samordnad vård- och omsorgsplanering (DRAG) Tid: 2016-12-14 kl. 13.00 14.45 Plats: Skype Omfattning: Punkt 62 65 Närvarande Kerstin Thomsen Alingsås kommun Helena Ljungkvist Alingsås lasarett Paula Nordling Bollebygds kommun Anette Sjöberg Brunander Cityläkarna Borås Tomas Bornhall Herrljunga kommun Raija Karlsson Marks kommun Ingela Thorell Närhälsan Södra Älvsborg Nina Brandström Närvårdssamverkan Carina Rödebäk Svenljunga kommun Katarina Kalju SÄS Thomas Enochsson SÄS Cathrine Karlsson Tranemo kommun Annika Vegborn Ulricehamns kommun Förhinder Marie Elm Borås stad Elisabeth Jonsson Boråsregionen/7HK Pernilla Berglund Herkules vårdcentral Kerstin Fredriksson Lerums kommun Linda Augustsson Marks kommun Therese Mybeck SÄS Linda Mattsson Sätila vårdcentral Lena Sjöberg Ulricehamns kommun Tan Hast Viskaforsklinken Gunnel Wessbo Vårgårda kommun 62. Välkomna Genomgång ljud och bild. Mötets syfte är att dela upplevelser av funktionerna i nya IT-tjänsten SAMSA, efter en veckas användande. 63. SAMSA a) Inkorg och avslut av ärende: Meddelanden försvinner från inkorgar efter avslut av ärende. Det innebär risk för att information missas. Dialog kring arbetssätt för att undvika detta. b) In- och utskrivning i hemsjukvård: För att kommunerna ska kunna avsluta ett ärende gällande In- och utskrivning i hemsjukvård är det viktigt att primärvården arbetar enligt Minnesanteckningar Delregional arbetsgrupp SVPL Södra Älvsborg 2016-12-14 Sid 1 (5)
fastställd rutin, som bland annat innebär att primärvården svarar med ett Administrativt meddelande. Kommunen väntar med att avsluta ärenden tills att Administrativt meddelande är skickat. c) Felanmäl fel: När funktioner som Spara Sänd eller Kvittera inte fungerar ska det felanmälas. d) Logga ut: Eftersom SAMSA är ett webbaserat system är det viktigt att Logga ut, för att inte systemet ska låsa sig och inte bara stänga ned med krysset. Utloggning görs via namnrutan uppe till höger, eller via fliken till vänster om fliken Inkorg. Placeringen vid Inkorg är inte optimal då det innebär risk för feltryck. Den tillfälliga Logga-ut-lösningen har tagits fram för att minimera risken för att avstängning sker via webbläsarens kryss, eftersom det resulterar i att systemet låser sig. e) Vagnar i oordning: datum över vagnarna i procesståget visar för processen relevanta datum, det kan innebära att meddelanden som skickas senare och ligger sent i tåget kan ha ett tidigt datum. f) Ärendebokstav: SAMSAs bokstav före ärendenummer börjar på M. g) Datum på administrativa meddelanden saknas. Datum syns inne i meddelandet men saknas i Ärendeöversikten. Kan synas i vissa webbläsare men saknas i andra. Kommer att åtgärdas. 64. Övriga frågor: a. ICF funktionsbedömning. Aktivitet och funktion i nuvarande form lämnar utrymme för egna tolkningar och det finns risk för att innehållet kan misstolkas. Det är viktigt att använda kommentarrutorna för att förtydliga vad som hjälpmedel och vad som är hjälp. En regional arbetsgrupp kommer att se över Aktivitet och funktion. Beslut/åtgärd: DRAGs sammanställda arbete efter Workshopen kommer att lämnas till den regionala arbetsgruppen. Sammanställningen förmedlas också till DRAG. b. Patch - rapporter. Patchuppdatering genomfördes 13/12. Tyvärr lyckades inte uppdateringen helt. Problemet med att två olika patienter kan visas samtidigt i samma bild kvarstår. Gällande rapporter är inte alla i gång. De som saknas kommer vid en senare patchuppdatering. DRAG vill lära sig mer om Rapporter och statistik. Minnesanteckningar Delregional arbetsgrupp SVPL Södra Älvsborg 2016-12-14 Sid 2 (5)
Beslut/åtgärd: DRAG meddelar samordnaren, senast 2017-02- 28, vad för statistik/uppgifter man skulle vilja ha. Önskemålen blir underlag för en Rapportkurs för DRAG, planerad 2013-03-21. c. Förenklad process. Regional arbetsgrupp kommer att ta fram förslag på rutin för en förenklad process. I den regionala arbetsgruppen representeras Södra Älvsborg av Ingela Thorell, vårdplanerings-ssk och förvaltare för SAMSA Närhälsan. Rutinen förväntas vara klar i februari 2017. Delregional referensgrupp behövs för att stötta Ingela. Beslut/åtgärd: Cathrine Karlsson fysioterapeut Tranemo kommun, Thomas Enochsson vpl-ssk SÄS, Carina Rödebäk vpl-ssk Svenljunga kommun, medverkar i referensgruppen. Förfrågan om medverkan har gått till Linda Augustsson arbetsterapeut Marks kommun och biståndshandläggare i Borås stad. d. Delegering för att kunna justera vårdplan. Fråga från SÄS om vad det finns för rutin för delegering för att justera vårdplan. Beslut/åtgärd: Samordnare tar reda på om det finns rutiner för detta. e. Fel patient/två olika patienter i samma ärende är ett allvarligt fel som ska felanmälas. När situationen uppstår, och om det är möjligt, stoppas arbetet och Cerner kontaktas direkt via telefon. Numret är utskickat till DRAGs medlemmar. Går inte detta tas ett skärmklipp som visar ärendenr samt rätt och fel patient. Skicka skärmklippet till Cerner enligt rutin för felanmälan. Tillägg: en akut patchuppdatering 2016-12-16 korrigerar felet. f. Kontaktuppgifter Allmänt. Bristfälliga kontaktuppgifter från sjukhuset. Beslut/åtgärd: Sjukhuset tar med synpunkten och påtalar vikten av att skriva kontaktuppgifter i för där avsedd plats, d.v.s. under Kontaktfliken. g. Kontaktuppgifter Rehab. Det är missvisande med enbart rubriken Rehab i Kontakter. Det behöver delas upp i Arbetsterapeut och Fysioterapeut. Beslut/åtgärd: samordnare tar med synpunkten till projektledning/förvaltning. h. Byta arbetsplats. I fältet Arbetsplats finns de enheter valbara som min enhet är betrodd part med (ändras i systemadministrationen), dvs. enheter som jag kan byta till för att arbeta med deras ärenden. Om man byter enhet i fältet Arbetsplats är det fortfarande min ursprungliga enhets betrodda parter som jag i nästa steg kan byta till. Det är inte den nya enhetens betrodda parter. Min ursprungliga enhet finns också alltid valbar även om inte enheten jag bytt till har rätt till den. Det är beslutat så därför att Minnesanteckningar Delregional arbetsgrupp SVPL Södra Älvsborg 2016-12-14 Sid 3 (5)
annars hade vi, i flera steg, kunnat byta till enheter som vi egentligen inte har rätt till. i. j. Utskrift Kallelse m.fl. andra meddelanden. Pappersutskrifter saknar viktiga uppgifter. Planeras att åtgärdas. k. Uppgift om pat:s bostadsort saknas inne i meddelandet. Förslag ToolTip på ärendenumret. Beslut/åtgärd: samordnare tar med synpunkten till projektledning/förvaltning. l. Vidaresänd genom att lägga till en medverkande. Beroende på vilken nivå i ärendet en medverkande läggs till skickas alla eller utvalda meddelanden. Läs mer i Frågor och svar SAMSA m. Utkast Kallelse Det behöver ytterligare tydliggöras när ett meddelande är ett Utkast. Kommun och primärvård kan skriva ut ett Utkast och en ofärdig Kallelse kan tolkas som färdig. Utkast syns i Ärendeöversikten och är gul i procesståget (bugg?). Utkast har texten Inget datum ovanför rutan och texten Utkast finns i meddelandet. Syns utkast i Inkorgen? Beslut/åtgärd: samordnare tar med fråga och synpunkt till projektledning/förvaltning. n. Omflyttning mellan sjukhus. Alingsås lasarett kan inte längre flytta patient från SÄS till Alingsås lasarett, utan behöver vänta på att SÄS gör en omflyttning. Grunden är att avlämnande sjukhus ska ombesörja omflyttning. Beslut/åtgärd: om omflyttning dröjer kontaktar Alingsås lasarett vårdplaneringsenheten på SÄS som då omflyttar patienten. Samordnare tar också med frågan till projektledning/förvaltning. o. Patchuppdatering - vad menas med F1? Genom att trycka på skrivbordstangenten F1 eller Hjälp i huvudmenyn SAMSA får du upp en hjälpruta med information om funktioner i SAMSA. p. Rutan för kommentarer finns inte i SAMSA. Efter att ha granskat flera års kommentarer togs beslut att ta bort kommentarsrutan, Med åren har funktioner tillkommit som har ersatt flertalet kommentarer (som: hemsjukvård). Kvarvarande kommentarer passar bättre som journaltext (som: tidigare nedsatt balans och svag i vänster hand och arm.) Beslut/åtgärd: samordnare frågar projektledning/förvaltning om synpunkter om rutan för kommentarer har inkommit från andra delregioner. Minnesanteckningar Delregional arbetsgrupp SVPL Södra Älvsborg 2016-12-14 Sid 4 (5)
q. Faxnummer. Var ska det skrivas? Beslut/åtgärd: faxnummer kan skrivas i fältet för e-post. Skriv Fax före numret. r. Fler notifieringar jmf m tidigare. Inkorgen är överfull av inkommande meddelanden. Inflödet till Inkorgen påverkas delvis av tillagda enheter. Se Frågor och svar : På Ärende-nivå kan man lägga till s.k. vårdplaneringsteam på sjukhuset. På Meddelande-nivå kan man lägga till eller ta bort en deltagande enhet, detta gäller det i det aktuella meddelandet och framåt. På Meddelande-nivå kan man byta huvudansvarig enhet, detta gäller det i det aktuella meddelandet och framåt. 65. Avslut Kommande mötestider Tisdag 2017-02-07 9.00 15.00 Tisdag 2017-03-21 10-12 (Skype) Måndag 2017-04-24 9.00 15.00 Torsdag 2017-06-01 13.00 15.00 (Skype) Antecknat av Nina Brandström Minnesanteckningar Delregional arbetsgrupp SVPL Södra Älvsborg 2016-12-14 Sid 5 (5)