Göteborgs universitet Sid 1 (7) iljörevisionsrapport 2016-06-03 Dnr 2016/5 Intern miljörevision av Naturvetenskapliga fakulteten Tid: 17-18 maj 2016 Plats: Göteborg och ariestad Revisionsledare: arianne Dalbro Revisor: Amanda Forsman Standard/kravdokument: Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, ISO 14001:2004, EAS III 2009 samt tillämplig miljölagstiftning Omfattning iljöledningssystemet omfattar verksamheten vid följande institutioner/motsvarande och dess verksamheter i Göteborg, ariestad, Tjärnö och Fiskebäckskil: Fakultetskansliet Institutionen för biologi och miljövetenskap Institutionen för fysik Institutionen för geovetenskaper Institutionen för kemi och molekylärbiologi Institutionen för kulturvård Institutionen för marina vetenskaper Institutionen för matematiska vetenskaper Svenskt NR-centrum Sven Lovén centrum för marin infrastruktur Syfte Syftet med denna interna miljörevision är att utvärdera om miljöledningssystemet för Naturvetenskapliga fakulteten överensstämmer med kraven i ISO 14001 och efterlevs inom organisationen samt avgöra om system och verksamhet uppfyller tillämplig miljölagsstiftning, krav enligt universitetets miljöhandbok och andra krav. Genomförande Revisorerna har granskat dokumentationen i fakultetens webbsidor om iljö och hållbar utveckling, genomfört samtal med prodekan, miljösamordnare, prefekt och proprefekt vid institutionen för biologi och miljövetenskap, prefekt vid institutionen för geovetenskaper, viceprefekt vid institutionen för kulturvård, miljösamordnare, forskningsingenjörer och övrig personal samt genomfört besök i verksamheten. Revisorerna har också granskat tidigare avvikelser från interna och externa miljörevisioner och bedömer att åtgärderna har hanterats tillfredställande med ett undantag. På murgården i ariestad (institutionen för kulturvård) har avvikelse KAn9 från extern miljörevision i oktober 2014 om förvaring av frätande kalciumhydroxid inte åtgärdats. En plan för hur detta ska lösas framöver finns dock, men avvikelsen kvarstår. Vid denna miljörevision granskades verksamheten vid institutionen för biologi och miljövetenskap, institutionen för geovetenskaper, institutionen för kulturvård och fakultetskansliet. iljörevisionen den 17 maj samordnades med ett tillsynsbesök från
Göteborgs universitet Sid 2 (7) iljörevisionsrapport 2016-06-03 Dnr 2016/5 iljöförvaltningen i Göteborg. En separat rapport från iljöförvaltningen bifogas miljörevisionsrapporten. Platsbesök genomfördes på: Fakultetskansliet, Guldhedsgatan 5a, Göteborg Geovetarcentrum, Guldhedsgatan 5a, Göteborg Zoologen, edicinaregatan 18, Göteborg Botanhuset, Carl Skottsbergs gata 22 B, Göteborg ariestad, bl.a. agasinsgatan 4, ariestad Revisionsresultat Revisionen har resulterat i ett antal större och mindre avvikelser samt förbättringsmöjligheter enligt följande: Antal större avvikelser 2 Antal mindre avvikelser 11 Antal förbättringsmöjligheter 14 En lista med alla avvikelser återfinns i bilaga 1. En lista med alla förbättringsmöjligheter återfinns i bilaga 2. En sammanställning som visar fördelningen av avvikelserna och förbättringsmöjligheter samt vilka kravelement som reviderats återfinns i bilaga 3. Kopia av revisionsrapporten är översänd till reviderad organisation samt till universitetets miljörevisionsledare. Originalet är skickat till registrator för arkivering genom revisionsledarens försorg. Resultatet av revisionen delges rektor vid ledningens genomgång av miljöledningssystemet. Avvikelserna i revisionsrapporten ska åtgärdas (alternativt att en plan för åtgärdande redovisas) inom sex veckor efter mottagen rapport. Fakultetens miljösamordnare och/eller institutionens miljörepresentant beskriver och sammanställer de åtgärder som genomförts för respektive avvikelse. Sammanställningen skall skickas till universitetets miljörevisionsledare arianne Dalbro (marianne.dalbro@gu.se) senast den 26 augusti. Kommentarer, slutsatser och rekommendationer Institutionerna arbetar aktivt med sitt miljöledningsarbete och de besökta institutionerna har god kontroll över och kunskap om kemikaliehanteringen, arbetar med substitution av farliga kemiska och har bra rutiner för t.ex. hantering av avfall, slamavskiljare och uppmärkning av kemikalier. Revisorerna rekommenderar dock att institutionerna genomgående ser över förvaring av kemikalier på hyllor ovanför diskbänkar, vaskar och dylikt då det innebär en ökad risk för kemikaliespill i avlopp. Naturvetenskapliga fakulteten har en väl förankrad organisation för miljöledningsarbetet. iljösamordnarna har möten tre gånger per år och fakultetens miljösamordnare informerar regelbundet på prefektrådet samt genomför ledningens genomgång årligen. Fakulteten sammanställer en egen miljöredovisning som presenteras för prefekterna och sprids via miljösamordnarna. Fakultetsledningen uppmanas att ta upp miljöfrågorna vid institutionsdialogerna vilket prodekan föreslog. Detta går i linje med fakultetens pådrivande och uppföljande ansvar.
Göteborgs universitet Sid 3 (7) iljörevisionsrapport 2016-06-03 Dnr 2016/5 Det pågår ett arbete vid fakulteten med att anpassa verktygslådan för hållbar utveckling som är ett digitalt stöd för lärare i att integrera hållbar utveckling i kurser och program. Detta arbete var i princip helt okänt hos samtliga personer som intervjuades vid institutionerna. Samtliga besökta institutioner rekommenderas att ta ställning hur man vill arbeta med integrering av hållbar utveckling i utbildningen, exempelvis genom hållbarhetsmärkningen av kurser och program och verktygslådan för integrering av hållbar utveckling i utbildningen. Länk till hållbarhetsmärkningen och länk till verktygslådan. Institutionen för kulturvård utmärkte sig positivt avseende kemikaliehanteringen både i Göteborg och i ariestad. I Göteborg hade man god ordning i verkstadsmiljöerna och bra rutiner för uppmärkning och hantering av kemikalier. an använde genomgående små mängder kemikalier i sitt arbete och arbetade aktivt med att minimera användandet av kemiska ämnen samt hade en stor medvetenhet kring hur dessa ämnen bör hanteras för att exempelvis minimera risken för utsläpp i avlopp. I ariestad utmärkte sig institutionen för kulturvård även positivt avseende samverkan med omgivande samhälle kring miljö och hållbar utveckling. Sedan förra miljörevisionen har institutionen i ariestad kommit igång med användningen av KLARA och har skriftliga riskbedömningar inkluderade i arbetsmiljöplanerna som finns för flera av utbildningsmomenten. Vid intervju av en student, en lärare och en bibliotekarie framkom att institutionen har ett genomgående miljötänk som studenterna och övriga tydligt märker av och är med och påverkar. Viceprefekt och miljösamordnare som båda deltog under hela revisionsdagen var mycket engagerade och insatta i miljöarbetet. Institutionen för kulturvård i ariestad uppmuntras att gå vidare med idéerna om att samarbeta med kommunen i deras satsning på Electric Village för att eventuellt framöver kunna byta ut ett av sina fordon mot en elbil. Revisorerna uppmuntrar också kulturvård ariestad att skriva in aktiviteter kring utbildning i aktivitetslistan då flera saker pågår inom området. Aktivitetslistan bör också spridas till medarbetarna. Institutionen för biologi och miljövetenskap. Zoologen har en ny miljösamordnare som har fått tid avsatt för att arbeta med miljöfrågorna. Viss överlämning har skett med förra miljösamordnaren. Forskningsingenjörerna träffas regelbundet och är ett forum för miljöfrågor på labb. Substitutionsarbete sker framförallt på personlig basis men även genom KLARA-inventerarna. Zoologen önskar mer återkoppling på t.ex. energiförbrukning och avfallsstatistik för huset. Arbetet med miljöfrågor vid Botanhuset är välorganiserat och miljösamordnaren har fått delegation från prefekt att driva frågorna. Kommunikationen mellan olika nivåer bedöms fungera bra, men har försvårats sedan en del av de anställda tillhör institutionen för marina vetenskaper. Botan bör överväga om det skulle vara bra med en intern arbetsgrupp för miljöfrågorna Eventuellt med representation både för kärnverksamheten (t.ex. arbetet med hållbarhetsmärkning av kurser och program) samt labbansvariga. Alternativt att samordna sig med något befintligt forum inom huset, t.ex. arbetsmiljögruppen. Botan uppmanas också att försöka få input till nya aktiviteter inför nästkommande år från anställda i huset. Enligt prefekten finns det personalmöten där detta kan tas upp. Institutionen för geovetenskaper har tidigare haft labbansvariga men en viss förändring sker nu. Det är bra att en miljösamordnare för institutionen har utsetts och att tid har avsatts i dennes tjänst. På institutionen finns en arbetsmiljögrupp där också miljösamordnaren kommer att sitta med vilket uppmuntras av revisorerna. Institutionen har ännu inte arbetat med kriterierna för hållbarhetsmärkning av kurser och program eller verktygslådan för
Göteborgs universitet Sid 4 (7) iljörevisionsrapport 2016-06-03 Dnr 2016/5 lärare, men vid diskussioner under revisionen ses möjligheter att arbeta med detta framöver. Enligt prefekten är viktigaste frågan att arbeta med framöver att få ordning på rutiner för labb och kemikalier. Revisorerna möttes genomgående av positiv och engagerad personal, dock var prodekanen 20 minuter försenad till avtalat möte som därmed blev väldigt kort. Prefekten för institutionen för kulturvård var inbokad enligt programmet men medverkade inte under miljörevisionen. arianne Dalbro Revisionsledare tel: 031-786 1740 e-post marainne.dalbro@gu.se Dokument inom miljöledningssystemet vid Göteborgs universitet iljörevisionsrapport Upprättad och fastställd av arianne Dalbro, 2016-06-03 Dnr: 2016/5
Göteborgs universitet Sid 5 (7) iljörevisionsrapport 2016-06-03 Dnr 2016/5 BILAGA 1 Lista över avvikelser (Typ: S = Större avvikelse, = indre avvikelse) Nr Kravelement Avvikelse Typ 1 4.3.2 Institutionen för kulturvård, ariestad: I målerilabbet påträffades två förpackningar med CR-klassade ämnen (troligen samma ämne i olika förpackningar, Laverdure mixtion a dorer), varav ett i en trasig förpackning. Enligt uppgift har ingen utredning gjorts om huruvida substitution av ämnet är möjlig vilket är ett krav enligt förordning 2014:43. 2 4.3.2 3 4.4.1 Institutionen för geovetenskaper: På sedimentlabb 4031 finns kaliumdikromat som är ett CR-ämne. Enligt uppgift har ingen utredning gjorts om huruvida substitution av ämnet är möjlig vilket är ett krav enligt förordning 2014:43. Institutionen för biologi och miljövetenskap (Botan) och institutionen för geovetenskaper: Vid revisionstillfället fanns inga labbansvariga utsedda vilket är ett krav enligt fakultetens dokument Roller och ansvar för miljöledningsarbetet. 4 4.4.6 Samtliga besökta institutioner i Göteborg hade i varierande utsträckning vaskar i dragskåpen som saknade skydd för kemikaliespill. 5 4.4.6 Institutionen för geovetenskaper och institutionen för kulturvård, Göteborg: Golvbrunnar utan skydd för kemikaliespill (t.ex. lock eller krage ) finns på flera av de besökta labben. 6 4.4.6 Institutionen för kulturvård, Göteborg: Kemikalier förvarades högt upp på hyllor i nära anslutning till avlopp i några av verkstäderna, därmed förefaller en risk för spill till avloppet i händelse av en olycka. 7 4.4.6 Institutionen för kulturvård, ariestad: Säkerhetsdatablad för släckt kalk saknas i KLARA. 8 4.4.6 9 4.4.6 10 4.4.6 11 4.4.6 12 4.4.6 13 4.4.6 14 4.4.6 Institutionen för biologi och miljövetenskap: I biologilabb 5104 i Botanhuset står tre likadana omärkta plastdunkar där en av dunkarna enligt uppgift innehåller etanol. Rätt hantering av kemikalier kan inte säkerställas när märkning saknas. Institutionen för geovetenskaper: På sedimentlab 4031 förvaras salpetersyra utan invallning i dragskåp. Risk för spill till avlopp. Institutionen för biologi och miljövetenskap: I rum 552 på Zoologen samförvaras syra och bas i samma skåp vid ph-metern. Institutionen för kulturvård, ariestad: I studentförrådet vid snickeriet förvarades en oidentifierad vätska i en juiceflaska tillsammans med kemikalier. Rätt hantering av kemikalier kan inte säkerställas när märkning saknas. Institutionen för kulturvård, ariestad: I maskinsnickeriet förvarades en öppen burk med tjära på diskbänken bredvid avloppet. Risk för spill till avlopp. Institutionen för kulturvård, ariestad: Några pigment i Inre förråd måleri är giftmärkta men de är inte inlagda i KLARA och det är oklart vilka riskfraser de har. Säkerhetsdatablad saknas. Avvikelse KAn9 kvarstår från extern miljörevision 2014: Institutionen för kulturvård, ariestad: urgården. Frätande kalciumhydroxid och kalciumoxid förvarades utan skydd för regn i ett stort antal tunnor på gården. Det skulle även vara lätt att ta sig in och utföra ett sabotage/skada sig. Förvaringen är klart otillfredsställande. S S Avvikelser ges när krav inte är uppfyllda i miljöhandbok och i förlängningen mot standardens krav. En avvikelse kan också vara att miljölagstiftning eller andra miljökrav inte är uppfyllda. Respektive avvikelse graderas som en större eller mindre avvikelse. En större avvikelse avser att krav som ställs i miljölagstiftning eller standarden inte uppfylls. En mindre avvikelse avser att en dokumenterad rutin inte tillämpas. Den kan också vara frågan om att en rutin tillämpas men att det saknas dokumentation om tillvägagångssätt och resultat.
Göteborgs universitet Sid 6 (7) iljörevisionsrapport 2016-06-03 Dnr 2016/5 BILAGA 2 Lista över förbättringsmöjligheter Nr Kravelement Förbättringsmöjligheter 1 4.3.2 Institutionen för Kulturvård i ariestad rekommenderas att kontakta kommunen för att ta reda på vilka principer som finns gällande vad som får släppas ut i det kommunala avloppet. 2 4.3.3 Zoologen: I aktivitetslistan för 2016 står antalet kemikalier på PRIO-listan för Botanhuset. Byt till antalet för Zoologen. 3 4.4.5 Brutna länkar i miljöhandboken: - iljötips vid inköp under fliken Inköp. - Avvikelse/Förbättringsförslag i högerkolumnen under fliken iljöråd 4 4.4.5 Svårighet för anställda vid institutionen för marina vetenskaper att nå information om miljöarbetet i Botanhuset då de inte når intranätet för institutionen för biologi och miljövetenskap. 5 4.4.5 Dokumentet Roller och ansvar för miljöledningsarbetet bör ersätta dokumentet Naturvetenskapliga fakultetens organisation för miljöarbetet som är äldre och som inte stämmer överens med universitets styrdokument och delegationsordning i vissa fall. 6 4.4.5 Flytta punkten Upprätta aktivitetslista för nästa år från november till september/oktober i dokumentet iljösamordnarnas checklista för kontroll, uppdatering och uppföljning av miljöledningsarbetet vid Naturvetenskapliga fakulteten 7 4.4.6 Institutionen för kulturvård i ariestad och Göteborg. I målerilabbet i ariestad förvaras färgpigment i pulverformat på hyllor på hög höjd. Det utgör en onödig risk för exponering i luftvägarna om man tappar eller spiller från förpackningarna när man hanterar dem. Rekommenderas att förvara pigmenten på en lägre höjd. 8 4.4.6 Fakulteten uppmanas att säkerställa att styrdokumenten Policy och regler för ny- och ombyggnationer tillämpas vid den planerade ombyggnationen av Geovetarcentrum. 9 4.4.6 Zoologen: Vermikulit bör finnas på varje labb. 10 4.4.6 Zoologen: På dörren till rum 554 står en skylt om brandfarliga ämnen på dörren men det förvaras inga brandfarliga varor i rummet. 11 4.4.6 Institutionen för kulturvård, ariestad. Rutinen för tömning av slamavskiljare som finns uppsatt på flera andra ställen kan med fördel sättas upp även i murlabbet. 12 4.4.6 Institutionen för biologi och miljövetenskap, labb 554. På dörren finns en skylt för brandfarliga ämnen men inga brandfarliga ämnen förvaras i rummet. 13 4.4.6 Kulturvård ariestad: Giftsymbol saknas på dörren till Inre förråd måleri. 14 4.4.6 Institutionen för kulturvård, ariestad: Ansvariga för snickeriet uppmanas att undersöka om virket som köps in är FSC-märkt alternativt om det är möjligt att köpa in FSC-märkt virke. Förbättringsmöjligheter innebär mindre observationer och rekommendation om förbättringar men utan krav på uppföljande hantering. Det kan röra sig om förslag på förändringar i ett dokument, att länkning inom miljöhandboken inte fungerar eller att dokumenten finns men inte förts in i miljöhandboken. Det kan även vara en möjlighet till förbättring av såväl miljö som system, eller ett uppmärksammande av något som fungerar särskilt väl i systemet och kan vidareutvecklas.
Göteborgs universitet Sid 7 (7) iljörevisionsrapport 2016-06-03 Dnr 2016/5 BILAGA 3 Sammanställning av avvikelser och förbättringsmöjligheter Kravelement enligt ISO14001 Större avvikelse indre avvikelse Förbättringsmöjligheter Reviderat 4.1 Generella krav 4.2 iljöpolicy 0 0 0 NEJ 4.3.1 iljöaspekter 0 0 0 NEJ 4.3.2 Lagar och andra krav 2 0 1 JA 4.3.3 Övergripande mål, detaljerade mål och handlingsplaner 4.4.1 Resurser, roller, ansvar och befogenheter 4.4.2 Kompetens, utbildning och medvetenhet 0 0 1 JA 0 1 0 JA 4.4.3 Kommunikation 4.4.4 Dokumentation 4.4.5 Dokumentstyrning 0 0 4 JA 4.4.6 Verksamhetsstyrning 0 11 8 JA 4.4.7 Beredskap och agerande vid nödlägen 4.5.1 Övervakning och mätning 4.5.2 Utvärdering av att lagar och andra krav följs 4.5.3 Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder 4.5.4 Redovisande dokument 4.5.5 Intern revision 4.6 Ledningens genomgång 0 0 0 NEJ Totalt 2 12 14 I revisionsrapporten används endast rubriker på kravelement enligt miljöstandarden ISO 14001. I vissa fall hänvisas även till kraven i EAS (Europaparlamentets förordning om frivilligt deltagande för organisationer i gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning). Fullständig text i kravdokumenten, samt en jämförelse mellan kraven i Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, ISO 14001:2004 och EAS III 2009, återfinns på sidan: http://medarbetarportalen.gu.se/miljohandbok/uppfoljning/revision/rad-och-hjalp-for-interna-miljorevisorer/