: Plats och tid Svea Hund i kommunhuset, den, kl. 15.00-16.30 Beslutande Lena Berndin (M), ordförande Eva Gustavsson (C) Egon Hansson (SPI), 1:e vice ordförande Ulla-Christina Lindberg (S), 2:e vice ordförande Kent Olofsson (SD), ersättare för Per Gustafsson (SD) Övriga närvarande Se sidan 2. Utses att justera Eva Gustavsson (C) Justerade paragrafer 34-38 Justeringens plats Kommunkansliet 16 november 2018 och tid Underskrifter Sekreterare Pamela Lindqvist Ordförande Justerare Lena Berndin (M) Eva Gustavsson (C) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum då anslaget sätts upp 16 november 2018 Datum då anslaget tas ned 10 december 2018 Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet, kommunhuset, Gustafs Torg 16 Underskrift Pamela Lindqvist 1
: Övriga närvarande Ej tjänstgörande ersättare Tjänstemän Stig Johansson (KD) Johan Linander, kanslichef Pamela Lindqvist, kommunsekreterare Patrik Månehall, assistent/registrator Ida Nilsson, praktikant Ärenden vid dagens sammanträde med 34 Dialoger och informationsärenden 35 s betalning till kansliavdelningen 36 Utvärdering valet 2018 37 Inköp av valsedelställ 38 Sammanträdesdagar m.m. 2019-2
Vn 34 Dnr VN 2018/2 Dialoger och informationsärenden s beslut beslutar lägga informationen till handlingarna. Ärendebeskrivning genomför idag dialoger enligt följande: Information från förvaltningen Kommunsekreterare Pamela Lindqvist informerar om att länsstyrelsen bjudit in valnämndens handläggande tjänsteman till uppföljning och erfarenhetsutbyte efter de allmänna valen 2018 den 13 november 2018 i Malmö. Pamela Lindqvist deltar för Tomelillas räkning. Kommunen har inte fått någon utvärdering från Valmyndigheten. Enligt nyhetsbrev skulle utvärdering skickas digitalt till kommunerna under vecka 39. Nämnden uppmanar förvaltningen att efterforska utvärderingen. Planeringen av röstmottagare inför val till Europaparlamentet 2019 påbörjas. Med anledning av att det endast är ett val som ska genomföras är det ett lämpligt val att skola in nya röstmottagare. uttrycker en stark vilja att försöka föryngra bland röstmottagarna. anser att EUvalet 2019 är ett lämpligt tillfälle att lära upp nya röstmottagare så att de är redo att kunna tjänstgöra i valet den 11 september 2022. Förvaltningen kommer att tillskriva de politiska partierna och be dessa komma in med förslag till röstmottagare. Förvaltningen kommer också att kontakta de röstmottagare som medverkade vid valen 2018 för att undersöka intresset för att medverka vid valet 2019. Ytterligare översyn/inventering av lokaler måste ske för att kunna möta framtida krav och behov. 3
Vn 34 forts. Kanslichef Johan Linander informerar om att han kommer att göra en avstämning med nämndens ekonom vad gäller ekonomin. Han kommer att skicka informationen till nämndens ledamöter och ersättare via e-post. Förvaltningens förslag till beslut beslutar lägga informationen till handlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunsekreterare Pamela Lindqvist, handlingsid: Vn 2018.106. 4
Vn 35 Dnr VN 2017/2 s betalning till kansliavdelningen s beslut beslutar betala 134 839 kr till kansliavdelningen varav 16 755 kr ska överföras till överförmyndarenheten. Ärendebeskrivning För att smidigare kunna hantera inköp och fakturor har kansliavdelningen genom kanslichef Johan Linander och kommunsekreterare Pamela Lindqvist betalt valnämndens uppkomna kostnader under valrörelsen. Detta förfaringssätt användes även under valåret 2014. Den största kostnaden består av övertidsersättning till kansliavdelningens personal för arbete under valdagen samt förtidsröstning på helger och kvällar. Totalt handlar det om ca 160 övertidstimmar. Det är fyra personer på kanslienheten och två personer på överförmyndarenheten som har arbetat övertid, utöver kanslichefen som har en oreglerad tjänst, men en mycket stor del av övertiden står Pamela Lindqvist och Patrik Månehall för. Utan deras insats hade valet inte kunnat genomföras på ett så bra sätt. Övriga kostnader som kansliet har betalt för är: Annonsering 15 293 kr Larm Brösarp 500 kr Mat valdagen 6 667 kr Täckpapp m.m. 268 kr Hyra bil 7 240 kr Hyra Smedstorp vallokal 6 400 kr Valsedelsräknare 2 612 kr 5
Vn 35 forts. Totalt inklusive övertidsersättningen ska 134 839 kr överföras till kansliavdelningen varav 16 755 kr ska överföras till överförmyndarenheten. Förvaltningens förslag till beslut beslutar betala 134 839 kr till kansliavdelningen varav 16 755 kr ska överföras till överförmyndarenheten. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kanslichef Johan Linander, handlingsid: Vn 2018.105. Beslutet skickas till: Tf. ekonomichef Eva Lundberg 6
Vn 36 Dnr VN 2018/12 Utvärdering valet 2018 s beslut beslutar att lägga utvärderingen, handlingsid: Vn 2018.112, till handlingarna och ger valkansliet i uppdrag att planera för genomförande av samtliga rekommendationer inför EU-valet 2019 och de allmänna valen 2022 i tillämpliga delar. Ärendebeskrivning På uppdrag av valnämnden har kansliet genomfört en enkät bland samtliga röstmottagare och valförrättare. Utifrån enkätsvaren, egna erfarenheter och dialog med valnämnden har en utvärdering av valet 2018 färdigställts. I utvärderingen finns tretton rekommendationer av olika slag. Några kräver mycket arbete medan andra handlar om att inte göra saker. Vissa rekommendationer behöver verkställas redan före EU-valet 2019 medan andra är aktuella först till de allmänna valen 2022. Förvaltningens förslag till beslut beslutar att lägga utvärderingen till handlingarna och ger valkansliet i uppdrag att planera för genomförande av samtliga rekommendationer inför EU-valet 2019 och de allmänna valen 2022 i tillämpliga delar. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kanslichef Johan Linander, handlingsid: Vn 2018.108. Utvärdering valet 2018, handlingsid: Vn 2018.109. Beslutet skickas till: Kanslichef Johan Linander 7
Vn 37 Dnr VN 2018/15 Inköp av valsedelställ s beslut beslutar uppdra åt förvaltningen att köpa in valsedelställ som uppfyller de krav på avskildhet som gäller från och med 1 januari 2019 inför valet till Europaparlamentet i maj 2019. Ärendebeskrivning Från och med årsskiftet kommer det efter ändringar i vallagen att ställas högre krav på avskildhet/avskärmning vid den plats valsedlarna förvaras. Syftet är att stärka valhemligheten. Förvaltningens förslag till beslut beslutar uppdra åt förvaltningen att köpa in valsedelställ som uppfyller de krav på avskildhet som gäller från och med 1 januari 2019 inför valet till Europaparlamentet i maj 2019. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunsekreterare Pamela Lindqvist, handlingsid: Vn 2018.110. Beslutet skickas till: Kanslichef Johan Linander Kommunsekreterare Pamela Lindqvist 8
Vn 38 Dnr VN 2018/13 Sammanträdesdagar m.m. 2019 - s beslut beslutar fastställa föreslagen sammanträdesplan för år 2019 med tillägget att ett sammanträde den 13 juni 2019 läggs till. Ärendebeskrivning Valåret 2018 sammanträdde valnämnden vid åtta tillfällen. Detta var två sammanträden fler än valåret 2014. Motiveringen till detta var att det i maj 2019 är dags för val till Europaparlamentet. 2014 genomfördes två val, dels val till Europaparlamentet i maj månad och dels allmänna val i september v de sex tillfällen då valnämnden sammanträdde 2014 var fyra sammanträden förlagda på våren och två i juli och augusti s kansli gör bedömningen fyra sammanträden förlagda till första halvåret 2019 är lämpligt för att genomföra valet till Europaparlamentet. föreslås ha fyra sammanträden under 2019. De är normalt sett förlagda till torsdagar klockan 15.00 i Svea Hund Sammanträdesdag Klockan 17 januari 15.00 7 mars 15.00 4 april 15.00 9 maj 15.00 9
Vn 38 forts. Förvaltningens förslag till beslut beslutar fastställa föreslagen sammanträdesplan för år 2019. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunsekreterare Pamela Lindqvist, handlingsid: Vn 2018.111. Förslag till beslut under sammanträdet Ulla-Christina Lindberg (S) föreslår att nämnden beslutar i enlighet med förvaltningens förslag men att ytterligare ett sammanträde planeras in den 13 juni för uppföljning av valet till Europaparlamentet. Beslutsgång Efter ställd proposition finner ordföranden att valnämnden beslutar i enlighet med Ulla-Christina Lindbergs yrkande. Beslutet skickas till: Ledamöter och ersättare i valnämnden Kanslichef Johan Linander Kommunsekreterare Pamela Lindqvist 10