Uppföljning av genomförda granskningar från 2009

Uppföljning av genomförda granskningar från 2009 Motala kommun Datum 2011-02-14 Författare Håkan Lindahl

Innehåll Inledning... 3 Socialnämnden... 4 Granskning av anställdas bisysslor... 4 Granskning av debiteringsrutiner... 4 Kommunstyrelsen... 5 Granskning av representation... 5 Bildningsnämnden... 6 Granskning av anställdas bisysslor... 6 Granskning av debiteringsrutiner... 6 Granskning av kontanthantering inom bildningsnämnden... 7 Granskning av hantering av föreningsbidrag och bidrag till studieförbund... 8 2

Inledning En viktig del i revisorernas arbete är att efter viss tid följa upp de granskningar som tidigare genomförts. Syftet är dels att följa upp att de åtgärder som nämnderna angett i sina svar på granskningsrapporterna genomförs i praktiken, dels att få ett underlag för sin årliga bedömning av nämndernas ansvarsutövande. I denna PM har inte samtliga granskningar som genomförts under 2009 följts upp. Motivet till detta är att inte alla granskningar visat på behov av åtgärder, att nämnden i sitt svar inte lyft fram några särskilda åtgärder eller att typen av åtgärder varit av enklare slag så att nämnden redan i sitt svar visat att man vidtagit förändringar. De granskningar som följts upp från 2009 är följande: Granskning av anställdas bisysslor inom socialnämnden och bildningsnämnden Granskning av debiteringsrutiner inom socialnämnden och bildningsnämnden Granskning av representation Granskning av kontanthantering inom bildningsnämnden Granskning av föreningsbidrag och bidrag till studieförbund Uppföljningen har skett genom att ansvariga tjänstemän skriftligen fått besvara vilka åtgärder man konkret har vidtagit beträffande de punkter som lyfts fram i de olika granskningsrapporterna. 3

Socialnämnden Granskning av anställdas bisysslor I revisionsrapporten påpekas bl.a. att..det finns kommunanställda med intressen i företag som är leverantörer till kommunen...visar det sig att det förekommer anställda med bisysslor som inte varit kända av enhetsansvariga. I socialnämndens svar 10/2 2010 sägs bl.a. följande: Med anledning av ovanstående kommer socialförvaltningen att anmoda ansvariga chefer att tillse att samtliga anställda såväl vid anställningens början som årligen på blanketten Redovisning av aktuella bisysslor redovisar såväl aktiva som vilande engagemang i företag och styrelser. Revisorernas fråga: Har nämnden vidtagit den åtgärd man redovisar i sitt svar? Har nämnden följt upp att enhetscheferna följer den anvisning som finns? Förvaltningens svar: Revisionsrapporten ang. granskning av bisysslor har behandlats i förvaltningens ledningsgrupp och de förändrade rutinerna för redovisning av bisyssla har delgetts förvaltningens chefer. Dessutom finns nu frågan om bisysslor med på de blanketter som används vid de årliga medarbetarsamtalen och vid lönesamtalen. Någon uppföljning av hur anvisningarna efterföljs har inte skett centralt. Granskning av debiteringsrutiner I revisionsrapporten påpekas bl.a. att: De problem som uppstår beror på att hemtjänstenheterna av misstag ibland rapporterar felaktigt antal utförda timmar till debiteringshandläggarna, vilket medför felaktiga debiteringar och behov av korrigeringar i efterhand. I socialnämndens svar 16/12 2009 sägs bl.a. följande: De beskrivna problemen har sin grund i de rutiner som hittills använts inom socialförvaltningen för rapportering av antalet utförda hemtjänsttimmar. Under första kvartalet 2010 kommer dock registreringen av hemtjänstinsatser med hjälp av Mobipen att påbörjas. Detta innebär att faktisk brukartid registreras, vilket kommer att säkerställa en korrekt debitering. Insatser som är gemensamma för flera personer måste dock fortfarande registreras manuellt. Mobipen kommer under 2010 att integreras i socialförvaltningens nya verksamhetssystem, vilket ytterligare kommer att förbättra säkerheten och hanterbarheten i hemtjänstdebiteringen, eftersom de registrerade insatserna kan överföras elektroniskt till debiteringsfunktionen. 4

Revisorernas fråga: Har Mobipen införts så som nämndens svar anger? Har Mobipen integrerats så att informationen kan överföras elektroniskt till debiteringssystemet? Har förvaltningen kunnat notera några effekter av införandet av Mobipen? Förvaltningens svar: Mobipen har införts i hemtjänsten inom hela kommunen. Däremot har den elektroniska överföringen av hemtjänstinsatser från mobipenrapporteringen till debiteringsfunktionen inte kunnat genomföras, pga. att det nya verksamhetssystemet fördröjts av en rättslig tvist (överklagande av upphandlingsbeslutet) och först nu är klart att börja införas. Registreringen av hemtjänstinsatser i debiteringssystemet sker därför fortfarande manuellt men skillnaden mot tidigare är att debiteringsunderlaget nu hämtas från mobipenrapporterna. Detta har minskat felkällorna och därmed har också antalet felaktiga debiteringar minskat. Kommunstyrelsen Granskning av representation I revisionsrapporten sägs bl.a. följande: I vissa fall saknas uppgift om syfte och ändamålet vilket gör det svårt att utläsa om det är representation samt att det saknas uppgift om deltagande personer. I övrigt konstateras att kommunens styrdokument är i behov av översyn och komplettering. I kommunstyrelsens svar från 19/1 2010 sägs bl.a. följande: Ett förtydligande måste ske i gränsdragningen mellan representation och verksamhetskostnader. Innehållet i reglementet måste göras känt i hela organisationen och det finns behov av att informera om gällande regler som finns för momsavdrag avseende representation. Revisorernas fråga: Har aktuellt styrdokument reviderats? Förvaltningens svar: Under 2010 utarbetades ett nytt reglemente för representation. Innan förslaget skulle gå till politiskt beslut skickades den ut på en bred remiss till tjänstemän och politiker. Kommunstyrelsen lämnade förslag till kommunfullmäktige i oktober. Kommunfullmäktige beslutade om återremittering till kommunstyrelsen för översyn av reglerna för servering av alkohol vid intern representation. Kommunstyrelsen kommer under januari 2011 lämna förslag till kommunfullmäktiges beslut. 5

Revisorernas fråga: Hur har information om gällande regler getts till personalen? Förvaltningens svar: Efter det att kommunfullmäktige beslutat om reglementet kommer information att hållas både via intranätet och till olika former av ledningsgrupper. Sedan kommer informationen att föras vidare vid arbetsplatsträffar. Revisorernas fråga: Har information om gällande momsregler getts till berörd personal? Förvaltningens svar: En utbildning om moms har genomförts genom extern föreläsare under hösten. Dessutom har momsfrågan behandlats vid ett antal ekonommöten. Berörd personal har fått information om gällande regler. Bildningsnämnden Granskning av anställdas bisysslor I revisionsrapporten påpekas att det förekommer anställda med bisysslor som inte varit kända av enhetsansvarig. Bildningsnämnden säger i sitt svar 10/2 2010 att det är därför angeläget att förvaltningschef årligen vid någon av de månatliga chefsträffarna påpekar att i samband med chefernas medarbetarsamtal ska frågan om bisyssla alltid tas upp. Revisorernas fråga: Har denna rutin införts och hur kontrollerar man att cheferna i sin tur följer denna rutin? Förvaltningens svar: Det är så här att i samband med utvecklingssamtal och lönesamtal ställs alltid frågan. På blanketterna som används i samband med samtalen finns denna fråga särskilt upptagen och ska besvaras. Det betyder att verksamhetschef vid samtalen med enhetechefer/rektorer tar upp frågan. De tar sedan i sin tur upp frågan vid sina samtal med underställd personal. Granskning av debiteringsrutiner I revisionsrapporten påpekas bl.a. följande:..rekommenderas att kommunen fortsättningsvis genomför årliga kontroller av inkomster...årligen begär in inkomstuppgifter för de föräldrar som inte betalar maxtaxa säkerställer att hushållens sammanlagda inkomster ligger till grund för taxan. 6

Bildningsnämnden säger i sitt svar 16/12 2009 följande: Förvaltningen avser även fortsättningsvis att genomföra årliga kontroller av inkomster. På förskolorna ska även ändringsblanketter finnas tillgängliga. Med ett tillägg på fakturan om skyldighet att anmäla inkomständring bedömer förvaltningen att rutinerna för att påminna vårdnadshavare är tillfyllest. Revisorernas frågor: Genomförs årliga kontroller och vad har dessa gett för resultat? Finns ändringsblanketter på alla förskolor? Finns numer information på fakturan om skyldighet att anmäla ändrad inkomst? Hur många föräldrar anmäler årligen ändrad inkomst? Förvaltningens svar: Årliga kontroller genomförs. 2010 kontrollerades och jämfördes taxerade inkomster med betald barnomsorgsavgift för åren 2007 och 2008. Vi har nu påbörjat kontroll av 2009. Efterdebiteringen ger drygt 1,0 milj. kr /kontrollår. En gång per år har information av efterkontroll lämnats tillsammans med faktura. På fakturan kommer under våren 2011 finnas information om skyldighet att anmäla ändrad inkomst. Hur många föräldrar som anmäler ändrar inkomst vet vi inte och kan inte på ett enkelt sätt ta fram en sådan uppgift. Granskning av kontanthantering inom bildningsnämnden I revisionsrapporten påpekas bl.a. följande:..underlag/beslut på kassansvariga finns inte på någon av de besökta enheterna. Dokumenterad beskrivning av att vara kassansvarig saknas. Förvaltningen föreslås..göra en genomgång av rutiner, processer samt dokumentera dessa och utse ansvariga. Bildningsnämnden bör överväga om insättning/bankning av kontanter kan ske på ett säkrare sätt...åtkomsten av nycklar kan göras mer säker vid simhallen och Ekenäs IDA-caféet...det finns brister när det gäller uppdelningen av serveringsmoms respektive livsmedelsmoms på Mariebergs cafeteria. Revisorerna konstaterar även brist på systematisk uppföljning av intäkter och kostnader för respektive försäljningsställe. Bildningsnämndens säger i sitt svar 1/12 2009: Mot bakgrund av granskningen kommer det i den kommande internkontrollplanen för Bildningsnämnden 2010 vara lämpligt att lägga in stickprovskontroller av kontanthantering och kassaredovisning samt efterlevnaden av beslutade rutiner kring dessa områden. 7

Revisorernas frågor: Vilka konkreta åtgärder har vidtagits för att rätta till de brister som redovisas i granskningen? Har nämnden i sin internkontroll 2010 följt upp de punkter som man anger i sitt svar? Förvaltningens svar: Dokumentation har upprättats avseende alla enheter med kontanthantering. I denna förteckning finns angivet ansvarig, omsättning etc. Vidare har tillämpningsanvisningar för kontanthantering, enligt gemensam mall, begärts in av alla enheter med kontanthantering. Under 2010 har stickprovsuppföljning genomförts på två enheter inom ramen för internkontroll. I internkontrollplan för 2010 har en specifik punkt avseende restaurang Blåklinten hanterats. Granskning av hantering av föreningsbidrag och bidrag till studieförbund I revisionsrapporten påpekas bl.a. följande: Revisionen efterlyser därutöver att en regelmässig kontroll genomförs av ett urval föreningar t.ex. genom att begära in samtliga närvarokort. Vidare anser revisionen att nämnden i sin internkontrollplan bör lyfta fram kontrollmoment som avser bidrag till föreningar och studieförbund. Bildningsnämnden säger i sitt svar 16/9 2009 : Det kan såsom revisionen påtalar finnas anledning att lyfta fram kontrollmoment av bidrag i nämnden internkontrollplan. Likaså kan det vara lämpligt att årligen göra en djupare stickprovskontroll av några föreningar och studieförbund. Revisorernas frågor: Har nämnden med kontrollmoment i sin internkontrollplan? Har man genomfört stickprovskontroll av föreningar och studieförbund? Förvaltningens svar: I 2010 års internkontrollplan är följande moment med Att rutiner följs och att bidrag utbetalas till rätt mottagare. Ekonom utför kontrollen 1 gång/år genom stickprov. Stickprovskontroll av föreningar och studieförbund gör vi inte. 8