Infrastrukturgruppen SLU ua 2018.1.1.1-3147 PROTOKOLL 413-434/2018 2018-09-03 Protokoll fört vid sammanträde med Infrastrukturgruppen 2018-09-03 Tid och plats 3 september 2018, kl. 14:30-17:00. Öjebyn i Ulls hus, hus C plan 3, och videolänk till Alnarp och Umeå. Närvarande ledamöter Namn Titel Närvarande Martin Melkersson Ordförande Per-Olov Skatt Infrastrukturavdelningen Pär Aronsson Tf Fakultetsdirektör NJ Magnus Rosenquist Fakultetsdirektör VH Tapio Alakörkkö Fakultetsdirektör S Del av tid Margit Nothnagl Fakultetsdirektör LVT Lokaler Johanna Sennmark Miljö Agneta Höjdestrand Infra, stab Övriga närvarande Namn Titel Närvarande Lokalstrateg, Lokaler Lennart Jonsson Chefsjurist Vid ärende Carl-August Gustén Projektledare Lokaler Vid ärende Förhindrade Namn Titel Jenny Sälgeback Akademiintendent Anmäld till pkt 4
413 Sammanträdets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna. 414 Utseende av justeringsperson att utse som justeringsperson 415 Fastställande av föredragningslistan att godkänna föreslagen dagordning efter vissa justeringar i rubriksättningar och ordningsföljd, samt att punkt 14 om uppföljning av 368 från ISG 2018-01-16 av Utredning av kulturarvsexpertis i egen regi eller i samarbete, utgår. 416 Protokoll från föregående möte Protokoll SLU ua 2018.1.1.1-1832 från ISG 2018-05-14. att protokollet från föregående möte lades till handlingarna efter följande noteringar: 398 om anpassningar MVM plan fullföljdes inte då verksamheten valde att ej gå vidare. Angående 402: Med anledning av att Patrik Nyman slutat måste kompetens säkras för att följa upp hyresavtal kring Green Innovation Park. Efter föregående möte har SLU tecknat ett tidsbegränsat hyresavtal med Akademiska hus som gäller fram till årsskiftet. 417 Information: Uppföljning av 382 från ISG 2018-03-27 Försäkringshantering kring aktiviteter i SLU-lokaler utanför ordinarie arbetstid P-O Skatt /Lennart Jonsson Frågan väcktes under 382 om SLU:s försäkringar täcker t.ex. motionsaktiviteter i Syltahallen och gymmet i Umeå ( 410) utanför ordinarie arbetstid. P-O Skatt informerade att den konkreta frågan kring ansvarsoch försäkringsförhållanden för gymmet i Umeå tillfälligt har besvarats. Dock behövs en generell vägledning kring dessa frågor. Lennart Jonsson informerade om att ett förslag till rektorsbeslut gällande nyttjandet av SLU:s lokaler finns så i sak finns egentligen inga frågetecken. I förslaget till beslut intar SLU en 2/10
stram linje, d v s att bara tillåta nyttjande av våra lokaler till det som är förenligt med SLU:s verksamhet och uppdrag liksom det som lagen ålägger oss. Det innebär att vi upplåter lokaler för vår egen verksamhet, studentkårerna och det som är direkt kopplat till SLU:s verksamhet och uppdrag. Den föreslagna skrivningen skall vid behov och frågor om annan användning uppfattas som ett stöd att säga nej när osäkerhet råder Även användningen av perifera lokaler har aktualiserats, s.k. "okontrollerad användning" som egentligen inte ska förekomma. Det är svårt att skriva allmänna regler för "avvikelser" då det i princip är omöjligt att täcka upp alla tänkbara händelser som kan inträffa med tillhörande komplexa frågor som kan uppstå kring ansvaret. Om svårare frågeställningar uppstår bör det hanteras i dialog med Kammarkollegiet att ISG konstaterar att det befintliga dokumentet också formellt ska fastställas av Universitetsdirektören under september i år enligt gällande delegation. 418 Information: Invigningen av Götala och gällande direktiv Magnus Rosenquist Det ska vara invigning av nya stallet Götala i slutet av september. Till denna har kungahuset bjudits in och prins Carl- Philip har tackat ja. Vår ceremonimästare Jenny Sälgeback är inkopplad men det vore bra om alla visste hur framtida kontakter med hovet och hantering av invigningar av byggprojekt egentligen ska skötas. ISG konstaterar att det är ett generellt problem att verksamheter agerar på eget bevåg i många fall och bjuder in diverse prominenta gäster till invigningar och ceremonier utan att involvera och informera SLU centralt. Även lobbyverksamheter har i vissa fall skett direkt från institution mot departement. att åtgärder på två nivåer tas: 1) kompletterar dokumentet Anvisningar för ny- och ombyggnadsprojekt med ett avsnitt kring hantering av invigningar. Texten tas fram i samråd med Sune Lindh och Jenny Sälgeback. 2) Universitetsdirektören tar upp frågan i Universitetsledningen. 3/10
419 : Förbättringsåtgärder gällande cykelparkering Ultuna Carl-August Gustén Presentation av nytt förslag till investering i cykeltak på Ultuna Campus. Ärendet är tidigare behandlat under 386, ISG 2018-03-27. Ambitionen är att möjliggöra genomförandet innan vintersäsong men då bygglov krävs kan detta påverka tidplanen. Det reviderade förslaget innehåller ett antal nya cykelställ samt kompletterande tak på några ställen inklusive vid VHC. Utförandet är estetiska utformat i samråd med SLU Utemiljö. Den beräknade kostnaden enligt erhållen offert är ca 1,35 Mkr. Kostnaden föreslås att fördelas via Campushyran. ISG lägger följande synpunkter: Inga cykelställ placeras så att de blockerar befintliga brandvägar. Där nya cykelställ installeras ska dessa utföras med ställ av typ säkrare för fastlåsning av cyklarna. Vid kompletteringar av befintliga ställ väljs enhetliga ställ. att ISG ger klartecken till att utveckla förslaget vidare enligt ovan samt ger Universitetsdirektören i uppdrag att fatta beslut i frågan. Miljöchefen ska informeras när beslut är fattat. Åtgärderna på Ultuna får ge vägledning till fortsatt arbete i Umeå respektive Alnarp. 420 : Beställning av ombyggnad IT-avdelningens lokaler Beställning av förstudie samt skiss IT-avdelningen plan 1 resp plan 2. Ett större antal av de flerpersonersrum som IT-avdelningen har vill de dela upp till mindre kontor för två/tre personer. Man vill samtidigt se över det inre skalskyddet bland annat genom att sätta in en dörr med kortläsare i den eftermonterade glasväggen som sitter i korridoren mellan IT-avdelningen och videostudion A151. De har en förhoppning om att det kan bli klart under 2018. Det liggande förslaget innebär också en viss utökning av ytorna med 4-5 rum på nedre plan som i dag är friställda. ISG har följande kommentarer: Kostnader för utökad lokalyta behöver utredas. Det kan vara en fördel om de nyttjar de friställda lokalerna då ingen annan i dagsläget kan disponera dessa. Det har dock tidigare förts en 4/10
diskussion och tankar kring att nyttja dessa rum för personal i en ny organisation för tentamenservice. Det är oklart om dessa idéer kvarstår varför det måste stämmas av med Utbildningsavdelningen och Roger Pettersson. Det pågår även utredning inom Ulls hus för såväl institutionernas som universitetsadministrationens behov av fler arbetsplatser och var dessa ska placeras. Det är därför av stor vikt att den nya utredningen för IT bedrivs i sammanklang med denna. att ISG ger klartecken till att inleda den beställda lokalutredningen med beaktande av ISG:s kommentarer. 421 Diskussion: Riksrevisionens granskning om Lärosätenas lokalförsörjning Riksrevisionens granskningsrapport: Lärosätenas lokalförsörjning. Riksrevisionen har släppt en rapport gällande lärosätenas lokalförsörjning, som innehåller ett antal rekommendationer. ISG:s ställningstagande? Vi konstaterar att SLU befinner sig ungefär mitt i klassen vad gäller kostnader, bestånd samt lokalhantering m.m. presenterade följande förslag som SLU:s reaktion på granskningsrapporten: 1. SLU bör förbättra mätningen av det faktiska nyttjandet av alla lokaler. Vi utvecklar metod som provas som pilot på Ultuna. 2. SLU bör ersätta kompetensen efter Patrik Nyman och behöver utveckla samarbetet med den lokaladministrativa rollen och prefekterna ute på institutionerna. 3. SLU bör uppdatera Lokalförsörjningsplanen senast sommaren 2019 och som ska fastställas av styrelsen. Ovanstående förslag formuleras i remissvar senast vecka 37 av och ska undertecknas av Universitetsdirektör samt chefen för Infra. att ISG stödjer förslaget. 422 Genomförandebeslut: Studiemiljö Alnarp Förslaget innebär ombyggnation av våning 2 i Alnarpsgården där Akademiska Hus förprojekt har resulterat i ett förslag till genomförandeavtal. Dock kvarstår den slutliga kostnadsberäkningen som krävs innan genomförandebeslut. 5/10
att ärendet lyfts vid ISG 9/10 2018 423 Diskussion: Gemensamma undervisningslokaler Bokning, hantering samt debiteringsmodell. Frågan omfattar olika delar: 1. Underlag till förslag till hantering: Arbetet är påbörjat. 2. Frågan om finansiering vilket har sitt ursprung i tidigare framlagd internrevisionsrapport och som ligger hos chefen för Infra att hantera. att ärendet behöver beredas ytterligare och lyfts vid ISG 9/10 2018 424 om förstudie kring VA-nätet på Röbäcksdalen Beställning VA-nätet på Röbäcksdalen ägs av SLU. Det anlades på 1950- talet och nu uppnått slutet på sin tekniska livslängd. P.g.a. av upprepade brott på stomnätet önskar man att inleda en förstudie för att närmare utreda konsekvens, omfattning och kostnader för ett nytt nät. Vidare yrkar man på att projektet ges prioritet. att ISG bifaller beställningen om förstudie för att fastställa konsekvenser, omfattning och kostnad. 425 : Ombyggnad 106-107 Alnarpsgården -Sammanfattning -Tilläggsavtal till hyresavtal 102427: Avtal för verksamhetsanpassning förskottshyra -Minnesanteckningar från möte SLU/AH 2018-08-17 samt 2018-08-22 Byggnaden Teknicum i Alnarp på vars bottenvåning Service Alnarp har sina lokaler, är i övrigt friställd. SLU erlägger idag en hyra på 500.000 kr/år mot löfte om att flytta därifrån. Det finns nu ett förankrat förslag att lärosalar 106 och 107 i Alnarpsgården byggs om till kontor m.m. för Service Alnarp. Salarna ligger i 6/10
anslutning till Alnarpsgårdens entréhall där det nya servicecentret just färdigställs vilket är en fördel. De ianspråktagna lärosalarna har kompenserats med att tidigare friställda lärosalar i Articum nu har öppnats igen för undervisning. att ISG poängterar att det är viktigt att hålla oss till gällande beslutsvägar och sedvanlig dokumentation, men tillstyrker förslaget. Underlag för beslut tas fram som Universitetsdirektören kan godkänna efter samråd med chefen för Infra. 426 Information: Café Alnarpsgården Det har länge funnits önskemål om ett Café i Alnarpsgården och i samband med att ritningar togs fram för ett nytt servicecenter i byggnaden så gjordes 2015 ett förslag på café i entréhallen. Det bestämdes att servicecentret skulle färdigställas först och att vi sedan skulle ta ställning till ett ev. café och hur det i så fall skulle utformas. Via GIP Alnarp finns det en intressent som gärna vill starta café i Alnarpsgården. Caféverksamheten är tänkt att kombineras med försäljning av växter. Inspiration är bl.a. Rosendals trädgårdar i Stockholm och Tirups örtagård i Staffanstorp. Frågeställningen som SLU lokaler vill diskutera gäller finansiering och risktagandet från SLU i caféprojektet. Det är inte ovanligt att SLU subventionerar liknande verksamheter då vi ser det som en service att tillhandahålla till anställda och studenter och som samtidigt ger ett tillskott av populära miljöer för studier och möten. Upplägget kring ett hyresavtal måste dock ske i dialog med Inköp och vi bör också testa om vi kan få med Akademiska hus att delfinansiera projektet. att ISG tillstyrker att man går vidare med lokalutredning som även omfattar villkor för hyresavtal och andra eventuella villkor. 427 Information: Framtid Campus Alnarp Vegetum/växthus mm Margit Nothnagl /Camilla Westerborn Muntlig lägesrapport av Margit Nothnagl och Camilla Westerborn. Beställning av lokalutredning för en ny- eller ombyggnation för institutionerna i Alnarp har inkommit från LTV och S-fakulteterna. Dekanus vill utreda möjligheten att samla all verksamhet i en ny byggnad eller kluster. För- och nackdelar har diskuterats och summerats vid ett möte med 7/10
prefekter och andra chefer och man inväntar återkoppling under oktober. Ambitionen är ett inriktningsbeslut av Rektor, samt att detta beslut tas före årsskiftet. Lokalprogrammet är klart då alla ytor är genomgångna (inkluderar fyra institutioner). Den 17 september hålls också ett möte om behovet av växthus i Alnarp. Diskussion pågår också kring Nordgens placering, de sitter i dag i en byggnad som inte uppfyller verksamhetens krav och behov. I samband med lokalplacering för odlingsenhetens kontor kan en eventuell samlokalisering utredas. Noterades också att hyresavtal vad gäller hyra (del av) exposéväxthuset nyligen är påskrivet med Nordgen. att ISG därmed tagit del av ovanstående information. 428 Information: Byggnation vid institutionen för akvatiska resurser Inriktningsbeslut et omfattar bland annat vidare arbete med nytt båthus där nästa steg är att söka bygglov. Båthuset i Drottningholm bedöms kosta 9-10 mkr och kommer att stå på ofri grund, då Ståthållarämbetet äger marken. Föreslaget är att SLU söker bygglov för att säkerställa att byggnaden kan uppföras innan vi går vidare i förhandlingar med Statens fastighetsverk om ägandet och SLU:s ordinarie beslutprocess. Kostnaden för bygglovet finansieras inom ramen för utredningen. att ISG tillstyrker att bygglov söks inom ramen för pågående utredning. 429 Information: Havsfiskelaboratoriet Lysekil Muntlig redovisning Inriktningsbeslut för om- och utbyggnad av Havsfiskelaboratoriet har fattats av Rektor, men innan avtalsskrivning med SFV ska projektet redovisas för den regionala arbetsmiljö kommittén (RAK) 13 september. att ISG därmed har tagit del av ovanstående information. 8/10
430 : Beställning av förstudie för utveckling av restaurangmiljön Alnarp Muntlig redovisning Margit Nothnagl Det finns ett stort behov av att utveckla den inre miljön i restaurangens matsal med inriktning på att skapa en mer trivsam och inspirerande miljö och känsla av naturlig mötesplats. Kostnaden bör tas av SLU centralt, vilket kan jämföras med hanteringen av övriga restauranger där projektkostnaden lagts på kostnadsstället Udda lokaler. Restaurangen är viktig för Campus och samtidigt pågår utredning om den framtida placeringen och utformningen i den pågående Campusvision. Av den anledningen är det lämpligt att endast mindre åtgärder vidtas i detta läge och att omdaningen till största del handlar om uppgradering av möbler och ytskikt i matsalsdelarna. att ISG tillstyrker förstudie inklusive kostnadsindikation med ovanstående reservation. 431 Information: Redovisning av pågående projekt och utredningar Handling Ärendeförteckning daterad 2018-08-30 432 Övriga frågor Ett utskick kommer om gratis genomgång och enklare reparation av cykel (för studenter och medarbetare på Ultuna). Ett erbjudande som möjliggjorts av Miljöenheten, cykelrådet m fl. Johanna Sennmark 433 Nästa sammanträde Kallelser utskickat sedan tidigare: 2018-10-09 Kl 09.00-11.00 (Ulls hus Öjebyn + video) 2018-11-14 Kl 09.00-11.00 (Ulls hus Öjebyn + video) Agneta Höjdestrand Datum för möten 2019 (kommer att skickas ut via Outlook) 2019-01-22 kl 13.00-15.00 Ulls hus Öjebyn + video 2019-03-27 kl 13.00-15.00 Ulls hus Öjebyn + video 2019-05-22 kl 13.00-15.00 Ulls hus Öjebyn + video 2019-08-28 kl 13.00-15.00 Ulls hus Öjebyn + video 2019-10-09 kl 13.00-15.00 Ulls hus Öjebyn + video 2019-11-20 kl 13.00-15.00 Ulls hus Öjebyn + video. 9/10
434 Sammanträdets avslutande Ordförande tackade de närvarande och avslutade mötet. Martin Melkersson Vid protokollet: Agneta Höjdestrand Sekreterare Justeras: Martin Melkersson Ordförande Justeringsperson 10/10