2018 KVARTAL 1 Vad är nytt i Easy Planning Ny kvartalsuppdatering, vi rekommenderar alla att göra denna uppdatering. Uppdateringen gäller även för er som använder Access då versionen stöder både Access och SQL databaser. Planerar ni att byta till SQL så finns en migrering inbyggd i programmet. Uppdatera först programmet till senaste version och migrerar sedan databasen till SQL. Nyheter, version 8.54-8.60 IMPORT 1. Autokvittera gäller även för autoimport om detta är markerat. Autokvittera kräver att samtliga arbetsordrar skickas till EP vid import. De arbetsordrar som inte skickas blir kvitterade i EP. 2. Autoimport körs nu var 5:e minut, vid uppstart av EP efter 1 minut. 3. Behörighet 5 för att auto importera. Inställning av min behörighet utgår. 4. Autoimporten visar procent klart på statusraden. PROJEKT 5. Flervalsfilter för projekt. Visar flera projekt samtidigt. 6. Kopiera projekt tar med delprojektledare och projektfaser. 7. Projektöversikten har en ny kolumn för att filtrera på fakturerad JA/NEJ/NULL. 8. Projektöversikt, ny kolumn Konstruktör. Kolumnvärde kan filtreras och ändras. 9. Mallar sparar även starttid (hh:mm) på ej heldagsaktiviteter. 10. Ny aktivitet med dra/släpp på delprojekt lägger till aktiviteten sist i delprojektet. 11. Markerar man en rad i ett delprojekt och väljer ny infogas aktiviteten på den raden. 12. Ny räknare kan väljas i schemabyggaren. Visar antal aktiva projekt i en tabell. 13. Ny funktion Numrera om delprojekt. Delprojektet och alla underliggande aktiviteter sorteras och numreras efter startdatum. 14. Deadline varning (röd symbol) visas nu om aktivitet/projekt passerar slutdatum eller om dagens datum passerar deadline. Release 2018-01-10 Easy Planning 8.60 1
RAPPORTER 15. Rapport orderstock visar nu kolumn projektnr och konstruktör. Namnet Konstruktör kan ändras under kundanpassade texter. 16. För rapport orderstock kan man välja alla projekt eller de projekt som tillhör en tabell. TIDRAPPORTERING 17. Tidrapportering totalt genomgången. 18. Tidrapport från mobil APP används även för tidrapport dator. Ny knapp Visa under tidrapportering. 19. Knappen Generera under tidrapportering utgår. 20. Nya knappar under status tidrapporter, visa tidrapporter och ta bort användare. 21. Tidrapport till Excel via Export knapp. 22. Interna poster för tidrapportering. Skapa värdelista på interna aktiviteter som används av alla användare. Nya interna poster skapas varje år. OUTLOOK SYNKNING 23. Synkrutinen med Outlook totalt genomgången. För synkmaster gäller ver 6.1. 24. Lägger man till en ny i Outlook och anger projekt (=Plats) så sparas aktiviteten i projektets tabell vid synkning. 25. Ny inställning för visning av bokade aktiviteter i Outlook, ledig eller upptagen. Inställning för både heldag och avtalade tider. 26. Frånvaro sätter frånvarande i Outlook. Åt båda hållen. 27. Offerter synkas ej. Gäller även Syncmaster från 6.0. 28. Synkning görs ej för låsta aktiviteter. Flyttas en låst i Outlook så flyttas datum tillbaka vid nästa synkning. 29. Ny inställning för Outlook synkning. Radera från Outlook. Markerad så blir borttagna i Outlook även raderade i EP. Release 2018-01-10 Easy Planning 8.60 2
ÖVRIGT 30. Om projektets slutdatum passerar leveransdatum visas slutdatum som försenat leveransdatum. 31. Flyttar man en länkad bakåt så backas även alla som kommer efter i länken. 32. Skapar inte nya användare om kolumn inloggad är angiven. Nya användare skapas endast då användaren startar EP. 33. Flera nya gantvyer för 1-12 månader, även utskrift. Nya är 2, 4-5, 7-11 månader (tidigare 1, 3, 6, 12 månader). 34. Ny inställning, nya aktiviteter blir preliminärbokade (=offert). Texten Offert kan ändras till Preliminärbokad. Gäller för nya/kopiera/nytt projekt från mall. Behörighet 5 endast kan ändra status preliminärbokad/bokad (offert/order). 35. Flytta fram okvitterade aktiviteter till idag, gäller för okvitterade per tabell (de senaste 4 veckorna). 36. Via höger musval kan man toogla status order/offert. Även blockmarkera flera rader. 37. Ny knapp 'Visa endast tilldelade'. Visar endast aktiviteter med resurs från kopplad tabell. 38. Ny kolumn Konstruktör i ganttvyn. Även utskrift. 39. Frånvaro visas med orange staplar om ingen kategori. 40. Vid utskrift av aktivitetsnamn efter stapel ingår inte klockslag för avtalade tider. 41. Licens införs för Viewers, gratis vid minst 100 EP eller 100 synk licenser. Release 2018-01-10 Easy Planning 8.60 3
Flervalsfilter för projekt Från projektfiltret kan man nu välja flervalsfilter och välja valfritt de projekt man vill visa samtidigt. Tidsperioden som visas justeras automatiskt efter de valda projektens start/slut. Infoga aktiviteter i projekt Med dra/släpp läggs en ny aktivitet till sist i det delprojekt du markerar. Vill du infoga en aktivitet på en viss rad markerar du raden och väljer plusknappen (eller Insert tangenten). Den nya aktiviteten läggs då till på denna rad och efterföljande aktiviteter i deprojektet flyttas ner ett steg. Räknare för antal projekt I schemabyggaren kan du lägga till en räknare på antal aktiva aktiviteter eller aktiva projekt. Välj typ av räknare i kolumnen räknare genom att välja JA för aktiviteter och JA (P) för projekt. Numrera om WBS i projekt Högerklickar du på en projektrad kan du välja numrera om WBS. Hela projektet numreras då om i en löpande numrering. Första delprojektet 1, aktiviteter i delprojektet 1.1, 1.2, nästa delprojekt 2 etc. Du kan även numrerar om bara ett delprojekt i löpande ordning, högerklicka på delprojektet och välj numrera om delprojekt. Underliggande delprojekt i detta delprojekt kommer också att numreras om. Vill du byta plats på delprojekt i ett projekt markerar du delprojektraden och väljer ändra delprojekt. WBS numret kan du ändra mellan 1 99 för varje nivå. Upp till 9 nivåer. Release 2018-01-10 Easy Planning 8.60 4
Preliminärbokad/bokad Offert/order funktionen på aktiviteter kan användas som preliminärbokad/bokad om användarna prliminärbokar jobb som resursägaren sedan ändrar till bokade. I underhållsmenyn kan du då ändra namn på offert/order till preliminärbokad/bokad istället. I underhållsmenyn markerar du valet Nya som preliminärbokade. Detta innebär att användare med behörighet 2-4 bara kan skapa preliminärbokningar. Gäller för nya, kopierade och nya projekt från mall. De enda som kan ändra till bokade är de användare som har behörighet 5. För att underlätta att byta status kan man blockmarkera flera rader i ganttvyn och högerklicka och toggla preliminärbokad/bokad. Flytta fram okvitterade jobb Om man kvitterar de jobb man har utfört finns en funktion som flyttar fram övriga okvitterade jobb till idag. Högerklicka och välj Flytta fram okvitterade aktiviteter. Funktionen gäller per tabell och flyttar fram alla okvitterade aktiviteter till idag. Max gräns bakåt är 4 veckor. Länkade aktiviteter Flyttar man en länkad bakåt så backas även alla som kommer efter i länken. Vill du behålla ett gap mellan två aktiviteter lägger du till en fördröjning x dagar. Kan även vara negativa tal, -2 dagar. Fig. Aktivitet A minskas 2 dagar, efterföljande backas Fig. Fördröjning 2 dagar mellan A och B Release 2018-01-10 Easy Planning 8.60 5
Tidrapportering Intern tidrapportering, innebär att man kan skriva tid direkt i Easy Planning har fått sig en kraftfull förbättring. Tidrapporten visar alla jobb som en användare har bokade den utvalda veckan. Utöver bokade jobb kan man ha intern tid etc. För att kunna skriva tid på interna aktiviteter finns en ny funktion som innebär att admin först skapar en värdelista (konton) på typer av intern tid. Klickar du på knappen Interna aktiviteter får du upp en dialog där du kan skapa interna konton. Release 2018-01-10 Easy Planning 8.60 6
Varje kontonamn skapar automatiskt en intern post i varje användares tabell när han/hon tidrapporterar. I exemplet ovan är det 6 interna poster man kan skriva tid på under hela året, dessa poster skapas i användarens tabell och när man tar upp tidrapporteringen visas posterna under interna aktiviteter. När man kommer till 2019 vecka 1 så skapas automatiskt nya interna poster för 2019. Det går att byta namn på interna poster i listan och i användarnas tabeller ändras då också namnen på de interna posterna. Klicka på Visa under tidrapporteringen för att visa tidrapporten. Du kan välja mellan veckorapport eller månadsrapport. Tidrapporten summerar både frånvaro och arbetad tid. Du kan exportera tidrapporten till Excel samt skriva ut en eller flera tidrapporter på en gång. Under meny Verktyg Status tidrapporter kan du få en överblick på alla tidrapporter. Listan visar senaste skickad vecka. Har du behörighet 5 kan du markera och visa valfri tidrapport. Knappen Ta bort raderar markerad användare i listan, ex om någon slutar. När man skickar in ny tidrapport uppdateras användarens status i listan. Release 2018-01-10 Easy Planning 8.60 7
Outlook synkning Outlook synkningen har fått nya förbättrade funktioner. Viktigt för er som använder Synkmaster är att ni måste uppdatera även detta program till version 6.1. BUSY STATUS Funktionen Visa som i Outlook har 4 statuslägen (Ledig/Preliminär/Upptagen/Frånvarande). Tidigare användes inte status vid synkningar så alla bokningar i EP markerades som Ledig i Outlook. Nytt är att man kan ange vilket status som heldagsaktiviteter resp avtalade tider ska visa i Outlook. Väljer du upptagen på båda typerna så visas alla bokningar från EP som upptagen i Outlook. Undantag är om planerad tid = 0 då visas ledig (används för beredskap). Även frånvaro i EP sätter frånvarande i Outlook. Man kan skapa ny frånvaro i Outlook som kommer att synkas till EP som en frånvaroaktivitet (ex sjukanmälan). UNDANTAG SYNKA - Offerter synkas ej till Outlook. - Låsta aktiviteter i EP som flyttas i Outlook kommer att flyttas tillbaka vid nästa synkning. - Privata i Outlook synkas inte. RADERA FRÅN OUTLOOK Ny inställning Radera från Outlook. Väljer du detta val så kan du radera aktiviteter i EP genom att ta bort dina bokningar i Outlook. Gäller endast dina egna bokningar. SKAPA NY AKTIVITET I PROJEKT Skapar man en ny aktivitet i Outlook och anger projektnamn under Plats så skapas en ny aktivitet i detta projekt och användaren tilldelas som resurs. Tidigare skapades ny aktivitet i resursens tabell vilket gjorde att projektaktiviteter kunde hamna både på resurs och i den kopplade tabell där projektet fanns. Release 2018-01-10 Easy Planning 8.60 8
Åtgärdade fel, version 8.54-8.60 1. Tooltips projekt visar texten Deadline, ska vara slutdatum. 2. Autoimport avbryts om antal avgränsare på en rad är fler än på rad 1. 3. Autokvittera rutinen körs inte om det är en Accessdatabas. 4. Går ej att scrolla med mushjulet i resursvyn. 5. Nytt projekt från mall hamnar i tabell 0 (chefsrutan) om filter projekt är valt. 6. Rapporterna Produktivitet, Resursbeläggning per kategori och Kapacitet och beläggning ger inga värden. 7. Fel tabellref vid synkning från kopplad tabell. Kan ge dubbla aktiviteter. 8. Aktivitet med låst datum kan flyttas vid synkning om man flyttar den i Outlook. 9. Om namn på kopplad tabell finns 2 gånger visas dubbla aktiviteter för en resurs. Ny rutin raderar dubbletter. 10. Om bilden man väljer för logga är en png fil blir utskriften felaktig. 11. Går ej att ta bort resurs från resurstabell, felkod -2147467259. Gäller endast Access. 12. Nya funktionen Preliminärbokad ger ingen behörighet att ändra för behörighet 2-4. 13. Menyval Visa länkar utgår. Länkar ska alltid visas. 14. Projektmall med planerad tid mindre än 8 timmar ger 8 timmar. 15. Sparar inte kolumnbredd för Ort, Typ av projekt samt Mantimmar. 16. Blockmarkera och öka indrag skapas delprojekt men ev underliggande delprojekt i markeringen ändras till aktiviteter. 17. Delprojektledare och projektfas nollställs om man ändrar namn eller WBS nummer på delprojektet. 18. Fyller man i kommentar på projekt fungerar inte Enter för ny rad. 19. Flytta aktivitet mellan 2 tabeller i resursvyn nollställer inte Entryid. Aktiviteten blir därför inte synkad. 20. Felkod 2147217884, Rowset does not support fetching backward, kan inträffa vid synkning. 21. Anpassade filter visar gruppbeläggning på rad 0 även om det är flera grupper. 22. Om hela dagen ej är markerad och dra/släpp 2 dagar blir tiden 8.00-8.30 (8.5 tim), ska bara 8.00-16.00 (16 tim). 23. För återkommande summeras ej kolumn varaktighet och planerad tid, gäller utskrift. 24. Filtrerar man på ett projekt och skriver ut visas inga länkar (pilar) mellan aktiviteterna. 25. Länkar till avtalade tider kan visas en dag för långt om varaktighet sätts till 0. Release 2018-01-10 Easy Planning 8.60 9